एक्सेल में शीट। यूनिवर्सल टाइम शीट जनरेट करने को समझना - सशर्त स्वरूपण - एक्सेल - लेख कैटलॉग - परफेक्ट एक्सेल

टाइम शीट को संगठनों के कर्मचारियों द्वारा वास्तव में काम किए गए समय के बारे में जानकारी दर्ज करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। मुझे कहना होगा कि टाइम शीट फॉर्म सख्ती से अनिवार्य नहीं है - सिद्धांत रूप में, यह मनमाना हो सकता है, अर्थात, प्रत्येक उद्यम अपनी टाइम शीट का उपयोग करने के लिए स्वतंत्र है यदि ऐसी आवश्यकता उत्पन्न होती है। हालांकि, फॉर्म को रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा उपयोग के लिए विकसित और अनुशंसित किया गया था और इसे प्राथमिकता दी जाती है।

फ़ाइलें

टाइमशीट कौन पूरा करता है

प्रपत्र या तो कार्मिक विभाग के एक कर्मचारी द्वारा, या एक संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा, या इस कार्य के लिए विशेष रूप से किराए पर लिए गए टाइमकीपर द्वारा भरा जाता है। इसमें दर्ज की गई जानकारी के आधार पर, लेखा विभाग के विशेषज्ञ संगठन के कर्मचारियों को वेतन और अन्य भुगतान अर्जित करते हैं। वास्तव में, टाइम शीट सबसे महत्वपूर्ण लेखांकन दस्तावेजों में से एक है। और अगर छोटी कंपनियां इसके बिना कर सकती हैं, तो बड़े उद्यम बिना असफलता के ऐसे समय का रिकॉर्ड रखते हैं।

उद्यम में अपनाई गई कार्मिक लेखा प्रणाली के आधार पर, संगठन के सभी कर्मचारियों के लिए या तो एक टाइम शीट बनाई जा सकती है, या प्रत्येक इकाई में अलग से रखी जा सकती है।

टाइम शीट एक नियमित दस्तावेज है, अर्थात हर महीने एक नई प्रति संकलित की जानी चाहिए, इसलिए समय पत्रक की क्रम संख्या उस महीने की क्रम संख्या के बराबर होगी जिसमें इसे बनाया गया था। टाइमशीट अवधि महीने के सभी दिनों को कवर करती है।

आप टाइम शीट को इलेक्ट्रॉनिक और लिखित दोनों तरह से भर सकते हैं। हालांकि, सभी आवश्यक जानकारी दर्ज करने के बाद भी, जिम्मेदार व्यक्तियों के हस्ताक्षर के लिए इसे प्रिंट करना होगा।

फॉर्म टी-13। प्रपत्र सुविधाएँ

आइए टी -13 फॉर्म से शुरू करें, जो अब टाइम शीट रखने के लिए अधिक बार उपयोग किया जाता है।

कार्मिक विभाग के कर्मचारियों के लिए एकीकृत फॉर्म टी -13 या इलेक्ट्रॉनिक टाइम शीट अच्छी तरह से जाना जाता है। यह एकमात्र तरीका नहीं है, लेकिन निश्चित रूप से काम किए गए घंटों के हिसाब से सबसे मानक तरीका है। यदि आप मैन्युअल रूप से रिकॉर्ड रख रहे हैं, तो फॉर्म टी-12 का उपयोग किया जाना चाहिए।

कर्मचारी उपस्थिति पर नज़र रखने के लिए टाइम शीट एक परिचित उपकरण है। फॉर्म टी-13 आपको अनुपस्थिति के कारणों को विस्तार से रिकॉर्ड करने की अनुमति देता है, जिसमें सत्र की अवधि के लिए छात्र अवकाश, उन्नत प्रशिक्षण और कई प्रकार की विकलांगता अवकाश शामिल हैं। दस्तावेज़ भरने की अवधि 31 दिनों से कम हो सकती है।

पूर्ण T-13 पेरोल का आधार है।

T-13 . में टाइम शीट भरने का प्रारूप

समान सामग्री की मनमानी तालिकाओं के विपरीत, T-13 में स्वामित्व और OKPO के रूप सहित उद्यम के बारे में डेटा होता है। दस्तावेज़ संख्या समय पत्रक को बनाए रखने के लिए आंतरिक आवश्यकताओं के अनुसार चिपका दी गई है।

विभाग का नाम भी सबसे ऊपर दर्शाया गया है। यह याद रखना चाहिए कि इस विभाग के प्रमुख (भले ही टाइम शीट भरना उसके कर्तव्यों का हिस्सा न हो) को भरे हुए फॉर्म पर हस्ताक्षर करना चाहिए।

कर्मचारियों का क्रम जिम्मेदार व्यक्ति के निर्णय से निर्धारित होता है। सबसे आम छँटाई वर्णमाला है, जैसा कि हमारे उदाहरण में है, लेकिन कार्मिक संख्या द्वारा व्यवस्था का एक प्रकार संभव है (स्तंभ 3)।

कॉलम 4 में हम दिन के हिसाब से निशान लगाते हैं:

मैं- (उपस्थिति) कार्य दिवस,
में- छुट्टी का दिन,
से- छुट्टी,
आरपी- एक दिन की छुट्टी पर मतदान (काम करना बंद),
प्रति- व्यापार यात्रा,
पीसी- प्रशिक्षण,
पर- एक शैक्षणिक संस्थान से कॉल के साथ अध्ययन अवकाश,
बी- बीमार छुट्टी के साथ बीमार छुट्टी,
टी- बीमार छुट्टी के बिना अवैतनिक बीमार छुट्टी।

मैंने उस दिन काम किए गए घंटों की संख्या को चिह्न के नीचे रखा। कॉलम 5 में, हम पंक्ति में I की संख्या और घंटों की संख्या को संक्षेप में प्रस्तुत करते हैं। हमें महीने के 2 हिस्सों के लिए 4 मान मिलते हैं। कॉलम 6 में, हम मूल्यों को सारांशित करते हैं और महीने के लिए काम के लिए अंतिम आंकड़ा प्राप्त करते हैं।

चौथे कॉलम में वी, ओटी, के, बी और अन्य मामलों के लिए घंटों की संख्या का संकेत नहीं दिया गया है। ऐसा करने के लिए, कॉलम 10-13 हैं।

बीमार छुट्टी, छुट्टियों या अन्य कारणों से अनुपस्थिति के लिए लेखांकन

पदनाम कोड भिन्न हो सकते हैं (उदाहरण के लिए, संख्यात्मक)। विधायी रूप से, एक विशिष्ट भरने का प्रारूप निर्धारित नहीं है।

अंकन X से पता चलता है कि हम इस दिन को ध्यान में नहीं रखते हैं: सुविधा के लिए, महीने को असमान मूल्यों के साथ दो पंक्तियों में विभाजित किया गया है। 30 दिनों वाले महीनों के लिए (उदाहरण के लिए, नवंबर, कॉलम इस तरह दिखेगा (सुविधा के लिए, "गैर-मौजूद" 31 वीं संख्या लाल रंग में हाइलाइट की गई है):

नवंबर के लिए टी-13

सादृश्य से, फरवरी में यात्राओं के लिए T-13 भरा जाता है।

कॉलम 7-9 भुगतान कोड, दिनों की संख्या और शुल्क के प्रकार को दर्शाता है। हमारे उदाहरण में, कोड हैं:

• 2000 - आम कार्यदिवस,
• 2300 - बीमार छुट्टी (विकलांगता भत्ता),
• 2012 - छुट्टी।

दूसरा तरीका

कुछ उद्यम चूक के कारण का विवरण दिए बिना टाइम शीट के थोड़े सरलीकृत संस्करण को मंजूरी देते हैं। कॉलम 4 में, केवल 2 कोड दर्शाए गए हैं:

• मैं- कार्य दिवस,
• एच- अकार्य दिवस।

यह विधि असुविधाजनक हो सकती है क्योंकि यह बीमार अवकाश को रिकॉर्ड नहीं करती है।

विशेष स्थितियां

1. सम्मेलनों और अन्य प्रशिक्षण कार्यक्रमों में भाग लेने वाले कर्मचारियों के लिए टी-13 कैसे भरें?

उद्यम की स्थिति पर निर्भर करता है। इन दिनों को कार्य दिवस (I) के रूप में गिना जा सकता है, या उन्हें उन्नत प्रशिक्षण (पीसी) के रूप में गिना जा सकता है। वेतन दर भी भिन्न हो सकती है।

2. क्या कोड मेरे पास 8 घंटे से अधिक का मान हो सकता है?

हां। हो सकता है, यदि विस्तारित कार्य घंटों के लिए कोई विशेष आदेश हो। ओवरटाइम घंटे को पदनाम सी के साथ चिह्नित किया जा सकता है।

3. T-12 और T-13 टाइमशीट में क्या अंतर है?

पहला एक मैनुअल उपस्थिति फॉर्म है। दूसरा इलेक्ट्रॉनिक रूप से है। कई लेखा विभाग आज टी -13 पर स्विच कर चुके हैं, क्योंकि इसे एक विशेष कार्यक्रम का उपयोग करके स्वचालित रूप से एकत्र किया जा सकता है।

फॉर्म टी-12

सबसे पहले, जैसा कि किसी भी अन्य कार्मिक रिकॉर्ड दस्तावेज़ में है, आपको पहले टाइम शीट में संगठन का विवरण दर्ज करना होगा: ओकेपीओ कोड के साथ इसका पूरा नाम (पंजीकरण दस्तावेजों से लिया जाना चाहिए), संगठनात्मक और कानूनी स्थिति (आईपी) , एलएलसी, सीजेएससी, ओजेएससी), साथ ही संरचनात्मक इकाई (विभाग) जिसके लिए इस समय पत्रक को बनाए रखा जाता है (यदि आवश्यक हो)।

फिर आपको आंतरिक वर्कफ़्लो के लिए उपयुक्त कॉलम में दस्तावेज़ संख्या दर्ज करने की आवश्यकता है, साथ ही उस रिपोर्टिंग अवधि को इंगित करें जो इस समय पत्रक को ध्यान में रखती है।

समय पत्रक में संख्यात्मक और वर्णमाला कोड

टाइमशीट के इस भाग में कर्मचारियों के बारे में आवश्यक जानकारी भरने के साथ-साथ उनके डिकोडिंग के लिए उपयोग किए जाने वाले अल्फाबेटिक और न्यूमेरिक सिफर शामिल हैं। कार्यस्थल पर एक या किसी अन्य कर्मचारी द्वारा वास्तव में बिताए गए समय के साथ-साथ काम से उनकी अनुपस्थिति के कारणों को संक्षेप में और स्पष्ट रूप से प्रतिबिंबित करने के लिए उन्हें टाइम शीट के मुख्य भाग में दर्ज किया जाना चाहिए। यदि कार्मिक विभाग के विशेषज्ञों को टाइम शीट के इस रूप में कुछ अतिरिक्त कोड दर्ज करने की आवश्यकता है, तो उन्हें स्वतंत्र रूप से विकसित किया जा सकता है और इस तालिका में दर्ज किया जा सकता है।

T-12 . में कार्य समय के लिए लेखांकन

रिपोर्ट कार्ड में यह खंड मुख्य है - इसमें काम के घंटों का रिकॉर्ड रखा जाता है। पहले आपको इस खंड के पहले कॉलम में कर्मचारी का सीरियल नंबर दर्ज करना होगा, फिर दूसरे कॉलम में उसका पूरा नाम (अधिमानतः पूरा नाम और संरक्षक, ताकि कोई भ्रम और त्रुटि न हो)। तीसरे कॉलम में, आपको रोजगार के दौरान उसे सौंपे गए कर्मचारी की कार्मिक संख्या डालने की आवश्यकता है (यह व्यक्तिगत है और कभी नहीं दोहराता है)।

टाइम शीट में प्रत्येक कर्मचारी के लिए दो पंक्तियाँ हैं - उनमें महीने के प्रत्येक कैलेंडर दिन पर कार्यस्थल पर उपस्थिति या अनुपस्थिति के बारे में एन्क्रिप्टेड जानकारी होती है। इसके अलावा, कार्यस्थल पर गैर-उपस्थिति के कारण को इंगित करना तुरंत आवश्यक है, यदि कोई स्थापित किया गया है।

कर्मचारी के नाम के विपरीत शीर्ष पंक्ति में, कारण इंगित किया गया है, और नीचे की रेखा में - वास्तव में काम किए गए घंटों की संख्या, और यदि कर्मचारी कार्यस्थल पर प्रकट नहीं होता है, तो नीचे की सेल को खाली छोड़ा जा सकता है।

अगला कदम दो सप्ताह की अवधि के लिए वास्तव में काम किए गए घंटों और दिनों की कुल संख्या की गणना करना है, और तालिका के अंत में - महीने के लिए गणना का परिणाम।

उसी समय, आपको सावधानीपूर्वक निगरानी करनी चाहिए कि एक महीने में कैलेंडर दिनों की कुल संख्या प्रत्येक कर्मचारी के लिए संकेतित कार्य, सप्ताहांत और छुट्टियों की मात्रा के साथ मेल खाती है।

यह कहा जाना चाहिए कि कभी-कभी समय पत्रक भरने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति केवल उन सूचनाओं को दर्ज करते हैं जो उन दिनों से संबंधित होती हैं जब कर्मचारी कार्यस्थल से अनुपस्थित था। हालांकि, यह विकल्प कर्मियों और लेखांकन त्रुटियों को जन्म दे सकता है, इसलिए इसका उपयोग करना उचित नहीं है।

जिम्मेदार व्यक्तियों की तिथि और हस्ताक्षर

समय पत्रक भरने के बाद, इसके लिए जिम्मेदार कर्मचारी को अपनी स्थिति का संकेत देना चाहिए, साथ ही एक अनिवार्य प्रतिलेख के साथ उपयुक्त कक्षों में एक हस्ताक्षर करना चाहिए। रिपोर्ट कार्ड को संरचनात्मक इकाई के प्रमुख या उद्यम के निदेशक द्वारा भी अनुमोदित किया जाना चाहिए - एक प्रतिलेख के साथ स्थिति और हस्ताक्षर का भी संकेत। आखिरी चीज जो आपको डालनी है वह वह तारीख है जब टाइमशीट भरी गई थी।

प्रत्येक कर्मचारी का कार्य समय मानक स्थापित करने और उसके पालन में, विनियमन के अधीन है। इन उद्देश्यों के लिए, एक समय पत्रक संकलित किया जाता है। इस दस्तावेज़ में काम की पाली पर बुनियादी डेटा शामिल है। कर्मचारियों की अनुपस्थिति की संख्या को भी ध्यान में रखा जाता है।

टाइम शीट - उद्देश्य और उपयोग

टाइम शीट का मुख्य उद्देश्य कर्मचारी के श्रम उत्पादन पर जानकारी का एक दृश्य प्रदर्शन है। इन आंकड़ों के आधार पर कर्मचारी के वेतन की गणना की जाती है। यह पहलू इस दस्तावेज़ को बनाए रखने का मुख्य लक्ष्य बन जाता है।

हालाँकि, ऐसे मॉडल का उपयोग अन्य मुद्दों में भी प्रासंगिक है। प्रदर्शन की स्थिति का विश्लेषण करते समय, अक्सर गणना करना आवश्यक होता है काम के समय की हानि. दस्तावेज़ीकरण का ऐसा नमूना आपको एक निश्चित कैलेंडर अवधि के लिए दृश्य जानकारी प्राप्त करने की अनुमति देता है। हालांकि, ऐसी स्थिति में जहां यह करना आवश्यक है काम के समय की तस्वीरया समय, यह नमूना दस्तावेज़ीकरण आपको आवश्यक जानकारी प्रदान नहीं करेगा।

लेखा विभाग को कर्मियों की जानकारी प्रदान करने के लिए दस्तावेज़ के रूप में कानूनी रूप से स्थापित रूप है।

इस मामले में, दो मुख्य नमूने हैं जो सूचना को ठीक करने की विधि के आधार पर भरे जाते हैं:

• प्रपत्र T-12 का उपयोग प्रपत्र को A4 प्रारूप में भरने के लिए किया जाता है, यह विकल्प मैन्युअल डेटा प्रविष्टि के लिए प्रासंगिक है;
• नमूना टी -13 एक स्प्रेडशीट है, इसमें डेटा को प्रोग्राम और मैन्युअल रूप से स्वचालित रूप से दर्ज किया जा सकता है, लेकिन पहले से ही इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में।

प्रपत्र का चुनाव आंतरिक रिपोर्टिंग प्रक्रिया पर निर्भर करता है। दोनों विकल्पों या मिश्रित प्रणाली का उपयोग करना स्वीकार्य है।

टाइमशीट में पदनाम

फॉर्म भरते समय प्रतीकों का उपयोग किया जा सकता है। उनकी मानकीकृत सूची टी-12 फॉर्म में प्रस्तुत की गई है, हालांकि सुविधा के लिए इसे इलेक्ट्रॉनिक संस्करण में भी जोड़ा जा सकता है। इस सूची में, समय पत्रक में अक्षर पदनामों का एक निर्धारित कोड होता है।

प्रपत्र में डेटा दर्ज करते समय, वर्णमाला और संख्यात्मक दोनों मानों को समान रूप से इंगित किया जा सकता है। पहला विकल्प सबसे अधिक बार उपयोग किया जाता है, क्योंकि यह आमतौर पर अधिक सुविधाजनक होता है - पहले अक्षरों द्वारा नेविगेट करना आसान होता है, जिसके आधार पर पदनाम बनाया जाता है।

टाइम शीट रखने की बाध्यता

इस फॉर्म में जानकारी दर्ज करने का दायित्व संगठन के आकार पर निर्भर करता है। यदि यह एक छोटी कंपनी है, तो सभी कर्मचारियों की गणना एक व्यक्ति द्वारा की जा सकती है। हालाँकि, यदि संरचनात्मक विभाजन और शाखाएँ हैं, तो प्रत्येक विभाग के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को नियुक्त करना अधिक समीचीन है।

जिम्मेदारियों को निर्धारित करने के लिए, प्रत्येक कर्मचारी के लिए आदेश जारी किए जाते हैं जिन्हें इस नमूना दस्तावेज को भरने के लिए सौंपा गया है। यह कर्मचारी दस्तावेज़ तैयार करता है और उस पर हस्ताक्षर करता है। इन कर्मचारियों के प्रभारी विभागाध्यक्ष भी फॉर्म पर हस्ताक्षर करते हैं, जिसके बाद इसे लेखा विभाग को भेजा जाता है।

टाइमशीट को सही तरीके से कैसे भरें

टाइम शीट भरने के नियम सूचना दर्ज करने के लिए एक निश्चित प्रक्रिया निर्धारित करते हैं।

चूंकि टी-12 और टी-13 फॉर्म में मामूली अंतर है, इसलिए उनकी फिलिंग में थोड़ा अंतर है। प्रक्रिया निम्नलिखित है:

• मुख्य दस्तावेज के अनुसार, संगठन का नाम इंगित किया गया है, साथ ही संरचनात्मक विभाग, यदि नमूना केवल डिवीजनों में से एक को ध्यान में रखता है;
• फॉर्म भरने और नंबरिंग की तारीखें चिपकाई गई हैं;
• रिपोर्टिंग अवधि उस समय को ध्यान में रखती है जिसके लिए जानकारी दर्ज की जाती है;
• दूसरे और तीसरे कॉलम को भरने के लिए, कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड में निर्दिष्ट डेटा का उपयोग किया जाता है;
• इसके अलावा, सभी उपस्थिति और अनुपस्थिति को कॉलम में दर्ज किया जाता है, कर्मचारी की उपस्थिति के अनुसार, पत्र और कोड पदनाम दोनों का उपयोग किया जाता है, जिसके बाद घंटों और दिनों में काम की गई पारियों की मध्यवर्ती और कुल संख्या की गणना की जाती है;
• प्रत्येक कर्मचारी के लिए अंतिम कॉलम छुट्टियों की संख्या और छुट्टी के दिनों को दर्शाता है।

दूसरे खंड की जानकारी सीधे लेखा विभाग द्वारा दर्ज की जाती है। इसमें सभी भत्तों और कटौतियों को ध्यान में रखते हुए पेरोल पर परिकलित डेटा शामिल है। अंत में, भुगतान की जाने वाली कुल राशि का संकेत दिया जाता है।

टाइम शीट में बिना वेतन के छुट्टी

दस्तावेज़ को भरने में, अनुपस्थिति के प्रत्येक विकल्प का अपना पत्र और कोड पदनाम होता है।

बिना वेतन के दो प्रकार के अवकाश हैं:

• यदि यह नियोक्ता की अनुमति से दिया गया था, तो ऐसी छुट्टी को डीओ या कोड 16 अक्षरों से चिह्नित किया जाता है;
• यदि कानून द्वारा छुट्टी प्रदान की जाती है, तो इसे OZ या 17 के रूप में चिह्नित किया जाता है।

वार्षिक छुट्टी के लिए एक पदनाम भी है जो नियोक्ता द्वारा भुगतान नहीं किया जाता है। इस मामले में, डीबी या 18 के मूल्यों को फॉर्म में दर्ज किया जाता है। फॉर्म टी -12 और टी -13 के सही समापन के लिए, निर्धारित पदनामों का उपयोग करना महत्वपूर्ण है। इसके लिए, एक अलग निर्देश तैयार किया जा सकता है, जो एक विशेषज्ञ के लिए एक नियामक दस्तावेज बन जाएगा। इसके अनुसार, भ्रम और त्रुटियों से बचने के लिए डेटा दर्ज करने की पूरी प्रक्रिया को विनियमित किया जाना चाहिए।

टाइम शीट फॉर्म भरने के लिए फॉर्म 0504421

नया फॉर्म OKUD 0504421 टाइम शीट भरने के लिए वित्त मंत्रालय की सिफारिशें और नमूने हैं। इन नुस्खों का वर्तमान नमूना मार्च 2015 में स्वीकृत किया गया था और यह वर्तमान स्वरूप है। इसके आधार पर, संगठन कंपनी की बारीकियों को ध्यान में रखते हुए, अपने स्वयं के निर्देश विकसित करता है।

सामान्य सिफारिशों के अलावा, वित्त मंत्रालय के आदेश ने टी -12 और टी -13 के मौजूदा नमूने भी स्थापित किए। उन्होंने फिलिंग सिस्टम को सरल बनाकर और इसे अधिक संक्षिप्त बनाकर पुराने वेरिएंट को बदल दिया। नए फॉर्म में भरते समय उपयोग किए जाने वाले प्रतीकों की एक सूची भी शामिल है।

वे एक अधिकृत व्यक्ति द्वारा एक प्रति में तैयार किए जाते हैं, संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित, कार्मिक सेवा के एक कर्मचारी, लेखा विभाग को स्थानांतरित कर दिया जाता है।

कर्मचारी या नियोक्ता की पहल पर अनुपस्थिति, अंशकालिक काम या सामान्य कामकाजी घंटों के बाहर टाइम शीट में नोट्स, कम काम के घंटे, आदि। राज्य या सार्वजनिक कर्तव्यों, डाउनटाइम के बारे में एक लिखित चेतावनी, का एक बयान अंशकालिक रोजगार, कानून द्वारा स्थापित मामलों में ओवरटाइम काम करने के लिए कर्मचारी की लिखित सहमति, आदि)।

प्रत्येक कर्मचारी के लिए प्रति माह कार्य समय की दैनिक लागत को दर्शाने के लिए, कॉलम 4 को टाइम शीट में आवंटित किया जाता है - चार लाइनें (महीने के प्रत्येक आधे के लिए दो) और कॉलम की संबंधित संख्या (15 और 16)।

फॉर्म नंबर टी -13 (कॉलम 4, 6 में) में, शीर्ष पंक्ति का उपयोग कार्य समय की लागत के प्रतीकों (कोड) को चिह्नित करने के लिए किया जाता है, और नीचे की रेखा का उपयोग काम या अकार्य समय की अवधि (में) को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। घंटे, मिनट) प्रत्येक तिथि पर कार्य समय लागत के संबंधित कोड के अनुसार। यदि आवश्यक हो, तो काम के घंटों पर अतिरिक्त विवरण चिपकाने के लिए कॉलम की संख्या बढ़ाने की अनुमति है, उदाहरण के लिए, सामान्य के अलावा अन्य स्थितियों में काम का प्रारंभ और समाप्ति समय।

काम के समय की लागत को या तो उपस्थिति और काम से अनुपस्थिति के निरंतर पंजीकरण की विधि द्वारा या केवल विचलन (अनुपस्थिति, विलंबता, ओवरटाइम घंटे, आदि) दर्ज करके, टाइमशीट में ध्यान में रखा जाता है। काम से अनुपस्थिति को दर्शाते समय, जो दिनों में दर्ज की जाती हैं (छुट्टी, अस्थायी विकलांगता के दिन, व्यापार यात्राएं, प्रशिक्षण के संबंध में छुट्टी, राज्य या सार्वजनिक कर्तव्यों के प्रदर्शन के लिए समय, आदि), केवल शीर्ष में टाइम्सशीट में कोड दर्ज किए जाते हैं कॉलम प्रतीकों में लाइन, और नीचे की लाइन में कॉलम खाली रहते हैं।

प्रपत्र संख्या T-13 "टाइम शीट" का उपयोग क्रेडेंशियल के स्वचालित प्रसंस्करण के लिए किया जाता है। फॉर्म नंबर टी -13 में टाइम शीट संकलित करते समय:

• जब टाइमशीट में शामिल सभी कर्मचारियों के लिए केवल एक प्रकार के भुगतान और संबंधित खाते के लिए पेरोल के लिए क्रेडेंशियल रिकॉर्ड करते हैं, तो विवरण "भुगतान कोड का प्रकार", "संबंधित खाता" तालिका के ऊपर 7 से 9 तक के कॉलम के साथ भरा जाता है और कॉलम 9 बिना कॉलम 7 और 8 को भरे;
• कई (दो से चार) प्रकार के भुगतान और संबंधित खातों के लिए पेरोल के लिए क्रेडेंशियल रिकॉर्ड करते समय, कॉलम 7 - 9 भरे जाते हैं।

भुगतान के प्रकारों पर डेटा भरने के लिए समान कॉलम नंबरों के साथ एक अतिरिक्त ब्लॉक प्रदान किया जाता है यदि उनकी संख्या चार से अधिक हो।

कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग करके आंशिक रूप से पूर्ण विवरण के साथ फॉर्म नंबर टी -13 में टाइमशीट फॉर्म बनाया जा सकता है। इन विवरणों में शामिल हैं: संरचनात्मक इकाई, अंतिम नाम, पहला नाम, मध्य नाम, स्थिति (विशेषता, पेशा), कार्मिक संख्या, आदि। - यानी, संगठन की सशर्त स्थायी जानकारी की निर्देशिका में निहित डेटा। इस मामले में, समय पत्रक का रूप क्रेडेंशियल्स को संसाधित करने के लिए स्वीकृत तकनीक के अनुसार बदलता है।

प्रपत्र संख्या टी-12 के शीर्षक पृष्ठ पर प्रस्तुत किए गए कार्य और अकार्य के घंटों के प्रतीकों का उपयोग प्रपत्र संख्या टी-13 में समय पत्रक भरते समय भी किया जाता है।

एकीकृत रूप टी-13 एक दस्तावेज है जिसे टाइम शीट बनाए रखने के विकल्पों में से एक के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है। विचार करें कि इसकी विशेषताएं क्या हैं और इस फॉर्म को कहां खोजना है।

जब फॉर्म टी-13 लागू होता है

प्रत्येक नियोक्ता अपने कर्मचारियों के काम के समय (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 91) का रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य है। वह इसके लिए किसी भी रूप का उपयोग कर सकता है जो उसके काम करने के तरीके की ख़ासियत के लिए उपयुक्त है, जिसमें स्वयं द्वारा विकसित किए गए भी शामिल हैं।

राज्य सांख्यिकी समिति के एक प्रस्ताव द्वारा अनुमोदित 2 रूप हैं, जिनका उपयोग काम किए गए घंटों के लिए लेखांकन के प्रयोजनों के लिए किया जा सकता है, या तो अपरिवर्तित या संशोधित रूप में:

• फॉर्म टी -12, जिसका पहला खंड टाइम शीट के रूप में बनाया गया है।
• फॉर्म टी-13, जिसे वास्तव में टाइम शीट कहा जाता है।

फॉर्म टी -13 को रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति के 01/05/2004 नंबर 1 के डिक्री द्वारा अनुमोदित किया गया था। आप इसे हमारी वेबसाइट पर डाउनलोड कर सकते हैं।

टी -12 फॉर्म के पहले खंड और टी -13 फॉर्म की तालिकाएं बहुत समान हैं, लेकिन अंतर हैं:

• टी -12 फॉर्म में किसी विशेष कर्मचारी से संबंधित महीने के दिनों के डेटा को क्षैतिज दिशा में पहले से अंतिम दिन तक क्रमिक रूप से व्यवस्थित किया जाता है। T-13 रूप में, उन्हें 2 भागों (महीने का आधा) में विभाजित किया जाता है, जो एक के नीचे एक स्थित होते हैं।
• इस तथ्य को ध्यान में रखते हुए कि प्रत्येक दिन के लिए, काम किए गए घंटों की संख्या के अलावा, काम पर एक कर्मचारी की उपस्थिति या अनुपस्थिति का कारण इंगित किया जाता है, टी -12 फॉर्म में तालिकाओं के निर्माण की ख़ासियत के कारण, प्रत्येक व्यक्ति 2 पंक्तियों को सौंपा गया है, और T-13 रूप में - 4 पंक्तियाँ।
• प्रपत्र T-13 की तालिका के अंतिम भाग में ऐसे स्तंभ हैं जो प्रपत्र T-12 में अनुपस्थित हैं। वे भुगतान के प्रकार और संबंधित लेखा खाते के कोड को दर्शाते हैं, जो अर्जित मजदूरी को ध्यान में रखेंगे।

आप इनमें से किसी भी फॉर्म का इस्तेमाल कर सकते हैं। निर्धारण कारक इसके अस्तित्व का वास्तविक तथ्य है। एक विश्वसनीय टाइम शीट के बिना, मजदूरी की सही गणना असंभव है।

फॉर्म टी-13 . को बनाए रखने की प्रक्रिया का अनुमोदन

प्रत्येक विशिष्ट नियोक्ता के लिए टी -13 फॉर्म भरने की प्रक्रिया की अपनी बारीकियां हो सकती हैं, इसलिए इसे उपयुक्त दस्तावेज़ (निर्देश या मैनुअल) में ठीक करना उचित है। इसमें प्रतिबिंब के लिए निम्नलिखित बिंदुओं की आवश्यकता होगी:

• टाइम शीट को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति (या व्यक्तियों) की नियुक्ति।
• विभागों के लिए अलग टाइम शीट बनाए रखने की आवश्यकता।
• निकास या अनुपस्थिति के लिए अतिरिक्त कोड का अनुमोदन।
• उस क्रम की स्वीकृति जिसमें समय पत्रक में डेटा परिलक्षित होता है: उपस्थिति / अनुपस्थिति या केवल अनुपस्थिति के सभी तथ्य।
• जटिल या गैर-मानक स्थितियों में निकास / अनुपस्थिति पर डेटा के प्रतिबिंब के क्रम का निर्धारण।

T-13 फॉर्म भरना

टी -13 फॉर्म के शीर्षक में नियोक्ता (नाम, ओकेपीओ कोड, इकाई का नाम), दस्तावेज़ की संख्या और तारीख, जिस अवधि के लिए इसे तैयार किया गया था, के बारे में जानकारी शामिल है।

किसी कर्मचारी को टाइम शीट में दर्ज करने का आधार उसके रोजगार के लिए एक आदेश है, और बहिष्करण के लिए - बर्खास्तगी का आदेश। प्रत्येक कर्मचारी का पूरा नाम डेटा पूर्ण रूप से दर्शाया गया है। अनुपस्थिति के सभी कारणों का दस्तावेजीकरण किया जाना चाहिए।

किसी विशिष्ट व्यक्ति के लिए डेटा भरते समय, पहली ऊपरी और तीसरी पंक्तियों में, उपस्थिति / अनुपस्थिति का कारण एक वर्णमाला या संख्यात्मक कोड के साथ इंगित किया जाता है, और उनके नीचे की पंक्तियों में (दूसरा और चौथा) - की संख्या घन्टे काम किया। अनुपस्थित डेटा के लिए, घंटों की संख्या के लिए पंक्तियाँ या तो शून्य हैं या कुछ भी नहीं हैं। किसी विशेष महीने के अतिरिक्त दिनों को "X" से काट दिया जाता है। सप्ताहांत को "बी" अक्षर से चिह्नित किया जाता है। टाइम शीट में इंगित एक सामान्य कार्य दिवस की लंबाई कर्मचारी के रोजगार अनुबंध में स्थापित या कानून द्वारा निर्धारित घंटों की संख्या के अनुरूप होनी चाहिए (उदाहरण के लिए, छोटे पूर्व-अवकाश दिनों के लिए)। ओवरटाइम काम की अवधि नियोक्ता के आदेश से निर्धारित होती है।

अनुपस्थिति के प्रकारों के लिए, कैलेंडर दिनों (छुट्टी, बीमारी की छुट्टी) में ध्यान में रखा जाता है, चिह्न को निरंतर तरीके से नीचे रखा जाता है, अर्थात। सप्ताहांत सहित। व्यापार यात्रा से जुड़े एक दिन की छुट्टी पर प्रस्थान / आगमन को व्यापार यात्रा के दिन के रूप में चिह्नित किया जाता है।

आप हमारी वेबसाइट पर 40 घंटे के कार्य सप्ताह के साथ 8 घंटे के कार्य दिवस के लिए टी -13 फॉर्म भरने का एक नमूना डाउनलोड कर सकते हैं।

इस उदाहरण में, सप्ताहांत पर काम होता है। यह कर्मचारी की सहमति से प्रमुख के आदेश से किया जाता है। आदेश को इंगित करना चाहिए कि इस दिन का भुगतान कैसे किया जाएगा: या तो दोगुनी राशि में (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 153), या कार्य दिवस पर समय प्रदान करके।

टी-13 फॉर्म के लिए कोड कहां से प्राप्त करें

काम पर सबसे अधिक इस्तेमाल की जाने वाली उपस्थिति / अनुपस्थिति कोड (वर्णमाला और संख्यात्मक) टी -12 फॉर्म की पहली शीट पर रखे जाते हैं। यदि आवश्यक हो, तो आप उनमें या ऐसे कोड की अपनी तालिका में परिवर्धन विकसित कर सकते हैं।

टी-13 फॉर्म की तालिका के अंतिम भाग को भरते समय भुगतान के प्रकार के लिए कोड, जो टी -12 फॉर्म में नहीं है, डेटा तुलनीयता के लिए, दिए गए कोड का उपयोग करना अधिक उचित है परिशिष्ट 1 में रूस की संघीय कर सेवा के आदेश दिनांक 10.09.2015 संख्या -7- ग्यारह/ [ईमेल संरक्षित] 2-एनडीएफएल फॉर्म भरते समय इस एप्लिकेशन के कोड का उपयोग किया जाता है।

टाइम शीट एक दस्तावेज है जो कार्यस्थल पर किसी कर्मचारी की उपस्थिति या अनुपस्थिति को नोट करता है, और जिसके अनुसार कर्मचारी को वेतन का भुगतान किया जाता है।

काम के घंटों के उपयोग के लिए लेखांकन की प्रपत्र शीट। फॉर्म टी-12

टाइम शीट फॉर्म T-12 का रिक्त रूप देखें: पृष्ठ 1 , पेज 2 , पेज 3 , पेज 4

फॉर्म और सैंपल टाइम शीट। फॉर्म टी-13

प्रपत्र

नमूना

टाइम शीट फॉर्म T-13 का रिक्त रूप देखें: पृष्ठ 1 , पेज 2

कार्य समय के लिए लेखांकन के दो एकीकृत रूप हैं:

• टी -12 - इसमें दो खंड होते हैं - कार्य समय के उपयोग को रिकॉर्ड करने और मजदूरी की गणना करने के लिए उपयोग किया जाता है; दोनों वर्गों का उपयोग आमतौर पर छोटे संगठनों में किया जाता है जहां एक लेखाकार एक कार्मिक अधिकारी और एक रेटर के कर्तव्यों को जोड़ता है।
• T-13 - का उपयोग केवल कार्य घंटों की रिकॉर्डिंग के लिए किया जाता है।

काम के घंटों की रिकॉर्डिंग या तो टी-12 फॉर्म के पहले भाग पर या टी-13 फॉर्म का उपयोग करके रखी जा सकती है। फॉर्म भरने के बाद, इसे लेखा विभाग को जमा किया जाता है।

T-12 और T-13 . रूपों के अनुसार समय पत्रक संकलित करने के नियम

इसके लिए जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा फॉर्म फॉर्म रोजाना एक कॉपी में भरे जाते हैं। महीने के अंत में, कुल योग किया जाता है।

सबसे पहले, दस्तावेज़ का "हेडर" भरा जाता है:

• संगठन का नाम, OKPO के अनुसार उसका कोड,
• संरचनात्मक इकाई का नाम जिसमें कर्मचारी पंजीकृत है,
• संकलन की संख्या और तिथि (दस्तावेज़ को अंतिम रूप से भरना),
• रिपोर्टिंग अवधि जिसके लिए सूचना प्रस्तुत की जाती है।

• रिकॉर्ड की अनुक्रम संख्या;
• कर्मचारी का पूरा नाम और स्थिति, उसका कार्मिक संख्या, यदि सौंपा गया हो;
• महीने के हर दिन कार्यस्थल पर उपस्थिति / अनुपस्थिति पर नोट्स (ऊपरी सेल में एक वर्णमाला कोड डाला जाता है - उनकी सूची टी -12 फॉर्म की शुरुआत में होती है, निचले सेल में - उस पर काम किए गए घंटों की संख्या दिन); सप्ताहांत और छुट्टियां (सी), बीमार दिन (बी), व्यापार यात्राएं (के) और अन्य चिह्नित हैं।
• दो सप्ताह और एक महीने के लिए काम किए गए दिनों / घंटों की कुल संख्या; ओवरटाइम, रात, छुट्टियों सहित - टी -12 फॉर्म में इंगित किया गया है;
• भुगतान के प्रकार के कोड, संबंधित लेखा खाते की संख्या, कितने घंटे / दिन इस कोड से मेल खाते हैं;
• काम से अनुपस्थिति की संख्या (घंटे/दिन), अनुपस्थिति कारण कोड।

टी-12 फॉर्म का दूसरा खंड लेखाकार द्वारा विस्तार से भरा जाता है।

काम के समय को रिकॉर्ड करने के लिए फॉर्म पर जिम्मेदार व्यक्ति, उस संरचनात्मक इकाई के प्रमुख, जिसके लिए दस्तावेज़ भरा गया था, और कार्मिक अधिकारी द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है।

मूल भुगतान प्रकार कोड:
2000 (वेतन, यात्रा और अन्य अधिकारी),
2012 (छुट्टी),
2300 (अस्थायी विकलांगता लाभ)।

संबंधित लेखांकन खाते:
20 (मुख्य उत्पादन के कर्मचारियों को पारिश्रमिक),
23 (सहायक उत्पादन के कर्मचारियों को पारिश्रमिक),
26 (प्रबंधन कर्मियों का मुआवजा),
44 (तैयार उत्पादों की बिक्री के लिए व्यापारिक गतिविधियों या संचालन में लगे कर्मचारियों को श्रम का पारिश्रमिक)।