Мы уже несколько раз в своих публикациях поднимали тему перехода на новую редакцию 3.1 программ 1С: Зарплата и управление персоналом. Но вопрос до сих пор не теряет актуальности, т.к. многие организации осуществляют переход в течение года и в настоящее время только готовятся к переносу данных, ставшему обязательной процедурой в связи со снятием старых программ с поддержки. В каком-то плане, им даже будет немного легче, ведь уже известен перечень трудностей и сюрпризов, с которым успели столкнуться компании, перешедшие на новую версию ранее. О части из них мы расскажем в наших материалах.
Но перед проведением непосредственно переноса, который совершается из открытой программы новой редакции, очень важно правильно подготовить информационную базу (ИБ) старой редакции. Мы уже смогли убедиться на опыте – нельзя недооценивать процедуру подготовки, состоящую из нескольких этапов.
1. В первую очередь, надо провести в программе закрытие месяца: отразить в программе все начисления на переносимую дату и все выплаты, иначе остатки по взаиморасчетам могут быть перенесены некорректно.
2. Далее создаем резервную копию ИБ старой редакции. О том, как это сделать, рассказывается в статье Создание копии базы - для чего это нужно и как это сделать . В качестве имени файла удобно указывать наименование программы и текущую дату, также желательно отметить этап, до/после которого делается копия. Например, ЗГУ 02.06.2018 после тестирования.
Эта операция абсолютно идентична для всех программных продуктов фирмы 1С.
Кстати, советую делать резервную копию перед каждым из описанных ниже этапов по переходу на новую редакцию - очень выручает при неудачных действиях (после которых, имея копию, можно будет восстановить базу до последних изменений).
Как провести восстановление при необходимости? Также заходим в Конфигуратор в раздел Администрирование – Загрузить информационную базу. Указываем путь к файлу резервной копии, выбираем его. На вопрос в диалоговом окне отвечаем Да.
В этом случае мы заменяем базу, которую открыли в Конфигураторе, той версией, которую загружаем. Так что для базы, подготавливаемой для переноса данных, желательно создавать отдельную папку в окне открытия программ 1С.
3. Теперь проводим удаление помеченных объектов, как рекомендуется в статье Как удалить документы в 1С
4. Следующим этапом снимаем проведение с документов позднее даты, на которую будем переносить данные, например, с 01.01.2018 или 01.06.2018.
Можно сделать это вручную или воспользоваться встроенной обработкой Сервис – Служебные – Групповая обработка справочников и документов. Этот этап надо выполнять осторожно и перепроверить потом даты всех документов начислений и выплат. Бывает, что взносы в фонды за месяц, например, март начислялись 2 апреля, и тогда с него снимется проведение и данные перенесутся с ошибкой в суммах взносов.
В открывшемся окне выбираем «Документы», потом в верхней табличке нажимаем кнопку «Добавить» и помечаем сразу все документы.
В нижней таблице проводим отбор позднее даты переноса и нажимаем «Отобрать».
Выбираем действие «Проведение документа» - «Снять» и «Выполнить».
5. На данном этапе для корректного перехода необходимо обновиться до самого актуального релиза Как обновить 1С . Единственное уточнение, что обновление рекомендую проводить все-таки через Конфигуратор. И дополнительно рассмотрим еще один из вариантов проведения данной процедуры, который возможен при условии быстрого интернета и наличии логина и пароля у пользователя.
Для этого также заходим через Конфигуратор, открываем конфигурацию, затем в разделе Конфигурирование – Поддержка – Обновить конфигурацию выбираем «Поиск доступных обновлений».
Здесь оставляем проставленными галочки как на рисунке, а именно – поиск обновлений на официальном сайте фирмы 1С. Нажимаем кнопку «Далее». Переходим в следующее окно, где прописываем наш логин и пароль для доступа к обновлениям. Если вы не знаете их, то необходимо обратиться в фирму, в которой приобретали программные продукты 1С. Они должны были зарегистрировать вашу программу на сайте 1С, создать логин и пароль для доступа и предоставить их вам.
6. Теперь проводим тестирование и исправление информационной базы. Описание содержится в статье Тестирование и исправление информационной базы 1С - что это такое и почему его обязательно нужно делать? Данную процедуру советую проводить с небольшим уточнением: на этапе проставления галочек поставить их как на рисунке, чтобы не тянуть лишнее в новую базу.
7. Теперь можно закрывать программу и переходить, непосредственно, к переносу данных, который осуществляется из новой информационной базы.
На сайте www.учетбеззабот.рф я нашел интересную статью по причинах перехода на 1С Бухгалтерия 3.0 с версии 2.0
Конечно, статья в целом написана довольно грамотно, но все таки я хотел внести в нее свои замечания. Поэтому процетирую и внесу свои комментарии.
"Разработчиками фирмы "1С" принято решение, что программный продукт "1С: Бухгалтерия предприятия 8" редакции 2.0 будет сопровождаться только до сдачи годовой отчетности за 2013 год. После этого ему на смену придет новая редакция 3.0. И несмотря на то, что это всё та же, хорошо знакомая всем бухгалтерия, очень сложно не заметить значительные изменения привычного облика программы.
Наверно, многие из вас задаются вопросом, зачем всё это нужно? Ведь только недавно переходили на редакцию 2.0 (а было это в начале 2011 года) и вот уже опять изменения в привычной рабочей обстановке. Однако особенность сферы информационных технологий в том и заключается, что технический прогресс диктует новые и новые условия, повышаются скорости работы, увеличивается мощность компьютеров, появляются новые технологии и как следствие, обновляются и видоизменяются программные продукты. Основное преимущество новой редакции 3.0 - это возможность работы через интернет, так называемые "облака". Наверно, это мечта многих бухгалтеров - иметь возможность работать из дома или из любого другого места, где есть интернет. И вот сейчас эта мечта становится реальностью"
Комментарий: "Это актуально, скорее для крупных предприятий, ввиду того, что обычно бухгалтерия 2.0 справлялась с более чем 20 пользователями, работающими в одновременно в базе 1С. Бухгалтерия 2.0 построена на "нарисованных программистом" формах, в то время как Бухгалтерия 3.0 построена на управляемом интерфейсе (расположение элементов подобно интернет сайту), при этом платформа (без участия программиста) "сама" генерирует интерфейс, что в свою очередь решает ряд проблем, связанных с безопасностью, и энергономикой. В 1С Бухгалтерия можно работать через интернет с любой версией. Просто технология подключения к 1С БП 2.0 и 1С БП 3.0 разные. 2.0 работает через терминальный режим, а 3.0 может работать с использованием тонкого клиента (когда связь устанавливает сама 1С)"
Конечно, такие возможности нужны далеко не всем, многие организации сознательно откажутся от них по самым разным причинам, но тем не менее, выбора у нас нет и переходить на новую редакцию придется обязательно, поэтому нужно постепенно начинать привыкать к этой мысли. В противном случае, если Вы продолжите работать в старой редакции, Ваша программа просто не будет обновляться, а формирование отчетности за 1 квартал 2014 года рекомендуется осуществлять уже в 3.0.
Комментарий: "Действительно, переход неизбежен, но оттянуть срок перехода можно. Есть еще организации, которые используют 1С Бухгалтерия 7.7 и не хотят переходить. Конечно с БП 2.0 (8.2) все по другому. Но тем не менее я думаю, что ЗАО "1С" позаботится о бухгалтерах, которые все еще работаю на БП 2.0 и выпустят обновление, способное без потерь перевести 1С Бухгалтерия 2.0 на 1С Бухгалтерия 3.0."
Те из вас, кто уже переходил на редакцию 2.0 с редакции 1.6, наверно, помнят, что тогда создавалась новая информационная база, в которую переносились лишь остатки и обороты за 2011 год, все остальные данные остались в старой программе. Тот переход был достаточно трудоемким, особенно для крупных организаций с большими оборотами по счетам, потому что нужно было сверить все остатки, исправить ошибки, возникшие после переноса, проверить корректность загрузки справочников (в некоторых случаях были проблемы с нумерацией). Ну и еще одно существенное неудобство - чтобы посмотреть какие-либо данные за предыдущие периоды, приходилось открывать другую, старую программу. Это создавало дополнительные сложности, например, при формировании актов сверки.
В этот раз всё будет по-другому, переход на редакцию 3.0 будет осуществляться простым обновлением; все данные, имеющиеся в программе, сохранятся. Безусловно, для вас, пользователей программы, такой вариант является более удобным и именно потому, что не будет переноса остатков, переходить на 3.0 можно в любой момент.
Далеко не все и не всегда задумываются о наиболее подходящем моменте для перехода на новую версию программ 1С. В большинстве случаев это происходит не подготовлено, что влечет различного рода проблемы. А между тем, вопрос то не так прост как может показаться. Есть множество факторов, которые нужно учесть для выбора правильного момента для перехода. Вот некоторые из них:
Регламентированный учет удобно вести с начала года
Если вы планируете в новой версии 1С вести регламентированный учет (бухгалтерский, налоговый, кадровый, персонифицированный и т.п.), то удобнее всего переходить с начала года. Это вовсе не означает, что в середине года перейти невозможно. Конечно, возможно. Но в этом случае следите, чтобы переход осуществлялся в начале квартала. Управленческий, оперативный, финансовый учет менее критичны к переходу с начала года.
Загрузка собственных специалистов текущей работой
От Ваших специалистов скорее всего потребуются дополнительные усилия для подготовки и запуска новой программы, поэтому желательно выбирать время, когда они заняты меньше - сезонные спады, интервалы между расчетами зарплаты (для зарплатных программ) и т.п.
Достоверность данных в старой системе
Очень распространенная ситуация, когда в торговой системе товарные остатки не соответствуют действительности и собственники не хотят переносить этот бардак в новую. В этом случае момент перехода может быть привязан к инвентаризации. Инвентаризацию в свою очередь тоже не всегда можно провести и для нее выбирается определенное время - опять таки сезонный спад, новогодние или майские праздники и т.п.
Доступность специалистов подрядчика
Если вы планируете привлекать к переходу на новую версию программы 1С специалистов подрядчика, то следует позаботиться об этом заранее. Поскольку большинство переходов делается с начала календарного года, у подрядчиков в это время аврал и все специалисты расписаны на несколько месяцев вперед.
Ориентация на бизнес цели и задачи
На самом деле, конечно же всё должно плясать именно от задач вашего бизнеса. Все другие факторы намного менее значимы.
Мы рассмотрели некоторые факторы, влияющие на выбор момента перехода на новую программу 1С. Однако, в большинстве случаев переходу предшествуют подготовительные работы, на которые тоже нужно выделить время. Давайте рассмотрим какие работы могут потребоваться:
- Обследование текущей программы и бизнес-процессов вашей компании, которые так или иначе будут задействованы при переходе. Оно должно показать достаточно ли типового функционала новой программы, или нужны ее доработки, а также более тщательно спланировать задачи и расставить приоритеты.
- Доработка новой программы 1С . На этом этапе кроме доработок функционала новой программы как правило еще разрабатывается механизм переноса данных из старой программы в новую.
- Тестирование доработок на контрольных примерах. При этом сами контрольные примеры должен готовить заказчик по шаблонам, предоставленным Исполнителем.
- Обучение пользователей новой программе 1С.
- Подготовка к запуску . На этом этапе осуществляется перенос данных из старой программы в новую, установка новой программы на Ваших компьютерах и серверах, а также её первичная настройка.
- Параллельная тестовая эксплуатация старой и новой системы . Этим этапом часто пренебрегают, но именно он гарантирует бесперебойную работу бизнеса и позволяет проверить новую программу в "боевых" условиях.
Как видите, заняться до перехода есть чем, поэтому мы рекомендуем обратиться к подрядной организации как можно раньше.
В связи с тем, что фирма 1С в 2018 году прекращает поддержку конфигурации «1С:Зарплата и Управление персоналом» версии 2.5, крайне желательно, не откладывая, запланировать и организовать переход на ЗУП 3.0 (3.1).
«1С:Зарплата и Управление персоналом» 3.1 – совершенно новая программа, с новой архитектурой хранения и обработки данных*, что не позволяет обычным способом – путем установки обновления, перейти на новый релиз конфигурации. Потребуется осуществить перенос данных с 1С ЗУП 2.5 в новую систему, то есть загрузить и выгрузить данные.
*Помимо отличий в части архитектуры ЗУП 3.0 отличается новым дизайном, поддержкой Web-клиента, повышением удобства работы, в частности из-за возможности использовать современный интерфейс «Такси».
Перейти на версию программы 1С ЗУП 3.1 можно с нового месяца, не дожидаясь начала года. Закрыли месяц – перешли на новую редакцию.
Оптимально это сделать, используя упрощенный вариант переноса, так как все начисления и удержания переезжают не документами, а записями регистров.
Рекомендуемый оптимальный и безопасный способ перехода: параллельный расчет заработной платы одновременно в 2 версиях (старой и новой) программы 1С ЗУП в течение одного (или нескольких) отчетных периодов. Параллельный расчет заработной платы в обеих базах позволит пользователям изучить и привыкнуть к новой программе, сравнивая ее с предыдущей версией, исключит остановку в работе, если в новой программе что-то пошло не так.
Инструкция по переходу с ЗУП 2.5 на 3.1
Для того чтобы корректно перенести учетные данные из одной программы в другую, потребуется предварительная подготовка базы ЗУП 2.5. Она заключается в том, чтобы закрыть отчетный период (месяц) в ЗУП 2.5, сделать копию рабочей ИБ этой версии, и посредством конфигуратора осуществить тестирование и исправление (если оно необходимо, что, скорее всего) базы.
- Создать чистую информационную базу с последним релизом 1С:ЗУП 3.1;
- Запустить его в пустой базе, указав на первом шаге работы стартового пошагового помощника, что требуется выполнить перенос данных из редакции 2.5; Выполнить загрузку данных;
- Осуществить полную проверку данных после переноса.
Подробно: порядок перехода с ЗУП 2.5 на 3.0 /ЗУП 3.1
- Подготовка к переходу на новую программу
В старой информационной базе версии 2.5 доделайте все документы по начислению зарплаты, больничных, отпусков, выплаты зарплаты, расчету и перечислению налогов и взносов и т.д. Сделайте копию рабочей базы ЗУП 2.5 и разверните ее в отдельном каталоге. Зайдите в программу в режиме работы «Конфигуратор», выберите команду «Тестирование и исправление» в меню «Администрирование». Если ЗУП давно не обновлялся – обновите до последнего релиза.
- Создание новой информационной базы ЗУП 3.1
Последний свежий релиз 1С ЗУП 3.1 можно скачать с сайта обновлений 1С. Помимо этого может потребоваться установка более новой версии платформы «1С:Предприятие 8», обновления которой также можно скачать с сайта.
Для создания чистой информационной базы необходимо запустить ярлык 1С и нажать «Добавить», указав создание новой базы. Далее выбрать из шаблона последний релиз «1С:Зарплата и Управление персоналом» 3.1.
Рисунок 1.Создание чистой базы 1С ЗУП 3
- Настройка стартового помощника и выбор варианта переноса данных
При начальном запуске ЗУП 3.1 надо выбрать пункт о переносе данных из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 2.5, а после этого выбрать один из двух вариантов переноса данных:
Рисунок 2. Перенос данных в ЗУП 3.1.2.213
Из списка баз необходимо выбрать соответствующую базу версии 2.5, данные из которой требуется перенести:
Рисунок 3.Перенос данных в ЗУП 3.1.2.213
Рисунок 4.Выбор варианта переноса данных в ЗУП 3.1.2.213
Перенос данных с 1С ЗУП 2.5 на 3.1
- При выборе данного варианта переносятся не сами документы прошлых лет, а данные регистров и справочники.
- Данный вариант позволит использовать в кадровом учете и расчете зарплаты новые возможности.
- По взаиморасчетам перенесутся только остатки.
- Перенос кадровой истории (Т-2), данных для расчета среднего заработка.*
- Максимально быстрый вариант переноса.
*Однако не перенесутся данные о работниках по договорам ГПХ, а также данные о займах.
- При выборе данного варианта переносятся документы.
- Новые возможности программы использованы не будут, будут использованы документы из предыдущей редакции.
- В части кадровых данных переедут все документы: увольнение, перемещение и пр.
- Плановые начисления будут перенесены в виде записей регистров, тогда как при упрощенном – переносился только срез.
- По взаиморасчетам переносятся все документы.
- При полном переносе, необходимо исправить все ошибки учета, которые, скорее всего, возникали в прошлых периодах, иначе придется исправлять в новой базе. После этого все документы и данные необходимо выверить в обоих базах.
- Поскольку объем переносимых данных велик, процесс будет проходить медленно.*
*В старой базе сохранятся все данные, к которым можно обратиться в любое время и найти необходимые данные.
Рисунок 5. Загрузить данные
- Проверка данных после переноса
Перед стартом работы с новой программой 1С ЗУП 3.1, как уже упоминалось, следует проверить полноту и корректность перенесенных данных из старой версии – 2.5. Для этого смело используйте отчеты для сверки данных.
Необходимо проверить:
- Организационную структуру предприятия, справочники «Организации», «Подразделения», «Территории»;
- Личные данные сотрудников;
- Начальную штатную расстановку;
- Начисления и удержания, корректность формул;
- Остатки по взаиморасчетам.
В результате перехода на 1С:ЗУП новой версии и произведенных предварительных действий, после переноса данных, мы получим две отдельные базы: старая информационная база программы ЗУП 2.5 с документами и новая – версии программы 3.1 с начальными остатками. При этом рекомендуется некоторое время вести расчет заработной платы параллельно в обеих программах, и после того, как полностью освоитесь с новой конфигурацией, можно переходить на учет только в ней.
Поставили задачу перейти на новую программу? И сохранить при этом накопленные данные?
В этой статье я расскажу - как организовать процесс перехода на новую программу так, чтобы не пришлось увольняться.
Самые распространенные заблуждения
80% вопросов, возникающих после перехода на новую программу, связано всего с 2-мя основными моментами:- Перенос данных, настройку, сверку выполнял программист или системный администратор. Другие сотрудники (руководители направлений, бухгалтеры, кадровики и др.) в процессе переноса не участвовали («некогда», «много работы», «ты и так знаешь как мы работаем»).
- Сразу же после переноса начали вести учет в новой программе.
Претензии в обоих случаях, как правило, однотипны - «программа сырая», «не подтягиваются данные», «все приходится делать руками», «что ты за программист».
Перенос данных - это всегда проект! И поэтому подходить к нему нужно так же, как и к любому другому проекту - планировать этапы, контролировать их выполнение и результаты.
Предварительные действия
Самый лучший проект перехода на новую программу - когда о его результатах известно еще до самого переноса данных.
Изучите возможности новой программы. Вы должны заранее знать, чего можно от нее ждать. Пользуйтесь документацией, материалами с сайта информационно - технологического сопровождения, тематическими форумами.
Опишите методики отражения хозяйственных операций в текущей программе. При этом используются типовые механизмы или они основаны на доработках? Можно реализовать эти методики в новой программе без внесения изменений? Если изменять, то что - методику или планировать доработки?
Проверьте, поддерживает ли новая программа ваше «железо», операционные системы, другое программное обеспечение. Составьте список на обновление.
Если составлен список обновлений (ОС, ПО, железо) - выберите поставщиков, согласуйте спецификации, запланируйте и утвердите бюджет.
Выберите инструмент перехода . Если используются решение стороннего разработчика - изучите его документацию, проконсультируйтесь по возможности внесения необходимых Вам доработок, исправлений, сроках и расписании работы службы техподдержки.
Подготовьтесь к неизбежному
Обновите железо, операционные системы, прочее программное обеспечение.
Обучите пользователей (и обучитесь сами) работе в новой программе. Особенное внимание - методикам отражения ваших хозяйственных операций. Только еще приступая к работе с новой информационной базой, ваши пользователи уже должны уметь их учесть.
Подготовьте краткие инструкции по отражению хозяйственных операций в новой программе для тех методик учета, которые планируется использовать. Если прежние методики не поддерживаются - разработайте новые.
Выберите время для переноса . Самое удобное время - это начало нового финансового и налогового периода. Особенно - для программ, предназначенных для расчета заработной платы. Особенно - в целях корректного составления формы 6-НДФЛ (для программ, предназначенных для расчета зарплаты и кадрового учета). При выборе времени обязательно учитывайте, поддерживается ли производителем ваша текущая программа. Переход крайне желательно запланировать до завершения поддержки.
Для консультаций, настройки системы обязательно привлекайте ключевых сотрудников - руководителей направлений, бухгалтеров, работников кадровой службы и др. Они - ваши помощники. Именно от их заинтересованности в результатах проекта зависит, как программу будут воспринимать другие пользователи.
В первую очередь составьте список тех, кто будет:
- Переносить данные (разрабатывать инструменты перехода, если используются сторонние инструменты - контактировать с разработчиком решения, обеспечивать поддержку).
- Выполнять настройку системы (отдельных участков, разделов).
- Готовить необходимые данные (если в текущей системе они не хранятся).
- Отвечать за железо, программное обеспечение .
Обязательно согласуйте с руководителем проектную команду и перечень работ, разработайте план - график их участия в проекте.
Помните, только лишь один программист, системный администратор (непосредственно выполняющий переход) не может и не должен отвечать за успешность проекта в целом. Перенос данных (особенно больших данных) - всегда командная работа.
Составьте план «Б» . Всегда должна оставаться возможность вернуться на старую программу или работать в новой, но в другом режиме, если что-то пойдет не по запланированному сценарию.
Переносы данных и все, что с ними связано
Подготовьте прежнюю программу - обновите, удалите помеченные объектов, найдите и исправьте ошибки, пересчитайте итоги.
Тестовые переносы
Проведите тестовые переносы данных. Ваша цель - добиться сопоставимости перенесенных данных. Обязательно учитывайте разницу в архитектуре программ. Далеко не все данные можно сопоставить «лоб в лоб». Составьте список отчетов для проверки.
Дайте пользователям возможность поработать в тестовой базе. Они освоятся в новой программе, сверят перенесенные данные, введут новые документы и проверят их работу, получат нужные отчеты. Результат переноса устроил - согласуйте настройки, зафиксируйте договоренности на бумаге.
Составьте сценарий своих действий при переносе данных, чтобы ничего не забыть и сэкономить время.
После того, как в результате тестовых переносов данных удалось добиться сопоставимости результатов, переходите к финальному переносу.
Финальный перенос
Заранее известите пользователей о дате и времени проведения работ по переносу данных, если возможно - запретите на это время вход в прежнюю программу.
Выделите необходимые ресурсы . Внезапно окончившееся место на жестком диске или отключение электричества значительно уменьшают шансы уложиться в заранее согласованные сроки.
Перенесите данные и выполните заключительные действия - создайте и настройте пользователей, назначьте группы и шаблоны доступа, подключите программу к интернет-поддержке, загрузите базовые классификаторы, настройте программу по заранее согласованным договоренностям.
Запретите ввод данных текущего периода в прежнюю программу.
Первое время после переноса
Будьте готовы к неожиданностям. Каким бы продуманным и хорошо организованным ни был проект перехода на новую программу, почти всегда находятся мелочи, которые забыли учесть, вовремя не обратили внимание и т. п.
Продолжайте развивать план «Б» - планируйте параллельную работу 2-х систем или возможность вернуться на прежнюю.