कार्मिक पंजीकरण लॉग। कर्मियों पर आदेशों के पंजीकरण का नमूना जर्नल

मानव संसाधन प्रलेखन के लिए कर्मचारी से सटीकता और सटीकता की आवश्यकता होती है। दस्तावेजों का विश्लेषण करने के लिए - यह सब कानूनी ढांचे के लिए गहरी एकाग्रता और पालन की आवश्यकता है। मानव संसाधन प्रलेखन वह आधार है जिस पर संपूर्ण उत्पादन आधारित है।

उपरोक्त सभी के कारण, एचआर रिकॉर्ड आमतौर पर संबंधित संगठनों द्वारा बार-बार जांच के अधीन होते हैं। कार्मिक दस्तावेजों को कितनी सही ढंग से तैयार किया गया है यह इसकी कानूनी शक्ति को निर्धारित करता है।

कंपनी का प्रत्येक कर्मचारी सीधे तौर पर इस बात पर निर्भर करता है कि उसे कार्मिक दस्तावेज में कितनी सही तरह से तैयार किया गया है। जब तक दस्तावेज ठीक से पंजीकृत नहीं हो जाते, यह वास्तव में मौजूद नहीं है।

कार्मिक आदेशों का रजिस्टर अन्य समान पत्रिकाओं के समान है

एचआर कर्मचारियों को आमतौर पर विभिन्न ऑर्डर रिकॉर्ड करने वाली पत्रिकाओं की एक श्रृंखला रखने की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, एक जर्नल में संगठन की गतिविधियों को क्रम में प्रदर्शित किया जाता है। और दूसरे में केवल कर्मियों के लिए आदेश हैं। ऐसी पत्रिकाएँ भी हैं जो छुट्टियों का वर्णन करती हैं या।

आमतौर पर, मानक कॉलम की उपस्थिति में ऑर्डर लॉग एक दूसरे के समान होते हैं। इन कॉलमों में यदि आवश्यक हो तो उपयुक्त कर्मचारियों द्वारा भरने के लिए अतिरिक्त कॉलम होने चाहिए।

कानून सभी पंजीकरण पत्रिकाओं के लिए एक समान रूप प्रदान नहीं करता है। इसलिए नीचे हम ऐसी ही एक पत्रिका का अपना नमूना उपलब्ध कराएंगे। लेकिन उद्यम को ऑर्डर रजिस्टर का अपना रूप विकसित करने का अधिकार है।

विनियमन प्रक्रिया

कंपनी की गतिविधि में कई दस्तावेजों का गठन शामिल है, जिसकी सूची को रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के 25.08.2018 के आदेश द्वारा अनुमोदित किया गया है। 2010 558. इस मानक दस्तावेज का मूल प्रावधान कर्मियों के रिकॉर्ड के भंडारण के लिए समय सीमा की अनिवार्य उपलब्धता निर्धारित करता है।

उदाहरण के लिए, किसी उद्यम के कर्मचारियों के लिए विभिन्न आदेशों के पंजीकरण लॉग दो अवधियों के लिए रखे जाने चाहिए: 5 और 75 वर्ष। चूंकि 2 अलग-अलग समय सीमाएं हैं, मानव संसाधन विभाग को 2 ऐसी पत्रिकाओं को एक बार में रखना चाहिए।

आदेशों को किसी भी क्रम में क्रमांकित किया जा सकता है, क्योंकि कानूनी ढांचा इस आदेश को निर्धारित नहीं करता है। इसी समय, रोसारखिव (27 नवंबर, 00 के आदेश संख्या 68) द्वारा अनुमोदित केस प्रबंधन का एक मॉडल निर्देश है, जिसके अनुसार एक कैलेंडर वर्ष के भीतर आदेश क्रमांकित किए जाने चाहिए। साथ ही, इस निर्देश के अनुसार, विशेषज्ञ उद्यम की गतिविधियों और संबंधित आदेशों के लिए अलग-अलग नंबर ऑर्डर करने के लिए बाध्य हैं।

कार्मिक लेखांकन को दस्तावेज़ीकरण बनाए रखने वाले विशेषज्ञों से अत्यधिक सटीकता की आवश्यकता होती है। आपको विभिन्न अनुबंधों (उदाहरण के लिए, श्रम अनुबंध) की जर्नल रखने की प्रक्रिया पता होनी चाहिए। यदि त्रिपक्षीय सेशन समझौतों की आवश्यकता है, तो उन्हें आमतौर पर बैंकिंग कंपनियों के साथ संपन्न करने की आवश्यकता होती है।

क्या रखरखाव की आवश्यकता है?

लॉग 5 या 75 साल के लिए रखे जाते हैं

जैसा कि हमने पहले ही कहा है, रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के 25 अगस्त, 2010 नंबर 558 के आदेश में आवश्यक अवधि निर्धारित की गई है, जिसके दौरान सभी गतिविधियों के संबंध में दस्तावेजों के पंजीकरण के लॉग को आदेशों के अनुसार रखना आवश्यक है। संगठन का। इसके आधार पर, यह स्पष्ट हो जाता है कि पंजीकरण लॉग को रखा जाना चाहिए।

लिखित रूप में या इलेक्ट्रॉनिक रूप से?

रजिस्टर को इलेक्ट्रॉनिक रूप में रखा जा सकता है। कानूनी ढांचा किसी विशेष प्रकार के आदेश दस्तावेज के लिए प्रदान नहीं करता है, इसके अलावा, इसके पंजीकरण के बारे में विशेष आरक्षण है। उत्तरार्द्ध से हमारा मतलब पत्रिका के फर्मवेयर, मुद्रित प्रमाणपत्र या नंबरिंग से है।

ऐसे मामलों में जहां 1C प्रोग्राम में पंजीकरण लॉग बनते हैं, ऑर्डर के लिए नंबरिंग अपने आप हो जाती है। और फिर लिखित रूप में वर्णित दस्तावेज का रखरखाव अनिवार्य नहीं है।

ऑर्डर लॉग की किस्में और उनके उदाहरण

आज पंजीकरण पत्रिकाओं की निम्नलिखित सूची कंपनियों के लिए प्रासंगिक है:

• कर्मचारियों के रोजगार, बर्खास्तगी या स्थानांतरण के बारे में;
• श्रमिकों के दूसरे स्थान पर;
• छुट्टी लॉग;
• अनुशासनात्मक कार्रवाई या प्रोत्साहन के बारे में।

पत्रिका के साथ कैसे काम करें

कई उद्यम लंबे समय से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण पर स्विच कर चुके हैं

पंजीकरण पुस्तकों के रखरखाव पर काम के मुख्य चरण इस प्रकार हैं:

• कार्यालय के काम का सक्षम संगठन;
• आर्थिक और प्रशासनिक भाग की गतिविधियों से संबंधित प्रलेखन का रखरखाव;
• कंपनी के दस्तावेजों का विश्वसनीय संरक्षण।

वास्तव में, कार्यालय कार्य प्रक्रिया श्रमसाध्य कार्य है, जिसमें बड़ी संख्या में संगठन के विशेषज्ञ महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। कार्यप्रवाह प्रक्रिया और इसका गठन कंपनी के लिपिक विभाग की प्रत्यक्ष जिम्मेदारियां हैं।

लेकिन कार्यालय का काम विभाग एक अस्पष्ट अवधारणा है, क्योंकि इसके कर्तव्यों को आमतौर पर या तो सामान्य सेवा द्वारा किया जाता है, या कार्यालय को सौंपा जाता है, जो उद्यम के आकार पर निर्भर करता है।

यदि संगठन आकार में बड़ा नहीं है, तो लिपिकीय कार्य आमतौर पर सचिव की जिम्मेदारी होती है। काम की शुरुआत में, एक विशेषज्ञ को दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए सामान्य निर्देश विकसित करने चाहिए। आधिकारिक तौर पर विकसित दिशानिर्देशों का दस्तावेजीकरण करना सबसे अच्छा है।

वर्तमान में, कंपनी अपने दम पर दस्तावेजों के साथ काम विकसित करती है। इस कारण से, नियामक कानूनी कार्य लिपिकीय कार्य के लिए प्रक्रिया निर्धारित नहीं करते हैं, लेकिन प्रकृति में केवल सलाहकार हैं।

वर्कफ़्लो प्रक्रिया के इष्टतम गठन के लिए, आपके पास निम्नलिखित मुख्य दस्तावेज़ होने चाहिए:

1. कार्यालय के काम के लिए निर्देश। यह दस्तावेज़ एक स्थानीय अधिनियम है। यह संगठन के भीतर हो रहे दस्तावेज़ीकरण से संबंधित कार्य के पूरे क्रम को दर्शाता है। यदि कंपनी के पास वर्तमान में दस्तावेजों को संभालने के लिए तैयार नियम नहीं हैं, तो निर्देश लिखना इसकी प्रासंगिकता खो देता है। और फिर मौजूदा प्रावधानों को अनिश्चित काल के लिए उपयोग करने की सलाह दी जाती है।
2. मामलों का नामकरण। प्रलेखन की आवश्यक संगठित सूची में इसकी निर्धारित समय सीमा होती है जिसमें इसे बनाए रखा जाना चाहिए। आगे के आंदोलन (संग्रह या निपटान में स्थानांतरण) को निर्धारित करना आवश्यक है।

कृपया ध्यान दें कि पत्रिका में उद्यम के कर्मचारियों से संबंधित आदेश हैं। इस पत्रिका का पूरा शाब्दिक शीर्षक पंजीकरण पत्रिका के शीर्षक पृष्ठ पर इंगित किया जाना चाहिए। यह शीर्षक केवल बड़े अक्षरों में लिखा जाना चाहिए। दस्तावेज़ के नाम के बाद संगठन का पूरा नाम होना चाहिए।

यदि संगठन बड़ा है, तो पंजीकरण पुस्तकों की संख्या केस प्रबंधन प्रक्रिया में शामिल सेवाओं या विभागों की संख्या के अनुरूप होनी चाहिए। शीर्षक पृष्ठ पर पंजीकरण पुस्तक के पंजीकरण की तिथि का भी उल्लेख किया जाना चाहिए।

पत्रिका को सिले, क्रमांकित किया जाना चाहिए, फिर कंपनी प्रशासन को हस्ताक्षर और मुहर के लिए दिया जाना चाहिए। यह विशेष रूप से अच्छा है यदि ऑर्डर प्रलेखन को एक क्रमांकित मुहर के साथ सील कर दिया गया है (ध्यान दें कि जर्नल में इसकी संख्या दर्ज नहीं होने पर मुहर को वैध नहीं माना जाएगा)।

कौन ज़िम्मेदार है?

लॉग रखने के लिए एक विशिष्ट कर्मचारी जिम्मेदार है।

उद्यम के मुख्य कार्य को विनियमित किया जाता है, सबसे पहले, उसके प्रमुख द्वारा निदेशक के व्यक्ति में। बदले में, वह विभागों के प्रमुखों को आदेशों और आदेशों की जिम्मेदारी सौंपता है।

कभी-कभी किसी संगठन के कार्य जटिल होते हैं। इस मामले में, निदेशक एक विशेष आयोग बनाता है, जिसमें विभिन्न क्षेत्रों के विशेषज्ञ शामिल होते हैं।

आदेशों को किस्मों में विभाजित किया जाना चाहिए, इस पर निर्भर करता है कि वे मुख्य हैं या चालू हैं। ऑर्डर वर्गीकरण विकल्प:

• उद्यम के मुख्य कार्य के लिए आदेश। इस स्तर के आदेश उद्यम की मुख्य गतिविधि के अन्य कार्यों के साथ जारी किए जाते हैं।
• प्रशासन के काम के लिए आदेश।
• इस वर्गीकरण के आदेश अलग से दर्ज और संग्रहीत किए जाने चाहिए। यह स्थापित भंडारण अवधि के कारण है। प्रशासन के काम पर आदेश 5 साल के लिए रखा जाना चाहिए, जबकि उद्यम की मुख्य गतिविधियों को नियंत्रित करने वाले दस्तावेज स्थायी भंडारण में हैं। लॉग एक प्रकार का दस्तावेज़ीकरण है जो केवल आंतरिक उपयोग के लिए अभिप्रेत है। किसी को भी कंपनी के प्रमुख के बिना किसी तीसरे पक्ष के उद्यम के कर्मचारियों को इसे स्थानांतरित करने का अधिकार नहीं है।
• लॉग बुक की प्रविष्टियों से परिचित होना इस लॉग के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की उपस्थिति में ही होना चाहिए। कंपनी के प्रमुख लिपिकीय सेवा के काम की निगरानी और मूल्यांकन के लिए नियमित रूप से रजिस्टर की जांच करते हैं।

ऑर्डर लॉग रखने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी इसे अपने पास रखने के लिए बाध्य है। जब पत्रिका समाप्त हो जाए, तो प्रभारी व्यक्ति को इसे पीठ पर अंकित करना चाहिए।

आवश्यक आइटम

कार्मिक आदेश रजिस्टर: भरना

जैसा कि ऊपर कहा गया है, कानून आदेश रजिस्टर के एक विशेष रूप के लिए प्रदान नहीं करता है। हालांकि, विशेषज्ञ जर्नल के मुख्य अनुभागों पर मार्गदर्शन प्रदान करते हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए:

• क्रमिक संख्या,
• आदेश की तिथि,
• क्रम संख्या,
• आदेश की मुख्य सामग्री,
• कर्मचारी,
• कार्मिक संख्या,
• आदेश का आधार।

नमूना स्पेयर कॉलम:

1. आदेश पर हस्ताक्षर किसने किया
2. जो आदेश का पालन करता है,
3. जहां आदेश पारित किया गया था,
4. पर्ची की तारीख,
5. रेफरल मार्क इत्यादि।

कभी-कभी "नोट्स" कॉलम की आवश्यकता होती है। फिर आपको निम्नलिखित चिह्न बनाना चाहिए: "प्रविष्टि ……………… कॉलम में …………… मान्य नहीं है”। उसके बाद, एक नई प्रविष्टि की जाती है।

उद्यम के कर्मियों के लिए जर्नल ऑफ़ ऑर्डर भरने का एक नमूना

रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के दिनांक 25.08.2010 नंबर 558 के आदेश के अनुसार पंजीकरण लॉग को 75 वर्षों के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिए।

इस तरह के लॉग में निम्नलिखित प्रकृति के आदेश होने चाहिए:

• भर्ती के बारे में;
• व्यवसायों के संयोजन के बारे में;
• पेशेवर विकास पर;
• एक कर्मचारी का नाम बदलने के बारे में;
• लंबी व्यापारिक यात्राओं के बारे में।
• कर्मचारियों के प्रोत्साहन पर;
• छुट्टियों के बारे में
• काम पर;
• स्थानांतरण के बारे में;

निम्नलिखित निर्देशों वाले लॉग को 5 वर्षों तक रखा जाना चाहिए:

1. पारियों के बारे में,
2. अध्ययन और नियमित छुट्टियों के बारे में,
3. छोटी व्यावसायिक यात्राओं के बारे में,
4. अनुशासनात्मक कार्रवाई पर

पूर्वव्यापी रूप से आदेश कैसे पंजीकृत करें

कार्मिक आदेशों का रजिस्टर कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के संगठन पर दस्तावेजों में से एक है

पूर्वव्यापी रूप से आदेशों के पंजीकरण को इस तथ्य के कारण बाहर रखा गया है कि पंजीकरण लॉग को क्रमांकित, सिला और सील किया जाना चाहिए। लेकिन उद्यमों में अक्सर पंजीकरण प्रक्रिया के उल्लंघन के मामले होते हैं, क्योंकि ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं जिनमें कर्मचारी और प्रशासन दोनों ही रुचि रखते हैं।

पंजीकरण प्रक्रिया को दरकिनार करने के दो स्वीकार्य तरीके हैं:

1. विधि एक। यदि कार्यालय ने बाद में आदेशों का पंजीकरण नहीं किया, तो आदेश को पूर्वव्यापी रूप से दर्ज किया जा सकता है।
2. विधि दो। यदि बाद में पंजीकरण किया गया था, तो संगठन के प्रमुख के नाम पर एक ज्ञापन लिखा जाता है, और यह वर्तमान स्थिति का वर्णन करता है। आदेश वर्तमान संख्या के साथ पंजीकृत है। व्यवहार में, ऐसा आदेश अंश 11/1-पी के तहत जारी किया जाता है (या किसी भी सूचकांक के तहत, सूचकांक के पत्र का कोई कानूनी बल नहीं है।) संबंधित अधिकारियों द्वारा नियंत्रण के मामले में यह विकल्प अधिक अनुकूल है।

विशेष रूप से नोट वह क्रम है जिसमें त्रुटियों को ठीक किया जाता है। यदि वे प्रकट होते हैं, तो केवल वे दस्तावेज़ जो उन दस्तावेज़ों के साथ ओवरलैप नहीं होते हैं जिन्हें प्रतिस्थापित नहीं किया जा सकता है, उन्हें पूरी तरह से बदला जाना चाहिए।

दस्तावेजों का पूर्वव्यापी पंजीकरण मौजूदा परिस्थितियों के अनुरूप होना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी की उद्यम के बाहर दुर्घटना होती है, और इस कर्मचारी के आदेश और हस्ताक्षर के साथ परिचित पूर्वव्यापी रूप से पंजीकृत होते हैं। यह तथ्य केवल संचालन करने वाले अधिकारियों का ध्यान आकर्षित करेगा।

वीडियो सामग्री आपको कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन में सामान्य गलतियों से परिचित कराएगी:

नामित पत्रिका को उद्यम में अनिवार्य आधार पर रखा जाना चाहिए, क्योंकि यह आपको उद्यम की मुख्य गतिविधियों के लिए प्रशासनिक दस्तावेजों के साथ काम को अधिकतम करने की अनुमति देता है, जिसमें शामिल हैं:

• इस प्रकार के पंजीकृत आदेशों की कुल संख्या का अनुमान लगाएं;
• किसी विशेष प्रशासनिक दस्तावेज़ की त्वरित खोज करना;
• भविष्य में अपने कानूनी बल की पुष्टि करने में सक्षम होने के लिए आदेश जारी करने के तथ्य को ठीक करने के लिए।

इसके अलावा, कानून सीधे संगठन के लिए इस दायित्व को स्थापित करता है (रूस के संस्कृति मंत्रालय के दिनांक 25.08.2010 नंबर 558 के आदेश द्वारा अनुमोदित मानक प्रशासनिक अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची के अनुच्छेद 258 का पैराग्राफ "ए" देखें, इसके बाद - सूची संख्या 558)।

एक सामान्य नियम के रूप में, ऐसे लॉग संगठन में स्थायी भंडारण के अधीन होते हैं। अन्य मामलों में, जब उनमें निहित जानकारी का उपयोग वैज्ञानिक और संदर्भ उद्देश्यों के लिए किया जा सकता है, तो ऐसी पत्रिकाओं को भंडारण के लिए राज्य अभिलेखागार में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

मुख्य गतिविधि के लिए आदेशों के पंजीकरण के जर्नल का रूप

कानून ऐसी पत्रिका के एक स्थापित रूप के लिए प्रदान नहीं करता है, इसलिए, प्रत्येक संगठन अपनी सामग्री और रूप को अपनी आवश्यकताओं के आधार पर विकसित और अनुमोदित करने के लिए सक्षम है।

कागज पर या इलेक्ट्रॉनिक रूप में संचालन स्वीकार्य है।

पहले मामले में, पत्रिका के पन्नों को ठीक से नंबर देना, उस पर सिलाई करना और संगठन की मुहर लगाना आवश्यक है। इसके अलावा, फर्मवेयर पर एक विशेष स्टिकर लगाया जाता है, जो इंगित करता है:

• सिले चादरों की संख्या;
• पद और पूरा नाम एक अनुप्रमाणित व्यक्ति (आमतौर पर संगठन का प्रमुख या आदेश द्वारा नियुक्त कोई अन्य कर्मचारी)।

साथ ही, ऐसे स्टिकर पर प्रभारी व्यक्ति के हस्ताक्षर होने चाहिए। प्रमाणन शिलालेख को बन्धन करने वाले संगठन की मुहर, उस पर कम से कम एक तिहाई होनी चाहिए।

यदि पत्रिका को विशेष कार्यक्रमों या डेटाबेस का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक रूप में रखा जाता है, तो इसे कागज पर डुप्लिकेट करने की कोई आवश्यकता नहीं है, यदि ऐसी आवश्यकता संगठन के स्थानीय नियमों में निहित नहीं है। मुख्य बात यह है कि इस तरह के एक दस्तावेज को उद्यम में रखा जाता है और भंडारण अवधि देखी जाती है, जो कानून की आवश्यकताओं द्वारा स्थापित की जाती है (आयोजन, भंडारण, पूरा करने के नियमों के खंड 2.30 देखें ..., के आदेश द्वारा अनुमोदित) रूस के संस्कृति मंत्रालय दिनांक 03/31/2015 नंबर 526)।

मुख्य गतिविधि के लिए आदेशों के पंजीकरण का नमूना जर्नल

एक मानक के रूप में, इस तरह के लॉग को निम्नलिखित कॉलम वाली तालिका के रूप में रखा जाता है:

• रिकॉर्ड की क्रम संख्या;
• प्रशासनिक दस्तावेज के प्रकाशन की तारीख;
• आदेश का नाम;
• प्रशासनिक दस्तावेज़ का सारांश;
• आदेश के निष्पादन के लिए जिम्मेदार कर्मचारी (उसकी स्थिति और पूरा नाम इंगित करें);

कार्मिक कर्मचारियों को एक कार्मिक लॉग रखने की आवश्यकता होती है, जो एक व्यक्तिगत कर्मचारी के लिए उद्यम के प्रबंधन द्वारा जारी किए गए किसी भी आदेश को प्रदर्शित करना चाहिए।

पत्रिका का कोई समान रूप से स्थापित रूप नहीं है, और संगठन को अपना स्वयं का रूप विकसित करने का अधिकार है। आदेशों के अनिवार्य पंजीकरण में शामिल हैं:

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• कर्मचारियों के कर्मचारियों में नामांकन का आदेश।
• मुख्य एक के दौरान कर्मचारी के अन्य काम के बारे में।
• किसी आदेश के आधार पर: पदोन्नति या पदावनति के साथ।
• कर्मचारी पर लगाए गए दंड, प्रोत्साहन, पुरस्कार के बारे में।
• पुनश्चर्या पाठ्यक्रम के सफल समापन के आधार पर किसी कर्मचारी की योग्यता में सुधार करने पर।
• व्यक्तिगत डेटा में बदलाव की स्थिति में, उपनाम को बदलने के लिए एक आदेश जारी किया जाता है, जो आधार को दर्शाता है।
• बोनस या प्रोत्साहन राशि के भुगतान पर मुख्य अर्जित धन से संबंधित नहीं है।
• वेतन के साथ या बिना वेतन के छुट्टी पर जाने के बारे में, उदाहरण के लिए, c.
• कर्मचारी यात्रा आदेश।
• एवं कर्मचारी की कार्य गतिविधियों से संबंधित अन्य महत्वपूर्ण आदेश।

विधायी ढांचा

जर्नल में प्रविष्टियाँ कई कानूनों और उपनियमों के आधार पर रखी जाती हैं:

• कला। रूसी संघ के श्रम संहिता के 86कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा को दर्ज करने की स्थिति निर्धारित करता है।
• रूसी संघ के श्रम संहिता की धारा VI के अनुसारमजदूरी पर प्रावधानों को निर्धारित किया है, जो में निर्दिष्ट हैं।
• रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 123श्रम अवकाश को विनियमित किया जाता है।
• रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 15, 56, 67विनियमित करें, जिसके आधार पर कार्य में प्रवेश का आदेश जारी किया जाता है।
• कला। रूसी संघ के श्रम संहिता के 68नामांकन का आदेश जारी करने की प्रक्रिया निर्धारित करता है।
• रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 128कर्मचारी के अध्ययन अवकाश के लिए अवैतनिक अवकाश के प्रावधान को नियंत्रित करता है।
• कला। 358 रोसारखिव के आदेश केकर्मियों के लिए आदेशों का रजिस्टर रखने की प्रक्रिया निर्धारित करता है।

भंडारण अवधि

पंजीकरण लॉग के लिए भंडारण अवधि "संग्रह दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए बुनियादी नियम" के प्रावधानों द्वारा नियंत्रित होती है और स्थापित शर्तों पर निर्भर करती है।

सभी आदेशों को इस सूचक के अनुसार समूहीकृत किया जा सकता है और अलग-अलग मामलों में बनाया जा सकता है।

• 75 साल तक की संग्रहीत अवधि में कर्मचारियों के नामांकन, बर्खास्तगी, कंपनी के दूसरे डिवीजन में स्थानांतरण, बोनस और प्रोत्साहन के पंजीकरण के लिए जारी आदेश शामिल हैं। साथ ही, पदोन्नति, योग्यता और उच्च श्रमिक वर्ग प्राप्त करने के आदेश 75 वर्षों के लिए भंडारण के अधीन हैं।
• 5 साल तक, वे छुट्टियों पर, दंड लगाने, व्यापार यात्राएं और उद्यम में ड्यूटी पर ऑर्डर स्टोर करते हैं। इस श्रेणी में स्थापित समय पर प्रसंस्करण के लिए मौद्रिक मुआवजे पर घंटों के बाद काम करने के आदेश शामिल हैं।

आवश्यकताएं

आप वित्त मंत्रालय द्वारा विशेष रूप से विकसित एक विशेष फॉर्म का उपयोग कर सकते हैं, या आप स्वयं का उपयोग कर सकते हैं, इसकी भी अनुमति है।

सबसे महत्वपूर्ण आवश्यकता यह है कि आपको कार्यालय के काम के नियमों के अनुसार एक पत्रिका रखने की आवश्यकता है:

1. शीर्षक पृष्ठ में कंपनी का नाम और पत्रिका का पदनाम होना चाहिए।ऑर्डर रजिस्टर में कंपनी के कर्मियों के लिए ऑर्डर की विशेषताएं शामिल होंगी।
2. वॉल्यूम की क्रम संख्या, निर्माण की तारीख को इंगित करना आवश्यक है।पत्रिका के अंत में, शीर्षक पृष्ठ पर प्रविष्टियों के पूरा होने की तिथि इंगित की गई है। चूंकि ऐसी पत्रिका 75 वर्षों तक भंडारण के अधीन है, इसलिए शीर्षक पर अवधारण अवधि का संकेत दिया गया है।
3. जर्नल को एक नामित मानव संसाधन अधिकारी द्वारा रखा जाना चाहिए,उन्हें कंपनी के प्रबंधन के एक अलग आदेश द्वारा नियुक्त किया जाता है। पहले पृष्ठ पर प्रभारी व्यक्ति और नियुक्ति की तिथि दर्शाई गई है। इसे भरने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति पर डेटा दर्ज करना भी आवश्यक है: कर्मचारियों की स्थिति, नियुक्ति के आदेश की संख्या और प्रभारी कर्मचारी के हस्ताक्षर। यदि जिम्मेदार का कोई परिवर्तन किया गया है, तो उसके बारे में जानकारी उसी तरह दर्ज की जाती है।
4. जर्नल शीट्स को कर्मियों के लिए आदेश और आदेश रिकॉर्ड करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, प्रत्येक कॉलम में, प्रशासनिक दस्तावेज़ की क्रम संख्या नीचे रखी गई है। आदेश के प्रकार को भी इंगित करें: किसी कर्मचारी को काम पर रखने या उसकी बर्खास्तगी पर। वे पूरा नाम, पद, अत्यावश्यक या कर्मचारी को स्वीकार करते हैं, और प्रशासनिक दस्तावेज की तारीख और संख्या डालते हैं। यदि गलतियाँ की गई हैं, तो सही जानकारी की पुष्टि जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर से होती है।
5. जर्नल शीट्स को क्रमांकित किया जाना चाहिए, यह क्रिया सूचना के प्रतिस्थापन को रोकेगी। इसके अलावा, पत्रिका सजी और सील है।

आदेशों का पंजीकरण

कार्मिक अधिकारी इसके प्रकाशन के दिन एक अलग पत्रिका में कर्मियों पर जारी किए गए आदेशों को पंजीकृत करते हैं, और कर्मचारियों के संबंध में कोई भी प्रबंधन आदेश पंजीकरण के अधीन है।

पंजीकृत आदेश का कानूनी महत्व है, और यदि ऐसा नहीं किया जाता है, तो आदेश अमान्य हो जाता है। जर्नल चालू वर्ष के लिए रखा जाता है, अंकन शुरू से ही किया जाता है। इस तरह के आदेश रूसी संघ के श्रम संहिता की आवश्यकताओं के अनुसार तैयार किए जाते हैं और वे कर्मचारी की कार्यपुस्तिका में प्रविष्टि करने के लिए अच्छे कारणों के रूप में कार्य करते हैं।

जैसा कि आप दिए गए उदाहरण से देख सकते हैं, लॉग में शामिल हैं:

• दर्ज की गई प्रविष्टि की अनुक्रमिक संख्या।
• उस आदेश की संख्या जिसके आधार पर पंजीकरण किया जाता है।
• कर्मचारी का पूरा नाम।
• वह विभाग जहां कर्मचारी काम करेगा।
• उनके स्टाफ की स्थिति।
• कर्मचारी की नियत कार्मिक संख्या।
• रोजगार अनुबंध के बारे में जानकारी: संख्या और निष्कर्ष की तारीख।
• अतिरिक्त जानकारी।

अनुभवी कार्मिक अधिकारी कर्मियों द्वारा उनके महत्व के अनुसार आदेशों को वर्गीकृत करते हैं, और दीर्घकालिक और तत्काल आदेशों को अलग से रिकॉर्ड करते हैं।

कर्मचारी के लिए मौलिक आदेशों के अलावा, अतिरिक्त श्रम समझौते, अवकाश आदेश, और अनुशासनात्मक प्रतिबंध और कर्मचारी प्रोत्साहन भी पंजीकरण के अधीन हैं।

प्रत्येक आदेश का अपना विशिष्ट कोड हो सकता है,जिसके द्वारा आवश्यक जानकारी प्राप्त करना आसान हो जाएगा, उदाहरण के लिए, छुट्टी के आदेशों को "O" अक्षर से कोडित किया जाता है, दंड के लिए - "B", कर्मचारियों की व्यावसायिक यात्राओं के लिए - "KM"।

भरने के नियम

यदि कंपनी का कोई नाम नहीं है, तो संक्षिप्त रूप में किसी कर्मचारी के नाम और संरक्षक को पंजीकृत करने की अनुमति है। फिर नाम और संरक्षक पूर्ण रूप से निर्धारित हैं।

अभिलेखों को बारी-बारी से क्रमांकित किया जाता है, लेकिन अक्सर सूचकांक और क्रम संख्या को नीचे रखा जाता है।

दिनांक सामान्य प्रारूप "DD.MM.YYYY" में मुहर लगी है

एक अलग कॉलम "आदेश का प्रकार" आदेश द्वारा स्पष्टीकरण के लिए अभिप्रेत है: कर्मचारियों में प्रवेश, प्रोत्साहन या संग्रह, छुट्टी पर जाना। आदेश जारी करने के कारण यहां इंगित किए गए हैं, उदाहरण के लिए, अतिरिक्त कार्य के लिए एक समझौता, आदि।

इस पत्रिका को नियमित कागज और इलेक्ट्रॉनिक दोनों रूपों में रखा जा सकता है। इलेक्ट्रॉनिक संस्करण को यादृच्छिक लोगों द्वारा उस तक पहुंच से संरक्षित किया जाना चाहिए: एक पासवर्ड सेट करें। आदेश दर्ज करने के सभी नियम इलेक्ट्रॉनिक संस्करण पर भी लागू होते हैं। किसी भी समय, इलेक्ट्रॉनिक संस्करण मुद्रित करने के लिए भेजा जा सकता है, और कार्यालय के काम की आवश्यकताओं के अनुसार जारी किया जा सकता है।

लॉगिंग

प्रत्येक उद्यम में कार्मिक नीति अलग होती है, लेकिन कर्मियों के आदेशों को पंजीकृत करने के लिए सामान्य नियम हैं, 5 साल तक के शेल्फ जीवन के साथ, इनमें अल्पकालिक आदेश शामिल हैं, उदाहरण के लिए, किसी कर्मचारी की व्यावसायिक यात्रा पर, प्रशिक्षण के लिए भेजना पाठ्यक्रम, छुट्टी पर जा रहे हैं।

पंजीकरण को एक विशेष पुस्तक में आदेश के बारे में जानकारी की प्रविष्टि के रूप में समझा जाता है, जो इसे कानूनी महत्व देता है।

सभी कार्मिक आदेशों को आंतरिक प्रलेखन के रूप में संदर्भित किया जाता है, और रजिस्टर का रूप एक सख्त ढांचे के भीतर निर्धारित नहीं होता है। भंडारण अवधि अंतिम पंजीकरण तिथि की तारीख से शुरू होती है।

जर्नल में अतिरिक्त जानकारी भी हो सकती है, उदाहरण के लिए, आदेश जारी करने के लिए आधार। शीर्षक पृष्ठ पर, आप आदेशों के सूचकांक को इंगित कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, छुट्टी के लिए या बीमार पत्तियों के लिए आदेश। यद्यपि लॉग को अनुक्रमित करने की कोई आवश्यकता नहीं है, यह मानव संसाधन विभाग के काम के लिए बहुत अधिक सुविधाजनक है।

पत्रिका में 9 कॉलम हैं:

1. आदेश की अनुक्रमिक संख्या।
2. रिलीज़ की तारीख।
3. ऑर्डर नंबरिंग।
4. प्रकार वर्णित है: प्रवेश, बर्खास्तगी के बारे में। बिना संक्षिप्ताक्षर के पूरी तरह से पंजीकरण करें।
5. कर्मचारी डेटा।
6. आदेश जारी करने का कारण: एक आवेदन के आधार पर, पार्टियों के समझौते से एक रोजगार अनुबंध।
7. आदेश को वापस लेने की अधिसूचना पर कर्मचारी के हस्ताक्षर के लिए कॉलम, उदाहरण के लिए, बर्खास्तगी पर। यदि वह अपने हस्ताक्षर नहीं करना चाहता है, तो इसे एक अलग लाइन पर इंगित करें।
8. आदेश दर्ज करने वाले कर्मचारी की स्थिति का संकेत दिया गया है।
9. जिम्मेदार निष्पादक के हस्ताक्षर।

पंजीकरण

शीटों की संख्या पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए, अर्थात् चादरें, न कि पत्रिका के पृष्ठ। अंत में, क्रमांकित पृष्ठों की संख्या इंगित करें।

पत्रिका को एक मजबूत धागे से सिला जाना चाहिए, क्योंकि इसका भंडारण लंबा होगा, और धागे समय-समय पर खराब हो सकते हैं।

स्थायित्व के लिए इसे 2 बार सिला जाना चाहिए। धागे के सिरों को पत्रिका के सामने छोड़ दिया जाता है और एक गाँठ में बांध दिया जाता है। एक पेपर स्टिकर थ्रेड्स से जुड़ा होता है, जो जर्नल के अंत की तारीख, इसके पूरा होने पर ऑर्डर की संख्या को इंगित करता है, और इसके रखरखाव के लिए जिम्मेदार व्यक्ति शीट पर हस्ताक्षर करता है।

हस्ताक्षर की आवश्यकताएं सख्त हैं: यह सुपाठ्य होना चाहिए।फिर आपको कंपनी की मुहर को चिपकाना होगा ताकि वह प्रभारी व्यक्ति के हस्ताक्षर और धागे की गांठों को कवर कर सके। धागे को गोंद से भरना चाहिए ताकि किताब टूट न जाए।

उत्पादन के मुद्दों का समाधान, कर्मचारियों की बर्खास्तगी, कर्मचारियों को नए कर्मियों से भरना - ये प्रक्रियाएं प्रत्येक उद्यम की वर्तमान गतिविधियों को दर्शाती हैं.

संचालन के उपाय एक निशान छोड़े बिना पारित नहीं होते हैं, जब प्रमुख के आदेश से निष्पादन किया जाता है, तो प्राथमिकता के क्रम में मानव संसाधन विभाग में आदेश दर्ज किए जाते हैं। बनाए गए आदेशों के पंजीकरण के लिए विशेष पत्रिका.

यह क्या है और इसे क्यों संकलित किया जाता है

कंपनियों का काम द्वारा आयोजित किया जाता है विनियमित अनुसूची... उत्पादन स्थलों के बीच एकरूपता सुनिश्चित करने के लिए प्रबंधन द्वारा जारी लिखित आदेशों के आधार पर कई प्रक्रियाएं की जाती हैं। वे पहनते हैं स्थानीय चरित्र... कर्मियों को परिचित कराने के लिए जारी किए गए सही ढंग से निष्पादित प्रशासनिक दस्तावेजों को ध्यान में रखा जाना चाहिए।

संगठन के प्रमुख के स्थानीय आदेश के आधार पर, यह उसके भीतर होता है:

• कार्यात्मक दायित्वों के अनुसार आदेश का वितरण;
• कानूनी कृत्यों का समेकन;
• कर्मचारियों का रोजगार और बर्खास्तगी;
• एक श्रेणी पदोन्नति और श्रेणियों के साथ पदों पर आगे बढ़ना;
• विनियमों, निर्देशों, नियमों का अनुमोदन;
• विभिन्न उत्पादन गतिविधियाँ।

आदेश देने वाली प्रकृति के वर्तमान दस्तावेजों को ध्यान में रखने का दायित्व निहित है मानव संसाधन कर्मचारी... उनकी मदद से, कंपनी के दस्तावेज़ प्रवाह पर नियंत्रण किया जाता है। कार्यालय के काम की सुविधा के लिए, नियोक्ता बनाते हैं दो प्रकार की पंजीकरण पुस्तकें.

उनमें से एक में, प्रशासन के आदेश मुख्य गतिविधियों के उद्देश्य से दर्ज किए जाते हैं, जहां अनुमोदन होता है:

• स्थानीय अधिनियम;
• स्टाफिंग टेबल;
• जिम्मेदार व्यक्ति;
• प्रमाणन आयोग;
• लेखा परीक्षा आयोजित करना;
• ऑपरेटिंग मोड।

एक अन्य पत्रिका उद्यम के कर्मियों से संबंधित कार्मिक आंदोलनों के संबंध में प्रबंधन के आदेशों से परिचित होगी। कानून में पंजीकरण पुस्तकों की संख्या पर कोई स्पष्ट आदेश नहीं हैं, इस मुद्दे को उद्यमी द्वारा हल किया जाता है। ऑर्डर को वर्गीकृत करने के लिए ऑर्डर अकाउंटिंग का पृथक्करण आवश्यक है शेल्फ लाइफ द्वारा.

नियामक विनियमन

25 अगस्त, 2010 को रूस के संस्कृति मंत्रालय के क्रमांक 558 का आदेश प्रकाशित हुआ कागजों की सूची, जिन्हें उनकी गतिविधियों के दौरान उद्यम बनाने की सिफारिश की जाती है।

इसकी मूल स्थिति में, यह एक मानक अधिनियम द्वारा निर्धारित किया जाता है। कार्मिक वर्कफ़्लो की शर्तें इंगित की जाती हैं, जहाँ कार्मिक आदेशों का पंजीकरण रखा जाना चाहिए 5 या 75 साल की उम्र.

आउटगोइंग प्रशासनिक दस्तावेजों को उनके गठन के क्रम में क्रमांकित किया जाता है, डिजाइन को मानक निर्देशों का पालन करना चाहिए। यह संघीय अभिलेखागार संख्या 68 के आदेश में कहा गया है।

यह प्रकाशित किया कि एक पंजीकरण रजिस्टर में आदेशों का वर्गीकरण पास होना चाहिए कैलेंडर वर्ष के दौरान, फिर उन्हें संग्रह में जमा किया जाता है। पिछली पुस्तक को जारी रखने की मनाही नहीं है, लेकिन नए रिकॉर्ड के अनुसार।

स्थानीय दिशा-निर्देशों को अलग-अलग नंबर दिए गए हैं जो इससे संबंधित हैं:

• फर्म की संगठनात्मक गतिविधियों के लिए आदेश;
• कर्मियों के काम को विनियमित करने के उद्देश्य से आदेश।

पंजीकरण निर्देशिका को भरने की सटीकता, सटीक लेखांकन कार्मिक विशेषज्ञों द्वारा कर्तव्यों के प्रदर्शन के लिए मुख्य आवश्यकताएं हैं। प्रशासनिक दस्तावेजों के लिए अवधारण अवधि राज्य-स्तरीय निकायों के अनुरोध पर रिकॉर्ड के उपयोग की अनुमति देने के लिए डिज़ाइन की गई है, साथ ही यदि कर्मचारियों से डेटा की आवश्यकता उत्पन्न होती है।

नियोक्ता और कर्मचारियों के बीच संबंध अलग है। यदि एक विवादित स्थिति उत्पन्न हुई है, तो उच्च उदाहरण में कार्यवाही में लाया गया है, जर्नल में पाया गया आदेश विवाद के पक्षों के कार्यों की वैधता की पुष्टि या खंडन करके संघर्ष को हल करने की अनुमति देगा।

कोई एकीकृत जर्नल फॉर्म नहीं है जिसमें लेखांकन होता है, साथ ही आउटगोइंग प्रशासनिक दस्तावेज भी होता है। प्रत्येक संगठन को अपने विवेक से एक प्रकाशन विकसित करने का अधिकार है, लेकिन उसे कार्यालय के काम में प्रदान किए गए मानक नमूनों का पालन करना चाहिए।

दस्तावेज़ के संरचनात्मक पृष्ठांकित उपखंड की अनुशंसात्मक प्रकृति, साथ ही प्रत्येक शीट के कॉलम, जहां मुख्य उत्पादन के लिए उद्यम प्रबंधन के आदेश शामिल किए जाएंगे, में शामिल हैं निम्नलिखित मदें:

• शीर्षक पृष्ठ डिजाइन;
• जिम्मेदार व्यक्ति का पदनाम;
• पंजीकृत आदेशों की सूची।

होम पेजशामिल है:

• कंपनी का नाम;
• पुस्तक का उद्देश्य;
• तारीखों के अनुसार लेखांकन लेनदेन की शुरुआत और समाप्ति।

कॉलम में जिम्मेदार व्यक्तियों के बारे में जानकारी के साथ, निम्नलिखित इंगित किया जाना चाहिए:

• उन विशेषज्ञों के नाम जिन्हें रिकॉर्ड रखने, जर्नल भरने का काम सौंपा गया है;
• धारित पद, कर्मचारी किस आधार पर असाइनमेंट पूरा करते हैं;
• पूर्ण दायित्वों की पुष्टि करने वाला एक हस्ताक्षर।

जर्नल उन पृष्ठों पर आधारित है जहां प्रविष्टियां होती हैं:

• निर्दिष्ट सीरियल नंबरों पर स्थानीय कार्य;
• बनाए गए आदेश की तिथियां;
• आदेश किस संख्या के तहत जारी किया गया था;
• कागज के उद्देश्य के सारांश के रूप में दस्तावेज़ का नाम;
• प्रकाशित पृष्ठों की संख्या;
• उन अधिकारियों के पूरे नाम जिनके लिए दस्तावेज़ विकसित किया गया था।

पंजीकरण पुस्तक के पंजीकरण में मुख्य शर्त इसे हस्तांतरित डेटा की विश्वसनीयता है। सुधार, स्ट्राइकथ्रू, विशेष पदार्थों के साथ सुधार को बाहर रखा गया है।

आवश्यकताओं और नमूना भरना

जिस पत्रिका में कर्मियों के आदेश पंजीकृत हैं, उसकी संरचना समान है, अंतर उनके नाम में है, साथ ही उन व्यक्तियों के बारे में व्यक्तिगत जानकारी के पदनाम में जिनके संबंध में आदेश जारी किया गया था।

एक व्यक्तिगत आदेश विशिष्ट कर्मचारियों या पूरे विभाग की जिम्मेदारियों को नियंत्रित करता है। एक स्थानीय दस्तावेज़ एक साधारण विशेषज्ञ पर लागू होता है, मुख्य लेखाकारों और मुख्य कार्यकारी अधिकारियों की नियुक्तियों को अलग-अलग पुस्तकों में दर्ज किया जाता है.

सामान्य प्रक्रिया में अपनाए गए कर्मियों के आदेश, उनकी स्वीकृति और बर्खास्तगी के अलावा, इंगित करते हैं:

• अन्य पदों पर स्थानांतरण;
• कार्य प्रक्रियाओं का संयोजन;
• वेतन में परिवर्तन;
• व्यापार यात्राएं, छुट्टियां;
• पुरस्कृत;
• कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा का परिवर्तन।

नमूनों का उपयोग यह पता लगाने के लिए किया जा सकता है कि पंजीकरण संग्रह कैसे भरे जा रहे हैं। यदि कार्मिक अधिकारी कई प्रतियां प्राप्त करता है, तो उसके पास विभिन्न मूल के उत्पादन मामलों के प्रसंस्करण के लिए उसके निपटान रजिस्टर होंगे।

शीर्षक पृष्ठ निम्न प्रारूप में है:

आवश्यक दिशा के साथ एक पुस्तक बनाते समय, कलाकार को मुख्य पृष्ठ को निर्दिष्ट करना होगा, जो आदेशों का समूह यहां दर्ज किया जाएगा।

कार्मिक अधिकारी आवश्यकतानुसार पृष्ठ अनुभागों को पंक्तिबद्ध कर सकता है, किसी को अतिरिक्त कार्य की आवश्यकता नहीं है।

रिकॉर्ड रखने वाले जिम्मेदार कर्मचारियों के लिए एक अलग शीट बनाई जाती है।

प्रत्येक पृष्ठ का सक्षम डिजाइन नेतृत्व करेगा केवल अनुकूल परिणामों के लिएवित्तीय अधिकारियों द्वारा निरीक्षण के मामले में, आवश्यक आदेश के लिए खोज करता है। दस्तावेज़ीकरण की सटीकता उद्यम की छवि, उसमें काम करने वाली टीम को महत्व देती है।

पत्रिका संकलन

पंजीकरण पुस्तकें के लिए डिज़ाइन की गई हैं सक्षम कार्यालय का काम... मूल रूप से, एक क्लर्क के कर्तव्यों का पालन कार्मिक विभाग या कार्यालय के कर्मचारियों द्वारा किया जाता है।

कोई फर्क नहीं पड़ता कि इस तरह का कार्य कौन करता है, पत्रिकाओं का संकलन और प्रलेखन का पंजीकरण इसके अधीन है एक समान नियम:

• सभी मौजूदा कागजात, कार्यकारी, संदर्भ को ध्यान में रखें;
• पत्राचार एक बार दर्ज किया जाता है, संरचनात्मक प्रभागों द्वारा इसकी गतिविधियों को दर्ज नहीं किया जाता है;
• पंजीकरण दस्तावेजी प्रकार, लेखक की सामग्री के अनुसार किया जाता है;
• आउटगोइंग ऑर्डर के पंजीकरण की तारीख को उसके हस्ताक्षर के दिन के साथ जोड़ दिया जाता है।

पूरे वर्ष में उनकी प्राप्ति के क्रम में दस्तावेज़ों को संख्याएँ सौंपी जाती हैं; खोज विशेषता की विश्वसनीयता को मजबूत करने के लिए उन्हें दोहराया नहीं जा सकता है। इसके लिए, पंजीकरण संख्या के अलावा, अनुक्रमण के साथ दस्तावेजों को संपन्न किया जाता है - अतिरिक्त सम्मेलन... रिकॉर्ड पूरे साल रखे जाते हैं, लेकिन आधी-अधूरी किताब को बंद करना जरूरी नहीं है, उन्हें एक लाइन से अलग करना और नंबर 1 के तहत पंजीकरण के साथ नए साल की शुरुआत करना काफी है।

आप इस वीडियो से पता लगा सकते हैं कि पंजीकरण लॉग क्या होना चाहिए और उन्हें कैसे फ्लैश करना चाहिए।

किसी भी कानूनी स्थिति वाले संगठन में प्रत्येक कर्मचारी की कार्य गतिविधियों को औपचारिक रूप देने के लिए कार्मिक आदेशों का उपयोग किया जाता है। उनकी सामग्री के आधार पर, लेखांकन में बोनस, मजदूरी, अवकाश वेतन, मुआवजा शामिल है। यदि कोई कर्मचारी बैंक से ऋण लेना चाहता है, तो अन्य दस्तावेजों के अलावा, उसे अपनी श्रम गतिविधि पर दस्तावेज प्रदान करने की आवश्यकता होगी, जिसमें रोजगार के आदेश की एक प्रति शामिल है।

कर्मियों पर आदेश संगठन के कर्मचारियों के कार्य पथ को दर्शाते हैं, और विभिन्न अदालती कार्यवाही में उनके पास कानूनी बल होता है, जो विवाद के संस्करणों में से एक की पुष्टि करता है।

पचहत्तर वर्ष तक की शेल्फ लाइफ वाले ऑर्डर में निम्नलिखित शामिल हैं:

• मुख्य स्थान पर, अंशकालिक, अंशकालिक, रोटेशन के आधार पर, आदि पर काम पर रखने के बारे में।
• पेशेवर अवकाश के अवसर पर कर्मचारियों को कर्तव्यों के अच्छे प्रदर्शन या काम में उच्च प्रदर्शन के लिए पुरस्कृत करने पर।
• कर्मचारियों की आवाजाही पर (कर्मचारियों का दूसरे इलाके में काम करने के लिए, दूसरे विभाग में स्थानांतरण, कर्मचारियों के वेतन में बदलाव, उनकी पदोन्नति, आदि)।
• कर्मचारियों की बर्खास्तगी पर, कर्मचारी के अनुरोध पर या पार्टियों के समझौते से या अन्य आधारों पर अनुबंध की समाप्ति पर।
• कर्मचारियों को व्यापार यात्रा (विदेशी, लंबी) पर भेजने के बारे में।
• कर्मचारियों के स्वास्थ्य या जीवन के लिए हानिकारक या खतरनाक कामकाजी परिस्थितियों से संबंधित अवकाश या व्यावसायिक यात्राएं।
• कर्मचारियों को अवैतनिक अवकाश प्रदान करने पर।
• डेढ़, तीन साल तक के बच्चे की देखभाल के लिए एक कर्मचारी को छुट्टी देने पर।
• डेढ़, तीन साल से कम उम्र के बच्चे के लिए एक कर्मचारी के माता-पिता की छुट्टी से जल्दी बाहर निकलने पर।
• एक कर्मचारी का नाम, उपनाम, संरक्षक बदलने के बारे में।
• कर्मचारी प्रोत्साहन पर (सम्मान का प्रमाण पत्र, एक उपहार, बोनस, आभार, आदि प्रदान करना)।

पांच साल तक के शेल्फ जीवन के साथ, एक अलग समूह को कर्मियों के लिए आदेशों में भी विभाजित किया जा सकता है:

• अनुशासनात्मक कार्रवाई के बारे में।
• अल्पकालिक व्यापार यात्राओं के बारे में।
• वार्षिक भुगतान की छुट्टियों के बारे में।
• छुट्टियाँ, आदि।

समय के साथ, कोई भी संगठन दैनिक उपयोग के लिए बड़ी मात्रा में दस्तावेज़ जमा करता है। निरीक्षण, ऑडिट की स्थिति में या यदि किसी कर्मचारी को एक निश्चित प्रमाण पत्र प्रदान करना आवश्यक हो तो उनसे संपर्क किया जाता है।

आदेशों को सौंपे गए पत्रों को इंगित करना भी आवश्यक है, जो जर्नल में पंजीकरण के अधीन हैं:

• यह पचहत्तर वर्षों के शेल्फ जीवन वाले दस्तावेजों के लिए एक दवा है।
• के - अन्य दस्तावेजों के लिए, यदि वे पुस्तक में पंजीकृत हैं।

पत्रिका में ही निम्नलिखित कॉलम हैं:

• रिकॉर्ड संख्या। प्रत्येक प्रविष्टि को अपना स्वयं का नंबर दिया जाता है।
• आदेश की तिथि।
• कर्मियों के लिए आदेश संख्या।
• आदेश का प्रकार (एक कर्मचारी को काम पर रखना, उसे स्थानांतरित करना, बर्खास्तगी, आदि)। आदेश की संक्षिप्त सामग्री (गंतव्य, व्यापार यात्रा पर भेजने की तिथि, आदि)।
• उस कर्मचारी या कर्मचारियों का नाम जिन पर आदेश जारी किया गया था।
• आधार (पत्र या रोजगार अनुबंध की संख्या, या पूरक समझौता, आदि)।

साथ ही, पत्रिका के प्रत्येक पृष्ठ पर इसे भरने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर हो सकते हैं। आप पत्रिका से पत्रक नहीं हटा सकते; यदि किसी सुधार की आवश्यकता है, तो इसे अगले क्रमांक के तहत किया जाना चाहिए, और आपको इसका कारण भी बताना होगा कि इसे क्यों बनाया गया था।

मैं नमूना भरने और दस्तावेज़ प्रपत्र कहाँ से डाउनलोड कर सकता हूँ?

नमूना भरना डाउनलोड करेंकार्मिक आदेश रजिस्टरआप कर सकते हैं और यहाँ दस्तावेज़ का रूप है।​

कर्मियों पर आदेशों के पंजीकरण के जर्नल का इलेक्ट्रॉनिक रूप

कंपनी में कर्मियों के उच्च कारोबार के साथ और एक बड़े दस्तावेज़ प्रवाह के साथ एक पेपर जर्नल का उपयोग करके सभी दस्तावेजों के संचलन को ट्रैक करना बहुत कठिन है।

इसलिए, कंपनी के लिए कार्मिक दस्तावेजों को रिकॉर्ड करने के लिए जर्नल का इलेक्ट्रॉनिक रूप होना वांछनीय है, जो प्रत्येक व्यक्तिगत कर्मचारी के लिए आवश्यक जानकारी खोजने की प्रक्रिया में काफी तेजी लाएगा: जब वह एक व्यावसायिक यात्रा पर था, तो वह कितने दिनों में था छुट्टी पर बिताया, चाहे उसने बिना वेतन के छुट्टी ली हो, आदि।

लेखांकन और सुरक्षात्मक उपकरणों की सामग्री का जर्नल: भरने और चरण-दर-चरण निर्देशों का एक नमूना है

दस्तावेज़ के इलेक्ट्रॉनिक रूप का उपयोग करके, इस जानकारी को एकत्र करना काफी सरल होगा।पेपर संस्करण की लंबे समय तक और सावधानीपूर्वक समीक्षा करने की आवश्यकता होगी, और यदि आपको कर्मचारी की गतिविधियों का अध्ययन करने की आवश्यकता है, उदाहरण के लिए, चार वर्षों में, तो प्रक्रिया में बहुत समय लगेगा।

यदि कंपनी में प्रबंधन दस्तावेज़ प्रवाह 1C प्रोग्राम का उपयोग करके किया जाता है, तो सभी ऑर्डर स्वचालित रूप से इसमें पंजीकृत हो जाते हैं।

आंतरिक उपयोग के लिए एक्सेल में जर्नल का इलेक्ट्रॉनिक संस्करण बनाना भी संभव है।यदि कंपनी में पत्रिका को शुरू में इलेक्ट्रॉनिक रूप में रखा जाता है, तो बाद में छपी सभी शीटों को क्रमांकित, सिला जाता है, और फिर फाइलिंग के लिए सील कर दिया जाता है।