Кадровый аудит Ц это масштабная процедура, в ходе которой оцениваются все составляющие процесса управления персоналом, кадровый потенциал компании, анализируется эффективность системы управления кадрами. Один из этапов этого процесса Ц аудит кадрового делопроизводства. Все специалисты по персоналу понимают: в кадровых документах должен царить идеальный порядок. В этом случае и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче. Но далеко не всегда все получается идеально, да и как понять, нет ли ошибок в работе на самом деле? В этом поможет кадровый аудит . Давайте разберемся, что такое кадровый аудит, в каких ситуациях он проводится, из каких этапов состоит и как его можно провести собственными силами.
Необходимость этого мероприятия в компании возникает в следующих случаях:
- при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);
- при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей плановой проверке;
- при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
- при смене руководства организации;
- при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений.
Можно провести проверку собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в организации, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки проверки. Рассмотрим основные этапы проведения понятия аудит кадрового делопроизводства в организации.
I. Определение пакета необходимых документов
Каждый работодатель должен, используя законодательную базу, создавать локальные нормативные акты под свою организацию. Принимая локальные нормативные акты, работодатель создает внутреннюю правовую базу, которая отражает условия труда, созданные для работников именно в данной организации.Прежде всего необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67, трудовых книжек Ц статьей 66, правил внутреннего трудового распорядка Ц статьей 189, графика отпусков Ц статьей 123.
О многих локальных нормативных актах в Трудовом кодексе говорится косвенно (например, штатное расписание упоминается в статьях 15, 57 ТК РФ). Однако это не говорит о том, что иметь их в кадровой службе не нужно. Помимо Трудового кодекса необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах, например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.
Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, унифицированные формы кадровых приказов. Но, несмотря на это, кадровую документацию необходимо вести именно по унифицированным формам, так как многие из них поступают в бухгалтерию организации (например, для начисления зарплаты) и в этом случае уже можно говорить об обязательности этих документов.
Не надо забывать, что работодатель сейчас обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, еще до подписания трудового договора (ст. 22, 68 ТК РФ). Поэтому нужно разработать лист ознакомления с этими документами либо завести журнал ознакомления.
Помимо вышеназванной документации есть документы, которые становятся обязательными при определенных условиях (см. таблицу).
| Обязательные документы | Комментарии |
| Правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных работников, инструкции по охране труда, трудовые договоры | Эти локальные нормативные документы должны быть у любого работодателя. Составляются в произвольной форме. Особенностью содержания всех локальных документов является наличие в них условий, которые не могут ухудшать положения работников по сравнению с условиями, установленными Трудовым кодексом и иными нормативными правовыми актами |
| Штатное расписание , график отпусков, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (прием, перевод, предоставление отпуска, увольнение , направление в командировку, поощрение работника), личная карточка № Т-2, табель учета рабочего времени | Наличие этих документов обязательно. Учет труда и заработной платы основывается на первичной учетной документации, которая ведется по унифицированным формам (кроме приказов по основной деятельности). Данные формы применяются в организациях независимо от формы собственности |
| Трудовая книжка , книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, журнал учета прохождения инструктажа по охране труда, журнал учета мероприятий по контролю | Ведутся обязательно с использованием установленных образцов |
| Перечень документов | Условия, при которых эти документы становятся обязательными |
| Должностные инструкции | Если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора (либо есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора ) |
| Положение об оплате труда и материальном стимулировании | Если в трудовых договорах не расписана система оплаты труда и материального стимулирования (необходимость в таком документе отпадает, если его содержание включено в состав коллективного договора или в правила ВТР) |
| Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем | Если в организации есть такой режим работы |
| График сменности | Если в организации введена сменная работа |
| Положение об охране коммерческой тайны | Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны |
| Коллективный договор | Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем |
| Договор о коллективной материальной ответственности | Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность |
| Договор о полной индивидуальной материальной ответственности | Если в организации работают сотрудники Ц материально ответственные лица |
Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Нужно учесть, что все кадровые операции должны фиксироваться в специальных журналах (книгах) учета. К ним относятся журналы регистрации: приказов по личному составу, трудовых договоров, личных дел, личных карточек № Т-2, отпусков, направления в командировки , выдачи командировочных удостоверений, а также журналы: учета листков нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и т. д. При этом можно использовать как утвержденные, так и самостоятельно разработанные формы этих документов. Но оформление журналов должно быть единым: листы пронумерованы, журнал прошнурован, скреплен сургучной печатью или опломбирован, заверен руководителем организации.
Необходимо упомянуть, что работодатели могут создавать и другие локальные нормативные документы, наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, облегчать процесс адаптации новых сотрудников (положения о персонале, аттестации , адаптации и т. д.).
II. Проведение сверки документов
После того как мы составили список документов, обязательных для отдела кадров, необходимо произвести сверку Ц что есть и что должно быть, чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы. Результаты сверки удобно свести в таблицу:| Документ отсутствует | Документ есть, но требует внесения изменений и дополнений | Документ полностью соответствует действующему законодательству, в корректировке не нуждается |
| Положение о защите персональных данных работников | Правила внутреннего трудового распорядка (далее Ц ПВТР) (в связи с многочисленными поправками в ТК РФ, создать проект новой редакции ПВТР, утвердить в соответствии со ст. 190, 372 ТК РФ, ознакомить всех работников под роспись) | Штатное расписание |
| Инструкции по охране труда | Трудовой договор (недостающие сведения внести непосредственно в текст трудового договора , а недостающие условия определить приложением к трудовому договору или отдельным соглашением сторон, оформить с работниками в письменной форме) | График отпусков |
| ... | ... | ... |
Таблица наглядно покажет, какие локальные нормативные акты требуют доработки, а какие нужно создать вновь. Теперь предстоит не только разработать юридически корректные документы, но и правильно их утвердить и ввести в действие.
Рассмотрим, как поступить в ситуации, когда Правила внутреннего трудового распорядка устарели и требуют корректировки. Есть два варианта:
- издать новую редакцию ПВТР;
- создать приложение с внесением дополнений и изменений к действующей редакции ПВТР.
В обоих случаях алгоритм утверждения такой же, как и при первичном создании и утверждении этого локального нормативного акта .
Этап 1. Составляются проект ПВТР и обоснование к нему, которые направляются выборному органу первичной профсоюзной организации (если в организации профсоюзной организации нет, представлять интересы всех работников может иной представитель (представительный орган), избранный из числа работников (ст. 31 ТК РФ)).
Этап 2. Не позднее пяти рабочих дней профсоюз направляет работодателю мотивированное мнение по проекту (в письменной форме).
Этап 3а. Если представительный орган работников согласен с проектом ПВТР, Правила утверждаются работодателем.
Этап 3б. Если представительный орган работников не согласен с проектом ПВТР или имеет предложения по его совершенствованию, работодатель рассматривает предлагаемые изменения. Работодатель может либо согласиться с изменениями, либо в течение трех дней после получения мотивированного мнения обсудить с представителями профсоюза проект ПВТР с целью прийти к обоюдному решению. Если соглашение не достигнуто, все разногласия оформляются протоколом и работодатель может вводить в действие ПВТР.
Этап 4. С принятыми и утвержденными ПВТР знакомят всех работников под роспись, размещают в доступных местах для более детального их изучения.
III. Проверка кадровой документации
Итак, мы определили, каких документов в отделе кадров пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения. Теперь важно обратить внимание на качество документов, правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства, юридическую грамотность.Просматривая распорядительные документы, нужно проверить, чтобы приказы по основной деятельности хранились отдельно от приказов по личному составу. Также проверьте, насколько правильно оформлены приказы о назначении на новую должность руководителей (генерального директора, директоров структурных подразделений, главного бухгалтера, начальника производства и т. д.).
Все кадровые документы имеют различные сроки хранения, поэтому документы после исполнения должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел (внутри дела документы тоже систематизируют по определенным признакам), это позволяет хранить документы, обеспечивать сохранность, систематизацию, учет документов, оперативно находить необходимый документ, осуществлять быструю передачу дел на архивное хранение. При формировании дел нужно сразу проверять правильность оформления документов Ц наличие визы согласования, подписей, регистрационных номеров, отметки работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.
Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего нужно проверить наличие заверенной копии приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек. Проводя ревизию трудовых книжек и вкладышей к ним, надо убедиться, что все они зарегистрированы в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все книжки есть в наличии и все записи в них внесены (на основании соответствующих приказов). В личных карточках работников должны быть продублированы записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении , а рядом стоять подписи работника в том, что он с этими записями ознакомлен. Трудовые книжки и вкладыши к ним должны храниться все вместе в несгораемом сейфе. Работа с трудовыми книжками должна вестись в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
IV. Кадровый аудит и оформление отчетов
В заключение комиссия, которая проводит кадровый аудит составляет отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализирует, достигнуты ли цели проверки, фиксирует выявленные недостатки, прописывает меры, которые следует предпринять, делает выводы.В случае передачи дел по кадровому делопроизводству от одного лица другому комиссия дополнительно составляет акт о приеме-передаче дел. В акте фиксируется, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты, составляется опись передаваемых дел. К акту прилагаются перечень трудовых книжек (указывается фамилия, имя, отчество владельца, а также серия, номер трудовой книжки и вкладыша), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т. д.
Таким образом, мы рассмотрели алгоритм проведения очень важной и ответственной процедуры Ц аудит кадрового делопроизводства . В дальнейшем мы будем продолжать разбирать многие аспекты, касающиеся организации работы кадровой службы. В частности, более подробно поговорим о том, как провести процедуру приема-передачи дел и грамотно составить соответствующий акт .
Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)
| Наименование программы | Описание программы | Объём программы
|
"Отдел кадров бюджетного учреждения", 2008, N 6
Аудит кадрового делопроизводства
Кадровая документация любого предприятия должна вестись в установленном законом порядке. Она не только используется в работе отдела кадров, но требуется и сотрудникам бухгалтерии для расчета заработной платы, премиальных, отпускных. Кадровые документы может проверить трудовая или налоговая инспекция, они могут понадобиться самим сотрудникам для представления в Пенсионный фонд или для получения предусмотренных законодательством льгот.
Аудит кадрового делопроизводства направлен на проверку соответствия ведения последнего в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений. В данной статье мы расскажем, в каких случаях нужно проводить данный аудит, кто его проводит, как правильно оформить его результаты.
Случаи проведения аудита кадрового делопроизводства
Аудит кадрового делопроизводства (далее - аудит) можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.:
При смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
При увольнении обиженного работника (не согласен с формулировкой увольнения, лишен премии и т.д.) и его обращении в трудовую инспекцию;
При смене руководителя организации;
При изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
При изменении системы оплаты труда;
При массовом высвобождении работников.
Кто проводит аудит
Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации. В последнем случае аудит проводят профессиональные аудиторы, прошедшие экзамен и получившие аттестат. Аудит кадрового делопроизводства может проводить специалист, знающий требования законодательства РФ, а также обладающий профессиональной компетентностью в области трудового права и кадрового делопроизводства. В настоящее время проведение данного вида аудита зачастую поручают сторонним организациям. В этом случае специалисты проверяют кадровую документацию и представляют отчет с указанием выявленных нарушений и рекомендациями по их устранению.
Аудит можно провести и своими силами. В качестве специалиста могут выступать начальник отдела кадров, юрист, а при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в комиссию можно включить и прежнего работника, и нового и таким образом осуществить передачу дел.
Этапы проведения аудита кадрового делопроизводства
1. Организационный этап.
2. Определение перечня подлежащих проверке документов.
3. Сверка документов.
4. Проверка кадровой документации.
5. Оформление отчетов по кадровому аудиту.
Рассмотрим каждый этап более подробно.
На первом, организационном, этапе необходимо:
Определить цели и задачи проведения кадрового аудита;
Сформировать комиссию, в которую желательно включить начальника отдела кадров, главного бухгалтера, юриста;
Определить сроки проведения аудита (законом не установлено, зависит от количества сотрудников организации и может варьироваться от нескольких дней до одного - двух месяцев);
Издать приказ о проведении аудита кадрового делопроизводства.
Далее необходимо определить перечень документов, подлежащих проверке. Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим, основываясь на том, в какой отрасли действует предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации. К обязательным документам относятся:
Трудовые договоры (ст. ст. 56, 67 ТК РФ);
График отпусков (ст. 123 ТК РФ);
Штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ). Хотя обязательность данного документа законом не установлена, необходимость его ведения была обоснована в N 1 нашего журнала за 2008 г.;
Трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обязательность ведения данных книг указана в разд. VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Постановление N 225). Формы книг утверждены Приложениями 2, 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек";
Табель учета рабочего времени. Рекомендуемая форма табеля утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1). Однако согласно п. 2 данного Постановления форма табеля учета рабочего времени не распространяется на бюджетные учреждения. Вместе с тем ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Поэтому табель обязателен для ведения в каждой организации, а его форма может быть установлена на уровне ведомств;
Личные карточки формы N Т-2 и N Т-2ГС(МС) ("Личная карточка государственного (муниципального) служащего"). Утверждены также Постановлением N 1. Обязательность ведения данного документа следует из п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225. В частности, указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике;
Приказы по личному составу (приказ о приеме работника на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении (расторжении) трудового договора, о направлении в командировку, о поощрении). Формы указанных унифицированных форм первичной учетной документации утверждены Постановлением N 1. Согласно п. 2 рассматриваемого Постановления данные формы распространены на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ;
Личные дела сотрудников. Необходимость их ведения установлена ведомственными нормативными актами. В качестве примера можно привести ст. 24 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ "О службе в таможенных органах Российской Федерации", согласно которой прохождение службы в таможенных органах отражается в личном деле сотрудника таможенного органа. Личное дело сотрудника таможенного органа ведется кадровой службой таможенного органа и при переводе указанного сотрудника направляется по новому месту службы. Порядок ведения личных дел сотрудников таможенных органов определяется руководителем Федеральной таможенной службы. Схожая норма содержится в ст. 41.2 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 "О Прокуратуре Российской Федерации". В частности, указано, что личное дело прокурорского работника содержит сведения об указанном работнике, о прохождении им службы в органах и учреждениях прокуратуры, повышении квалификации. Порядок ведения личных дел прокурорских работников устанавливается Генеральным прокурором Российской Федерации, а работников Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации - Председателем Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации. В настоящее время действуют и иные ведомственные нормативные акты, устанавливающие необходимость ведения личных дел сотрудников;
Локальные нормативные акты. Статья 8 ТК РФ устанавливает право работодателей принимать не противоречащие действующему законодательству и не ухудшающие по сравнению с ним права работников локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. Среди них можно выделить: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), инструкцию по охране труда (п. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ), положение о защите персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ), положение об оплате труда и премировании, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ), и др.
Также, если это требуется по условиям труда, в организации могут вестись следующие документы:
Коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);
Должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;
График сменности;
Договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
Положение об охране коммерческой тайны;
Положение об адаптации работников;
Положение о порядке прохождения испытательного срока;
Положение о проведении аттестации работников.
Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:
Журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемого на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);
Журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы - прием, перевод, увольнение и т.д. либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;
Журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора.
Это далеко не полный перечень требуемых для учета кадровых журналов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов медицинского и пенсионного страхования и др.
Рекомендуемые формы указанных журналов закон не устанавливает, поэтому на каждом предприятии они разрабатываются в свободной форме. Обязательным является то, что все страницы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью организации и подписью руководителя организации или ответственного за ведение кадровых документов лица.
Когда определен перечень необходимых документов для полноценного кадрового учета, проводится сверка документов, представляющая собой процесс сопоставления имеющихся в учреждении документов и требуемых. Это можно оформить в виде таблицы.
|
Перечень необходимых |
Документ |
Документ |
Примечание |
|
Штатное расписание |
|||
|
График отпусков |
|||
|
Положение об оплате |
В связи с изменением трудового |
||
|
Трудовые договоры |
Недостающие сведения внести |
||
|
Журнал по учету |
Разработать форму журнала |
||
|
Журнал ознакомления |
|||
После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства. Приказы по основной деятельности должны храниться отдельно от приказов по личному составу. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.
Особое внимание следует уделить проверке трудовых книжек. Во-первых, в учреждении должен быть приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек лица. Далее необходимо сверить, все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Записи в трудовых книжках должны быть внесены на основании соответствующих приказов, не может быть подчисток, помарок. Все записи должны быть продублированы в личной карточке работника формы N Т-2 и заверены подписью работника. Хранить трудовые книжки и вкладыши к ним нужно в несгораемом сейфе.
Заключительный этап кадрового аудита - оформление отчета о его проведении. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.
При смене работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, необходимо составить акт приема-передачи дел и отметить в нем, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты. К акту прилагается перечень трудовых книжек (с указанием Ф.И.О. владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т.д.
Н.Н.Булыга
Редактор журнала
"Отдел кадров
бюджетного учреждения"
Подписано в печать
Аудит кадровых документов своими силами
Кадровые документы – эта та часть деятельности по управлению персоналом, где порядок должен быть всегда.
Ведение кадровых документов в соответствии с установленными правилами обеспечивает компании защиту от штрафов проверяющих органов и от трудовых споров с работниками. Кадровый аудит включает в себя экспертную оценку правильности ведения кадрового документооборота, включая анализ текста конкретного документа на соответствие его требованиям трудового законодательства и оценка рисков наложения санкций при проведении проверок и в случае трудового конфликта. Кадровый аудит определит, каких документов в отделе персонала пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения.
Когда необходима проверка?
Обычно компании проводят проверку состояния кадровых документов в следующих случаях:
Так же кадровый аудит можно предложить компаниям, которые планируют оптимизировать работу с кадровыми документами компании, и которым в настоящий момент времени необходима оценка текущего состояния и рекомендации по дальнейшей работе.
Одну из проблем которую решает кадровый аудит, это уменьшение рисков, связанных с нарушением действующего трудового законодательства. Поэтому обычно кадровый аудит, прежде всего, направлен на уменьшение влияния «повышенных зон рисков».
Кто и как?
Кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Опытные специалисты проведут комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок, а в дальнейшем помогут в восстановлении кадровой документации. Надо отметить важное преимущество проведения аудита силами стороннего провайдера – это непредвзятость заключения о состоянии кадрового учета на предприятии.
Также кадровый аудит может быть реализован собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в компании, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки и способ проверки.
Проверку можно проводить выборочно (определенное количество должностей, подразделений и все кадровые документы по ним) или путем сплошной (тотальной) проверки. Во многом вид проверки зависит от количества работников в организации, целей, задач и поставленных сроков.
В отдельный список необходимо вынести особую категорию работников, которые имеют условия трудового договора и условия работы, отличные от других и кому, согласно законодательству и локальным актам предоставляются какие-либо льготы, надбавки, компенсации и т.п. Документацию данных работников необходимо проверить более внимательно.
Составляем план проверки.
Сотрудник, участвующий в аудите, должен понимать всю значимость и последствия процесса. Для начала необходимо разработать план, составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Далее произвести сверку – что есть и как должно быть, чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы.
На практике для проведения кадрового аудита своими силами необходимо:
1. составить план проверки;
2. составить список всех работников, разбить их по должностям и структурным подразделениям;
3. определить перечень нормативных документов, обязательных и дополнительных для данной компании;
4. определить перечень кадровых документов для проверки (к примеру, компания «Орион» определила для себя следующий список, подлежащих проверке: (пример 1))
Пример 1
5. одготовить форму проверочного листа (пример 2), в которую будут вноситься данные по нарушениям, отсутствию документов и сроки для исправления существующих документов или создания недостающих документов.
Составление перечня обязательных нормативно-правовых актов, применяемых в организации и перечня локальных нормативных актов компании - это важный этап в ходе проверки, поскольку соответствие ведения кадрового учета законодательству и является основным критерием ведения кадрового учета в компании для специалиста отдела персонала.
В список обязательных нормативно-правовых актов следует включить:
При анализе внутренних локальных нормативных актов необходимо обратить внимание на оформление, принятие, утверждение, содержание и ознакомления с ними работников.
В список обязательных локальных нормативных актов компании
В список необязательных (рекомендуемых) локальных нормативных актов компании (на основании ст.5 ТК РФ) следует включить:
Проверка наличия трудовых книжек и правильности их ведения, наличия книги учета движения трудовых книжек и вкладышей, наличия бланков трудовых книжек и вкладышей, а также приказа о назначении ответственного работника за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек обязательно должна входить в зону проверки кадровой документации. Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Книги регистрации приказов по личному составу проверяются совместно с приказами на предмет корректного внесения информации и отсутствию пропусков в регистрации.
Подводим итоги
В заключение составляется отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализируются, достигнуты ли цели проверки, фиксируются выявленные недостатки, прописываются меры, которые следует предпринять, делаются выводы (пример 4).
По окончании проверки при наличии недостающих или некорректно созданных документов необходимо установить срок, в который эти документы будут созданы или исправлены, р азработать план по исправлению найденных нарушений (пример 5) .
Материал размещен на сайте HRM.RU
Мне предстоит повышение – перевод в отдел кадров в филиале нашей организации. Я немного нервничаю – дело ответственное, хочется избежать возможных ошибок и осложнений. Начать работу на новом месте я планирую с проведения проверки кадрового делопроизводства. Подскажите, пожалуйста, как это правильно сделать.
Прежде чем разбирать «секреты» внутреннего кадрового аудита нужно понимать, для каких целей вы его будете проводить.
Как правило в подобных вашей ситуациях проверка кадрового делопроизводства нужна для того, чтобы определить, соответствует ли кадровая работа в филиале требованиям трудового законодательства и локальных нормативных актов компании. Цель такой проверки – устранение возможных рисков компании, связанных с ошибками при оформлении кадровой документации. Поэтому ваше желание начать работу именно с внутреннего аудита правильное.
Чтобы иметь правовое основание для внесения исправлений, корректировки недочетов в кадровых документах, которые могут быть выявлены в ходе проверки, необходимо придать ей официальный статус. Поэтому последовательность действий при проверке будет следующей:
Этап 1. Издание приказа
В нем необходимо указать:
- цели и задачи проверочного мероприятия;
- членов комиссии. В ее состав могут войти специалисты компании, обладающие знаниями в области трудового права и делопроизводства;
- срок проведения проверки и период, за который она будет осуществляться;
- срок представления отчета (акта) по полученным результатам.
Наша справка
Сверка документов – сравнение, сравнивание, пунктировка, рекапитуляция, отождествление, сличение, сопоставление, проверка документов
Этап 2. Ознакомление с приказом всех заинтересованных лиц, в том числе руководителя филиала
Этап 3. Проведение сверки документов
Следующим этапом проверки может стать сверка документов (того, что есть, с тем, что должно быть в наличии), которая проводится для восстановления в дальнейшем всех необходимых кадровых документов.
Помочь в этом может локальный нормативный акт, регламентирующий кадровый документооборот в филиале компании.
Таким нормативным актом могут быть Положение или Инструкция по кадровому делопроизводству в компании либо общая Инструкция по делопроизводству, включающая раздел по кадровому делопроизводству, в том числе в филиале. Это не обязательный документ, но его наличие регламентирует порядок ведения кадрового делопроизводства в филиале компании.
В филиале должен быть в наличии полный комплект обязательной кадровой документации. К нему относятся:
1. Локальные нормативные акты.
В каждом филиале должны быть следующие локальные нормативные акты:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о защите персональных данных;
- положение об оплате труда;
- положение о стимулирующих надбавках;
- положение о командировках;
- инструкции по охране труда.
При этом некоторые из них могут быть утверждены в целом для компании. В этом случае они будут распространяться и на филиалы. В таком случае в филиале должны быть в наличии надлежащим образом заверенные копии этих документов. Применительно к штатному расписанию – присланная из головного офиса заверенная выписка из штатного расписания компании, относящаяся к деятельности филиала.
Имейте в виду
Заверить копии локальных актов, утвержденных в целом по организации может кадровик компании. Полномочия на это могут быть зафиксированы в его должностной инструкции, трудовом договоре и (или) приказе.
2. Штатное расписание.
3. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним.
4. График отпусков.
5. Приказы по основной деятельности (о приеме на работу руководителя филиала, об утверждении штатного расписания и др.).
6. Приказы по личному составу (о приеме, переводе, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора, направлении в командировку, поощрении работника).
7. Табель учета рабочего времени.
8. Трудовые книжки, книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
9. Журналы учета:
- прохождения инструктажа по охране труда и технике безопасности;
- мероприятий по контролю.
Кроме того, сверке подлежат также документы, которые являются обязательными для организации при определенных условиях, перечисленные в таблице .
| Документ | Условие, при котором является обязательным для компании |
| Коллективный договор | Если он заключен |
| Должностные инструкции | Если должностные обязанности не включены в содержание трудовых договоров либо в тексте трудового договора имеется ссылка на должностную инструкцию |
| Перечень должностей сотрудников с ненормированным рабочим днем | Если такие имеются в организации |
| График сменности | Если в организации введена сменная работа |
| Положение об охране коммерческой тайны | Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны |
| Договоры о коллективной материальной ответственности | Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность, утвержденным постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85 |
| Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности |
Если в организации работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами согласно Перечню должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденному постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85 |
Этап 4. Проверка содержания кадровой документации
Итак, после того как будет определено, какие документы в отделе кадров пока отсутствуют, но должны появиться, какие следует доработать и какие можно оставить без изменения, важно обратить внимание на качество документов, а именно на правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства и юридическую грамотность. Подробное рассмотрение требований к каждому документу – тема не для одной статьи, в этом материале мы остановимся лишь на некоторых моментах, о которых, к сожалению, кадровики чаще всего забывают.
1. Полномочия руководителя
За руководителем филиала должны быть документально закреплены полномочия по приему и увольнению работников. Это может быть отражено в трудовом договоре и (или) доверенности.
Если такие полномочия не закреплены надлежащим образом, то действия руководителя филиала по приему и увольнению сотрудников филиала могут быть признаны незаконными.
2. Порядок ведения трудовых книжек
Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего, нужно проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек.
При ревизии трудовых книжек необходимо убедиться, что все они зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все книжки имеются в наличии и все записи в них внесены на основании соответствующих приказов.
Трудовые книжки и вкладыши должны храниться в несгораемом сейфе.
3. Личные карточки
В личных карточках работников должны быть продублированы записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и увольнении, а рядом стоять подписи работников, свидетельствующие о том, что они ознакомлены с этими записями.
4. Журналы регистрации
Важный момент кадровой проверки – ревизия журналов регистрации. Все кадровые операции должны фиксироваться в специальных журналах (книгах) учета.
К обязательным журналам отдела кадров относятся:
- журнал регистрации приказов по личному составу (согласно перечню, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558);
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
- журнал учета проверок.
Обязанность ведения этого журнала установлена ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». В таком журнале контролирующие органы делают запись о проведенной проверке. Типовая форма журнала утверждена приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141.
Наша справка
Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов, в том числе по учету труда и его оплате, должны быть утверждены руководителем компании по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты следует утверждать в составе бухгалтерской учетной политики, т. е. в филиале должны использоваться формы первичных учетных документов, утвержденных руководителем компании.
Кроме того, отдел кадров может использовать и другие журналы регистрации. Например, журналы регистрации:
- трудовых договоров;
- личных карточек;
- отпусков;
- направления в командировки;
- учета листков нетрудоспособности;
- выдачи справок;
- проверок состояния воинского учета;
- прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и пр.
Допустимо использовать как утвержденные, так и самостоятельно разработанные формы таких документов, но оформление журналов должно быть единым: листы пронумерованы, журнал прошнурован, скреплен сургучной печатью или опломбирован и заверен руководителем организации.
Конкретный перечень журналов регистрации, которые ведутся в отделе кадров филиала, должен быть приведен в разделе «Номенклатура дел компании», содержащем список дел и журналов учета, в том числе в филиале.
Этот этап наиболее продолжительный по времени. Так как проверке, как правило, подлежит большой массив документов, мы рекомендуем ее результаты свести в таблицу (фрагмент) :
Этап 5. Оформление акта (отчета) по результатам проверки
Акт (отчет) по результатам проверки может быть составлен в произвольной форме в виде документа, содержащего описательную часть, выводы и рекомендации (пример 2) , а также таблицу выявленных в ходе проверки проблем и нарушений и рекомендации по их устранению с указанием ответственных лиц и сроков, оформленную в виде приложения к акту (отчету).
Кроме того, в акт (отчет) по результатам проверки могут быть включены:
- анализ наличия кадровых документов согласно трудовому законодательству;
- анализ соответствия оформления документов требованиям трудового законодательства;
- оценка содержания внутренних локальных нормативных актов организации;
- анализ кадровых процедур на соответствие требованиям законодательства;
- анализ соответствия документов требованиям архивного законодательства;
- ссылки на конкретные статьи нормативных актов, по которым у компании есть нарушения;
- оценка рисков: какие нарушения могут привести к возникновению трудовых споров или штрафным санкциям со стороны проверяющих органов;
- рекомендации по исправлению ошибок в кадровом делопроизводстве;
- рекомендации по расстановке приоритетов в дальнейшей работе с кадровыми документами.
Пример 2. Акт по результатам проверки кадрового делопроизводства в филиале компании (фрагмент)
Резюме
Если вы решили провести внутренний аудит кадровых документов, легализуйте это мероприятие, проверьте документы на наличие, а затем на ошибки. В результате – акт.
Второй – исходящая информационно-справочная документация:
- ответы на входящие запросы;
- инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).
Третий – внутренняя информационно-справочная документация:
- внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);
- другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).
Учет информационно-справочных документов Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).
Приказ о проведении аудита кадровой документации (образец заполнения)
Фактически отработанное работниками время фиксируется в табеле учета рабочего времени. Положение о направлении работников в командировку (или соответствующий раздел в ПВТР).
Казалось бы, все вопросы урегулированы Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (в ред. от 29.07.2015) и рядом других подзаконных нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы командировок. Однако, согласно ч. 4 ст. 168 ТК РФ, иметь коллективный договор либо ЛНА, регламентирующий порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, обязаны все негосударственные работодатели.
Компенсация расходов, которые сотрудники несут во время командировки, может быть принята в качестве затрат организации, согласно Налоговому кодексу РФ, только если это указано в коллективном договоре либо ЛНА.
Приказ о проведении кадрового аудита (образец заполнения)
Организационные документы К организационным документам, в частности, относятся: Распорядительные документы К распорядительным документам относятся:
- приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами;
- документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (личные карточки, личные дела).
Подготовка организационных и распорядительных документов При подготовке организационных и распорядительных документов используйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. При этом допускается оформление документов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают все кадровые операции (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т.
д.).
Основными из них являются: — Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек); — Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция по заполнению трудовых книжек); — Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1); — Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»; — Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»; — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Порядок проведения внутреннего кадрового аудита
Внимание
В таком журнале контролирующие органы делают запись о проведенной проверке. Типовая форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141.
Помните, что журнал должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя. 10. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (приложение № 2).
Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (приложение №3). Обязанность ведения этих журналов установлена Порядком учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г.
№ 739н. 11. Локальные нормативные акты.
Проверяем документацию кадрового подразделения
Важно
В случае аудита кадровой документации при смене руководства кадровой службы или специалиста по кадровому делопроизводству к заключению дополнительно нужно составить акт приема-передачи дел, приложением к которому будет перечень трудовых книжек (с указанием Ф.И.О. владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)). В заключение отметим, что при периодическом проведении аудита кадровой документации у работодателя есть возможность избежать санкций со стороны контролирующих органов — штрафов, приостановления деятельности организации, уголовной ответственности.
Кроме того, если аудит проводится собственными силами, у кадровых работников появляется возможность повысить свой профессиональный уровень, обнаружив и исправив собственные ошибки. Также, назовем основные нормативные акты, которыми необходимо руководствоваться при проверке кадровой документации.
Проводим внутренний кадровый аудит
Разовые кадровые аудиты проводятся либо новым должностным лицом, принимающим дела, либо с привлечением внешних специалистов. Можно заключить договор на оказание услуг со специалистом либо с организацией, специализирующейся на проведении кадрового аудита.
С чего начинать проведение внутреннего кадрового аудита? Необходимо проверить наличие (отсутствие) ЛНА у работодателя и соответствие их нормативным требованиям. У любого работодателя, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, обязательно должны быть в наличии ЛНА.
РИСКИ, ВОЗНИКАЮЩИЕ ПРИ ОТСУТСТВИИ ТЕХ ИЛИ ИНЫХ ЛНА Положение об оплате труда Этот документ не является обязательным ЛНА работодателя. Для начисления заработной платы достаточно иметь трудовые договоры с работниками и соответствующие приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу и т.
п.). Однако ст.
Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать. Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3) Таблица 3 Сверка документов Документ есть Документ отсутствует Правила внутреннего трудового распорядка Положение о защите персональных данных Положение о премировании Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка Положение об оплате труда Положение о премировании Штатное расписание График отпусков … … Экспертиза документов После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства.
Приказ о проведении кадрового аудита образец
Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Единый перечень документов, которые инспекция может запросить у организации, законодательством не установлен. Список таких документов определяется индивидуально для каждого случая проверки в зависимости от целей ее проведения и отражается в распоряжении (приказе) о проведении проверки (п.
8 ч. 2 ст. 14 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). В частности, трудовая инспекция может запросить:– учредительные документы организации, а также приказы, подтверждающие полномочия ее должностных лиц;– трудовые договоры с сотрудниками;– личные карточки сотрудников;– штатное расписание;– трудовые книжки сотрудников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек;– приказы по кадрам (прием, перевод, отпуск, увольнение и т.
Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям. В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами.
Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит. После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.
Назначить ответственным за проведение аудита кадровой документации заместителя генерального директора по общим вопросам Мишина Г.С. 5. Назначить лицом, уполномоченным взаимодействовать с консалтинговой компанией ООО «Бест Консалт» по вопросу проведения аудита кадровой документации, начальника отдела кадров Давыдова А.М. 6. Начальнику канцелярии Кругловой М.С. выдавать по запросу руководителя рабочей группы Давыдова А.М. документы по личному составу для проведения аудита в соответствии с инструкцией по делопроизводству ЗАО «Цветы России» согласно утвержденному графику проведения аудита. 7. Обязать членов рабочей группы выдавать документы, содержащие персональные данные работников, с соблюдением правил, установленных положением о порядке работы с персональными данными работников ЗАО «Цветы России». Генеральный директорК.А.
ТК РФ установлено требование, согласно которому системы оплаты труда у данного работодателя устанавливаются или коллективными договорами, соглашениями, или ЛНА. Следовательно, система оплаты труда (даже такая простая, как чисто окладная) должна фигурировать в коллективном договоре либо в ЛНА: ПВТР (в разделе «Оплата труда работников») или самостоятельное Положение (когда система оплаты труда более сложная). При наличии премиальной системы оплаты труда Положение об оплате труда и премировании работников является документом, регламентирующим:
- принципы формирования системы оплаты труда;
- порядок расчета денежного вознаграждения за труд;
- критерии и процедуру оценки труда.
Говоря об оплате труда работников, следует обратить внимание на расчетные листки по заработной плате.