Графикът е предназначен да въвежда информация за действително отработеното време от служители на организации. Трябва да кажа, че графикът за работа не е строго задължителен - по принцип може да бъде произволен, тоест всяка компания е свободна да използва собствен график, когато възникне такава необходимост. Формулярът обаче е разработен и препоръчан за използване от Държавния комитет по статистика на Руската федерация и е предпочитан.
Файлове
Кой попълва графика
Формулярът се попълва или от служител на отдела за персонал, или от ръководителя на структурното звено, или от хронометрист, специално нает за тази функция. Въз основа на въведената в него информация специалистите от счетоводния отдел начисляват на служителите на организацията заплати и други плащания. Всъщност разписанието е един от най-важните счетоводни документи. И ако малките компании могат без него, то големите предприятия трябва да водят такива времеви записи.
В зависимост от системата за отчитане на персонала, възприета в предприятието, графикът може да се формира или един за всички служители на организацията, или във всяко подразделение да се съхранява отделно.
Разчетът е обикновен документ, тоест всеки месец трябва да съставяте ново копие, така че серийният номер на разписанието ще бъде равен на серийния номер на месеца, в който е създаден. Периодът на разписанието обхваща всички дни от месеца.
Можете да попълните графика както в електронен, така и в писмен вид. След въвеждане на цялата необходима информация обаче, тя пак ще трябва да бъде разпечатана за подписите на отговорните лица.
Формуляр Т-13. Характеристики на формата
Да започнем с формуляра Т-13, който сега се използва много по-често за водене на табела.
Единният формуляр Т-13 или електронният график е добре познат на служителите на отдела за персонал. Това не е единственият, но определено най-разпространеният начин за проследяване на отработените часове. Ако водите записи ръчно, трябва да използвате формуляр Т-12.
Разписанието е познат инструмент за проследяване на посещаемостта на служителите. Формуляр Т-13 ви позволява да регистрирате подробно причините за неявяване на работа, включително студентски ваканции по време на сесията, повишаване на квалификацията и няколко вида отпуск за инвалидност. Срокът, за който се попълва документът, може да бъде по-малък от 31 дни.
Попълненият Т-13 е базата за изчисляване на заплатите.
Формат за попълване на табела в Т-13
За разлика от произволни таблици с подобно съдържание, T-13 съдържа данни за предприятието, включително формата на собственост и OKPO. Номерът на документа се поставя в съответствие с вътрешните изисквания за поддържане на табели.
В горната част е посочено и името на отдела. Трябва да се помни, че ръководителят на този отдел (дори ако попълването на графика не е негова отговорност) трябва да подпише попълнения формуляр.
Редът на служителите се определя с решение на отговорното лице. Най-често срещаното сортиране е по азбучен ред, както в нашия пример, но е възможна опция за подреждане по номер на персонала (колона 3).
В колона 4 поставяме оценки по ден:
АЗ СЪМ- (присъствие) работен ден,
V- почивен ден,
ОТ- ваканция,
RP- избирателна активност в почивен ден (работа),
ДА СЕ- командировка,
настолен компютър- обучение,
Имайте- учебен отпуск с обаждане от образователна институция,
Б- отпуск по болест с отпуск по болест,
т- неплатен отпуск по болест без отпуск по болест.
Под маркировката поставих броя на отработените часове този ден. В колона 5 обобщаваме броя на I в реда и броя на часовете. Получаваме 4 стойности за 2 половина на месеца. В колона 6 обобщаваме стойностите и получаваме крайната цифра за работата за месеца.
Броят на часовете за C, OT, K, B и други случаи не е посочен в четвърта колона. За това има колони 10-13.
Отчитане на болнични листове, отпуски или други отсъствия
Кодовете за обозначение могат да бъдат различни (например цифрови). Конкретният формат на попълване не е предписан от закона.
Обозначението X показва, че не вземаме предвид този ден: за удобство месецът е разделен на два реда с неравни стойности. За месеци с 30 дни (например ноември, колоната ще изглежда така (за удобство „несъществуващото“ 31-во число е маркирано в червено):
Т-13 за ноември
По аналогия Т-13 се попълва за посещения през февруари.
Колони 7-9 показват кода за плащане, броя на дните и вида на таксите. Нашият пример използва кодове:
- 2000 - общ работен ден,
- 2300 - отпуск по болест (обезщетение за инвалидност),
- 2012 - ваканция.
Алтернативно решение
Някои предприятия одобряват леко опростена версия на разписанието, без да посочват подробно причината за пропуските. Колона 4 показва само 2 кода:
- АЗ СЪМ- работен ден,
- н- неработен ден.
Този метод може да бъде неудобен, тъй като не записва отпуск по болест.
Специални случаи
- Как да попълня T-13 за служители, посещаващи конференции и други обучителни събития?
- Може ли кодът да има стойност за повече от 8 часа?
- Каква е разликата между T-12 и T-13 разписанието?
Зависи от позицията на предприятието. Тези дни могат да се отчитат като работници (I) или могат да се броят като обучение за напреднали (PC). Размерът на плащането също може да варира.
да. Може, ако има специална заповед за удължено работно време. Часовете за извънреден труд могат да бъдат отбелязани с C.
Първият е ръчен формуляр за присъствие. Вторият е по електронен път. Много счетоводни отдели вече преминаха към T-13, тъй като може да се събира автоматично с помощта на специална програма.
Формуляр Т-12
На първо място, както във всеки друг документ за персонална документация, първо трябва да въведете данните за организацията в разписанието: пълното й име с кода на OKPO (трябва да го вземете от документите за регистрация), организационен и правен статус (IP, LLC, CJSC, OJSC), както и структурната единица (отдел), за която се поддържа този график (ако е необходимо).
След това трябва да въведете в съответната колона номера на документа за вътрешния документооборот, както и да посочите отчетния период, който този график взема предвид.
Цифрови и азбучни кодове в разписанието
Тази част от разписанието включва азбучни и цифрови кодове, използвани за попълване на необходимата информация за служителите, както и тяхното дешифриране. Те трябва да бъдат въведени в основната част на табелата, за да се отрази накратко и ясно времето, действително прекарано от един или друг служител на работното място, както и причините за отсъствието му от работа. Ако специалистите от отдела за персонал имат нужда да въведат някои допълнителни кодове в тази форма на отчетната карта, те могат да бъдат разработени самостоятелно и вписани в тази таблица.
Проследяване на времето в Т-12
Този раздел в табелката е основният - именно в него се записва работното време. Първо, трябва да въведете серийния номер на служителя в първата колона на този раздел, след това във втората - пълното му име (за предпочитане пълното име и отчество, за да няма объркване и грешки). В третата колона трябва да въведете личния номер на служителя, определен му по време на работа (той е индивидуален и никога не се повтаря).
В табелката има два реда за всеки служител – те съдържат криптирана информация за наличието или отсъствието на работното място за всеки календарен ден от месеца. Освен това е необходимо незабавно да се посочи причината за неявяването на работното място, ако има такава.
Причината е посочена в горния ред срещу пълното име на служителя, а в долния - броят на действително отработените часове, а ако служителят не се е явил на работното място, долната клетка може да бъде оставена празна.
Следващата стъпка е да се изчисли общият брой действително отработени часове и дни за двуседмични периоди и в края на таблицата резултатът от изчисленията за месеца.
В същото време трябва внимателно да следите общият брой календарни дни в месеца да съвпада с количеството работа, почивни дни и празници, посочени за всеки служител.
Трябва да се каже, че понякога лицата, отговорни за попълването на графика, въвеждат в него само тази информация, която се отнася до дните, когато служителят е отсъствал от работното място. Тази опция обаче може да доведе до персонални и счетоводни грешки, така че не е препоръчително да я използвате.
Дата и подписи на отговорните лица
След попълване на графика, служителят, отговорен за него, трябва да посочи своята позиция, както и да се подпише в съответните клетки със задължително декодиране. Графикът трябва да бъде одобрен и от ръководителя на структурното звено или от директора на предприятието - също с посочване на длъжността и подпис с дешифриране. Последното нещо, което трябва да въведете, е датата на попълване на графика.
Работното време на всеки служител подлежи на регламентиране, както при установяване на нормата, така и при спазването й. За тези цели се съставя график. Този документ включва основни данни за отработените смени. Отчита се и броят на отсъствията от служители.
Разчет - предназначение и използване
Основната цел на графика е визуално показване на информация за работата на служителя. Въз основа на тези данни се изчислява заплатата на служителя. Този аспект се превръща в основна цел на поддържането на този документ.
Използването на такъв модел обаче е уместно и в други въпроси. Когато анализирате ситуация на изпълнение, често е необходимо да се изчисли загуба на работно време... Такава извадка от документация ви позволява да получите визуална информация за определен календарен период. Въпреки това, в ситуация, когато е необходимо да се направи снимка на работното времеили времето, тази примерна документация няма да предостави необходимата информация.
Формулярът на документа има законово установена форма за предоставяне на информация за персонала на счетоводния отдел.
В този случай има две основни извадки, които се попълват в зависимост от метода на записване на информацията:
- формуляр Т-12 се използва за попълване на формуляр във формат А4, тази опция е уместна при ръчно въвеждане на данни;
- образец Т-13 е електронна таблица, данните могат да се въвеждат в нея както автоматично от програмата, така и ръчно, но в електронен формат.
Изборът на форма зависи от вътрешните процедури за отчитане. Допустимо е да се използват и двете опции или смесена система.
Легенда в графика
При попълване на формуляра могат да се използват символи. Техният стандартизиран списък е представен във форма Т-12, но за удобство може да бъде добавен към електронната версия. В този списък буквените обозначения в разписанието имат предписан код.
При въвеждане на данни във формуляра, както буквените, така и цифровите стойности могат да бъдат посочени еднакво. Най-често се използва първият вариант, тъй като обикновено е по-удобен - по-лесно е да се ориентирате по първите букви, въз основа на които е съставено обозначението.
Задължение за водене на график
Задължението за въвеждане на информация в този формуляр зависи от размера на организацията. Ако това е малка компания, тогава целият персонал може да бъде преброен от един човек. Ако обаче има структурни поделения и клонове, тогава е по-целесъобразно да се определят отговорни лица за всеки отдел.
За определяне на отговорностите се издават заповеди за всеки служител, който е назначен да попълни този образец на документация. Този служител подготвя документа и го подписва. Началникът на отдела, отговарящ за тези служители, също подписва формуляра, след което той се изпраща в счетоводството.
Как да попълните правилно дневник
Правилата за попълване на графика предписват определена процедура за въвеждане на информация.
Тъй като формулярите Т-12 и Т-13 имат незначителни разлики, тяхното попълване се различава малко. Процедурата е както следва:
- в съответствие с основната документация се посочва името на организацията, както и структурния отдел, ако извадката взема предвид само един от отделите;
- поставят се датите на попълване на формуляра и номерация;
- отчетният период отчита времето, за което се въвежда информация;
- за попълване на втора и трета колона се използват данните, посочени в личните карти на служителите;
- след това в колоните се вписват всички присъствия и отсъствия, според присъствието на служителя се използват както азбучни, така и кодови обозначения, след което се изчисляват междинният и общият брой отработени смени в часове и дни;
- последната колона посочва броя на празниците и почивните дни за всеки служител.
Информацията за втория раздел се въвежда директно от счетоводството. Той съдържа изчислените данни за заплатите, като се вземат предвид всички надбавки и удръжки. В края се отбелязва общата сума за плащане.
Неплатен отпуск в графика
При попълването на документа всяка опция за неявяване на работа има собствено буквено и кодово обозначение.
Неплатеният отпуск се маркира по два начина:
- ако е предоставен с разрешение на работодателя, тогава такъв отпуск се обозначава с буквите DO или код 16;
- ако ваканцията е предвидена от закона, тогава тя се обозначава като OZ или 17.
Има и обозначение за годишен отпуск, който не се заплаща от работодателя. В този случай във формуляра се въвеждат стойностите на DB или 18. За правилното попълване на формуляри T-12 и T-13 е важно да се използват предписаните обозначения. За това може да се изготви отделна инструкция, която ще стане регулаторен документ за специалист. Според него цялата процедура по въвеждане на данни трябва да бъде регламентирана, за да няма объркване и грешки.
Формуляр за попълване на табела 0504421
Новият формуляр ОКУД 0504421 е препоръки и образци на Министерството на финансите за попълване на табела. Настоящият образец на тези рецепти е одобрен през март 2015 г. и е настоящият формуляр. На негова основа организацията разработва свои собствени инструкции, като отчита спецификата на компанията.
В допълнение към общите препоръки, със заповедта на Министерството на финансите се установяват настоящите модели на Т-12 и Т-13. Те замениха старите опции, като опростиха системата за пълнене и я направиха по-сбита. Също така, новият формуляр включва списък със символи, използвани при попълване.
Те се съставят в един екземпляр от упълномощено лице, подписани от ръководителя на структурно звено, служител на службата за персонал и се предават в счетоводството.
Бележки в Таблицата за причините за неявяване на работа, непълно работно време или извън нормалното работно време по инициатива на служителя или работодателя, намалено работно време и др. се правят въз основа на правилно оформени документи ( удостоверение за нетрудоспособност, удостоверение за завършени държавни или обществени задължения, писмено предупреждение за прост, изявление за комбинация от работни места, писмено съгласие на служителя да работи извънредно в случаите, установени със закон и др.).
За отразяване на дневните разходи за работно време на месец за всеки служител, отчетната карта съдържа колона 4 - четири реда (по два за всяка половина на месеца) и съответния брой колони (15 и 16).
Във формуляр № Т-13 (в колони 4, 6) горният ред се използва за маркиране на символите (кодовете) на разходите за работно време, а долният се използва за записване на продължителността на отработеното или неотработеното време. (в часове, минути) по съответните кодове на разходите за работно време за всяка дата. Ако е необходимо, е разрешено да се увеличи броят на колоните за добавяне на допълнителни подробности за работното време, например начално и крайно време на работа при условия, различни от нормалните.
Разходите за работно време се отчитат в Табелката или по метода на пълно регистриране на присъствието и отсъствията от работа, или чрез регистриране само на отклоненията (отсъствия, закъснение, извънреден труд и др.). При отразяване на отсъствия от работа, които се записват в дни (ваканция, дни на временна нетрудоспособност, командировки, отпуск във връзка с обучение, време за изпълнение на държавни или обществени задължения и др.), в таблицата в таблицата се поставят само кодове горния ред в символите на колоните, а в долния ред колоните остават празни.
За автоматизирана обработка на идентификационни данни се използва формуляр № Т-13 „Техник”. При съставяне на табела за време по образец № Т-13:
- при записване на идентификационни данни за изчисляване на заплати само за един вид плащане и кореспондентска сметка, обща за всички служители, включени в Разписанието, данните "код на вида на плащането", "кореспондентска сметка" се попълват над таблицата с колони от 7 до 9 и колона 9 без попълване на колони 7 и 8;
- при записване на идентификационни данни за изчисляване на заплатите за няколко (от два до четири) вида плащане и съответните сметки се попълват колони 7 - 9.
Предвиден е допълнителен блок с идентични номера на колоните за попълване на данни по вид плащане, ако броят им надвишава четири.
Формулярите за разписание по образец № Т-13 с частично попълнени реквизити могат да се изработят с помощта на компютърна техника. Такива подробности включват: структурна единица, фамилия, име, отчество, длъжност (специалност, професия), номер на персонала и др. - тоест данните, съдържащи се в указатели с условно постоянна информация на организацията. В този случай формата на разписанието се променя в съответствие с приетата технология за обработка на идентификационни данни.
Символи за отработено и неотработено време, представени на заглавната страница на образец № Т-12, се използват и при попълване на ведомост във форма № Т-13.
Единна форма Т-13 е документ, който може да се използва като една от опциите за поддържане на график. Помислете какви са неговите характеристики и къде да намерите тази форма.
Когато се прилага формуляр Т-13
Всеки работодател е длъжен да следи работното време на своите служители (член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация). Той може да използва за това всяка форма, подходяща за особеностите на начина на неговата работа, включително и разработената от него форма.
Има 2 формуляра, одобрени с едно решение на Държавния комитет по статистика, които могат да се използват за отчитане на отработените часове в непроменен или модифициран вид:
- Формуляр Т-12, 1-ви раздел на който е изграден като табела.
- Формуляр Т-13, който всъщност се нарича график.
Формуляр Т-13 е одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 01.05.2004 № 1. Можете да го изтеглите на нашия уебсайт.
Таблиците от 1-ви раздел на формуляра T-12 и формата T-13 са много сходни, но има и разлики:
- Данните за дните от месеца, свързани с конкретен служител, във форма Т-12 се подреждат в хоризонтална посока последователно от първия до последния ден. Във формата T-13 те са разделени на 2 части (половин месец), които са разположени една под друга.
- Като се има предвид факта, че за всеки ден, в допълнение към броя на отработените часове, се посочва причината за присъствието или отсъствието на служителя на работа, поради особеностите на конструирането на таблици във формуляр Т-12, всяко лице има 2 реда, а във формата Т-13 - 4 реда.
- В последната част на таблицата на формуляра T-13 има колони, които липсват във формуляра T-12. Те отразяват кодовете на видовете заплати и съответната счетоводна сметка, по която ще се отчитат начислените заплати.
Можете да използвате всяка от тези формуляри. Определящият фактор е самият факт на неговото присъствие. Правилното изчисляване на заплатите е невъзможно без надежден график.
Утвърждаване на реда за поддържане на формуляр Т-13
Процедурата за попълване на формуляра T-13 може да има свои нюанси за всеки конкретен работодател, поради което е препоръчително да го фиксирате в съответния документ (инструкции или ръководство). Отраженията в него ще изискват следните точки:
- Назначаване на лицето, отговорно (или отговорно) за поддържане на графика.
- Необходимостта от поддържане на отделни дневници за отделите.
- Одобрение на допълнителни кодове за напускания или отсъствия.
- Одобрение на реда за отразяване на данните в табелката: всички факти на присъствие/отсъствие или само отсъствие.
- Определяне на реда на отразяване на данните за изходи / откази в трудни или нестандартни ситуации.
Попълване на формуляр Т-13
Заглавната част на формуляра T-13 съдържа информация за работодателя (име, код на OKPO, име на отдел), номер и дата на документа и периода, за който е съставен.
Основанието за вписване на служител в графика е заповед за наемането му, а за изключване - заповед за уволнение. Данните за трите имена на всеки служител са посочени изцяло. Всички причини за отсъствие трябва да бъдат документирани.
При попълване на данните за конкретно лице в 1-ви горен и 3-ти от горните редове, буквен или цифров код посочва причината за присъствието/отсъствието, а в редовете под тях (2-ри и 4-ти) - броя часове работи. За данни за отсъствие в редовете, разпределени за броя часове, или се записва нула, или нищо не се задава. Допълнителните дни за конкретен месец се зачертават с "X". Почивните дни са отбелязани с буквата "Б". Продължителността на нормалния работен ден, посочена в графика, трябва да съответства на броя часове, установен в трудовия договор на служителя или определен от закона (например за съкратени предпразнични дни). Продължителността на извънредния труд се определя със заповед на работодателя.
За видовете отсъствия, отчетени в календарни дни (отпуск, отпуск по болест), знакът се поставя непрекъснато, т.е. включително и през почивните дни. Заминаване/пристигане в почивен ден за командировка се отбелязва като ден за командировка.
Можете да изтеглите образец за попълване на формуляр Т-13 за 8-часов работен ден с 40-часова работна седмица на нашия уебсайт.
В този пример се извършва работа през уикенда. Извършва се със заповед на ръководителя със съгласието на служителя. В заповедта трябва да се посочи как ще бъде изплатен този ден: или в двоен размер (член 153 от Кодекса на труда на Руската федерация), или чрез предоставяне на отпуск в работен ден.
Къде да получите кодовете за формуляра Т-13
Най-често използваните кодове за присъствие/отсъствие (буквени и цифрови) се намират на 1-ви лист на формуляра Т-12. Ако е необходимо, можете да разработите допълнения към тях или своя собствена таблица с такива кодове.
За съпоставимост на данните е по-разумно да използвате кодовете, дадени в Приложение 1 към заповедта на Федералната данъчна служба на Русия от 10 септември 2015 г. № MMV-7-11/ [защитен с имейл]Кодовете от това приложение се използват при попълване на формуляра 2-NDFL.
Табелката е документ, в който се отбелязва присъствието или отсъствието на служител на работното място и според който на служителя се изплаща заплата
Формуляр за табела с време. Формуляр Т-12
Вижте празен формуляр Т-12: Страница 1 , страница 2 , стр. 3 , стр. 4
Формуляр и примерен график. Формуляр Т-13
Формуляр
Проба
Вижте празен формуляр Т-13: Страница 1 , страница 2
Има две унифицирани форми на присъствено време:
- Т-12 - състои се от два раздела - служи за отчитане на използването на работното време и за изчисляване на заплатите; и двата раздела обикновено се използват в малки организации, където счетоводителят съчетава задълженията на служител по персонала и на разпределител.
- Т-13 - служи само за отчитане на работното време.
Работното време може да се записва или според първата част на формуляра Т-12, или с помощта на формуляра Т-13. След попълване формулярът се предава в счетоводството.
Правила за съставяне на табела за време по формуляри Т-12 и Т-13
Формулярите се попълват ежедневно, в един екземпляр, от лицето, отговорно за това. В края на месеца общият сбор се сумира.
Първо, "заглавката" на документа се попълва:
- името на организацията, нейния код OKPO,
- името на структурното звено, в което е вписан служителят,
- номер и дата на изготвяне (окончателно попълване на документа),
- отчетен период, за който се подава информация.
- пореден номер на записа;
- Пълно име и длъжност на служителя, неговият личен номер, ако е назначен;
- бележки за наличието / отсъствието на работното място всеки ден от месеца (в горната клетка се поставя азбучен код - има списък с тях в началото на формуляра T-12, в долната - броят на отработените часове на този ден); празнуват се почивни и празнични дни (В), болнични (В), командировки (В) и други.
- общият брой отработени дни/часове за две седмици и за един месец; включително извънреден труд, нощ, празник - се посочват във формуляр Т-12;
- кодове на вида на плащането, номера на съответната счетоводна сметка, колко часа / дни съответства на този код;
- брой отсъствия (часове/дни), код на причината за отсъствие.
Вторият раздел на формуляра Т-12 се попълва подробно от счетоводителя.
Формулярът за отчитане на времето се подписва от отговорното лице, ръководителя на структурното звено, за което е попълнен документът, и служителя на службата за персонал.
Основни кодове за вида на плащане:
2000 г. (заплата, пътни и други услуги),
2012 г. (заплащане за отпуск),
2300 (обезщетение за временна нетрудоспособност).
Съответни счетоводни сметки:
20 (възнаграждение на служителите от основното производство),
23 (възнаграждение на работниците в спомагателните производства),
26 (възнаграждение на управленския персонал),
44 (възнаграждение на работниците, заети в търговска дейност или в операции по продажба на готова продукция). 