Časovni list izpolnjen obrazec. Metode priprave časovnega lista

Urnik vam omogoča beleženje možnega dela s krajšim delovnim časom, dela izven ur in nadure ter prejemanje informacij o skupnem številu opravljenih ur ob upoštevanju počitnic in prostega časa. Vsi ti podatki so pomembni za izplačane plače.

Hranjenje zadevnega dokumenta je za delodajalce obvezno. To je zakonsko določeno v členu 91 delovnega zakonika Ruske federacije.

Postopek vzdrževanja časovnega lista za leto 2019

Odredbo o sestavi časovnega lista izda in podpiše vodja organizacije. Vodja strukturne enote je praviloma imenovan za osebo, odgovorno za njeno vodenje.

Dokument je sestavljen v enem izvodu in se dnevno izpolnjuje. Na koncu vsakega meseca je prikazano skupno število dni in ur. Dokument podpiše vodja strukturne enote, uslužbenec kadrovske službe, nato pa se prenese v računovodstvo.

Ta dokument ima dva obrazca-obrazec T-12 in obrazec T-13, odobren z Resolucijo Državnega odbora za statistiko Rusije z dne 5. januarja 2004 št. . " Prvi obrazec vam omogoča, da upoštevate ne le čas zaposlitve, ampak tudi spremljate plačila zaposlenim. Obrazec T-13 pa vsebuje le stolpce za izpolnjevanje dejansko opravljenih ur. Spodnji obrazec za urnik 2019 lahko prenesete.

Obrazec T-12

Obrazec T-13

Pravila za vodenje urnika

Za vsako trajanje delovanja, ne glede na nastavljene načine, se lahko informacije v tabeli odražajo na dva načina:

• po metodi neprekinjene registracije prisotnosti in neudeležbe pri delu;
• z evidentiranjem le odstopanj (odsotnost, nadure itd.).

Vse opombe o odstopanjih od običajnih pogojev zaposlitve (odsotnost z dela, bolniški dopust, nadure itd.) Morajo biti potrjene z ustreznimi dokumenti (zdravniška spričevala, odredbe itd.).

Vse oznake in kode urnika so navedene na naslovni strani. Na primer črka "I" pomeni prisotnost pri delu, "OT" pomeni počitnice, "B" pomeni prost dan itd.

Več o tem preberite v članku. « » .

Brezplačen prenos vzorčnega urnika

Računovodska programska oprema

Nekatere organizacije za spremljanje delovnega časa zaposlenih uporabljajo posebne programe, ki samodejno zbirajo, shranjujejo in obdelujejo podatke o prisotnosti zaposlenih na njihovih delovnih mestih, času njihovega prihoda in odhoda, obdobju dela in počitka zaposlenih itd. .

Vendar je v večini organizacij še vedno običajno, da obrazec izpolnite ročno. Ker je najpomembnejši dokument ne le za izračun plač, ampak tudi za prijavljanje stroškov podjetja za plače, kar posledično vpliva na velikost davkov. Zato ga morate kompetentno in previdno izpolniti.

Časi hrambe za urnike

V članku razmislite, kaj je časovni razpored, katere oblike se uporabljajo. Pravila za izpolnjevanje urnika, primer izpolnjevanja. Opredelimo glavne težave pri izpolnjevanju časovnega lista, ki lahko povzročijo napake pri izračunu plač.

Urnik je dokument, ki odraža število ur, ki jih je opravil vsak zaposleni, in število odsotnosti na mesec za vsakega zaposlenega v organizaciji. Na podlagi tega se izračuna in.

Vse organizacije morajo voditi časovni razpored.

Za obračunavanje delovnega časa obstajata dva enotna obrazca T-12 in T-13, ki ju je odobril Državni statistični odbor Rusije.

Obrazec T-12 se ne uporablja samo za beleženje delovnega časa, ampak tudi za izračun plač. Zato v majhnih podjetjih, ko računovodja vzdržuje tudi kadrovski del, uporabljajo ta obrazec T-12.

Kadar so potrebni podatki le o številu opravljenih ur in odsotnosti, se uporabi bodisi prvi del obrazca T-12 bodisi obrazec T-13.

Za spremljanje delovnega časa se lahko uporabi kateri koli obrazec.

Pravila za izpolnjevanje urnika

Časovni list vsak dan izpolni kadrovski uslužbenec, če podjetje nima kadrovske službe, časovni list vodi računovodja.

Pri izpolnjevanju časovnega lista ne pozabite navesti imena organizacije in strukturne enote.

Izpolniti je treba "številko dokumenta" in "datum sestave"

V celici »Obdobje poročanja« zapišemo začetek in konec meseca, za katerega se vodi časovni razpored.

- serijska številka;

- priimek, začetnice, položaj (posebnost ali poklic);

- številka osebja;

- opombe o prisotnosti in neobiskanosti pri delu ob dnevih v mesecu

V zgornji vrstici tabele se za vsak dan v mesecu (prisotnost, službeno potovanje itd.) Vnese abecedna ali številska oznaka delovnega časa. Na dnu je zabeleženo število ur zanje. Na primer, če je delavec 3. julija 2014 delal polno izmeno, potem se v zapisniku za julij v celici s številko 3 pred priimkom zaposlenega vnese koda »I« in 8 delovnih ur. Če je na ta dan zaposleni bolan, je treba vnesti "B", in ker ni imel delovnega časa, se spodnja celica ne zapolni ali pa se odšteje 0.

- vmesni in končni rezultati;

-če odsotnosti ni, se opombe o neupoštevanju iz razlogov zapišejo.

Na koncu časovnega lista obvezno preverite, ali obstaja podpis osebe, odgovorne za izpolnjevanje urnika, ter podpis vodje strukturne enote in uslužbenca kadrovske službe.

Osnovne kode za izpolnjevanje urnika

Nestandardne situacije pri izpolnjevanju časovnega lista

1. Zaposleni je na dopustu zbolel.

Po dopustu je delavec odšel v službo in v času bolezni priskrbel bolniško odsotnost. V izkaznici se namesto dopusta (OT) od prvega dne bolezni zapiše koda začasne invalidnosti (B), sam dopust pa se podaljša za čas bolezni.

Obstajajo časi, ko zaposleni še naprej zboli tudi po koncu dopusta, potem ko je delodajalca opozoril. Ker besede zaposlenega niso podlaga za izpolnjevanje časovnega lista, smo zato po dopustu odsotnosti dali iz nepojasnjenih razlogov (NN). Po tem, ko je zaposleni zagotovil bolniški dopust, popravimo obdobje za kodo B.

2. Zaposleni je imel med počitnicami počitnice.

Zaposleni je bil na primer na dopustu od 1. do 29. junija 2014. V časovnem listu smo oznako OT postavili na glavni dopust, 12. junij pa označili s kodo B (prazniki, ki ne delajo), saj ta dan ni vključen v plačan čas dopusta.

Delovni čas vsakega zaposlenega je urejen, tako pri določanju norme kot pri njenem upoštevanju. Za te namene se sestavi časovni razpored. Ta dokument vsebuje osnovne podatke o opravljenih izmenah. Upošteva se tudi število odsotnosti delavcev.

Urnik - namen in uporaba

Glavni namen urnika je vizualni prikaz informacij o delovni uspešnosti zaposlenega. Na podlagi teh podatkov se izračuna plača zaposlenega. Ta vidik postane glavni namen vzdrževanja tega dokumenta.

Vendar je uporaba takega vzorca pomembna tudi pri drugih zadevah. Pri analizi stanja uspešnosti je pogosto treba izračunati izguba delovnega časa... Tak vzorec dokumentacije vam omogoča, da dobite vizualne informacije za določeno koledarsko obdobje. Vendar pa v situaciji, ko je to potrebno storiti fotografija delovnega časa ali časovni razpored, ta vzorčna dokumentacija ne bo zagotovila informacij, ki jih potrebujete.

Obrazec dokumenta ima zakonsko določeno obliko, ki računovodski službi posreduje podatke o osebju.

V tem primeru obstajata dva glavna vzorca, ki se izpolnita glede na način zapisovanja informacij:

• obrazec T-12 se uporablja za izpolnjevanje obrazca v formatu A4, ta možnost je pomembna pri ročnem vnosu podatkov;
• vzorec T-13 je preglednica, v katero lahko program samodejno in ročno vnese podatke, vendar v elektronski obliki.

Izbira obrazca je odvisna od notranjih postopkov poročanja. Dovoljeno je uporabljati obe možnosti ali mešani sistem.

Legenda v urniku

Pri izpolnjevanju obrazca se lahko uporabijo simboli. Njihov standardiziran seznam je predstavljen v obliki T-12, vendar ga je zaradi udobja mogoče dodati v elektronsko različico. Na tem seznamu imajo črkovne oznake v urniku predpisano kodo.

Pri vnosu podatkov v obrazec lahko enako označujemo abecedne in številske vrednosti. Najpogosteje se uporablja prva možnost, saj je običajno bolj priročna - lažje je krmariti po prvih črkah, na podlagi katerih je sestavljena oznaka.

Obveznost vodenja časovnega lista

Obveznost vnosa podatkov v ta obrazec je odvisna od velikosti organizacije. Če gre za majhno podjetje, lahko vse osebje šteje ena oseba. Če pa obstajajo strukturni oddelki in podružnice, je primerneje za vsak oddelek imenovati odgovorne osebe.

Za določitev odgovornosti se izdajo odredbe za vsakega zaposlenega, ki je imenovan za izpolnjevanje tega vzorca dokumentacije. Ta uslužbenec pripravi dokument in ga podpiše. Vodja oddelka, zadolžen za te zaposlene, podpiše tudi obrazec, nato pa ga pošlje računovodstvu.

Kako pravilno izpolniti časovni razpored

Pravila za izpolnjevanje urnika predpisujejo določen postopek vnosa podatkov.

Ker imata oblike T-12 in T-13 neznatne razlike, se njihovo polnjenje malo razlikuje. Postopek je naslednji:

• v skladu z glavno dokumentacijo je navedeno ime organizacije in strukturni oddelek, če vzorec upošteva le enega od oddelkov;
• pritrjeni so datumi izpolnjevanja obrazca in oštevilčenje;
• poročevalno obdobje upošteva čas, za katerega se vnesejo podatki;
• za izpolnitev drugega in tretjega stolpca se uporabljajo podatki, navedeni v osebnih izkaznicah zaposlenih;
• nato se v stolpce vpišeta vsa prisotnost in odsotnost, glede na prisotnost zaposlenega se uporabljajo tako abecedne kot kodne oznake, nakar se izračuna vmesno in skupno število opravljenih izmen v urah in dnevih;
• zadnji stolpec prikazuje število praznikov in prostih dni za vsakega zaposlenega.

Podatke o drugem razdelku neposredno vnese računovodska služba. Vsebuje izračunane podatke o izplačanih plačah ob upoštevanju vseh dodatkov in odbitkov. Na koncu se navede celoten znesek, ki ga je treba plačati.

Neplačani dopust v urniku

Pri izpolnjevanju dokumenta ima vsaka možnost, da se ne prikažete na delu, svojo črko in oznako.

Neplačani dopust je označen na dva načina:

• če je bil odobren z dovoljenjem delodajalca, je tak dopust označen s črkami DO ali kodo 16;
• če je dopust določen z zakonom, je označen kot OZ ali 17.

Obstaja tudi oznaka letnega dopusta, ki ga delodajalec ne plača. V tem primeru se v obrazec vnesejo vrednosti DB ali 18. Za pravilno izpolnjevanje obrazcev T-12 in T-13 je pomembno, da uporabite predpisane oznake. Za to je mogoče sestaviti ločeno navodilo, ki bo postalo regulativni dokument za specialista. V skladu z njim je treba urediti celoten postopek vnosa podatkov, da bi se izognili zmedi in napakam.

Obrazec za izpolnitev obrazca časovnega lista 0504421

Novi obrazec OKUD 0504421 je priporočila in vzorci Ministrstva za finance za izpolnjevanje časovnega lista. Trenutni vzorec teh receptov je bil odobren marca 2015 in je trenutna oblika. Na podlagi tega organizacija razvija lastna navodila ob upoštevanju posebnosti podjetja.

Poleg splošnih priporočil je odredba Ministrstva za finance določila trenutne modele T-12 in T-13. Zamenjali so stare možnosti, poenostavili sistem polnjenja in ga naredili bolj jedrnatega. Novi obrazec vsebuje tudi seznam simbolov, ki se uporabljajo pri izpolnjevanju.

24.11.2018 je bil časovni razpored posodobljen na različico 2.0 ob upoštevanju vseh vaših želja in komentarjev. Prenesite, uporabite, pustite svoje komentarje pod člankom.

Pozdravljeni dragi prijatelji!

Danes vam bom predstavil svojo različico izvajanja enega od perečih problemov - časovni list v Excelu... V tem članku boste našli opis osnovnih konceptov izdelave urnika, navodila za njegovo vzdrževanje, program pa lahko prenesete tudi s povezavami na začetku in na koncu članka. Prenesite, uporabite, avtomatizirajte svoje ročno delo =).

Sestavljanje urnika v Excelu

Ko naložite in odprete časovni razpored, se odprete na glavno stran stavbe "Nastavitve" (slika 1).

Od druge vrstice morate izpolniti seznam zaposlenih, za katere boste vodili časovni razpored. Navedite edinstveno številko zaposlenega, polno ime, položaj (neobvezno), delovni čas (neobvezno). Stopnja delovnega dne se uporablja pri izračunu prekomernega dela in pomanjkljivosti zaposlenih med mesecem, če tega polja niste izpolnili na začetku, ga lahko uredite v sestavljenem časovnem listu. V celicah »F2« in »F3« s spustnim seznamom izberite leto in mesec za izdelavo. Ko izberete celico, se prikaže spustni seznam.

Ko vnesete vse podatke, kliknite gumb "Ustvari časovni razpored" in program bo ustvaril časovni razpored za določen mesec in leto (slika 2).

Urnik v Excelu je sestavljen iz naslednjih področij:

1. Legenda tabele - vrstica 1, ki vsebuje mesec in leto izgradnje ter legendo o časovnem razporedu.
2. Seznam zaposlenih (stolpec "A"), ki ga izpolnimo na listu "Nastavitve".
3. Glava tabele s številkami in dnevi v tednu, vikendi (sobota in nedelja) je zaradi jasnosti označena s svetlo zeleno barvo.
4. Nadzorno območje, v katerem je zapisana legenda.
5. Izračunani stolpci - stolpci formul za upoštevanje ključnih kazalnikov.

Vodenje časovnega lista v Excelu

Časovni list je treba voditi po standardnih pravilih:

• Delovni dan označeno s številko od 1 do 24, ki označuje število ur dela delavca na dan. Označeni dan je samodejno obarvan svetlo modro po pravilih pogojnega oblikovanja.
• Dopustniški dan zaznamovano z zmanjšanjem op... Samodejno obarvano svetlo roza.
• Počitnice zaznamovano z zmanjšanjem NS... Samodejno obarvano svetlo zeleno.
• Odsotnost označeno z oznako str... Samodejno obarvano sivo.
• Prosti dan skrajšano og... Samodejno obarvano z bledo oranžno barvo.
• Pustite brez plačila skrajšano obs... Samodejno obarvana lila.
• Študijski dopust označeno s črko ob... Oznaka je označena z rumeno.
• Poslovno potovanje označeno s črko Za... Obarvano zeleno.
• Bolniška označeno z malo črko b... Samodejno obarvano svetlo rumeno.

Primer izpolnjenega urnika v Excelu je prikazan na sliki 3 spodaj:

Za lažje seštevanje mesečnih vsot je dodan blok formule izračunanih kazalnikov (stolpci "AG: AJ"). Ta blok je sestavljen iz štirih stolpcev:

1. Delovni dnevi - število dni, ki jih je delavec delal v mesecu poročanja (število modrih celic).
2. Delovni čas - število ur, ki jih je delavec opravil v mesecu poročanja (vsota vrednosti modrih celic).
3. Počitniški dnevi - število dni dopusta, ki jih je zaposleni uporabil v mesecu poročanja (število celic z oznako op).
4. Bolniški dnevi - število dni, ki jih je zaposleni preživel na bolniški (število celic z oznako) b).
5. Revidirano ure - število ur obdelave. Šteje ure, ki presegajo dnevno proizvodnjo, navedeno v stolpcu "suženj. dan (h) "
6. Nedokončano. ure - število ur, ki ne zadoščajo za dnevno proizvodnjo. Primer izračuna: norma 8h, stane 6h, napaka - 2h; norma 8h, stroški 12h, obdelava - 4h; norma je 8h, 1. dan 6h, 2. dan 10h, preobremenitev 0h, pomanjkljivost 0h.
7. Prosti čas - število dni, ko si je zaposleni vzel prosti čas (število celic og).
8. Prazniki dni - število praznikov v mesecu. Prazniki so označeni z znižanjem NS.
9. Dnevi odsotnosti - število odsotnosti, ki jih zaznamuje zmanjšanje str.
10. Otp. brez vsebovane. - število dni, ki jih je delavec preživel na plačanem dopustu. Oznaka - obs.
11. Študijski dopust - število dni študijskega dopusta, imenovanje ob.
12. Dnevi poveljnik. - število dni, ki jih je zaposleni preživel na službeni poti. Označba Za.

Pogovor

Hvala, ker ste prebrali ta članek =). Veselim se vaših povratnih informacij in komentarjev spodaj. Prenos programa je popolnoma brezplačen. Vesel bom, če vam bo ta program koristen, z veseljem bom odgovoril na vaša vprašanja v komentarjih.

Urnik je skromna predstavitev mojega znanja programiranja in Excela. Že več kot 10 let se profesionalno ukvarjam s programiranjem na področju avtomatizacije tako v Excelu kot v spletni sferi (pisanje spletnih mest, razčlenjevanje spletnih mest, pisanje robotov, posnemanje dejanj uporabnikov itd.). Pripravljen sem prevzeti katero koli nalogo, lahko me kontaktirate prek spletnega mesta ali pišete na pošto: [zaščiteno po e -pošti]

Urnik 24.11.2018 v Excelu je bil posodobljen na različico 2.0 ob upoštevanju vseh vaših želja in komentarjev. Prenesite, uporabite, pustite svoje komentarje pod člankom.

Učni video

Delodajalec mora voditi evidenco o opravljenih urah za vsakega zaposlenega. To dejstvo je zapisano v členu 91, del 4 delovnega zakonika Ruske federacije. V tem članku lahko prenesete in se seznanite z obrazcem časovnega lista za leto 2016 ter z vzorcem izpolnjevanja tega urnika.

Znano je, da je treba časovni razpored voditi v naslednjih oblikah:

1. T -12 - obrazec, uporabljen v URV, pa tudi izračun plač.
2. T -13 - URV izkaznica.

Na tej strani najdete poročilo URV za leto 2016. za brezplačen prenos:

Izkaznica URV za leto 2016 (vzorec)

Obrazec št. T-13:

Obrazec št. T-12:

Pravila za izpolnjevanje poročila URV v letu 2016.

Takoj je treba opozoriti, da se obrazci T-12 / T-13 uporabljajo ob upoštevanju časa, ki ga je dejansko delal / delal vsak zaposleni v podjetju / organizaciji posebej. To je potrebno za izvajanje nadzora nad naslednjimi zaposlenimi na splošno določenem delovnem času (RW), za obveščanje o opravljenih urah, izračun plač in pripravo statističnega poročila o delu. Če obstaja ločeno vzdrževanje ERM, pa tudi plačila z osebjem v zvezi s plačami, je mogoče uporabiti oddelek 1, ki se imenuje "obračunavanje delovnega časa" časovnega lista obrazca št. T-12, kot neodvisen dokument (izpolnjevanje oddelka 2 z naslovom "Delo na plačah" tukaj ni potrebno). Kar zadeva obrazec št. T-13, ga je treba uporabiti v primeru URV.

Izkaznica URV v letu 2016 oseba, ki ima za to potrebna pooblastila, mora sestaviti samo en izvod. Nadalje se sklicuje na podpis vodje strukturne enote, zaposlenega v kadrovski službi, gre v računovodstvo.

Opombe v poročilu o razlogih za neudeležbo na delu, delu po nepopolnem sistemu avtodomov / prekoračitvi roka na zahtevo zaposlenega / delodajalca, skrajšanju trajanja RF in podobno je treba v skladu z dokumenti ustrezno sestavljeno. Ti dokumenti so:

1. Potrdila o invalidnosti.
2. Poizvedbe v zvezi z opravljanjem državnih / javnih nalog / del.
3. Pisna opozorila o izpadu.
4. Vloge v zvezi s zaposlitvijo za krajši delovni čas.
5. Pisno soglasje zaposlenih za nadurno delo le v primerih, ki so določeni z zakonom in podobno.

Za prikaz dnevnih stroškov RV za mesec glede na vsakega zaposlenega posebej so v poročilu posebej določene vrstice:

1. V obrazcu št. T -12 - tukaj stolpec 4, stolpec 6 - dve vrstici.
2. V obrazcu št. T -13 - tukaj stolpec 4 - štiri vrstice (za vsako polovico meseca - 2 vrstici), pa tudi stolpec 15, stolpec 16.

V obrazcih št. T-12 in št. T-13, in sicer v stolpcih 4,6, se zgornje vrstice uporabljajo za označevanje simbolov (oznak) stroškov RV, spodnje pa za izdelavo evidenco o trajanju dela / dela brez časa (minute, ure) po posebnih oznakah stroškov RT za določen datum. Če je treba povečati število stolpcev, da bi dodali dodatne podrobnosti o delovnem času, je to povsem sprejemljivo. Na primer, potrebno je označiti začetni in končni čas dela v razmerah, ki se razlikujejo od splošno sprejetih.

Med izpolnjevanjem stolpcev 5,7 časovnega lista obrazca št. T-12 je treba v zgornje vrstice vnesti število opravljenih dni in število ur, ki jih je delal vsak zaposleni posebej za obračunsko obdobje v spodnje vrstice.

Časovni pregled odraža stroške RV. Uporabite lahko tudi metodo neprekinjenega evidentiranja prisotnosti / odsotnosti z dela, evidentiranje le odstopanj (zamude, odsotnosti, nadure itd.). Odsev neudeležbe pri delu, če se njihova evidenca vodi čez dan (počitnice, dnevi začasne invalidnosti, službena potovanja, počitnice zaradi usposabljanja, čas za opravljanje državnih / javnih nalog itd.), V zapisniku v zgornji vrstici ustreznih stolpcev vnesite izključno legendarne kode, na dnu pa pustite prazno.

Pri sestavljanju časovnega lista v skladu z obrazcem št. T-12 v oddelku 2, ki predvideva eno vrsto plačila za vse zaposlene, pa tudi ustrezen račun, je treba izpolniti stolpce od 18 do 22 in zagotoviti za vsakega zaposlenega ločeno - od 18 do 34.

Obrazec št. T-13, imenovan "URV Report Card", se uporablja pri avtomatizirani obdelavi poverilnic.

Sestavljanje zapisnika po obrazcu št. T-13:

1. Če se zabeležijo poverilnice, ki so potrebne za izračun plač izključno za eno vrsto plačila in ustrezen račun, ki je običajen za zaposlene, ki so vključeni v časovni razpored, je treba izpolniti podrobnosti "šifra vrste plačila" , pa tudi "ustrezni račun" nad tabelo, ki vsebuje stolpce od 7 do 9 in stolpec 9 (tukaj vam ni treba izpolniti stolpcev 7, 8).
2. Če se beležijo računovodski podatki, ki so potrebni za izračun plač za več vrst plačil in ustrezne račune, je treba izpolniti stolpce 7 do 9. Dodaten oddelek s podobnimi številkami stolpcev je na voljo za izpolnjevanje ustreznih podatkov po vrstah plačila, če jih je več kot štiri.

Obrazce časovnega lista po obrazcu št. T-13, v katerem so delno izpolnjeni podatki, je mogoče izdelati z uporabo ustrezne računalniške tehnologije. Ti pogoji vključujejo.