Denník registrácie personálu. Vzorový denník evidencie objednávok personálu

HR dokumentácia vyžaduje od zamestnanca presnosť a presnosť. Analyzovať dokumenty – to všetko si vyžaduje hlbokú koncentráciu a dodržiavanie právneho rámca. HR dokumentácia je základom, na ktorom stojí celá výroba.

Vzhľadom na všetky vyššie uvedené skutočnosti HR záznamy zvyčajne podliehajú častým kontrolám zo strany príslušných organizácií. Ako správne sú personálne dokumenty zostavené, určuje ich právnu silu.

Každý zamestnanec spoločnosti priamo závisí od toho, ako presne je vypracovaný v personálnej dokumentácii. Kým dokumentácia nie je riadne zaregistrovaná, v skutočnosti neexistuje.

Zamestnanci HR sú zvyčajne povinní viesť sériu denníkov, ktoré zaznamenávajú rôzne objednávky. Napríklad v jednom denníku sú aktivity organizácie zobrazené v objednávkach. A druhá obsahuje len zákazky pre personál. Sú aj časopisy, ktoré popisujú dovolenky resp.

Zvyčajne sú protokoly objednávok navzájom podobné v prítomnosti štandardných stĺpcov. Medzi týmito stĺpcami by mali byť náhradné stĺpce, ktoré v prípade potreby vyplnia príslušní pracovníci.

Zákon neustanovuje jednotnú formu pre všetky registračné denníky. Preto nižšie uvedieme našu vzorku takéhoto časopisu. Podnik má však právo vytvoriť si vlastnú formu registra objednávok.

Regulačný postup

Činnosť spoločnosti zahŕňa vytvorenie množstva dokumentov, ktorých zoznam je schválený nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25.08. 2010 č. 558. Základné ustanovenie tohto normatívneho dokumentu predpisuje povinnú dostupnosť lehôt na uchovávanie osobných záznamov.

Napríklad registračné denníky rôznych objednávok pre zamestnancov podniku sa musia uchovávať dve obdobia: 5 a 75 rokov. Keďže existujú 2 rôzne uzávierky, HR oddelenie musí viesť 2 takéto denníky naraz.

Objednávky môžu byť očíslované v ľubovoľnom poradí, keďže právny rámec toto poradie neurčuje. Zároveň existuje Štandardná inštrukcia Case Management, schválená Rosarkhiv (príkaz č. 68 z 27. novembra 00), podľa ktorej by sa objednávky mali číslovať v poradí v rámci jedného kalendárneho roka. Podľa tohto pokynu sú špecialisti povinní samostatne číslovať objednávky na činnosti podniku a príslušné objednávky.

Personálne účtovníctvo vyžaduje extrémnu presnosť od špecialistov, ktorí vedú dokumentáciu. Mali by ste poznať postup vedenia denníka rôznych zmlúv (napríklad pracovných zmlúv). Ak sú potrebné trojstranné cesné zmluvy, potom je zvyčajne potrebné ich uzavrieť s bankovými spoločnosťami.

Je potrebná údržba?

Záznamy sa uchovávajú 5 alebo 75 rokov

Ako sme už povedali, príkaz Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25. augusta 2010 č. 558 predpisuje potrebnú lehotu, počas ktorej je potrebné viesť záznamy o evidencii dokumentov podľa príkazov vo vzťahu ku všetkým činnostiam. organizácie. Na základe toho je zrejmé, že registračné denníky sa musia uchovávať.

Písomne alebo elektronicky?

Register je možné viesť v elektronickej forme. Právny rámec neupravuje žiadnu osobitnú formu dokumentácie objednávky, ktorá má navyše osobitné výhrady k jej evidencii. Tým posledným máme na mysli firmvér časopisu, tlačený certifikát či číslovanie.

V prípadoch, keď sa registračné protokoly vytvárajú v programe 1C, číslovanie objednávok nastáva samo. A potom vedenie opísanej dokumentácie v písomnej forme nie je povinné.

Odrody protokolov objednávok a ich príklady

Dnes je pre spoločnosti relevantný nasledujúci zoznam registračných časopisov:

o zamestnaní, prepúšťaní alebo prevode zamestnancov;
o vysielaní pracovníkov;
záznamy o dovolenke;
o disciplinárnych opatreniach alebo stimuloch.

Ako pracovať s časopisom

Mnohé podniky už dlho prešli na elektronickú dokumentáciu

Hlavné fázy práce na vedení registračných kníh sú nasledovné:

kompetentná organizácia kancelárskej práce;
vedenie dokumentácie súvisiacej s činnosťou hospodárskej a administratívnej časti;
spoľahlivé uchovávanie firemných dokumentov.

V skutočnosti je proces kancelárskej práce usilovnou prácou, v ktorej zohráva dôležitú úlohu veľký počet špecialistov v organizácii. Proces workflow a jeho formovanie sú priamou zodpovednosťou administratívneho oddelenia spoločnosti.

Oddelenie kancelárskej práce je však dosť vágny pojem, pretože jeho povinnosti zvyčajne vykonáva buď všeobecná služba, alebo sú pridelené úradu, čo závisí od veľkosti podniku.

Ak organizácia nie je veľká, potom za administratívnu prácu zvyčajne zodpovedá tajomník. Na samom začiatku práce by mal odborník vypracovať všeobecné pokyny na prácu s dokumentmi. Najlepšie je oficiálne zdokumentovať vypracované usmernenia.

V súčasnosti si spoločnosť vyvíja prácu s dokumentmi sama. Z tohto dôvodu regulačné právne akty nepredpisujú postup pri administratívnej práci, ale majú len poradný charakter.

Pre optimálne vytvorenie procesu pracovného toku by ste mali mať nasledujúce hlavné dokumenty:

návod na prácu v kancelárii. Tento dokument je miestnym aktom. Odráža celú objednávku prác súvisiacich s dokumentáciou prebiehajúcou v rámci organizácie. Ak firma momentálne nemá pripravené pravidlá nakladania s dokumentmi, tak písanie pokynov stráca na aktuálnosti. A potom je vhodné používať existujúce ustanovenia na dobu neurčitú.
nomenklatúra prípadov. Potrebný usporiadaný zoznam dokumentácie obsahuje jej stanovené termíny, v ktorých musí byť uchovávaná. Je potrebné určiť ďalší pohyb (premiestnenie do archívu alebo vyradenie).

Upozorňujeme, že časopis obsahuje objednávky týkajúce sa zamestnancov podniku. Úplný doslovný názov tohto časopisu musí byť uvedený na titulnej strane registračného časopisu. Tento názov by mal byť napísaný iba veľkými písmenami. Za názvom dokumentu by mal nasledovať úplný názov organizácie.

Ak je organizácia veľká, počet registračných kníh by mal zodpovedať počtu služieb alebo oddelení zapojených do procesu správy prípadov. Na titulnej strane by mal byť uvedený aj dátum registrácie registračnej knihy.

Časopis je potrebné zošiť, očíslovať a následne odovzdať na podpis a pečiatku vedeniu spoločnosti. Je obzvlášť dobré, ak je dokumentácia objednávky zapečatená očíslovanou pečaťou (všimnite si, že pečať nebude považovaná za platnú, ak jej číslo nebude zapísané v denníku).

Kto je zodpovedný?

Za vedenie denníka je zodpovedný konkrétny zamestnanec.

Hlavnú prácu podniku riadi predovšetkým jeho vedúci v osobe riaditeľa. Ten zase prideľuje zodpovednosť za zákazky a príkazy vedúcim oddelení.

Niekedy sú úlohy organizácie zložité. V tomto prípade riaditeľ vytvorí špeciálnu komisiu, ktorá zahŕňa odborníkov v rôznych oblastiach.

Objednávky by mali byť rozdelené do odrôd v závislosti od toho, či sú hlavné alebo prevádzkové. Možnosť klasifikácie objednávky:

Objednávky na hlavnú prácu podniku. Objednávky tejto úrovne sa vydávajú spolu s ďalšími úlohami hlavnej činnosti podniku.
Objednávky na prácu administratívy.
Objednávky pre túto klasifikáciu by sa mali evidovať a uchovávať oddelene. Je to spôsobené stanovenými lehotami skladovania. Príkazy o práci správy by sa mali uchovávať 5 rokov, pričom dokumenty upravujúce hlavné činnosti podniku sú trvalo uložené. Protokoly sú typom dokumentácie, ktorá je určená len na interné použitie. Nikto nemá právo previesť ho na zamestnancov podnikov tretích strán bez vedúceho spoločnosti.
Oboznámenie sa so zápismi do knihy jázd by sa malo uskutočniť len v prítomnosti osoby zodpovednej za túto knihu. Šéf spoločnosti pravidelne kontroluje register, aby sledoval a vyhodnocoval prácu duchovnej služby.

Zamestnanec zodpovedný za vedenie denníka objednávok je povinný viesť ho u seba. Keď časopis skončí, zodpovedná osoba by to mala označiť na zadnej strane.

Požadované položky

Evidencia osobných objednávok: vypĺňanie

Ako je uvedené vyššie, legislatíva neustanovuje osobitnú formu evidencie objednávok. Odborníci však poskytujú návod na hlavné časti časopisu, ktoré môžete použiť. Napríklad:

sériové číslo,
dátum objednávky,
číslo objednávky,
hlavný obsah objednávky,
zamestnanec,
osobné číslo,
základe objednávky.

Ukážka náhradných stĺpikov:

kto podpísal objednávku
kto nasleduje príkaz,
kde bola objednávka odoslaná,
Dátum prijatia,
referenčná značka atď.

Niekedy je potrebný stĺpec „Poznámky“. Potom by ste mali označiť toto: „záznam № ……………… v stĺpci № ………… je neplatný“. Potom sa vytvorí nový záznam.

Vzor vyplnenia denníka objednávok pre zamestnancov podniku

Registračné denníky sa majú uchovávať 75 rokov v súlade s nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie zo dňa 25.08.2010 č. 558.

Takéto protokoly by mali obsahovať objednávky nasledujúceho charakteru:

o nábore;
o kombinovaní profesií;
o profesionálnom rozvoji;
o zmene mena zamestnanca;
o dlhých služobných cestách.
o zamestnaneckých stimuloch;
o prázdninách
v službe;
o prevode;

Protokoly obsahujúce nasledujúce pokyny by sa mali uchovávať 5 rokov:

o zmenách,
o štúdiu a riadnych prázdninách,
o krátkych služobných cestách,
o disciplinárnom konaní

Ako spätne evidovať objednávky

Spätná registrácia objednávok je vylúčená, pretože registračné denníky by mali byť očíslované, zošité a zapečatené. V podnikoch sa však často vyskytujú prípady porušenia registračného postupu, pretože nastávajú situácie, v ktorých má záujem zamestnanec aj administratíva.

Existujú dva prijateľné spôsoby, ako obísť postup registrácie:

Metóda jedna. Ak úrad nevykonal následnú evidenciu objednávok, potom je možné objednávku evidovať spätne.
Metóda dva. Ak bola vykonaná následná registrácia, potom sa na meno vedúceho organizácie napíše poznámka, ktorá popisuje aktuálnu situáciu. Objednávka je zaregistrovaná s aktuálnym číslom. V praxi sa takýto príkaz vydáva pod zlomkom 11/1-P (alebo pod akýmkoľvek indexom, písmeno indexu nemá právnu silu.). Táto možnosť je výhodnejšia v prípade kontroly príslušnými orgánmi.

Za zmienku stojí najmä poradie, v ktorom sa chyby opravujú. Ak sa objavia, mali by sa úplne nahradiť iba tie dokumenty, ktoré sa neprekrývajú s dokumentmi, ktoré nemožno nahradiť.

Spätná registrácia dokumentov by mala byť primeraná prevládajúcim situáciám. Napríklad zamestnanec má nehodu mimo podniku a oboznámenie sa s objednávkou a podpis tohto zamestnanca sa zaeviduje spätne. Táto skutočnosť len pritiahne pozornosť riadiacich orgánov.

Video materiál vás oboznámi s bežnými chybami pri vedení personálnej evidencie:

Pomenovaný denník sa musí v podniku povinne viesť, pretože vám umožňuje maximálne optimalizovať prácu s administratívnymi dokumentmi pre hlavné činnosti podniku vrátane:

odhadnúť celkový počet zaregistrovaných objednávok tohto typu;
vykonať rýchle vyhľadávanie konkrétneho administratívneho dokumentu;
napraviť skutočnosť vydania príkazu, aby bolo možné v budúcnosti potvrdiť jeho právnu silu.

Okrem toho zákon priamo ustanovuje túto povinnosť pre organizáciu (pozri odsek „a“ článku 258 Zoznamu štandardných administratívnych archívnych dokumentov, schváleného nariadením Ministerstva kultúry Ruska zo dňa 25.08.2010 č. 558, ďalej len - Súpis č. 558).

Vo všeobecnosti takéto protokoly podliehajú trvalému ukladaniu v organizácii. V ostatných prípadoch, keď sa informácie v nich obsiahnuté môžu použiť na vedecké a referenčné účely, sa takéto časopisy prenesú na uchovávanie do štátneho archívu.

Formulár denníka evidencie objednávok na hlavnú činnosť

Legislatíva nestanovuje jednotnú zavedenú formu takéhoto časopisu, preto je každá organizácia kompetentná vypracovať a schváliť jeho obsah a formu podľa vlastných potrieb.

Prijateľné je vedenie v papierovej alebo elektronickej forme.

V prvom prípade je potrebné riadne očíslovať strany časopisu, prišiť ho a nalepiť pečať organizácie. Okrem toho sa na firmvér aplikuje špeciálna nálepka, ktorá označuje:

počet zošitých listov;
pozíciu a celé meno atestujúca osoba (spravidla vedúci organizácie alebo iný zamestnanec určený príkazom).

Takúto nálepku musí podpísať aj zodpovedná osoba. Pečať organizácie, ktorou je pripevnený certifikačný nápis, musí byť na nej aspoň o tretinu.

Ak je časopis vedený v elektronickej forme pomocou špecializovaných programov alebo databáz, potom nie je potrebné duplikovať ho na papieri, ak takáto požiadavka nie je zakotvená v miestnych predpisoch organizácie. Hlavná vec je, že takýto dokument sa uchováva v podniku a dodržiavajú sa lehoty na uchovávanie, ktoré sú ustanovené požiadavkami zákona (pozri bod 2.30 Pravidiel pre organizovanie, uchovávanie, vypĺňanie ..., schváleného príkazom Ministerstvo kultúry Ruska zo dňa 31.03.2015 č. 526).

Vzorový denník evidencie objednávok na hlavnú činnosť

Takýto protokol sa štandardne vedie vo forme tabuľky obsahujúcej nasledujúce stĺpce:

poradové číslo záznamu;
dátum zverejnenia administratívneho dokumentu;
názov objednávky;
zhrnutie administratívneho dokumentu;
zamestnanec zodpovedný za vykonanie príkazu (uveďte jeho pozíciu a celé meno);

Zamestnanci sú povinní viesť personálny denník, ktorý by mal obsahovať všetky príkazy vydané vedením podniku pre jednotlivého zamestnanca.

Neexistuje jednotná zavedená forma časopisu a organizácia má právo vytvoriť si vlastnú formu. Povinná evidencia objednávok zahŕňa:

Vážený čitateľ! Naše články hovoria o typických spôsoboch riešenia právnych problémov, ale každý prípad je jedinečný.

Ak chcete vedieť ako presne vyriešiť váš problém - kontaktujte online formulár poradcu vpravo alebo zavolajte telefonicky.

Je to rýchle a zadarmo!

Poradie zápisu do personálu zamestnancov.
O ďalšej práci zamestnanca počas hlavnej.
na základe objednávky: s povýšením alebo znížením ceny.
O pokutách, stimuloch, oceneniach uvalených na zamestnanca.
O zvyšovaní kvalifikácie zamestnanca na základe úspešného absolvovania doškoľovacieho kurzu.
V prípade zmeny osobných údajov je vydaný príkaz na zmenu priezviska s uvedením dôvodov.
O vyplatení prémií alebo súm stimulov, ktoré nesúvisia s hlavnými zarobenými prostriedkami.
Napríklad o odchode na dovolenku s platom alebo bez neho, c.
Zamestnanecký cestovný príkaz.
A ďalšie dôležité príkazy súvisiace s pracovnou činnosťou zamestnanca.

Legislatívny rámec

Zápisy do denníka sa vedú na základe niekoľkých zákonov a vyhlášok:

čl. 86 Zákonníka práce Ruskej federácie určuje pozíciu pri zadávaní osobných údajov zamestnanca.
V súlade s oddielom VI Zákonníka práce Ruskej federácie určila ustanovenia o mzde, ktoré sú uvedené v.
Článok 123 Zákonníka práce Ruskej federácie pracovná dovolenka je regulovaná.
Články 15, 56, 67 Zákonníka práce Ruskej federácie upravujú, na základe ktorých sa vydáva príkaz na prijatie do práce.
čl. 68 Zákonníka práce Ruskej federácie určuje postup pri vydávaní príkazu na zápis.
Článok 128 Zákonníka práce Ruskej federácie upravuje poskytovanie neplateného voľna na študijné voľno zamestnanca.
čl. 358 rádu Rosarkhiv určuje postup vedenia evidencie zákaziek pre personál.

Doby skladovania

Lehoty uchovávania evidenčného denníka sa riadia ustanoveniami „Základných pravidiel pre prácu s archivačnými dokumentmi“ a závisia od stanovených podmienok.

Všetky objednávky môžu byť zoskupené podľa tohto ukazovateľa a formované do samostatných prípadov.

Archivované obdobie do 75 rokov zahŕňa vystavené príkazy na zaradenie do kolektívu, prepustenie, preloženie do inej divízie spoločnosti, registráciu odmien a stimulov. Tiež objednávky na získanie povýšenia, kvalifikácie a vysokej pracovnej triedy podliehajú skladovaniu 75 rokov.
Až 5 rokov uchovávajú objednávky na dovolenkách, pri ukladaní pokút, služobných cestách a v službe v podniku. Táto kategória zahŕňa príkazy na prácu po pracovnej dobe s peňažnou náhradou za spracovanie nad stanovený čas.

Požiadavky

Môžete použiť špecializovaný formulár špeciálne vyvinutý ministerstvom financií alebo môžete použiť svoj vlastný, to je tiež povolené.

Najdôležitejšou požiadavkou je, že musíte viesť denník podľa pravidiel kancelárskej práce:

Titulná strana musí obsahovať názov spoločnosti a označenie časopisu. Evidencia objednávok bude obsahovať atribúty objednávok pre personál spoločnosti.
Je potrebné uviesť poradové číslo zväzku, dátum vytvorenia. Na konci denníka je na titulnej strane uvedený dátum ukončenia zápisov. Keďže takýto časopis sa uchováva až 75 rokov, doba uchovávania je uvedená v názve.
Denník by mal viesť určený personalista, je menovaný samostatným príkazom vedenia spoločnosti. Zodpovedná osoba a dátum menovania sú uvedené na prvej strane. Ďalej je potrebné evidovať údaje o osobe zodpovednej za vyplnenie: zamestnanecká pozícia, číslo menovacieho príkazu a podpis zodpovedného zamestnanca. Ak došlo k zmene zodpovedného, potom sa informácie o ňom zadávajú podobným spôsobom.
Listy denníka sú určené na evidenciu objednávok a objednávok pre personál, v každom stĺpci sa uvádzajú poradové čísla administratívneho dokladu. Uveďte aj typ objednávky: o prijatí zamestnanca alebo o jeho prepustení. Predpisujú celé meno, funkciu, urgent alebo bol zamestnanec prijatý a uvádzajú dátum a číslo administratívneho dokladu. Ak sa vyskytli chyby, opravené údaje sú potvrdené podpisom zodpovednej osoby.
Listy denníka by mali byť očíslované, táto akcia zabráni nahradeniu informácií. Zásobník je tiež čipkovaný a zapečatený.

Evidencia objednávok

Personalisti evidujú vydané príkazy na personál v samostatnom vestníku v deň jeho zverejnenia a každý príkaz vedenia týkajúci sa zamestnancov podlieha evidencii.

Registrovaná objednávka má právnu silu a ak sa tak nestane, objednávka stráca platnosť. Denník sa vedie za aktuálny rok, číslovanie sa robí od začiatku. Takéto príkazy sa vypracúvajú v súlade s požiadavkami Zákonníka práce Ruskej federácie a slúžia ako dobrý dôvod na zápis do pracovnej knihy zamestnanca.

Ako vidíte z uvedeného príkladu, denník obsahuje:

Poradové číslo zaznamenaného záznamu.
Číslo objednávky, na základe ktorej prebieha registrácia.
Celé meno zamestnanca.
Oddelenie, kde bude zamestnanec pracovať.
Jeho zamestnanecká pozícia.
Pridelené osobné číslo zamestnanca.
Údaje o pracovnej zmluve: číslo a dátum uzatvorenia.
Ďalšie informácie.

Skúsení personalisti kategorizujú zákazky podľa personálu podľa ich dôležitosti a zvlášť evidujú dlhodobé a urgentné zákazky.

Okrem základných príkazov pre zamestnanca podliehajú registrácii aj dodatočné pracovné zmluvy, príkazy na dovolenku, disciplinárne sankcie a stimuly pre zamestnancov.

Každá objednávka môže mať svoj jedinečný kód, pomocou ktorých bude potom jednoduchšie nájsť potrebné informácie, napríklad objednávky dovolenky sú kódované písmenom „O“, pre penále – „B“, pre pracovné cesty zamestnancov – „KM“.

Pravidlá plnenia

Je povolené zaregistrovať meno a priezvisko zamestnanca v skrátenej forme, ak spoločnosť nemá menovca. Potom je meno a priezvisko predpísané v plnom rozsahu.

Záznamy sa číslujú postupne, najčastejšie sa však uvádza index a poradové číslo.

Dátum je vyrazený v obvyklom formáte „DD.MM.RRRR“

Samostatná kolónka „typ objednávky“ je určená na objasnenie podľa objednávky: prijatie k personálu, povzbudenie alebo vyzdvihnutie, odchod na dovolenku. Uvádzajú sa tu dôvody vystavenia príkazu, napríklad dohoda o naviac prácach a pod.

Tento časopis je možné viesť ako v bežnej papierovej forme, tak aj v elektronickej forme. Elektronická verzia by mala byť chránená pred prístupom náhodných ľudí: nastavte si heslo. Všetky pravidlá pre evidenciu objednávok platia aj pre elektronickú verziu. Elektronickú verziu je možné kedykoľvek poslať do tlače a vydať v súlade s požiadavkami kancelárskej práce.

Ťažba dreva

Personálna politika v každom podniku je iná, existujú však všeobecné pravidlá pre evidenciu personálnych objednávok, s trvanlivosťou do 5 rokov, zahŕňajú krátkodobé objednávky, napríklad na pracovnej ceste zamestnanca, zaslanie na školenie. kurzy, odchod na dovolenku.

Registráciou sa rozumie zápis informácií o objednávke do osobitnej knihy, ktorá jej dáva právny význam.

Všetky personálne zákazky sú označované ako interná dokumentácia a forma registra nie je striktne stanovená. Úložná lehota začína plynúť od dátumu poslednej registrácie.

Denník môže obsahovať aj ďalšie informácie, napríklad dôvody na vydanie objednávky. Na titulnej strane môžete uviesť zoznam objednávok, napríklad príkazy na dovolenku alebo práceneschopnosť. Neexistujú síce žiadne požiadavky na indexovanie logov, no pre prácu HR oddelenia je to oveľa pohodlnejšie.

Časopis obsahuje 9 stĺpcov:

Poradové číslovanie objednávky.
Dátum vydania.
Číslovanie objednávok.
Typ je popísaný: o prijatí, prepustení. Zaregistrujte sa úplne, bez skratiek.
Údaje o zamestnancoch.
Dôvod vystavenia objednávky: na základe žiadosti, pracovnej zmluvy, dohodou zmluvných strán.
Stĺpec pre podpis zamestnanca na oznámení o stiahnutí objednávky, napríklad o prepustení. Ak nechce uviesť svoj podpis, uveďte to na samostatnom riadku.
Je uvedená pozícia zamestnanca, ktorý eviduje objednávku.
Podpis zodpovedného exekútora.

Registrácia

Osobitná pozornosť by sa mala venovať číslovaniu listov, a to listov, a nie strán časopisu. Na konci uveďte počet očíslovaných strán.

Zásobník by mal byť prešitý silnou niťou, pretože jeho skladovanie bude dlhé a vlákna sa môžu z času na čas znehodnotiť.

Pre trvanlivosť by mala byť 2 krát prešitá. Konce nite sú ponechané na prednej strane zásobníka a sú zviazané na uzol. Na vláknach je nalepená papierová nálepka, na ktorej je uvedený dátum ukončenia denníka, číslo objednávky pri jeho dokončení a na hárok sa podpisuje osoba zodpovedná za jeho údržbu.

Požiadavky na podpis sú prísne: musí byť čitateľný. Potom musíte nalepiť pečať spoločnosti tak, aby zakrývala podpis zodpovednej osoby a na uzly nití. Nite by mali byť naplnené lepidlom, aby sa kniha neporušila.

Riešenie výrobných problémov, prepúšťanie zamestnancov, obsadzovanie zamestnancov novým personálom - tieto postupy odrážajú súčasné aktivity každého podniku.

Prevádzkové opatrenia neprechádzajú bez zanechania stopy, keď sa výkon vykonáva na príkaz vedúceho, príkazy sa zaznamenávajú na oddelení ľudských zdrojov v poradí podľa priority. Na evidenciu vytvorených objednávok špeciálny časopis.

Čo to je a prečo je zostavený

Prácu firiem organizuje regulovaný harmonogram... Na zabezpečenie konzistentnosti medzi výrobnými miestami sa mnohé procesy vykonávajú na základe písomných príkazov vydaných manažmentom. Oni nosia miestny charakter... Je potrebné vziať do úvahy správne vyhotovené administratívne dokumenty vydané na oboznámenie personálu.

Na základe miestneho poriadku vedúceho organizácie v rámci nej prebieha:

rozdelenie zákazky podľa funkčných povinností;
konsolidácia právnych úkonov;
zamestnávanie a prepúšťanie zamestnancov;
postupovanie na pozíciách s propagáciou kategórie a kategóriami;
schvaľovanie predpisov, pokynov, pravidiel;
rôzne výrobné činnosti.

Povinnosť zohľadňovať aktuálne doklady objednávacieho charakteru má personálny personál... S ich pomocou sa vykonáva kontrola nad tokom dokumentov spoločnosti. Pre pohodlie kancelárskej práce zamestnávatelia vytvárajú dva druhy registračných kníh.

V jednom z nich sú zaznamenané príkazy správy zamerané na hlavné činnosti, kde prebieha schvaľovanie:

miestne akty;
personálny stôl;
zodpovedné osoby;
certifikačné komisie;
vykonávanie auditov;
prevádzkový režim.

Ďalší časopis bude oboznamovať s príkazmi vedenia o personálnych pohyboch zamestnancov podniku. V legislatíve nie sú jasné nariadenia o počte vedení registratúrnych kníh, túto otázku rieši podnikateľ. Oddelenie účtovníctva objednávok je potrebné na klasifikáciu objednávok podľa doby použiteľnosti.

Regulačná regulácia

Vyhláška Ministerstva kultúry Ruska č. 558 z 25. augusta 2010 zverejnená zoznam papierov, ktorým sa odporúča vytvárať podniky v rámci svojej činnosti.

Vo svojej základnej polohe je predpísaná normatívnym aktom. Uvádzajú sa termíny personálneho pracovného toku, kde sa má uchovávať evidencia personálnych zákaziek 5 alebo 75 rokov.

Odchádzajúce administratívne dokumenty sú očíslované v poradí ich vytvorenia, dizajn musí spĺňať štandardné pokyny. Uvádza sa to v nariadení spolkového archívu číslo 68.

Zverejnila, že klasifikácia zákaziek v jednom registratúrnom registri musí prejsť počas kalendárneho roka, potom sa uložia do archívu. Nie je zakázané pokračovať v predchádzajúcej knihe, ale podľa nových záznamov.

Miestnym usmerneniam sú priradené samostatné čísla, ktoré sa týkajú:

objednávky na organizačnú činnosť firmy;
príkazy zamerané na reguláciu práce personálu.

Presnosť vyplnenia registračného adresára, presné účtovníctvo sú hlavnými požiadavkami na plnenie povinností personálnymi špecialistami. Lehoty uchovávania administratívnych dokumentov sú navrhnuté tak, aby umožňovali použitie záznamov na požiadanie orgánov štátnej správy, ako aj v prípade potreby údajov zo strany zamestnancov.

Vzťah medzi zamestnávateľom a zamestnancami je odlišný. Ak nastala sporná situácia prednesená do konania vo vyššej inštancii, poradie nájdené vo vestníku umožní vyriešiť konflikt potvrdením alebo vyvrátením zákonnosti konania strán sporu.

Neexistuje jednotná forma denníka, v ktorej sa vedie účtovníctvo, ako aj odchádzajúca administratívna dokumentácia. Každá organizácia má právo vypracovať publikáciu podľa vlastného uváženia, ale musí spĺňať štandardné vzory stanovené pre kancelársku prácu.

Odporúčaný charakter štruktúrneho stránkovaného členenia dokumentu, ako aj stĺpec každého listu, kde budú zahrnuté objednávky vedenia podniku pre hlavnú výrobu, zahŕňa nasledujúce položky:

dizajn titulnej strany;
určenie zodpovednej osoby;
zoznam zaregistrovaných objednávok.

Domovská stránka obsahuje:

názov spoločnosti;
účel knihy;
začiatok a koniec účtovných operácií podľa dátumov.

V stĺpci s informáciami o zodpovedných osobách by sa malo uviesť:

mená odborníkov, ktorí sú poverení vedením záznamov a vypĺňaním denníka;
zastávaná pozícia, na akom základe zamestnanci vykonávajú úlohu;
podpis potvrdzujúci splnené povinnosti.

Časopis je založený na stránkach, na ktorých sú záznamy:

miestne úkony o pridelených sériových číslach;
dátumy vytvorenej objednávky;
pod akým číslom bol príkaz vydaný;
názov dokumentu vo forme súhrnu účelu príspevku;
počet publikovaných strán;
celé mená úradníkov, pre ktorých bol dokument vypracovaný.

Hlavnou podmienkou pri registrácii registračnej knihy je spoľahlivosť údajov, ktoré sa do nej prenášajú. Opravy, prečiarknutie, oprava špeciálnymi látkami sú vylúčené.

Požiadavky na plnenie a vzorka

Denník, v ktorom sa evidujú personálne príkazy, má podobnú štruktúru, rozdiely sú v ich názve, ako aj v označení osobných údajov osôb, na ktoré bol príkaz vydaný.

Personalizovaná objednávka upravuje povinnosti konkrétnych zamestnancov alebo celého oddelenia. Miestny dokument sa vzťahuje na bežného špecialistu, menovania hlavných účtovníkov a generálnych riaditeľov sa zaznamenávajú v samostatných knihách.

Príkazy pre zamestnancov prijaté vo všeobecnom postupe okrem ich prijatia a prepustenia uvádzajú:

presuny na iné pozície;
kombinácia pracovných procesov;
zmeny v platoch;
služobné cesty, dovolenky;
odmeňovanie;
zmena osobných údajov zamestnanca.

Vzorky možno použiť na sledovanie toho, ako sa plnia registračné zbierky. Ak personalista získa viacero kópií, bude mať k dispozícii registre na spracovanie výrobných prípadov rôzneho pôvodu.

Titulná strana je v nasledujúcom formáte:

Pri vytváraní knihy s požadovaným smerom bude musieť interpret určiť hlavnú stránku, ktorá skupina objednávok sa tu bude zaznamenávať.

Personalista si môže zoradiť časti stránky podľa potreby, nikto nepotrebuje prácu navyše.

Pre zodpovedných zamestnancov, ktorí musia viesť evidenciu, je vytvorený samostatný list.

Kompetentný dizajn každej stránky povedie len k priaznivým výsledkom v prípade kontrol zo strany fiškálnych orgánov hľadá potrebný poriadok. Presnosť dokumentácie dáva váhu obrazu podniku, tímu, ktorý v ňom pracuje.

Kompilácia časopisu

Registračné knihy sú určené pre kompetentná kancelárska práca... V podstate povinnosti referenta plnia zamestnanci personálneho oddelenia alebo úradu.

Bez ohľadu na to, kto takúto funkciu vykonáva, podlieha zostavovanie časopisov a evidencia dokumentácie jednotné pravidlá:

vziať do úvahy všetky aktuálne dokumenty, výkonné, referenčné;
Korešpondencia sa eviduje raz, jej pohyby podľa štrukturálnych delení sa nezaznamenávajú;
registrácia sa vykonáva podľa druhu dokumentu, obsahu autora;
dátum registrácie odchádzajúcej objednávky sa spája s dňom jej podpisu.

Čísla sa priraďujú dokladom v poradí ich prijatia počas celého roka, nemožno ich opakovať, aby sa upevnila spoľahlivosť vyhľadávacieho atribútu. Na tento účel sú dokumenty okrem registračných čísel vybavené indexovaním - dodatočné konvencie... Evidencia sa vedie počas celého roka, nie je však potrebné uzatvárať poloprázdnu knihu, stačí ju oddeliť čiarou a nový rok začať zápisom pod č.1.

O tom, aké by mali byť registračné protokoly a ako ich flashovať, sa dozviete z tohto videa.

Personálne príkazy slúžia na formalizáciu pracovných činností každého zamestnanca v organizácii s akýmkoľvek právnym postavením. Účtovníctvo podľa obsahu zahŕňa prémie, mzdy, dovolenku, náhrady. Ak si zamestnanec chce vziať pôžičku od banky, bude musieť okrem iných dokumentov poskytnúť aj dokumenty o svojej pracovnej činnosti, ktoré zahŕňajú kópiu príkazu na zamestnanie.

Personálne príkazy odzrkadľujú pracovnú cestu zamestnancov organizácie av rôznych súdnych konaniach majú právnu silu a potvrdzujú jednu z verzií sporu.

Objednávky s dobou použiteľnosti až 75 rokov zahŕňajú:

O nábore na hlavnom mieste, na čiastočný úväzok, na čiastočný úväzok, na striedavý úväzok atď.
O odmeňovaní zamestnancov za dobré plnenie povinností alebo vysoký výkon v práci, pri príležitosti pracovného sviatku.
O pohybe zamestnancov (presun zamestnancov na prácu do inej lokality, na iné oddelenie, zmeny v mzdách zamestnancov, ich povýšenie a pod.).
Pri prepustení zamestnancov, pri ukončení zmluvy na žiadosť zamestnanca alebo na základe dohody strán alebo z iných dôvodov.
O vyslaní zamestnancov na pracovnú cestu (zahraničnú, dlhú).
Dovolenka alebo pracovné cesty súvisiace s pracovnými podmienkami škodlivými alebo nebezpečnými pre zdravie alebo život zamestnancov.
O poskytovaní neplateného voľna zamestnancom.
O poskytnutí voľna zamestnancovi na starostlivosť o dieťa do jedného a pol, troch rokov.
Pri predčasnom odchode zamestnanca z rodičovskej dovolenky pre dieťa do jedného a pol roka tri roky.
O zmene mena, priezviska, priezviska zamestnanca.
O zamestnaneckých stimuloch (ocenenie čestným certifikátom, darčekom, prémiami, poďakovaním atď.).

Samostatnú skupinu možno rozdeliť aj na objednávky pre personál s trvanlivosťou do piatich rokov:

O disciplinárnom konaní.
O krátkodobých služobných cestách.
O ročnej platenej dovolenke.
Prázdniny atď.

V priebehu času každá organizácia nahromadí veľké množstvo dokumentov určených na každodenné použitie. Kontaktuje ich v prípade kontroly, auditu, alebo ak je potrebné poskytnúť zamestnancovi určitý certifikát.

Je tiež potrebné uviesť písmená priradené k objednávkam, ktoré podliehajú registrácii v denníku:

je to liek na doklady s trvanlivosťou sedemdesiatpäť rokov.
K - pre ostatné doklady, ak sú evidované v knihe.

Samotný denník obsahuje nasledujúce stĺpce:

Číslo záznamu. Každému záznamu je priradené vlastné číslo.
Dátum objednávky.
Číslo objednávky pre personál.
Typ objednávky (prijatie zamestnanca, jeho presťahovanie, prepustenie atď.). Stručný obsah objednávky (destinácia, dátum odoslania na pracovnú cestu a pod.).
Meno zamestnanca alebo zamestnancov, na ktorých bol príkaz vydaný.
Základ (číslo listu alebo pracovnej zmluvy, resp. dodatku a pod.).

Na každej strane časopisu môže byť aj podpis osoby zodpovednej za jej vyplnenie. Z denníka nemôžete odstrániť listy; ak je potrebná oprava, musí sa vykonať pod nasledujúcim sériovým číslom a uviesť aj dôvod, prečo bola vykonaná.

Kde si môžem stiahnuť vzorové vyplnenie a formulár dokumentu?

Stiahnite si vzorovú náplňevidenciu osobných objednávokmôžete A tu je forma dokumentu.

Elektronická forma denníka evidencie objednávok personálu

S vysokou fluktuáciou personálu v spoločnosti a s veľkým tokom dokumentov je veľmi ťažké sledovať pohyb všetkých dokladov pomocou papierového denníka.

Preto je žiaduce, aby spoločnosť mala elektronickú formu denníka na evidenciu personálnych dokladov, čím sa výrazne urýchli proces zisťovania požadovaných informácií pre každého jednotlivého zamestnanca: kedy bol na pracovnej ceste, koľko dní mal strávil na dovolenke, či čerpal dovolenku bez mzdy a pod.

Vestník účtovníctva a obsah ochranných prostriedkov: vzor vyplnenia a pokyny krok za krokom sú

Pomocou elektronickej formy dokumentu bude zber týchto informácií celkom jednoduchý. Papierovú verziu bude potrebné prehodnocovať dlho a pozorne a ak si potrebujete naštudovať činnosť zamestnanca napríklad o štyri roky, tak ten proces zaberie veľa času.

Ak sa tok riadiacich dokumentov v spoločnosti vykonáva pomocou programu 1C, potom sa v ňom automaticky zaregistrujú všetky objednávky.

Pre interné použitie je tiež možné vytvoriť elektronickú verziu časopisu v Exceli. Ak je časopis vo firme spočiatku vedený v elektronickej forme, potom sa všetky hárky, ktoré boli následne vytlačené, očíslujú, zošijú a následne zapečatia na založenie.