कार्मिक लेखापरीक्षा नमूना आयोजित करने का आदेश। स्वयं करें एचआर ऑडिट: एचआर विशेषज्ञ के लिए चरण-दर-चरण निर्देश

कार्मिक लेखापरीक्षा एक बड़े पैमाने की प्रक्रिया है जिसके दौरान कार्मिक प्रबंधन प्रक्रिया के सभी घटकों, कंपनी की कार्मिक क्षमता का आकलन किया जाता है और कार्मिक प्रबंधन प्रणाली की प्रभावशीलता का विश्लेषण किया जाता है। इस प्रक्रिया के चरणों में से एक कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन का ऑडिट है। सभी मानव संसाधन विशेषज्ञ समझते हैं: कार्मिक दस्तावेजों में आदर्श व्यवस्था कायम रहनी चाहिए। इस मामले में, निरीक्षण निरीक्षक को स्वीकार करना डरावना नहीं है, और किसी कर्मचारी के साथ श्रम विवाद में अपनी स्थिति का बचाव करना आसान है। लेकिन हर चीज़ हमेशा पूरी तरह से काम नहीं करती है, और आप कैसे बता सकते हैं कि काम में वास्तव में त्रुटियां हैं? ये सहायता करेगा एचआर ऑडिट. आइए जानें कि कार्मिक लेखापरीक्षा क्या है, इसे किन स्थितियों में किया जाता है, इसमें कौन से चरण होते हैं और इसे स्वयं कैसे किया जा सकता है।

किसी कंपनी में इस आयोजन की आवश्यकता निम्नलिखित मामलों में उत्पन्न होती है:

• कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार कार्मिक कर्मचारी को बदलते समय (बर्खास्तगी या किसी अन्य पद पर स्थानांतरित होने पर, किसी अन्य प्रभाग, शाखा में);
• आगामी अनुसूचित निरीक्षण के संबंध में श्रम निरीक्षणालय द्वारा आदेश की डिलीवरी पर;
• जब नाराज कर्मचारी की बर्खास्तगी के बाद ऑडिट का खतरा हो (मजदूरी का भुगतान न करना, समय पर बोनस, नियोक्ता की पहल पर बर्खास्तगी);
• जब संगठन के नेतृत्व में परिवर्तन होता है;
• वर्तमान कानून में परिवर्तन होने के बाद कार्मिक दस्तावेज़ीकरण को उसके अनुपालन में लाते समय।

निश्चित रूप से, एचआर ऑडिटऐसी सेवाएँ प्रदान करने वाली प्रदाता कंपनी को सौंपा जा सकता है। विशेष रूप से प्रशिक्षित लोग स्थापित तरीकों का उपयोग करके एक व्यापक निरीक्षण करेंगे और आपको अपने काम के परिणामों पर एक रिपोर्ट प्रदान करेंगे। रिपोर्ट पहचाने गए उल्लंघनों, उनके संभावित परिणामों को इंगित करेगी और त्रुटियों को दूर करने के लिए सिफारिशें प्रदान करेगी। हालाँकि, HR रिकॉर्ड की ऑडिटिंग की कीमत काफी अधिक है। इसके अलावा, सभी प्रबंधक कंपनी के कर्मचारियों के बारे में जानकारी का काम किसी तीसरे पक्ष को सौंपने के लिए सहमत नहीं हैं।

आप इसे स्वयं जांच सकते हैं। ऐसे में क्रियान्वयन हेतु आदेश जारी करना आवश्यक है एचआर ऑडिटसंगठन में, इस आयोजन के लक्ष्य और उद्देश्य निर्धारित करें, एक उपयुक्त आयोग बनाएं (उदाहरण के लिए, एक वकील, उप मुख्य लेखाकार, कार्मिक विभाग के प्रमुख से मिलकर), लेखापरीक्षा का समय निर्धारित करें। आइए किसी संगठन में कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की लेखापरीक्षा की अवधारणा को लागू करने के मुख्य चरणों पर विचार करें।

I. आवश्यक दस्तावेजों के पैकेज का निर्धारण

प्रत्येक नियोक्ता को विधायी ढांचे का उपयोग करते हुए अपने संगठन के लिए स्थानीय नियम बनाने होंगे। स्थानीय नियमों को अपनाकर, नियोक्ता एक आंतरिक कानूनी ढांचा बनाता है जो इस विशेष संगठन में कर्मचारियों के लिए बनाई गई कामकाजी परिस्थितियों को दर्शाता है।

सबसे पहले, आपको उन दस्तावेज़ों की एक सूची बनानी होगी जो कार्मिक सेवा में होनी चाहिए। कुछ दस्तावेज़ों की अनिवार्य प्रकृति को सीधे श्रम संहिता में परिभाषित किया गया है। उदाहरण के लिए, रोजगार अनुबंधों की बाध्यकारी प्रकृति अनुच्छेद 56 और 67 में, कार्य पुस्तकें अनुच्छेद 66 में, आंतरिक श्रम नियम अनुच्छेद 189 में, और अवकाश कार्यक्रम अनुच्छेद 123 में प्रदान की गई हैं।

श्रम संहिता में कई स्थानीय नियमों की अप्रत्यक्ष रूप से चर्चा की गई है (उदाहरण के लिए, स्टाफिंग टेबलरूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 15, 57 में उल्लिखित)। हालाँकि, इसका मतलब यह नहीं है कि उन्हें कार्मिक विभाग में रखने की कोई आवश्यकता नहीं है। श्रम संहिता के अलावा, कई दस्तावेजों की आवश्यकता अन्य नियमों में निहित है, उदाहरण के लिए, श्रम पुस्तकों की आवाजाही और उनके आवेषण के लिए लेखांकन की पुस्तक का उल्लेख 16 अप्रैल के रूसी संघ की सरकार के डिक्री में किया गया है। 2003 नंबर 225.

कुछ दस्तावेज़ प्रकृति में सलाहकारी होते हैं, उदाहरण के लिए, कार्मिक आदेशों के एकीकृत रूप। लेकिन, इसके बावजूद, कार्मिक दस्तावेज़ीकरण को एकीकृत रूपों के अनुसार सटीक रूप से बनाए रखा जाना चाहिए, क्योंकि उनमें से कई संगठन के लेखा विभाग (उदाहरण के लिए, पेरोल के लिए) में जाते हैं, और इस मामले में हम पहले से ही इन दस्तावेजों की अनिवार्य प्रकृति के बारे में बात कर सकते हैं।

हमें यह नहीं भूलना चाहिए कि नियोक्ता अब हस्ताक्षर करने से पहले ही कर्मचारियों को उनकी कार्य गतिविधियों से सीधे संबंधित अपनाए गए स्थानीय नियमों से परिचित कराने के लिए बाध्य है। रोजगार अनुबंध(रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 22, 68)। इसलिए, आपको इन दस्तावेज़ों के साथ एक परिचितीकरण पत्रक विकसित करने या एक परिचितीकरण लॉग रखने की आवश्यकता है।

उपरोक्त दस्तावेज़ के अलावा, ऐसे दस्तावेज़ भी हैं जो कुछ शर्तों के तहत अनिवार्य हो जाते हैं (तालिका देखें)।

कार्मिक सेवा के कार्य में आवश्यक दस्तावेजों की विशेषताएँ

अनिवार्य दस्तावेज़	टिप्पणियाँ
आंतरिक श्रम नियम, कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर नियम, श्रम सुरक्षा निर्देश, रोजगार अनुबंध	किसी भी नियोक्ता के पास ये स्थानीय नियम होने चाहिए। किसी भी रूप में संकलित. सभी स्थानीय दस्तावेजों की सामग्री की एक विशेषता उनमें ऐसी स्थितियों की उपस्थिति है जो श्रम संहिता और अन्य नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा स्थापित शर्तों की तुलना में श्रमिकों की स्थिति को खराब नहीं कर सकती हैं।
स्टाफिंग टेबल, अवकाश कार्यक्रम, मुख्य गतिविधियों के लिए आदेश, कर्मियों के लिए आदेश (स्वागत, स्थानांतरण, छुट्टी देना, बर्खास्तगी, व्यापार यात्रा पर भेजना, कर्मचारी पदोन्नति), व्यक्तिगत कार्ड नंबर टी -2, लेखा शीट कार्य के घंटे	इन दस्तावेजों का होना अनिवार्य है. श्रम और वेतन लेखांकन प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण पर आधारित है, जिसे मानकीकृत रूपों (मुख्य गतिविधियों के आदेशों को छोड़कर) के अनुसार बनाए रखा जाता है। इन प्रपत्रों का उपयोग संगठनों में उनके स्वामित्व के स्वरूप की परवाह किए बिना किया जाता है
कार्यपुस्तिका, कार्यपुस्तिकाओं के संचलन की पुस्तक और उनके लिए सम्मिलन, श्रम सुरक्षा पर प्रशिक्षण का लॉग, नियंत्रण उपायों का लॉग	स्थापित नमूनों का उपयोग करके किया जाना चाहिए

दस्तावेज़ जो अनिवार्य हो सकते हैं

दस्तावेज़ों की सूची	वे शर्तें जिनके तहत ये दस्तावेज़ अनिवार्य हो जाते हैं
कार्य विवरणियां	यदि सामग्री में नौकरी की ज़िम्मेदारियाँ शामिल नहीं हैं रोजगार अनुबंध(या पाठ में नौकरी विवरण का एक लिंक है रोजगार अनुबंध)
वेतन और सामग्री प्रोत्साहन पर विनियम	यदि रोजगार अनुबंध पारिश्रमिक और सामग्री प्रोत्साहन की प्रणाली निर्दिष्ट नहीं करते हैं (यदि इसकी सामग्री शामिल है तो ऐसे दस्तावेज़ की कोई आवश्यकता नहीं है) सामूहिक समझौताया वीटीआर नियमों के अनुसार)
अनियमित कार्य घंटों वाले श्रमिकों के लिए पदों की सूची	यदि संगठन के पास संचालन का ऐसा तरीका है
शिफ़्ट कार्यक्रम	यदि संगठन ने शिफ्ट कार्य शुरू किया है
व्यापार रहस्यों की सुरक्षा पर विनियम	मैं फ़िन रोजगार अनुबंधकर्मचारी द्वारा व्यापार रहस्यों का पालन सुरक्षित है
सामूहिक समझौता	अगर कर्मचारियों और नियोक्ता के बीच इस पर सहमति बन जाती है
सामूहिक दायित्व पर समझौता	यदि संगठन कार्यों की सूची के अनुसार कार्य कर रहा है, जिसके निष्पादन के दौरान पूर्ण सामूहिक (टीम) वित्तीय दायित्व पेश किया जा सकता है
पूर्ण व्यक्तिगत वित्तीय जिम्मेदारी पर समझौता	यदि संगठन कर्मचारियों और वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों को रोजगार देता है

कार्मिक जांच में एक महत्वपूर्ण बिंदु पंजीकरण लॉग का ऑडिट होगा। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि सभी कार्मिक लेनदेन को विशेष लेखा पत्रिकाओं (पुस्तकों) में दर्ज किया जाना चाहिए। इनमें पंजीकरण लॉग शामिल हैं: कर्मियों के लिए आदेश, रोजगार अनुबंध, व्यक्तिगत फाइलें, व्यक्तिगत कार्ड नंबर टी -2, छुट्टियां, व्यापार यात्राओं पर असाइनमेंट, यात्रा प्रमाण पत्र जारी करना, साथ ही लॉग: बीमार अवकाश प्रमाण पत्र रिकॉर्ड करना, प्रमाण पत्र जारी करना, जांच करना सैन्य रिकॉर्ड की स्थिति, अनिवार्य चिकित्सा परीक्षण से गुजरने वाले कर्मचारी आदि। इस मामले में, आप इन दस्तावेजों के अनुमोदित और स्वतंत्र रूप से विकसित दोनों रूपों का उपयोग कर सकते हैं। लेकिन पत्रिकाओं का डिज़ाइन एक समान होना चाहिए: शीटों पर क्रमांकन किया गया है, पत्रिका को लेस किया गया है, मोम की सील से सील किया गया है या सील किया गया है, और संगठन के प्रमुख द्वारा प्रमाणित किया गया है।

यह उल्लेख करना आवश्यक है कि नियोक्ता अन्य स्थानीय नियामक दस्तावेज बना सकते हैं, जिनकी उपस्थिति श्रम कानून में निहित नहीं है, लेकिन वे अपने काम में महत्वपूर्ण रूप से मदद कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, नए कर्मचारियों (कार्मिक नियम, प्रमाणन) के अनुकूलन की प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाते हैं। , अनुकूलन, आदि)।

द्वितीय. दस्तावेज़ सत्यापन का आयोजन

मानव संसाधन विभाग के लिए आवश्यक दस्तावेजों की एक सूची तैयार करने के बाद, सभी आवश्यक कार्मिक दस्तावेजों को पुनर्स्थापित करने के लिए क्या है और क्या होना चाहिए, इसका समाधान करना आवश्यक है। समाधान परिणामों को एक तालिका में संक्षेपित करना सुविधाजनक है:

दस्तावेज़ समाधान तालिका

दस्तावेज़ गुम है	एक दस्तावेज़ है, लेकिन इसमें परिवर्तन और परिवर्धन की आवश्यकता है	दस्तावेज़ पूरी तरह से वर्तमान कानून का अनुपालन करता है और इसमें समायोजन की आवश्यकता नहीं है
कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर विनियम	आंतरिक श्रम विनियम (बाद में टीएस पीवीटीआर के रूप में संदर्भित) (रूसी संघ के श्रम संहिता में कई संशोधनों के संबंध में, पीवीटीआर के एक नए संस्करण का मसौदा तैयार करें, श्रम संहिता के अनुच्छेद 190, 372 के अनुसार अनुमोदित करें) रूसी संघ, सभी कर्मचारियों को हस्ताक्षर से परिचित कराएं)	स्टाफिंग टेबल
श्रम सुरक्षा निर्देश	रोजगार अनुबंध(कृपया छूटी हुई जानकारी को सीधे पाठ में जोड़ें रोजगार अनुबंध, और लुप्त स्थितियाँ परिशिष्ट द्वारा निर्धारित की जाती हैं रोजगार अनुबंधया पार्टियों का एक अलग समझौता, कर्मचारियों के साथ लिखित रूप में औपचारिक)	अवकाश कार्यक्रम
...	...	...

तालिका स्पष्ट रूप से दिखाएगी कि किन स्थानीय नियमों में संशोधन की आवश्यकता है, और किन को फिर से बनाने की आवश्यकता है। अब न केवल कानूनी रूप से सही दस्तावेज़ विकसित करना आवश्यक है, बल्कि उन्हें सही ढंग से अनुमोदित करना और उन्हें लागू करना भी आवश्यक है।

आइए विचार करें कि ऐसी स्थिति में क्या करना चाहिए जहां आंतरिक श्रम नियम पुराने हो गए हैं और समायोजन की आवश्यकता है। दो विकल्प हैं:

• पीवीटीआर का एक नया संस्करण प्रकाशित करें;
• पीवीटीआर के वर्तमान संस्करण में परिवर्धन और परिवर्तनों के साथ एक एप्लिकेशन बनाएं।

दोनों ही मामलों में, अनुमोदन एल्गोरिदम वही है जो इस स्थानीय नियामक अधिनियम के प्रारंभिक निर्माण और अनुमोदन के दौरान था।

चरण 1. एक मसौदा पीवीटीआर और इसके लिए औचित्य तैयार किया जाता है, जो प्राथमिक ट्रेड यूनियन संगठन के निर्वाचित निकाय को भेजा जाता है (यदि संगठन में ट्रेड यूनियन संगठन नहीं है, तो श्रमिकों में से एक और प्रतिनिधि (प्रतिनिधि निकाय) चुना जाता है) सभी श्रमिकों के हितों का प्रतिनिधित्व कर सकता है (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 31))।

चरण 2। पांच कार्य दिवसों के बाद, ट्रेड यूनियन नियोक्ता को परियोजना पर एक तर्कसंगत राय (लिखित रूप में) भेजता है।

स्टेज 3ए. यदि श्रमिकों का प्रतिनिधि निकाय पीवीटीआर के मसौदे से सहमत है, तो नियम नियोक्ता द्वारा अनुमोदित किए जाते हैं।

स्टेज 3बी. यदि कर्मचारियों का प्रतिनिधि निकाय पीवीटीआर के मसौदे से सहमत नहीं है या उसके पास इसमें सुधार के प्रस्ताव हैं, तो नियोक्ता प्रस्तावित परिवर्तनों पर विचार करता है। नियोक्ता या तो परिवर्तनों से सहमत हो सकता है, या तर्कसंगत राय प्राप्त करने के तीन दिनों के भीतर, आपसी निर्णय पर पहुंचने के लिए ट्रेड यूनियन के प्रतिनिधियों के साथ पीवीटीआर के मसौदे पर चर्चा कर सकता है। यदि कोई समझौता नहीं होता है, तो सभी असहमतियों को एक प्रोटोकॉल में दर्ज किया जाता है और नियोक्ता पीवीटीआर को प्रभावी कर सकता है।

चरण 4. सभी कर्मचारियों को हस्ताक्षर पर स्वीकृत और स्वीकृत पीवीटीआर से परिचित कराया जाता है, अधिक विस्तृत अध्ययन के लिए सुलभ स्थानों पर रखा जाता है।

तृतीय. एचआर दस्तावेज़ की जाँच करना

इसलिए, हमने निर्धारित किया है कि कौन से दस्तावेज़ अभी तक मानव संसाधन विभाग में नहीं हैं, लेकिन उन्हें सामने आना चाहिए, किन्हें अंतिम रूप दिया जाना चाहिए, किन्हें अपरिवर्तित छोड़ा जा सकता है। अब दस्तावेजों की गुणवत्ता, कार्मिक अभिलेख प्रबंधन और कानूनी साक्षरता की दृष्टि से उनकी तैयारी की शुद्धता पर ध्यान देना महत्वपूर्ण है।

प्रशासनिक दस्तावेजों की समीक्षा करते समय, आपको यह जांचना होगा कि मुख्य गतिविधियों के आदेश कर्मियों के आदेशों से अलग संग्रहीत हैं। यह भी जांचें कि नए पद पर प्रबंधकों की नियुक्ति के आदेश (महानिदेशक, संरचनात्मक प्रभागों के निदेशक, मुख्य लेखाकार, उत्पादन प्रबंधक, आदि) कितने सही ढंग से तैयार किए गए हैं।

सभी कार्मिक दस्तावेजों की भंडारण अवधि अलग-अलग होती है, इसलिए, निष्पादन के बाद, दस्तावेजों को उसी के अनुसार फाइलों में बनाया जाना चाहिए मामलों का नामकरण(फ़ाइल के भीतर, दस्तावेज़ों को कुछ मानदंडों के अनुसार व्यवस्थित भी किया जाता है), यह आपको दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने, सुरक्षा सुनिश्चित करने, व्यवस्थितकरण, दस्तावेज़ों का लेखा-जोखा करने, आवश्यक दस्तावेज़ को तुरंत ढूंढने और मामलों को अभिलेखीय भंडारण में तुरंत स्थानांतरित करने की अनुमति देता है। पर मामलों का गठनआपको तुरंत दस्तावेजों की शुद्धता की जांच करने की आवश्यकता है - एक अनुमोदन वीजा की उपस्थिति, हस्ताक्षर, पंजीकरण संख्या, आदेश के साथ परिचित होने के बारे में कर्मचारी का नोट, निष्पादन पर निशान।

कार्यपुस्तिकाओं के रख-रखाव की प्रक्रिया पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। सबसे पहले, आपको कार्य रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति पर मुख्य गतिविधि के आदेश की प्रमाणित प्रति की उपलब्धता की जांच करने की आवश्यकता है। कार्य पुस्तकों और उनकी प्रविष्टियों का ऑडिट करते समय, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि वे सभी कार्य पुस्तकों और उनकी प्रविष्टियों के संचलन के लिए लेखांकन की पुस्तक में पंजीकृत हैं, सभी पुस्तकें उपलब्ध हैं और सभी प्रविष्टियाँ उनमें की गई हैं (आधारित) प्रासंगिक आदेशों पर)। कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड में काम पर रखने, किसी अन्य स्थायी नौकरी में स्थानांतरण और बर्खास्तगी के बारे में कार्य पुस्तकों (आवेषण) से डुप्लिकेट प्रविष्टियां होनी चाहिए, और उनके बगल में कर्मचारी के हस्ताक्षर होने चाहिए जो बताते हैं कि उन्होंने इन रिकॉर्ड को पढ़ा है। कार्य पुस्तकें और उनके आवेषण को अग्निरोधक तिजोरी में एक साथ संग्रहित किया जाना चाहिए। कार्य पुस्तकों के साथ कार्य कार्य पुस्तकों के रखरखाव और भंडारण के नियमों और कार्य पुस्तकों को भरने के निर्देशों के अनुसार किया जाना चाहिए।

चतुर्थ. एचआर ऑडिट और रिपोर्टिंग

निष्कर्षतः, आयोग जो संचालन करता है एचआर ऑडिटकार्मिक रिकॉर्ड की वर्तमान स्थिति पर एक रिपोर्ट तैयार करता है, विश्लेषण करता है कि क्या ऑडिट के उद्देश्यों को प्राप्त किया गया है, पहचानी गई कमियों को रिकॉर्ड करता है, किए जाने वाले उपायों को निर्धारित करता है और निष्कर्ष निकालता है।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन मामलों को एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति में स्थानांतरित करने के मामले में, आयोग अतिरिक्त रूप से मामलों की स्वीकृति और हस्तांतरण का एक अधिनियम तैयार करता है। अधिनियम रिकॉर्ड करता है कि किन दस्तावेजों की जाँच की गई, क्या विसंगतियाँ और कमियाँ पाई गईं, और स्थानांतरित मामलों की एक सूची संकलित की गई है। अधिनियम के साथ कार्य पुस्तकों की एक सूची संलग्न है (उपनाम, प्रथम नाम, मालिक का संरक्षक संकेत दिया गया है, साथ ही श्रृंखला, कार्य पुस्तिका की संख्या और सम्मिलित करें), कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों की एक सूची, कार्मिक रजिस्टर, वगैरह।

इस प्रकार, हमने एक बहुत ही महत्वपूर्ण और जिम्मेदार प्रक्रिया को पूरा करने के लिए एल्गोरिदम पर विचार किया है एचआर ऑडिट. भविष्य में, हम कार्मिक सेवा के कार्य के संगठन से संबंधित कई पहलुओं की जांच करना जारी रखेंगे। विशेष रूप से, हम इस बारे में अधिक विस्तार से बात करेंगे कि मामलों को स्वीकार करने और स्थानांतरित करने की प्रक्रिया को कैसे पूरा किया जाए और संबंधित अधिनियम को सक्षम रूप से तैयार किया जाए।

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कार्यक्रम का नाम	कार्यक्रम विवरण	कार्यक्रम का दायरा

"बजटीय संस्थान का मानव संसाधन विभाग", 2008, एन 6

एचआर ऑडिट

किसी भी उद्यम के कार्मिक दस्तावेज़ीकरण को कानून द्वारा स्थापित प्रक्रिया के अनुसार बनाए रखा जाना चाहिए। इसका उपयोग न केवल मानव संसाधन विभाग के काम में किया जाता है, बल्कि लेखांकन कर्मचारियों को वेतन, बोनस और अवकाश वेतन की गणना करने के लिए भी इसकी आवश्यकता होती है। कार्मिक दस्तावेजों की जांच श्रम या कर निरीक्षक द्वारा की जा सकती है; कर्मचारियों को स्वयं पेंशन फंड में जमा करने या कानून द्वारा प्रदान किए गए लाभ प्राप्त करने के लिए उनकी आवश्यकता हो सकती है।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के ऑडिट का उद्देश्य संगठन में रूसी कानून के मानदंडों और रूसी संघ के क्षेत्र में निष्पादन के लिए अनिवार्य अन्य कानूनी कृत्यों के अनुपालन की जांच करना, उल्लंघनों की पहचान करना और उन्हें ठीक करना, साथ ही नकारात्मक को रोकना है। इन उल्लंघनों के परिणाम. इस लेख में हम आपको बताएंगे कि किन मामलों में इस ऑडिट को करने की आवश्यकता है, इसे कौन संचालित करता है और इसके परिणामों को सही ढंग से कैसे दर्ज किया जाए।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की लेखापरीक्षा आयोजित करने के मामले

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन का ऑडिट (बाद में ऑडिट के रूप में संदर्भित) किसी भी समय किया जा सकता है जब आवश्यक मानकों के साथ कार्मिक दस्तावेज़ीकरण की मौजूदा स्थिति के अनुपालन की डिग्री का आकलन करना आवश्यक हो। हालाँकि, ऐसे मामले हैं जब गलतियों के लिए दायित्व के बारे में भविष्य के प्रश्नों को खत्म करने, अभियोजन को रोकने आदि के लिए ऑडिट करना वांछनीय है:

कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार कार्मिक कर्मचारी को बदलते समय;

जब किसी नाराज कर्मचारी को बर्खास्त कर दिया जाता है (बर्खास्तगी के शब्दों से सहमत नहीं होता है, बोनस से वंचित किया जाता है, आदि) और श्रम निरीक्षणालय में अपील करता है;

जब संगठन के प्रमुख में परिवर्तन होता है;

जब कार्मिक दस्तावेज़ीकरण को बनाए रखने की प्रक्रिया को विनियमित करने वाला कानून बदलता है;

पारिश्रमिक प्रणाली बदलते समय;

श्रमिकों की बड़े पैमाने पर छँटनी की स्थिति में।

ऑडिट कौन करता है

कार्मिक रिकॉर्ड के ऑडिट को किसी संगठन के लेखा विभाग में किए गए ऑडिट के साथ भ्रमित नहीं किया जाना चाहिए। बाद के मामले में, ऑडिट पेशेवर लेखा परीक्षकों द्वारा किया जाता है जिन्होंने परीक्षा उत्तीर्ण की है और प्रमाण पत्र प्राप्त किया है। कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन का ऑडिट एक विशेषज्ञ द्वारा किया जा सकता है जो रूसी संघ के कानून की आवश्यकताओं को जानता है, साथ ही श्रम कानून और कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के क्षेत्र में पेशेवर क्षमता रखता है। वर्तमान में, इस प्रकार का ऑडिट अक्सर तीसरे पक्ष के संगठनों को सौंपा जाता है। इस मामले में, विशेषज्ञ कार्मिक दस्तावेज़ीकरण की जाँच करते हैं और पहचाने गए उल्लंघनों और उनके उन्मूलन के लिए सिफारिशों को दर्शाते हुए एक रिपोर्ट प्रस्तुत करते हैं।

आप स्वयं भी ऑडिट कर सकते हैं. विशेषज्ञ कार्मिक विभाग का प्रमुख, एक वकील हो सकता है, और जब कार्मिक रिकॉर्ड रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति में बदलाव होता है, तो पिछले कर्मचारी और नए दोनों को आयोग में शामिल किया जा सकता है और इस प्रकार स्थानांतरण किया जा सकता है। मामले.

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन की लेखापरीक्षा आयोजित करने के चरण

1. संगठनात्मक चरण.

2. सत्यापित किये जाने वाले दस्तावेजों की सूची का निर्धारण.

3. दस्तावेजों का मिलान.

4. कार्मिक दस्तावेज़ीकरण की जाँच करना।

5. एचआर ऑडिट रिपोर्ट तैयार करना।

आइए प्रत्येक चरण को अधिक विस्तार से देखें।

पहले, संगठनात्मक चरण में, यह आवश्यक है:

कार्मिक लेखापरीक्षा आयोजित करने के लक्ष्य और उद्देश्य निर्धारित करें;

एक आयोग बनाएं, जिसमें कार्मिक विभाग के प्रमुख, मुख्य लेखाकार, वकील को शामिल करने की सलाह दी जाए;

ऑडिट का समय निर्धारित करें (कानून द्वारा स्थापित नहीं, संगठन के कर्मचारियों की संख्या पर निर्भर करता है और कई दिनों से लेकर एक से दो महीने तक भिन्न हो सकता है);

कार्मिक अभिलेखों का ऑडिट करने का आदेश जारी करें।

इसके बाद, आपको जांचे जाने वाले दस्तावेज़ों की सूची निर्धारित करने की आवश्यकता है। दस्तावेज़ों की कोई एक सूची नहीं है जो हर संगठन के पास होनी चाहिए। विभिन्न कानूनी कृत्यों में कुछ पत्रिकाओं, आदेशों और अन्य दस्तावेजों को बनाए रखने की आवश्यकता के संदर्भ शामिल हैं। इस संबंध में, उस उद्योग के आधार पर जिसमें उद्यम संचालित होता है, दस्तावेजों की एक सूची तैयार करना आवश्यक है, जो कानूनी कृत्यों के अनुसार, संगठन में होना चाहिए। आवश्यक दस्तावेज़ों में शामिल हैं:

रोजगार अनुबंध (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 56, 67);

अवकाश अनुसूची (रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 123);

स्टाफिंग टेबल (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 15, 57)। यद्यपि इस दस्तावेज़ की अनिवार्य प्रकृति कानून द्वारा स्थापित नहीं है, इसके रखरखाव की आवश्यकता को 2008 के लिए हमारी पत्रिका के नंबर 1 में उचित ठहराया गया था;

कार्य पुस्तकें (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 66);

कार्यपुस्तिका प्रपत्रों और उनमें प्रविष्टियों के लेखांकन के लिए रसीद और व्यय पुस्तक, कार्यपुस्तिकाओं के संचलन और उनमें प्रविष्टियों के लिए लेखांकन की पुस्तक। इन पुस्तकों को बनाए रखने का दायित्व अनुभाग में दर्शाया गया है। 16 अप्रैल, 2003 एन 225 के रूसी संघ की सरकार का VI डिक्री "कार्य पुस्तकों पर" (इसके बाद डिक्री एन 225 के रूप में संदर्भित)। पुस्तकों के प्रपत्र रूस के श्रम मंत्रालय के 10 अक्टूबर 2003 एन 69 के संकल्प के परिशिष्ट 2, 3 द्वारा अनुमोदित हैं "कार्य पुस्तकों को भरने के निर्देशों के अनुमोदन पर";

समय पत्रक। रिपोर्ट कार्ड के अनुशंसित फॉर्म को रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के दिनांक 01/05/2004 एन 1 के संकल्प द्वारा अनुमोदित किया गया है "श्रम और उसके भुगतान की रिकॉर्डिंग के लिए प्राथमिक लेखा दस्तावेज के एकीकृत रूपों के अनुमोदन पर" (इसके बाद इसे संकल्प एन के रूप में संदर्भित किया गया है) 1). हालाँकि, इस संकल्प के पैराग्राफ 2 के अनुसार, टाइम शीट फॉर्म बजटीय संस्थानों पर लागू नहीं होता है। उसी समय, कला. रूसी संघ के श्रम संहिता का 91 प्रत्येक कर्मचारी द्वारा वास्तव में काम किए गए समय का रिकॉर्ड रखने के लिए नियोक्ता के दायित्व को स्थापित करता है। अत: प्रत्येक संगठन में रिपोर्ट कार्ड का रखरखाव आवश्यक है तथा इसका स्वरूप विभागीय स्तर पर स्थापित किया जा सकता है;

फॉर्म एन टी-2 और एन टी-2जीएस(एमएस) के व्यक्तिगत कार्ड ("राज्य (नगरपालिका) कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड")। संकल्प संख्या 1 द्वारा भी अनुमोदित। इस दस्तावेज़ को बनाए रखने का दायित्व कार्य पुस्तकों को बनाए रखने और संग्रहीत करने, कार्य पुस्तिका प्रपत्र तैयार करने और उन्हें नियोक्ताओं को प्रदान करने के नियमों के खंड 12 से आता है, जो संकल्प संख्या 225 द्वारा अनुमोदित है। विशेष रूप से, यह है कहा गया है कि कार्यपुस्तिका में की गई प्रत्येक प्रविष्टि के साथ, नियोक्ता प्रदर्शन किए गए कार्य के मालिक को सूचित करने, किसी अन्य स्थायी नौकरी में स्थानांतरित करने और अपने व्यक्तिगत कार्ड में एक रसीद के खिलाफ बर्खास्तगी के बारे में सूचित करने के लिए बाध्य है, जो कार्यपुस्तिका में की गई प्रविष्टि को दोहराता है। व्यक्तिगत कार्ड का फॉर्म सांख्यिकी पर रूसी संघ की राज्य समिति द्वारा अनुमोदित है;

कर्मियों पर आदेश (कर्मचारी को काम पर रखने पर, दूसरी नौकरी में स्थानांतरित करने पर, छुट्टी देने पर, रोजगार अनुबंध की समाप्ति (समाप्ति) पर, व्यापार यात्रा पर भेजने पर, पदोन्नति पर)। प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के इन एकीकृत रूपों के रूपों को संकल्प संख्या 1 द्वारा अनुमोदित किया गया है। विचाराधीन संकल्प के खंड 2 के अनुसार, ये प्रपत्र रूसी संघ के क्षेत्र में संचालित होने वाले स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना संगठनों तक विस्तारित हैं। ;

कर्मचारियों की व्यक्तिगत फ़ाइलें. उन्हें बनाए रखने की आवश्यकता विभागीय नियमों द्वारा स्थापित की गई है। उदाहरण के तौर पर, कला। 21 जुलाई 1997 के संघीय कानून के 24 एन 114-एफजेड "रूसी संघ के सीमा शुल्क अधिकारियों में सेवा पर", जिसके अनुसार सीमा शुल्क अधिकारियों में सेवा एक सीमा शुल्क प्राधिकरण कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल में परिलक्षित होती है। सीमा शुल्क प्राधिकरण कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल सीमा शुल्क प्राधिकरण की कार्मिक सेवा द्वारा रखी जाती है और, निर्दिष्ट कर्मचारी के स्थानांतरण पर, ड्यूटी के एक नए स्थान पर भेज दी जाती है। सीमा शुल्क अधिकारियों की व्यक्तिगत फाइलों को बनाए रखने की प्रक्रिया संघीय सीमा शुल्क सेवा के प्रमुख द्वारा निर्धारित की जाती है। एक समान नियम कला में निहित है। 17 जनवरी 1992 के संघीय कानून के 41.2 एन 2202-1 "रूसी संघ के अभियोजक कार्यालय पर"। विशेष रूप से, यह संकेत दिया जाता है कि अभियोजक के कर्मचारी की व्यक्तिगत फ़ाइल में निर्दिष्ट कर्मचारी, अभियोजक के कार्यालय के निकायों और संस्थानों में उसकी सेवा और उन्नत प्रशिक्षण के बारे में जानकारी होती है। अभियोजक के कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को बनाए रखने की प्रक्रिया रूसी संघ के अभियोजक जनरल द्वारा और रूसी संघ के अभियोजक कार्यालय के तहत जांच समिति के कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को बनाए रखने की प्रक्रिया - रूसी अभियोजक के कार्यालय के तहत जांच समिति के अध्यक्ष द्वारा स्थापित की जाती है। फेडरेशन. वर्तमान में, अन्य विभागीय नियम लागू हैं जो कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को बनाए रखने की आवश्यकता को स्थापित करते हैं;

स्थानीय नियम। रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 8 नियोक्ताओं को श्रम कानून मानदंडों वाले स्थानीय नियमों को अपनाने का अधिकार स्थापित करता है जो वर्तमान कानून का खंडन नहीं करते हैं और इसकी तुलना में कर्मचारियों के अधिकारों को खराब नहीं करते हैं। उनमें से हैं: आंतरिक श्रम नियम (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 189), श्रम सुरक्षा पर निर्देश (खंड 21, भाग 2, रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 212), व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर नियम कर्मचारियों की संख्या (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 87), पारिश्रमिक और बोनस पर नियम, यदि संबंधित अनुभाग आंतरिक श्रम नियमों में नहीं है (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 135), आदि।

इसके अलावा, यदि कामकाजी परिस्थितियों के अनुसार आवश्यक हो, तो संगठन निम्नलिखित दस्तावेज़ बनाए रख सकता है:

सामूहिक समझौता (यदि नियोक्ता और कर्मचारियों के बीच इस पर कोई समझौता हो जाता है);

नौकरी विवरण (यदि नौकरी की जिम्मेदारियाँ रोजगार अनुबंधों में शामिल नहीं हैं);

अनियमित कार्य घंटों वाले श्रमिकों के पदों की सूची;

शिफ़्ट कार्यक्रम;

सामूहिक दायित्व पर समझौता (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 245);

पूर्ण व्यक्तिगत वित्तीय दायित्व पर समझौते (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 244);

व्यापार रहस्यों की सुरक्षा पर विनियम;

श्रमिकों के अनुकूलन पर विनियम;

परिवीक्षा अवधि पारित करने की प्रक्रिया पर विनियम;

कर्मचारियों के प्रमाणीकरण पर विनियम।

कार्मिक रिकॉर्ड पर जानकारी को व्यवस्थित करने पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। इस प्रयोजन के लिए, यह अनुशंसा की जाती है कि संस्थान और संगठन निम्नलिखित लॉग रखें:

रोज़गार अनुबंधों का जर्नल. यह बड़ी संख्या में कर्मचारियों को काम पर रखने के मामले में, साथ ही निश्चित अवधि के रोजगार अनुबंध समाप्त करते समय विशेष रूप से उपयोगी है, ताकि आप उनकी समाप्ति तिथियों को ट्रैक कर सकें। कला द्वारा स्थापित आवश्यकता के संबंध में यह आवश्यक है। रूसी संघ के श्रम संहिता के 79, जिसके अनुसार कर्मचारी को बर्खास्तगी से कम से कम तीन कैलेंडर दिन पहले इसकी समाप्ति के कारण एक निश्चित अवधि के रोजगार अनुबंध की समाप्ति के बारे में सूचित किया जाना चाहिए। अन्यथा, रोजगार अनुबंध की निश्चित अवधि की प्रकृति पर शर्त बल खो देती है और रोजगार अनुबंध को अनिश्चित काल के लिए संपन्न माना जाता है (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 58);

कार्मिकों के लिए आदेशों की लॉगबुक। कार्मिक आदेशों की क्रम संख्या के सटीक लेखांकन के लिए आवश्यक है। कंपनी के कर्मचारियों की संख्या के आधार पर, आप सभी आदेशों - स्वीकृति, स्थानांतरण, बर्खास्तगी आदि के लिए एक जर्नल रख सकते हैं। या प्रत्येक प्रकार के ऑर्डर को एक अलग जर्नल में पंजीकृत करें;

स्थानीय नियमों से परिचित कराने का जर्नल। इसे बनाए रखने की आवश्यकता कला से आती है। रूसी संघ के श्रम संहिता के 68, जिसके अनुसार नियोक्ता को रोजगार अनुबंध पर हस्ताक्षर करने से पहले ही कर्मचारी को काम पर रखते समय हस्ताक्षर के खिलाफ स्थानीय नियमों से परिचित कराना होगा।

यह लेखांकन के लिए आवश्यक कार्मिक लॉग की पूरी सूची नहीं है। व्यक्तिगत मामलों, छुट्टियों, व्यावसायिक यात्राओं पर असाइनमेंट, यात्रा प्रमाणपत्र जारी करना, बीमार अवकाश प्रमाणपत्र रिकॉर्ड करना, प्रमाणपत्र जारी करना, सैन्य पंजीकरण की स्थिति की जांच करना, कर्मचारियों के लिए अनिवार्य चिकित्सा परीक्षा उत्तीर्ण करना, चिकित्सा और पेंशन बीमा पॉलिसी जारी करना, के लॉग बनाए रखना संभव है। वगैरह।

कानून इन पत्रिकाओं के अनुशंसित रूपों को स्थापित नहीं करता है, इसलिए प्रत्येक उद्यम में उन्हें मुक्त रूप में विकसित किया जाता है। यह अनिवार्य है कि पत्रिका के सभी पृष्ठों पर क्रमांकन, सिलाई, संगठन की मुहर के साथ मुहर लगाई जानी चाहिए और संगठन के प्रमुख या कार्मिक दस्तावेजों को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए।

जब पूर्ण कार्मिक रिकॉर्ड के लिए आवश्यक दस्तावेजों की सूची निर्धारित की जाती है, तो दस्तावेज़ समाधान किया जाता है, जो संस्थान में उपलब्ध दस्तावेजों और आवश्यक दस्तावेजों की तुलना करने की प्रक्रिया है। इसे एक तालिका के रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है।

आवश्यक की सूची दस्तावेज़	दस्तावेज़ स्टॉक में	दस्तावेज़ अनुपस्थित	टिप्पणी
स्टाफिंग टेबल
अवकाश कार्यक्रम
भुगतान विनियम श्रम और बोनस			श्रम में परिवर्तन के कारण कानून विकसित करें नये संस्करण का मसौदा में अनुमोदित किये जाने वाले विनियम कला के अनुसार. 135 रूसी संघ का श्रम संहिता। कर्मचारियों को नये से परिचित करायें जैसा कि विनियमों द्वारा संशोधित किया गया है चित्रकारी
रोजगार संपर्क			छूटी जानकारी दर्ज करें सीधे पाठ में रोजगार अनुबंध, और लुप्त स्थितियों का निर्धारण करें श्रम के लिए आवेदन समझौता या अलग पार्टियों के समझौते से, लिखित रूप में निष्कर्ष निकाला गया
लेखा पत्रिका रोजगार संपर्क			एक पत्रिका प्रपत्र विकसित करें
परिचय पत्रिका स्थानीय के साथ नियमों

दस्तावेज़ सत्यापित होने के बाद, कानूनी आवश्यकताओं के संदर्भ में मौजूदा दस्तावेज़ों की गुणवत्ता की जाँच की जाती है। मुख्य गतिविधियों के आदेश कर्मियों के आदेशों से अलग रखे जाने चाहिए। किसी अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर, अनुमोदन वीजा, पंजीकरण संख्या, आदेश से परिचित होने पर कर्मचारी नोट्स, निष्पादन नोट्स के लिए सभी दस्तावेजों की जांच की जानी चाहिए।

कार्य अभिलेखों की जांच पर विशेष ध्यान दिया जाए। सबसे पहले, संस्था के पास कार्य रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त करने का आदेश होना चाहिए। इसके बाद, आपको यह जांचने की आवश्यकता है कि क्या सभी कार्य पुस्तकें कार्य पुस्तकों के संचलन और उनके लिए प्रविष्टियों के लिए लेखांकन की पुस्तक में पंजीकृत हैं। कार्यपुस्तिकाओं में प्रविष्टियाँ प्रासंगिक आदेशों के आधार पर की जानी चाहिए; इन्हें मिटाया या दागा नहीं जा सकता। सभी प्रविष्टियों को कर्मचारी के व्यक्तिगत कार्ड, फॉर्म एन टी-2 में डुप्लिकेट किया जाना चाहिए और कर्मचारी के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए। कार्य पुस्तकें और उनके आवेषण अग्निरोधक तिजोरी में रखे जाने चाहिए।

कार्मिक लेखापरीक्षा का अंतिम चरण इसके आचरण पर एक रिपोर्ट तैयार करना है। रिपोर्ट निःशुल्क रूप में तैयार की जाती है, जिसे सीधे संगठन द्वारा विकसित किया जाता है। इसमें कर्मियों के रिकॉर्ड की वर्तमान स्थिति, पहचानी गई कमियों, उन्हें खत्म करने के लिए अनुशंसित उपायों पर डेटा प्रतिबिंबित होना चाहिए और यह निर्धारित करना चाहिए कि क्या ऑडिट उद्देश्यों को प्राप्त किया गया है।

कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी को बदलते समय, मामलों की स्वीकृति और हस्तांतरण का एक अधिनियम तैयार करना और उसमें यह नोट करना आवश्यक है कि किन दस्तावेजों की जाँच की गई, क्या विसंगतियाँ और कमियाँ पाई गईं। अधिनियम के साथ कार्य पुस्तकों की एक सूची संलग्न है (मालिक का पूरा नाम, कार्य पुस्तिका की श्रृंखला और संख्या और आवेषण (यदि कोई हो)), कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों की एक सूची, कार्मिक लॉग, आदि।

एन.एन.बुल्गा

पत्रिका संपादक

"मानव संसाधन विभाग

बजटीय संस्था"

मुहर हेतु हस्ताक्षर किये गये

कार्मिक दस्तावेजों का स्वयं ऑडिट करें
कार्मिक दस्तावेज़ कार्मिक प्रबंधन गतिविधियों का वह हिस्सा हैं जहाँ हमेशा व्यवस्था बनी रहनी चाहिए।

स्थापित नियमों के अनुसार कार्मिक दस्तावेजों को बनाए रखने से कंपनी को निरीक्षण निकायों के जुर्माने और कर्मचारियों के साथ श्रम विवादों से सुरक्षा मिलती है। कार्मिक लेखापरीक्षा में कार्मिक दस्तावेज़ प्रवाह की शुद्धता का एक विशेषज्ञ मूल्यांकन शामिल है, जिसमें श्रम कानून की आवश्यकताओं के अनुपालन के लिए एक विशिष्ट दस्तावेज़ के पाठ का विश्लेषण और निरीक्षण के दौरान और श्रम संघर्ष की स्थिति में प्रतिबंध लगाने के जोखिमों का आकलन शामिल है। . एक कार्मिक लेखापरीक्षा यह निर्धारित करेगी कि कौन से दस्तावेज़ अभी तक कार्मिक विभाग में मौजूद नहीं हैं, लेकिन उन्हें सामने आना चाहिए, जिन्हें अंतिम रूप दिया जाना चाहिए, और जिन्हें अपरिवर्तित छोड़ा जा सकता है।

सत्यापन कब आवश्यक है?

आमतौर पर, कंपनियां निम्नलिखित मामलों में कार्मिक दस्तावेजों की स्थिति की जांच करती हैं:

कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार कार्मिक कर्मचारी को बदलते समय (बर्खास्तगी या किसी अन्य पद पर स्थानांतरित होने पर, किसी अन्य प्रभाग, शाखा में);

जब नाराज कर्मचारी की बर्खास्तगी के बाद ऑडिट का खतरा हो (मजदूरी का भुगतान न करना, समय पर बोनस, नियोक्ता की पहल पर बर्खास्तगी);

जब संगठन के नेतृत्व में परिवर्तन होता है;

वर्तमान कानून में परिवर्तन होने के बाद कार्मिक दस्तावेज़ीकरण को उसके अनुपालन में लाते समय;

श्रम निरीक्षणालय द्वारा आगामी निर्धारित निरीक्षण के बारे में जानकारी या निर्देश प्राप्त होने पर

उन कंपनियों को कार्मिक ऑडिट की भी पेशकश की जा सकती है जो कंपनी के कार्मिक दस्तावेजों के साथ काम को अनुकूलित करने की योजना बना रहे हैं, और जिन्हें वर्तमान स्थिति के मूल्यांकन और आगे के काम के लिए सिफारिशों की आवश्यकता है।

कार्मिक ऑडिट द्वारा हल की जाने वाली समस्याओं में से एक वर्तमान श्रम कानून के उल्लंघन से जुड़े जोखिमों को कम करना है। इसलिए, आमतौर पर कार्मिक ऑडिट का उद्देश्य मुख्य रूप से "बढ़े हुए जोखिम क्षेत्रों" के प्रभाव को कम करना होता है।

कौन और कैसे?

एचआर ऑडिट को ऐसी प्रदाता कंपनी को सौंपा जा सकता है जो समान सेवाएं प्रदान करती है। अनुभवी विशेषज्ञ स्थापित विधियों का उपयोग करके व्यापक निरीक्षण करेंगे और कार्य के परिणामों पर एक रिपोर्ट प्रस्तुत करेंगे। रिपोर्ट पहचाने गए उल्लंघनों, उनके संभावित परिणामों को इंगित करेगी और त्रुटियों को दूर करने के लिए सिफारिशें प्रदान करेगी, और भविष्य में कार्मिक दस्तावेज़ीकरण को बहाल करने में मदद करेगी। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि तीसरे पक्ष प्रदाता द्वारा ऑडिट आयोजित करने का एक महत्वपूर्ण लाभ उद्यम में कार्मिक रिकॉर्ड की स्थिति के बारे में निष्कर्ष की निष्पक्षता है।

साथ ही, कार्मिक लेखापरीक्षा घर में ही की जा सकती है। इस मामले में, आपको कंपनी में कार्मिक ऑडिट करने, इस आयोजन के लक्ष्यों और उद्देश्यों को परिभाषित करने, एक उपयुक्त आयोग बनाने (उदाहरण के लिए, एक वकील, उप मुख्य लेखाकार, कार्मिक विभाग के प्रमुख से मिलकर) के लिए एक आदेश जारी करने की आवश्यकता है। ), सत्यापन का समय और तरीका निर्धारित करें।

ऑडिट चुनिंदा रूप से (पदों, विभागों और उनके लिए सभी कार्मिक दस्तावेजों की एक निश्चित संख्या) या पूर्ण (कुल) ऑडिट के माध्यम से किया जा सकता है। कई मायनों में, निरीक्षण का प्रकार संगठन में कर्मचारियों की संख्या, लक्ष्य, उद्देश्य और समय सीमा पर निर्भर करता है।

एक अलग सूची में कर्मचारियों की एक विशेष श्रेणी को शामिल करना आवश्यक है जिनके पास रोजगार अनुबंध की शर्तें और काम करने की स्थिति दूसरों से अलग है और जिन्हें कानून और स्थानीय नियमों के अनुसार कोई लाभ, भत्ते, मुआवजा प्रदान किया जाता है। , वगैरह। इन कर्मचारियों के दस्तावेज़ों की अधिक सावधानी से जाँच करने की आवश्यकता है।

हम एक निरीक्षण योजना बनाते हैं।

ऑडिट में भाग लेने वाले कर्मचारी को प्रक्रिया के पूर्ण महत्व और परिणामों को समझना चाहिए। सबसे पहले, आपको एक योजना विकसित करने की ज़रूरत है, दस्तावेजों की एक सूची बनाएं जो कार्मिक सेवा में होनी चाहिए। कुछ दस्तावेज़ों की अनिवार्य प्रकृति को सीधे श्रम संहिता में परिभाषित किया गया है। इसके बाद, एक सुलह करें - यह क्या है और यह कैसे होना चाहिए, ताकि बाद में सभी आवश्यक कार्मिक दस्तावेजों को पुनर्स्थापित किया जा सके।

व्यवहार में, स्वयं कार्मिक लेखापरीक्षा करने के लिए, आपको यह करना होगा:

1. एक निरीक्षण योजना तैयार करें;

2. सभी कर्मचारियों की एक सूची बनाएं, उन्हें स्थिति और संरचनात्मक विभाजन के आधार पर विभाजित करें;

3. इस कंपनी के लिए अनिवार्य और अतिरिक्त नियामक दस्तावेजों की सूची निर्धारित करें;

4. जांचे जाने वाले कार्मिक दस्तावेजों की एक सूची निर्धारित करें (उदाहरण के लिए, ओरियन कंपनी ने जांच की जाने वाली निम्नलिखित सूची अपने लिए निर्धारित की है: (उदाहरण 1))

उदाहरण 1

स्टाफिंग कार्यक्रम; स्टाफिंग शेड्यूल के अनुमोदन पर आदेश; स्टाफिंग स्तर बदलने के आदेश;

रोजगार संपर्क; रोजगार अनुबंधों के लिए अतिरिक्त समझौते;

रोजगार अनुबंधों के पंजीकरण और उनमें संशोधन का जर्नल;

कर्मियों पर आदेश (स्वागत, स्थानांतरण, बर्खास्तगी, पदोन्नति, बोनस, आदि);

ऑर्डर दर्ज करने के लिए लॉग (कार्मिकों, छुट्टियों, व्यावसायिक यात्राओं पर);

कार्य अभिलेख; कार्य पुस्तकों के संचलन और उनके लिए प्रविष्टियों के लिए लेखांकन की पुस्तक कार्य पुस्तकों के रखरखाव और भंडारण के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति पर आदेश;

कार्य विवरणियां;

अवकाश स्वीकृत करने के आदेश (वार्षिक, अतिरिक्त, शैक्षिक, अवैतनिक अवकाश, बाल देखभाल अवकाश);

अवकाश कार्यक्रम;

कर्मचारी आवेदन (छुट्टियों के लिए, अवकाश अनुसूची से विचलन के मामले में (वार्षिक, अतिरिक्त, शैक्षिक, अवैतनिक अवकाश, बच्चे की देखभाल, अन्य आवेदन, बर्खास्तगी के लिए आवेदन));

एकीकृत फॉर्म टी-2 के अनुसार कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड;

कर्मचारियों को व्यावसायिक यात्राओं पर भेजने के आदेश। सेवा कार्य;

समय पत्रक;

आंतरिक श्रम नियम;

पारिश्रमिक और बोनस पर विनियम;

व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर विनियम;

5. एक चेकलिस्ट फॉर्म तैयार करें (उदाहरण 2), जिसमें उल्लंघन, दस्तावेजों की अनुपस्थिति और मौजूदा दस्तावेजों को सही करने या लापता दस्तावेजों को बनाने की समय सीमा पर डेटा दर्ज किया जाएगा।

संगठन में लागू अनिवार्य नियमों की सूची और कंपनी के स्थानीय नियमों की सूची तैयार करना ऑडिट में एक महत्वपूर्ण चरण है, क्योंकि किसी कंपनी में एचआर के लिए कार्मिक रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए कानून के साथ कार्मिक रिकॉर्ड का अनुपालन मुख्य मानदंड है। विशेषज्ञ.

आवश्यक की सूची मेंनियमों शामिल करना चाहिए:

सभी संशोधनों और परिवर्धन के साथ रूसी संघ का श्रम संहिता;

प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूप (संकल्प)।

रूस की गोस्कोमस्टैट दिनांक 01/05/2004 नंबर 1 "श्रम और उसके भुगतान की रिकॉर्डिंग के लिए प्राथमिक लेखा दस्तावेज के एकीकृत रूपों के अनुमोदन पर")

16 अप्रैल, 2003 संख्या 225 के रूसी संघ की सरकार का फरमान "कार्य पुस्तकों पर," यथासंशोधित। 05/19/2008 से;

कार्यपुस्तिकाएँ भरने के निर्देश (रूस के श्रम मंत्रालय का संकल्प दिनांक 10 अक्टूबर 2003 संख्या 69);

व्यावसायिक यात्राओं पर भेजने पर विनियम (रूसी संघ की सरकार का संकल्प दिनांक 13 अक्टूबर 2008 संख्या 749);

29 दिसंबर, 2006 का संघीय कानून संख्या 255-एफजेड "अस्थायी विकलांगता के मामले में और मातृत्व के संबंध में अनिवार्य सामाजिक बीमा पर" (25 फरवरी, 2011 को संशोधित);

19 मई 1995 का संघीय कानून संख्या 81-एफजेड "बच्चों वाले नागरिकों के लिए राज्य लाभ पर" (7 मार्च 2011 को संशोधित);

27 जुलाई 2006 का संघीय कानून संख्या 152-एफजेड "व्यक्तिगत डेटा पर" (23 दिसंबर 2010 को संशोधित);

24 नवंबर 1995 का संघीय कानून संख्या 181-एफजेड "रूसी संघ में विकलांग लोगों की सामाजिक सुरक्षा पर" (9 दिसंबर 2010 को संशोधित);

27 मई 1998 का ​​संघीय कानून संख्या 76-एफजेड "सैन्य कर्मियों की स्थिति पर" (21 अप्रैल 2011 को संशोधित);

17 दिसंबर 2001 का संघीय कानून संख्या 173-एफजेड "रूसी संघ में श्रम पेंशन पर" (27 जुलाई 2010 को संशोधित);

15 दिसंबर 2001 का संघीय कानून संख्या 167-एफजेड "रूसी संघ में अनिवार्य पेंशन बीमा पर" (28 दिसंबर 2010 को संशोधित);

रूस के श्रम मंत्रालय का संकल्प ("कर्मचारियों द्वारा प्रतिस्थापित या किए गए पदों और कार्यों की सूची के अनुमोदन पर, जिनके साथ नियोक्ता पूर्ण व्यक्तिगत या सामूहिक (टीम) वित्तीय जिम्मेदारी पर लिखित समझौते, साथ ही समझौतों के मानक रूपों में प्रवेश कर सकता है पूर्ण वित्तीय जिम्मेदारी पर");

राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न मानक प्रबंधन अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची, भंडारण अवधि का संकेत (25 अगस्त 2010 नंबर 558 पर रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय द्वारा अनुमोदित);

आंतरिक स्थानीय नियमों का विश्लेषण करते समय, डिजाइन, अपनाने, अनुमोदन, सामग्री और कर्मचारियों को उनसे परिचित कराने पर ध्यान देना आवश्यक है।

सूची में शामिल कंपनी के अनिवार्य स्थानीय नियम

आंतरिक श्रम नियम (अनुच्छेद 189 के भाग 3 और 4 और रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 190);

कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर विनियमन (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 88);

पारिश्रमिक और बोनस पर विनियम (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 135);

सूची में शामिल कंपनी के वैकल्पिक (अनुशंसित) स्थानीय नियम (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 5 के आधार पर) में शामिल होना चाहिए:

व्यापार रहस्यों पर प्रावधान (29 जुलाई 2004 का संघीय कानून संख्या 98-एफजेड "व्यापार रहस्यों पर" (24 जुलाई 2007 को संशोधित));

व्यावसायिक यात्राओं पर विनियम;

कर्मचारी प्रमाणन पर विनियम।

कार्य पुस्तकों की उपलब्धता और उनके रखरखाव की शुद्धता की जाँच करना, कार्य पुस्तकों और आवेषणों की गति को रिकॉर्ड करने के लिए एक पुस्तक की उपस्थिति, कार्य पुस्तकों और आवेषणों के प्रपत्रों की उपलब्धता, साथ ही रखरखाव के लिए एक जिम्मेदार कर्मचारी को नियुक्त करने का आदेश, कार्मिक दस्तावेज़ीकरण की जाँच के क्षेत्र में कार्यपुस्तिकाओं का भंडारण, रिकॉर्डिंग और जारी करना आवश्यक रूप से शामिल होना चाहिए। कार्मिक जांच में एक महत्वपूर्ण बिंदु पंजीकरण लॉग का ऑडिट होगा। यह सुनिश्चित करने के लिए कि जानकारी सही ढंग से दर्ज की गई है और पंजीकरण में कोई कमी नहीं है, कर्मियों के लिए आदेशों को पंजीकृत करने की पुस्तकों को आदेशों के साथ जांचा जाता है।

आइए इसे संक्षेप में बताएं

अंत में, कार्मिक रिकॉर्ड की वर्तमान स्थिति पर एक रिपोर्ट तैयार की जाती है, यह विश्लेषण किया जाता है कि क्या ऑडिट के उद्देश्यों को प्राप्त किया गया है, पहचानी गई कमियों को दर्ज किया जाता है, जो उपाय किए जाने चाहिए वे निर्धारित किए जाते हैं, और निष्कर्ष निकाले जाते हैं (उदाहरण 4).

जाँच के अंत में, यदि गुम या गलत तरीके से बनाए गए दस्तावेज़ हैं, तो एक समय सीमा निर्धारित करना आवश्यक है जिसके भीतर ये दस्तावेज़ बनाए जाएंगे या ठीक किए जाएंगे, पीपाए गए उल्लंघनों को ठीक करने के लिए एक योजना विकसित करें (उदाहरण 5).

सामग्री HRM.RU वेबसाइट पर पोस्ट की गई है

मेरी पदोन्नति होने वाली है - हमारे संगठन की एक शाखा में मानव संसाधन विभाग में स्थानांतरित किया जा रहा है। मैं थोड़ा घबराया हुआ हूं - यह एक जिम्मेदार मामला है, मैं संभावित गलतियों और जटिलताओं से बचना चाहता हूं। मैं कार्मिक रिकॉर्ड ऑडिट आयोजित करके एक नई जगह पर काम शुरू करने की योजना बना रहा हूं। कृपया मुझे बताएं कि इसे सही तरीके से कैसे करें।

इससे पहले कि आप आंतरिक एचआर ऑडिट के "रहस्यों" को सुलझाएं, आपको यह समझने की जरूरत है कि आप इसे किन उद्देश्यों के लिए आयोजित करेंगे।

एक नियम के रूप में, आपके जैसी स्थितियों में, यह निर्धारित करने के लिए कार्मिक रिकॉर्ड की ऑडिट की आवश्यकता होती है कि शाखा में काम करने वाले कर्मचारी कंपनी के श्रम कानून और स्थानीय नियमों की आवश्यकताओं का अनुपालन करते हैं या नहीं। इस तरह की जाँच का उद्देश्य कार्मिक दस्तावेज़ीकरण की तैयारी में त्रुटियों से जुड़े संभावित कंपनी जोखिमों को समाप्त करना है। इसलिए, आंतरिक लेखापरीक्षा के साथ काम शुरू करने की आपकी इच्छा सही है।

लेखापरीक्षा के दौरान पहचाने जा सकने वाले कार्मिक दस्तावेजों में सुधार करने और कमियों को ठीक करने के लिए कानूनी आधार रखने के लिए, इसे आधिकारिक दर्जा देना आवश्यक है। इसलिए, सत्यापन के दौरान क्रियाओं का क्रम इस प्रकार होगा:

चरण 1. एक आदेश जारी करना

इसे अवश्य इंगित करना चाहिए:

• सत्यापन कार्यक्रम के लक्ष्य और उद्देश्य;
• आयोग के सदस्य. इसमें श्रम कानून और कार्यालय प्रबंधन के क्षेत्र में ज्ञान रखने वाले कंपनी विशेषज्ञ शामिल हो सकते हैं;
• निरीक्षण का समय और वह अवधि जिसके लिए इसे किया जाएगा;
• प्राप्त परिणामों पर एक रिपोर्ट (अधिनियम) प्रस्तुत करने की समय सीमा।

हमारी जानकारी

दस्तावेजों का मिलान - तुलना, तुलना, विराम चिह्न, पुनर्पूंजीकरण, पहचान, तुलना, मिलान, दस्तावेजों का सत्यापन

चरण 2. शाखा प्रमुख सहित सभी इच्छुक पार्टियों के आदेश से परिचित होना

चरण 3. दस्तावेजों का मिलान

ऑडिट का अगला चरण दस्तावेज़ों (क्या है और क्या उपलब्ध होना चाहिए) का मिलान हो सकता है, जो भविष्य में सभी आवश्यक कार्मिक दस्तावेज़ों को पुनर्स्थापित करने के लिए किया जाता है।

कंपनी शाखा में कार्मिक दस्तावेज़ प्रवाह को विनियमित करने वाला एक स्थानीय नियामक अधिनियम इसमें मदद कर सकता है।

ऐसा नियामक अधिनियम किसी कंपनी में कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए विनियम या निर्देश या किसी शाखा सहित कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन पर एक अनुभाग सहित रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए सामान्य निर्देश हो सकता है। यह एक अनिवार्य दस्तावेज़ नहीं है, लेकिन इसकी उपस्थिति कंपनी की शाखा में कार्मिक रिकॉर्ड रखने की प्रक्रिया को नियंत्रित करती है।

शाखा के पास अनिवार्य कार्मिक दस्तावेज़ीकरण का पूरा सेट होना चाहिए . यह भी शामिल है:

1. स्थानीय नियम।

प्रत्येक शाखा में निम्नलिखित स्थानीय नियम होने चाहिए:

• आंतरिक श्रम नियम;
• व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर विनियमन;
• वेतन नियम;
• प्रोत्साहन बोनस पर विनियम;
• व्यावसायिक यात्राओं पर विनियम;
• श्रम सुरक्षा निर्देश।

हालाँकि, उनमें से कुछ को समग्र रूप से कंपनी के लिए अनुमोदित किया जा सकता है। इस मामले में, वे शाखाओं पर भी लागू होंगे. इस मामले में, इन दस्तावेजों की विधिवत प्रमाणित प्रतियां शाखा में उपलब्ध होनी चाहिए। स्टाफिंग टेबल के संबंध में - कंपनी की स्टाफिंग टेबल से शाखा की गतिविधियों के संबंध में प्रधान कार्यालय से भेजा गया प्रमाणित उद्धरण।

ध्यान रखें

कंपनी का मानव संसाधन अधिकारी पूरे संगठन में स्वीकृत स्थानीय कृत्यों की प्रतियों को प्रमाणित कर सकता है। ऐसा करने का अधिकार उसके नौकरी विवरण, रोजगार अनुबंध और (या) आदेश में दर्ज किया जा सकता है।

2. स्टाफिंग अनुसूची.

3. रोजगार अनुबंध और उनके लिए अतिरिक्त समझौते।

4. अवकाश कार्यक्रम.

5. मुख्य गतिविधियों पर आदेश (शाखा प्रबंधक को नियुक्त करने पर, स्टाफिंग टेबल को मंजूरी देने पर, आदि)।

6. कर्मियों के लिए आदेश (नियुक्ति, स्थानांतरण, छुट्टी देने, रोजगार अनुबंध की समाप्ति, व्यापार यात्रा पर भेजने, कर्मचारी को प्रोत्साहित करने पर)।

7. समय पत्रक।

8. कार्य पुस्तकें, कार्य पुस्तकों की गति को रिकॉर्ड करने वाली पुस्तकें और उनके लिए प्रविष्टियाँ।

9. कार्य पुस्तिका:

• व्यावसायिक स्वास्थ्य और सुरक्षा प्रशिक्षण से गुजरना;
• नियंत्रण के उपाय।

इसके अलावा, दस्तावेज़ जो कुछ शर्तों के तहत संगठन के लिए अनिवार्य हैं, सूचीबद्ध हैं मेज़.

दस्तावेज़	वह शर्त जिसके तहत यह कंपनी के लिए अनिवार्य है
सामूहिक समझौता	यदि यह निष्कर्ष निकाला गया है
कार्य विवरणियां	यदि नौकरी की जिम्मेदारियाँ रोजगार अनुबंधों की सामग्री या पाठ में शामिल नहीं हैं रोजगार अनुबंध में नौकरी विवरण का एक लिंक होता है
अनियमित कार्य घंटों वाले कर्मचारियों के लिए पदों की सूची	यदि संगठन में कोई हैं
शिफ़्ट कार्यक्रम	यदि संगठन ने शिफ्ट कार्य शुरू किया है
व्यापार रहस्यों की सुरक्षा पर विनियम	यदि रोजगार अनुबंध कर्मचारी द्वारा व्यापार रहस्यों के पालन को निर्धारित करता है
सामूहिक दायित्व पर समझौते	यदि संगठन कार्यों की सूची के अनुसार कार्य कर रहा है, जिसके निष्पादन के दौरान पूर्ण सामूहिक (टीम) वित्तीय दायित्व पेश किया जा सकता है, जिसे रूस के श्रम मंत्रालय के एक संकल्प द्वारा अनुमोदित किया गया है। दिनांक 31 दिसम्बर 2002 क्रमांक 85
पूर्ण व्यक्तिगत पर समझौते वित्तीय दायित्व	यदि संगठन ऐसे कर्मचारियों को नियुक्त करता है जो कर्मचारियों द्वारा प्रतिस्थापित या किए गए पदों और कार्यों की सूची के अनुसार वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति हैं, जिनके साथ नियोक्ता सौंपे गए संपत्ति की कमी के लिए पूर्ण व्यक्तिगत वित्तीय जिम्मेदारी पर लिखित समझौते में प्रवेश कर सकता है, जिसे संकल्प द्वारा अनुमोदित किया गया है। रूस के श्रम मंत्रालय दिनांक 31 दिसंबर 2002 संख्या 85

चरण 4. कार्मिक दस्तावेज़ीकरण की सामग्री की जाँच करना

इसलिए, यह निर्धारित होने के बाद कि कौन से दस्तावेज़ अभी तक मानव संसाधन विभाग में उपलब्ध नहीं हैं, लेकिन सामने आने चाहिए, किसे अंतिम रूप दिया जाना चाहिए और किसे अपरिवर्तित छोड़ा जा सकता है, दस्तावेज़ों की गुणवत्ता, अर्थात् शुद्धता पर ध्यान देना महत्वपूर्ण है कार्मिक अभिलेख प्रबंधन एवं कानूनी साक्षरता की दृष्टि से उनकी तैयारी। प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए आवश्यकताओं का विस्तृत विचार एक लेख का विषय नहीं है; इस सामग्री में हम केवल कुछ बिंदुओं पर ध्यान देंगे, जो दुर्भाग्य से, कार्मिक अधिकारी अक्सर भूल जाते हैं।

1. प्रबंधक की शक्तियाँ

शाखा प्रबंधक के पास कर्मचारियों को काम पर रखने और नौकरी से निकालने की लिखित शक्तियां होनी चाहिए। यह रोजगार अनुबंध और (या) पावर ऑफ अटॉर्नी में परिलक्षित हो सकता है।

यदि ऐसी शक्तियां उचित रूप से सुरक्षित नहीं हैं, तो शाखा कर्मचारियों को काम पर रखने और बर्खास्त करने में शाखा प्रबंधक के कार्यों को अवैध माना जा सकता है।

2. कार्यपुस्तिकाएँ बनाए रखने की प्रक्रिया

कार्यपुस्तिकाओं के रख-रखाव की प्रक्रिया पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। सबसे पहले, आपको यह जांचना होगा कि क्या मुख्य गतिविधि के लिए कार्य रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार किसी व्यक्ति को नियुक्त करने का कोई आदेश है।

कार्य पुस्तकों का ऑडिट करते समय, यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि कार्य पुस्तकों और उनके लिए प्रविष्टियों की गतिविधि को रिकॉर्ड करने के लिए वे सभी पुस्तक में पंजीकृत हैं, सभी पुस्तकें उपलब्ध हैं और प्रासंगिक आदेशों के आधार पर उनमें सभी प्रविष्टियाँ की गई हैं।

कार्य पुस्तकें और प्रविष्टियाँ अग्निरोधक तिजोरी में संग्रहित की जानी चाहिए।

3. व्यक्तिगत कार्ड

कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड में काम पर रखने, किसी अन्य स्थायी नौकरी में स्थानांतरण और बर्खास्तगी के बारे में कार्य पुस्तकों (आवेषण) से डुप्लिकेट प्रविष्टियां होनी चाहिए, और उनके बगल में कर्मचारियों के हस्ताक्षर होने चाहिए जो दर्शाते हैं कि वे इन रिकॉर्ड से परिचित हैं।

4. लॉग्स

कार्मिक सत्यापन में एक महत्वपूर्ण बिंदु पंजीकरण लॉग का ऑडिट है। सभी कार्मिक लेनदेन को विशेष लेखा पत्रिकाओं (पुस्तकों) में दर्ज किया जाना चाहिए।

अनिवार्य मानव संसाधन विभाग लॉग में शामिल हैं:

1. कर्मियों के लिए आदेश दर्ज करने के लिए जर्नल (रूस के संस्कृति मंत्रालय के दिनांक 25 अगस्त 2010 संख्या 558 के आदेश द्वारा अनुमोदित सूची के अनुसार);
2. कार्यपुस्तिका प्रपत्रों और उनमें प्रविष्टियों को रिकॉर्ड करने के लिए एक रसीद और व्यय पुस्तिका, साथ ही कार्यपुस्तिकाओं की गतिविधि और उनमें प्रविष्टियों को रिकॉर्ड करने के लिए एक पुस्तक। इन पुस्तकों को क्रमांकित किया जाना चाहिए, लेस किया जाना चाहिए, संगठन के प्रमुख के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए, और मोम सील या सील के साथ सील किया जाना चाहिए (कार्य पुस्तकों को बनाए रखने और संग्रहीत करने के नियमों के खंड 41);
3. हिसाब सूचि।

इस पत्रिका को बनाए रखने का दायित्व कला द्वारा स्थापित किया गया है। 26 दिसंबर 2008 के संघीय कानून के 16 नंबर 294-एफजेड "राज्य नियंत्रण (पर्यवेक्षण) और नगरपालिका नियंत्रण के अभ्यास में कानूनी संस्थाओं और व्यक्तिगत उद्यमियों के अधिकारों की सुरक्षा पर।" ऐसे लॉग में, नियामक अधिकारी किए गए निरीक्षण का रिकॉर्ड बनाते हैं। जर्नल के मानक रूप को रूस के आर्थिक विकास मंत्रालय के दिनांक 30 अप्रैल, 2009 संख्या 141 के आदेश द्वारा अनुमोदित किया गया था।

हमारी जानकारी

कला के भाग 4 के अनुसार। 6 दिसंबर 2011 के संघीय कानून के 9 नंबर 402-एफजेड "ऑन अकाउंटिंग", श्रम लेखांकन और भुगतान सहित प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के रूपों को कंपनी के प्रमुख द्वारा आरोपित अधिकारी की सिफारिश पर अनुमोदित किया जाना चाहिए। लेखांकन रिकॉर्ड बनाए रखना। श्रम और उसके भुगतान के लेखांकन के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के रूपों को लेखांकन नीति के हिस्से के रूप में अनुमोदित किया जाना चाहिए, अर्थात, शाखा को कंपनी के प्रमुख द्वारा अनुमोदित प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के रूपों का उपयोग करना चाहिए।

इसके अलावा, मानव संसाधन विभाग अन्य लॉग का उपयोग कर सकता है। उदाहरण के लिए, लॉग:

• रोजगार संपर्क;
• व्यक्तिगत कार्ड;
• छुट्टियाँ;
• व्यापार यात्रा दिशा-निर्देश;
• काम के लिए अक्षमता प्रमाण पत्र का पंजीकरण;
• प्रमाणपत्र जारी करना;
• सैन्य पंजीकरण की स्थिति की जाँच;
• अनिवार्य चिकित्सा परीक्षण आदि से गुजरने वाले कर्मचारी।

ऐसे दस्तावेज़ों के अनुमोदित और स्वतंत्र रूप से विकसित दोनों रूपों का उपयोग करना स्वीकार्य है, लेकिन पत्रिकाओं का डिज़ाइन एक समान होना चाहिए: शीटों को क्रमांकित किया गया है, जर्नल को लेस किया गया है, मोम सील के साथ सील किया गया है या सील किया गया है और संगठन के प्रमुख द्वारा प्रमाणित किया गया है। .

शाखा के मानव संसाधन विभाग में बनाए गए पंजीकरण लॉग की एक विशिष्ट सूची "कंपनी मामलों का नामकरण" अनुभाग में दी जानी चाहिए, जिसमें शाखा में मामलों और लेखांकन लॉग की एक सूची शामिल है।

यह अवस्था सबसे लंबी होती है। चूँकि दस्तावेज़ों की एक बड़ी श्रृंखला आमतौर पर सत्यापन के अधीन होती है, हम अनुशंसा करते हैं कि परिणामों को एक तालिका में संक्षेपित किया जाए (टुकड़ा):

चरण 5. निरीक्षण के परिणामों के आधार पर एक अधिनियम (रिपोर्ट) तैयार करना

निरीक्षण के परिणामों के आधार पर एक अधिनियम (रिपोर्ट) किसी भी रूप में एक दस्तावेज़ के रूप में तैयार किया जा सकता है जिसमें एक कथा भाग, निष्कर्ष और सिफारिशें शामिल हैं (उदाहरण 2), साथ ही निरीक्षण के दौरान पहचानी गई समस्याओं और उल्लंघनों की एक तालिका और उनके उन्मूलन के लिए सिफारिशें, जिम्मेदार व्यक्तियों और समय सीमा को इंगित करते हुए, अधिनियम (रिपोर्ट) के परिशिष्ट के रूप में तैयार की गई हैं।

इसके अलावा, निरीक्षण परिणामों के आधार पर अधिनियम (रिपोर्ट) में शामिल हो सकते हैं:

• श्रम कानून के अनुसार कार्मिक दस्तावेजों की उपलब्धता का विश्लेषण;
• श्रम कानून की आवश्यकताओं के साथ दस्तावेज़ की तैयारी के अनुपालन का विश्लेषण;
• संगठन के आंतरिक स्थानीय नियमों की सामग्री का मूल्यांकन;
• कानूनी आवश्यकताओं के अनुपालन के लिए कार्मिक प्रक्रियाओं का विश्लेषण;
• अभिलेखीय कानून की आवश्यकताओं के साथ दस्तावेजों के अनुपालन का विश्लेषण;
• विनियमों के विशिष्ट लेखों के लिंक जिनके तहत कंपनी ने उल्लंघन किया है;
• जोखिम मूल्यांकन: किन उल्लंघनों के कारण श्रम विवाद हो सकता है या निरीक्षण अधिकारियों को दंड देना पड़ सकता है;
• कार्मिक रिकॉर्ड में त्रुटियों को ठीक करने के लिए सिफारिशें;
• कार्मिक दस्तावेजों के साथ आगे के काम में प्राथमिकताएं निर्धारित करने के लिए सिफारिशें।

उदाहरण 2. कंपनी शाखा में कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के ऑडिट के परिणामों पर रिपोर्ट (टुकड़ा)

सारांश

यदि आप कार्मिक दस्तावेजों का आंतरिक ऑडिट करने का निर्णय लेते हैं, तो इस घटना को वैध बनाएं, उपस्थिति के लिए दस्तावेजों की जांच करें और फिर त्रुटियों के लिए। परिणाम एक कृत्य है.

दूसरा आउटगोइंग सूचना और संदर्भ दस्तावेज़ीकरण है:

• आने वाले अनुरोधों पर प्रतिक्रिया;
• संगठन की पहल और सूचना दस्तावेज़ (प्रस्ताव, आवेदन, पत्र, प्रमाण पत्र, समीक्षा, अनुबंध, आदि)।

तीसरा है आंतरिक जानकारी और संदर्भ दस्तावेज़ीकरण:

• आंतरिक पत्राचार (रिपोर्ट, आधिकारिक, व्याख्यात्मक नोट्स);
• अन्य दस्तावेज़ (प्रोटोकॉल, योजनाएँ, अधिनियम, रिपोर्ट, आदि)।

सूचना और संदर्भ दस्तावेजों के लिए लेखांकन, आने वाली और बाहर जाने वाली पत्राचार की पत्रिकाओं में कार्मिक सेवा में आने वाली और बाहर जाने वाली जानकारी और संदर्भ दस्तावेज का रिकॉर्ड रखें। एक विशेष रूप से अधिकृत मानव संसाधन कर्मचारी (सचिव, क्लर्क) आने वाले पत्राचार को संसाधित कर सकता है।

कार्मिक दस्तावेज़ीकरण का ऑडिट करने का आदेश (नमूना भरना)

कर्मचारियों द्वारा काम किया गया वास्तविक समय टाइम शीट में दर्ज किया जाता है। कर्मचारियों को व्यावसायिक यात्राओं पर भेजने पर विनियम (या पीवीटीआर में संबंधित अनुभाग)।

ऐसा प्रतीत होता है कि सभी मुद्दों को 13 अक्टूबर, 2008 संख्या 749 (29 जुलाई, 2015 को संशोधित) के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित व्यावसायिक यात्राओं पर कर्मचारियों को भेजने की विशिष्टताओं पर विनियमों द्वारा विनियमित किया जाता है। व्यावसायिक यात्रा के मुद्दों को विनियमित करने वाले कई अन्य उपनियम। हालाँकि, कला के भाग 4 के अनुसार। रूसी संघ के श्रम संहिता के 168, सभी गैर-राज्य नियोक्ताओं के लिए व्यावसायिक यात्राओं से जुड़े खर्चों की प्रतिपूर्ति की प्रक्रिया और राशि को विनियमित करने के लिए एक सामूहिक समझौता या एलएनए होना आवश्यक है।
व्यावसायिक यात्रा के दौरान कर्मचारियों द्वारा किए गए खर्चों का मुआवजा रूसी संघ के टैक्स कोड के अनुसार संगठन के खर्चों के रूप में स्वीकार किया जा सकता है, केवल अगर यह सामूहिक समझौते या एलएनए में निर्दिष्ट हो।

कार्मिक लेखापरीक्षा करने का आदेश (नमूना भरना)

संगठनात्मक दस्तावेज़ संगठनात्मक दस्तावेज़ों में, विशेष रूप से, शामिल हैं: प्रशासनिक दस्तावेज़ प्रशासनिक दस्तावेज़ों में शामिल हैं:

• आदेश और निर्देश जो कर्मियों के साथ काम करने के मुद्दों को दर्शाते हैं;
• कार्मिक दस्तावेज़ कर्मियों की आवाजाही और लेखांकन को दर्शाते हैं (व्यक्तिगत कार्ड, व्यक्तिगत फ़ाइलें)।

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों की तैयारी संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों को तैयार करते समय, रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के 5 जनवरी, 2004 नंबर 1 के डिक्री द्वारा अनुमोदित एकीकृत दस्तावेजों का उपयोग करें। इस मामले में, किसी भी रूप में दस्तावेज़ तैयार करने की अनुमति है, चूँकि एकीकृत प्रपत्र सभी कार्मिक कार्यों (उदाहरण के लिए, शिफ्ट नाम, अनुशासनात्मक कार्रवाई, आदि) को कवर नहीं करते हैं।

डी।)।
मुख्य हैं: - रूसी संघ की सरकार का 16 अप्रैल, 2003 नंबर 225 का फरमान "कार्य पुस्तकों पर" (कार्य पुस्तकों को बनाए रखने और संग्रहीत करने के नियमों के साथ); - रूस के श्रम मंत्रालय का संकल्प दिनांक 10 अक्टूबर 2003 एन 69 "कार्य पुस्तकों को भरने के निर्देशों के अनुमोदन पर" (बाद में कार्य पुस्तकों को भरने के निर्देशों के रूप में संदर्भित); — रूस की राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प दिनांक 5 जनवरी, 2004 एन 1 "श्रम और उसके भुगतान की रिकॉर्डिंग के लिए प्राथमिक लेखा दस्तावेज के एकीकृत रूपों के अनुमोदन पर" (इसके बाद संकल्प एन 1 के रूप में संदर्भित); - रूस के संस्कृति मंत्रालय का आदेश दिनांक 25 अगस्त 2010 एन 558 "भंडारण अवधि का संकेत देने वाले राज्य निकायों, स्थानीय सरकारों और संगठनों की गतिविधियों की प्रक्रिया में उत्पन्न मानक प्रबंधन अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची के अनुमोदन पर"; — 27 जुलाई 2006 का संघीय कानून एन 152-एफजेड "व्यक्तिगत डेटा पर"; — GOST R 6.30-2003 “एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली।

आंतरिक कार्मिक लेखापरीक्षा आयोजित करने की प्रक्रिया

ध्यान

ऐसे लॉग में, नियामक अधिकारी किए गए निरीक्षण का रिकॉर्ड बनाते हैं। जर्नल के मानक रूप को रूस के आर्थिक विकास मंत्रालय के आदेश दिनांक 30 अप्रैल, 2009 संख्या 141 द्वारा अनुमोदित किया गया था।

याद रखें कि पत्रिका को किसी कानूनी इकाई या व्यक्तिगत उद्यमी की मुहर के साथ सिला, क्रमांकित और प्रमाणित किया जाना चाहिए। 10. भेजने वाले संगठन से व्यावसायिक यात्राओं पर जाने वाले कर्मचारियों के लिए लॉगबुक (परिशिष्ट संख्या 2)।
उस संगठन में पहुंचे कर्मचारियों की लॉगबुक जहां उन्हें भेजा गया था (परिशिष्ट संख्या 3)। इन लॉग को बनाए रखने का दायित्व भेजने वाले संगठन से व्यावसायिक यात्राओं पर जाने वाले और जिस संगठन में उन्हें भेजा जाता है, वहां पहुंचने वाले कर्मचारियों को रिकॉर्ड करने की प्रक्रिया द्वारा स्थापित किया गया है, जिसे रूस के स्वास्थ्य और सामाजिक विकास मंत्रालय के 11 सितंबर के आदेश द्वारा अनुमोदित किया गया है। 2009.
क्रमांक 739एन. 11. स्थानीय नियम.

हम कार्मिक विभाग के दस्तावेज़ीकरण की जाँच करते हैं

महत्वपूर्ण

कार्मिक दस्तावेज़ीकरण के ऑडिट के मामले में, जब कार्मिक सेवा के प्रबंधन या कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन में किसी विशेषज्ञ द्वारा परिवर्तन किया जाता है, तो निष्कर्ष के अलावा, मामलों की स्वीकृति और हस्तांतरण का एक अधिनियम तैयार करना आवश्यक है, जिसके परिशिष्ट में कार्य पुस्तकों की एक सूची होगी (मालिक का पूरा नाम, कार्य पुस्तिका की श्रृंखला और संख्या और आवेषण (यदि कोई हो) दर्शाया जाएगा)। निष्कर्ष में, हम ध्यान दें कि कार्मिक दस्तावेज़ीकरण के आवधिक ऑडिट करते समय, नियोक्ता के पास नियामक अधिकारियों से प्रतिबंधों से बचने का अवसर होता है - जुर्माना, संगठन की गतिविधियों का निलंबन, आपराधिक दायित्व।

इसके अलावा, यदि ऑडिट घर में किया जाता है, तो मानव संसाधन कर्मचारियों को अपनी गलतियों को पहचानने और सुधारने के द्वारा अपने पेशेवर स्तर में सुधार करने का अवसर मिलता है। हम उन मुख्य नियमों का भी नाम देंगे जिनका कार्मिक दस्तावेज़ीकरण की जाँच करते समय पालन किया जाना चाहिए।

हम एक आंतरिक कार्मिक लेखापरीक्षा करते हैं

एकमुश्त कार्मिक लेखापरीक्षा या तो मामले को संभालने वाले नए अधिकारी द्वारा या बाहरी विशेषज्ञों की भागीदारी से की जाती है। आप किसी विशेषज्ञ के साथ या कार्मिक लेखापरीक्षा करने में विशेषज्ञता वाले संगठन के साथ सेवाओं के प्रावधान के लिए एक समझौता कर सकते हैं।

आंतरिक HR ऑडिट कहाँ से शुरू करें? नियोक्ता के पास व्यक्तिगत पहचान दस्तावेजों की उपस्थिति (अनुपस्थिति) और नियामक आवश्यकताओं के अनुपालन की जांच करना आवश्यक है। किसी भी नियोक्ता के पास, उसके संगठनात्मक और कानूनी स्वरूप और स्वामित्व के स्वरूप की परवाह किए बिना, LNA होना चाहिए।

पारिश्रमिक पर एक या दूसरे एलडीएन विनियमों की अनुपस्थिति से उत्पन्न होने वाले जोखिम यह दस्तावेज़ नियोक्ता का अनिवार्य एलडीएन नहीं है। वेतन की गणना करने के लिए, कर्मचारियों के साथ रोजगार अनुबंध और प्रासंगिक आदेश (भर्ती पर, दूसरी नौकरी में स्थानांतरण, आदि) होना पर्याप्त है।

पी।)। हालाँकि, कला.
कार्मिक लेखापरीक्षा के पहले चरण की अंतिम कार्रवाई दस्तावेजों का मिलान है - कौन से दस्तावेज़ उपलब्ध हैं और जिन्हें विकसित करने की आवश्यकता है। सुविधा के लिए, सुलह के परिणामों को एक तालिका में संक्षेपित किया जा सकता है (तालिका 3) तालिका 3 दस्तावेज़ों का समाधान उपलब्ध दस्तावेज़ दस्तावेज़ गुम आंतरिक श्रम विनियम व्यक्तिगत डेटा की सुरक्षा पर विनियम बोनस पर विनियम यदि सामग्री प्रोत्साहन की प्रणाली निर्दिष्ट नहीं है रोजगार अनुबंध, सामूहिक समझौता, पारिश्रमिक पर विनियम या आंतरिक श्रम विनियम पारिश्रमिक पर विनियम बोनस पर विनियम स्टाफिंग अनुसूची अवकाश अनुसूची ... ... दस्तावेजों की जांच अनिवार्य दस्तावेजों की सूची निर्धारित करने और उनकी उपलब्धता की जांच करने के बाद, यह आवश्यक है उनके निष्पादन की शुद्धता, साथ ही कानूनी आवश्यकताओं के अनुपालन की जाँच करना।

कार्मिक लेखापरीक्षा नमूना आयोजित करने का आदेश

26 दिसंबर 2008 का कानून संख्या 294-एफजेड)। दस्तावेजों की एक एकीकृत सूची जो निरीक्षण किसी संगठन से अनुरोध कर सकता है, कानून द्वारा स्थापित नहीं है। ऐसे दस्तावेजों की सूची प्रत्येक निरीक्षण मामले के लिए व्यक्तिगत रूप से निर्धारित की जाती है, जो उसके संचालन के उद्देश्यों पर निर्भर करती है, और निरीक्षण (खंड) करने के स्वभाव (आदेश) में परिलक्षित होती है।

8 घंटे 2 बड़े चम्मच। 26 दिसंबर 2008 के कानून के 14 नंबर 294-एफजेड)। विशेष रूप से, श्रम निरीक्षणालय अनुरोध कर सकता है: - संगठन के घटक दस्तावेज, साथ ही उसके अधिकारियों की शक्तियों की पुष्टि करने वाले आदेश; - कर्मचारियों के साथ रोजगार अनुबंध; - स्टाफिंग टेबल - कर्मचारी कार्य पुस्तकें; कार्य पुस्तकों की आवाजाही और उनमें प्रविष्टियों को रिकॉर्ड करने के लिए, साथ ही कार्य पुस्तकों की रिकॉर्डिंग, रखरखाव और भंडारण के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति का आदेश - कार्मिक आदेश (स्वागत, स्थानांतरण, छुट्टी, बर्खास्तगी, आदि);

लेकिन उनकी सेवाएँ महंगी हैं, इसलिए सभी प्रबंधक ऐसी कंपनियों की ओर रुख करने के लिए सहमत नहीं होते हैं। इस मामले में, कार्मिक दस्तावेज़ीकरण का स्वयं ऑडिट करने से मदद मिलेगी।

ऐसा करने के लिए, आपको ऑडिट करने, उसके लक्ष्य और समय निर्धारित करने और उन व्यक्तियों को पंजीकृत करने के लिए एक आदेश जारी करने की आवश्यकता है जो कार्मिक ऑडिट करेंगे। आदेश जारी करने के बाद, कार्मिक लेखापरीक्षा आयोजित करने के चरणों को निर्धारित करना आवश्यक है। कार्मिक लेखापरीक्षा की परिभाषा से यह पता चलता है कि पहला चरण सभी अनिवार्य कार्मिक दस्तावेजों की उपलब्धता की जाँच करना है, और दूसरा वर्तमान कानून के साथ कार्मिक दस्तावेज़ीकरण के अनुपालन की जाँच करना है। आइए कार्मिक लेखापरीक्षा के प्रत्येक चरण पर करीब से नज़र डालें।
सामान्य मुद्दों के लिए उप महा निदेशक जी.एस. मिशिन को कार्मिक दस्तावेज़ीकरण के ऑडिट के लिए जिम्मेदार नियुक्त करें। 5. कार्मिक दस्तावेज़ीकरण के ऑडिट के मुद्दे पर परामर्श कंपनी बेस्ट कंसल्ट एलएलसी के साथ बातचीत करने के लिए अधिकृत व्यक्ति के रूप में मानव संसाधन विभाग के प्रमुख ए.एम. डेविडोव को नियुक्त करें। 6. कार्यालय प्रमुख एम.एस. क्रुग्लोवा कार्यकारी समूह के प्रमुख ए.एम. डेविडॉव के अनुरोध पर मुद्दा। अनुमोदित ऑडिट शेड्यूल के अनुसार रूस के ZAO फ्लावर्स के कार्यालय कार्य के निर्देशों के अनुसार ऑडिट करने के लिए कर्मियों पर दस्तावेज़। 7. रूस के ZAO फ्लावर्स के कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा के साथ काम करने की प्रक्रिया पर विनियमों द्वारा स्थापित नियमों के अनुपालन में, कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा वाले दस्तावेज़ जारी करने के लिए कार्य समूह के सदस्यों को बाध्य करें। महानिदेशकके.ए.
रूसी संघ का श्रम संहिता एक आवश्यकता स्थापित करती है जिसके अनुसार किसी दिए गए नियोक्ता की वेतन प्रणाली सामूहिक समझौतों, समझौतों या एलएनए द्वारा स्थापित की जाती है। नतीजतन, पारिश्रमिक प्रणाली (विशुद्ध वेतन प्रणाली जितनी सरल भी) सामूहिक समझौते या एलएनए में दिखाई देनी चाहिए: पीवीटीआर ("कर्मचारियों का भुगतान" अनुभाग में) या एक स्वतंत्र विनियमन (जब पारिश्रमिक प्रणाली अधिक जटिल हो) . यदि कोई बोनस पारिश्रमिक प्रणाली है, तो कर्मचारियों के लिए पारिश्रमिक और बोनस पर विनियम विनियमन करने वाला एक दस्तावेज है:

• पारिश्रमिक प्रणाली के गठन के सिद्धांत;
• काम के लिए मौद्रिक पारिश्रमिक की गणना करने की प्रक्रिया;
• कार्य के मूल्यांकन के लिए मानदंड और प्रक्रिया।

कर्मचारियों के पारिश्रमिक के बारे में बात करते समय आपको वेतन पर्चियों पर ध्यान देना चाहिए।