Бизнес процеси и политика за управление на дълга на фирмата клиент
Не е тайна, че в много компании има мълчалива настройка на ръководството за забавяне на сроковете за плащане. Това е най-лесният начин за попълване на оборотни средства и без обезпечение, плащане на лихви по заеми и дори без предоставяне на пакет от документи. Логиката е проста: за да се удвои оборотът, е достатъчно да се удвоят плащанията към всички доставчици.
Всички бизнес процеси и фирмени политики се прилагат от хора и поради човешкия фактор възникват провали дори при добре дефинирани регулации. Следващите две групи са свързани със служителите.
Служители на вашата организация
Работата с дистанционно управление може да се сравни с горящи въглища, които всички хвърлят един на друг, без да искат да го държат в ръцете си. Това не е изненадващо, защото е трудно да спечелите признание и слава по този по-прост начин, а има цял куп проблеми и отговорности. Следователно всички отдели и служители не искат да бъдат крайни и в крайна сметка отделът по продажбите отговаря за работата с дългове.
Отделен въпрос е структурата на възнаграждението на мениджърите по продажбите, чиито задължения включват събиране на вземания. В повечето компании се прилага системата: докато пристигнат парите, транзакцията не се зачита в плана. Всъщност въпросът е: меденки днес или следващия месец. В резултат на това възниква диспропорция - в оборота на организацията липсват милиони рубли, а мениджърът не получи няколко хиляди, които се надява да получи следващия месец. Ако клиентът плати. В същото време всеки мениджър по продажбите се страхува да „сложи това на длъжника“, страхувайки се от прекратяване на сътрудничеството. Всички тези обстоятелства водят до факта, че всъщност работата по събиране на дългове е AND DB - имитация на насилствена дейност. Има осем основни начина за свързване на бонусите на служителите с представянето на DZ. Ще обсъдим този въпрос подробно в съответната глава.
Служители на фирмата-клиент
Тук могат да се разграничат две групи причини: първата е обичайната бъркотия и небрежност, а втората, с която се сблъскват периодично (особено през 90-те години) компании, които печелят търгове за доставки на енергийни министерства, е описана подробно в моята книга " Откат – специална техника на атракциите на клиента“. Сценарият беше типичен. В определеното време плащане от един или друг отдел не е получено. Срещата с другар полковник, а понякога и генерал, отговарящ за финансовото звено, започна с петнадесетминутен разказ на последния за ситуацията в руската армия и проблемите с нейното превъоръжаване. След това прозвуча тайнството: „Няма пари. Кога ще бъдат, не се знае... „И тук, ако имаше завладяващо с новост и оригиналност предложение за вечерно пътуване до ресторант, по време на което можете да обсъдите въпроса за „целенасочена компенсация за усилията на преговарящи, „ситуацията беше разрешена. Друг проблем е, че често личният бонус изяжда лъвския дял от маржа на компанията. За щастие през последните години подобни инциденти станаха много по-малко.
Единственият пазар, където личните бонуси бяха свързани с навременни плащания, беше фармацевтичният пазар през 90-те години. Тогава нямаше големи аптечни вериги, а решението от кой фармацевтичен дистрибутор да вземе продукти и кога да ги плати се вземаше от шефа на аптеката. По това време имаше широко разпространена система от „глоби“ за фармацевтите за част от връщането - в случай на забавено плащане. След като мрежите започнаха да играят основна роля на фармацевтичния пазар, тази практика остана в миналото.
В един от холдингите, чиито ръководители съветвах за изграждане на система за работа с вземания, отделът за финансова сигурност събра и обобщи статистически данни от различни области на работа с дългове. По-долу давам разширена група причини и процент от общия брой задължения.
Разбира се, тези цифри ще варират в зависимост от размера на транзакциите и пазарния сегмент, но общият модел е очевиден. Всъщност на повечето пазари броят на измамниците варира между 2-5%, а „временната липса на средства“ в съчетание с „неефективна бизнес дейност“ представляват около половината от причините, поради които контрагентът забавя плащането.
Заключение: ние често прехвърляме отговорността за неплащанията на контрагентите, без да искаме да виждаме „дневника в собствените си очи“ и признаваме факта, че нашата система за превенция и събиране на дългове е неефективна, а нашите служители нямат психологически мотивация за това неприятен и изпълнен със загуба на клиенти проблем.
В началото на книгата говорих за реакцията на финландските партньори към руските неплащания. Сега е моментът да забележим, че на Запад се раждат не само кристално чисти бизнесмени. Западната бизнес култура не се е появила сама по себе си, а е резултат от тежките условия и пълната прозрачност, в които работи местният бизнес. По-специално, това е резултат от създадената многостепенна система за защита от дългове, бързото и безмилостно изключване от икономическия оборот на всички компании, които не изпълняват в срок финансовите си задължения.
Например в САЩ, Обединеното кралство, Германия и скандинавските страни има програми за споделяне на данни за поведението на клиентите при плащане от много десетилетия. Благодарение на тях данните за забавянето на плащанията от един или друг предприемач бързо стават известни на всички участници на пазара - със съответните последици за него.
Руски бизнесмен ми разказа как в началото на 90-те години той възложил на млад служител да отвори офис в Лондон. Той не се справи със задачата си и след като се откаже, се установи някъде на Запад. Няколко години по-късно моят приятел направи втори опит да влезе на лондонския пазар. За негова изненада отначало дълго време не искаха да му наемат офис, искаха авансово плащане, а след това отказаха да донесат мебели. Скоро стана ясно, че по-рано бившата му помия служителка не е платила сметката за получен факс на разсрочено плащане. Информацията за това моментално попадна в базата данни Dun & Bradstreet (тази компания е най-големият колекционер на информация за плащане в света), след което всички започнаха да се отклоняват от компанията със звучно руско име, като ад от тамян.
Русия има собствена система за обмен на платежна информация и мониторинг на клиентското портфолио - SPARK-Мониторинг на плащанията. Опитът от този проект показва, че все повече компании у нас искат не само да задълбочат собствената си защита срещу дългове, но и да изградят система за колективна защита срещу неплатци.
За нас тази стратегическа задача е в дългосрочен план.
Резюме
В тази глава разгледахме какво трябва и не трябва: основните грешки и пропуски при справянето с дълга. В следващия ще анализираме правилния процес на работа с дистанционно наблюдение, неговите етапи, както и целите и задачите, пред които е изправен служителят, който работи с дългове на всеки етап.
Обратна връзка от участника в обучението Дмитрий Ткаченко "Ефективна работа с вземания"
„Много ми хареса това обучение и беше изключително полезно за мен като ръководител на правния отдел на BERG Holding, защото решението на проблемите, разкрити на семинара, е ясно, достъпно и схематично. Мога да приложим всичко на практика по начина, който беше обсъден на семинара и във връзка с нашия бизнес. Най-ярката тема за мен беше досъдебната работа с клиенти. Правният отдел по правило не се занимава с това, но темата е интересна и подходяща за представяне сред нашето ръководство. Благодаря ти много!"
Галина Александровна Ишмуратова,Началник правен отдел, BERG Holding
Глава 3
Етапи на работа с вземания
Всеки процес може да бъде разложен на етапи и етапи. Точно това ще направим в тази глава за процеса на работа с вземания - ще анализираме „скелета“, последователността от етапи на работа с него и в следващите глави ще увеличим „месото“ върху него: специфични техники, технологии и чипове.
На всяко обучение задавам един и същ провокативен въпрос: от кой момент започва работа с просрочени вземания?
Какво ще отговорите на този въпрос?
От участниците в обучението често чувам отговори: „Когато парите не са дошли“, „Когато клиентът откаже да плати“. Мислите ли, че са правилни? Не?
И така, кога да започнем да се справяме с дълга? Правилно! В нулевата точка, когато все още никой не дължи нищо на никого, продуктът или услугата не са доставени, договорът не е подписан и можем да откажем да си сътрудничим с този контрагент по всяко време. Това е етапът на преговорите.
Договарянеса различни:
1. За началото на сътрудничество с отложено плащане. Това е положението на много пазари, където отложената търговия е стандартна практика, дори на нивото на първите сделки.
2. При преминаване към работа с отложено плащане след "тестовия" период на работа по предплащане, през който страните оценяват своите възможности и обем на продажбите.
3. За увеличаване на кредитния лимит, без който е трудно да се увеличи оборотът.
Ситуациите са различни, но във всяка от тях служител, работещ с дългове, трябва да отговори на две групи въпроси:
1. Може ли контрагентът да плати навреме? Ще му позволи ли финансовото му състояние да направи това? Продава ли взетите от него продукти на разсрочено плащане? Ако не, ще може ли да го плати със собствени средства?
2. Ще поиска ли контрагентът да плати в срока, предвиден в договора? Как се урежда с други доставчици? Каква е политиката за заплати на организацията?
Накратко, основната задача на този етап е да се определи дали контрагентът ще може и желае да плати навреме. Има и друго, не по-малко важно. Който? Отговаряйки на този въпрос, нека си припомним основната задача на полицията: предотвратяването и предотвратяването на престъпления. Полицията има друга - защита от престъпни посегателства. Изглежда, че семантичните полета са близки, но в първия случай предотвратяваме злото, спираме го на ранен етап, а във втория се борим и противодействаме на процеса, който вече е набрал скорост. Не е тайна, че за предотвратяване на хулиганските действия на шумна компания често е достатъчна банална проверка на документи от полицейски наряд. И това е!
Но ние се отклоняваме. Нека се обърнем към третата задача от разглеждания етап – предотвратяване на възникване на просрочени вземания (ПДД) по време на преговорите. Всъщност говорим за изпреварване на евентуални оправдания от потенциален длъжник на етап, когато дълг все още няма. Ще говорим повече за това как да направите това в съответната глава.
Този етап е отличен, защото ако контрагентът не е преминал теста и не ни е вдъхнал увереност в неговата надеждност, ние, като сме наясно с рисковете, можем да откажем да работим с него и по този начин да спестим огромно количество финансови, време и нерви ресурси. Ако решим да работим с контрагент и подпишем споразумение, започва следващият етап - изпълнение на споразуменията.Доставчикът изпълнява задълженията си за доставка на стоки или предоставяне на услуги, а срокът за плащане, предвиден в договора, все още не е настъпил.
Основната задача на този етап е правилното, безупречно от правна гледна точка изпълнение на транзакционни документи, благодарение на което при възникване на спорна ситуация ще можем да потвърдим изпълнението на нашите задължения. В противен случай могат да се развият събития, както в примера, даден в една от предишните глави, когато компанията не е разполагала с документи, потвърждаващи факта на доставка, и в резултат на това „дари“ няколко милиона рубли на контрагенти.
Допълнителна задача на този етап е контролът от страна на служителя, отговорен за работа с дългове, на изпълнение на задълженията както от страна на доставчика, така и от страна на клиента. Наистина често причината (а понякога и причината) за забавено плащане е неизпълнение или ненавременно изпълнение на задълженията от доставчика. В този случай клиентът „наказва” доставчика със забавяне на плащането, а ако последният предяви претенции за неспазване на задълженията за плащане, отговорът е: „Начинът, по който сте доставили стоката/предоставил услугата, е начинът, по който ние плащаме”.
Ето защо е важно служителят, чиито задължения включват справяне с дългове, поне да е наясно с прекъсванията на доставките и оперативните смущения. Ако подобна функция попада в компетенциите на мениджъра по продажбите, той трябва да гарантира, че клиентите му се изпращат навреме, без повреди и в съответствие с заявките. За съжаление, в много руски компании отказите в доставките са гарантирани без личното участие на мениджър.
Следващият важен момент от работата с вземания на този етап е напомняне за наближаващия срок за плащане. В една от компаниите, които консултирах, въвеждането на подобно събитие в бизнес процесите намали краткосрочното (техническо) забавяне с повече от 50%. Ще говоря за този пример по-подробно в съответната глава.
И тогава дойде „крайната“ дата на плащане, а плащането не беше получено. Моля, имайте предвид, че много договори съдържат формулировката: „плащане навреме преди ...“, тоест изпълнението на задълженията от длъжника няколко дни преди „крайния срок“ е напълно възможно и не противоречи на договора. Клиентите обаче често обичат да отлагат до последния момент, а мениджърите по продажбите не ги насърчават да плащат по-бързо.
Поименният ден е моментът, в който договорните вземания стават просрочени. Както в приказката за Пепеляшка в полунощ, каретата се превръща в тиква, в този случай нормалното сътрудничество се преквалифицира в нарушение на задълженията, поети от контрагента.
Така започва нов етап от работата с вземания. краткосрочно (техническо) забавяне.
За да разберете логиката на по-нататъшните действия по отношение на длъжника, трябва да научите следното: в търговската организация има два вектора, между които компанията балансира при изграждане на работа с длъжника.
Първият е фокус върху поддържане на взаимоотношения с клиента и продължаване на сътрудничеството с него.
Вторият е фокусът върху връщането на парите.
Линията между тях показва промяната в ригидността на поведението от ориентирано към партньорство в началото до преобладаваща комуникация в края (фиг. 3.1).
В самото начало, когато плащането не е получено, приемаме, че клиентът е добър. И наистина можеше да се случи грешка: банката кредитира парите по грешна сметка, собствената й счетоводна служба е пропуснала плащането и т.н. Няма смисъл да натискате клиента веднага. В крайна сметка похарчихме толкова много усилия, за да го привлечем и ако не сме монопол, използването на сурови мерки на етап техническо забавяне може да доведе до факта, че ще изплашим всички клиенти. Те просто ще отидат при конкуренти, които не "изстискват" на ранен етап от съществуването на дълга.
Ориз. 3.1
Въпреки това, тъй като длъжникът не плаща, многократно не изпълнява задълженията си, не спазва новоизготвените графици за плащане, спира да отговаря на обаждания и писма, нашето поведение се променя и става по-строго. Преминаваме от фокуса върху взаимоотношенията с клиентите към фокуса на връщането на парите, като постепенно ескалираме поведението чрез използване на натиск и заплахи.
Това е общата логика на действията по отношение на длъжника. В същото време трябва да се разбере, че най-важният фактор, определящ промяната в линията на поведение по отношение на длъжника, дали ще бъде „хълм на наклон“ или „стръмен водопад“, зависи от реакцията на дългове на ръководителя на дружеството, чиято последица е предписана или съществуваща политика на ниво негласни норми по отношение на длъжниците.
Казус
Представител на голям мултинационален доставчик на инструменти присъства на обучението ми за справяне с дълг. Той отговаряше за работата с GOKs - минни и преработвателни предприятия. Според него те дори не са имали правен отдел и никога не са съдили клиенти: изпращали са GOK в размер на кредитния лимит и, ако той не плати, не са направили нищо - чакат следващото заявление и изпратено на база авансово плащане, а дългът продължи да виси. На въпроса защо е така, имаше прост отговор: позицията на нашето ръководство е никога да не се караме с клиенти. Ясно е, че това важи само за големи клиенти с редовно възникваща нужда, но фактът остава.
В този случай графикът за затягане на работата с длъжника прилича на обикновен.
Казус
Организацията, в която провеждах корпоративно обучение по продажбите, доставяше конвейерни ленти на ПК, споменати по-горе. По време на кризата от 2008-2009 г. ръководството въведе следния стандарт на работа с длъжниците: ако в деня на очакваното получаване на плащането парите не постъпят по сметката, на клиента се предявява иск без никакви обаждания или преговори. Когато самият представител на GOK се обади обратно на мениджъра по продажбите, последният, след като изслуша стенанията на опонента си, зададе въпроса: „Кога ще платиш?“ Ако имаше уверен отговор, че плащането ще бъде извършено в рамките на 10 дни, управителят се съгласи да изчака, без да ескалира делото. Ако представителят на длъжника пееше „песен” за криза, безпаричие и т.н., кредиторът спираше преговорите и отиваше в съда. Тъй като ПК имат собственост в балансите си, не беше трудно да си върнат парите.
Няколко години след кризата ръководителят на тази компания оцени резултатите от своя подход към работата с длъжниците по следния начин: „30% от компаниите, с които съдихме по време на кризата, отказаха да ни сътрудничат по принцип - често нашите съдебният процес беше първият и като видяха, че някой започва да съди, други доставчици също се обърнаха към съда. Но ако тогава не бяхме приложили толкова твърда стратегия и се опитахме да бъдем добри за всички и „чакахме времето край морето“ - когато ни плащаха, не се знае дали щяхме да преживеем тази криза или не.
В този случай графиката, спомената по-горе, е почти отвесна скала.
От изграждането на стратегия за работа с длъжници, нека преминем към един по-местен въпрос: какво да правим, ако плащането не е получено и какви задачи е изправен пред служителя, отговорен за работата с дългове на този етап?
1. Съгласете се за нова дата на плащане.
2. „Продайте“ допълнителна почивка.
Под „продаване” на допълнително разсрочване имам предвид поемането на допълнителни задължения от длъжника. В крайна сметка, ако се съгласим да осигурим допълнително забавяне, ние нарушаваме баланса: длъжникът получава ползата, ние сме загубите, отклонените средства и пропуснатите печалби. Така че балансът трябва да бъде възстановен. Как? Ще анализираме това подробно в съответната глава.
Ако длъжникът не е изпълнил задълженията си за плащане на датата, уговорена на предходния етап, или предложената от него дата не ни устройва, започва следващият етап - дълго забавяне на плащането.
В повечето компании забавянето за период от повече от 10 банкови дни се счита за дългосрочно. Ако това се случи, разбираме, че длъжникът няма пари за плащане или желание да изплати дълга. Съответно, ако собствената му мотивация не е достатъчна, за да насърчи плащането на този етап, ние прилагаме нарастващ натиск, и то на етапа наближава "точката на кипене"Започваме да използваме директни заплахи.
Факт е, че ситуациите, когато една компания изобщо няма пари, са рядкост. Най-често длъжникът няма пари за всички. Ето защо основната задача, пред която е изправен служителят по дълга, е да засили натиска за влизане в списъка на организациите, с които длъжникът ще трябва да се разплати, демонстрирайки възможни сценарии и принуждавайки длъжника да изплати дълга.
В някои случаи на този етап разбираме, че длъжникът изобщо няма пари и че както и както и да го заплашваме, няма откъде да вземем необходимата сума. В този случай най-доброто, което трябва да направите, е да изберете най-добрия вариант за преструктуриране на дълга. В главите за следващите етапи – голямо забавяне на плащането и наближаване на „точката на кипене“, ще анализираме подробно видовете натиск и заплахи, алгоритмите за тяхното прилагане и подходите за преструктуриране на дълга.
Ако длъжникът не се е вслушал в гласа на разума и не е платил на предишния етап, "Точка на кипене".Тъй като водата, достигайки 100-градусова температура, започва да се държи по различен начин (активно отделя пара, кипи), така че кредиторът на този етап преминава от думи към дела - той започва последователно да изпълнява заплахите, за възможността за които е говорил по-рано .
Важно е „точката на кипене“ да бъде стриктно определена във времето, например три месеца от датата на възникване на дълга. Липсата на ясна времева справка може да доведе до факта, че комуникативният и манипулативен длъжник ще забави плащането за дълго време, избягвайки санкции.
В табл. 3.1 ще намерите списък на етапите на работа с вземания и задачите пред всеки от тях за служителите, които работят с дългове. В идеалния случай, въз основа на тази таблица, трябва да създадете вътрешнофирмена регулация за работа с дългове - като вземете предвид спецификата на вашите бизнес процеси. Как да направите това, вижте Глава 5.
Таблица 3.1. Етапи на работа с вземания
Разгледахме общите въпроси на управлението на активите на организацията в нашия. Работата с вземания е един от елементите на такава система за управление.
Управление на вземания
Управлението на вземанията на предприятието включва поддържане на неговата оптимална стойност, като се отчита "качеството" на вземанията. Това се постига чрез:
- преддоговорна работа, когато бъдещият длъжник се проверява внимателно за неговата платежоспособност;
- правна подкрепа при сключването на договори и тяхното изпълнение;
- пълно и навременно отчитане на вземанията на организацията;
- контрол върху размера, състава и структурата на вземанията;
- искова работа с длъжници.
Текуща работа с вземания
На етапа на сключване на споразумение с бъдещ длъжник организацията може да предвиди в споразумението различни видове санкции за нарушаване на условията за плащане (например неустойки за неплащане и лихви за забавено плащане). Това ще бъде допълнителен стимул за длъжника да не забавя плащането на задълженията.
Текущият контрол на вземанията предполага например, че на базата на съставените графици за погасяване на вземанията се извършва ежедневен мониторинг на навременността на плащане на задълженията. За ускоряване на оборота на вземанията важна роля играе мотивацията на служителите. Системата за възнаграждения в организацията може да предвижда изплащане на допълнително възнаграждение на служители, които работят ефективно с длъжниците и се договарят за изплащане на „висящи“ дългове.
По отношение на управлението на вземанията е важно да се изчислят и анализират основните показатели, характеризиращи състава, структурата и състоянието на вземанията. Например, може да се изчисли и анализира в динамика. Намаляването на индикатора може да бъде допълнителен сигнал, че ефективността на работата с длъжниците трябва да се подобри.
Управлението на вземанията в организацията се обработва от различни отдели. В зависимост от размера на организацията и спецификата на нейната дейност, това може да бъде договорен или правен отдел, счетоводен или търговски отдел. По правило ефективният процес на управление на вземанията се осигурява чрез координирано взаимодействие на всички отдели на организацията, които работят с длъжници в една или друга степен.
Събиране на вземания
Управлението на вземания включва, наред с други неща, преструктуриране на дълга. То може да включва например предоставяне на отстъпки за бързо погасяване на вземания, опрощаване на част от дълга, подлежащо на незабавно плащане на останалия дълг, или прехвърляне на вземания на други организации.
Организацията също така трябва да подаде искове по отношение на онези длъжници, които са закъснели с плащането и когато единственият начин за изплащане на дълга е.
Управление на вземания в счетоводството
Припомнете си, че счетоводството по въпросите на управлението на вземанията играе важна роля. Благодарение на нея в отчета ще бъде представена реалната стойност на вземанията. Всъщност за съмнителни дългове трябва да се създаде подходящ в счетоводството и лошите дългове трябва да бъдат напълно отписани от баланса. Следователно нереалистичните вземания няма да бъдат показани в баланса, а размерът на съмнителните задължения ще бъде коригиран. И следователно, въз основа на отчитането, потребителят, като правило, ще може да направи разумни заключения за реалната стойност на вземанията на организацията и качеството на работа с тях.
Вземанията са често срещано явление в търговската дейност на всяко предприятие или индивидуален предприемач, което по същество се състои в предоставяне на други лица и фирми на собствени средства за временно ползване, често безплатно. И тъй като цялостната ефективност на бизнеса зависи от наличието на свободен оборотен капитал (пари) в момента и всеки момент от време, работата с вземания е нещо, на което трябва да се обърне необходимото внимание, а отчетът за вземанията, движението му трябва винаги бъдете на работния плот бизнесмен, ръководител на компанията.
Вземания
Според класическата дефиниция това е сборът от всички задължения (задължения) към предприятие или предприемач. В управлението и счетоводството "вземания" се отнася до оборотния капитал на предприятието.
Тя възниква от обичайните стопански дейности. Негов източник е:
1. Предприятия контрагентинапример купувачи. В този случай задължението възниква, когато стоката (продуктът, предоставената услуга) бъде освободена, прехвърлена на купувача, клиента, но той все още не е платил за покупката на определена дата.
Това най-често се случва, когато на купувача се дава разсрочен план за плащания, забавяне. Например доставчици или производители, които доставят своите продукти на търговски вериги, не получават пари веднага в момента на доставката, а в рамките на определен период на забавяне, който в зависимост от продукта и срока му на годност може да достигне период от повече от 1 месец.
През целия този период на отлагане сумата за продукти, продадени от доставчика или производителя, ще бъде записана (отчетена) в секцията „Вземания“. Най-вероятно в управленското счетоводство това ще бъде отделен документ - отчет за вземания.
2. Доставчицимогат да бъдат и длъжници, тоест длъжници. Това се случва, когато поръчате нещо от доставчик или производител на работи и услуги и му преведете авансово плащане. Вие сте прехвърлили парите (част от парите под формата на аванс), но самият продукт (услуга, продукт) все още не е дошъл на ваше разположение. И през този интервал от време между това как сте прехвърлили авансовото плащане и как сте получили стоката, вие като клиент ще имате сумата на авансово плащане, записана в отчета за вземанията.
3. Служители на предприятието. Те могат да бъдат изплатени авансово: до края на работния период, по-точно, докато служителят не изработи този аванс, тази сума трябва да бъде включена в отчета за вземанията.
Туристически работници. Когато изпращате човек в командировка, вие му давате пари, например за наемане на хотел и за други, свързани с работата нужди. И докато лицето се върне от командировка и се отчете в счетоводството, като представи всички документи (чекове, разписки), издадената сума също ще бъде отразена в съответния раздел на документа „Отчет за вземанията“.
4. данъци. Предприемачът може или да плати някакъв данък предварително, или по някаква причина, например, поради неправилно изчисление, да плати повече в бюджета, отколкото е необходимо. И до следващото плащане тази сума на надплащане под формата на бюджетен дълг към предприемача също ще бъде записана в отчета за вземанията. Най-вероятно, както е в повечето случаи, тази сума на надплащане ще бъде компенсирана при следващото изчисление на данъчните плащания.
5. Заеми. Предприемач или фирма може да отпуска, тоест да отпуска пари на друг предприемач или друга фирма. Съответно длъжникът ще бъде длъжникът, а сумата на заема ще бъде записана в отчета за вземанията.
Забележка
Видове дългове
- Текущ. Той възниква в резултат на нормална стопанска дейност и следва от условията на договора, когато по договора едната страна или предоставя на другата страна разсрочено плащане (купувач от магазина), или едната страна плаща аванс на другата страна (доставчик в магазина ).
Предвиденият в договора период на разсрочване или авансово плащане е периодът на вземанията. Сегашното "вземане" е предвидимо, очаквано. - Просрочено. Това е, когато една от страните е нарушила договорните условия. Например не е платила навреме за продадената стока или не е доставила стоката навреме, за което вече е получила авансово плащане.
Просрочено - това е, за което вече е необходимо да се извърши определен набор от мерки, насочени към неговото възстановяване. - Безнадеждно. Вероятността да го възстановите, тоест да го върнете, е изключително малка, близка до нула. В повечето случаи тя е изтекла по давност (обикновено три години).
Между другото, една компания може да създаде резерви, за да компенсира най-безболезнено загубите си от лоши дългове - това са резерви за съмнителни дългове.
Според условията на "вземането" се случва:
- Краткосрочни - до 12 месеца.
- Дългосрочно – за период над 12 месеца.
Управление на вземания
"Вземания" по своята икономическа същност е кредитиране на контрагент, защото той ви дължи пари за известно време. И през повечето време тези заеми са безплатни. Следователно за вашия длъжник е по-изгодно да не погасява дълга възможно най-дълго и съответно за вас е по-изгодно всички задължения да бъдат върнати в уговорените договорни срокове и по-рано.
Разбира се, в договорите обикновено се записва условие, че в случай на нарушаване на условията на плащанията, длъжникът ще трябва да плати неустойки за всеки ден забава, които обикновено са равни на 1/300 от сконтовия процент на Централната банка на Руската федерация за всеки ден закъснение. Но все пак е по-малко от лихвения процент по обикновен заем от търговска банка.
Когато ви се дължи, това винаги са пари, временно отклонени от обращение. Това означава, че докато някой използва вашите пари под формата на "вземания", вие бихте могли да инвестирате същите пари в по-изгодно събитие - да закупите продукт и да го продадете, може би дори няколко пъти или просто да го поставите в депозитна сметка в Банката.
Във връзка с всичко това, предприемачът винаги трябва да обръща дължимото и специално внимание на управлението на този вид свои активи. В общ смисъл подобно управление се разбира като „държайте в крак“: главно, не позволявайте на „вземанията“ да се увеличават критично или да преминават от текущи към просрочени или дори безнадеждни. Например, можете да продавате стоки на всички свои клиенти на вноски, но засега трябва да изчакате всички постепенни плащания, компанията ще трябва да затвори.
Складова наличност
Управлявайки активите си, предприемачът трябва да извърши одит или инвентаризация на вземанията. По принцип трябва да се прави периодично, например, заедно с инвентаризация на стоки.
При извършване на инвентаризация е необходимо да се идентифицират всички длъжници, да се впишат в съответния отчет или регистър. С кой от контрагентите няма очевидна яснота в изчисленията, е необходимо да се съгласува. Резултатът от това съгласуване се документира в акт за съгласуване на взаимните разплащания. Това е счетоводен документ. Съгласуването обикновено се извършва от този, който работи с този конкретен контрагент, тоест от определен мениджър.
Оборот на вземания
Това е един от най-важните показатели на финансовия анализ на дейността на фирмата, предприемач. Коефициентът на оборот е доста прост:
KoDZ \u003d V / DZsr
В тази формула:
KoDZ - коефициент на оборот.
B - приходи от продажби за определен период, например за тримесечие или за година. Изразено в рубли.
DZav - Средната стойност на вземанията в рубли за същия период.
Забележка
Уважаеми читатели! За представители на малкия и средния бизнес в областта на търговията и услугите, ние разработихме специална програма "Business.Ru", която ви позволява да поддържате пълноценно складово счетоводство, търговско счетоводство, финансово счетоводство, а също така има вградена CRM система. Предлагат се както безплатни, така и платени планове.
Средната стойност също е доста проста:
DZav = (DZn + DZk) / 2
В тази формула:
DZsr - средната стойност на "вземания"
DZn и DZk - стойности съответно в началото на периода и в края му, например на първия ден от тримесечието (годината) и на последния.
Икономическият смисъл на това съотношение означава, че показва каква част от приходите, които магазинът е получил през отчетния период, са били „замразени“ под формата на „вземания“, тоест временно изтеглени от обращение.
Няма нормални показатели за коефициент на оборот, към които да се стремите и към които да се придържате: всичко зависи от бизнес сферата, дори в търговията приемливите индикатори могат и ще се различават един от друг в зависимост от това, което търгувате.
Необходимо е обаче да се знае, че колкото по-висок е този коефициент, толкова по-добре.
Оборотът също се определя не само под формата на коефициент, но и в дни. Икономическата същност на този индикатор, намерен в дни, се свежда до факта, че той показва колко дни са необходими, за да се обърне, тоест се превръща от дълг в пари - от „замразени“ пари в „живи“ пари.
Или, което е същото: за колко дни средствата остават „замразени“, тоест изтеглени от обращение под формата на „вземания“.
Оборотът в дни е както следва:
Оборот в дни = T / KoDZ
В тази формула:
T = отчетен период, за който се прави изчислението. Ако е месец, тогава T = 30, ако е тримесечие, тогава T = 90, а ако е година, тогава T = 365.
KoDZ = коефициент на оборот, намерен за същия период (месец, тримесечие или година), като се използва формулата, описана по-горе.
Тук също няма нормални стойности: всичко зависи от спецификата на бизнеса и това, което продавате. Но този коефициент в дни трябва да бъде толкова по-малък, толкова по-добре.
Тези съотношения се наричат индикатори за бизнес активност в икономическия анализ. Те са много важни, тъй като характеризират ефективността на вашия бизнес.
Организациите или индивидуалните предприемачи със система за безналични разплащания често са озадачени: „Какво е: вземанията стават все повече всеки месец, растат като снежна топка?“ Някой ще каже, че това е добре - продуктите (услугите) се търсят, но с изчислението можете да изчакате известно време. Но не се ласкайте - по принцип такова увеличение е сигнал, че компанията ще претърпи загуби в близко бъдеще. Замисляли ли сте се, че някои постоянни длъжници ви използват като банка? Тези средства, които не са ви изплатени навреме, са безплатни пари за вашите клиенти. Изпращат ги за други нужди, казват, може да се чака с плащания (никой не го изисква). И какво правят кредитните организации в този случай? Естествено, глобени за забавено плащане или натрупване на лихва. Така че е време да разберем какво представлява и как да го намалим, като го държим под строг контрол!
Съвети за намаляване на вземанията
По принцип всички "вземания" се разделят на следните видове: нормални (периодът между изпращането (предоставянето на услуги) и периода на сетълмент по договора); просрочени (сумата не е получена на датата, посочена в договора) и безнадеждна (когато няма начин да се върнат парите). И за да не попаднете във втора и трета ситуация, трябва да се придържате към следните съвети. Постоянната работа с вземания има няколко етапа.
Защо е необходим одит на дълга?
При правилно управление постоянният мониторинг на дълговете работи ефективно. Повечето клиенти са склонни да плащат навреме. Освен това е препоръчително да се провери състоянието на сметките чрез извършване на одит на вземанията и според резултатите от него се идентифицират силните и слабите страни на дейността на дружеството и се предлагат подходящи мерки за подобряване на финансовото му състояние. Основните стъпки са:
- Проучване на учредителни документи,
- Анализ на обвързването на финансовата документация с действащите към момента условия на договори и цени.
- Оценка на сетълмент документи, сравнение с отчетни форми.
- Определяне на достоверността на данните в баланса и неговите приложения.
- Разработване на препоръки.
По принцип областта на работа с вземания и задължения изисква само добре функционираща система за организация и контрол. Задайте свои собствени правила и след това ги следвайте.
Такова явление като вземания възниква в дейността на почти всяка организация. „Вземания“ на счетоводителя са онези финансови задължения, които трети страни или други компании трябва да платят на вашата организация. Не бива да приемате твърде лекомислено вземанията и да оставяте всичко да се развива, защото това може да доведе до определени неблагоприятни последици за предприятието.
Управлението на вземанията трябва да се разглежда като системен процес, който съдържа много етапи. И трябва да започнете това управление още преди да сключите споразумение с клиенти, партньори или други лица, с които вашата компания има финансови взаимоотношения.
За ясно разбиране на това, което ще бъде обсъдено по-нататък в статията, ще дадем общоприето определение за вземания. Вземанията саразмера на задълженията на клиенти, клиенти, доставчици, партньори и различни отговорни лица, които те трябва да изплатят на организацията в рамките на определено време. Най-често, говорейки за вземания, се има предвид изплащането му в рамките на една година. Ако говорим за тези дългове, чието плащане компанията очаква в период, надхвърлящ рамката от 12 месеца, тогава такъв дълг вече се нарича дългосрочен.
Методи за справяне с вземания
Елиминирането на вземанията ясно ще увеличи размера на средствата, притежавани от дружеството. Това е от полза за всяка организация и следователно трябва да се обърне специално внимание на методите за справяне с "вземания". Ако не работите с вземания, то може да премине в статус "мъртъв" и тогава е малко вероятно да получите този дълг. За да предотвратите това, спазвайте следните правила:
1. Отделен служител в организацията трябва да работи с вземания. Не е необходимо да се поверява задължението за „избиване“ на пари от длъжници на онези служители, чиито преки задачи не включват това. Мениджърът по продажбите, търговецът и всеки друг служител трябва да гледа собствения си бизнес. Често, ако компанията е сравнително малка и няма възможност да наеме лице за изпълнение на тези задължения, тогава счетоводител започва да прави това. По принцип вариантът може да не е най-добрият, но е доста приемлив.
2. Стратегията добро ченге/лошо ченге често работи добре при справяне с вземания. Ако един служител общува с длъжника по твърд и принудителен начин, а след това друг вече е по-лоялен и разбиращ, тогава шансовете скоро да ви бъде изплатен дългът се увеличават. Въпреки това, когато използвате такава стратегия, трябва да бъдете внимателни – не прекалявайте с „лошото ченге“.
3. По-конкретно, колекторите се занимават с „избиване“ на дългове. За това се създават дори цели колекторски агенции. И всеки знае, че колекционерите не са особено церемониални с длъжниците, но винаги действат асертивно и може би дори жестоко. Използвайте това, за да работите с вашите длъжници. Обадете се на вашите длъжници и задайте следното условие: ако в рамките на определено време дългът не бъде погасен (или част от него), тогава вашата компания ще прехвърли информация за длъжника на службата за събиране. След съобщението, че събирачите на дългове ще използват трудни методи, за да получат пари, обикновено определен процент от длъжниците се уплашват и започват да търсят начини за незабавно изплащане на дълга.
За да не изглежда такъв разговор с длъжника като заплаха от ваша страна, накрая кажете, че много съжалявате, че всичко се е получило по този начин, но организационната политика на вашата компания предписва да направите точно това в тази ситуация, и нищо не можеш да направиш по въпроса.
4. Ако след изтичане на срока, който сте посочили, дългът не е погасен, вашият служител (изпълняващ ролята на колектор) трябва да започне да се обажда на всеки длъжник. Трябва да действате учтиво, но настойчиво. Длъжникът трябва да разбере, че е "на куката" и няма да остане сам, докато не изплати дълга.
Освен това вашият служител трябва да знае мярката при работа с длъжници. Няма нужда веднага да започвате да се обаждате няколко пъти на ден или да звъните през нощта. Можете да започнете да се обаждате с повече или по-малко големи интервали, като постепенно намалявате интервала им (тоест колкото по-далече - толкова по-често разговорите). Така длъжникът ще почувства още повече, че „ситуацията се нагрява“ и ще направи нещо.
5. Когато кандидатствате за помощ в колекторска агенция, не забравяйте, че тя ще ви таксува доста голям процент за услугите си. Ако размерът на дълга не е толкова голям, опитайте се да се справите сами с длъжника. Има смисъл да се прибягва до услугите на колектори само ако говорим за много големи дългове.
6. Ако колекционерите в съзнанието на повечето хора са твърди, груби хора, които ще получат пари по всякакъв начин (дори и най-жестоките), тогава служител на вашата компания, действащ като колекционер, трябва, напротив, да прояви разбиране и желаещи да помогнат.
Ако истински колектор вече е разговарял с вашия длъжник, тогава ще бъде добре, ако след кратко време вашият служител се обади на длъжника и искрено го подкрепи, посъветва откъде можете да вземете пари за погасяване на дълга и се оплаква малко от „тези зверове на колекционери, които вече напълно са загубили лицето на човечеството." Не забравяйте обаче: всичко трябва да бъде умерено.
7. Когато се занимавате с длъжници, не е нужно да хвърляте празни заплахи. Фразите „ще имате сериозни проблеми, ако не платите до три дни“ и т.н. може да звучи плашещо, но ако няма да създавате тези проблеми на длъжника или нямате представа как да го направите, по-добре е да не говорите за това. В крайна сметка, ако след изтичането на тези три дни длъжникът не е платил, а вие не сте му създали обещаните „проблеми“, той просто ще спре да ви приема сериозно.
8. Опитайте се да договорите дълг само с един служител на фирмата длъжник. Ако постоянно се насочвате от един служител към друг (като казвате „Аз не се занимавам с тези въпроси, говорете с този и този“), ще трябва да започнете с всеки от тях, за да започнете стратегията си да говорите за вземания с самото начало. Ако това се случи, до последния момент потърсете разговор точно с човека, с когото първоначално сте започнали преговори.
9. В някои случаи можете да използвате трика, като се преструвате например на клиент или потенциален партньор на компания, която ви дължи. Попаднали под „прикритието“ на най-важния човек в компанията (например изпълнителен директор), започнете да говорите за какво всъщност сте дошли – за дълга им към вашата организация.
10. Когато длъжникът окончателно ви изплати дълга, имаше само последния етап от работата с това вземане. И се състои в това, че трябва да благодарите на вашия, вече не длъжник, а просто клиент, клиент и т.н. и да ви информирам, че ще се радвате да си сътрудничите с него в бъдеще.
Как да избегнем вземания
Още няколко полезни съвета как да минимизирате вземанията или да ги избегнете напълно:
Опитайте се да не давате кредит на клиенти или го правете само в крайни случаи. Вашата компания трябва да има ясна стратегия по отношение на финансовите инвестиции. Ако компанията разполага със свободни средства, тогава предоставянето на заем може да послужи като добра инвестиция на пари поради лихвите, получени от заема. Ако разбирате, че вашата компания може да пострада само от предоставяне на заем, по-добре е да откажете такава услуга на клиентите напълно.
Не отлагайте с фактурирането. Веднага след като клиентът получи партида от Вашите продукти или услугата му бъде предоставена, незабавно изпратете фактура. Докато не издадете фактура, клиентът няма да Ви плати. Политиката на някои компании да таксуват всички клиенти или клиенти в края на месеца не е съвсем рационална. Така те губят много време, ако например транзакцията е извършена в началото на месеца.
Винаги посочвайте крайните срокове за плащане на чека си. Избягвайте неяснотата при „плащане при доставка“. По-добре е да посочите конкретна дата, до която вашият клиент (клиент, партньор) трябва да се срещне, когато плаща за продукт или услуга.
Насърчавайте плащането на сметките преди датата на падежа. Ако поставите условие за плащане в рамките на 30 дни, а клиентът е готов да го направи по-рано, осигурете малка отстъпка. Може би отстъпката ще е малка (1-2%), но клиентът ще почувства вашата благодарност за бързото плащане.
И накрая, не забравяйте, че дългът е явление, което е било, е и ще бъде във всеки бизнес. Няма нужда да се паникьосвате, когато не сте получили плащане навреме, и да правите необмислени действия по отношение на длъжника, но и не бива да оставяте този въпрос да се развие. В крайна сметка, докато работите с длъжници, вие развивате и укрепвате в себе си такива качества като постоянство, постоянство и твърдост. И това, разбира се, ще ви бъде полезно в бъдещите ви дейности като бизнесмен.