Регистър на персонала. Примерен регистър на заповедите за персонал

Документацията на персонала изисква от служителя да бъде точен и точен. За да анализирате документи - всичко това изисква дълбока концентрация и спазване на правната рамка. Документацията на персонала е основата, на която стои цялото производство.

Поради всичко по-горе, регистрите на персонала обикновено подлежат на чести прегледи от съответните организации. Степента, в която документите за персонала са съставени правилно, определя нейната правна сила.

Всеки служител на компанията пряко зависи от това колко точно е съставен в документацията за персонала. Докато документацията не бъде надлежно регистрирана, тя всъщност не съществува.

Регистърът на заповедите за персонал е подобен на други подобни списания

Служителите на отдела за персонал обикновено трябва да водят поредица от дневници, където регистрират различни поръчки. Например в едно списание дейностите на организацията се показват в поръчки. А другата съдържа само заповеди за персонал. Има и списания, които описват ваканции или.

Обикновено журналите за регистрация на поръчки са подобни един на друг поради наличието на стандартни колони. Сред тези графи трябва да има резервни, които да се попълват от съответните работници, когато е необходимо.

Законът не предвижда единен формуляр за всички регистрационни списания. Затова по-долу представяме нашата извадка от такова списание. Но предприятието има право да разработи своя собствена форма на дневника за регистрация на поръчки.

Ред на регулиране

Дейността на компанията включва формирането на редица документи, чийто списък е одобрен със заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25.08. 2010 г. № 558. Основната разпоредба на този регулаторен документ предписва задължителното съществуване на срокове за съхранение на кадровата документация.

Например, регистрите на различни поръчки за служители на предприятието трябва да се съхраняват за два периода: на 5 и 75 години. Тъй като има 2 различни термина, отделът за персонал трябва да води 2 такива журнала наведнъж.

Поръчките могат да бъдат номерирани в произволен ред, тъй като правната рамка не дефинира този ред. В същото време съществува Стандартна инструкция за управление на архивите, одобрена от Федералния архив (заповед № 68 от 27.11.2000 г.), според която заповедите трябва да се номерират по ред в рамките на една календарна година. Също така, съгласно тази инструкция, специалистите са длъжни да номерират отделно поръчки за дейностите на предприятието и поръчки, свързани с.

Счетоводството на персонала изисква изключителна точност от специалисти, които поддържат документация. Трябва да знаете как да водите дневник на различни договори (например трудови договори). Ако има нужда от тристранни договори за цесия, тогава те обикновено трябва да бъдат сключени с банкови компании.

Има ли нужда от управление?

Дневниците се съхраняват 5 или 75 години

Както вече казахме, със заповедта на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август 2010 г. № 558 се предписва необходимия период, през който е необходимо да се съхраняват регистрите за регистрация на документация по поръчки във връзка с всички дейности на организацията. Въз основа на това става очевидно задължителното поддържане на регистрационните регистрационни файлове.

Писмено или по електронен път?

Регистърът може да се води по електронен път. Правната рамка не предвижда специална форма на документация за поръчка, която освен това има специални резерви относно нейното изпълнение. Под последното имаме предвид фърмуера на списанието, отпечатан сертификат или номерация.

В случаите, когато регистрационните регистрационни файлове се генерират в програмата 1C, номерирането на поръчките се извършва от само себе си. И тогава поддържането на описаната документация в писмен вид не е задължително.

Разновидности на дневниците за регистрация на поръчки и техните примери

Към днешна дата следният списък с регистрационни списания е от значение за компаниите:

наемане на работа, уволнение или преместване на служители;
при командироване на служители;
дневници за ваканция;
относно дисциплинарни наказания или поощрителни мерки.

Как да работим с дневника

Много предприятия отдавна преминаха към електронна документация.

Основните етапи на работа по поддържането на регистрационните дневници са както следва:

компетентно изграждане на офис работа;
поддържане на документация, свързана с дейността на стопанската и административната част;
сигурно съхранение на фирмени документи.

Всъщност процесът на работа в офиса е старателна работа, в която голяма роля играят голям брой специалисти на организацията. Процесът на документооборота и неговото формиране са пряка отговорност на отдела за управление на офиса на компанията.

Но канцеларският отдел е доста неясно понятие, тъй като неговите задължения обикновено се изпълняват или от общата служба, или се възлагат на офиса, което зависи от размера на предприятието.

Ако организацията не е голяма, тогава работата в офиса обикновено е отговорност на секретаря. В самото начало на работата специалистът трябва да разработи общи инструкции за работа с документи. Най-добре е разработените инструкции да се документират официално.

В момента най-често предприятието разработва самостоятелно работа с документи. Поради тази причина правните актове не предписват реда за деловодство, а имат само съвещателен характер.

За оптималното формиране на процеса на работния процес трябва да имате следните основни документи:

инструкции за работа в офиса. Този документ е местен акт. Той отразява целия ред на работа, свързан с документацията, която се извършва в рамките на организацията. Ако компанията в момента няма готови правила за работа с документи, тогава писането на инструкции губи своята актуалност. И тогава е целесъобразно за неопределено време да се използват съществуващите разпоредби.
номенклатура на делата. Необходимият организиран списък с документация съдържа установените срокове, в които тя трябва да се съхранява. Необходимо е да се определи по-нататъшното движение (прехвърляне в архива или изхвърляне).

Моля, имайте предвид, че дневникът съдържа заповеди относно служителите на предприятието. Заглавната страница на регистрационния журнал трябва да посочва пълното дословно име на това списание. Такова име трябва да се пише само с главни букви. Името на документа трябва да бъде последвано от пълното име на организацията.

Ако организацията е голяма, броят на регистрите трябва да съответства на броя на службите или отделите, участващи в процеса на водене на записи. Датата на регистрация на регистрационния журнал също трябва да бъде посочена на заглавната страница.

Дневникът трябва да бъде зашит, номериран, след това предоставен за подпис и печат от администрацията на компанията. Особено добре е документацията за поръчката да е подпечатана с номериран печат (моля, имайте предвид, че печатът няма да се счита за валиден, ако номерът му не е вписан в дневника).

Кой е отговорен?

Конкретен служител е отговорен за поддържането на дневника

Основната работа на предприятието се регулира преди всичко от неговия ръководител, представляван от директора. Той от своя страна възлага отговорността за заповедите и заповедите на ръководителите на отдели.

Понякога задачите на организацията са сложни. В този случай директорът създава специална комисия, която включва специалисти в различни области.

Поръчките трябва да бъдат разделени на разновидности в зависимост от това дали са основни или оперативни. Опция за класификация на поръчката:

Поръчки за основната работа на предприятието. Заповеди от това ниво се издават заедно с други задачи от основната дейност на предприятието.
Заповеди на администрацията.
Поръчките по тази класификация трябва да се записват и съхраняват отделно. Това се дължи на установените срокове на задържане. Заповедите за работата на администрацията трябва да се съхраняват 5 години, докато документите, регламентиращи основната дейност на предприятието, са на постоянно съхранение. Регистрационните книги са вид документация, която е предназначена само за вътрешно ползване. Никой няма право да го прехвърля на служители на предприятия на трети страни без ръководителя на компанията.
Запознаването със записите в регистрационния дневник трябва да става само в присъствието на лицето, отговорно за този дневник. Ръководителят на предприятието редовно проверява регистрационния дневник, за да контролира и оценява работата на деловодството.

Служителят, отговорен за воденето на дневника на заповедта, е длъжен да го съхранява при себе си. Когато дневникът приключи, отговорното лице трябва да го отбележи на гърба.

Задължителни артикули

Дневник за регистрация на заповеди за персонал: попълване

Както беше посочено по-горе, законодателството не предвижда специална форма на регистъра на поръчките. Експертите обаче дават препоръки относно основните раздели на списанието, които могат да се използват. Например:

сериен номер,
дата на поръчка,
Номер на поръчка,
основното съдържание на поръчката,
служител,
Номер на персонала,
основа на поръчката.

Примерни резервни колони:

който е подписал заповедта
който изпълнява заповеди
където е изпратена поръчката
разписка за получаване, дата,
бележка за посоката към случая и т.н.

Понякога се изисква колона "Бележки". След това трябва да се направи следната бележка: „вписване № ……………… в колона № ………… не е валидно.” След това се прави нов запис.

Образец за попълване на дневника за поръчки за персонала на предприятието

Регистрационните дневници трябва да се съхраняват в продължение на 75 години в съответствие със заповедта на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август 2010 г. № 558.

Такива регистрационни файлове трябва да съдържат заповеди от следното естество:

относно наемането;
за комбиниране на професии;
за повишаване на квалификацията;
за промяна на името на служител;
за дълги пътувания.
относно стимулите на персонала;
относно празниците
на смяна;
относно превода;

В продължение на 5 години трябва да се съхраняват дневници, съдържащи следните заповеди:

относно задължението,
за обучение и редовни почивки,
за кратки командировки,
относно дисциплинарните наказания

Как да регистрирате поръчки със задна дата

Регистърът на заповедите за персонал е един от документите за организацията на управлението на кадровата документация

Регистрирането на поръчки със задна дата е изключено поради факта, че регистрационните дневници трябва да бъдат номерирани, зашити и запечатани. Но в предприятията често има случаи на нарушаване на процедурата по регистрация, тъй като възникват ситуации, в които и служителят, и администрацията представляват интерес.

Има два приемливи начина за заобикаляне на поръчката за регистрация:

Метод първи. Ако офисът не е извършил последваща регистрация на поръчки, тогава поръчката може да бъде записана със задна дата.
Метод втори. Ако е извършена последваща регистрация, тогава до ръководителя на организацията се пише бележка, която описва текущата ситуация. Поръчката се регистрира по текущия номер. На практика такава заповед се издава по дроб 11/1-P (или под какъвто и да е индекс, индексното писмо няма юридическа сила.). Този вариант е по-благоприятен в случай на контрол от съответните органи.

Специално внимание е редът, в който се коригират грешките. Ако се появят, трябва изцяло да се заменят само онези документи, които не се припокриват с документи, които не могат да бъдат заменени.

Регистрирането на документи със задна дата трябва да бъде съизмеримо с преобладаващите ситуации. Например възниква злополука със служител извън предприятието и запознаването със заповедта и подписът на този служител се регистрират със задна дата. Подобен факт само ще привлече вниманието на ръководните органи.

Следното видео ще ви запознае с често срещаните грешки в работата в офиса на персонала:

Посоченият дневник трябва да се съхранява в предприятието непременно, тъй като ви позволява да оптимизирате работата с административни документи по основната дейност на предприятието, включително:

оценка на общия брой регистрирани поръчки от този тип;
извършват бързо търсене на конкретен административен документ;
записва факта на издаване на заповед, за да може да потвърди нейната законна сила в бъдеще.

Освен това законът директно установява това задължение за организацията (виж параграф "а" на член 258 от Списъка на типичните управленски архивни документи, одобрен със заповед на Министерството на културата на Русия от 25 август 2010 г. № 558, по-долу - Списък № 558).

Като общо правило такива трупи подлежат на постоянно съхранение в организацията. В други случаи, когато съдържащата се в тях информация може да се използва за научни и справочни цели, такива списания се предават за съхранение в държавния архив.

Формуляр на регистъра на поръчките за основна дейност

Законодателството не предвижда единна установена форма на такова списание, следователно всяка организация има право да разработва и одобрява съдържанието и формата си въз основа на собствените си нужди.

Приемливо е да се поддържа на хартиен носител или в електронен вид.

В първия случай е необходимо правилно да номерирате страниците на списанието, да го зашиете и да го запечатате с печата на организацията. Освен това върху фърмуера се прилага специален стикер, който показва:

броят на зашити листове;
длъжност и пълно име удостоверяващо лице (обикновено това е ръководителят на организацията или друг служител, назначен със заповед).

Също така върху такъв стикер трябва да има подпис на отговорното лице. Печатът на организацията, закрепващ сертификационния надпис, трябва да стои върху него поне една трета.

Ако списанието се води в електронен вид с помощта на специализирани програми или бази данни, тогава няма нужда да го дублирате на хартиен носител, ако такова изискване не е записано в местните разпоредби на организацията. Основното е, че такъв документ се поддържа в предприятието и се спазват сроковете за неговото съхранение, което е установено от изискванията на закона (вижте клауза 2.30 от Правилата за организация, съхранение, придобиване ..., одобрени от Заповед на Министерството на културата на Русия от 31 март 2015 г. № 526).

Примерен дневник за регистрация на поръчки за основна дейност

По подразбиране такъв дневник се съхранява под формата на таблица, съдържаща следните колони:

пореден номер на записа;
дата на издаване на административния документ;
име на поръчката;
резюме на административния документ;
служителят, отговорен за изпълнението на поръчката (посочват се неговата длъжност и трите имена);

Служителите на персонала са длъжни да водят дневник на персонала, в който да се показват всички заповеди, издадени от ръководството на предприятието за отделен служител.

Няма единна установена форма на списанието и организацията има право да разработи своя собствена форма. Задължителната регистрация на поръчки включва:

Уважаеми читателю! Нашите статии говорят за типични начини за разрешаване на правни проблеми, но всеки случай е уникален.

Ако искате да знаете как да решите точно вашия проблем - свържете се с онлайн формата за консултант вдясно или се обадете по телефона.

Това е бързо и безплатно!

Заповед за приемане в персонала.
За служител на друга работа по време на основната.
въз основа на поръчка: с повишение или понижение.
Относно наказанията, наложени на служителя, стимули, награди.
За повишаване на квалификацията на служител въз основа на успешно завършване на курс за повишаване на квалификацията.
При промяна на личните данни се издава заповед за промяна на фамилията, като се посочват причините.
При изплащане на бонус или поощрителни суми, които не са свързани с основните спечелени средства.
Относно отиването на почивка със или без заплащане, например, в.
Пътна заповед на служител.
И други важни заповеди, свързани с работата на служителя.

Законодателната рамка

Записите в списанието се поддържат въз основа на редица закони и подзаконови актове:

Изкуство. 86 от Кодекса на труда на Руската федерацияопределя позицията по въвеждане на лични данни на служителя.
В съответствие с раздел VI от Кодекса на труда на Руската федерацияса определени разпоредби за заплатите, които са посочени в.
Член 123 от Кодекса на труда на Руската федерацияпочивката е регламентирана.
Членове 15, 56, 67 от Кодекса на труда на Руската федерациярегламентира въз основа на което се издава заповед за допускане до работа.
Изкуство. 68 Кодекса на труда на Руската федерацияопределя реда за издаване на заповед за записване.
Член 128 от Кодекса на труда на Руската федерациярегламентира предоставянето на неплатен отпуск по време на учебен отпуск на служителя.
Изкуство. 358 Орден на Росархиваопределя реда за водене на регистър на заповедите за персонал.

Срок на годност

Сроковете за съхранение на регистрационния дневник се уреждат от разпоредбите на „Основните правила за работа с архивиране на документи“ и зависят от установените срокове.

Всички поръчки могат да бъдат групирани по този индикатор и оформени в отделни случаи.

Срокът на съхранение в архива до 75 години включва издадени заповеди за записване в щат, уволнение, преместване в друго подразделение на дружеството, регистриране на бонуси и поощрения. На съхранение подлежат и 75 години поръчки за повишаване, квалификация и висок работен ранг.
До 5 години те поддържат заповеди за отпуски, за налагане на санкции, за командировки и дежурства в предприятието. Тази категория включва поръчки за работа извън работно време, за парично обезщетение за обработка на извънреден труд.

Изисквания

Можете да използвате специализиран формуляр, специално разработен от Министерството на финансите, или можете да използвате свой собствен, това също е разрешено.

Най-важното изискване е, че трябва да водите дневник според правилата за работа в офиса:

Заглавната страница трябва да съдържа името на фирмата и обозначението на списанието.Регистрационният регистър на поръчките ще съдържа атрибутите на поръчките за персонала на компанията.
Трябва да посочите серийния номер на тома, датата на създаване.В края на списанието на заглавната страница посочете датата на приключване на вписванията. Тъй като такова списание подлежи на съхранение до 75 години, срокът на съхранение е посочен в заглавието.
Дневникът трябва да се поддържа от назначен служител по човешки ресурси,той се назначава с отделна заповед на ръководството на дружеството. На първата страница се посочва отговорното лице и датата на назначаване. Също така е необходимо да се запише информация за лицето, отговорно за попълването му: длъжността, номера на заповедта за назначаване и подписа на отговорния служител. Ако е имало промяна в отговорното лице, информацията за него се въвежда по подобен начин.
Журналските листове са предназначени за фиксиране на заповеди и заповеди на персонала, във всяка колона поставете поредните номера на административния документ. Те също така посочват вида на заповедта: за наемане на служител или неговото уволнение. В тях се изписва пълното име, длъжност, спешно или служителят е нает, и се изписват датата и номера на административния документ. Ако са допуснати грешки, тогава коригираната информация се потвърждава с подписа на отговорното лице.
Страниците на журнала трябва да бъдат номерирани, това действие ще предотврати подмяната на информация. Също така списанието е завързано и запечатано.

Регистрация на поръчки

Служителите по персонала регистрират издадените заповеди за персонала в отделен дневник в деня на публикуването му, като всяка заповед на управление по отношение на служителите подлежи на регистрация.

Регистрирана заповед има правно значение и ако това не бъде направено, тогава заповедта губи своята сила. Води се дневник за текущата година, като първо се извършва номерация. Такива заповеди се съставят в съответствие с изискванията на Кодекса на труда на Руската федерация и служат като основателна причина за вписване в трудовата книжка на служителя.

Както може да се види от горния пример, дневникът съдържа:

Пореден номер на записа.
Номерът на поръчката, въз основа на която се извършва регистрацията.
Име на служителя.
Отделът, в който ще работи служителят.
Неговата позиция.
Присвоен личен номер на служителя.
Информация за трудовия договор: номер и дата на сключване.
Допълнителна информация.

Опитните кадрови служители подразделят поръчките по персонал според тяхната важност и регистрират отделно дългосрочни и спешни поръчки.

В допълнение към основните заповеди за служителя, допълнителните трудови договори, заповедите за отпуск и дисциплинарните наказания и поощренията на служителите също подлежат на регистрация.

Всяка поръчка може да има свой собствен уникален код,според което тогава ще бъде по-лесно да се намери необходимата информация, например заповедите за ваканция са кодирани с буквата „O“, за наказания - „B“, за командировки на служители - „KM“.

Правила за попълване

Разрешено е да се предписват името и отчеството на служителя в съкратена форма, ако компанията няма съименник. Тогава името и бащината се изписват изцяло.

Записите се номерират последователно, но най-често се поставят индексът и номерът на поръчката.

Датата се въвежда в обичайния формат "ДД.ММ.ГГГГ"

Отделна колона "вид на поръчката" е предназначена за разяснения по поръчката: допускане до персонала, стимули или глоби, излизане в отпуск. Тук посочете основанията за издаване на заповед, например споразумение за допълнителна работа и др.

Това списание може да се съхранява както в обичайната хартиена версия, така и в електронна форма. Електронната версия трябва да бъде защитена от достъп до нея от случайни хора: задайте парола. Всички правила за регистриране на поръчки важат и за електронната версия. По всяко време електронната версия може да бъде изпратена за печат и форматирана в съответствие с изискванията на деловодството.

Реч

Всяко предприятие има своя собствена кадрова политика, но има и общи правила за регистриране на поръчки за персонал със срок на годност до 5 години, те включват краткосрочни поръчки, например при командировка на служител, изпращане на усъвършенствано обучение курсове, ходене на почивка.

Под регистрация се разбира вписване на информация за поръчката в специална книга, което й придава правно значение.

Всички заповеди на персонала се наричат вътрешна документация, а формата на регистрационната книга не е поставена в строги рамки. Срокът за съхранение започва да тече от датата на последната дата на регистрация.

Дневникът може да съдържа допълнителна информация, например основанието за издаване на заповед. На заглавната страница можете да посочите индекса на поръчките, например поръчки за отпуски или болнични листове. Въпреки че няма изисквания за индексиране на списания, това е много по-удобно за работата на отдела за персонал.

Списанието съдържа 9 колони:

Редно номериране на поръчката.
Дата на излизане.
Номериране на поръчката.
Типът е описан: относно приемане, уволнение. Регистрирайте се изцяло, без съкращения.
Данни за служителите.
Причина за издаване на заповедта: въз основа на заявление, трудов договор, по споразумение на страните.
Колона за подпис на служителя върху уведомлението за освобождаване на заповедта, например при уволнение. Ако той не иска да постави подписа си, посочете това на отделен ред.
Посочва се длъжността на служителя, който регистрира поръчката.
Подпис на отговорния изпълнител.

Регистрация

Особено внимание трябва да се обърне на номерирането на листовете, а именно на листовете, а не на страниците от списанието. В края посочете броя на номерираните страници.

Списанието трябва да бъде зашито със здрав конец, тъй като съхранението му ще бъде дълго и конците могат да се влошат с течение на времето.

Стич трябва да бъде 2 пъти за здравина. Краищата на конеца са оставени от предната страна на списанието, те са завързани с възел. Към нишките е прикрепен хартиен стикер, който посочва крайната дата на дневника, номера на поръчката за нейното попълване и лицето, отговорно за поддържането й, се подписва върху листа.

Изискванията за подпис са строги: той трябва да е четлив.След това трябва да поставите печата на фирмата, така че да покрива подписа на отговорното лице и върху възлите на конците. Конците трябва да се напълнят с лепило, за да не се счупи книгата.

Решаване на производствени въпроси, уволнение на служители, попълване на персонала с нов персонал - тези процедури отразяват текущите дейности на всяко предприятие.

Оперативните мерки не преминават безследно, когато изпълнението се извършва по заповед на ръководителя, заповедите се записват в отдела за персонал по приоритет. Създаден за регистриране на поръчки специално списание.

Какво е това и защо е съставено

Фирмите са организирани според регламентиран график. За да има съгласуваност между производствените обекти, много процеси се извършват въз основа на писмени заповеди от ръководството. Те носят местен характер. Трябва да се има предвид правилно оформената административна документация, издадена за запознаване на персонала.

Въз основа на местната заповед на ръководителя на организацията в нея се случва следното:

разпределение на поръчката по функционални задължения;
консолидиране на правни актове;
наемане и уволнение на служители;
преминаване през позиции, с повишаване на ранга и категории;
утвърждаване на правилници, инструкции, правила;
различни производствени дейности.

Задължението за отчитане на актуални документи със заповеден характер се възлага на служители на отдел персонал. С тяхна помощ се осъществява контрол върху документооборота на компанията. За удобство на работата в офиса, работодателите създават два вида регистрационни книги.

В единия са фиксирани заповедите на администрацията, насочени към основната дейност, където се извършва одобрението:

местни актове;
персонал;
отговорни лица;
атестационни комисии;
извършване на одити;
режим на работа.

Друго списание ще ви запознае със заповедите на ръководството относно движението на персонала, свързано с персонала на предприятието. В законодателството няма ясни указания за броя на регистрационните книги, които трябва да се поддържат, този въпрос се решава от предприемача. Разделянето на счетоводните поръчки е необходимо, за да се класифицират поръчките по срок на годност.

Регулаторна регулация

В Заповед на Министерството на културата на Русия № 558 от 25 август 2010 г. е публикувана списък с ценни книжа, които се препоръчва да се създават от предприятията в хода на тяхната дейност.

В основното положение то е предписано с нормативен акт. Посочени са условията на кадровия документооборот, при което трябва да се запази регистрацията на заповедите за персонал 5 или 75 години.

Изходящите административни документи се номерират по реда на тяхното формиране, дизайнът трябва да отговаря на стандартните инструкции. Това се казва в Заповед на Федералния архив No68.

Той публикува, че класирането на поръчките в един регистър регистър трябва да бъде през календарната година, след което се депозират в архива. Не е забранено да се продължава старата книга, но според нови записи.

На местните индикации се присвояват отделни номера, които се отнасят до:

заповеди за организационна дейност на дружеството;
заповеди, насочени към регулиране на работата на персонала.

Точността на попълване на регистрационния указател, точното водене на записи са основните изисквания за изпълнение на задълженията от специалисти по персонала. Сроковете за съхранение на административните документи са проектирани така, че да могат да се използват записи при поискване от органи на държавно ниво, както и, ако има нужда от данни от служители.

Отношенията между работодател и персонал са различни. Ако е възникнала спорна ситуация, изправена пред съд на по-горна инстанция, заповедта, намерена в дневника, ще позволи разрешаване на конфликта чрез потвърждаване или отхвърляне на законосъобразността на действията на участниците в спора.

Няма единна форма на дневник, в която да се извършва счетоводството, както и изходяща административна документация. Всяка организация има право да разработи публикация по свое усмотрение, но тя трябва да отговаря на стандартните образци, предвидени в работата в офиса.

Консултативният характер на структурното подразделение страница по страница на документа, както и колоната на всеки лист, където ще бъдат въведени нарежданията на ръководството на предприятието за основното производство, включва следните елементи:

оформление на заглавната страница;
определяне на отговорното лице;
списък на регистрираните поръчки.

Главна страницасъдържа:

Името на фирмата;
целта на книгата
начало и край на счетоводни операции по дати.

В колоната с информация за отговорните лица посочете:

имена на специалисти, на които е възложено воденето на записи, попълване на дневника;
заеманата длъжност, на какво основание служителите изпълняват заданието;
подпис, потвърждаващ изпълнението на задълженията.

Основата на списанието са страниците, където се появяват записите:

местни актове с присвоени поредни номера;
дати на създадената поръчка;
под какъв номер е издадена заповедта;
името на документа под формата на резюме на целта на документа;
броя на публикуваните страници;
пълните имена на длъжностните лица, за които е разработен документът.

Основното условие при проектирането на регистрационната книга е надеждността на прехвърлените в нея данни. Изключени са корекции, зачертавания, корекции със специални вещества.

Изисквания за попълване и проба

Списанието, в което се регистрират заповедите за персонал, има сходна структура, разликите са в името им, както и обозначението на лична информация за лицата, по отношение на които е издадена заповедта.

Персонализирана заповед регламентира отговорностите на конкретни служители или на цял отдел. Местен документ разширява действието си върху обикновен специалист, назначенията на главни счетоводители и генерални директори се записват в отделни книги.

Заповедите за персонала, приети по общ начин, в допълнение към тяхното приемане и освобождаване, посочват:

прехвърляния на други длъжности;
комбинация от работни процеси;
промени в заплатите;
бизнес пътувания, почивки;
награди;
промяна на личните данни на служителя.

С помощта на мострите можете да проследите как се попълват регистрационните колекции. Ако служителят по персонал закупи няколко екземпляра, той ще има на разположение регистри за обработка на производствени случаи от различен произход.

Заглавната страница е в следния формат:

Когато създава книга с необходимата посока, изпълнителят ще трябва да посочи главната страница, коя група поръчки ще бъде записана тук.

Служителят по персонала може да подрежда секциите на страницата според нуждите, никой не се нуждае от допълнителна работа.

Създава се отделен лист за отговорните служители, които трябва да водят отчетност.

Правилният дизайн на всяка страница ще доведе до само добри резултатив случай на проверки от фискалните органи, издирва необходимия ред. Точността на документацията придава тежест на имиджа на предприятието, екипа, работещ в него.

Реч

Регистрационните книги са предназначени за компетентна офис работа. По принцип задълженията на чиновник се изпълняват от служители на отдела за персонал или офиса.

Независимо кой изпълнява тази функция, документацията за регистриране и архивиране подлежи на общи правила:

вземат предвид всички текущи документи, изпълнителни, справочни;
запишете кореспонденцията еднократно, нейните движения през структурните подразделения не се записват;
регистрацията се извършва по документална форма, авторско съдържание;
счетоводната дата на изходящата поръчка се съчетава с деня на подписването й.

Номерата се присвояват на документите в реда, в който са получени през годината, те не могат да се повтарят, за да се засили надеждността на функцията за търсене. За това документите са снабдени, в допълнение към регистрационните номера, с индексиране - допълнителни символи. Записите се водят през цялата година, но не е необходимо да затваряте полупразна книга, достатъчно е да ги отделите с ред и да започнете новата година с регистрация под No1.

Можете да научите какви трябва да бъдат регистрационните файлове и как да ги флаширате от този видеоклип.

Заповедите за персонал се използват за документиране на трудовата дейност на всеки служител в организация с всякакъв правен статут. В зависимост от съдържанието им счетоводството включва бонуси, заплати, начисления за отпуск, компенсации. Ако служител иска да вземе заем от банка, тогава, наред с други документи, той ще трябва да предостави документи за своята трудова дейност, включително копие от заповедта за работа.

Заповедите за персонал отразяват работния път на служителите на организацията и в различни съдебни производства те имат юридическа сила, потвърждавайки една от версиите на спора.

Поръчките със срок на съхранение до седемдесет и пет години включват следното:

Относно наемането на основно място, на непълно работно време, на непълно работно време, на ротационен принцип и др.
За награждаване на служителите за добро изпълнение на задълженията или високо представяне в работата, по случай професионален празник.
Относно движението на служителите (прехвърляне на служители на работа в друго населено място, в друг отдел, промяна на заплатите на служителите, тяхното повишаване и др.).
При уволнение на служители, при прекратяване на договора по искане на служителя или по споразумение на страните или на друго основание.
При изпращане на служители в командировка (чуждестранна, дългосрочна).
При ваканции или командировки, свързани с вредни или опасни за здравето или живота на служителите условия на труд.
Предоставяне на неплатен отпуск на служителите.
При предоставяне на отпуск на служител за грижи за дете до една и половина, три години.
При ранно излизане на служител от родителски отпуск до една и половина, три години.
За промяна на името, фамилията, бащиното име на служителя.
За насърчаване на служител (присъждане на почетна грамота, подарък, бонус, обявяване на благодарност и др.).

В отделна група можете също да разграничите поръчки за персонал със срок на годност до пет години:

Относно дисциплинарните наказания.
Относно кратки командировки.
Относно годишните платени отпуски.
Празници и др.

С течение на времето всяка организация натрупва голямо количество документи, предназначени за ежедневна употреба. С тях се свързват в случай на проверка, одит или ако е необходимо да се предостави на служител определен сертификат.

Необходимо е също така да се посочат буквите, присвоени на поръчки, които подлежат на отчитане в дневника:

това е LS за документи със срок на съхранение от седемдесет и пет години.
К - за други документи, ако са вписани в кн.

Самият дневник съдържа следните колони:

Номер на записа. На всеки запис се присвоява собствен номер.
Дата на поръчка.
Номер на заповед за персонала.
Вид на заповедта (наемане на служител, преместване, уволнение и др.). Кратко съдържание на поръчката (назначение, дата на изпращане в командировка и др.).
Име на служителя или служителите, на които е издадена заповедта.
Причина (номер на писмо или трудов договор, или допълнително споразумение и др.).

Също така на всяка страница от дневника може да има подпис на лицето, отговорно за попълването му. Не можете да премахвате листове от дневника; ако се налага някаква корекция, тя трябва да бъде направена под следния сериен номер, като трябва да се посочи и причината, поради която е направена.

Къде мога да изтегля образец на попълване и формуляр за документ?

Изтеглете примерен пълнежрегистър на заповедите за персоналМожете и ето формата на документа.

Електронна форма на регистъра на заповедите за персонал

С високо текучество на кадри във фирмата и с голям документопоток много е трудно да се проследи движението на всички документи с помощта на дневник на хартиен носител.

Ето защо е желателно компанията да има електронен формуляр на дневник за записване на документи на персонала, което значително ще ускори процеса на намиране на необходимата информация за всеки отделен служител: кога е бил в командировка, колко дни е похарчен в отпуск, дали е взел отпуск без заплащане и т.н.

Списание за счетоводство и съдържание на защитните средства: намират се попълване на проби и инструкции стъпка по стъпка

С помощта на електронна форма на документа ще бъде доста лесно да се събере тази информация.Хартиената версия ще трябва да се преглежда дълго време и внимателно и ако трябва да проучите дейността на служител, например, за четири години, тогава в този случай процесът ще отнеме много време.

Ако документооборотът за управление във фирмата се извършва с помощта на програмата 1C, тогава всички поръчки се регистрират в нея автоматично.

Възможно е също така да се създаде електронна версия на дневника в Excel за вътрешна употреба.Ако фирменото списание първоначално се съхранява в електронен вид, тогава всички листове, които впоследствие са отпечатани, се номерират, зашиват и след това се запечатват за архивиране.