При регистрации или в процессе деятельности небольших субъектов предпринимательства может возникнуть ситуация, когда в фирме отсутствует главбух, и нет специалиста, который мог бы совместить свои трудовые обязанности с деятельностью в качестве такого работника. В таком случае законодательство предусматривает возможность выполнения функций главбуха одним из руководителей компании (директором или его заместителем, курирующим финансовые вопросы). Для этого нужно оформить приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора.
Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера
При организации бухучета в создаваемом субъекте хозяйствования у руководителя есть возможность одновременного исполнения и или делегировать их другим лицам и организациям (закон № 402-ФЗ, ст. 7). Иногда возникает необходимость передачи полномочий главного бухгалтера на временной основе.
Например, во время ежегодного отпуска или нетрудоспособности сотрудника, занимающего эту должность.
В таком случае можно воспользоваться двумя вариантами временной передачи полномочий. Во-первых, закрепить в сотрудника (или руководителя) временное выполнение работы главного бухгалтера. При этом не нужно каждый раз делать новый приказ, закрепляющий сотрудника на должности главбуха, при отсутствии основного специалиста. Такой порядок передачи полномочий от одного работника к другому снижает временные затраты на поиск и введение в курс дела замещающего работника, а также уменьшает документооборот компании.
Во-вторых, можно каждый раз издавать приказ от имени руководителя фирмы о передаче обязанностей главного бухгалтера.
При создании компании первоначально собственник или уже согласованный несколькими собственниками директор фирмы издает приказ о назначении себя руководителем. В ситуации, когда штатное расписание еще не сформировано и штат других специалистов не набран, он может таким приказом возложить на себя полномочия главбуха.
Такая возможность предусмотрена только для субъектов предпринимательства, которые планируют вести бухгалтерию в упрощенном порядке.
Как правило, это малые и часть средних предприятий и организаций. Вместе с тем, существуют исключения для компаний средних размеров, где руководитель не может совмещать обе эти должности:
При совмещении этих двух должностей на уже действующем предприятии издают отдельный приказ с возложением обязанностей этого специалиста на руководителя.
Форма и содержание приказа о возложении обязанностей
Форма этого документа аналогична другим распоряжениям руководства, принятым в компании. Приказ содержит:
- наименование субъекта хозяйствования, в рамках которого он издается;
- регистрационные данные (дата и номер);
- название документа и краткое его содержание;
- суть приказа (текст о возложении обязанностей);
- подпись руководителя.
Кроме издания приказа, необходимо закрепить обязанности в трудовом договоре с руководителем и уведомить налоговое и банковское учреждение, где обслуживается компания о таком изменении.
После того, как руководитель подпишет приказ, его регистрируют в специальном журнале. Хранят этот документ в соответствии с принятым на предприятии порядком хранения кадровых документов.
Примеры приказов о совмещении обязанностей главбуха на директора
При издании первоначального приказа о назначении директора и совмещении им должностей руководителя и главного бухгалтера текст документа будет следующим:
Общество с дополнительной ответственностью «ПродуктТехно»
г. Маратовск
№ 1 дата регистрации 02.08.2018
О вступлении в должность директора и главного бухгалтера
В соответствии с решением собрания участников общества № 75 от 01.08.2018 приказываю:
- Утвердить в должности директора ОДО «ПродуктТехно» Мережковского Геннадия Николаевича.
- Возложить на Мережковского Г. Н. обязанности главного бухгалтера ОДО «ПродуктТехно».
Директор Мережковский Мережковский Г. Н.
Если в дальнейшей деятельности компании планируется найм нового сотрудника на должность главного бухгалтера, то целесообразно совместить обязанности отдельным приказом, который в последующем будет отменен:
Общество с ограниченной ответственностью «Титанэксперт»
г. Нижнеминусинск
№ 2 дата регистрации 05.06.2018
О выполнении обязанностей главного бухгалтера
В связи с разработкой штатного расписания и отсутствием наемного специалиста на должности главного бухгалтера, приказываю:
- Возложить обязанности главного бухгалтера на директора ООО «Титанэксперт» Водовозову Алефтину Макаровну до даты утверждения штатного расписания и фактического найма работника на должность главного бухгалтера.
Директор Водовозова Водовозова А. М.
В случае, когда необходимость передачи обязанностей главбуха возникает из-за временного отсутствия основного работника на этой должности в приказе целесообразно указать дату или событие, с наступлением которых приказ перестает действовать. Это позволит избежать излишнего документооборота, в виде дополнительного приказа о передаче полномочий вернувшемуся сотруднику и отмене действия предыдущего документа:
Производственный кооператив «Стопудовик»
г. Приамурск
№ 65 дата регистрации 15.08.2018
О замещении главного бухгалтера
В связи с болезнью главного бухгалтера Переплетовой М. С., приказываю:
- Возложить исполнение служебных обязанностей главного бухгалтера на директора ПК «Стопудовик» Марабесова Тимура Аркадьевича до даты закрытия Переплетовой М. С. листка нетрудоспособности и фактического выхода специалиста на работу.
Директор Марабесов Марабесов Т. А.
Законодательство позволяет при упрощенной системе ведения бухучета совмещать обязанности руководителя фирмы и ее главбуха. Для оформления этого факта необходимо издать приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера, и внести изменения в трудовой договор и должностные обязанности директора компании.
Возложение обязанностей главного бухгалтера на генерального директора — не такая редкая процедура. Часто это происходит в момент открытия предприятия, когда еще не утверждено штатное расписание, но возникает обязанность сдавать отчетные формы в ФНС, ФСС или ПФ РФ, а деятельность еще не началась.
Как возложить обязанности главного бухгалтера на директора - образец приказа
Согласно ст. 6, 7 закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011, руководитель предприятия лично отвечает за ведение бухгалтерского учета. Принимая во внимание вид и характер деятельности предприятия, его размеры и форму собственности, а также организационно-правовую форму и принадлежность капитала, он может выбрать любой удобный способ ведения учета:
- Организовать структурное подразделение для ведения бухучета.
- Утвердить должность бухгалтера в штатном расписании.
- Заключить договор со специализированной организацией на ведение бухгалтерского учета.
- Самостоятельно исполнять обязанности бухгалтера.
Главный бухгалтер предприятия назначается на должность приказом директора и подчиняется только ему. Приказ должен быть оформлен на фирменном бланке и содержать все учредительные реквизиты (название организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес).
Если директор имеет право и считает возможным принять на себя ведение бухгалтерского учета, ему необходимо также издать соответствующий приказ по организации:
Если бухгалтер на предприятии есть, то на время его отсутствия необходимо возложить обязанности по ведению бухгалтерского учета на другого сотрудника. Это можно оформить приказом на исполнение обязанностей или совмещение должностей.
Если на предприятии нет сотрудника, который мог бы справиться с такой должностью, и кроме директора передать обязанности главного бухгалтера некому, издается приказ на совмещение директором этих должностей. Кроме этого, оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору, где уточняется срок совмещения, размер дополнительной оплаты за него и причина отсутствия бухгалтера.
Образец приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора при совмещении выглядит так:
Возложение обязанностей директора на главного бухгалтера
Случаются ситуации, когда кому-то в организации необходимо исполнять роль директора во время его длительного отсутствия. Если на предприятии есть должность заместителя директора, тогда не требуется оформления каких-либо документов, так как этот вопрос решается согласно должностной инструкции заместителя.
Но если в штатном расписании нет должности заместителя руководителя, то обязанности директора могут быть возложены на другого сотрудника. Чаще всего этими полномочиями наделяется главный бухгалтер организации. В этом случае обязательно составляется дополнительное соглашение к трудовому договору, где конкретизируются все передаваемые полномочия.
Возложение обязанностей директора на главного бухгалтера или любого другого сотрудника предприятия может происходить по следующим сценариям:
- совмещение двух должностей, если претендент удовлетворяет требованиям закона «О бухгалтерском учете» для совмещения;
- перевод на должность руководителя временно.
Исполняющий обязанности директора по совмещению
Для совмещения должностей или перевода работника на другую должность требуется письменное согласие работника. В приказе указываются: срок совмещения, передаваемые полномочия и размер вознаграждения за совмещение должностей. В интересах работника продублировать приказ дополнительным соглашением к трудовому договору. Такое соглашение может пригодиться когда-нибудь при смене работы и подтверждении опыта работы на руководящем посту.
Лицо, исполняющее обязанности генерального директора, должно иметь доверенность на право руководства текущей деятельностью и представления интересов организации. Оно может быть назначено учредителями в том случае, когда должность директора вакантна. При назначении нового руководителя совместитель, представлявший интересы предприятия в лице исполняющего обязанности директора, продолжает работу в своей основной должности.
Назначение временно исполняющего обязанности гендиректора
При временном переводе работника на должность руководителя работник освобождается от своих прежних обязанностей на период перевода. В этом случае обязательно нужно составлять и дополнительное соглашение к трудовому договору, и приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5.
Временно исполняющий обязанности генерального директора может быть назначен на период отпуска, командировки или болезни руководителя. Срок его полномочий четко определен. На время работы в должности ему обязательно выдается доверенность руководителя.
Итоги
Для того чтобы рабочий процесс на предприятии шел своим чередом в отсутствии должностных лиц, необходимо своевременно передавать их полномочия компетентным сотрудникам. Для этого необходимо вовремя и грамотно оформлять кадровую документацию.
В силу разных причин на главного бухгалтера могут возлагать обязанности других сотрудников. Возможна и обратная ситуация, когда обязанности главного бухгалтера поручают исполнять другим работникам. Подробно об этом расскажем в нашей консультации.
Возложение обязанностей главного бухгалтера на генерального директора
Наиболее типична ситуация, когда обязанности главного бухгалтера возлагают на генерального директора на постоянной основе. Но надо иметь в виду, что принять на себя ведение бухгалтерского учета могут не все руководители.
Генеральный директор может издать приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на себя в следующих типах организаций (п. 4 ст. 6 , п. 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
- некоммерческие организации;
- организации - «Сколковцы».
Однако если указанные типы организаций подлежат обязательному аудиту, являются жилищным кооперативом, адвокатским бюро, а также в иных случаях, перечисленных в п. 5 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ , вести бухгалтерский учет лично руководитель не сможет.
Также не сможет принять на себя ведение бухгалтерского учета руководитель - иностранец, временно пребывающий на территории РФ (п. 3 ст. 14 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ).
Возложение обязанностей главного бухгалтера на бухгалтера и иных сотрудников
Законодательство не запрещает возложить ведение бухгалтерского учета на любое иное должностное лицо организации помимо генерального директора. Это может произойти, например, если должность учетного работника в штатном расписании организации вовсе не предусмотрена, а возложить обязанности главбуха на себя руководитель организации не может или не хочет.
Приказ о возложении обязанности главного бухгалтера на бухгалтера: образец.
Наличие в штатном расписании организации должности главного бухгалтера, которая по разным причинам пока вакантна, также не лишает руководителя права вместо приема на работу нового сотрудника поручить обязанности главного бухгалтера уже работающему сотруднику.
Как оформляется возложение обязанностей главного бухгалтера на других сотрудников в период его отпуска, мы рассматривали в .
Возложение обязанностей других сотрудников на главного бухгалтера
Нередко возникает и обратная ситуация, когда на главного бухгалтера возлагают обязанности других сотрудников. Как правило, главбуху приходится работать за кассира и кадровика. Одно дело, если это или .
Иная ситуация, если «чужую» работу главбуху нужно будет делать постоянно.
Здесь возможна ситуация, когда обязанности кассового или кадрового работника прописаны в должностных инструкциях или трудовом договоре главбуха. Тогда ничего дополнительно оформлять и оплачивать главбуху не нужно. Если же нет, то в эти документы вносятся изменения либо новые отношения работника и работодателя оформляются как внутреннее совместительство (ст. 60.1 ТК РФ) или совмещение (
Организацию вопросов, связанных с ведением бухучета и хранением документов бухучета, осуществляет руководитель организации (1-я часть 7-й статьи 402-го Федерального закона от 6 декабря 2011 года). Ему вменяется в обязанности выбрать один из вариантов, представленных ниже, и зафиксировать это в учетной политике.
В частности, это может быть:
- возложение ведения бухучета на главного бухгалтера либо иного ответственного сотрудника предприятия;
- заключение договора относительно оказания услуг, связанных с ведением бухучета, со сторонним специалистом (организацией);
- принятие ведения бухучета на самого себя, — распространяется на субъектов малого и среднего бизнеса, в том числе, некоммерческие организации, которые владеют правом применения упрощенных способов ведения бухучета.
Это подтверждается положениями 3-й части 7-й статьи 402-го Федерального закона от 6 декабря 2011 года.
Оформление приказа и его особенности
Оформление приказа относительно возложения обязанностей главного бухгалтера на директора не займет много времени, если Вы воспользуетесь данным образцом ().
После издания приказа все вопросы, связанные с финансовой частью работы организации, равно как и сдачей отчетности, подсчетов, оплаты налогов, прочее, ложатся на плечи директора. К нему же автоматически переходит право подписания платежных документов.
Формировать такой приказ вправе любой работник, который обладает необходимыми знаниями и навыками, с последующей передачей бланка на подпись директора.
Важно! При возложении функций главного бухгалтера на директора не требуется делать никаких записей в трудовой книжке.
Нет необходимости и заключать дополнительное соглашение к трудовому договору. Основанием для приказа может стать, к примеру, отсутствие должности главного бухгалтера в штатном расписании организации.
Составляем приказ правильно
Поскольку единого образца для составления приказа нет, предприятия могут составлять его в произвольном виде, отталкиваясь от собственного видения данного документа, норм делопроизводства и ведения деловой документации.
Приказ должен включать следующие сведения:
- номер, место и дату создания;
- наименование предприятия;
- причину создания документа с последующим изложением сути – возложить обязанности главного бухгалтера на руководителя.
Завизированный приказ регистрируют в журнале учета внутренних документов и подшивают в папку текущей распорядительной документации. Копии с приказа подлежат предоставлению: в банковское учреждение, обслуживающую организацию, внебюджетные фонды и налоговый орган.
После истечения срока действия приказа, его передают в архив организации, где он будет храниться на протяжении периода, установленного законодательством РФ и внутренними нормативно-правовыми актами для такого рода документов.
Когда руководитель не вправе взять в обязанности ведение бухучета
- Бухгалтерская отчетность предприятия подлежит ежегодной обязательной проверке (например, для организаций, созданных в виде акционерного общества);
- Организация устроена в виде юридической консультации (коллегии адвокатов, адвокатской палаты либо бюро), микрофинансовой организации, кредитного либо жилищно-строительного (жилищного) кооператива.
Передача дел от главного бухгалтера директору: что нужно знать
При увольнении главного бухгалтера ему вменяется в обязанности передачи потенциальному преемнику всех документов и материальных ценностей, за которые несет ответственность бухгалтерия. Чтобы инициировать передачу дел руководителю следует издать соответствующий приказ.
В завершение передачи дел, как правило, оформляют специальную опись либо акт приема-передачи документов. Здесь нужно учитывать, что бухгалтерские документы, а именно регистры, отчетность, первичку, аудиторские заключения, учетные политики, прочее, следует хранить не меньше пяти лет (29-я статья 402-го Федерального закона). Это значит, что все документы такого рода за указанный период обязательно нужно включить в опись либо акт.