Efektívna komunikácia v projekte. Správa projektovej komunikácie

Bez dobre zavedenej interakcie zainteresovaných strán môže byť všetko úsilie o implementáciu projektu, najmä projektu, do ktorého je zapojený veľký počet ľudí alebo dokonca spoločností, márne.

„Menej rečí, viac akcie!“ je motto mnohých podnikateľov. V praxi sa však často ukazuje, že bez dobre zavedenej interakcie zainteresovaných strán môže byť všetko úsilie o realizáciu projektu, najmä takého, do ktorého je zapojený veľký počet ľudí alebo dokonca spoločností, márne.

Efektívna komunikácia môže výrazne zvýšiť pravdepodobnosť úspešného dokončenia akéhokoľvek projektu. To platí ako pre komunikáciu „v rámci“ tímu, tak aj pre prezentáciu projektu vedeniu, budúcim užívateľom produktu alebo tlači. Pozitívny účinok je možné dosiahnuť už v počiatočnej fáze. Šírenie informácií o projekte, objasnenie jeho cieľov a významu umožňuje včasnú identifikáciu priaznivcov a odporcov nadchádzajúcich zmien. V praxi to veľmi uľahčuje projektovému manažérovi v budúcnosti, pri nábore projektového tímu alebo pri zostavovaní komunikačného plánu.

Pomocou týchto jednoduchých, ale potrebných akcií môžete výrazne obmedziť prípravnú fázu projektu. Príprava často trvá rovnako dlho ako celý nasledujúci projekt. Dôvodom je nedostatočná koordinácia záujmov strán, podceňovanie hodnoty projektu alebo vágne chápanie plánovaných výsledkov. Napríklad plán implementácie systému správy elektronických dokumentov, ktorý bol dôležitý pre organizáciu projektu, mal asi 60 strán. V tejto súvislosti vedeniu trvalo mesiac a pol, kým sa na ňom dohodlo, aj keď sa predpokladalo, že práce na projekte sa začnú o týždeň. Vzhľadom na oneskorenie bolo potrebné zrevidovať harmonogram financovania projektu, čo so sebou prinieslo ďalšie dva týždne meškania. V dôsledku týchto oneskorení bol systém namiesto očakávaných výsledkov v aktuálnom roku zavedený až nasledujúci rok. 30-minútová generálna prezentácia projektu vedeniu by mohla medzitým eliminovať riziko vážnych oneskorení už v počiatočnej fáze práce a projekt by bol úspešne dokončený podľa plánu. S pomocou premyslenej externej PR kampane projektu môžete dosiahnuť dobré výsledky aj pred začiatkom akejkoľvek práce. Po prvé, propagáciou informácií o projekte v médiách si spoločnosť zachováva imidž dynamicky sa rozvíjajúcej štruktúry. Za druhé, predchádzajúca komunikácia pripravuje zákazníkov a zamestnancov na nadchádzajúcu zmenu. Je to forma starostlivosti o používateľov a spôsob, ako si ich udržať. Napríklad klienti určitej poisťovne sú nespokojní s kvalitou služby a nemienia si k nej vzťah obnoviť. Ak sa objavia informácie, že spoločnosť čoskoro zavedie systém riadenia vzťahov so zákazníkmi, niektorí pochybovači si to môžu udržať. Vďaka premyslenému komunikačnému plánu teda môže spoločnosť získať skutočné výhody už vo fáze začatia a udržiavania projektu.

Komunikačné plánovanie

Štruktúru a formu komunikácie musia určiť a schváliť zainteresované strany.

Špecifický obsah plánu riadenia komunikácie závisí od podmienok a obmedzení každého projektu. Môže byť formálny alebo neformálny, podrobný alebo zhrnutý v závislosti od potrieb projektu.

Prvým krokom je identifikovať komunikačné a informačné potreby účastníkov projektu a vhodné prostriedky na splnenie týchto potrieb. Príručka orgánu znalostí PMI pre projektový manažment (PMBOK) odporúča, aby projektový manažér vypočítal počet potenciálnych komunikačných kanálov s cieľom posúdiť komplexnosť projektovej komunikácie. Celkový počet komunikačných kanálov je n (n-1) / 2, kde n je počet účastníkov projektu. Napríklad pre desať účastníkov bude počet potenciálnych komunikačných kanálov 45. Kľúčovým prvkom pri plánovaní projektovej komunikácie je teda určenie, kto bude s kým komunikovať, kto aké informácie dostane, a zavedenie vhodných obmedzení.

Zbytočné obmedzenia však môžu byť škodlivé pre priebeh projektu. Ide napríklad o projekt, v ktorom prácu vykonávajú dve organizácie na subdodávateľskom základe. Obe spoločnosti majú pevnú funkčnú štruktúru, a preto sa interakcia medzi priamymi výkonnými umelcami - technickými odborníkmi - vykonáva iba prostredníctvom manažérov z každej organizácie, čo veľmi komplikuje riešenie aj malých prevádzkových problémov. Akýkoľvek problém je možné vyriešiť iba eskaláciou k šéfom, po ktorej nasleduje diskusia na úrovni projektových manažérov z každej spoločnosti a až potom vývojári dostanú riešenie. Pri takom modeli interakcie je nevyhnutné časové oneskorenie. Na zvýšenie efektivity komunikácie je preto nevyhnutné vytvoriť dočasnú pracovnú skupinu technických špecialistov z oboch spoločností, ktorá umožní vývoj konsolidovaných riešení a ich predloženie na schválenie riadiacemu výboru projektu. V tomto prípade sa tempo plánovania a realizácie projektu zvyšuje sedemnásobne!

V jednom jazyku

Jednou z najdôležitejších úloh, ktoré plán riadenia komunikácie pomáha riešiť, je vytvorenie špecifickej terminológie projektu, ktorú používajú všetci účastníci. Napísanie takéhoto glosára môže výrazne zjednodušiť komunikáciu a zlepšiť porozumenie tímu.

Vo veľkom podniku sa pred zahájením rozsiahleho projektu na vytvorenie systému riadenia kvality uskutočnilo stretnutie zástupcov správcovskej spoločnosti a špecialistov z dcérskych výrobných spoločností. Bolo rozhodnuté odložiť začatie projektu na určitý čas z dôvodu, že zákazník nebol jasne identifikovaný. Stretnutie sa ukázalo ako plodné, a to predovšetkým kvôli tomu, že finančníci zo správcovskej spoločnosti a technickí špecialisti z dcérskych spoločností mohli voľne komunikovať pomocou rovnakej projektovej terminológie. Všetci prítomní rovnako chápali úlohu zákazníka v projekte a jeho funkcie. To bolo možné, pretože spoločnosť, ktorá vo svojej práci uplatňovala pokročilé metódy riadenia, predtým uskutočnila sériu seminárov o projektovom riadení, ktoré umožnili vytvoriť spoločnú víziu procesu pre všetkých účastníkov a zvládnuť slovník pojmov.

Plán riadenia komunikácie projektu by mal tiež obsahovať stratégiu internej a externej PR kampane projektu a formalizovať komunikáciu so zákazníkom.

Výsledok projektu a podmienky

Správy o vykonaní, jeho formy, adresáti a frekvencia predkladania by mali byť zaznamenané v komunikačnom pláne. Pri podávaní správ je vhodné poskytnúť informácie o stave a pokroku projektu s potrebnou mierou podrobnosti pre daného účastníka projektu podľa plánu riadenia komunikácie. Informácie uvedené v tomto formulári umožňujú predpovedať výsledok projektu.

Komunikačné plánovanie tiež pomáha napríklad realisticky odhadnúť načasovanie projektu. Procedúra schválenia dokumentu stanovená v pláne znižuje riziko zdržania diskusie a schvaľovania dokumentov.

Pri realizácii projektu implementácie jedného zo subsystémov OSS vo veľkej telekomunikačnej spoločnosti bolo potrebné skrátiť čas potrebný na schválenie dokumentu na dva dni. Štandardný firemný schvaľovací postup zároveň trval dva týždne. Ak by dvojdňový časový rámec nebol stanovený v komunikačnom pláne, projekt s celkovou dĺžkou deväť mesiacov mohol trvať o päť mesiacov dlhšie.

Výpočet a dôsledné dodržiavanie dohodnutých termínov schvaľovania dokumentov je obzvlášť dôležité v projektoch, ktoré prebiehajú v časových tlakových podmienkach, kde je vývoj projektových dokumentov na takzvanej „kritickej ceste“, to znamená, že oneskorenie ich prípravy ovplyvňuje dátum dokončenie projektu.

Aktualizuje sa

Bezprostredne počas práce na projekte a po jeho dokončení by sa mala vykonať analýza nahromadených informácií. Tieto znalosti sú užitočné v tomto aj v ďalších projektoch spoločnosti. Skúsenosti získané z jedného projektu často vedú k aktualizácii pravidiel riadenia rizík alebo všeobecných postupov v spoločnosti. Správa „Získané ponaučenia“ umožňuje, aby skúsenosti a znalosti individuálneho projektového manažéra boli skúsenosťami a znalosťami celej spoločnosti.

Zostavenie komunikačného plánu nie je jednorazová aktivita. Malo by byť aktualizované, keď sa objavia určité komentáre strán vrátane používateľov. Udržiavanie komunikačného plánu v aktuálnom stave, a čo je najdôležitejšie, dodržiavanie tohto plánu pomáha prispôsobiť aktíva organizačného procesu a plánu projektového manažmentu, tj. Nástroje, ktoré priamo ovplyvňujú implementáciu práce projektu.

Avšak ani ten najschopnejšie vytvorený komunikačný plán nie je v praxi úplne implementovaný. V sekcii PMBOK o komunikácii k projektu z roku 2000 boli popísané iba tri procesy riadenia komunikácie: plánovanie komunikácie, šírenie informácií a vykazovanie výkonnosti projektu.

V aktualizovanej verzii PMBOK 2004 bol k nim pridaný proces riadenia účastníkov projektu (Manage Stakeholders). Podstatou tohto procesu je splnenie požiadaviek účastníkov projektu a riešenie vzniknutých problémov. Skúsenosti ukazujú, že projektový manažér trávi väčšinu svojho času a energie na interakcii s rôznymi zainteresovanými stranami.

Ak sa projekt môže zmeniť, môžu byť potrebné stretnutia alebo iné formy komunikácie, ktoré nie sú zahrnuté v komunikačnom pláne. Napríklad v intervaloch medzi termínmi výmeny informácií stanovených v pláne môže byť potrebné vykonať akékoľvek úpravy práce alebo sú v projekte zainteresované strany, ktoré sa nezapájajú do pravidelných diskusií o súčasnom stave záležitosti. V týchto prípadoch stojí za to udržiavať neustály kontakt s účastníkmi projektu prostredníctvom neformálnej komunikácie, osobných stretnutí. Pomáha to neustále získavať aktuálne informácie a čo je najdôležitejšie, poskytuje to spätnú väzbu, to znamená, že si môžete predstaviť skutočný stav vecí, potreby účastníkov a úroveň porozumenia úloh.

Ak sa termín posunie, existujú ďalšie vážne hrozby pre úspešné dokončenie projektu, je potrebné zvýšiť intenzitu komunikácie a príležitosti, ktoré plán ponúka, nemusia stačiť na ďalšie riadenie práce.

Zobrazenie: 5 957

Projekty a ich riadenie v kontexte obmedzených zdrojov času a peňazí sú v konkurenčnom prostredí stále viac žiadané. Komunikácia zohráva rozhodujúcu úlohu v úspešnej implementácii a dokončení projektov z niekoľkých dôvodov: po prvé, bez starostlivo navrhnutých a premyslených pravidiel bude projekt neustále v rozpore s cieľmi organizácie; za druhé, neschopnosť vysvetliť druhým svoj uhol pohľadu, nedostatok vodcovských vlastností vedúceho môže projekt ohroziť.

Pojem komunikácia vstúpil do sféry vedeckých záujmov na začiatku dvadsiateho storočia, ale medzi jeho vedeckou komunitou stále neexistuje konsenzus. Hovorí to o univerzálnosti konceptu a jeho nejednoznačnosti. Pojem komunikácie používajú odborníci v rôznych oblastiach činnosti: psychológovia, sociológovia, architekti a každý z nich investuje do tejto definície svoje chápanie objektu a predmetu výskumu. V prípade vedy o manažmente, manažmentu a marketingu je komunikácia interakciou jednotlivcov, divízií organizácie a organizácií navzájom. V organizácii komunikácia plní nasledujúce funkcie:

Informatívne - prenos informácií, poskytovanie informácií, ktoré uľahčujú rozhodovanie;
Motivačné - povzbudzuje zamestnancov, aby si lepšie plnili svoje povinnosti presviedčaním, návrhmi, príkazmi, pokynmi;
Kontrola - rôznym spôsobom sledovať správanie zamestnancov na základe hierarchie a podriadenosti;
Expresívne - prispieva k emocionálnemu vyjadreniu pocitov, skúseností, postoja k tomu, čo sa deje, umožňuje vám uspokojiť sociálne potreby.
Integratívny - prispieva k konsolidácii organizácie a spája úsilie o dosiahnutie cieľov.

Komunikácia v organizácii môže existovať ako fenomén a ako proces. Komunikácia je ako fenomén interakcia medzi štrukturálnymi jednotkami a účastníkmi na základe vypracovaných predpisov a pravidiel, ktoré je možné zvážiť: Charta organizácie a projektu, popisy práce a rozdelenie zodpovednosti účastníkov projektu, predbežný opis. obsahu projektu, interných pracovných predpisov, iných pravidiel, príkazov a pokynov, na základe ktorých je organizácia riadená a prevádzkovaná.

Komunikácia je proces, ktorý je priamou interakciou účastníkov projektu, zamestnancov organizácie a všetkých osôb, ktoré sa zaujímajú o projekt. Nesprávne vybudovaná komunikácia alebo skôr nedostatok regulovaných, starostlivo vyvinutých a premyslených rozdielov, pravidiel, predpisov a neochota účastníkov navzájom sa kontaktovať predstavujú najväčšie riziko pre projekt a jeho úspešné dokončenie. "Najväčšiu pozornosť pri riadení rizík by mala venovať efektívna komunikácia," uzatvára Maxim Cherkassky. Zložitosť komunikácie v projekte spočíva nielen v tom, že ľudia často hovoria rôznymi jazykmi, ale niekedy špecialisti z rôznych funkčných divízií chápu, čo sa hovorí v rovnakom jazyku, rôznymi spôsobmi: každý špecialista hovorí svojim jazykom, finančníkom - o nedostatok peňazí a personálny dôstojník - o nedostatku zamestnancov.

Hlavná sila koncepcie projektu spočíva v delegovaní právomocí a priradení zodpovednosti za dosiahnutie cieľov konkrétnym lídrom - manažérovi a kľúčovým členom tímu. Problémy, ktoré v tomto prípade vznikajú, sú dvojaké: na jednej strane vytvorenie a riadenie dočasného, ale súdržného tímu a na strane druhej potreba tohto tímu interagovať s trvalým systémom riadenia v organizácii. Okrem toho sa zvyšuje dôležitosť interakcie medzi účastníkmi projektu, tými, ktorí vyrábajú jedinečné výrobky, a tými, ktorí ich budú používať. Vedci ako G. Tsipes, A. Pells, S. Neizvestny, J. Koch a Knopfel venujú pozornosť komunikačným schopnostiam ako najdôležitejšej zložke školenia projektových manažérov. V tejto kompetencii je možné súčasne rozlíšiť 3 zložky: umenie medziľudských vzťahov, komunikačné schopnosti a schopnosť riadiť komunikáciu (obrázok 1).

Obrázok 1 - Tri zložky komunikačných kompetencií projektového manažéra

V štandarde projektového manažmentu sú medziľudské schopnosti uvedené ako jedna z oblastí odborných znalostí požadovaných pre tím projektového manažmentu spolu so všeobecnými znalosťami a zručnosťami riadenia, porozumením projektovému prostrediu, znalosťou noriem a predpisov v tejto oblasti a projektu. znalosti manažmentu. Medziľudské schopnosti zahŕňajú:

Schopnosť nadviazať efektívnu komunikáciu, výmenu informácií;
Vplyv na organizáciu, schopnosť podnikať;
Vedenie. Schopnosť vyvinúť konkrétnu víziu a stratégiu a schopnosť motivovať ľudí k implementácii tejto stratégie;
Motivácia. Schopnosť inšpirovať ľudí k dosiahnutiu vysokých a prekonaných prekážok;
Vyjednávanie a urovnávanie konfliktov. Stretnutie s ľuďmi s cieľom dosiahnuť s nimi určitý druh dohody;
Riešenie problémov. Identifikujte celý rad problémov, objavujte a analyzujte alternatívy, rozhodujte sa.

Vedúce vlastnosti manažéra výrazne ovplyvňujú úspech projektu vo všetkých fázach jeho implementácie, od začiatku až po dokončenie. A keďže väčšina času manažéra je interakcia s účastníkmi projektu a jeho prostredím, možno rozlíšiť nasledujúce schopnosti manažérov: úprimnosť vo vzťahoch s ľuďmi a dôvera v partnerov; schopnosť jasne vyjadriť svoje myšlienky a presvedčiť; rešpektujúci prístup k ľuďom bez ohľadu na ich postavenie v organizačnej hierarchii. Dnes je v zahraničí manažment chápaný ako taký manažment, také riadenie ľudí a také použitie finančných prostriedkov, ktoré vám umožní vykonávať zadané úlohy humánnym, ekonomickým a racionálnym spôsobom. Spravovať je vyvolať ostatných k jasnému cieľu, nie sila ostatní robia to, čo si myslíte, že je správne. Pojmy „vedenie“ a „motivácia“ sú v zahraničnej sociologickej literatúre celkom rozvinuté.

Komunikačný manažment projektov je považovaný za jednu z oblastí znalostí potrebných na vytváranie, zhromažďovanie, distribúciu, uchovávanie, prijímanie a v konečnom dôsledku používanie projektových informácií. Procesy riadenia komunikácie - vytváranie interakcií medzi informáciami a účastníkmi projektu. Manažéri môžu venovať príliš veľa času interakcii s účastníkmi projektu, zákazníkmi, vedúcimi oddelení, sponzormi, je dôležité pochopiť, ako to ovplyvní priebeh projektu a jeho úspešnú implementáciu. Komunikačné schopnosti súvisia s projektovým riadením, ale nie sú to isté. Norma označuje zručnosti ako umenie interakcie, ktoré zahŕňa schopnosť vybudovať model odosielateľa a príjemcu, štýl písania, výber komunikačnej metódy a schopnosť viesť schôdze. Komunikačný manažment - plánovanie, šírenie informácií, správa o výkone, riadenie účastníkov projektu. Starostlivé plánovanie a každodenná komunikácia je základom úspešného dokončenia projektu. Ak je v západnej literatúre tento proces dostatočne podrobne pochopený a rozvinutý, potom v Rusku táto skutočnosť vstupuje iba do nášho života. Plánovanie a vedomá implementácia neformálnej komunikácie sa stala normou mnohých západných spoločností a je chápaná ako úprimná starosť o personál organizácie. V ruskej literatúre sú komunikačné problémy na každodennej úrovni často vnímané ako obchodné komunikačné schopnosti.

Hlavnými prvkami modelu odosielateľa a prijímača sú:

Kódovanie informácií (to, čo chceme povedať a oznámiť príjemcovi, správa by mala byť uvedená jasne a zrozumiteľne, v jazyku zrozumiteľnom pre príjemcu)
Správa (výstup z procesu kódovania)
Komunikačné prostriedky (prostredníctvom ktorého kanála prenášame správu, bude môcť príjemca použiť tento kanál a prijať správu)
Rušenie; čokoľvek, čo by mohlo prekážať prenosu a porozumeniu správy. Interferenciou môže byť cudzí jazyk, rozdiely v stave názorov odosielateľa a príjemcu, neuvážená predstava, technické ťažkosti pri prijímaní signálu, v medziľudskej komunikácii - psychologické bariéry.
Dekódovanie je schopnosť a schopnosť príjemcu adekvátne vnímať a transformovať informácie. Neoddeliteľnou súčasťou dekódovania je, že prijímač vysiela signál v opačnom smere. Spätná väzba naznačuje, že príjemca signál počul a porozumel mu, ale to neznamená, že súhlasí s tým, čo počul.

Tieto prvky komunikácie by sa mali brať do úvahy nielen pri realizácii projektov, ktorých účastníci sa nachádzajú v rôznych lokalitách, rôznych krajinách, sú nositeľmi rôznych kultúr, ale pre zamestnancov, ktorí sú v rovnakej miestnosti, môže byť ťažké dohodnúť sa.

Pri plánovaní komunikácie by ste mali vziať do úvahy faktory vonkajšieho a vnútorného prostredia organizácie a projektu, obsah projektu a plán jeho realizácie. Analýza organizačných schém, rozdelenie zodpovednosti medzi účastníkov, oddelenia a špecialistov zúčastňujúcich sa na projekte, pričom sa zohľadní počet zapojených osôb a ich poloha, ako aj naliehavosť získania informácií každým z nich a dostupnosť technológie. , projektový manažér vypracuje plán riadenia komunikácie, ktorý odzrkadľuje:

Komunikačné požiadavky od všetkých účastníkov projektu a zainteresovaných strán;
Informácie o prenášaných informáciách;
Informácie o osobách zodpovedných za odosielanie a prijímanie informácií;
Metódy a technológie používané pri prenose informácií;
Frekvencia komunikácie a schéma informačného toku z jednej inštancie do druhej.

Komunikačný plán môže byť formálny a neformálny, podrobný alebo zovšeobecnený v závislosti od potrieb projektu, jeho zložitosti, trvania a je zahrnutý v celkovom pláne riadenia projektu.
Pomocou plánu riadenia komunikácie, ako aj komunikačných schopností vrátane schopnosti hovoriť a písať, internej a externej interakcie, formálnej i neformálnej, vertikálnej a horizontálnej, organizácia aktualizuje svoje aktíva (správy, prezentácie, oznámenia účastníkov), požadované zmeny vytvárajú akýsi archív, ktorý možno použiť ako základ pre dokončenie daného projektu a plánovanie nového.

Podávanie správ o výkonnosti zohráva vedúcu úlohu v interakcii s prostredím projektu, aby sa zabezpečilo úspešné dokončenie. Mala by sa monitorovať kvalita práce, informácie o postupe práce, meranie efektívnosti, čo umožňuje manažérovi sledovať priebeh projektu. Hlavnou metódou navrhovanou štandardom je metóda získanej hodnoty, ktorá vám umožňuje sledovať čas a finančné prostriedky, ktoré už boli vynaložené na projekt a zostávajú do dokončenia projektu, predpovedať načasovanie dokončenia a vynaloženie finančných prostriedkov.

Riadenie zainteresovaných strán sa týka riadenia komunikácie s cieľom splniť potreby zainteresovaných strán projektu a vyriešiť vznikajúce problémy. Najúčinnejšou metódou riešenia problémov je organizácia stretnutí s účastníkmi projektu a uchovávanie denníka problémov, ktoré pomôžu pri riešení rozporov, ktoré vzniknú počas implementácie projektu. Nevyriešené problémy môžu byť zdrojom konfliktov a oneskorenia vykonávania projektu. „Väčšina každodennej práce sa vykonáva prostredníctvom neformálnej výmeny informácií medzi členmi projektového tímu (konverzácie, telefónne hovory, e-maily). Napriek jednoduchosti takýchto kontaktov môžu členovia tímu svojou pomocou ovplyvniť prácu kolegov, rozhodnutia, ktoré robia v súvislosti s konkrétnymi úlohami, rozdelenie finančných prostriedkov, postupnosť práce atď. Takéto neformálne výsledky komunikácie by mali byť zdokumentované počas nasledujúceho stretnutia tímu. Čistota informačných tokov medzi účastníkmi projektu v komunikačnom procese je predpokladom vzájomného porozumenia. “

V procese stať sa manažérom teda zohrávajú úlohu všetky tri zložky komunikačnej kompetencie: umenie medziľudských vzťahov, komunikačné schopnosti a schopnosť riadiť komunikáciu. Cieľom štandardu projektového manažmentu je vnímať komunikáciu ako fenomén, ktorý dokumentuje každý krok projektu, a ako proces zameraný na interakciu účastníkov projektu a všetkých zainteresovaných strán. Každý projektový dokument by mal byť prediskutovaný so všetkými účastníkmi a zainteresovanými stranami, iba vzájomne dohodnuté opatrenia pomôžu projektu dosiahnuť úspešné dokončenie. Komunikačné a medziľudské schopnosti zároveň zohrávajú rozhodujúcu úlohu pri implementácii projektu, od jeho začatia až po dokončenie.

Po preštudovaní materiálu v kapitole by mal študent:

vedieť

aká je úloha komunikačného riadenia v projektovom riadení;
druhy informácií a informačné potreby účastníkov projektu;
základné komunikačné technológie v projektovom riadení;
očakávania účastníkov projektu a zainteresovaných strán;
etapy vývoja konfliktov v projektovom riadení;
zdroje konfliktov a spôsoby ich riešenia;

byť schopný

vypracovať komunikačné plány v projekte;
pripraviť schôdze;
vypracovať zápisnice zo schôdzí a denníky identifikácie problémov;
diagnostikovať konflikty počas implementácie projektov;

vlastné

komunikačné technológie;
komunikačné plánovacie schopnosti;
schopnosti diagnostikovať konflikty;
schopnosti riešiť konflikty.

Kľúčové pojmy: komunikácia, komunikačné technológie, manažment očakávaní, riešenie konfliktov.

Úloha komunikácie v projekte. Plánovanie riadenia komunikácie

Komunikácia- sú to procesy spojené so zabezpečením včasného a vhodného zostavenia, zhromažďovania, distribúcie, uchovávania a konečného umiestnenia informácií o projekte. Keďže projekty vykonávajú ľudia vykonávajúci rôzne funkcie, ktorí sú často navzájom veľmi vzdialení, otázky výmeny informácií a koordinácie činností sú veľmi dôležité. V priebehu komunikácie sa dohodnú ciele, koordinujú sa akcie ľudí, identifikujú a riešia problémy, regulujú sa očakávania účastníkov projektu. Podľa E. Verzukha, počnúc formuláciou obsahu práce a končiac riadením rizík a podrobným plánovaním, je každá z metód riadenia projektu v zásade jedným alebo druhým spôsobom komunikácie.

Komunikačný proces môže byť schematicky znázornený modelom znázorneným na obr. 10.1.

Ryža. 10.1.

Plán riadenia komunikácie Je dokument popisujúci:

- požiadavky a očakávania od komunikácie pre projekt;
- ako a v akej forme bude výmena informácií prebiehať;
- kedy a kde bude prebiehať komunikácia;
- kto je zodpovedný za poskytovanie každého druhu komunikácie.

Komunikačné požiadavky sa chápu ako všeobecné (celkové) informačné potreby účastníkov projektu. Členovia projektového tímu majú štyri hlavné typy týchto požiadaviek.

Po prvé, je to potreba informácií o rozdelenie zodpovednosti. Každý člen tímu musí presne vedieť, za akú časť projektu je zodpovedný, aké sú jeho právomoci a zodpovednosti. Základom týchto informácií je organizačná štruktúra projektu.

Druhá je potreba v koordinácii. Pri vykonávaní projektovej práce sú členovia tímu navzájom závislí. Informácie o koordinácii zaisťujú vysokú efektivitu spolupráce medzi členmi projektového tímu. Kategória koordinačných informácií obsahuje informácie o vykonaní akýchkoľvek zmien v projekte.

Po tretie, sú potrebné informácie o priebeh projektu, dosiahnutý pokrok. Členovia tímu musia mať informácie o aktuálnom stave projektu, ktoré im umožnia včas identifikovať problémy a prijať opatrenia na ich vyriešenie. Tento druh informácií obsahuje správy o finančných prostriedkoch vynaložených v určitom časovom okamihu, o súlade s harmonogramom a harmonogramom projektu. Dôležité sú aj informácie o aktuálnom stave rizík a vznikajúcich problémoch.

Po štvrté, členovia tímu potrebujú informácie o prijaté rozhodnutia. Musia si byť vedomí rozhodnutí prijatých manažmentom, sponzormi projektu a klientmi, ak sa tieto rozhodnutia týkajú samotného projektu alebo jeho ekonomického prostredia. Príklady takýchto informácií sú projektová charta, rozsah práce, harmonogram práce, rozpočet projektu.

Prirodzene, samotné komunikačné potreby ľudí presahujú uvedené štyri body. Ale v rámci riadenia projektovej komunikácie berte do úvahy len to, čo je „nevyhnutné a dostatočné“ pre úspech projektu. Nadbytok informácií, ako aj všetok nedostatok informácií, negatívne ovplyvňuje realizáciu projektu.

Základom pre splnenie komunikačných požiadaviek je organizačná štruktúra projektu. Nasledujúce aspekty projektu sú tiež dôležité pre stanovenie komunikačných požiadaviek a správu komunikácie:

oddelenia a špeciality zapojené do projektu;
logistika počtu a umiestnenia ľudí zapojených do projektu;
interné a externé informačné potreby účastníkov.

Proces plánovania komunikácie identifikuje informácie a interakcie potrebné pre účastníkov projektu. Napríklad, ktoré osoby potrebujú aké informácie, kedy ich potrebujú, kto a ako by im tieto informácie mal poskytnúť. Napriek tomu, že potreba komunikovať o projektových informáciách existuje vo všetkých projektoch, informačné potreby a metódy ich šírenia sa môžu veľmi líšiť. Dôležitým faktorom úspechu projektu je identifikovať informačné potreby účastníkov projektu a určiť vhodné prostriedky na splnenie týchto potrieb.

Vo väčšine projektov sa väčšina komunikačného plánovania vykonáva v počiatočných fázach projektu. Výsledky tohto plánovacieho procesu sú však v priebehu projektu pravidelne kontrolované a v prípade potreby upravované tak, aby zostali relevantné.

Plán riadenia komunikácie je neoddeliteľnou súčasťou plánu riadenia projektu alebo je zahrnutý ako podporný plán. Plán správy komunikácií obsahuje:

- komunikačné požiadavky účastníkov projektu;
- informácie o prenášaných informáciách vrátane formátu, obsahu a úrovne podrobností;
- meno zamestnanca zodpovedného za prenos informácií;
- meno zamestnanca alebo skupiny - príjemcovia týchto informácií;
- metódy alebo technológie používané na komunikáciu informácií (napríklad poznámky, e -maily a / alebo tlačové správy);
- frekvencia komunikácie (napr. týždenne);
- schéma prenosu spoločnosťou echelon, ktorá určuje načasovanie a postup prenosu problémov, ktoré personál na nižšej úrovni nedokáže vyriešiť, na vyššie úrovne (reťazec);
- spôsob aktualizácie a spresnenia plánu riadenia komunikácie v priebehu projektu a jeho vývoja;
- glosár bežnej terminológie.

Plán manažmentu komunikácie môže tiež zahŕňať zásady organizovania stretnutí o stave projektu, stretnutí projektového tímu, elektronických stretnutí a e-mailov. Plán riadenia zákazky môže byť formálny alebo neformálny, podrobný alebo zhrnutý v závislosti od potrieb projektu.

Plán riadenia komunikácie je súčasťou celkového plánu riadenia projektu alebo je zahrnutý ako podporný plán. Šablóna pre časti tohto plánu je uvedená v tabuľke. 10.1.

Tabuľka 10.1

Sekcie plánu riadenia komunikácie

Časť plánu

Motivácia

Pracovné zdroje je zbierka všetkých ľudí, ktorí pracujú pre firmu. Zamestnanci spoločnosti sú všetci zamestnanci, s výnimkou vedenia. Personál sú zamestnanci, ktorí sú oficiálne zamestnancami. Pre jednoduchosť sú tieto koncepty spojené do jedného personálu, charakterizovaného počtom a štruktúrou.

Číslo je počet zamestnancov, ktorí sú alebo by mali byť zamestnaní v danom podniku. Počet môže byť plánovaný (normatívny) a mzdový (skutočný). Kategórie mzdového počtu zamestnancov:

1) trvalý: prijatý do podniku bez obmedzenia doby práce alebo na základe zmluvy na obdobie dlhšie ako jeden rok;

2) dočasný: najatý podnikom na obdobie až dvoch mesiacov alebo na účely nahradenia neprítomného zamestnanca na obdobie až štyroch mesiacov;

3) sezónne: zamestnaní na sezónnych prácach maximálne šesť mesiacov.

Personálna štruktúra zahŕňa klasifikáciu podľa profesie, vek, formy a systémy odmeňovania, dĺžku služby.

Na základe vykonaných úloh sú pracovníci rozdelení do dvoch kategórií.

Riadenie ľudských zdrojov je komplexný systém, ktorý zahŕňa navzájom prepojené a vzájomne závislé subsystémy na vytváranie, používanie a rozvoj pracovných zdrojov.

Ciele subsystému riadenia tvorby ľudských zdrojov.

1) včasné a kvalitné zabezpečenie podniku s príslušným personálom;

2) vytváranie podmienok pre maximálnu realizáciu schopností zamestnancov a dosahovanie cieľov organizácie.

Úlohy subsystému na riadenie formovania ľudských zdrojov

1) predpovedanie a plánovanie potreby pracovníkov;

2) analýza ponuky a dopytu na trhu práce;

3) príťažlivosť, výber a výber personálu;

4) adaptácia novo prichádzajúcich pracovníkov;

5) zvýšenie účinnosti vykonanej práce;

6) zlepšovanie kvality činností zamestnancov;

7) zlepšovanie kvality organizácie ako celku;

8) zvýšenie životnej úrovne zamestnancov;

9) zlepšenie motivačných systémov;

10) rozvoj iniciatívy a inovácie.

Podstatou subsystému riadenia formácie pracovnej sily je poskytnúť zamestnancom možnosť získať a zlepšiť vzdelávanie, rotáciu zamestnancov a delegovanie právomocí, plánovanie a rozvoj kariéry a mnoho ďalších. Tento subsystém rozširuje funkcie personálneho oddelenia, ktoré od svojich zamestnancov vyžaduje rozsiahle znalosti v oblastiach výroby, ekonomiky, psychológie, jurisprudencie a pod. Subsystém riadenia rozvoja ľudských zdrojov nadobúda stále väčší význam.

Efektívnosť podniku je daná nielen počtom ľudských zdrojov, ale aj súladom kvalifikácií a schopností zamestnancov s ich pozíciami.

Personál by mal byť vytvorený v súlade s nasledujúcimi ukazovateľmi:

1) skutočný počet zamestnancov vrátane stálych a dočasných zamestnancov, ako aj pracovníkov na čiastočný úväzok;

2) zloženie zamestnancov podľa povahy vykonávaných činností (hlavné, pomocné, administratívne);

3) zloženie zamestnancov podľa sociálno-demografických charakteristík (pohlavie, vek, náboženské vyznanie, národnosť atď.);

4) kvalifikačná úroveň ľudských zdrojov.

Účinnosť využívania ľudských zdrojov sa hodnotí podľa týchto ukazovateľov:

1) objem výroby, zisk) na zamestnanca; 2) produktivita práce za jednotku času v naturáliách a hodnotách; 3) čas strávený výrobou výrobnej jednotky. Tento ukazovateľ sa používa v prípade orientácie výroby na jeden typ výrobku a organizácie sektora služieb; 4) fluktuácia zamestnancov; 5) ukazovateľ neprítomnosti (pomer straty pracovného času zamestnancami k celkovému počtu pracovných hodín za určité obdobie); 6) stratená produktivita (súčin pridanej hodnoty za hodinu podľa počtu stratených hodín, od neprítomnosti zamestnancov do práce); 7) koeficient vnútornej mobility (pomer počtu zamestnancov, ktorí prešli rotáciou za určité obdobie, k priemernému počtu zamestnancov za rovnaké obdobie); 8) celkové náklady podniku na platby za činnosti zamestnancov vrátane daňových odpočtov; 9) podiely nákladov práce na celkových nákladoch; 10) náklady na zamestnanca (pomer podielu nákladov práce k počtu zamestnancov v podniku za určité obdobie); 11) náklady práce na jednu produktívnu hodinu (pomer celkových nákladov práce k celkovému počtu pracovných hodín).

S cieľom zvýšiť efektivitu využívania ľudských zdrojov, najmä na. veľkých podnikov, vzniká personálne oddelenie, ktoré sa zaoberá vývojom vznikajúcich potrieb pracovníkov, ich náborom a výberom.Najčastejšou metódou hodnotenia efektívnosti ľudských zdrojov je analýza nákladov. Tento prístup používa koncepty nákladov na spustenie a výmenu.

Počiatočné náklady zahŕňajú náklady na hľadanie, získavanie a prijímanie nových zamestnancov. Náklady na obnovu- to sú súčasné náklady na zvýšenie kvalifikácie, kompetencie, motivácie zamestnancov a nahradenie niektorých zamestnancov inými. Pravidelný profesionálny rozvoj personálu je integrálnym faktorom úspešného fungovania podniku. Efektívnosť využívania ľudských zdrojov je daná dostupnosťou vysokokvalitnej informačnej základne, kompetenciou zamestnancov a informovanosťou vedenia podniku o dôležitosti tejto otázky. Je potrebné neustále zlepšovať znalosti a zručnosti zamestnancov.

Podmienky úspešného riadenia ľudských zdrojov: 1) jasnosť a dosiahnuteľnosť stanovených cieľov; 2) hĺbka, objektivita a komplexnosť analýzy vplyvu na systém riadenia ľudských zdrojov a organizáciu ako celok; "3) jasnosť a prepojenosť pracovných plánov organizácie, ako aj ich poskytovanie so všetkými druhmi zdrojov; 4) zhoda kvalifikačnej úrovne personálu s vykonávanou prácou; 5) spoločná účasť mimoriadne veľkého počtu zamestnancov pri vypracúvaní a implementácii strategických plánov; 6) kvalitná kontrola implementácie strategického plánu a požiadaviek na hodnotenie jeho sociálno-ekonomickej účinnosti; 7) zavedenie a používanie moderných pracovných prostriedkov a technológií; 8) delegovanie autority, vytváranie flexibilných pracovných podmienok Je nevyhnutné obohatiť prácu, najmä vytvoriť sociálno-psychologickú klímu, ktorej nedostatok prispieva k vytváraniu vysokého stupňa konfliktu medzi zamestnancami ...

Faktory posudzujúce profesionalitu riadenia ľudských zdrojov: 1) odborné školenie zamestnancov; 2) kompetentnosť a motivácia profesionálnej činnosti; 3) organizačné prostredie na implementáciu profesionality.

V súvislosti s rozšírením a komplikáciami systému riadenia ľudských zdrojov v Rusku je potrebné zlepšiť systém školenia manažérov, vytvárať podmienky na prejavovanie profesionality. Vláda na tento účel uplatňuje aktívnu politiku.

1. Pracovníci sa zaoberajú vytváraním materiálnych hodnôt alebo výrobnými službami.

Na druhej strane sú rozdelené na: hlavné, priamo sa podieľajúce na tvorbe tovaru (služby) a pomocné, používané v servise a zariadení.

2. Zamestnanci sú pracovníci, ktorí sa zaoberajú predovšetkým duševnou prácou.

Klasifikácia zamestnancov: 1) manažéri tvoria administratívu a delia sa na: manažérov celého podniku (horný odkaz), vedúcich oddelení (stredný odkaz), manažérov pracujúcich s priamymi exekútormi (dolný odkaz); 2) špecialisti sa zaoberajú vývojom pokynov poskytnutých manažérmi (ekonómovia, účtovníci, inžinieri, právnici atď.); 3) ostatní zamestnanci sa zaoberajú prípravou, spracovaním, účtovníctvom, kontrolou a archiváciou dokumentov (asistenti sekretárky, pokladníci, technici atď.).

Personálna štruktúra sa vyznačuje odborným a kvalifikačným zložením a kompetenciou. Profesia (špecializácia) je súbor vedomostí a zručností získaných v procese špeciálneho školenia, ktoré mu umožňujú vykonávať zodpovedajúce druhy činností.

Kvalifikácia je množstvo znalostí, ktoré vám umožňujú vykonávať určitú úroveň práce. Kompetencia je miera nadobudnutých profesionálnych vlastností človeka.

Typy kompetencií:

1) funkčné (odborné znalosti a schopnosť ich implementovať);

2) intelektuálne (analytické myslenie);

3) situačný (schopnosť konať podľa okolností);

4) sociálna (družnosť a schopnosť dosahovať ciele).

Medzi hlavné úlohy personálneho manažmentu patrí:

1. Pomoc spoločnosti pri dosahovaní jej cieľov.

2. Poskytovanie kvalifikovaných a motivovaných zamestnancov spoločnosti.

3. Efektívne využívanie zručností a schopností personálu.

4. Zlepšenie motivačných systémov.

5. Zvýšenie úrovne spokojnosti s prácou.

6. Rozvoj pokročilých systémov odbornej prípravy a odborného vzdelávania.

7. Udržiavanie priaznivej klímy.

8. Plánovanie kariéry, to znamená kariérny postup, vertikálny aj horizontálny.

9. Tvorivá činnosť štábu stúpla.

10. Vylepšenie metód hodnotenia výkonnosti personálu.

11. Zabezpečenie vysokej úrovne pracovných podmienok a kvality života vo všeobecnosti.

Najbežnejšie 3 úlohy personálneho manažmentu: personálne zabezpečenie; efektívne využitie personálu; odborný a sociálny rozvoj personálu.

hlavné typy riadenia, v ktorých sa odrážajú základné princípy moderného konceptu riadenia ľudských zdrojov. Manažment založený na výsledkoch možno definovať ako proces zameraný na dosiahnutie stanovených cieľov a výsledkov, v ktorom: pomocou procesu plánovania sa ašpirácie organizácie a jej členov (inými slovami požiadavky na výsledky a očakávané výsledky) určujú v rôznych časové intervaly; vytrvalá implementácia plánov je podporovaná vedomým každodenným riadením záležitostí, ľudí a životného prostredia; výsledky sa hodnotia z hľadiska rozhodnutí vedúcich k následným opatreniam.

Riadenie prostredníctvom motivácie. Tento model je založený na štúdiu potrieb, záujmov, postojov, osobných cieľov zamestnancov, ako aj možnosti integrácie motivácie s výrobnými požiadavkami a cieľmi podniku. V rámci tohto modelu je personálna politika zameraná na rozvoj ľudských zdrojov, posilnenie morálnej a psychologickej klímy a na implementáciu sociálnych programov. Motivačné riadenie je konštrukcia systému riadenia na základe priorít motivácie, založená na voľbe efektívneho motivačného modelu.

V oblasti vedy o manažmente boli vyvinuté rôzne motivačné modely, ktoré našli široké praktické uplatnenie v úspešných firmách vo vyspelých krajinách. Medzi najtradičnejšie z nich patria: racionálny motivačný model, ktorý je založený na použití materiálnych stimulov, to znamená prostredníctvom odmeňovania alebo trestov na základe výsledkov práce; motivačný model sebarealizácie, ktorého podstatou je aktivácia vnútorných motívov človeka, príležitosti na sebavyjadrenie, tvorivosť v práci, uznanie zásluh, rozšírenie nezávislosti a zodpovednosti, kariérne vyhliadky a profesionálny rast; motivačný model zapojenia (spoluúčasti) prostredníctvom rozvoja spolupráce, partnerstva, účasti na riadení, vlastníctva, delegovania právomocí.

Správa projektovej komunikácie- riadiaca funkcia zameraná na zabezpečenie včasného zberu, generovania, distribúcie a uchovávania potrebných informácií o projekte.

Informáciami sa rozumejú zhromaždené, spracované a distribuované údaje. Aby boli informácie užitočné pri rozhodovaní, musia byť poskytnuté včas, podľa plánu a vo vhodnej forme.

Hlavnými spotrebiteľmi informácií o projekte sú: projektový manažér, ktorý bude analyzovať rozdiely medzi skutočnými výkonnostnými a plánovanými ukazovateľmi a rozhodovaním o projekte; aby si zákazník bol vedomý postupu projektu; dodávateľov, ak existuje potreba materiálov, vybavenia atď., ktoré sú nevyhnutné na výkon práce; projektanti, keď je potrebné vykonať zmeny v projektovej dokumentácii; priamych vykonávateľov práce v teréne.

Komunikačný manažment poskytuje podporu pre komunikačný systém medzi účastníkmi projektu, prenos riadiacich a reportovacích informácií zameraných na zaistenie dosiahnutia cieľov projektu. Každý účastník projektu musí byť pripravený na interakciu v rámci projektu v súlade so svojimi funkčnými zodpovednosťami. Funkcia správy informačných odkazov zahŕňa nasledujúce procesy: plánovanie komunikačného systému - určovanie informačných potrieb účastníkov projektu; zber a distribúcia informácií - procesy pravidelného zberu a včasného doručovania potrebných informácií účastníkom projektu; reportovanie o priebehu projektu - spracovanie skutočných výsledkov stavu projektu, korelácia s plánovanou a trendovou analýzou, prognózovanie; dokumentovanie postupu prác - zber, spracovanie a organizovanie úschovy projektovej dokumentácie.

Komunikačný plán je neoddeliteľnou súčasťou plánu projektu. Obsahuje: plán zberu informácií, ktorý definuje zdroje informácií a metódy ich získavania; plán distribúcie informácií, ktorý definuje spotrebiteľov informácií a spôsoby ich doručovania; podrobný opis každého dokumentu, ktorý sa má prijať alebo odoslať, vrátane formátu, obsahu, úrovne podrobností a použitých definícií; plán uvedenia určitých typov komunikácií do prevádzky; metódy aktualizácie a zlepšovania komunikačného plánu. Komunikačný plán je formalizovaný a podrobný v závislosti od potrieb projektu. V rámci projektu je potrebná implementácia rôznych typov komunikácií: interných a externých; formálne a neformálne; písomné a ústne; vertikálne a horizontálne. Systémy na zber a distribúciu informácií by mali spĺňať potreby rôznych typov komunikácií. Na tieto účely je možné použiť automatizované a neautomatizované metódy zberu, spracovania a prenosu informácií.

Microsoft Project je zďaleka najpoužívanejším systémom plánovania projektov na svete. Charakteristickou črtou programu je jeho jednoduchosť a rozhranie požičané z produktov radu Microsoft Office 2000. Vývojári sa nepokúšajú zahrnúť do balíka komplexné algoritmy plánovania a plánovania siete a zdrojov. Softvérový produkt poskytuje výmenu informácií o dizajne medzi účastníkmi projektu. Poskytujú sa príležitosti na plánovanie plánu práce, sledovanie ich implementácie a analýzu informácií o portfóliu projektov a jednotlivých projektoch. Program Microsoft Project možno vo všeobecnosti odporučiť ako nástroj na plánovanie a riadenie malých projektov pre neprofesionálnych používateľov v oblasti projektového manažmentu a začiatočníkov.

TimeLine 6.5, výrobca - Timeline Solutions Corporation.

Softvérový produkt TimeLine 6.5 poskytuje nasledujúce možnosti: implementácia konceptu viacprojektového plánovania, ktoré vám umožňuje priradiť závislosti medzi aktivitami projektu; ukladanie informácií o projektoch do jednej databázy; dosť výkonné algoritmy na prácu so zdrojmi, vrátane ich redistribúcie a zosúladenia medzi projektmi, popis kalendárov zdrojov.

Projekt pavúka, výrobca - Spider Technologies Group.

Spider Project je ruský vývoj. Zároveň má niekoľko výrazných vlastností, ktoré mu umožňujú konkurovať západným systémom. Jedná sa o účinné algoritmy na plánovanie použitia obmedzených zdrojov. Balík implementuje schopnosť používať zameniteľné zdroje pri plánovaní práce. Použitie zdrojov zdrojov odbremeňuje manažéra od potreby dôsledne priraďovať výkonných pracovníkov k práci na projekte. Stačí mu uviesť celkové množstvo zdrojov potrebných na výrobu práce a z akých zdrojov si toto množstvo vybrať.

Ďalšou vlastnosťou balíka je schopnosť používať referenčné informácie - o produktivite zdrojov pre určité druhy práce, spotrebe materiálu, nákladoch na prácu a zdrojoch. Spider Project vám umožňuje vytvárať a používať vo výpočtoch akékoľvek ďalšie tabuľkové dokumenty a databázy, zadávať vzorce pre výpočet. Počet ukazovateľov zohľadnených v projektoch nie je obmedzený. Spider Project ako celok prekonáva mnoho západných balíkov, pokiaľ ide o výkon a flexibilitu jednotlivých funkcií, je v oblasti implementácie softvéru podradný. Profesionálne softvérové produkty od spoločnosti WST Corporation.

OpenPlan- systém projektového riadenia v rámci podniku, ktorý je profesionálnym nástrojom plánovania a riadenia viacerých projektov. Poskytuje kompletný súbor parametrov na opis rôznych charakteristík projektovej práce. Štruktúrovanie projektových dát je zabezpečené pomocou: Work Breakdown Structure (WBS); štruktúry kódujúce prácu; Hierarchická štruktúra zdrojov (RBS) Organizačná štruktúra podniku (OBS) Systém OpenPlan obsahuje tri hlavné softvérové produkty: OpenPlan Professional, OpenPlan Desktop a OpenPlan Enterprise, z ktorých každý je navrhnutý tak, aby riešil problémy konkrétnych účastníkov projektu: projektový manažér, projektový tím zodpovedný za prácu, subdodávatelia atď. OpenPlan Professional je pracovník nástrojom pre veľkých projektových manažérov a: Poskytuje účinné nástroje na plánovanie zdrojov pre viacero projektov vrátane podpory hierarchických zdrojov a kalendárov zdrojov. Je možné plánovať a ovládať alternatívne a spotrebné zdroje. Implementovala metodiku získanej hodnoty; umožňuje priradenie závislostí všetkých typov s časovým oneskorením v rámci jedného projektu aj medzi rôznymi projektmi; poskytuje flexibilný nástroj na vytváranie tabuľkových a grafických správ. OpenPlan Desktop je zjednodušená verzia OpenPlan Professional a používa sa ako nástroj na prácu s malými projektmi alebo súčasťou veľkého projektu. Integrácia s OpenPlan Professional vám umožňuje: používať šablóny projektov pripravené v OpenPlan Professional s CPP, kódmi SSO v nich definovanými, pracovnými kódmi, slovníkmi zdrojov atď .; poskytovať distribuovanú prácu s projektmi. Oba softvérové produkty, OpenPian Desktop a OpenPlan Professional: vám umožňujú vziať do úvahy riziká; poskytnúť obmedzenie prístupu k informáciám o projekte; pracovať v architektúre klient / server na báze relačných databázových serverov Oracle, Sybase a MSSQL DBMS; poskytovať ukladanie údajov v rôznych formátoch; publikovať tieto projekty na externých (internetových) a interných (intranetových) webových stránkach. OpenPlan Enterprise obsahuje hlavné funkcie programu OpenPlan Professional a je integrovaný s aplikáciami ERP (Enterprise Resource Management System). To vám umožní distribuovať údaje o projekte medzi iné podnikové informačné systémy.

CT v projektovom manažmente: Téma 4. Plánovanie projektovej komunikácie

Téma 4: Plánovanie komunikácie projektu

Plán prednášky

Procesy riadenia projektovej komunikácie.

Komunikačné plánovanie.

Procesy riadenia projektovej komunikácie

Správa projektovej komunikácie Je oblasťou odbornosti, ktorá zahŕňa procesy potrebné na vytváranie, zhromažďovanie, distribúciu, uchovávanie, prijímanie a v konečnom dôsledku používanie informácií o projekte včas.

Procesy riadenia projektovej komunikácie zabezpečujú vytváranie potrebných spojení medzi ľuďmi a informáciami, ktoré sú potrebné pre úspešnú komunikáciu. Každý, kto je tak či onak zapojený do projektu, by mal dobre pochopiť, ako komunikácia ovplyvňuje priebeh projektu ako celku.

Procesy riadenia projektovej komunikácie obsahovať nasledujúce prvky:

1 Komunikačné plánovanie - identifikácia komunikačných a informačných potrieb účastníkov projektu.

2 Šírenie informácií - včasné poskytnutie potrebných informácií účastníkom projektu.

3 Reporting performance - zber a šírenie informácií o výkone práce. Tieto informácie obsahujú správy o stave, hodnotenia pokroku a prognózy.

4 Správa zainteresovaných strán projektu - Spravujte komunikáciu tak, aby spĺňala požiadavky zainteresovaných strán a riešila vznikajúce problémy.

Tieto procesy interagujú navzájom aj s procesmi v iných oblastiach znalostí. V závislosti od potrieb projektu sa každého procesu môže zúčastniť jeden alebo viac ľudí alebo skupín. Každý proces prebieha najmenej raz počas každého projektu, a ak je projekt rozdelený do fáz, tak v jednej alebo viacerých fázach projektu. Napriek tomu, že nižšie uvedené procesy budú prezentované ako diskrétne prvky s presne definovanými rozhraniami, v praxi sa môžu navzájom prekrývať a interagovať; také prekrytia a interakcie tu nie sú popísané. Interakcie procesu sú podrobne prediskutované v kapitole 3.

Komunikačné plánovanie

V procese plánovania komunikácie, informácie a interakcie požadované účastníkmi projektu, konkrétne:

ktoré osoby potrebujú aké informácie,

keď ju potrebujú

kto a ako by im mal tieto informácie poskytnúť.

Napriek tomu, že potreba komunikovať o projektových informáciách existuje vo všetkých projektoch, informačné potreby a metódy ich šírenia sa môžu veľmi líšiť. Dôležitým faktorom úspechu projektu je identifikovať informačné potreby účastníkov projektu a určiť vhodné prostriedky na splnenie týchto potrieb.

S komunikačným plánovaním často úzko súvisí enviromentálne faktory podniky a vplyv organizácie na projekt, pretože komunikačné požiadavky projektu veľmi závisia od organizačnej štruktúry projektu.

Obrázok 10-4. Komunikačné plánovanie: vstupy, nástroje a techniky a výstupy

1 Plánovanie komunikácie: vstupy procesu

1 Faktory vonkajšieho prostredia podniku

Ako vstupy do tohto procesu sa používajú všetky environmentálne faktory.

2 Aktíva organizačného postupu

Aj keď sa všetky aktíva používajú ako vstupy do tohto procesu, nazhromaždené znalosti a historické informácie.

Nahromadené znalosti a historické informácie o komunikačných problémoch v minulých podobných projektoch môžu tvoriť základ pre formuláciu riešení a určovanie výsledkov.

3 Popis rozsahu projektu

4 Plán riadenia projektu

Plán riadenia projektu obsahuje všeobecné informácie o projekte vrátane časových harmonogramov a obmedzení, ktoré môžu ovplyvniť plánovanie komunikácie.

Obmedzenia... Obmedzenia sú bariéry, ktoré môžu obmedziť výber projektového tímu. Príkladmi takýchto obmedzení môže byť umiestnenie členov tímu v rôznych mestách, nekompatibilné verzie komunikačného softvéru alebo obmedzené technické možnosti komunikačných médií.

Predpoklady... Špecifické predpoklady ovplyvňujúce komunikačné plánovanie sa určujú osobitne pre každý projekt.

2 Komunikačné plánovanie: nástroje a techniky

1 Analýza komunikačných požiadaviek

Výsledkom analýzy komunikačných požiadaviek je súhrn informačných potrieb účastníkov projektu... Pri určovaní týchto požiadaviek platí Typ a formát potrebné informácie a analýzu hodnoty týchto informácií. Prostriedky projektu sa vynakladajú na oznamovanie iba tých informácií, ktoré prispievajú k úspechu projektu, alebo v prípadoch, keď nedostatok komunikácie môže viesť k zlyhaniu. To neznamená, že „zlé správy“ sú zakázané; účelom tohto obmedzenia je skôr vyhnúť sa poskytovaniu príliš veľa podrobností účastníkom projektu.

Projektový manažér by mal považovať počet potenciálnych kanálov alebo ciest komunikácie za indikátor komplexnosti komunikácie projektu.

Celkový počet komunikačných kanálov je n (n-1) / 2, kde n = počet účastníkov projektu. Ukazuje sa teda, že v projekte s 10 účastníkmi bude počet potenciálnych komunikačných kanálov 45. V dôsledku toho kľúčový prvok pri plánovaní komunikácie projektu je určiť, či kto s kým bude komunikovať a SZO aké informácie budú prijímať a zavedenie vhodných obmedzení.

Na určenie komunikačných požiadaviek projektu sú spravidla potrebné nasledujúce informácie:

Organizačné schémy

Vzťah medzi organizáciou projektu a rozdelením zodpovedností medzi účastníkov projektu

Služby, oddelenia a špeciality, ktoré sa zúčastňujú projektu

Počet ľudí zapojených do projektu s prihliadnutím na ich polohu

Interné informačné potreby (napríklad výmena informácií v rámci organizácií)

Externé informačné potreby (napríklad komunikácia s médiami alebo dodávateľmi)

Informácie o účastníkoch projektu.

2 Komunikačné prostriedky

Metodiky prenosu informácií medzi účastníkmi projektu sa môžu výrazne líšiť. Napríklad tím projektového manažmentu môže komunikovať rôznymi spôsobmi, od krátkych diskusií až po úplné stretnutia, od jednoduchých písomných dokumentov po materiály (napríklad cestovné poriadky alebo databázy) dostupné na intranete.

Faktory ovplyvňujúce výber komunikačných prostriedkov , zahŕňajú:

Naliehavosť získania informácií... Záleží úspech projektu na dostupnosti často aktualizovaných informácií, ktoré sú okamžite k dispozícii, alebo stačí pravidelné písomné hlásenie?

Dostupnosť technológie... Sú požadované systémy už nainštalované a funkčné, alebo by mali byť zaradené do zoznamu potrieb projektu?

Personál zapojený do projektu... Sú navrhnuté komunikačné systémy v súlade so skúsenosťami a zručnosťami pracovníkov projektu, alebo je potrebné zorganizovať dlhý školenie?

Trvanie projektu... Je možné, že sa existujúce komunikačné prostriedky zmenia ešte pred koncom projektu?

Prostredie projektu... Projektový tím organizuje stretnutia a vymieňa si informácie v živej komunikácii alebo virtuálne?

3 Plánujte komunikáciu: výstupy

1 Plán riadenia komunikácie projektu (plán riadenia komunikácie)

Plán riadenia komunikácie je neoddeliteľnou súčasťou celkového plánu riadenia projektu alebo je zahrnutý ako podporný plán.

Plán správy komunikácií obsahuje nasledujúce informácie:

Požiadavky na komunikáciu od účastníkov projektu

Informácie o prenášaných informáciách vrátane formátu, obsahu a úrovne podrobností

Meno osoby zodpovednej za prenos informácií

Meno zamestnanca alebo skupiny - príjemcovia týchto informácií

Metódy alebo technológie používané na komunikáciu informácií (napr. Poznámky, e -maily a / alebo tlačové správy)

Frekvencia komunikácie (napr. Týždenne)

Systém prenosu podľa orgánu, ktorý určuje načasovanie a postup prenosu problémov, ktoré personál na nižšej úrovni nemôže vyriešiť, na vyššie úrovne (reťazec)

Spôsob aktualizácie a spresnenia plánu riadenia komunikácie v priebehu projektu a jeho vývoji

Glosár bežnej terminológie.

Plán správy komunikácií môže tiež zahŕňať zásady stretnutí stav projektu, schôdze projektového tímu, elektronické schôdze a e-mailové bulletiny. Plán riadenia zákazky môže byť oficiálny alebo neoficiálne, podrobný alebo zovšeobecnený v závislosti od potrieb projektu.

Príklady sekcií plán riadenia komunikácie:

Predmet komunikácie... Informácie určené na distribúciu medzi účastníkov projektu.

Cieľ... Za akým účelom sú tieto informácie distribuované.

Frekvencia... Ako často sa majú tieto informácie šíriť.

Dátumy začiatku / ukončenia... Časový rámec šírenia týchto informácií.

Formát / komunikačné médium... Prezentácia informácií a spôsob prenosu.

Zodpovedná osoba... Člen tímu, ktorý je zodpovedný za šírenie týchto informácií.

Komunikačné plánovanie často vedie k ďalším dodávkam, ktoré si vyžadujú ďalší čas a úsilie. Výsledkom je zodpovedajúca úprava hierarchickej štruktúry projektovej práce, harmonogramu projektu a rozpočtu projektu.