Aby sa uľahčila práca účtovníka, najmä pri prepojení toku dokumentov s FIU, je potrebné vykonať niekoľko činností: vyplniť žiadosť o pripojenie k toku elektronických dokumentov FIU a zmluvu s FIU o toku elektronických dokumentov v roku 2019. Podrobnejšie informácie o týchto jemnostiach nájdete v materiáli.
Vzhľadom na veľmi bohatý informačný tok je veľmi dôležité optimalizovať prácu účtovníka. Jednou z možností, ako dosiahnuť tento cieľ, je napojenie sa na tok elektronických dokumentov s Dôchodkovým fondom. Výhody takejto interakcie sú zrejmé - nie je potrebné navštevovať dôchodkový fond a predkladať správy, okrem toho existuje možnosť rýchlo identifikovať a opraviť chyby.
Digitálny pracovný tok s dôchodkovým fondom je bezpečný. Podľa zákona nemožno všetky informácie zahrnuté v pracovnom toku prenášať na tretie strany.
Čo potrebujete na pripojenie správy elektronických dokumentov
Na spustenie toku dokumentov s FIU musí organizácia vyplniť nasledujúce dokumenty:
- aplikácia na pripojenie k správe elektronických dokumentov v 3 kópiách;
- dohoda o pripojení k správe elektronických dokumentov v 2 kópiách.
Vyššie uvedené dokumenty je potrebné previesť na pobočku dôchodkového fondu, s ktorou bude v skutočnosti uzavretá dohoda. Na základe plnomocenstva tejto organizácie ich môže poskytnúť buď vedúci, alebo iná osoba. Plnú moc je možné vyhotoviť v akejkoľvek forme, musí obsahovať informácie o tom, že táto fyzická osoba má právo doručovať a prijímať dokumenty súvisiace s registráciou pripojenia k elektronickej výmene dokumentov v dôchodkovom fonde. Takúto plnú moc musí podpísať konateľ a je tiež potrebné pripojiť pečiatku poistenej organizácie.
Pred vyplnením žiadosti a súhlasu je potrebné rozhodnúť o výbere akreditovaného certifikačného centra alebo jeho oprávnených zástupcov, ktorí preberajú technickú stránku pripojenia prostredníctvom telekomunikačných kanálov. Na dnes viac než dosť.
Pokiaľ ide o zmluvu o pripojení k elektronickej výmene dokumentov, jej formulár je možné stiahnuť z webovej stránky FIU.
Ako vyplniť žiadosť o správu elektronických dokumentov na FIU
Podstatou vyhlásenia je, že poistená organizácia má v úmysle zriadiť výmenu dokumentov s dôchodkovým fondom. V hlavičke aplikácie musíte uviesť, na ktorú pobočku sa hlásite, a nižšie - dátum, od ktorého potrebujete službu pripojiť. Potom vyplňte nasledujúce údaje:
- názov spoločnosti;
- DIČ, kontrolný bod;
- registračné číslo na FIU;
- údaje o banke, v ktorej je táto organizácia obsluhovaná;
- právna a skutočná adresa;
- priemerný počet zamestnancov.
Po vyplnení údajov o právnickej osobe je potrebné zadať informácie o vybranom certifikačnom centre alebo jeho oprávnenom zástupcovi.
Na konci žiadateľ dokument podpíše a vloží naň pečiatku, čím potvrdí svoj súhlas s podmienkami.
Po prijatí žiadosti musia zamestnanci oddelenia poskytnúť Dohodu o prepojení toku elektronických dokumentov prostredníctvom telekomunikačných kanálov. Tento dokument je tiež potrebné vyplniť. Na preskúmanie žiadosti môže dôchodkový fond minúť týždeň až mesiac. Ak sú v podrobnostiach poisteného chyby, žiadosť nebude prijatá.
Dohoda o prepojení na správu elektronických dokumentov s FIU
Zamestnanci dôchodkového fondu vrátia nesprávne vyplnený formulár na opravu, takže buďte opatrní. Ak ste dostali formulár z dôchodkového fondu, údaje o požadovanom oddelení oddelenia už boli spravidla vyplnené. Ak ste si stiahli Dohodu o pripojení k správe elektronických dokumentov bez podrobností o dôchodkovom fonde, musíte zaregistrovať názov a kontaktné údaje pobočky fondu, v ktorej ste podali žiadosť. Tiež je potrebné vyplniť všetky údaje o poistencovi. Potom musíte dokument podpísať a dať pečať. Príklad hlavičky tohto dokumentu je uvedený nižšie.
Poznámka: V zmluve o pripojení k elektronickej výmene dokumentov PFR sa uvádza, že sa môžete spoľahnúť na výmenu informácií s dôchodkovým fondom prostredníctvom internetu, faxu a ďalších moderných komunikačných systémov. Po obdržaní všetkých dokumentov ich oddelenie môže zvážiť od dvoch týždňov do mesiaca.
Pozor! Pri prechode k inému špeciálnemu operátorovi je potrebné zmluvu prerokovať znova. Stáva sa, že nie všetky UPFM vyžadujú opätovné prerokovanie dohody, ale podľa predpisov sa to musí urobiť.
Potom, čo žiadateľ dostane späť podpísané kópie žiadosti a súhlasu, môžete začať s nastavením programu, pomocou ktorého sa údaje zašifrujú a prenesú na oddelenie dôchodkového poistenia. Po dokončení postupu môžete začať výmenu.
Ukážka vypĺňania Žiadosti na FIU o prepojení elektronického hlásenia
Štandardný formulár
Vyplnenie všetkých druhov formulárov a ďalších dokumentov trvá podnikateľom veľa času. Dôchodkový fond sa v polovici cesty stretol s podnikateľmi a umožnil predkladanie potrebných správ nie na magnetických médiách alebo v papierovej forme, ale v elektronickej forme, čo umožňuje skrátiť čas strávený registráciou a ukladaním dokumentov.
Aby sa podnikateľ mohol pripojiť k systému elektronickej správy dokumentov, musí kontaktovať oddelenie PFR a poskytnúť niektoré dokumenty, ktoré obsahujú aplikácia na prepojenie s elektronickou správou dokumentov s FIU.
Čo je to aplikácia na prepojenie s elektronickou správou dokumentov s FIU?
Žiadosť je potrebná na to, aby dôchodkový fond dostal písomný oficiálny súhlas podnikateľa na prenos toku dokumentov spoločnosti do elektronickej podoby. Dokument je formulár so špeciálnymi informáciami o spoločnosti, ktorý je do neho vložený - musí obsahovať údaje o forme šifrovania informácií, informácie o právnických a fyzických osobách.
Ako správne vyplniť žiadosť na formulári p26001 - zistite
Právne zabezpečené nasledujúce možnosti ukladania dokumentov podnik do dôchodkového fondu:
- Správu predkladá špecializovaná spoločnosť. Táto možnosť je optimálna, ak sa účtovné oddelenie nedokáže vyrovnať so záťažou alebo si z iných dôvodov nevie poradiť s podávaním výkazov. Pri výbere tejto možnosti je s poskytovateľom služieb uzatvorená zmluva o outsourcingu.
Aby mala spoločnosť právo pracovať s osobnými údajmi zamestnancov, malo by vedenie spoločnosti získať písomný súhlas každého zamestnanca s prenosom jeho údajov do inej spoločnosti a so získanými informáciami.
- Podávanie správ prostredníctvom špeciálneho operátora. Táto možnosť je pre firmy s viac ako piatimi desiatkami zamestnancov, menšie spoločnosti majú právo vybrať si prvú možnosť. Podstatou metódy je nájsť spoločnosť špecializujúcu sa na poskytovanie toku elektronických dokumentov medzi firmami a dôchodkovým fondom.
Na internete môžete nájsť špeciálneho operátora a uzavrieť s ním zmluvu. Každý špeciálny operátor má svoj vlastný šifrovací systém, preto pri vypĺňaní aplikácie musíte uviesť, ktorý algoritmus sa použije pri prenose dokumentov.
V žiadosti je potrebné uviesť niekoľko informácií:
- O spoločnosti poskytujúcej služby šifrovania a prenosu dát- úplný presný názov spoločnosti prevádzkovateľa a typ nástroja na ochranu kryptografických informácií (CIPF).
- O právnickej osobe- DIČ a úplný presný názov spoločnosti, kontrolný bod a kontakty (telefónne čísla a e-mailová adresa), registračný kód na FIU.
- O jednotlivcovi- úplné meno, cestovný pas, kontakty (e-mail a telefónne číslo), registračné číslo jednotlivca v dôchodkovom fonde; trvalé registračné adresy a miesto pobytu.
a podrobný návod na vyplnenie sú v publikácii na odkaze.
Aké informácie je potrebné uviesť v žiadosti? SKB Kontur poskytuje daňovníkom možnosť hlásiť sa PFR na TCS pomocou najobľúbenejšieho systému elektronického vykazovania Kontur.Extern.
Ak vaša organizácia ešte nie je predplatiteľom systému, na pripojenie je potrebné odoslať aplikáciu alebo sa obrátiť na najbližšie servisné stredisko.
Pred pripojením vyberte vhodný tarifný plán s možnosťou odosielať na FIU všetky typy správ, ktoré potrebujete.
Odpovede na všetky objasňujúce otázky môžete získať v servisnom stredisku v mieste pripojenia.
Registrácia právnych dokumentov
Aby ste legálne formalizovali prechod na vykazovanie v PFR v TCS, musíte vyplniť žiadosť a podpísať zmluvu s úradom PFR (UPFR) v mieste registrácie ako poistenec (v niektorých regiónoch je potrebná aj dodatočná dohoda) .
Príklad federálnych dokumentov na predkladanie správ dôchodkovému fondu *:
* Dokumenty a schéma zapojenia vo vašej oblasti nemusia byť rovnaké, ako je popísané vyššie. Vzory dokumentov je potrebné prevziať na webovej stránke dôchodkového fondu v sekcii regionálneho úradu.
Žiadosť je vyplnená v jedinej kópii a odoslaná na regionálnu pobočku PFR (RPFR). Dohoda je vyhotovená v dvoch kópiách, podpísaných oprávnenou osobou poistníka (pre ktoré sa vydáva certifikát EDS na predkladanie správ PFR) a predkladá sa na podpis UPFM v mieste registrácie ako poistníka. Jedna kópia sa vráti poistníkovi s podpisom povereného zamestnanca UPFM.
Poznámka 1: poistníci, ktorí nesprávne vyplnili dohody a / alebo aplikácie, sú orgánmi PFR zrovnoprávnení s poistencami, ktorí dohody nevyplnili. Takíto poistenci budú nútení poskytnúť úradu PFR informácie o papierových alebo magnetických médiách.
Poznámka 2: podávanie správ orgánom PFR o TCS sa prenáša v šifrovanej forme s podpisom certifikátu EDS vydaného pre zamestnanca, ktorý má právo podpisovať správy v PFR. Spravidla je to vedúci organizácie. Pokiaľ bola Dohoda s UPFM a Žiadosť vyplnená v mene hlavného účtovníka (povereného zamestnanca), je potrebné, aby bolo osvedčenie EDS vydané aj tomuto poverenému zamestnancovi konajúcemu na základe plnej moci. Táto plná moc musí byť pripojená k Dohode, v plnomocenstve uveďte úplné meno a funkciu povereného zamestnanca.
Funkcie pre poistencov 01 región
Pre hlásenie vo vašom regióne je potrebné uzavrieť trojstrannú zmluvu medzi poistencom, dôchodkovým fondom a SKB Kontur.
Ak chcete prejsť na elektronickú správu dokumentov, postupujte takto:
- Stiahnite si formulár zmluvy.
- Požiadajte o podpis zmluvy v servisnom stredisku, kde ste si kúpili Kontur.Extern. Ak to nie je možné, pred návštevou UPFR choďte do pobočky Pascal LLC, ktorá sa nachádza hneď vedľa kancelárie PFR (Maykop, Pionerskaya st., 374, kancelária 52).
- Vyplňte a podpíšte na FIU žiadosť o prenos dokumentov v elektronickej forme.
- Odošlite celý balík dokumentov na úrad PFR.
Funkcie pre poistencov 02
Ak chcete prejsť na elektronickú správu dokumentov pomocou FIU:
- poistníci, ktorí za seba predkladajú správy, nemusia uzatvárať dohodu a žiadosť. Do Extern môžete vložiť akékoľvek číslo a dátum zmluvy;
- splnomocnení zástupcovia, ktorí pracujú na základe splnomocnenia, potrebujú: žiadosť o pripojenie k toku elektronických dokumentov OPFR, dohodu, plnú moc.
Funkcie pre poistencov 23 regiónov
- Odošlite svoje registračné údaje s číslom a dátumom fiktívnej zmluvy.
- Odošlite správu alebo list na FIU.
- Po uplynutí pracovného dňa sa obráťte na svojho kurátora na FIU a oznámte, že ste prostredníctvom TCS odoslali svoj elektronický podpis na dokončenie dohody.
- Kurátor skontroluje prijatie elektronického podpisu a povie vám, čo máte robiť ďalej.
Funkcie pre poistencov 53 regiónov
Ak chcete prepnúť na EDI pomocou FIU, postupujte podľa 4 krokov:
- Stiahnite si a vyplňte zmluvu na webovej stránke FIU. Premenujte súbor na „Dohoda. Registračné číslo organizácie na FIU “, napríklad:„ Dohoda. 000-000-000000 ". Formát súboru je MSOfficeWord, prípona ".doc".
- Fiktívne údaje podľa dohody s FIU uveďte napríklad „registračné číslo: 000-000-000000, číslo zmluvy: 0000, dátum dohody: 01.01.2015“ a.
- Odošlite súbor vygenerovaný v položke 1 listom na FIU.
- Pobočka PFR, ktorá zmluvu dostala, ju zaregistruje a pošle poistníkovi ten istý súbor podpísaný elektronickým podpisom, pričom v prílohe uvedie číslo a dátum zmluvy. Upravte podrobnosti organizácie zadaním prijatého čísla a dátumu zmluvy.
Funkcie pre poistencov 55 regiónov
Ak chcete prepnúť na elektronickú správu dokumentov pomocou FIU, postupujte takto:
- Podpíšte aplikáciu, naskenujte ju a odošlite prostredníctvom služby „Listy“ na UPFM, v ktorom ste zaregistrovaní. Ak chcete odoslať list, do registračných údajov v poli „Číslo zmluvy“ zadajte „w / n“, do poľa „Dátum dohody“ - aktuálny dátum.
- Po uplynutí pracovného dňa kontaktujte UPFM a oznámte, že ste preniesli svoj elektronický podpis a naskenovanú kópiu aplikácie pre TCS.
- Zamestnanec FIU skontroluje prijatie elektronického podpisu a prihlášky a vyznačí podpis žiadosti.
- Môžete sa začať hlásiť na FIU. Nezabudnite zmeniť registračné údaje na údaje z aplikácie, ktorá bola priradená k FIU.
- Ak zamestnanec dôchodkového fondu oznámi, že nedostal elektronický podpis a list, kontaktujte technickú podporu SKB Kontur.
- Dohoda s FIU v regióne Omsk nie je uzavretá, obeh dokumentov sa vykonáva na základe žiadosti.
- Odporúča sa, aby poistený vzal originál žiadosti na FIU.
Funkcie pre poistencov v 66 regiónoch
Na počiatočné prepojenie s tokom dokumentov s dôchodkovým fondom potrebujú poistenci regiónu Sverdlovsk:
- Stiahnite si a vyplňte formulár zmluvy (Vytlačte iba samotnú zmluvu bez príloh v 2 kópiách).
- Vyplňte a podpíšte na FIU žiadosť o prenos dokumentov v elektronickej forme.
- Odošlite celý balík dokumentov na úrad PFR.
- Ak už bola dohoda uzavretá, nemusíte ju znova prerokovávať.
Funkcie pre poistencov v 78 a 47 regiónoch
Od 1. septembra 2014 je vo všetkých UPFR v Petrohrade a Leningradskej oblasti pre všetkých poistencov zavedený jednotný formulár žiadosti o pripojenie k toku elektronických dokumentov.
Žiadosť je potrebné vyplniť a podpísať na FIU v 2 kópiách. V stĺpci „Špeciálny operátor“ uveďte JSC „PF“ SKB Kontur “.
Ak došlo k zmene špeciálneho operátora komunikácie, ale podrobnosti zostali rovnaké, je potrebné:
- Podpíšte vyhlásenie označujúce nového komunikačného operátora.
- Odošlite sken podpísanej aplikácie prostredníctvom neformalizovaného toku dokumentov (prostredníctvom služby „list“: FIU> Napíšte list), originál aplikácie nie je potrebné odniesť na FIU.
Po dokončení týchto krokov sa môžete začať hlásiť na FIU.
Funkcie pre individuálnych podnikateľov
Do roku 2017 dostávali jednotliví podnikatelia dve evidenčné čísla, ak zodpovedali za seba a za poistenca. Od roku 2017 majú jednotliví podnikatelia pridelené jedno evidenčné číslo.
Od 05.03.2018 pre individuálnych podnikateľov s dvoma registračnými číslami prebieha proces prechodu takto:
- musíte vyplniť novú žiadosť o pripojenie k správe elektronických dokumentov, uviesť v nej registračné číslo jednotlivého podnikateľa;
- odošlite žiadosť na váš UPFM (duplicitne);
- vyplňte registračné informácie v systéme a odošlite ich na UPFM.
Funkcie pre poistencov v 86 regiónoch
Ak chcete začať podávať správy na FIU 86 v regióne:
- Poskytnite fiktívne údaje podľa dohody s FIU (napríklad registračné číslo: 000-000-000000, číslo zmluvy: 000, dátum dohody: 01/01/2015) a odošlite registračné informácie.
- Pošlite testovací list s týmito údajmi do Penzijného fondu (s akýmkoľvek textom a obsahom).
- Kontaktujte dôchodkový fond a uzatvorte dohodu (ak inšpektor požiada o uvedenie čísla zmluvy medzi dôchodkovým fondom a SKB Kontur, uveďte: č. 467/10 zo dňa 13.05.2010).
- Opravte údaje podľa zmluvy v službe, aby boli správne, a pošlite ďalší testovací list (môžete sa zmieriť s FIU alebo odoslať správu).
Systém elektronickej správy dokumentov je druh štruktúry, ktorá má mnoho nástrojov na transformáciu údajov. Dnes má každá kancelária sieť počítačov, pomocou ktorých sa organizácia môže slobodne stať členom akéhokoľvek systému EDI. Nie všetko je však také jednoduché. Na území Ruskej federácie existujú určité právne normy, ktoré vyžadujú, aby poistenci, než sa stanú členmi EDMS, bezodkladne predložili žiadosť o pripojenie k toku elektronických dokumentov PFR. Toto opatrenie je povinné pre právnické osoby (organizácie) a individuálnych podnikateľov.
Ako sú používatelia pripojení k toku elektronických dokumentov Penzijného fondu Ruska
Podľa legislatívnych aktov Ruskej federácie v oblasti ochrany informácií, osobných údajov, získavania elektronického digitálneho podpisu, obehu chránených dokumentov na území štátu má každý poistený právo predkladať informácie o poistencoch v elektronickom formáte. kontrolným a účtovným orgánom prostredníctvom existujúcich telekomunikačných kanálov. V takejto situácii musí byť právna sila predložených dokumentov potvrdená elektronickým digitálnym podpisom.
Aby sa fyzická alebo právnická osoba mohla pripojiť k systému EDM ruského FPF na včasné poskytovanie informácií o poistených osobách, musí urobiť nasledovné:
- Miestnej pobočke tejto inštancie sa odošle žiadosť na FIU o správe elektronických dokumentov. Formulár tohto dokumentu je možné stiahnuť z oficiálnych webových stránok Ruského dôchodkového fondu. Aplikácia má jasne definovanú štruktúru a pravidlá na vypĺňanie. Všetky sekcie a podsekcie sú vyplnené. Po dôkladnej kontrole správnosti zadaných údajov je poistník povinný prihlášku osvedčiť svojim podpisom a tiež pripojiť pečiatku spoločnosti. Žiadosť sa podáva iba v mieste registrácie samotného poistenca, či už je fyzickou osobou (fyzickým podnikateľom) alebo organizáciou.
- Po vypracovaní a certifikácii žiadosti musí žiadateľ uzavrieť zmluvu s dôchodkovým fondom o úplnej a bezpečnej výmene údajov v elektronickom formáte prostredníctvom telekomunikačných sietí v systéme ED. Tento formulár je tiež predložený regulačným úradom výlučne v mieste registrácie žiadateľa (registrácia).
- Žiadosť o prenos dokumentov na FIU v elektronickej forme, ako aj hlavná Dohoda, nie sú konečným balíkom dokumentov na registráciu poistenca v elektronickom systéme. Strany dohody najčastejšie okrem hlavnej dohody podpíšu aj jednu alebo viac ďalších. Toto opatrenie umožňuje každej zo zmluvných strán ešte raz sa zabezpečiť pred nepredvídanými okolnosťami (napríklad v prípade straty kľúčov alebo pádu do nesprávnych rúk, zlyhania časti stroja).
- Po podpísaní celého balíka sa poistený musí zoznámiť so všetkými predpismi dôchodkového fondu, ktoré sa týkajú spolupráce strán počas bilaterálnej práce, prostredníctvom systému elektronickej správy dokumentov.
- Ďalej musíte spísať a podpísať zmluvu s osobou, ktorá dodáva služby certifikačného centra. Táto štruktúra kóduje a chráni údaje, čím poskytuje maximálnu ochranu pre všetky prenášané informácie cez určené komunikačné kanály.
- Certifikácia dokumentov bola dokončená. Teraz môžete začať pripájať užívateľa k systému elektronickej správy dokumentov.
Tento zoznam je neúplný, pretože všetky organizácie používajú systémy, ktoré sú pre nich najvhodnejšie. Každá spoločnosť, ktorá spája poistníkov s EDI, navyše umožňuje svojim zákazníkom vybrať si medzi rôznymi tarifnými plánmi služby.
Elektronický systém správy dokumentov Diadoc je najľahší spôsob výmeny právne významných elektronických dokumentov a faktúr.
Pomoc pri vypĺňaní dokumentov
Žiadosť o správu elektronických dokumentov s FIU sa vypĺňa v elektronickom formáte. Nedávno systém 1C: Enterprise 8 dostal nový modul, ktorý vám umožňuje rýchlo a pohodlne spracovať všetky informácie pripravené na nahlasovanie. Na príklade tohto systému sa pokúsime zistiť, ako nájsť a vyplniť najdôležitejší dokument pre pripojenie k EDMS.
Nájdeme referenčnú knihu, ktorá obsahuje základné informácie o organizáciách existujúcich na území Ruskej federácie, ktoré spájajú poistencov so systémom elektronickej správy dokumentov. Vyberáme si organizáciu, ktorá sa nám najviac páči, a tarifu za službu. Prejdite na kartu na stránke s názvom „Tok dokumentov“. Kliknite na tlačidlo „Žiadosť o výmenu elektronických dokumentov FIU“.
V okne, ktoré sa otvorí, sa zobrazí správa „prejsť na sprievodcu na vyplnenie žiadosti“ a kliknite na tlačidlo „Ďalej“. Vyplnenie aplikácie na pripojenie k EDMS prebieha v 8 fázach:
- Prvý krok zahŕňa zadanie registračného čísla softvérového produktu, ktorý ste si zakúpili, do formulára. Číslo vidíte na registračnej karte alebo vám to môže povedať operátor horúcej linky spoločnosti, ktorá poskytuje službu pripojenia k systému EDM.
- V nasledujúcom formulári vás program „požiada“, aby ste z poskytnutého zoznamu vybrali názov certifikačného centra, s ktorým spolupracujete. Keď nájdete svoje centrum v zozname, kliknite na tlačidlo „Pokračovať“.
- Pred vami sa otvorí tretie okno. Tento krok je zodpovedný za výber organizácie, ktorá vám bude poskytovať kryptografické služby. Ak je na vašom počítači už nainštalovaný poskytovateľ kryptomien, program vás o tom bude informovať a požiada vás o jeho zmenu. Ak váš počítač takýto softvér nemá, program vás požiada, aby ste vybrali nové kryptografické centrum, a presmeruje vás na portál vývojárov tohto programu, kde môžete zmeniť nastavenia.
- Táto fáza zahŕňa uzavretie dohody medzi stranami. Text zmluvy sa zobrazí v novom okne. Dôrazne sa odporúča dokument neprezerať, ale dôkladne si ho prečítať. Ak ste spokojní so všetkými podmienkami, nižšie v rámci zmluvy nájdeme malé okno, v ktorom musíte začiarknuť, čím potvrdíte, že všetky podmienky zmluvy sú prijateľné. Kliknite na tlačidlo „Ďalej“. Už sme prešli polovicou postupu podávania žiadostí.
- Piata etapa je vyplnenie formulára, ktorý obsahuje všetky podrobnosti o organizácii, ktorá prechádza. Pozor! Je potrebné veľmi starostlivo vyplniť všetky polia pomocou dokumentov organizácie a nie z pamäte. Pred prechodom na ďalšiu stránku niekoľkokrát skontrolujte správnosť údajov. Ak urobíte chybu a neodstránite ju včas, dôsledky bude veľmi ťažké napraviť.
- Ďalšia fáza sa nazýva „Výber zamestnanca, ktorý má nárok na EDS“. Tu je potrebné uviesť osobné údaje úradníka, ktorý prijíma elektronický digitálny podpis a má právo ho používať.
- Predposlednou fázou je výber regulačných orgánov, s ktorými poistník spolupracuje. Elektronickú správu dokumentov je dnes možné vykonávať s takými organizáciami: Federálne národné zhromaždenie Ruskej federácie, FPF, Rosstat a ďalší. Ak pracujete s inými organizáciami, môžu sa nachádzať aj v zozname partnerských organizácií. V takom prípade musíte zvoliť dôchodkový fond Ruskej federácie.
- V tejto fáze bude dokončená žiadosť o FIU o pripojenie k správe elektronických dokumentov. Ďalej v poslednom, ôsmom okne kliknite na tlačidlo „Odoslať teraz“. Po kliknutí na ňu sa formulár okamžite odošle. Ak váhate s konečným odoslaním, všetky vyplnené formuláre je možné uložiť ako koncept.
Pripojenie k systému elektronickej správy dokumentov je pomerne rýchle. Ihneď po pripojení k nemu môžete voľne spolupracovať s organizáciami podľa vášho výberu, najmä s dôchodkovým fondom.
Upozorňujeme, že nielen vedúci podniku, ale aj ďalší poverení zamestnanci môžu mať právo používať elektronický digitálny podpis. Táto aplikácia na pripojenie k EDMS je vyplnená v jednej kópii a odoslaná poskytovateľovi služieb.
Hlavné a dodatočné dohody sa vypĺňajú dvojmo, z ktorých jedna zostáva žiadateľovi a druhá patrí výkonnému umelcovi. Tieto dokumenty musia byť osvedčené podpisom vedúceho a pečaťou organizácie, inak nebudú mať žiadnu právnu silu.
Elektronická správa dokumentov je univerzálny informačný systém, ktorý umožňuje zhromažďovanie, spracovanie, prenos a uchovávanie informácií patriacich právnickým a fyzickým osobám. Aby sa subjekt stal členom takéhoto systému, musí napísať žiadosť o pripojenie k správe elektronických dokumentov.
S pomocou systémov EDMS môžete teraz:
- rýchlo a ľahko uzatvárať obchody s protistranami na dlhé vzdialenosti;
- okamžite odosielať a prijímať prevody peňazí po celom svete;
- urýchlene predložiť účtovnú závierku;
- zbaviť sa nepotrebného papierovania;
- ukladajte svoje osobné údaje na vzdialené servery.
V Ruskej federácii získal systém správy elektronických dokumentov mnoho prívržencov, ktorých počet každým dňom rastie.
SEDO - krok do budúcnosti
Prečo bol SEDO vynájdený? Systém elektronickej výmeny dokumentov bol vytvorený špeciálne za účelom zjednodušenia práce zamestnancov rôznych organizácií a oddelení v oblasti spracovania informácií. Rovnako ako všetky inovatívne technológie, aj systém EDF má svoje výhody a nevýhody. Medzi plusy patrí:
- vysoká rýchlosť výmeny údajov medzi dodávateľmi;
- okamžitá identifikácia každého dokumentu;
- maximálna ochrana údajov pred neoprávneným hackovaním a ich použitím na žoldnierske účely neoprávnenými osobami;
- zníženie administratívy a priblíženie sa k zásadám racionálnej byrokracie.
Nevýhody rozsiahlej implementácie systému elektronickej správy dokumentov sú:
- nie všetky organizácie a jednotlivci sú schopní rýchlo sa reorganizovať z bežného režimu prevádzky na vylepšený (v elektronickom formáte);
- vratký právny základ systému správy elektronických dokumentov v našom štáte;
- elektronické pamäťové médiá nie sú také spoľahlivé ako klasické.
Elektronický systém správy dokumentov v podniku sa zvyčajne implementuje na dlhé časové obdobie. Preto je pre manažéra oveľa jednoduchšie zvyknúť si na inováciu sám a hlavne naučiť svojich zamestnancov pracovať v úplne iných podmienkach.
Dôležité rozhodnutie
Elektronická správa dokumentov sa dnes nachádza vo všetkých sférach ľudskej činnosti. Stojí za zmienku, že elektronický obchod ako taký by bez systému EDI nemohol existovať ani deň.
Práve tento systém prispieva k rozvoju vonkajších a vnútorných ekonomických partnerstiev nášho štátu s inými. Podnikateľ už nemusí prekročiť hranice cudzieho štátu, aby mohol uzavrieť najziskovejšiu dohodu. Väčšina medzibankových finančných transakcií je tiež „viazaná“ na systém elektronickej správy dokumentov. Na uskutočnenie určitej transakcie za veľké množstvo peňazí už skutočne nepotrebujete posielať strážený automat na vyberanie peňazí a pomocou niekoľkých kliknutí online to zvládnete bez veľkého úsilia a značných finančných nákladov. Všetky zúčtovacie účty väčšiny svetových bánk sú vedené v EDMS.
Prečo sa potrebujete pripojiť k EDMS?
V súčasnosti sa mnoho právnických osôb a individuálnych podnikateľov v snahe ušetriť čas pokúša v skutočnosti nadviazať menší kontakt s miestnymi regulačnými úradmi, ako sú Federálna daňová služba alebo Federálna služba pre finančné trhy. A tieto orgány samy, s cieľom zvýšiť ekonomickú prosperitu štátu prilákaním nových podnikateľských subjektov, prispeli k zavedeniu a rozvoju miestnych systémov EDI.
Takýto systém zachráni svojich klientov pred dlhými cestami na oddelenia a inšpekcie a umožní im predložiť všetky potrebné správy bezpečne a včas.
Aby sa podnikateľský subjekt stal členom systému elektronickej výmeny údajov s miestnymi úradmi, musí vyplniť špeciálny formulár s názvom žiadosť o pripojenie k systému ED.
Ak plánujete výmenu elektronických dokumentov so službou dôchodkového fondu Ruska, budete musieť najskôr prejsť niekoľkými prípravnými fázami, z ktorých hlavnou je vyplnenie žiadosti o pripojenie k ED. Venujte pozornosť skutočnosti, že teraz sa objavil veľký počet súkromných spoločností, ktoré poskytujú služby pripojenia k všetkým druhom systémov elektronickej správy dokumentov. Existujú aj rôzne tarifné plány na poskytovanie takýchto služieb. Po konečnom výbere typu systému a taríf na jeho zaplatenie môžete pristúpiť k registrácii dokumentov na pripojenie. Budete potrebovať:
- zostaviť aplikáciu na pripojenie k EDMS;
- užívateľská dohoda, ktorá vám dáva právo na legálnu výmenu informácií prostredníctvom kanálov telekomunikačných sietí;
- ďalšie dodatočné dohody.
Prázdne formuláre týchto dokumentov, ako aj vzorky na ich vyplnenie nájdete na oficiálnych stránkach Federálneho dôchodkového fondu Ruska.
Žiadosť o pripojenie je vyhotovená v jednom vyhotovení a odoslaná regionálnej pobočke dôchodkového fondu Ruskej federácie, ale dohoda musí byť vyhotovená v dvoch kópiách a podpísaná osobou, pre ktorú je osvedčenie o získaní digitálneho podpisu bolo vydané na podávanie správ v elektronickej forme.
Ako vyplniť žiadosť o pripojenie k správe elektronických dokumentov? Na tento účel si musíte stiahnuť klientsky program do počítača a do požadovaných polí zadať potrebné údaje. Ak nevyplníte to alebo ono pole alebo ho vyplníte nesprávne, potom vás program jednoducho nepustí k ďalšej položke.