Mabisang komunikasyon sa proyekto. Pamamahala ng mga komunikasyon sa proyekto

Nang walang isang mahusay na itinatag na pakikipag-ugnayan ng mga stakeholder, lahat ng pagsisikap na magpatupad ng isang proyekto, lalo na ang isa kung saan ang isang malaking bilang ng mga tao o kahit na mga kumpanya ay kasangkot, ay maaaring maging walang kabuluhan.

"Hindi gaanong kausap, mas maraming aksyon!" ang motto ng maraming negosyante. Gayunpaman, sa pagsasagawa, madalas na lumalabas na walang maayos na pakikipag-ugnayan ng mga stakeholder, lahat ng pagsisikap na magpatupad ng isang proyekto, lalo na ang isang kung saan maraming mga tao o kahit na mga kumpanya ang nasasangkot, ay maaaring maging walang kabuluhan.

Ang mabisang komunikasyon ay maaaring lubos na madagdagan ang posibilidad ng isang matagumpay na pagkumpleto ng anumang proyekto. Nalalapat ito sa parehong komunikasyon na "nasa loob" ng koponan at ang pagtatanghal ng proyekto sa pamamahala, mga gumagamit sa hinaharap na produkto o pindutin. Ang isang positibong epekto ay maaaring makamit kahit na sa yugto ng pagsisimula. Ang pagpapakalat ng impormasyon tungkol sa proyekto, paglilinaw ng mga layunin at kahulugan nito ay nagbibigay-daan sa maagang pagkilala sa mga tagasuporta at kalaban ng paparating na mga pagbabago. Sa pagsasagawa, ginagawang mas madali para sa manager ng proyekto sa hinaharap, kapag kumukuha ng isang koponan ng proyekto o kapag gumuhit ng isang plano sa komunikasyon.

Sa mga simpleng, ngunit kinakailangang pagkilos na ito, maaari mong mabawasan nang malaki ang paghahanda na bahagi ng proyekto. Kadalasan, ang paghahanda ay tumatagal ng parehong dami ng oras sa buong kasunod na proyekto. Ito ay dahil sa hindi pagkakapare-pareho ng mga interes ng mga partido, maliitin ang halaga ng proyekto o isang hindi malinaw na pag-unawa sa mga nakaplanong resulta. Halimbawa, ang plano ng pagpapatupad ng elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento, na mahalaga para sa pagsasaayos ng proyekto, ay tumagal ng halos 60 pahina. Kaugnay nito, tumagal ang pamamahala ng isang buwan at kalahati upang sumang-ayon dito, kahit na ipinapalagay na ang pagtatrabaho sa proyekto ay magsisimula sa isang linggo. Dahil sa pagkahuli, kinakailangan upang baguhin ang iskedyul ng financing ng proyekto, na kung saan ay nagsama ng pagkaantala ng dalawa pang linggo. Bilang resulta ng mga pagkaantala na ito, sa halip na ang inaasahang mga resulta sa kasalukuyang taon, ang system ay ipinatupad lamang sa susunod na taon. Pansamantala, ang isang 30 minutong pangkalahatang pagtatanghal ng proyekto sa pamamahala ay maaaring matanggal ang panganib ng malubhang pagkaantala na sa paunang yugto ng trabaho, at ang proyekto ay matagumpay na makukumpleto sa iskedyul. Sa tulong ng isang mahusay na naisip na panlabas na kampanya ng PR ng proyekto, maaari mo ring makamit ang mga magagandang resulta bago pa magsimula ang anumang trabaho. Una, sa pamamagitan ng pagpapasikat ng impormasyon tungkol sa proyekto sa media, pinapanatili ng kumpanya ang imahe ng isang pabagu-bagong pagbuo ng istraktura. Pangalawa, ang paunang komunikasyon ay naghahanda sa mga customer at empleyado para sa paparating na pagbabago. Parehong ito ay isang uri ng pangangalaga sa mga gumagamit at isang paraan upang mapanatili ang mga ito. Halimbawa, ang mga kliyente ng isang tiyak na kumpanya ng seguro ay hindi nasiyahan sa kalidad ng serbisyo at hindi nilayon na baguhin ang kanilang kaugnayan dito. Kung lilitaw ang impormasyon na ang kumpanya ay magpapakilala sa isang sistema ng pamamahala ng ugnayan ng customer sa lalong madaling panahon, ang ilan sa mga nagdududa ay maaaring mapanatili. Kaya, sa tulong ng isang mahusay na naisip na plano sa komunikasyon, ang isang kumpanya ay maaaring makatanggap ng mga tunay na benepisyo sa yugto ng pagsisimula at pagpapanatili ng isang proyekto.

Pagpaplano ng komunikasyon

Ang istraktura at anyo ng mga komunikasyon ay dapat matukoy at napagkasunduan ng mga interesadong partido.

Ang tukoy na nilalaman ng isang plano sa pamamahala ng mga komunikasyon ay nakasalalay sa mga kondisyon at hadlang ng bawat proyekto. Maaari itong pormal o impormal, detalyado o naibuod depende sa mga pangangailangan ng proyekto.

Ang unang hakbang ay upang makilala ang mga pangangailangan sa komunikasyon at impormasyon ng mga kalahok sa proyekto at ang mga naaangkop na paraan upang matugunan ang mga kinakailangang ito. Inirerekomenda ng PMI Project Management Body of Knowledge Guide (PMBOK) na kalkulahin ng manager ng proyekto ang bilang ng mga potensyal na channel ng komunikasyon upang masuri ang pagiging kumplikado ng mga komunikasyon sa proyekto. Ang kabuuang bilang ng mga channel sa komunikasyon ay n (n-1) / 2, kung saan n ang bilang ng mga kasali sa proyekto. Kaya, halimbawa, para sa sampung kalahok, ang bilang ng mga potensyal na channel ng komunikasyon ay magiging 45. Samakatuwid, ang isang pangunahing elemento sa pagpaplano ng mga komunikasyon sa proyekto ay tinutukoy kung sino ang makikipag-ugnayan sa kanino, sino ang tatanggap ng anong impormasyon, at magpataw ng naaangkop na mga paghihigpit.

Gayunpaman, ang mga hindi kinakailangang paghihigpit ay maaaring makapinsala sa pag-unlad ng proyekto. Halimbawa, ang isang proyekto kung saan ang trabaho ay isinasagawa ng dalawang samahan sa isang subcontracted na batayan. Ang parehong mga kumpanya ay may isang matibay na istraktura ng pagganap, samakatuwid, ang pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga direktang tagapalabas - mga dalubhasang panteknikal - ay isinasagawa lamang sa pamamagitan ng mga tagapamahala mula sa bawat samahan, na ginagawang napakahirap lutasin kahit ang maliit na mga isyu sa pagpapatakbo. Ang anumang problema ay malulutas lamang sa pamamagitan ng pagdaragdag ng mga boss, na sinusundan ng talakayan sa antas ng mga tagapamahala ng proyekto mula sa bawat kumpanya, at pagkatapos lamang makatanggap ang mga developer ng solusyon. Sa tulad ng isang modelo ng pakikipag-ugnayan, ang isang pagkahuli sa mga tuntunin ng oras ay hindi maiiwasan. Samakatuwid, upang mapabuti ang kahusayan ng mga komunikasyon, kinakailangan upang lumikha ng isang pansamantalang nagtatrabaho na grupo ng mga espesyalista sa teknikal mula sa parehong mga kumpanya, na magpapahintulot sa pagbuo ng pinagsama-samang mga solusyon at isumite ang mga ito para sa pag-apruba sa komite ng patnubay ng proyekto. Sa kasong ito, ang bilis ng pagpaplano at pagpapatupad ng proyekto ay nagdaragdag ng pitong beses!

Sa isang wika

Kabilang sa mga pinakamahalagang gawain na tinutulungan ng plano sa pamamahala ng mga komunikasyon upang malutas ay ang paglikha ng isang tiyak na terminolohiya ng proyekto na ginamit ng lahat ng mga kalahok. Ang pag-iipon ng naturang glossary ay maaaring gawing simple ang komunikasyon at pagbutihin ang pag-unawa sa koponan.

Sa isang malaking hawak, bago simulan ang isang malakihang proyekto upang lumikha ng isang sistema ng pamamahala ng kalidad, isang pagpupulong ay gaganapin sa pagitan ng mga kinatawan ng kumpanya ng pamamahala at mga dalubhasa mula sa mga kumpanya ng pagmamanupaktura ng subsidiary. Napagpasyahan na ipagpaliban ang pagsisimula ng proyekto ng ilang oras dahil sa ang katunayan na ang customer ay hindi malinaw na nakilala. Ang pagpupulong ay naging mabunga higit sa lahat dahil sa ang katunayan na ang mga financier mula sa kumpanya ng pamamahala at mga dalubhasa sa teknikal mula sa mga subsidiary ay malayang nakipag-usap gamit ang parehong terminolohiya ng proyekto. Ang lahat ng mga naroroon ay pantay na naintindihan ang papel ng customer sa proyekto at mga pag-andar nito. Naging posible ito sapagkat ang kumpanya, na nag-aaplay sa kanyang advanced na mga pamamaraan ng pamamahala, ay dating gaganapin isang serye ng mga seminar sa pamamahala ng proyekto, na pinapayagan na bumuo ng isang karaniwang paningin ng proseso para sa lahat ng mga kalahok at upang makabisado ang bokabularyo ng mga term.

Gayundin, ang plano ng pamamahala ng mga komunikasyon sa proyekto ay dapat maglaman ng isang diskarte para sa panloob at panlabas na kampanya ng PR ng proyekto at gawing pormal ang komunikasyon sa customer.

Resulta at mga tuntunin ng proyekto

Ang pag-uulat tungkol sa pagpapatupad, ang mga form, addressee at dalas ng pagsusumite ay dapat na naitala sa plano ng komunikasyon. Sa pag-uulat, ipinapayong magbigay ng impormasyon sa katayuan at pag-usad ng proyekto na may antas ng detalyeng kinakailangan para sa isang naibigay na kalahok sa proyekto, ayon sa plano sa pamamahala ng mga komunikasyon. Ang impormasyong ipinakita sa form na ito ay ginagawang posible upang mahulaan ang resulta ng proyekto.

Ang pagpaplano sa komunikasyon ay makakatulong din, halimbawa, upang makatotohanang matantya ang tiyempo ng isang proyekto. Ang pamamaraan ng pag-apruba ng dokumento na naayos sa plano ay binabawasan ang panganib na maantala ang talakayan at pag-apruba ng mga dokumento.

Kapag nagsasagawa ng isang proyekto upang ipatupad ang isa sa mga subssystem ng OSS sa isang malaking kumpanya ng telecommunication, kinakailangan na bawasan ang oras na kinakailangan para sa pag-apruba ng dokumento sa dalawang araw. Sa parehong oras, ang karaniwang pamamaraan ng pag-apruba ng korporasyon ay tumagal ng dalawang linggo. Kung ang dalawang-araw na timeframe ay hindi nakasaad sa plano ng komunikasyon, ang proyekto na may kabuuang haba ng siyam na buwan ay maaaring tumagal ng limang buwan na mas mahaba.

Ang pagkalkula at mahigpit na pagsunod sa napagkasunduang mga deadline para sa pag-apruba ng mga dokumento ay lalong mahalaga sa mga proyekto na nagpapatuloy sa ilalim ng mga kondisyon ng presyon ng oras, kung saan ang pagbuo ng mga dokumento ng proyekto ay nasa tinaguriang "kritikal na landas", iyon ay, ang mga pagkaantala sa kanilang paghahanda ay nakakaapekto sa petsa ng pagkumpleto ng proyekto.

Nag-a-update

Kaagad sa panahon ng trabaho sa proyekto at matapos itong makumpleto, dapat na isagawa ang isang pagtatasa ng naipon na impormasyon. Ang kaalamang ito ay kapaki-pakinabang kapwa sa ito at sa mga kasunod na proyekto ng kumpanya. Kadalasan, ang mga natutuhang aralin mula sa isang solong proyekto ay humantong sa isang pag-update ng mga patakaran sa pamamahala ng peligro o pangkalahatang mga pamamaraan sa isang kumpanya. Ang ulat na "natutunan ng mga aralin" ay nagbibigay-daan sa karanasan at kaalaman ng indibidwal na manager ng proyekto na maging karanasan at kaalaman ng buong kumpanya.

Ang pagguhit ng isang plano sa komunikasyon ay hindi isang aktibidad na isang beses. Dapat itong ma-update kapag lumitaw ang ilang mga komento ng mga partido, kabilang ang mga gumagamit. Ang pagpapanatiling napapanahon ng plano sa komunikasyon, at pinakamahalaga, ang pagsunod sa planong ito ay makakatulong upang ayusin ang mga assets ng proseso ng organisasyon at plano ng pamamahala ng proyekto, iyon ay, ang mga tool na direktang nakakaapekto sa pagpapatupad ng gawain ng proyekto.

Gayunpaman, kahit na ang pinaka-napakatalino na plano sa komunikasyon ay hindi ganap na naipatupad sa pagsasanay. Sa seksyon ng mga proyekto sa komunikasyon noong 2000 ng PMBOK, tatlong proseso lamang sa pamamahala ng mga komunikasyon ang inilarawan: pagpaplano ng komunikasyon, pagsasabog ng impormasyon, at pag-uulat ng pagganap ng proyekto.

Sa na-update na bersyon ng PMBOK 2004, idinagdag sa kanila ang proseso ng pamamahala ng mga kalahok sa proyekto (Pamahalaan ang mga stakeholder). Ang kakanyahan ng prosesong ito ay natutugunan ang mga kinakailangan ng mga kasali sa proyekto at paglutas ng mga problemang lumitaw. Ipinapakita ng karanasan na nasa pakikipag-ugnay sa iba't ibang mga stakeholder na ginugugol ng manager ng proyekto ang halos lahat ng kanyang oras at lakas.

Kung ang proyekto ay napapailalim sa pagbabago, maaaring kailanganin ang mga pagpupulong o ibang uri ng komunikasyon na hindi sakop ng plano sa komunikasyon. Halimbawa, sa mga agwat sa pagitan ng mga deadline para sa pagpapalitan ng impormasyon na nakasaad sa plano, maaaring kinakailangan na gumawa ng anumang mga pagsasaayos sa trabaho, o may mga stakeholder sa proyekto na hindi kasangkot sa regular na talakayan ng kasalukuyang estado ng mga gawain. Sa mga kasong ito, sulit na mapanatili ang patuloy na pakikipag-ugnay sa mga kalahok ng proyekto sa pamamagitan ng impormal na komunikasyon, mga personal na pagpupulong. Nakakatulong ito upang patuloy na makatanggap ng napapanahong impormasyon, at pinaka-mahalaga, nagbibigay ito ng feedback, iyon ay, ginagawang posible na isipin ang totoong estado ng mga gawain, ang mga pangangailangan ng mga kalahok at ang kanilang antas ng pag-unawa sa mga itinakdang gawain.

Kung naantala ang deadline, mayroong anumang iba pang mga seryosong banta sa matagumpay na pagkumpleto ng proyekto, kailangang dagdagan ang tindi ng mga komunikasyon, at ang mga pagkakataong ibinigay ng plano ay maaaring hindi sapat para sa karagdagang pamamahala sa trabaho.

Ang mga proyekto at ang kanilang pamamahala sa konteksto ng limitadong mapagkukunan ng oras at pera ay nagiging higit na higit na hinihiling sa isang mapagkumpitensyang kapaligiran. Ang komunikasyon ay gumaganap ng isang kritikal na papel sa matagumpay na pagpapatupad at pagkumpleto ng mga proyekto sa maraming kadahilanan: una, nang hindi maingat na dinisenyo at naisip na mga panuntunan, ang proyekto ay patuloy na sumasalungat sa mga layunin ng samahan; pangalawa, ang kawalan ng kakayahang ipaliwanag sa iba ang kanyang pananaw, ang kawalan ng mga kalidad ng pamumuno ng pinuno ay maaaring ilagay sa panganib sa proyekto.

Ang konsepto ng komunikasyon ay pumasok sa larangan ng mga interes ng siyentipiko sa simula ng ikadalawampu siglo, ngunit wala pa ring pinagkasunduan sa gitna ng pamayanang pang-agham tungkol sa kahulugan nito. Pinag-uusapan nito ang kagalingan ng maraming konsepto at kalabuan. Ang konsepto ng komunikasyon ay ginagamit ng mga dalubhasa sa iba't ibang larangan ng aktibidad: psychologist, sociologists, architects, at bawat isa sa kanila ay namumuhunan sa kahulugan na ito ang kanyang pag-unawa sa bagay at paksa ng pagsasaliksik. Para sa mga agham sa pamamahala, pamamahala at marketing, ang komunikasyon ay pakikipag-ugnayan ng mga indibidwal, pagkakabahagi ng isang samahan at mga samahan sa bawat isa. Sa isang samahan, ginagawa ng komunikasyon ang mga sumusunod na tungkulin:

Impormasyon - ang paglipat ng impormasyon, ang pagkakaloob ng impormasyon na nagpapadali sa paggawa ng desisyon;
Pagganyak - hinihimok ang mga empleyado na mas mahusay na gampanan ang kanilang mga tungkulin sa pamamagitan ng panghihimok, mungkahi, utos, tagubilin;
Pagkontrol - pagsubaybay sa iba't ibang paraan ng pag-uugali ng mga empleyado batay sa hierarchy at subordination;
Malinaw - nag-aambag sa emosyonal na pagpapahayag ng damdamin, karanasan, ugali sa nangyayari, pinapayagan kang masiyahan ang mga pangangailangang panlipunan.
Integrative - nag-aambag sa pagsasama-sama ng samahan, pagsali sa mga pagsisikap upang makamit ang mga layunin.

Ang komunikasyon sa loob ng isang samahan ay maaaring umiiral bilang isang kababalaghan at bilang isang proseso. Bilang isang kababalaghan, ang komunikasyon ay ang pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga yunit ng istruktura at mga kalahok batay sa nabuong mga regulasyon at patakaran, na maaaring isaalang-alang: ang Charter ng samahan at ang proyekto, mga paglalarawan sa trabaho at pamamahagi ng mga responsibilidad ng mga kalahok sa proyekto, isang paunang paglalarawan ng nilalaman ng proyekto, panloob na mga regulasyon sa paggawa, iba pang mga patakaran, utos at tagubilin batay sa kung saan pinamamahalaan at pinatatakbo ang samahan.

Bilang isang proseso, ang komunikasyon ay direktang pakikipag-ugnay ng mga kalahok ng proyekto, mga empleyado ng samahan at lahat ng mga taong interesado sa proyekto. Maling nabuo na komunikasyon, o sa halip, ang kakulangan ng kinokontrol, maingat na binuo at naisip ang mga pagkakaiba, alituntunin, regulasyon, pati na rin ang pag-aatubili ng mga kalahok na makipag-ugnay sa bawat isa ay lumikha ng pinakamalaking panganib para sa proyekto at matagumpay na pagkumpleto. "Ang pinakadakilang pansin sa pamamahala ng peligro ay dapat bayaran sa mabisang komunikasyon," pagtatapos ni Maxim Cherkassky. Ang pagiging kumplikado ng komunikasyon sa isang proyekto ay nakasalalay hindi lamang sa ang katunayan na ang mga tao ay madalas na nagsasalita ng iba't ibang mga wika, kung minsan ang mga dalubhasa mula sa iba't ibang mga dibisyon ng pag-andar ay nauunawaan kung ano ang sinabi sa parehong wika sa iba't ibang paraan: ang bawat dalubhasa ay nagsasalita ng kanyang sariling wika, ang financier - tungkol sa kawalan ng pera, at tauhan ng opisyal - tungkol sa kakulangan ng mga empleyado.

Ang pangunahing lakas ng konsepto ng disenyo ay nakasalalay sa delegasyon ng kapangyarihan at pagtatalaga ng responsibilidad para sa pagkamit ng mga layunin sa mga tukoy na pinuno - ang manager at mga pangunahing miyembro ng koponan. Ang mga paghihirap na lumitaw sa kasong ito ay dalawa: sa isang banda, ang paglikha at pamamahala ng isang pansamantala, ngunit magkakaugnay na koponan, at sa kabilang banda, ang pangangailangan para sa pangkat na ito na makipag-ugnay sa permanenteng sistema ng pamamahala ng samahan. Bilang karagdagan, ang kahalagahan ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga kalahok ng proyekto, ang mga gumagawa ng natatanging mga produkto at ang mga gagamit ng mga ito ay dumarami. Ang mga nasabing siyentipiko tulad ng G. Tsipes, A. Pells, S. Neizvestny, J. Koch at Knopfel ay nagbigay pansin sa kakayahan sa komunikasyon bilang pinakamahalagang sangkap sa pagsasanay ng mga tagapamahala ng proyekto. Sa parehong oras, ang 3 mga bahagi ay maaaring makilala sa kakayahang ito: ang sining ng mga ugnayan ng interpersonal, mga kasanayan sa komunikasyon at ang kakayahang pamahalaan ang komunikasyon (Larawan 1).

Larawan 1 - Tatlong bahagi ng kakayahang makipag-usap ng isang tagapamahala ng proyekto

Sa pamantayan ng pamamahala ng proyekto, ang mga kasanayan sa interpersonal ay nabanggit bilang isa sa mga larangan ng kadalubhasaan na kinakailangan para sa isang koponan sa pamamahala ng proyekto, kasama ang pangkalahatang kaalaman at kasanayan sa pamamahala, isang pag-unawa sa kapaligiran ng proyekto, kaalaman sa mga pamantayan at regulasyon sa lugar na ito, at proyekto kaalaman sa pamamahala. Kabilang sa mga kasanayan sa interpersonal ang:

Kakayahang magtatag ng mabisang komunikasyon, pagpapalitan ng impormasyon;
Impluwensiya sa samahan, kakayahang magnegosyo;
Pamumuno. Kakayahang bumuo ng isang tukoy na paningin at diskarte at ang kakayahang mag-udyok sa mga tao na ipatupad ang diskarteng ito;
Pagganyak. Ang kakayahang pukawin ang mga tao na makamit ang mataas at mapagtagumpayan ang mga hadlang;
Pakikipag-ayos at pag-areglo ng mga hidwaan. Pagpupulong sa mga tao upang makarating sa isang uri ng kasunduan sa kanila;
Pagtugon sa suliranin. Kilalanin ang isang saklaw ng mga problema, tuklasin at pag-aralan ang mga kahalili, gumawa ng mga desisyon.

Ang mga kalidad ng pamumuno ng manager ay makabuluhang nakakaapekto sa tagumpay ng proyekto sa lahat ng mga yugto ng pagpapatupad nito, mula sa pagsisimula hanggang sa pagkumpleto. At dahil ang karamihan sa oras ng isang manager ay pakikipag-ugnay sa mga kalahok ng proyekto at kanyang kapaligiran, ang mga sumusunod na kakayahan ng mga tagapamahala ay maaaring makilala: katapatan sa mga relasyon sa mga tao at pagtitiwala sa mga kasosyo; ang kakayahang malinaw na ipahayag ang kanilang mga saloobin at kumbinsihin; magalang na ugali sa mga tao anuman ang kanilang posisyon sa hierarchy ng organisasyon. Ngayon, sa ibang bansa, ang pamamahala ay nauunawaan bilang tulad ng pamamahala, tulad ng pamamahala ng mga tao at tulad ng paggamit ng mga pondo na nagbibigay-daan sa iyo upang maisagawa ang mga nakatalagang gawain sa isang makataong, matipid at makatuwiran na paraan. Upang pamahalaan ay magbuod ang iba patungo sa isang malinaw na layunin kaysa lakas ginagawa ng iba ang sa tingin mo ay tama. Ang mga konsepto ng "pamumuno" at "pagganyak" ay ganap na nabuo sa panitikang panlipunang sosyolohikal.

Ang pamamahala sa komunikasyon ng mga proyekto ay isinasaalang-alang bilang isa sa mga larangan ng kaalaman na kinakailangan para sa paglikha, koleksyon, pamamahagi, imbakan, resibo at, sa huli, paggamit ng impormasyon ng proyekto. Mga proseso sa pamamahala ng komunikasyon - paglikha ng mga pakikipag-ugnayan sa pagitan ng impormasyon at mga kalahok sa proyekto. Ang mga tagapamahala ay maaaring magtalaga ng masyadong maraming oras sa pakikipag-ugnay sa mga kalahok ng proyekto, mga customer, tagapamahala ng departamento, mga sponsor, mahalagang maunawaan kung paano ito makakaapekto sa kurso ng proyekto at matagumpay na pagpapatupad nito. Ang mga kasanayan sa komunikasyon ay nauugnay sa pamamahala ng proyekto, ngunit hindi sila pareho. Ang pamantayan ay tumutukoy sa mga kasanayan bilang sining ng pakikipag-ugnayan, na kinabibilangan ng kakayahang bumuo ng isang modelo ng tatanggap ng nagpapadala, istilo ng pagsulat, pagpili ng pamamaraan ng komunikasyon, at ang kakayahang magsagawa ng mga pagpupulong. Pamamahala sa komunikasyon - pagpaplano, pagsasabog ng impormasyon, pag-uulat ng pagganap, pamamahala ng kalahok ng proyekto. Maingat na pagpaplano at pang-araw-araw na komunikasyon ay ang batayan para sa isang matagumpay na pagkumpleto ng proyekto. Kung sa panitikang Kanluranin ang prosesong ito ay nauunawaan at nabuo nang sapat na detalye, kung gayon sa Russia ang katotohanang ito ay papasok lamang sa ating buhay. Ang pagpaplano at kamalayan ng pagpapatupad ng impormal na komunikasyon ay naging pamantayan para sa maraming mga kumpanya sa Kanluran at nauunawaan bilang isang taos-pusong pagmamalasakit sa mga tauhan ng samahan. Sa panitikan ng Russia, ang mga isyu sa komunikasyon ay madalas na pinaghihinalaang sa pang-araw-araw na antas bilang mga kasanayan sa komunikasyon sa negosyo.

Ang mga pangunahing elemento ng modelo ng nagpadala-tatanggap ay:

Ang pag-coding ng impormasyon (kung ano ang nais naming sabihin at iparating sa tatanggap, ang mensahe ay dapat na malinaw at malinaw na nakasaad, sa isang wikang naiintindihan ng tatanggap)
Mensahe (output ng proseso ng pag-encode)
Mga paraan ng komunikasyon (sa pamamagitan ng aling channel ipadala namin ang mensahe, magagamit ba ng tatanggap ang channel na ito at matanggap ang mensahe)
Pagkagambala; anumang maaaring makagambala sa paghahatid at pag-unawa sa mensahe. Ang pagkagambala ay maaaring isang banyagang wika, pagkakaiba-iba sa katayuan ng mga pananaw ng nagpadala at ang tatanggap, hindi-isinasaalang-alang na ideya, mga paghihirap sa teknikal sa pagtanggap ng isang senyas, sa interpersonal na komunikasyon - mga hadlang sa sikolohikal.
Ang pag-decode ay ang kakayahan at kakayahan ng tatanggap na sapat na mapagtanto at mabago ang impormasyon. Ang isang mahalagang bahagi ng pag-decode ay ang tatanggap na nagpapadala ng isang senyas sa kabaligtaran na direksyon. Ipinapahiwatig ng feedback na narinig at naunawaan ng tatanggap ang signal, ngunit hindi ito nangangahulugang sumasang-ayon siya sa narinig.

Ang mga elementong ito ng komunikasyon ay dapat isaalang-alang hindi lamang sa pagpapatupad ng mga proyekto na ang mga kalahok ay matatagpuan sa iba't ibang mga pamayanan, iba't ibang mga bansa, ay mga tagadala ng iba't ibang kultura, ngunit maaaring maging mahirap para sa mga empleyado na nasa parehong silid na sumang-ayon.

Kapag nagpaplano ng komunikasyon, dapat mong isaalang-alang ang mga kadahilanan ng panlabas at panloob na kapaligiran ng samahan at ng proyekto, ang nilalaman ng proyekto at ang plano para sa pagpapatupad nito. Sinusuri ang mga tsart ng organisasyon, ang pamamahagi ng responsibilidad sa pagitan ng mga kalahok, kagawaran at mga dalubhasa na nakikilahok sa proyekto, isinasaalang-alang ang bilang ng mga taong kasangkot at ang kanilang lokasyon, pati na rin ang pagpipilit ng pagkuha ng impormasyon ng bawat isa sa kanila at ang pagkakaroon ng teknolohiya , bumubuo ang manager ng proyekto ng isang plano sa pamamahala ng komunikasyon, na sumasalamin ng:

Mga kinakailangan para sa mga komunikasyon mula sa lahat ng mga kalahok sa proyekto at mga stakeholder;
Impormasyon tungkol sa naihatid na impormasyon;
Impormasyon tungkol sa mga taong responsable sa pagpapadala at pagtanggap ng impormasyon;
Mga pamamaraan at teknolohiya na ginamit sa paglilipat ng impormasyon;
Dalas ng komunikasyon at ang pamamaraan ng daloy ng impormasyon mula sa isang halimbawa patungo sa isa pa.

Ang plano sa komunikasyon ay maaaring pormal at impormal, detalyado o pangkalahatan depende sa mga pangangailangan ng proyekto, ang pagiging kumplikado, tagal nito, at kasama sa pangkalahatang plano sa pamamahala ng proyekto.
Gamit ang plano sa pamamahala ng komunikasyon, pati na rin ang mga kasanayan sa komunikasyon, kasama ang kakayahang magsalita at magsulat, panloob at panlabas na pakikipag-ugnayan, pormal at di pormal, patayo at pahalang, ina-update ng samahan ang mga assets nito (mga ulat, presentasyon, abiso ng mga kalahok), ang hiniling ang mga pagbabago ay lumilikha ng isang uri ng archive na maaaring magamit bilang batayan sa pagkumpleto ng isang naibigay na proyekto at pagpaplano ng bago.

Ang pag-uulat sa pagganap ay may pangunahing papel sa pakikipag-ugnay sa kapaligiran ng proyekto upang matiyak ang matagumpay na pagkumpleto. Ang kalidad ng trabaho, impormasyon tungkol sa pag-unlad ng trabaho, pagsukat ng kahusayan ay dapat na subaybayan, na nagbibigay-daan sa manager na subaybayan ang pag-usad ng proyekto. Ang pangunahing pamamaraan na iminungkahi ng pamantayan ay ang nakuha na pamamaraan ng halaga, na nagbibigay-daan sa iyo upang subaybayan ang oras at mga pondong nagastos na sa proyekto at natitira hanggang sa makumpleto ang proyekto, upang mahulaan ang oras ng pagkumpleto at paggasta ng mga pondo.

Ang pamamahala ng stakeholder ay tumutukoy sa pamamahala ng mga komunikasyon upang matugunan ang mga pangangailangan ng mga stakeholder ng proyekto at malutas ang mga umuusbong na isyu. Ang pinakamabisang pamamaraan para sa paglutas ng mga problema ay ang pagsasaayos ng mga pagpupulong kasama ang mga kalahok ng proyekto at pagpapanatili ng isang tala ng mga problema, na makakatulong sa paglutas ng mga kontradiksyon na lilitaw sa panahon ng pagpapatupad ng proyekto. Ang mga hindi nalutas na isyu ay maaaring pagmulan ng hidwaan at maantala ang pagpapatupad ng proyekto. "Karamihan sa pang-araw-araw na gawain ay ginagawa sa pamamagitan ng impormal na pagpapalitan ng impormasyon sa mga miyembro ng pangkat ng proyekto (pag-uusap, tawag sa telepono, email). Sa kabila ng pagiging simple ng mga naturang contact, sa kanilang tulong ang mga miyembro ng koponan ay maaaring maka-impluwensya sa gawain ng mga kasamahan, ang mga desisyon na gagawin tungkol sa mga tiyak na gawain, pamamahagi ng mga pondo, pagkakasunud-sunod ng trabaho, atbp. Ang nasabing mga impormal na resulta ng komunikasyon ay dapat na idokumento sa susunod na pagpupulong ng koponan. Ang kadalisayan ng impormasyon ay dumadaloy sa pagitan ng mga kalahok ng proyekto sa proseso ng komunikasyon ay isang paunang kinakailangan para sa pag-unawa sa isa't isa. "

Samakatuwid, sa proseso ng pagiging isang tagapamahala, ang lahat ng tatlong mga bahagi ng kakayahang makipag-usap ay may papel: ang sining ng mga ugnayan ng interpersonal, mga kasanayan sa komunikasyon, at ang kakayahang pamahalaan ang komunikasyon. Nilalayon ng pamantayan ng pamamahala ng proyekto na makita ang komunikasyon bilang isang hindi pangkaraniwang bagay na nagdokumento ng bawat hakbang ng isang proyekto, at bilang isang proseso na naglalayon sa pakikipag-ugnayan ng mga kalahok sa proyekto at lahat ng mga stakeholder. Anumang dokumento ng proyekto ay dapat na tinalakay sa lahat ng mga kalahok at stakeholder, ang mga aksyon na magkakasundo lamang ang makakatulong sa proyekto na makamit ang isang matagumpay na pagkumpleto. Sa parehong oras, ang mga kasanayan sa komunikasyon at mga kasanayang interpersonal ay may gampanang kritikal sa pagpapatupad ng proyekto, mula sa pagsisimula nito hanggang sa matapos.

Matapos pag-aralan ang materyal sa kabanata, dapat ang mag-aaral ay:

alam mo

ano ang papel na ginagampanan ng pamamahala ng komunikasyon sa pamamahala ng proyekto;
mga uri ng impormasyon at pangangailangan ng impormasyon ng mga kalahok sa proyekto;
pangunahing mga teknolohiya ng komunikasyon sa pamamahala ng proyekto;
mga inaasahan ng mga kalahok sa proyekto at mga stakeholder;
mga yugto ng pag-unlad ng mga salungatan sa pamamahala ng proyekto;
mapagkukunan ng mga salungatan at mga paraan upang malutas ang mga ito;

kayang

bumuo ng mga plano sa komunikasyon sa proyekto;
maghanda ng mga pagpupulong;
gumuhit ng mga minuto ng pagpupulong at mga tala ng pagkakakilanlan ng problema;
masuri ang mga salungatan sa panahon ng pagpapatupad ng mga proyekto;

pagmamay-ari

mga teknolohiya sa komunikasyon;
kasanayan sa pagpaplano ng komunikasyon;
mga kasanayan sa pag-diagnose ng mga salungatan;
kasanayan sa paglutas ng kontrahan.

Pangunahing mga tuntunin: komunikasyon, teknolohiya sa komunikasyon, pamamahala ng mga inaasahan, resolusyon ng hidwaan.

Ang papel na ginagampanan ng mga komunikasyon sa proyekto. Pagpaplano ng pamamahala ng komunikasyon

Mga Komunikasyon- ito ang mga proseso na nauugnay sa pagtiyak sa napapanahon at naaangkop na pagbuo, koleksyon, pamamahagi, pag-iimbak at panghuling paglalagay ng impormasyon ng proyekto. Dahil ang mga proyekto ay isinasagawa ng mga taong nagdadala ng iba't ibang mga pag-andar, na madalas ay nasa isang distansya nang malaki mula sa bawat isa, ang mga isyu ng pagpapalitan ng impormasyon at koordinasyon ng mga aksyon ay napakahalaga. Sa kurso ng mga komunikasyon, ang mga layunin ay napagkasunduan, ang mga aksyon ng mga tao ay pinag-ugnay, ang mga problema ay nakilala at malulutas, ang mga inaasahan ng mga kalahok sa proyekto ay kinokontrol. Ayon kay E. Verzukh, nagsisimula sa pagbabalangkas ng nilalaman ng trabaho at nagtatapos sa pamamahala ng peligro at detalyadong pagpaplano, ang bawat isa sa mga pamamaraan sa pamamahala ng proyekto ay mahalagang isa o ibang pamamaraan ng komunikasyon.

Ang proseso ng komunikasyon ay maaaring skematikal na kinakatawan ng modelo na ipinakita sa Fig. 10.1.

Bigas 10.1.

Plano sa Pamamahala ng Komunikasyon Ay isang dokumento na naglalarawan:

- mga kinakailangan at inaasahan mula sa mga komunikasyon para sa proyekto;
- paano at sa anong anyo magaganap ang pagpapalitan ng impormasyon;
- kailan at saan magaganap ang mga komunikasyon;
- sino ang responsable sa pagbibigay ng bawat uri ng komunikasyon.

Ang mga kinakailangan sa komunikasyon ay nauunawaan bilang pangkalahatang (kabuuang) mga pangangailangan sa impormasyon ng mga kalahok sa proyekto. Ang mga miyembro ng koponan ng proyekto ay mayroong apat na pangunahing uri ng naturang mga kinakailangan.

Una, ito ay ang pangangailangan para sa impormasyon tungkol sa pamamahagi ng responsibilidad. Kailangang malaman ng bawat kasapi ng koponan eksakto kung anong bahagi ng proyekto na siya ang may pananagutan, ano ang kanyang mga kapangyarihan at responsibilidad. Ang batayan para sa impormasyong ito ay ang istrakturang pang-organisasyon ng proyekto.

Pangalawa ang kailangan sa koordinasyon. Sa pagsasagawa ng gawaing proyekto, ang mga miyembro ng koponan ay umaasa sa bawat isa. Tinitiyak ng koordinasyon na impormasyon ang mataas na kahusayan ng magkasanib na gawain ng mga kasapi ng proyekto ng proyekto. Ang kategorya ng impormasyon ng pag-uugnay ay nagsasama ng impormasyon sa paggawa ng anumang mga pagbabago sa proyekto.

Pangatlo, kailangan ng impormasyon tungkol sa ang kurso ng proyekto, ang pag-unlad na nagawa. Ang mga kasapi ng koponan ay dapat may impormasyon tungkol sa kasalukuyang estado ng proyekto, na nagbibigay-daan sa kanila na makilala ang mga problema sa oras at gumawa ng mga hakbang upang malutas ang mga ito. Ang ganitong uri ng impormasyon ay nagsasama ng mga ulat sa mga pondong ginugol sa isang tiyak na punto ng oras, sa pagsunod sa iskedyul at iskedyul ng proyekto. Ang impormasyon tungkol sa kasalukuyang katayuan ng mga panganib at umuusbong na mga problema ay mahalaga din.

Pang-apat, ang mga kasapi ng koponan ay nangangailangan ng impormasyon tungkol sa mga desisyon na nagawa. Kailangan nilang magkaroon ng kamalayan sa mga desisyon na ginawa ng pamamahala, mga sponsor ng proyekto at kliyente kung ang mga pasyang ito ay patungkol sa mismong proyekto o sa kapaligiran pang-ekonomiya. Ang mga halimbawa ng naturang impormasyon ay charter ng proyekto, saklaw ng trabaho, iskedyul ng trabaho, badyet ng proyekto.

Naturally, ang mismong mga pangangailangan sa komunikasyon ng mga tao ay lampas sa nakalistang apat na puntos. Ngunit sa loob ng balangkas ng pamamahala ng mga komunikasyon sa proyekto, isaalang-alang lamang kung ano ang "kinakailangan at sapat" para sa tagumpay ng proyekto. Ang labis na impormasyon, pati na rin ang lahat ng kakulangan ng impormasyon, negatibong nakakaapekto sa pagpapatupad ng proyekto.

Ang batayan para matugunan ang mga kinakailangan sa komunikasyon ay ang istrakturang pang-organisasyon ng proyekto. Ang mga sumusunod na aspeto ng proyekto ay mahalaga din para sa pagtatakda ng mga kinakailangan sa komunikasyon at pamamahala ng mga komunikasyon:

mga kagawaran at specialty na kasangkot sa proyekto;
logistics ng bilang at lokasyon ng mga taong kasangkot sa proyekto;
panloob at panlabas na pangangailangan ng impormasyon ng mga kalahok.

Kinikilala ng proseso ng pagpaplano ng komunikasyon ang impormasyon at mga pakikipag-ugnayan na kinakailangan ng mga kalahok sa proyekto. Halimbawa, kung aling mga tao ang nangangailangan ng anong impormasyon, kung kailan nila kailangan ito, sino at paano dapat magbigay sa kanila ng impormasyong ito. Habang ang pangangailangan na makipag-usap sa impormasyon ng proyekto ay umiiral sa lahat ng mga proyekto, ang mga pangangailangan sa impormasyon at pamamaraan ng pagpapakalat nito ay maaaring mag-iba nang malaki. Ang isang mahalagang kadahilanan sa tagumpay ng isang proyekto ay upang makilala ang mga pangangailangan ng impormasyon ng mga kalahok sa proyekto at upang matukoy ang naaangkop na paraan upang matugunan ang mga pangangailangan.

Sa karamihan ng mga proyekto, ang karamihan sa pagpaplano ng komunikasyon ay ginagawa sa pinakamaagang yugto ng proyekto. Gayunpaman, ang mga resulta ng proseso ng pagpaplano na ito ay regular na nasusuri sa buong proyekto at, kung kinakailangan, binago upang manatiling nauugnay.

Ang plano sa pamamahala ng mga komunikasyon ay isang mahalagang bahagi ng plano ng pamamahala ng proyekto, o kasama bilang isang sumusuporta sa plano. Naglalaman ang plano sa pamamahala ng mga komunikasyon:

- Mga kinakailangan sa komunikasyon mula sa mga kalahok sa proyekto;
- impormasyon tungkol sa naihatid na impormasyon, kabilang ang format, nilalaman at antas ng detalye;
- ang pangalan ng empleyado na responsable para sa paglipat ng impormasyon;
- ang pangalan ng empleyado o pangkat - ang mga tatanggap ng impormasyong ito;
- ang mga pamamaraan o teknolohiya na ginamit upang maipaabot ang impormasyon (halimbawa, memo, email at / o mga press release);
- dalas ng komunikasyon (hal. lingguhan);
- isang scheme ng paglipat sa pamamagitan ng awtoridad, na tumutukoy sa oras at pamamaraan para sa paglilipat sa mas mataas na antas (kadena) ng mga problema na hindi malulutas ng mga tauhan sa mas mababang antas;
- ang pamamaraan ng pag-update at pagpino ng plano sa pamamahala ng komunikasyon habang ang proyekto ay umuunlad at umuunlad;
- isang glossary ng karaniwang terminology.

Ang plano sa pamamahala ng mga komunikasyon ay maaari ring magsama ng mga alituntunin para sa paghawak ng mga pagpupulong sa katayuan ng proyekto, mga pagpupulong ng pangkat ng proyekto, mga pagpupulong na elektronik, at mga e-mail. Ang plano sa pamamahala ng pakikipag-ugnayan ay maaaring pormal o impormal, detalyado o naibuod depende sa mga pangangailangan ng proyekto.

Ang plano sa pamamahala ng mga komunikasyon ay bahagi ng pangkalahatang plano sa pamamahala ng proyekto, o kasama bilang isang sumusuporta sa plano. Ang template para sa mga seksyon ng planong ito ay ipinapakita sa talahanayan. 10.1.

Talahanayan 10.1

Mga Seksyon ng Pamamahala ng Komunikasyon sa Komunikasyon

Seksyon ng plano

Pagganyak

Mga mapagkukunan ng paggawa ay ang koleksyon ng lahat ng mga taong nagtatrabaho para sa firm. Ang mga tauhan ng kumpanya ay pawang mga empleyado, maliban sa pamamahala. Ang tauhan ay mga empleyado na opisyal na nasa kawani. Para sa pagiging simple, ang mga konseptong ito ay pinagsama sa isang tauhan, nailalarawan sa bilang at istraktura.

Bilang ay ang bilang ng mga empleyado na o dapat na nagtatrabaho sa isang naibigay na negosyo. Ang numero ay maaaring maplano (normative) at payroll (aktwal). Mga kategorya ng numero ng payroll ng mga empleyado:

1) permanenteng: kinuha sa negosyo nang hindi nililimitahan ang termino ng trabaho o sa ilalim ng isang kontrata para sa isang panahon ng higit sa isang taon;

2) pansamantala: tinanggap ng isang negosyo para sa isang panahon ng hanggang sa dalawang buwan o para sa layunin ng pagpapalit ng isang absent empleyado para sa isang panahon ng hanggang sa apat na buwan;

3) pana-panahon: nagtatrabaho sa pana-panahong gawain hanggang sa anim na buwan.

Ang istraktura ng tauhan ay nagsasama ng isang pag-uuri ayon sa propesyon, edad, mga porma at sistema ng remuneration, haba ng serbisyo.

Batay sa mga gawaing isinagawa, ang mga tauhan ay nahahati sa dalawang kategorya.

Ang pamamahala ng mapagkukunan ng tao ay isang komplikadong sistema na may kasamang magkakaugnay at magkakaugnay na mga subsystem para sa paglikha, paggamit at pagpapaunlad ng mga mapagkukunang paggawa.

Mga layunin ng subsystem ng pamamahala ng mapagkukunan ng tao.

1) napapanahon at de-kalidad na pagkakaloob ng negosyo na may naaangkop na tauhan;

2) paglikha ng mga kundisyon para sa maximum na pagsasakatuparan ng mga kakayahan ng mga empleyado at ang pagkamit ng mga layunin ng samahan.

Mga gawain ng subsystem para sa pamamahala ng pagbuo ng mga mapagkukunan ng tao

1) forecasting at pagpaplano ng pangangailangan para sa mga manggagawa;

2) pagtatasa ng supply at demand sa labor market;

3) pagkahumaling, pagpili at pagpili ng mga tauhan;

4) pagbagay ng mga bagong dating na manggagawa;

5) pagtaas ng kahusayan ng gawaing isinagawa;

6) pagpapabuti ng kalidad ng mga gawain ng mga empleyado;

7) pagpapabuti ng kalidad ng samahan sa kabuuan;

8) isang pagtaas sa antas ng pamumuhay ng mga empleyado;

9) pagpapabuti ng mga sistema ng pagganyak;

10) pagpapaunlad ng inisyatiba at pagbabago.

Ang kakanyahan ng subsystem ng pamamahala ng pagbuo ng mga manggagawa ay upang bigyan ang mga empleyado ng pagkakataong makatanggap at mapagbuti ang edukasyon, pag-ikot ng mga tauhan at delegasyon ng awtoridad, pagpaplano at pag-unlad ng karera, at marami pa. Ang subsystem na ito ay nagpapalawak ng mga pag-andar ng departamento ng tauhan, na kung saan kinakailangan ang mga empleyado nito na magkaroon ng isang malawak na hanay ng kaalaman sa mga larangan ng produksyon, ekonomiya, sikolohiya, jurisprudence, atbp. Ang subsystem para sa pamamahala ng pag-unlad ng mga mapagkukunang pantao ay lalong nagiging mahalaga.

Ang kahusayan ng negosyo ay natutukoy hindi lamang sa bilang ng mga mapagkukunan ng tao, kundi pati na rin sa pagsusulat ng mga kwalipikasyon at kakayahan ng mga empleyado sa kanilang mga posisyon.

Ang kawani ay dapat mabuo alinsunod sa mga sumusunod na tagapagpahiwatig:

1) ang tunay na bilang ng mga empleyado, kabilang ang permanenteng at pansamantalang mga empleyado, pati na rin ang mga part-time na empleyado;

2) ang komposisyon ng mga empleyado ayon sa likas na katangian ng mga uri ng mga aktibidad na ginampanan (pangunahing, pantulong, pang-administratibo);

3) ang komposisyon ng mga empleyado ayon sa mga katangiang sosyo-demograpiko (kasarian, edad, relihiyosong denominasyon, nasyonalidad, atbp.);

4) ang antas ng kwalipikasyon ng mga mapagkukunan ng tao.

Ang pagiging epektibo ng paggamit ng mga mapagkukunan ng tao ay tinatasa ng mga sumusunod na tagapagpahiwatig:

1) dami ng produksyon, kita) bawat empleyado; 2) pagiging produktibo ng paggawa bawat yunit ng oras sa uri at halaga ng mga termino; 3) ang oras na ginugol sa paggawa ng isang yunit ng produksyon. Ang tagapagpahiwatig na ito ay ginagamit sa kaso ng oryentasyon ng produksyon sa isang uri ng produkto at samahan ng sektor ng serbisyo; 4) paglilipat ng tungkulin ng tauhan; 5) isang tagapagpahiwatig ng pagliban (ang ratio ng nawalang oras ng pagtatrabaho ng mga empleyado sa kabuuang bilang ng mga oras ng pagtatrabaho para sa isang tiyak na panahon); 6) nawala ang pagiging produktibo (ang produkto ng idinagdag na halaga bawat oras sa bilang ng mga nawalang oras, mula sa kawalan ng mga empleyado sa kanilang mga trabaho); 7) ang koepisyent ng panloob na kadaliang kumilos (ang ratio ng bilang ng mga empleyado na sumailalim sa pag-ikot para sa isang tiyak na panahon sa average na bilang ng mga empleyado para sa parehong panahon); 8) ang kabuuang gastos ng negosyo upang magbayad para sa mga gawain ng mga empleyado, kabilang ang mga pagbawas sa buwis; 9) pagbabahagi ng mga gastos sa paggawa sa kabuuang halaga; 10) mga gastos bawat empleyado (ang ratio ng bahagi ng mga gastos sa paggawa sa bilang ng mga empleyado sa negosyo para sa isang tiyak na panahon); 11) mga gastos sa paggawa para sa isang produktibong oras (ang ratio ng kabuuang mga gastos sa paggawa sa kabuuang bilang ng mga oras ng pagtatrabaho).

Upang madagdagan ang kahusayan ng paggamit ng mga mapagkukunan ng tao, lalo na sa. malalaking negosyo, isang departamento ng tauhan ang nilikha, na nakikipag-usap sa pagpapaunlad ng mga umuusbong na pangangailangan para sa mga manggagawa, kanilang pangangalap at pagpili. Ang pinakakaraniwang pamamaraan para sa pagtatasa ng pagiging epektibo ng mga mapagkukunan ng tao ay ang pagtatasa ng gastos. Ang diskarte na ito ay gumagamit ng mga konsepto ng mga gastos sa pagsisimula at kapalit.

Ang mga paunang gastos ay kasama ang gastos sa paghahanap, akit at onboarding ng bagong kawani. Gastos sa pagbawi- ito ang kasalukuyang gastos ng pagtaas ng antas ng mga kwalipikasyon, kakayahan, pagganyak ng mga empleyado at ang kapalit ng ilang mga empleyado sa iba. Ang pana-panahong propesyonal na pag-unlad ng mga tauhan ay isang mahalagang sangkap sa matagumpay na pagpapatakbo ng negosyo. Ang pagiging epektibo ng paggamit ng mga mapagkukunang pantao ay natutukoy ng pagkakaroon ng isang de-kalidad na baseng impormasyon, ang kakayahan ng mga empleyado at ang kamalayan sa kahalagahan ng isyung ito ng pamamahala ng negosyo. Kinakailangan na patuloy na pagbutihin ang kaalaman at kasanayan ng mga empleyado.

Mga kundisyon para sa matagumpay na pamamahala ng mapagkukunan ng tao: 1) kalinawan at pagkamit ng mga itinakdang layunin; 2) ang lalim, pagiging objectivity at pagiging kumplikado ng pagtatasa ng epekto sa sistema ng pamamahala ng mapagkukunan ng tao at ng samahan bilang isang kabuuan; "3) ang kalinawan at magkakaugnay ng mga plano sa trabaho ng samahan, pati na rin ang kanilang pagkakaloob sa lahat ng mga uri ng mapagkukunan; 4) ang pagsusulatan ng antas ng kwalipikasyon ng mga tauhan sa gawaing ginampanan; 5) ang magkasanib na pakikilahok ng isang napakalaking bilang ng mga empleyado sa pagpapaunlad at pagpapatupad ng mga istratehikong plano; 6) mataas na kalidad na kontrol sa pagpapatupad ng istratehikong plano at mga kinakailangan para sa pagtatasa ng socio-economic na kahusayan; 7) pagpapakilala at paggamit ng modernong paraan ng paggawa at teknolohiya; 8) delegasyon ng awtoridad, paglikha ng kakayahang umangkop na mga kondisyon sa pagtatrabaho Kinakailangan upang pagyamanin ang paggawa, lalo na upang lumikha ng isang sosyo-sikolohikal na klima, ang kakulangan nito ay nakakatulong sa pagbuo ng isang mataas na antas ng hidwaan sa pagitan ng mga empleyado ...

Mga kadahilanan para sa pagtatasa ng propesyonalismo ng pamamahala ng mapagkukunan ng tao: 1) propesyonal na pagsasanay ng mga empleyado; 2) kakayahan at pagganyak ng propesyonal na aktibidad; 3) ang kapaligiran sa organisasyon para sa pagpapatupad ng propesyonalismo.

Kaugnay ng pagpapalawak at komplikasyon ng sistema ng pamamahala ng mapagkukunan ng tao sa Russia, kinakailangan upang mapabuti ang sistema ng mga tagapamahala ng pagsasanay, upang lumikha ng mga kondisyon para sa pagpapakita ng propesyonalismo. Ang gobyerno ay nagpapatuloy ng isang aktibong patakaran para sa hangaring ito.

1. Ang mga manggagawa ay nakikibahagi sa paglikha ng mga materyal na halaga o serbisyo ng likas na produksyon.

Ang mga ito naman ay nahahati sa: pangunahing, direktang nakikibahagi sa paglikha ng mga kalakal (serbisyo), at katulong, na nagtatrabaho sa paglilingkod sa mga trabaho at kagamitan.

2. Ang mga empleyado ay mga manggagawa na pangunahing nakikibahagi sa gawaing pangkaisipan.

Pag-uuri ng mga empleyado: 1) ang mga tagapamahala ay bumubuo ng pangangasiwa at nahahati sa: mga tagapamahala ng buong negosyo (tuktok na link), mga pinuno ng mga kagawaran (gitnang link), mga tagapamahala na nagtatrabaho sa mga direktang tagapagpatupad (mas mababang link); 2) ang mga espesyalista ay nakikibahagi sa pagbuo ng mga tagubilin na ibinigay ng mga tagapamahala (ekonomista, accountant, inhinyero, abogado, atbp.); 3) iba pang mga empleyado ay nakikibahagi sa paghahanda, pagproseso, accounting, kontrol at pag-archive ng mga dokumento (mga kalihim-kalihim, kahera, tekniko, atbp.).

Ang istraktura ng tauhan ay nailalarawan sa pamamagitan ng propesyonal at kwalipikasyon na komposisyon at kakayahan. Ang isang propesyon (specialty) ay isang hanay ng kaalaman at kasanayan na nakuha sa proseso ng espesyal na pagsasanay at pinapayagan ang isa na maisagawa ang kaukulang uri ng aktibidad.

Ang kwalipikasyon ay ang halaga ng kaalaman na nagbibigay-daan sa iyo upang maisagawa ang isang tiyak na antas ng trabaho. Ang kakayahan ay ang antas ng nakuha ng mga propesyonal na katangian.

Mga uri ng kakayahan:

1) pagganap (propesyonal na kaalaman at ang kakayahang ipatupad ang mga ito);

2) intelektwal (pag-iisip ng analytical);

3) sitwasyon (ang kakayahang kumilos ayon sa mga pangyayari);

4) panlipunan (pakikisalamuha at kakayahang makamit ang mga layunin).

Ang mga pangunahing gawain ng pamamahala ng tauhan ay kinabibilangan ng:

1. Pagtulong sa kumpanya na makamit ang mga layunin.

2. Ang pagbibigay ng kumpanya ng mga kwalipikado at motivadong empleyado.

3. Mabisang paggamit ng mga kasanayan at kakayahan ng mga tauhan.

4. Pagpapabuti ng mga sistema ng pagganyak.

5. Pagtaas ng antas ng kasiyahan sa trabaho.

6. Pag-unlad ng advanced na sistema ng pagsasanay at bokasyonal na edukasyon.

7. Pagpapanatili ng isang kanais-nais na klima.

8. Pagpaplano ng karera, iyon ay, pagsulong ng karera, parehong patayo at pahalang.

9. Ang malikhaing aktibidad ng staff ay tumaas.

10. Pagpapabuti ng mga pamamaraan para sa pagtatasa ng pagganap ng tauhan.

11. Tinitiyak ang isang mataas na antas ng mga kondisyon sa pagtatrabaho at kalidad ng buhay sa pangkalahatan.

Ang pinaka-karaniwang 3 gawain ng pamamahala ng tauhan: tauhan; mahusay na paggamit ng mga tauhan; propesyonal at panlipunan pag-unlad ng mga tauhan.

ang mga pangunahing uri ng pamamahala kung saan ang mga pangunahing prinsipyo ng modernong konsepto ng pamamahala ng mapagkukunan ng tao ay makikita. Ang pamamahala na nakabatay sa mga resulta ay maaaring tukuyin bilang isang proseso na naglalayong makamit ang mga itinakdang layunin at resulta, kung saan: gamit ang proseso ng pagpaplano, ang mga hangarin ng samahan at mga kasapi nito (sa madaling salita, mga kinakailangan para sa mga resulta at inaasahang mga resulta) ay natutukoy sa magkakaibang agwat ng oras; ang patuloy na pagpapatupad ng mga plano ay suportado ng may malay-tao sa pang-araw-araw na pamamahala ng mga gawain, mga tao at ang kapaligiran; ang mga resulta ay sinusuri para sa mga desisyon na humahantong sa pag-follow up.

Pamamahala sa pamamagitan ng pagganyak. Ang modelong ito ay batay sa pag-aaral ng mga pangangailangan, interes, saloobin, personal na layunin ng mga empleyado, pati na rin ang posibilidad ng pagsasama ng pagganyak sa mga kinakailangan sa produksyon at layunin ng negosyo. Sa ilalim ng naturang modelo, ang patakaran ng tauhan ay nakatuon sa pagpapaunlad ng mga mapagkukunang pantao, pagpapalakas sa klima moral at sikolohikal, at sa pagpapatupad ng mga programang panlipunan. Pamamahala ng pagganyak ay ang pagbuo ng isang sistema ng pamamahala batay sa mga priyoridad ng pagganyak, batay sa pagpili ng isang mabisang modelo ng pagganyak.

Sa pamamahala ng agham, iba't ibang mga modelo ng pagganyak ang nabuo, na nakakita ng malawak na praktikal na aplikasyon sa matagumpay na mga kumpanya sa mga maunlad na bansa. Kabilang sa mga ito, ang pinaka tradisyonal ay: isang makatuwirang modelo ng motivational, na batay sa paggamit ng mga materyal na insentibo, iyon ay, sa pamamagitan ng gantimpala o mga parusa batay sa mga resulta ng trabaho; isang motivational model ng self-realization, ang kakanyahan nito ay upang buhayin ang panloob na mga motibo ng isang tao, mga pagkakataon para sa pagpapahayag ng sarili, pagkamalikhain sa trabaho, pagkilala sa mga merito, pagpapalawak ng kalayaan at responsibilidad, mga prospect ng karera at paglago ng propesyonal; motivational na modelo ng paglahok (pakikipagsabwatan) sa pamamagitan ng pagbuo ng kooperasyon, pakikipagsosyo, paglahok sa pamamahala, pagmamay-ari, paglalaan ng mga kapangyarihan.

Pamamahala ng mga komunikasyon sa proyekto- isang function ng pamamahala na naglalayong tiyakin ang napapanahong koleksyon, pagbuo, pamamahagi at pag-iimbak ng kinakailangang impormasyon ng proyekto.

Naiintindihan ang impormasyon bilang nakolekta, naproseso at naipamahagi na data. Upang maging kapaki-pakinabang para sa paggawa ng desisyon, ang impormasyon ay dapat ibigay sa isang napapanahong paraan, tulad ng inilaan at sa isang maginhawang form.

Ang pangunahing mga mamimili ng impormasyon ng proyekto ay: ang tagapamahala ng proyekto upang pag-aralan ang mga pagkakaiba sa pagitan ng aktwal na mga tagapagpahiwatig ng pagganap at ang mga nakaplanong at paggawa ng desisyon sa proyekto; ang customer na magkaroon ng kamalayan ng pag-unlad ng proyekto; mga tagapagtustos kapag kinakailangan ng mga materyales, kagamitan, atbp., kinakailangan para sa pagganap ng trabaho; taga-disenyo, kung kinakailangan na gumawa ng mga pagbabago sa dokumentasyon ng disenyo; direktang tagaganap ng trabaho sa larangan.

Ang pamamahala sa komunikasyon ay nagbibigay ng suporta para sa sistema ng komunikasyon sa pagitan ng mga kalahok ng proyekto, ang paglipat ng pamamahala at pag-uulat ng impormasyon na naglalayong tiyakin ang nakakamit ng mga layunin ng proyekto. Ang bawat kalahok sa proyekto ay dapat na handa para sa pakikipag-ugnayan sa loob ng proyekto alinsunod sa kanyang mga responsibilidad sa pag-andar. Ang pag-andar sa pamamahala ng link ng impormasyon ay nagsasama ng mga sumusunod na proseso: pagpaplano ng sistema ng komunikasyon - pagtukoy ng mga pangangailangan sa impormasyon ng mga kalahok sa proyekto; koleksyon at pamamahagi ng impormasyon - ang mga proseso ng regular na koleksyon at napapanahong paghahatid ng kinakailangang impormasyon sa mga kasali sa proyekto; pag-uulat sa pag-usad ng proyekto - pagproseso ng aktwal na mga resulta ng estado ng trabaho ng proyekto, ugnayan sa nakaplanong at pagtatasa ng trend, pagtataya; pagdodokumento ng pag-unlad ng trabaho - pagkolekta, pagproseso at pag-aayos ng imbakan ng dokumentasyon ng proyekto.

Ang plano sa komunikasyon ay isang mahalagang bahagi ng plano ng proyekto. Kasama rito: isang plano para sa pagkolekta ng impormasyon, na tumutukoy sa mga mapagkukunan ng impormasyon at mga pamamaraan ng pagkuha nito; plano sa pamamahagi ng impormasyon, na tumutukoy sa mga consumer ng impormasyon at mga pamamaraan ng paghahatid nito; isang detalyadong paglalarawan ng bawat dokumento na tatanggapin o maipapadala, kasama ang format, nilalaman, antas ng detalye at mga kahulugan na ginamit; isang plano para sa pagkomisyon ng ilang mga uri ng komunikasyon; mga pamamaraan ng pag-update at pagpapabuti ng plano sa komunikasyon. Ang plano sa komunikasyon ay pormal at detalyado depende sa mga pangangailangan ng proyekto. Sa loob ng balangkas ng proyekto, mayroong pangangailangan para sa pagpapatupad ng iba't ibang uri ng mga komunikasyon: panloob at panlabas; pormal at impormal; nakasulat at pasalita; patayo at pahalang. Ang mga system para sa pagkolekta at pamamahagi ng impormasyon ay dapat matugunan ang mga pangangailangan ng iba`t ibang mga uri ng komunikasyon. Para sa mga layuning ito, maaaring magamit ang mga awtomatiko at hindi awtomatikong pamamaraan ng pagkolekta, pagproseso at paglilipat ng impormasyon.

Proyekto ng Microsoft ay ang pinakamalawak na ginagamit na sistema ng pagpaplano ng proyekto sa buong mundo. Ang isang natatanging tampok ng programa ay ang pagiging simple at interface na hiniram mula sa mga produkto ng serye ng Microsoft Office 2000. Ang mga developer ay hindi naghahangad na maipaloob ang mga kumplikadong pag-iiskedyul at mga algorithm sa pagpaplano ng network at mapagkukunan sa package. Nagbibigay ang produktong software ng palitan ng impormasyon sa disenyo sa pagitan ng mga kalahok sa proyekto. Ang mga oportunidad ay ibinibigay para sa pagpaplano ng iskedyul ng trabaho, pagsubaybay sa kanilang pagpapatupad at pagsusuri ng impormasyon sa portfolio ng proyekto at mga indibidwal na proyekto. Sa pangkalahatan, maaaring irekomenda ang Microsoft Project bilang isang tool sa pagpaplano at kontrol para sa maliliit na proyekto para sa mga hindi propesyonal na gumagamit sa pamamahala ng proyekto at mga nagsisimula.

TimeLine 6.5, tagagawa - Timeline Solutions Corporation.

Ang produkto ng TimeLine 6.5 software ay nagbibigay ng mga sumusunod na kakayahan: pagpapatupad ng konsepto ng pagpaplano ng multi-proyekto, na nagbibigay-daan sa iyo upang magtalaga ng mga dependency sa pagitan ng mga aktibidad ng proyekto; pag-iimbak ng impormasyon sa mga proyekto sa isang solong database; sa halip malakas na mga algorithm para sa pagtatrabaho sa mga mapagkukunan, kasama ang kanilang muling pamamahagi at pagkakahanay sa pagitan ng mga proyekto, isang paglalarawan ng mga kalendaryo ng mapagkukunan.

Proyekto ng spider, tagagawa - Grider Technologies Group.

Ang Spider Project ay isang pag-unlad ng Russia. Sa parehong oras, mayroon itong maraming mga natatanging tampok na pinapayagan itong makipagkumpitensya sa mga Western system. Ito ang mga makapangyarihang algorithm para sa pag-iiskedyul ng paggamit ng mga limitadong mapagkukunan. Ipinapatupad ng package ang kakayahang gumamit ng mapagpapalit na mapagkukunan kapag nag-iiskedyul ng trabaho. Ang paggamit ng mga pool ng mapagkukunan ay nakakapagpahinga sa tagapamahala ng pangangailangan na mahigpit na magtalaga ng mga tagaganap sa gawain ng proyekto. Sapat na sa kanya na ipahiwatig ang kabuuang halaga ng mga mapagkukunang kinakailangan para sa paggawa ng trabaho at mula sa aling mga mapagkukunan upang mapili ang halagang ito.

Ang isa pang tampok ng package ay ang kakayahang gumamit ng impormasyon sa sanggunian - tungkol sa pagiging produktibo ng mga mapagkukunan para sa ilang mga uri ng trabaho, pagkonsumo ng materyal, gastos ng trabaho at mga mapagkukunan. Pinapayagan ka ng Spider Project na lumikha at gumamit sa mga kalkulasyon ng anumang karagdagang mga dokumento at database ng spreadsheet, ipasok ang mga formula sa pagkalkula. Ang bilang ng mga tagapagpahiwatig na isinasaalang-alang sa mga proyekto ay hindi limitado. Nalampasan ang maraming mga pakete sa Kanluranin sa mga tuntunin ng lakas at kakayahang umangkop ng mga indibidwal na pag-andar, ang Spider Project, bilang isang kabuuan, ay mas mababa sa larangan ng pagpapatupad ng software. Mga produktong propesyonal na software mula sa WST Corporation.

OpenPlan- isang sistema ng pamamahala ng proyekto sa loob ng enterprise, na isang propesyonal na tool para sa pagpaplano at kontrol sa multi-proyekto. Nagbibigay ng isang kumpletong hanay ng mga parameter upang ilarawan ang iba't ibang mga katangian ng gawaing proyekto. Ang pagbubuo ng data ng proyekto ay ibinibigay sa pamamagitan ng paggamit ng: Work Breakdown Structure (WBS); mga istraktura ng pag-coding ng trabaho; Istrakturang Hierarchical Structure (RBS) Struktur ng Organisasyong Enterprise (OBS) Ang sistemang OpenPlan ay may kasamang tatlong pangunahing mga produkto ng software: OpenPlan Professional, OpenPlan Desktop at OpenPlan Enterprise, na ang bawat isa ay idinisenyo upang malutas ang mga problema ng mga partikular na kasali sa proyekto: manager ng proyekto, pangkat ng proyekto na responsable para sa trabaho, mga subkontraktor, atbp. OpenPlan Professional ay isang manggagawa isang tool para sa malalaking mga manager ng proyekto at: nagbibigay ng malakas na mga tool sa pagpaplano ng mapagkukunang multi-proyekto, kasama ang suporta para sa mga hierarchical na mapagkukunan at mga kalendaryo ng mapagkukunan. Posibleng planuhin at kontrolin ang mga mapagkukunan na alternatibo at magagamit. Ipinatupad ang nakuha na pamamaraan ng halaga; Pinapayagan ang pagtatalaga ng mga dependency ng lahat ng uri na may pagkaantala ng oras kapwa sa loob ng isang proyekto at sa pagitan ng iba't ibang mga proyekto; nagbibigay ng isang nababaluktot na tool para sa pagbuo ng mga ulat sa tabular at grapiko. Ang OpenPlan Desktop ay isang pinasimple na bersyon ng OpenPlan Professional at ginagamit bilang isang tool para sa pagtatrabaho sa maliliit na proyekto o bahagi ng isang malaking proyekto. Pinapayagan ka ng pagsasama sa OpenPlan Professional na: gumamit ng mga template ng proyekto na inihanda sa OpenPlan Professional na may CPP, mga SSO code na tinukoy sa mga ito, mga code sa trabaho, mga diksyunaryo ng mapagkukunan, atbp. magbigay ng pamamahagi ng trabaho sa mga proyekto. Parehong mga produkto ng software, OpenPian Desktop at OpenPlan Professional: payagan kang isaalang-alang ang mga panganib; magbigay ng paghihigpit ng pag-access sa impormasyon ng proyekto; magtrabaho sa isang arkitektura ng kliyente / server batay sa pamanggit na DBMS Oracle, Sybase at MSSQL Server; magbigay ng imbakan ng data sa iba't ibang mga format; i-publish ang mga proyektong ito sa panlabas (Internet) at panloob (Intranet) na mga website. Kasama sa OpenPlan Enterprise ang mga pangunahing tampok ng OpenPlan Professional at isinama sa mga aplikasyon ng ERP (Enterprise Resource Management System). Pinapayagan ka nitong ipamahagi ang data ng proyekto sa pagitan ng iba pang mga system ng impormasyon sa enterprise.

CT sa pamamahala ng proyekto: Paksa 4. Pagpaplano ng mga komunikasyon sa proyekto

Paksa 4: Pagpaplano ng mga komunikasyon sa proyekto

Plano ng lektura

Mga proseso ng pamamahala ng mga komunikasyon sa proyekto.

Pagpaplano ng komunikasyon.

Mga Proseso sa Pamamahala ng Komunikasyon sa Proyekto

Pamamahala ng mga komunikasyon sa proyekto Ay isang lugar ng kadalubhasaan na kasama ang mga proseso na kinakailangan upang lumikha, mangolekta, ipamahagi, mag-imbak, tumanggap, at sa huli ay gumamit ng impormasyon ng proyekto sa isang napapanahong paraan.

Ang mga proseso ng pamamahala ng mga komunikasyon sa proyekto ay nagsasangkot ng paglikha ng mga kinakailangang koneksyon sa pagitan ng mga tao at impormasyon na kinakailangan para sa matagumpay na komunikasyon. Ang bawat isa na kasangkot sa isang proyekto sa isang paraan o iba pa ay dapat na maunawaan nang mabuti kung paano nakakaapekto ang komunikasyon sa kurso ng proyekto sa kabuuan.

Mga Proseso sa Pamamahala ng Komunikasyon sa Proyekto isama ang mga sumusunod na elemento:

1 Pagpaplano sa komunikasyon - pagkilala sa mga pangangailangan sa komunikasyon at impormasyon ng mga kalahok sa proyekto.

2 Pagkalat ng impormasyon - napapanahong pagkakaloob ng kinakailangang impormasyon sa mga kasali sa proyekto.

3 Pag-uulat sa pagganap - pagkolekta at pagsabog ng impormasyon sa pagganap ng trabaho. Kasama sa impormasyong ito ang mga ulat sa katayuan, mga pagtatasa sa pag-usad, at pagtataya.

4 Pamamahala sa Stakeholder ng Proyekto - Pamahalaan ang mga komunikasyon upang matugunan ang mga kinakailangan ng stakeholder at lutasin ang mga umuusbong na isyu.

Ang mga prosesong ito ay nakikipag-ugnay pareho sa bawat isa at sa mga proseso sa iba pang mga larangan ng kaalaman. Nakasalalay sa mga pangangailangan ng proyekto, ang isa o higit pang mga tao o mga pangkat ay maaaring lumahok sa bawat proseso. Ang bawat proseso ay nagaganap nang hindi bababa sa isang beses sa bawat proyekto, at kung ang proyekto ay nahahati sa mga phase, pagkatapos ay sa isa o higit pang mga phase ng proyekto. Kahit na ang mga proseso ay ipapakita sa ibaba bilang mga discrete na elemento na may mahusay na tinukoy na mga interface, sa pagsasagawa maaari silang mag-overlap at makipag-ugnay; ang mga nasabing overlay at pakikipag-ugnayan ay hindi inilarawan dito. Ang mga pakikipag-ugnayan sa proseso ay tinalakay nang detalyado sa Kabanata 3.

Pagpaplano ng komunikasyon

Sa proseso ng pagpaplano ng mga komunikasyon, ang impormasyon at pakikipag-ugnayan hinihiling ng mga kalahok sa proyekto, katulad:

kung aling mga tao ang nangangailangan ng anong impormasyon,

kapag kailangan nila siya

sino at paano dapat magbigay sa kanila ng impormasyong ito.

Habang ang pangangailangan na makipag-usap sa impormasyon ng proyekto ay umiiral sa lahat ng mga proyekto, ang mga pangangailangan sa impormasyon at pamamaraan ng pagpapakalat nito ay maaaring mag-iba nang malaki. Ang isang mahalagang kadahilanan sa tagumpay ng isang proyekto ay upang makilala ang mga pangangailangan ng impormasyon ng mga kalahok sa proyekto at upang matukoy ang naaangkop na paraan upang matugunan ang mga pangangailangan.

Ang pagpaplano sa komunikasyon ay madalas na malapit na nauugnay sa mga kadahilanan sa kapaligiran negosyo at ang epekto ng samahan sa proyekto, dahil ang mga kinakailangan sa komunikasyon ng proyekto ay lubos na nakasalalay sa istruktura ng organisasyon ng proyekto.

Larawan 10-4. Pagpaplano ng Mga Komunikasyon: Mga Pag-input, Mga Tool at Diskarte, at Mga Output

1 Pagpaplano ng mga komunikasyon: mga input ng proseso

1 Mga kadahilanan ng panlabas na kapaligiran ng negosyo

Ang lahat ng mga kadahilanan sa kapaligiran ay ginagamit bilang mga input sa prosesong ito.

2 Mga Asset ng Proseso ng Organisasyon

Habang ang lahat ng mga assets ay ginagamit bilang mga input sa prosesong ito, naipon na kaalaman at impormasyong pangkasaysayan.

Ang naipon na kaalaman at impormasyong pangkasaysayan sa mga problema sa komunikasyon sa nakaraang mga katulad na proyekto ay maaaring maging batayan para sa pagbubuo ng mga solusyon at pagtukoy ng mga resulta.

3 Paglalarawan ng Saklaw ng Proyekto

4 Planong pamamahala ng proyekto

Naglalaman ang plano ng pamamahala ng proyekto ng pangkalahatang impormasyon tungkol sa proyekto, kabilang ang mga timeline at hadlang na maaaring makaapekto sa pagpaplano ng mga komunikasyon.

Mga Paghihigpit... Ang mga hadlang ay mga hadlang na maaaring limitahan ang pagpipilian para sa isang pangkat ng proyekto. Ang mga halimbawa ng naturang mga paghihigpit ay maaaring ang lokasyon ng mga miyembro ng koponan sa iba't ibang mga lungsod, hindi magkatugma na mga bersyon ng software ng komunikasyon, o limitadong mga kakayahan sa teknikal na komunikasyon ng media.

Mga palagay... Ang mga tukoy na palagay na nakakaapekto sa pagpaplano ng komunikasyon ay natutukoy nang magkahiwalay para sa bawat proyekto.

2 Pagpaplano sa komunikasyon: mga tool at diskarte

1 Pagsusuri ng mga kinakailangan sa komunikasyon

Ang resulta ng pagsusuri ng mga kinakailangan sa komunikasyon ay buod ng mga pangangailangan sa impormasyon ng mga kalahok sa proyekto... Sa pagtukoy ng mga kinakailangang ito, ang uri ng at format kinakailangang impormasyon at pagtatasa ng halaga ng impormasyong ito. Ang mga mapagkukunan ng proyekto ay ginugol sa pakikipag-usap lamang sa impormasyong iyon na nag-aambag sa tagumpay ng proyekto, o para sa mga kasong iyon kung saan ang kakulangan ng komunikasyon ay maaaring humantong sa pagkabigo. Hindi ito nangangahulugang ipinagbabawal ang "masamang balita"; sa halip, ang layunin ng limitasyong ito ay upang maiwasan ang pagbibigay ng labis na detalye sa mga kalahok ng proyekto.

Dapat isaalang-alang ng manager ng proyekto ang bilang ng mga potensyal na channel o landas ng komunikasyon bilang isang tagapagpahiwatig ng pagiging kumplikado ng mga komunikasyon ng proyekto.

Ang kabuuang bilang ng mga channel sa komunikasyon ay n (n-1) / 2, kung saan n = ang bilang ng mga kasali sa proyekto. Sa gayon, lumalabas na sa isang proyekto na may 10 kalahok, ang bilang ng mga potensyal na channel ng komunikasyon ay 45. Dahil dito, pangunahing elemento sa pagpaplano ng mga komunikasyon ng isang proyekto ay upang matukoy kung sino kasama kanino ay upang makipag-ugnay at sino ano ang magiging impormasyon tumanggap, at pagpapataw ng naaangkop na mga paghihigpit.

Karaniwan, kinakailangan ang sumusunod na impormasyon upang matukoy ang mga kinakailangan sa komunikasyon ng isang proyekto:

Mga tsart ng samahan

Ang ugnayan sa pagitan ng samahan ng proyekto at pamamahagi ng mga responsibilidad sa pagitan ng mga kalahok ng proyekto

Mga serbisyo, departamento at specialty na nakikilahok sa proyekto

Ang bilang ng mga taong kasangkot sa proyekto, isinasaalang-alang ang kanilang lokasyon

Mga pangangailangan sa panloob na impormasyon (halimbawa, pagpapalitan ng impormasyon sa loob ng mga organisasyon)

Mga pangangailangan sa panlabas na impormasyon (halimbawa, komunikasyon sa media o mga kontratista)

Ang impormasyon tungkol sa mga kalahok sa proyekto.

2 Mga paraan ng komunikasyon

Ang mga pamamaraan para sa paglilipat ng impormasyon sa pagitan ng mga kalahok ng proyekto ay maaaring magkakaiba-iba. Halimbawa, ang isang pangkat ng pamamahala ng proyekto ay maaaring makipag-usap sa iba't ibang paraan, mula sa maikling talakayan hanggang sa buong pagpupulong, mula sa simpleng nakasulat na mga dokumento hanggang sa mga materyales (tulad ng mga timetable o database) na magagamit sa Intranet.

Mga kadahilanan na nakakaimpluwensya sa pagpili ng paraan ng komunikasyon , isama ang:

Pagkadalian ng pagkuha ng impormasyon... Ang tagumpay ba ng proyekto ay nakasalalay sa pagkakaroon ng madalas na nai-update na impormasyon na agad na magagamit, o sapat na ba ang regular na nakasulat na pag-uulat?

Pagkakaroon ng teknolohiya... Ang mga kinakailangang system ba ay naka-install at nagpapatakbo, o dapat ba silang isama sa listahan ng mga pangangailangan ng proyekto?

Mga tauhang kasangkot sa proyekto... Ang mga iminungkahing sistema ng komunikasyon ay naaayon ba sa karanasan at kasanayan ng kawani ng proyekto, o kinakailangan upang ayusin ang isang mahabang kurso sa pagsasanay?

Tagal ng proyekto... Posible bang ang umiiral na mga paraan ng komunikasyon ay magbabago kahit na bago matapos ang proyekto?

Kapaligiran ng proyekto... Ang koponan ng proyekto ay nagtataglay ng mga pagpupulong at nagpapalitan ng impormasyon sa live na komunikasyon o halos?

3 Magplano ng mga komunikasyon: mga output

1 Plano sa pamamahala ng mga komunikasyon sa proyekto (plano sa pamamahala ng mga komunikasyon)

Ang plano sa pamamahala ng mga komunikasyon ay isang mahalagang bahagi ng pangkalahatang plano sa pamamahala ng proyekto, o isinama bilang isang sumusuportang plano.

Naglalaman ang plano sa pamamahala ng mga komunikasyon ng sumusunod na impormasyon:

Mga kinakailangan para sa mga komunikasyon mula sa mga kalahok sa proyekto

Ang impormasyon tungkol sa naihatid na impormasyon, kabilang ang format, nilalaman at antas ng detalye

Pangalan ng taong responsable para sa paglipat ng impormasyon

Pangalan ng empleyado o pangkat - tatanggap ng impormasyong ito

Mga pamamaraan o teknolohiya na ginamit upang makipag-usap ng impormasyon (hal. Memo, email at / o mga press release)

Dalas ng komunikasyon (hal. Lingguhan)

Isang scheme ng paglipat sa pamamagitan ng awtoridad, na tumutukoy sa oras at pamamaraan para sa paglilipat sa mas mataas na antas (kadena) ng mga problema na hindi malulutas ng mga tauhan sa mas mababang antas

Paraan ng pag-update at pagpino ng plano sa pamamahala ng komunikasyon habang ang proyekto ay umuunlad at umuunlad

Talasalitaan ng Karaniwang Tinatanggap na Terminolohiya.

Maaari ring isama ang plano sa pamamahala ng mga komunikasyon prinsipyo ng mga pagpupulong katayuan ng proyekto, mga pagpupulong ng pangkat ng proyekto, mga e-pagpupulong, at mga newsletter sa email. Ang plano sa pamamahala ng pakikipag-ugnayan ay maaaring opisyal o hindi opisyal, detalyado o ginawang pangkalahatan depende sa pangangailangan ng proyekto.

Mga halimbawa ng mga seksyon plano sa pamamahala ng mga komunikasyon:

Paksa ng komunikasyon... Inilaan ang impormasyong para sa pamamahagi sa mga kalahok ng proyekto.

Target... Para sa anong layunin ang impormasyong ito ay ipinamamahagi.

Dalas... Gaano kadalas dapat ipakalat ang impormasyong ito.

Mga Petsa ng Pagsisimula / Pagtatapos... Timeframe para sa pagpapakalat ng impormasyong ito.

Medium ng format / komunikasyon... Paglalahad ng impormasyon at pamamaraan ng paghahatid.

Responsableng tao... Isang miyembro ng koponan na responsable para sa pagpapakalat ng impormasyong ito.

Ang pagpaplano ng komunikasyon ay madalas na humantong sa karagdagang mga supply, na kung saan ay nangangailangan ng karagdagang oras at pagsisikap. Bilang isang resulta, ang hierarchical na istraktura ng gawain ng proyekto, ang iskedyul ng proyekto at ang badyet ng proyekto ay nababagay nang naaayon.