Управление на комуникацията в проекта. Комуникационно взаимодействие в проекта

Мениджмънт, консултиране и предприемачество

Комуникации Управление на комуникациите на проекта информация Управлението на комуникациите на взаимодействието е управленска функция, насочена към осигуряване на навременно събиране на разпределението на генерацията и запазване на необходимата информация за проекта. Комуникационният мениджмънт осигурява подкрепа за комуникационната система от взаимодействия между участниците в проекта, прехвърляне на управленска и отчетна информация, насочена към осигуряване на постигане на целите на проекта. Всеки участник в проекта трябва да бъде подготвен за взаимодействие в рамките на проекта в ...

28. Комуникационна система за управление на проекти.

комуникации

Управлението на комуникациите на проекта (управление на взаимодействие, информационни връзки) е управленска функция, насочена към осигуряване на навременно събиране, генериране, разпространение и съхранение на необходимата информация за проекта.

Информацията се разбира като събрани, обработени и разпределени данни. За да бъде полезна за вземане на решения, информацията трябва да се предоставя своевременно, по предназначение и в удобна форма. Това се решава чрез използване на съвременни информационни технологии в системата за управление на проекти.

Комуникационният мениджмънт осигурява поддръжка на комуникационната система (взаимодействия) между участниците в проекта, прехвърляне на управленска и отчетна информация, насочена към осигуряване на постигане на целите на проекта. Всеки участник в проекта трябва да бъде подготвен за взаимодействие в рамките на проекта в съответствие с функционалните си отговорности. Функцията за управление на комуникацията включва следните процеси:

планиране на комуникационната система - определяне на информационните нужди на участниците в проекта (състав на информацията, срокове и методи на доставка);
събиране и разпространение на информация - процесите на редовно събиране и навременно предоставяне на необходимата информация на участниците в проекта;
отчитане на напредъка на проекта - обработка на действителните резултати от състоянието на работата по проекта, съотнасяне с планирания и анализ на тенденциите, прогнозиране;
документиране на хода на работата - събиране, обработка и организиране на съхранението на проектна документация.

А също и други произведения, които може да ви заинтересуват
6677.		Гени, които регулират синтеза на фибриноген	20,73 KB
	Гени, които регулират синтеза на фибриноген. Заедно с тромбоцитите, повишеното ниво на фибриноген е маркер за сърдечно-съдова и мозъчно-съдова патология. Една от причините, водещи до промяна в концентрацията на фибриноген в кръвта, може да бъде ст...
6678.		Целта на изучаване на биология в медицински университет	18 KB
	Целта на изучаването на биология в медицински университет Да може да се интерпретират универсалните биологични явления, основните свойства на живите същества (наследственост, променливост, раздразнителност, метаболизъм и т.н.), приложени към хората. Познайте еволюционните връзки...
6679.		Диалектът на материалистическото разбиране за живота. Нива на организация на живата природа	19,73 KB
	Диалектът на материалистическото разбиране за живота. Нива на организация на живата природа. Всички живи организми са избирателни по отношение на околната среда. Съставът на химичните елементи на живите системи се различава от химичните елементи на земната кора. В земната кора O, S ...
6680.		Клетъчна теория. Клетъчна биология	23,44 KB
	Клетъчна теория. Клетъчна биология. Краят на 19 век – появата на цитологията 1665 г. – инж. Робърт Хук, разглеждайки разреза на тапата, видя целулозните обвивки и измисли термина клетка. 1838 - 1839 - M. Schleiden и T. Schwann предлагат клетка ...
6681.		Съществуването на клетки във времето и пространството. Клетъчният цикъл и неговата регулация	21,53 KB
	Съществуването на клетки във времето и пространството. Клетъчният цикъл и неговата регулация. Универсални химични съединения - нуклеинови киселини. Те се състоят от 3 компонента, свързани помежду си: азоична основа (A, G, C, T, U), 2-деокси - D ...
6682.		Размножаване на организми. Гаметогенеза. Закономерности на яйцеклетката и сперматогенезата	22,43 KB
	Размножаване на организми. Размножителни форми и тяхното биологично значение. Структурата на половите клетки. Гаметогенеза. Закономерности на яйцеклетката и сперматогенезата. Оплождане. Фази и биологична същност. Размножаването е адаптация на организма...
6683.		Човешка генетика. Наследствени различия между хората	27,98 KB
	Човешка генетика. Наследствени различия между хората. Генетична терминология. Основни кариотипни нарушения и техните фенотипни прояви. Генетичен мозаицизъм. Структурни хромозомни аномалии. евгеника...
6684.		Наследственост. Структурни нива на организация на наследствения материал	22,72 KB
	Наследственост. Структурни нива на организация на наследствения материал. Наследственост. Структурни нива на организация на наследствения материал. Регулиране на генната експресия. Генът е наследствена единица. наследство...
6685.		геном. генотип. Фенотип	24,18 KB
	геном. генотип. Фенотип. Фенотип като резултат от реализацията на генотип в определена среда. Количествената и качествената специфика на проявлението на гените в белези. Взаимодействие на неалелни гени. Геном - колекция от гени, характер ...

CT в управлението на проекти: Тема 4.Планиране на комуникациите по проекта

Тема 4: Планиране на комуникациите по проекта

План за лекция

Процеси за управление на комуникациите по проекта.

Комуникационно планиране.

Процеси за управление на комуникациите по проекта

Управление на комуникациите на проекта Това е област на експертиза, която включва процесите, необходими за създаване, събиране, разпространение, съхраняване, получаване и в крайна сметка използване на информация за проекта своевременно.

Процесите за управление на комуникациите по проекта включват създаване на необходимите връзки между хората и информация, които са необходими за успешна комуникация. Всеки, който участва в даден проект по един или друг начин, трябва да разбере добре как комуникациите влияят върху хода на проекта като цяло.

Процеси за управление на комуникациите по проектавключва следните елементи:

1 Комуникационно планиране – идентифициране на комуникационните и информационните нужди на участниците в проекта.

2 Разпространение на информация - своевременно предоставяне на необходимата информация на участниците в проекта.

3 Отчитане на изпълнението - събиране и разпространение на информация за изпълнението на работата. Тази информация включва доклади за състоянието, оценки на напредъка и прогнози.

4 Управление на заинтересованите страни по проекта – Управлявайте комуникациите, за да отговаряте на изискванията на заинтересованите страни и да разрешавате възникващи проблеми.

Тези процеси взаимодействат както един с друг, така и с процеси в други области на знанието. В зависимост от нуждите на проекта, един или повече хора или групи могат да участват във всеки процес. Всеки процес се извършва поне веднъж по време на всеки проект, а ако проектът е разделен на фази, то в една или повече фази на проекта. Въпреки че процесите по-долу ще бъдат представени като дискретни елементи с добре дефинирани интерфейси, на практика те могат да се припокриват и взаимодействат; такива наслагвания и взаимодействия не са описани тук. Взаимодействията на процесите са разгледани подробно в Глава 3.

Комуникационно планиране

В процеса на планиране на комуникациите, информацияи взаимодействияизисквани от участниците в проекта, а именно:

кои лица от каква информация се нуждаят,

когато имат нужда от нея

кой и как трябва да им предостави тази информация.

Въпреки че необходимостта от съобщаване на информация за проекта съществува във всички проекти, нуждите от информация и методите за нейното разпространение могат да варират значително. Важен фактор за успеха на един проект е да се идентифицират информационните нужди на участниците в проекта и да се определят подходящи средства за посрещане на тези нужди.

В повечето проекти по-голямата част от комуникационното планиране се извършва в най-ранните фази на проекта. Въпреки това резултатите от този процес на планиране редовно се преразглеждат по време на целия проект и, ако е необходимо, се променят, за да останат релевантни.

Комуникационното планиране често е тясно свързано с фактори на околната средапредприятия и въздействието на организацията върху проекта, тъй като комуникационните изисквания на проекта са силно зависими от организационната структура на проекта.

Фигура 10-4. Планиране на комуникациите: входове, инструменти и техники и изходи

1 Планиране на комуникациите: входове на процеса

1 Фактори на външната среда на предприятието

Всички фактори на околната среда се използват като входни данни за този процес.

2 Активи на организационния процес

Докато всички активи се използват като входни данни за този процес, натрупани знания и историческа информация.

Натрупаните знания и историческа информация за комуникационни проблеми в минали подобни проекти могат да формират основата за формулиране на решения и определяне на резултатите.

3 Описание на обхвата на проекта

4 План за управление на проекта

Планът за управление на проекта съдържа обща информация за проекта, включително срокове и ограничения, които могат да повлияят на планирането на комуникациите.

Ограничения... Ограниченията са бариери, които могат да ограничат избора на проектния екип. Примери за такива ограничения могат да бъдат местоположението на членовете на екипа в различни градове, несъвместими версии на комуникационен софтуер или ограничени технически възможности на комуникационната среда.

Предположения... Конкретните допускания, засягащи комуникационното планиране, се определят отделно за всеки проект.

2 Комуникационно планиране: инструменти и техники

1 Анализ на комуникационните изисквания

Резултатът от анализа на комуникационните изисквания е обобщение на информационните нужди на участниците в проекта... При определяне на тези изисквания, типи форматнеобходимата информация и анализ на стойността на тази информация. Ресурсите на проекта се изразходват за съобщаване само на тази информация, която допринася за успеха на проекта или за онези случаи, когато липсата на комуникация може да доведе до провал. Това не означава, че "лошите новини" са забранени; по-скоро целта на това ограничение е да се избегне даване на твърде много подробности на участниците в проекта.

Ръководителят на проекта трябва да вземе предвид броя на потенциалните канали или пътища за комуникация като индикатор за сложността на комуникациите на проекта.

Общият брой на комуникационните канали е n (n-1) / 2, където n = броят на участниците в проекта. Така се оказва, че в проект с 10 участници броят на потенциалните комуникационни канали ще бъде 45. Следователно, ключов елементпри планирането на комуникациите на проекта е да се определи дали кой с когоще да взаимодействати Койкаква информация ще бъде получавате, и налагане на подходящи ограничения.

Обикновено е необходима следната информация, за да се определят комуникационните изисквания на даден проект:

Организационни диаграми

Връзка между организацията на проекта и разпределението на отговорностите между участниците в проекта

Служби, отдели и специалности, участващи в проекта

Броят на хората, участващи в проекта, като се вземе предвид тяхното местоположение

Вътрешни информационни нужди (например обмен на информация в рамките на организациите)

Външни информационни нужди (например комуникация с медиите или изпълнителите)

Информация за участниците в проекта.

2 Средства за комуникация

Методиките за предаване на информация между участниците в проекта могат да варират значително. Например екипът за управление на проекти може да използва различни комуникационни методи, от кратки дискусии до пълни срещи, от прости писмени документи до материали (като графици или бази данни), достъпни чрез интранет.

Фактори, влияещи върху избора на комуникационни средства , включва:

Спешност на получаване на информация... Успехът на проекта зависи ли от наличието на често актуализирана информация, която е налична незабавно, или редовното писмено отчитане е достатъчно?

Наличност на технологията... Необходимите системи вече са инсталирани и функциониращи или трябва да бъдат включени в списъка с нуждите на проекта?

Персонал, участващ в проекта... Предложените комуникационни системи съответстват ли на опита и уменията на персонала по проекта или е необходимо да се организира продължителен курс за обучение?

Продължителност на проекта... Възможно ли е съществуващите средства за комуникация да се променят още преди края на проекта?

Среда на проекта... Екипът на проекта провежда срещи и обменя информация в общуване на живоили виртуално?

3 Планирайте комуникациите: изходи

1 План за управление на комуникациите на проекта (план за управление на ангажимента)

Планът за управление на комуникациите е неразделна част от цялостния план за управление на проекта или е включен в него като поддържащ план.

Планът за управление на комуникациите съдържа следната информация:

Изисквания за комуникация от участниците в проекта

Информация за предаваната информация, включително формат, съдържание и ниво на детайлност

Име на лицето, отговорно за предаването на информация

Име на служителя или групата - получатели на тази информация

Методи или технологии, използвани за предаване на информация (напр. бележка, имейл и/или съобщения за пресата)

Честота на комуникацията (напр. седмично)

Схема за прехвърляне от орган, която определя времето и процедурата за прехвърляне на по-високи нива (верига) от проблеми, които не могат да бъдат решени от персонал на по-ниското ниво

Метод за актуализиране и усъвършенстване на плана за управление на комуникацията, докато проектът напредва и се развива

Речник на общоприетата терминология.

Планът за управление на комуникациите може също да включва принципи на срещитестатус на проекта, срещи на екипа на проекта, електронни срещи и имейл бюлетини. Планът за управление на ангажимента може да бъде официаленили неофициален, подробенили обобщенв зависимост от нуждите на проекта.

Примери за разделиплан за управление на комуникациите:

Предмет на комуникация... Информация, предназначена за разпространение между участниците в проекта.

Цел... С каква цел се разпространява тази информация.

Честота... Колко често трябва да се разпространява тази информация.

Начална/крайна дата... Времева рамка за разпространение на тази информация.

Формат / носител на комуникация... Представяне на информация и начин на предаване.

Отговорно лице... Член на екипа, който е отговорен за разпространението на тази информация.

Комуникационното планиране често води до допълнителни доставки, които от своя страна изискват допълнително време и усилия. В резултат на това йерархичната структура на работата по проекта, графикът на проекта и бюджетът на проекта се коригират съответно.

След изучаване на материала в главата, ученикът трябва:

зная

каква е ролята на комуникационния мениджмънт в управлението на проекти;
видове информация и информационни потребности на участниците в проекта;
основни комуникационни технологии в управлението на проекти;
очакванията на участниците в проекта и заинтересованите страни;
етапи на развитие на конфликти в управлението на проекти;
източници на конфликти и начини за разрешаването им;

да може

разработване на комуникационни планове в проекта;
подготвят срещи;
изготвя протоколи от срещи и дневници за идентифициране на проблеми;
диагностициране на конфликти по време на изпълнението на проекти;

собствен

комуникационни технологии;
умения за планиране на комуникация;
уменията за диагностициране на конфликти;
умения за разрешаване на конфликти.

Ключови термини: комуникации, комуникационни технологии, управление на очакванията, разрешаване на конфликти.

Ролята на комуникациите в проекта. Планиране на управлението на комуникациите

комуникации- това са процесите, свързани с осигуряване на навременното и подходящо формиране, събиране, разпространение, съхранение и окончателно поставяне на информация за проекта. Тъй като проектите се изпълняват от хора, изпълняващи различни функции, които често са на значително разстояние един от друг, въпросите за обмен на информация и координация на действията са много важни. В хода на комуникациите се договарят целите, координират се действията на хората, идентифицират се и се решават проблемите, се регулират очакванията на участниците в проекта. Според Е. Верзух, започвайки с формулирането на съдържанието на работата и завършвайки с управлението на риска и детайлното планиране, всеки от методите за управление на проекти по същество е един или друг метод за комуникация.

Комуникационният процес може да бъде схематично представен от модела, показан на фиг. 10.1.

Ориз. 10.1.

План за управление на комуникациите Това е документ, който описва:

- изисквания и очаквания от комуникациите за проекта;
- как и под каква форма ще се осъществява обменът на информация;
- кога и къде ще се осъществят комуникациите;
- кой е отговорен за осигуряването на всеки вид комуникация.

Изискванията за комуникация се разбират като общите (общи) информационни нужди на участниците в проекта. Има четири основни типа такива изисквания към членовете на проектния екип.

Първо, това е необходимостта от информация за разпределение на отговорността. Всеки член на екипа трябва да знае точно за каква част от проекта отговаря, какви са неговите правомощия и отговорности. Основата за тази информация е организационната структура на проекта.

Второто е необходимостта в координация. При изпълнението на работата по проекта членовете на екипа зависят един от друг. Координирането на информация осигурява висока ефективност на съвместната работа на членовете на екипа по проекта. Категорията на координиращата информация включва информация за извършване на промени в проекта.

Трето, необходима е информация за хода на проекта, постигнатия напредък. Членовете на екипа трябва да разполагат с информация за текущото състояние на проекта, което им позволява навреме да идентифицират проблемите и да предприемат мерки за тяхното разрешаване. Този вид информация включва отчети за изразходваните средства в определен момент от време, за спазването на графика и графика на проекта. Важна е и информацията за текущото състояние на рисковете и възникващите проблеми.

Четвърто, членовете на екипа се нуждаят от информация за взети решения. Те трябва да са наясно с решенията, взети от ръководството, спонсорите на проекта и клиентите, ако тези решения засягат самия проект или неговата икономическа среда. Примери за такава информация са харта на проекта, обхват на работата, работен график, бюджет на проекта.

Естествено, самите комуникационни нужди на хората надхвърлят изброените четири точки. Но в рамките на управлението на комуникациите на проекта, разглеждайте само това, което е „необходимо и достатъчно“ за успеха на проекта. Излишъкът от информация, както и цялата липса на информация, се отразява негативно на изпълнението на проекта.

Основата за изпълнение на комуникационните изисквания е организационната структура на проекта. Следните аспекти на проекта също са важни за определяне на комуникационни изисквания и управление на комуникациите:

отдели и специалности, участващи в проекта;
логистика на броя и местоположението на хората, участващи в проекта;
вътрешни и външни информационни нужди на участниците.

Процесът на комуникационно планиране идентифицира информацията и взаимодействията, необходими на участниците в проекта. Например кои лица имат нужда от каква информация, кога имат нужда от нея, кой и как трябва да им предостави тази информация. Въпреки че необходимостта от съобщаване на информация за проекта съществува във всички проекти, нуждите от информация и методите за нейното разпространение могат да варират значително. Важен фактор за успеха на един проект е да се идентифицират информационните нужди на участниците в проекта и да се определят подходящи средства за посрещане на тези нужди.

Планът за управление на комуникациите е неразделна част от плана за управление на проекта или е включен като поддържащ план. Планът за управление на комуникациите съдържа:

- комуникационни изисквания от участниците в проекта;
- информация за предаваната информация, включително формат, съдържание и ниво на детайлност;
- името на служителя, отговорен за предаването на информация;
- името на служителя или групата - получателите на тази информация;
- методите или технологиите, използвани за предаване на информация (например бележка, имейл и/или съобщения за пресата);
- честота на комуникация (напр. седмично);
- схема за прехвърляне по орган, която определя времето и процедурата за прехвърляне на по-високи нива (верига) на проблеми, които не могат да бъдат решени от персонал на по-ниско ниво;
- методът за актуализиране и усъвършенстване на плана за управление на комуникацията с напредването и развитието на проекта;
- речник на общата терминология.

Планът за управление на комуникациите може също да включва принципи за провеждане на срещи за състоянието на проекта, срещи на екипа по проекта, електронни срещи и имейли. Планът за управление на ангажимента може да бъде официален или неформален, подробен или обобщен в зависимост от нуждите на проекта.

Планът за управление на комуникациите е част от цялостния план за управление на проекта или е включен като поддържащ план. Шаблонът за разделите на този план е показан в табл. 10.1.

Таблица 10.1

Раздели на плана за управление на комуникацията

Раздел за планиране

Ролята на комуникациите в проекта. Планиране на управлението на комуникациите

Комуникационният процес може да бъде схематично представен от модела, показан на фиг. 10.1.

Ориз. 10.1. Комуникационен модел

План за управление на комуникациитеТова е документ, който описва:

- изисквания и очаквания от комуникациите за проекта;

- как и под каква форма ще се осъществява обменът на информация;

- кога и къде ще се осъществят комуникациите;

- кой е отговорен за осигуряването на всеки вид комуникация.

Първо, това е необходимостта от информация за разпределение на отговорността. Всеки член на екипа трябва да знае точно за каква част от проекта отговаря, какви са неговите правомощия и отговорности. Основата за тази информация е организационната структура на проекта.

Второто е необходимостта в координация. При изпълнението на работата по проекта членовете на екипа зависят един от друг. Координирането на информация осигурява висока ефективност на съвместната работа на членовете на екипа по проекта. Категорията на координиращата информация включва информация за извършване на промени в проекта.

Трето, необходима е информация за хода на проекта, постигнатия напредък. Членовете на екипа трябва да разполагат с информация за текущото състояние на проекта, което им позволява навреме да идентифицират проблемите и да предприемат мерки за тяхното разрешаване. Този вид информация включва отчети за изразходваните средства в определен момент от време, за спазването на графика и графика на проекта. Важна е и информацията за текущото състояние на рисковете и възникващите проблеми.

Четвърто, членовете на екипа се нуждаят от информация за взети решения. Те трябва да са наясно с решенията, взети от ръководството, спонсорите на проекта и клиентите, ако тези решения засягат самия проект или неговата икономическа среда. Примери за такава информация са харта на проекта, обхват на работата, работен график, бюджет на проекта.

Катедри и специалности, участващи в проекта;

Логистика на броя и местоположението на хората, участващи в проекта;

Вътрешни и външни информационни потребности на участниците.

- комуникационни изисквания от участниците в проекта;

- информация за предаваната информация, включително формат, съдържание и ниво на детайлност;

- името на служителя, отговорен за предаването на информация;

- името на служителя или групата - получателите на тази информация;

- методите или технологиите, използвани за предаване на информация (например бележка, имейл и/или съобщения за пресата);

- честота на комуникация (напр. седмично);

- схема за прехвърляне по орган, която определя времето и процедурата за прехвърляне на по-високи нива (верига) на проблеми, които не могат да бъдат решени от персонал на по-ниско ниво;

- методът за актуализиране и усъвършенстване на плана за управление на комуникацията с напредването и развитието на проекта;

- речник на общата терминология.

Таблица 10.1

Раздели на плана за управление на комуникацията

Управлението на комуникациите на проекта е управленска функция, насочена към осигуряване на навременно събиране, генериране, разпространение и съхранение на необходимата информация за проекта.

Основни потребители на информацията за проекта са: ръководителят на проекта за анализ на несъответствията между действителните показатели за изпълнение и планираните и вземане на решения по проекта; клиентът да е наясно с напредъка на проекта; доставчици, когато има нужда от материали, оборудване и др., необходими за извършване на работата; проектанти, когато е необходимо да се направят промени в проектната документация; преки изпълнители на работа в областта.

Комуникационният мениджмънт осигурява поддръжка на комуникационната система между участниците в проекта, прехвърляне на управленска и отчетна информация, насочена към осигуряване на постигане на целите на проекта. Всеки участник в проекта трябва да бъде подготвен за взаимодействие в рамките на проекта в съответствие с функционалните си отговорности. Функцията за управление на информационните връзки включва следните процеси: планиране на комуникационната система - определяне на информационните нужди на участниците в проекта; събиране и разпространение на информация - процесите на редовно събиране и навременно предоставяне на необходимата информация на участниците в проекта; отчитане на напредъка на проекта - обработка на действителните резултати от състоянието на работата по проекта, съотнасяне с планирания и анализ на тенденциите, прогнозиране; документиране на хода на работата - събиране, обработка и организиране на съхранението на проектна документация.

Комуникационният план е неразделна част от плана на проекта. Включва: план за събиране на информация, който определя източниците на информация и методите за получаването й; план за разпространение на информация, който определя потребителите на информация и начините за нейното доставяне; подробно описание на всеки документ, който ще бъде получен или предаден, включително формат, съдържание, ниво на детайлност и използвани определения; план за въвеждане в експлоатация на определени видове комуникации; методи за актуализиране и подобряване на комуникационния план.

Комуникационният план е формализиран и детайлизиран в зависимост от нуждите на проекта.

В рамките на проекта има нужда от реализиране на различни видове комуникации: вътрешни и външни; официални и неформални; писмено и устно; вертикални и хоризонтални. Системите за събиране и разпространение на информация трябва да отговарят на нуждите на различни видове комуникация. За тези цели могат да се използват автоматизирани и неавтоматизирани методи за събиране, обработка и предаване на информация.

Неавтоматизираните методи включват събиране и предаване на данни на хартия, провеждане на срещи.

Автоматизираните методи включват използването на компютърни технологии и съвременни средства за комуникация за подобряване на ефективността на взаимодействието: електронна поща, системи за управление на документи и архивиране на данни.

Процесите на събиране и обработка на данни за действителни резултати и извеждане на информация за състоянието на работата в отчети осигуряват основата за координиране на работата, оперативно планиране и управление. Отчитането на напредъка включва; информация за текущото състояние на проекта като цяло и в контекста на отделни показатели; информация за отклонения от базовите планове; прогнозиране на бъдещото състояние на проекта.

Основните междинни резултати от напредъка на работата трябва да бъдат официално документирани.

Документирането на резултатите от напредъка включва: събиране и проверка на окончателни данни; анализ и заключения за степента на постигане на резултатите от проекта и ефективността на извършената работа; архивиране на резултатите за по-нататъшна употреба.

Компютърните системи за поддържане на електронни архиви дават възможност за автоматизиране на процесите по съхраняване и индексиране на текстови и графични документи и значително улесняват достъпа до архивна информация.

Информационната система за управление на проекти е организационен и технологичен комплекс от методически, технически, софтуерни и информационни средства, насочени към поддържане и повишаване на ефективността на процесите на управление на проекти.

В процеса на изпълнение на проекта мениджърите трябва да оперират със значителни количества данни, които могат да бъдат събрани и организирани с помощта на компютър. В допълнение, много аналитични инструменти, например, преизчисляване на работния график, като се вземат предвид действителните данни, ресурсите и анализа на разходите с предполагаеми алгоритми, които са доста сложни за ръчно изчисляване.

Информационни технологии и системи за управление на проекти.

Информационната технология се разбира като съвкупност от процеси на събиране, трансфер, обработка, съхранение и доставка до потребителя.

Персоналните компютърни системи, оборудвани със софтуер за управление на проекти, трябва да осигуряват изпълнението на следните функции: работа в многопроектна среда; разработване на календари в мрежовия работен график; оптимизиране на разпределението и отчитането на ограничените ресурси; провеждане на анализ какво-ако; събиране и отчитане на актуална информация за срокове, ресурси и разходи, автоматизирано генериране на отчети; планиране и контрол на договорните задължения; централизирано съхранение на информация за текущи изпълнени проекти и др.

Разпределените интегрирани системи използват като основни инструменти: клиент-сървър архитектура. Той позволява на работни станции и един или повече централни компютри да разпределят изпълнението на приложения, използвайки процесорната мощност на всеки компютър. Повечето системи клиент-сървър използват бази данни (DB) и системи за управление на бази данни (DBMS). За успешно управление на проекта е необходимо данните, получени по време на планирането и изпълнението на проекта, да са винаги достъпни за всички участници в проекта; телекомуникационни системи; преносими компютри; Софтуер за поддръжка на групова работа, осигуряващ: обмен на електронна поща; документооборот; групово планиране на дейностите; участие на отдалечени членове на екипа в интерактивни дискусии чрез подкрепа и дискусия; провеждане на "мозъчна атака" сесия, позволяваща на участниците да изразят мнението си с помощта на компютри, свързани към един голям екран.

Интернет / Интранет са технологии, които сближават бизнеса и проектите. Те осигуряват достъп до информация за проекта, без да изискват значителни средства за организацията му. Поставянето на сайт на проекта в Интернет е най-оптималният и вероятно единственият начин да информирате участниците за състоянието му, когато се намират в различни части на света.

Създадените уеб страници образуват уеб сайт, който след това се хоства на сървъра на доставчика, който осигурява достъп до него на отдалечени потребители от цял свят. По отношение на управлението на проекти под формата на уеб страници могат да се публикуват календарно-мрежови графици на работа, отчети (графични и таблични), протоколи от срещи и всякакви други документи, свързани с проекта.

Интранетът се основава на същите елементи като Интернет. Основната разлика между тях се състои във факта, че потребителите на Интранет са ограничен брой лица, които по правило са служители на определена корпорация, организация или предприятие.

Видеоконферентната връзка ви позволява да прехвърляте аудио и видео информация през локални мрежи и интернет. Гласовите конференции се използват и за компютърна телефония в Интернет.

Интегрирани информационни системи за подпомагане на вземането на решения. Процесът на вземане на решение е процесът на избор на оптимално решение измежду алтернативите.

Системата за подкрепа на вземане на решения е комбинация от набор от софтуерни инструменти, симулационни, статистически и аналитични модели на процеси и работа по проект за подготовка на решения за неговото изпълнение.

Целта на информационната система за подпомагане на вземането на решения е да организира и управлява вземането на решения при разработването и изпълнението на проекти, базирани на съвременни технологии за обработка на информация. Основните функции на тези системи са: събиране, предаване и съхранение на данни; смислена обработка на данни в процеса на решаване на функционални задачи на управлението на проекти; представяне на информация във форма, удобна за вземане на решения; съобщаване на взетите решения на изпълнителите;

Интегрирана информационна система за управление на проекти: комбинира данни от различни отдели и организации, свързани с конкретен проект; осигурява съхранение, събиране и анализ на управленска информация относно степента на постигане на целите на проекта; създава се за всеки проект и е временно, тъй като проектът е еднократно предприятие; трябва да предоставят алгоритми за разрешаване на противоречиви изисквания, възникващи в хода на поддръжката на проекта; трябва да осигурява подкрепа за бизнес отношения между изпълнители, временно обединени в екип; е динамична система, която се променя в зависимост от етапа на проекта; е отворена система, тъй като проектът не е напълно независим от бизнес средата и текущите дейности на предприятието.

Структурата на интегрираната информационна система за подкрепа на вземане на решения се определя до голяма степен от структурата на управленските процеси, възприети в рамките на проекта и организацията. Като следствие, той може да бъде структуриран според: етапите на проектния цикъл; функции; нива на управление.

За описание и анализ на проекта на прединвестиционния етап се използва специализиран софтуер за финансов анализ на проекти, който позволява да се оценят основните показатели на проекта като цяло и да се обоснове ефективността на капиталовите инвестиции.

За подробно планиране и планиране на работата, проследяване на ресурсите и разходите на проекта, трябва да използвате софтуер за управление на проекти.

На етапа на изпълнение на проекта е необходимо да се осигури събирането на фактически данни за състоянието на работата, да се представят оптимално за анализ, да се осигури обмен на информация и взаимодействие между участниците в проекта. За изпълнение на тези функции се използва софтуер за управление на проекти, софтуер за подпомагане на груповата работа, документооборота и отчитането.

Основните функционални елементи на интегрирана информационна система за подпомагане на вземането на решения на етапа на изпълнение на проекта са: модул за календарно-мрежово планиране и контрол на работата по проекта; модул за счетоводство на проекти; модул за финансов контрол и прогнозиране. Най-важният компонент на интегрираните информационни системи за подкрепа на вземане на решения са системите за управление на бази данни (СУБД). Основните им функции са да поддържат целостта, сигурността, архивирането и синхронизирането на данни в многопотребителска среда.

Критерии за софтуерен анализ. Методологията за оценка и анализ на софтуера включва сравняване на неговата функционалност с функциите, изпълнявани от ръководителя на проекта и неговия екип. Като цяло оценката взема предвид следното: обща информация за софтуера; системна архитектура и потребителски интерфейс: системна архитектура, лекота на учене и използване, оценка на ръководството за потребителя и помощна система; функционалност; ограничения: съществуващи ограничения за елементите, поддържани от системата, като брой работни места, ресурси в един проект и т.н.; маркетингова информация: ценова политика, техническа поддръжка, обучение, потребителска база, информация за производителя.

Критериите, по които се прави избор на софтуер, могат да бъдат разделени на три групи: оперативни критерии, свързани с функционалността на софтуера като планиране, изчисляване на разходите и проследяване; критериите, по които се оценява способността на софтуера да функционира в рамките на всяка система за управление на информацията. Те се отнасят до софтуерни изисквания за хардуер и оборудване, възможност за интегриране с други приложения и т.н.; критерии, свързани с разходите за софтуер, а именно: покупка, инсталиране, плащане за техническа поддръжка, поддръжка през цялото време на работа.

Процесът на подбор включва следните стъпки: определяне на необходимите данни; анализ на видовете решения, които софтуерът трябва да поддържа; формиране на списък с критерии за избор на най-подходящ софтуер.

Съществуват различни модели за оценка на софтуера, най-често срещаният от които е точковият модел. След извършване на подобен сравнителен анализ на различни софтуери е възможно да се вземе решение за избора на един или друг от тях както по отношение на функционалността (броя на точките като цяло и за отделни групи критерии), така и по отношение на цената / съотношение качество.

Преглед на софтуера за управление на проекти на руския пазар

Съществуват различни подходи към класификацията на софтуера за управление на проекти: по цена - скъп софтуер и евтин софтуер; по броя на поддържаните функции за професионални и настолни - непрофесионални.

Най-разпространеният софтуер за управление на проекти на руския пазар. Софтуерни продукти от евтината част на пазара: Microsoft Project 2000, производител - Microsoft Corporation.

Microsoft Project е най-широко използваната система за планиране на проекти в света. Отличителна черта на програмата е нейната простота и интерфейс, заимствани от продуктите от серията Microsoft Office 2000. Разработчиците не се стремят да поставят сложни алгоритми за планиране - мрежово и ресурсно планиране в пакета.

Софтуерният продукт осигурява обмен на информация за проектиране между участниците в проекта. Предоставени са възможности за планиране на работния график, проследяване на тяхното изпълнение и анализиране на информация за портфолиото от проекти и отделните проекти.

Повече информация за Microsoft Project можете да намерите на http://www.microsoft.com/project.

TimeLine 6.5, произведен от Timeline Solutions Corporation.

Софтуерният продукт TimeLine 6.5 предоставя следните възможности: реализация на концепцията за многопроектно планиране, което ви позволява да задавате зависимости между дейностите по проекта; съхраняване на информация за проекти в единна база данни; доста мощни алгоритми за работа с ресурси, включително тяхното преразпределение и подравняване между проекти, описание на ресурсни календари.

Повече информация за TimeLine 6.5 и придружаващия софтуер можете да намерите на http: // www. решения.

Spider Project, производител - Spider Technologies Group.

Spider Project е руска разработка. В същото време той има няколко отличителни черти, които му позволяват да се конкурира със западните системи.

Това са мощни алгоритми за планиране на използването на ограничени ресурси. Пакетът реализира възможността за използване на взаимозаменяеми ресурси при планиране на работа. Използването на пулове от ресурси освобождава мениджъра от необходимостта стриктно да назначава изпълнители към работата по проекта. Достатъчно е той да посочи общото количество ресурси, необходими за производството на работа и от кои ресурси да избере това количество.

Друга особеност на пакета е възможността за използване на референтна информация - за производителността на ресурсите за определени видове работа, разхода на материали, разходите за работа и ресурси. Spider Project ви позволява да създавате и използвате в изчисленията всякакви допълнителни електронни таблици и бази данни, да въвеждате формули за изчисление. Броят на показателите, които се вземат предвид в проектите, не е ограничен.

Изпреварвайки много западни пакети по мощност и гъвкавост на отделните функции, Spider Project като цяло отстъпва в областта на внедряването на софтуер Професионални софтуерни продукти на WST Corporation.

OpenPlan е система за управление на корпоративни проекти, която е професионален инструмент за планиране и контрол на множество проекти. Предоставя пълен набор от параметри за описание на различните характеристики на работата по проекта. Структурирането на проектните данни се осигурява чрез използване на: Структура за разбивка на работата (WBS); структури за кодиране на работа; Йерархична структура на ресурсите (RBS) Организационна структура на предприятието (OBS) Системата OpenPlan включва три основни софтуерни продукта: OpenPlan Professional, OpenPlan Desktop и OpenPlan Enterprise, всеки от които е предназначен да решава проблемите на конкретни участници в проекта: ръководител на проекта, екип на проекта, отговорен за изпълнението на работата, подизпълнители и др.

OpenPlan Professional е работен инструмент за мениджъри на големи проекти и: Осигурява мощни инструменти за планиране на ресурси за няколко проекта, включително поддръжка за йерархични ресурси и календари на ресурсите. Възможно е да се планират и контролират алтернативни и консумативни ресурси. Внедрява методологията на спечелената стойност; позволява присвояването на зависимости от всякакъв тип с времеви закъснения както в рамките на един проект, така и между различни проекти; предоставя гъвкав инструмент за изграждане на таблични и графични отчети.

OpenPlan Desktop е опростена версия на OpenPlan Professional и се използва като инструмент за работа с малки проекти или част от голям проект. Интеграцията с OpenPlan Professional ви позволява да: използвате шаблони на проекти, изготвени в OpenPlan Professional със специфични CPP, SSO кодове, работни кодове, речници на ресурси и т.н.; осигуряват разпределена работа с проекти.

И двата софтуерни продукта, OpenPian Desktop и OpenPlan Professional: ви позволяват да вземете предвид рисковете; осигуряват ограничаване на достъпа до информация за проекти; работа в клиент/сървър архитектура, базирана на релационна СУБД Oracle, Sybase и MSSQL Server; осигуряват съхранение на данни в различни формати; публикува тези проекти на външни (Интернет) и вътрешни (Интранет) уебсайтове.

OpenPlan Enterprise включва основните характеристики на OpenPlan Professional и е интегриран с ERP (Enterprise Resource Management System) приложения. Това ви позволява да разпространявате данни за проекта между други информационни системи на предприятието.

Повече информация за серията софтуерни продукти OpenPlan можете да намерите на http://www.wst.com. Софтуерни продукти от Primavera Systems, Inc.

Всички продукти на тази фирма са разработени в съответствие с идеологията на Concentric Project Management (CPM), която се основава на структуриран, интегриран и мащабируем подход към координацията на хора, екипи и проекти. В сравнение с традиционната методология за управление на проекти, CPM има няколко важни предимства: визуализацията на данните ви позволява да проследявате всеки проект, дори ако няколко проекта се изпълняват едновременно, тъй като резултатите от него стават прозрачни за компанията. В същото време се увеличава ролята на графиците на проекти, всички мениджъри на компанията, включително най-важните, виждат реалното състояние на нещата; координацията инициира диалог в рамките на компанията. Ако някой се отклони от стратегическия курс на компанията, това незабавно се идентифицира и се предприемат ефективни действия; засилването на ролята на всеки изпълнител се постига благодарение на факта, че хората знаят, че работата им е част от изпълнението на обща голяма задача; Конкурентните предимства се реализират чрез специални CPM - анализ на чувствителността и инструменти за подкрепа на вземане на решения, които помагат да се избере най-конкурентният проект, който осигурява най-висока възвръщаемост на инвестицията. Primavera Project Planner (РЗ) 2.0-3.0 е софтуерен продукт, предназначен за планиране и мрежово планиране и управление, като се вземат предвид нуждите от материални, трудови и финансови ресурси. Служи като централно хранилище на проекти, съдържащо всички данни от графика, където ръководителите на проекти и планиращите създават унифицирани структури на проекти.

SureTrak Project Manager (ST) 3.0 е инструмент, подобен на РЗ 2.0-3.0 за управление на малки проекти или части от големи проекти. Може да се използва от проектанти и изпълнители като инструмент за планиране и контрол на работата, от клиенти като средство за проследяване на хода на проекта. SureTrak ви позволява да вземете предвид всички трудности, възникващи на етапа на изпълнение на проекта, включително недостиг на суровини или оборудване, забавяне на плащанията, прогнозиране на размера на паричните потоци и др.

Webster за Primavera се използва съвместно с РЗ 2.0-3.0 и позволява на участниците в проекта да видят списък със своите задачи и да актуализират информация за тяхното изпълнение от всяка точка на света с помощта на обикновен уеб браузър. Той осигурява достъп в реално време до проектните данни чрез интранет или глобален интернет.

Monte Carlo за Primavera се използва за анализ на рисковете на проекта в РЗ 2.0-3.0 и ви позволява да определите времето на работа и цената на тяхното изпълнение с дадена вероятност.

RA позволява достъп до база данни от проекти, изпълнявани в RZ 2.0-3.0, което позволява на последния да бъде интегриран с други приложения. RA предоставя на програмистите процедури за изчисляване на показателите за изпълнение на проекта.

Новата линия софтуерни продукти Primavera Project Planner for the Enterprise (РЗе) поддържа работа в клиент-сървър архитектура, работи на базата на такива релационни СУБД като Oracle и Microsoft SQL Server, което опростява интегрирането на системата за управление в съществуващата корпоративна информационна система на предприятието. В сравнение с РЗ 2.0-3.0 се разшириха възможностите за описание, работни данни, структуриране на проекти: появи се подкрепа за организационната структура на предприятието и структурата на ресурсите.

Представянето на проекти в RZe е обогатено с различни допълнителни подробности, като коментари за различните етапи на работа и разпределяне на ресурси, връзки към съответните документи. Поддържа се функцията за описание и оценка на рисковете, свързани с проекта.

С помощта на РЗе мениджърите и екипът на проекта получават цялата необходима информация, която ще им позволи да формират най-пълната картина на всички проекти, които се изпълняват в предприятието.

За повече информация относно софтуера на Primavera Systems, Inc Можете да намерите на http://www.primavera. msk.ru.

Artemis Views, производител - Artemis International

Семейството Artemis Views се състои от набор от модули за автоматизиране на различни функции за управление на проекти: Project View, Resource View, TrackView, CostView. Всички модули имат съвместим формат на данни, работят в архитектура клиент/сървър, поддържат стандарта ODBC и лесно се интегрират с популярните СУБД Oracle, SQLBase, SQLServer, Sybase. Всеки модул може да работи както самостоятелно, така и в комбинация с други. Цената за този традиционно скъп софтуер се изчислява въз основа на поръчаната конфигурация.

ProjectView ви позволява да: внедрите многопроектна, многопотребителска система за планиране и наблюдение на проекти в организация; осигуряване на механизъм за ограничаване на достъпа, когато няколко потребители работят с проект по разпределен начин; генерирайте различни отчети с помощта на вградени инструменти или с помощта на специализиран софтуер (например Quest).

Resource View е специализирана система за планиране и контрол на използването на ресурсите. Поддържат се инструменти за подравняване за оптимизиране на зареждането на ресурси.

TrackView е инструмент за наблюдение и анализиране на ефективността на работата, включително проследяване на показатели за време, ресурси и разходи. Позволява ви да предоставяте информация с различна степен на детайлност: от подробни отчети за отговорните до отчети, съдържащи обобщени показатели за ръководителя на проекта и ръководството на организацията.

CostView осигурява централизирано съхранение на информация за всички разходи и приходи от работа в проекти. Позволява ви да изчислите икономическата ефективност на проекта, паричните потоци и прогнозните разходи преди неговото завършване.

На руския пазар е представен голям брой софтуер за изготвяне на сметна документация, който включва: ABC, "Оценка на ресурсите", "Сервейер-строител", JSC "Bagira", "Expert-Smeta", "Osa", " РИК", "Инвеститор" и др.

Има два основни метода за изчисляване на строителните оценки: ресурсен и базов индекс. В зависимост от възприетия метод, можете да персонализирате алгоритъма за изчисляване на оценката, списъка и формулите за изчисляване на надценки, диференцирани коефициенти и т.н. Много системи имат възможност да създават свои собствени бази за ценообразуване и да ги използват заедно с предоставените бази.

Софтуерните интерфейси понякога се различават значително един от друг - има версии както за DOS, така и за Windows.

В различните програми за оценка има различни възможности за формиране и отпечатване на изходни формуляри - от обикновен изход към принтер до прехвърляне в широко разпространени приложения (MS Word, Excel и др.).

Характеристики на внедряването на информационни системи за управление на проекти.

Развитието на системи за управление на проекти може да бъде свързано с необходимостта от въвеждане и използване на нови технологии за управление. Разработването и персонализирането на софтуера все още не гарантира, че той ще бъде ефективно прилаган. Процедурата за внедряване на системата има за цел да помогне за преодоляването на този проблем.

Всяка информационна система включва автоматизация на определени функции. В случай на система за управление на проекти функциите за разработване на календари на мрежов график, проследяване на действителното изпълнение на работата и т.н., могат да действат като обект за автоматизация.

Внедряването на информационна система за управление на проекти включва: подготовка на функции за управление на проекти за въвеждане на информационна система в експлоатация. Мащабът на използване на системите за управление на проекти в различните организации може да варира значително. Сложността на задачите за изпълнение зависи от мащаба на организацията, съществуващата управленска структура и степента на автоматизация, мащаба и вида на изпълняваните проекти и степента на участие на външни организации в управлението на проекти.

Процесите на управление на проекти, и по-специално процесът на разпределение на ресурсите, могат да се извършват в матрична структура. Ако организацията е консервативна в използването на традиционни управленски структури, тогава вероятността за успешно внедряване на информационната система е доста малка; внедряването на сложни информационни системи за управление на проекти изисква голямо количество ресурси, необходимо е да се знае мястото на информационната система в организацията. Трябва ли да се използва на всички нива на управление? Трябва ли да се използва само за проекти с висок приоритет? информационната система може да се разглежда като заместител на живата и неформална комуникация, трансфер на умения и опит в рамките на персонала. Той не трябва да замества твърдите комуникационни канали за това; Внедряването на информационна система е по-малко вероятно да успее, ако организацията не разбира основните принципи на управлението на проекти или ръководството няма желание да ги научи.

Пълното прилагане на системата за управление на проекти може да включва използването на редица нови технологии. Изпълнението на различни функции може да повлияе на работата на различни отдели и специалисти. Всичко това може да доведе до значително усложняване на проекта и да направи проблематично стабилизирането на работата на системата като цяло; планиране на прехвърлянето на цялата организация за използване на системата за управление на проекти наведнъж. Това е като да се опитвате да свържете всички служители на голяма организация наведнъж в локална компютърна мрежа, вместо да свързвате потребителите последователно, отдел по отдел.

Общите насоки за внедряване на софтуер за управление на проекти включват следното: Необходимо е ясно да се разберат целите и ползите, очаквани от внедряването на новата система. Резултатите от внедряването на системата трябва да бъдат съгласувани с всеки, който е свързан с прилагането й или ще участва в нейното функциониране; последователно внедряване на разработените решения от „просто към сложно”, от локално към глобално

Управление на комуникацията в проекта. Комуникационно взаимодействие в проекта

А също и други произведения, които може да ви заинтересуват

Ролята на комуникациите в проекта. Планиране на управлението на комуникациите