Personálny audit je rozsiahly proces, počas ktorého sa posudzujú všetky zložky procesu personálneho manažmentu, personálny potenciál spoločnosti a analyzuje sa efektívnosť systému personálneho manažmentu. Jednou z etáp tohto procesu je audit vedenia personálnych záznamov. Všetci personalisti chápu, že v personálnych dokumentoch by mal vládnuť ideálny poriadok. V tomto prípade nie je strašidelné prijať inšpekčného inšpektora a je ľahšie obhájiť svoju pozíciu v pracovnom spore so zamestnancom. Nie vždy však všetko funguje dokonale a ako zistíte, či sú v práci skutočne chyby? Toto pomôže HR audit. Poďme zistiť, čo je personálny audit, v akých situáciách sa vykonáva, z akých etáp pozostáva a ako ho možno vykonať svojpomocne.
Potreba tejto udalosti v spoločnosti vzniká v týchto prípadoch:
- pri zmene personálneho zamestnanca zodpovedného za vedenie personálnej evidencie (pri odvolaní alebo preradení na inú pozíciu, do inej divízie, pobočky);
- po doručení objednávky inšpektorátom práce o pripravovanej plánovanej kontrole;
- keď hrozí audit po prepustení poškodeného zamestnanca (nevyplatenie mzdy, odmeny načas, prepustenie z iniciatívy zamestnávateľa);
- keď dôjde k zmene vo vedení organizácie;
- pri uvedení personálnej dokumentácie do súladu s platnou legislatívou po zmenách v nej.
Môžete si to overiť sami. V tomto prípade je potrebné vydať príkaz na vykonanie HR audit v organizácii určiť ciele a zámery tohto podujatia, vytvoriť vhodnú komisiu (napríklad zloženú z právnika, zástupcu hlavného účtovníka, vedúceho personálneho oddelenia), určiť načasovanie auditu. Uvažujme o hlavných fázach vykonávania koncepcie auditu riadenia personálnych záznamov v organizácii.
I. Stanovenie balíka potrebných dokumentov
Každý zamestnávateľ musí pomocou legislatívneho rámca vytvoriť miestne predpisy pre svoju organizáciu. Prijatím miestnych predpisov zamestnávateľ vytvára vnútorný právny rámec, ktorý odráža pracovné podmienky vytvorené pre zamestnancov v tejto konkrétnej organizácii.Najprv musíte urobiť zoznam dokumentov, ktoré musia byť v personálnej službe. Povinnosť niektorých dokladov je priamo definovaná v Zákonníku práce. Napríklad záväznosť pracovných zmlúv je stanovená v článkoch 56 a 67, pracovné knihy v článku 66, vnútorné pracovné predpisy v článku 189 a rozvrh dovoleniek v článku 123.
Mnohé miestne predpisy sú nepriamo rozobraté v Zákonníku práce (napr. personálny stôl uvedené v článkoch 15, 57 Zákonníka práce Ruskej federácie). To však neznamená, že ich netreba mať na personálnom oddelení. Potreba mnohých dokladov je okrem Zákonníka práce zakotvená aj v ďalších predpisoch, napríklad Kniha účtovníctva pohybu pracovných kníh a ich príloh je uvedená vo vyhláške vlády Ruskej federácie zo 16. 2003 č. 225.
Niektoré dokumenty majú poradný charakter, napríklad jednotné formy personálnych príkazov. Napriek tomu sa však musí personálna dokumentácia udržiavať presne podľa jednotných formulárov, pretože mnohé z nich idú do účtovného oddelenia organizácie (napríklad na mzdy) av tomto prípade už môžeme hovoriť o povinnej povahe týchto dokumentov.
Netreba zabúdať, že zamestnávateľ je po novom povinný pri podpise oboznámiť zamestnancov s prijatými miestnymi predpismi, ktoré priamo súvisia s ich pracovnou činnosťou, a to ešte pred podpisom. pracovná zmluva(články 22, 68 Zákonníka práce Ruskej federácie). Preto musíte vypracovať zoznam oboznamovania s týmito dokumentmi alebo viesť zoznam oboznamovania.
Okrem vyššie uvedenej dokumentácie existujú dokumenty, ktoré sa za určitých podmienok stávajú povinnými (pozri tabuľku).
| Povinné doklady | Komentáre |
| Vnútorné pracovné predpisy, predpisy o ochrane osobných údajov zamestnancov, pokyny na ochranu práce, pracovné zmluvy | Každý zamestnávateľ musí mať tieto miestne predpisy. Zostavené v akejkoľvek forme. Znakom obsahu všetkých miestnych dokumentov je prítomnosť podmienok, ktoré nemôžu zhoršiť situáciu pracovníkov v porovnaní s podmienkami ustanovenými Zákonníkom práce a inými regulačnými právnymi aktmi. |
| Personálny stôl, plán dovoleniek, objednávky na hlavné činnosti, objednávky pre personál (prijatie, preloženie, poskytnutie dovolenky, prepustenie, vyslanie na pracovnú cestu, povýšenie zamestnanca), osobná karta č. T-2, účtovný výkaz pracovný čas | Prítomnosť týchto dokumentov je povinná. Účtovanie práce a miezd vychádza z prvotnej účtovnej dokumentácie, ktorá je vedená podľa štandardizovaných formulárov (okrem zákaziek na hlavné činnosti). Tieto formy sa používajú v organizáciách bez ohľadu na formu vlastníctva |
| Pracovná kniha, kniha pohybu pracovných kníh a príloh k nim, denník školení o ochrane práce, denník kontrolných opatrení | Musí sa vykonať pomocou zavedených vzoriek |
| Zoznam dokumentov | Podmienky, za ktorých sa tieto dokumenty stávajú povinnými |
| Popis práce | Ak v obsahu nie sú zahrnuté pracovné povinnosti pracovná zmluva(alebo v texte je odkaz na popis práce pracovná zmluva) |
| Predpisy o mzdách a materiálnych stimuloch | Ak v pracovných zmluvách nie je určený systém odmeňovania a materiálnych stimulov (takýto doklad nie je potrebný, ak je jeho obsah súčasťou kolektívna zmluva alebo podľa pravidiel VTR) |
| Zoznam pozícií pre pracovníkov s nepravidelným pracovným časom | Ak má organizácia takýto spôsob fungovania |
| Rozvrh zmien | Ak organizácia zaviedla prácu na zmeny |
| Predpisy o ochrane obchodného tajomstva | Ak v pracovná zmluva je zabezpečené dodržiavanie obchodného tajomstva zamestnanca |
| Kolektívna zmluva | Ak o tom dôjde k dohode medzi zamestnancami a zamestnávateľom |
| Dohoda o kolektívnej zodpovednosti | Ak organizácia vykonáva práce podľa Zoznamu prác, pri výkone ktorých môže vzniknúť plná kolektívna (tímová) finančná zodpovednosť |
| Dohoda o plnej individuálnej finančnej zodpovednosti | Ak organizácia zamestnáva zamestnancov a finančne zodpovedné osoby |
Dôležitým bodom pri personálnej kontrole bude audit evidenčných denníkov. Je potrebné vziať do úvahy, že všetky personálne transakcie musia byť zaznamenané v špeciálnych účtovných denníkoch (knihách). Patria sem evidenčné denníky: objednávky personálu, pracovné zmluvy, osobné spisy, osobné karty č. T-2, dovolenky, úlohy na služobných cestách, vydávanie cestovných potvrdení, ako aj denníky: evidencia potvrdení o práceneschopnosti, vystavovanie potvrdení, kontrola stav vojenských záznamov, zamestnanci, ktorí sa podrobujú povinnej lekárskej prehliadke atď. V tomto prípade môžete použiť schválené aj nezávisle vypracované formy týchto dokumentov. Ale dizajn časopisov musí byť jednotný: listy sú očíslované, časopis je čipkovaný, zapečatený voskovou pečaťou alebo zapečatený a certifikovaný vedúcim organizácie.
Je potrebné spomenúť, že zamestnávatelia môžu vytvárať ďalšie lokálne regulačné dokumenty, ktorých prítomnosť nie je zakotvená v pracovnoprávnych predpisoch, ale môžu im výrazne pomôcť v práci, napríklad uľahčiť proces adaptácie nových zamestnancov (personálne predpisy, certifikácia , adaptácia atď.).
II. Zosúladenie dokumentov
Po tom, čo sme zostavili zoznam dokumentov potrebných pre HR oddelenie, je potrebné zosúladiť, čo je a čo by malo byť, aby sa následne obnovili všetky potrebné personálne dokumenty. Je vhodné zhrnúť výsledky zosúlaďovania do tabuľky:| Dokument chýba | Existuje dokument, ale vyžaduje si zmeny a doplnenia | Dokument je plne v súlade s platnou legislatívou a nie je potrebné ho upravovať |
| Nariadenia o ochrane osobných údajov zamestnancov | Vnútorný pracovný poriadok (ďalej len Ts PVTR) (v súvislosti s početnými novelami Zákonníka práce Ruskej federácie vytvoriť návrh nového vydania PVTR, schváliť v súlade s čl. 190, 372 Zákonníka práce z r. Ruská federácia, oboznámte všetkých zamestnancov s podpisom) | Personálny stôl |
| Bezpečnostné pokyny pri práci | Pracovná zmluva(chýbajúce informácie doplňte priamo do textu pracovná zmluva, a chýbajúce podmienky určuje príloha k pracovná zmluva alebo samostatnú dohodu strán, formálnu písomnú formu so zamestnancami) | Rozpis dovoleniek |
| ... | ... | ... |
Tabuľka jasne ukáže, ktoré miestne predpisy vyžadujú revíziu a ktoré je potrebné znovu vytvoriť. Teraz je potrebné nielen vypracovať právne správne dokumenty, ale ich aj správne schváliť a uviesť do platnosti.
Uvažujme, čo robiť v situácii, keď sú interné pracovné predpisy zastarané a vyžadujú si úpravu. Sú dve možnosti:
- vydať nové vydanie PVTR;
- vytvoriť aplikáciu s doplnkami a zmenami k aktuálnemu vydaniu PVTR.
V oboch prípadoch je schvaľovací algoritmus rovnaký ako pri prvotnom vytváraní a schvaľovaní tohto miestneho regulačného aktu.
Etapa 1. Vypracuje sa návrh PVTR a jeho odôvodnenie, ktoré sa zašlú volenému orgánu primárnej odborovej organizácie (ak organizácia nemá odborovú organizáciu, iný zástupca (zastupiteľský orgán) zvolený z radov pracovníkov môže zastupovať záujmy všetkých pracovníkov (článok 31 Zákonníka práce Ruskej federácie) .
2. etapa. Najneskôr do piatich pracovných dní zašle odborová organizácia zamestnávateľovi odôvodnené stanovisko k projektu (písomne).
Stupeň 3a. Ak zastupiteľský zbor pracovníkov súhlasí s návrhom PVTR, Pravidlá schvaľuje zamestnávateľ.
Stupeň 3b. Ak zastupiteľský zbor zamestnancov nesúhlasí s návrhom PVTR alebo má návrhy na jeho zlepšenie, zamestnávateľ posúdi navrhované zmeny. Zamestnávateľ môže so zmenami buď súhlasiť, alebo do troch dní po obdržaní odôvodneného stanoviska prerokovať návrh PVTR so zástupcami odborovej organizácie za účelom dosiahnutia vzájomného rozhodnutia. Ak nedôjde k dohode, všetky nezhody sa zdokumentujú v protokole a zamestnávateľ môže uviesť PVTR do platnosti.
Etapa 4. Všetci zamestnanci sú po podpise oboznámení s prijatým a schváleným PVTR, umiestneným na prístupných miestach na podrobnejšie preštudovanie.
III. Kontrola HR dokumentácie
Takže máme určené, ktoré dokumenty ešte nie sú na HR oddelení, ale mali by sa objaviť, ktoré by sa mali dopracovať, ktoré možno ponechať nezmenené. Teraz je dôležité dbať na kvalitu dokumentov, správnosť ich vyhotovenia z pohľadu vedenia personálnej evidencie, právnu gramotnosť.Pri kontrole administratívnych dokumentov musíte skontrolovať, či sú objednávky pre hlavné činnosti uložené oddelene od objednávok pre personál. Skontrolujte tiež, ako správne sú vypracované príkazy na menovanie manažérov na novú pozíciu (generálny riaditeľ, riaditelia štrukturálnych divízií, hlavný účtovník, vedúci výroby atď.).
Všetky personálne dokumenty majú rôzne doby uchovávania, preto musia byť dokumenty po vykonaní sformované do súborov v súlade s nomenklatúra prípadov(v rámci súboru sú dokumenty tiež systematizované podľa určitých kritérií), čo vám umožňuje ukladať dokumenty, zabezpečiť bezpečnosť, systematizáciu, účtovanie dokumentov, rýchlo nájsť potrebný dokument a rýchlo preniesť prípady do archívu. O tvorba prípadov musíte okamžite skontrolovať správnosť dokumentov - prítomnosť schvaľovacieho víza, podpisy, registračné čísla, poznámka zamestnanca o oboznámení sa s objednávkou, značky o vykonaní.
Osobitná pozornosť by sa mala venovať postupu vedenia pracovných kníh. Najprv musíte skontrolovať dostupnosť overenej kópie objednávky na hlavnú činnosť o vymenovaní osoby zodpovednej za vedenie pracovných záznamov. Pri vykonávaní auditu pracovných kníh a ich príloh sa musíte uistiť, že sú všetky zaevidované v knihe účtovníctva pre pohyb pracovných kníh a ich príloh, všetky knihy sú k dispozícii a sú v nich vykonané všetky zápisy (na základe na príslušných objednávkach). Osobné karty zamestnancov musia obsahovať duplicitné záznamy z pracovných kníh (vložiek) o prijatí do zamestnania, preradení na iné trvalé pracovné miesto a prepustení a vedľa nich by mal byť podpis zamestnanca, že si tieto záznamy prečítal. Pracovné knihy a ich vložky musia byť uložené spolu v ohňovzdornom trezore. Práca s pracovnými knihami sa musí vykonávať v súlade s Pravidlami pre vedenie a uchovávanie zošitov a Pokynom na vypĺňanie zošitov.
IV. HR audit a reporting
Na záver komisia, ktorá vedie HR audit vypracováva správu o aktuálnom stave personálnej evidencie, analyzuje splnenie cieľov kontroly, eviduje zistené nedostatky, predpisuje opatrenia, ktoré je potrebné prijať, a vyvodzuje závery.V prípade postúpenia prípadov vedenia personálnej evidencie z jednej osoby na druhú komisia dodatočne vypracuje akt o prijatí a odovzdaní prípadov. V zákone sa eviduje, ktoré doklady boli skontrolované, aké nezrovnalosti a nedostatky boli zistené a zostavuje sa súpis postúpených vecí. Prílohou zákona je zoznam pracovných zošitov (uvádza sa priezvisko, meno, priezvisko majiteľa, ako aj séria, číslo zošita a prílohy), zoznam osobných spisov zamestnancov, osobné registre, atď.
Preto sme zvážili algoritmus na vykonanie veľmi dôležitého a zodpovedného postupu HR audit. V budúcnosti budeme naďalej skúmať mnohé aspekty súvisiace s organizáciou práce personálnej služby. Podrobnejšie budeme hovoriť najmä o tom, ako vykonávať postup prijímania a odovzdávania prípadov a kompetentne vypracovať príslušný akt.
Stiahnite si bezplatné programy na automatizáciu personálneho účtovníctva, výpočet dĺžky služby, toku dokumentov, účtovanie zmlúv a klientov (CRM systém)
| Názov programu | Popis programu | Rozsah programu |
"Oddelenie ľudských zdrojov rozpočtovej inštitúcie", 2008, N 6
HR audit
Personálna dokumentácia každého podniku sa musí viesť v súlade s postupom stanoveným zákonom. Používa sa nielen pri práci na personálnom oddelení, ale vyžadujú ho aj účtovníci pri výpočte miezd, odmien a preplácania dovolenky. Osobné doklady môže kontrolovať úrad práce alebo daňový inšpektorát; samotní zamestnanci ich môžu potrebovať na predloženie dôchodkovému fondu alebo na poberanie dávok ustanovených zákonom.
Audit riadenia personálnych záznamov je zameraný na kontrolu ich súladu v organizácii s normami ruskej legislatívy a iných právnych aktov, ktoré sú povinné na vykonávanie na území Ruskej federácie, na identifikáciu a nápravu porušení, ako aj na predchádzanie negatívnym dôsledky týchto porušení. V tomto článku vám povieme, v akých prípadoch je potrebné tento audit vykonať, kto ho vykonáva a ako správne zdokumentovať jeho výsledky.
Prípady vykonania auditu vedenia personálnych záznamov
Audit vedenia personálnej dokumentácie (ďalej len audit) je možné vykonať kedykoľvek, keď je potrebné posúdiť mieru súladu existujúceho stavu personálnej dokumentácie s požadovanými štandardmi. Existujú však prípady, keď je žiaduce vykonať audit, aby sa v budúcnosti odstránili otázky o zodpovednosti za chyby, zabránilo sa trestnému stíhaniu atď.:
Pri zmene personálneho zamestnanca zodpovedného za vedenie personálnej evidencie;
Keď dostane zamestnanec výpoveď (nesúhlasí so znením výpovede, je mu odňatá prémia a pod.) a odvolá sa na inšpektorát práce;
Keď dôjde k zmene na čele organizácie;
Pri zmenách legislatívy upravujúcej postup vedenia personálnej dokumentácie;
Pri zmene systému odmeňovania;
V prípade hromadného prepúšťania pracovníkov.
Kto vykonáva audit
Audit osobných záznamov by sa nemal zamieňať s auditom vykonaným v účtovnom oddelení organizácie. V druhom prípade audit vykonávajú profesionálni audítori, ktorí zložili skúšku a získali certifikát. Audit vedenia personálnych záznamov môže vykonať odborník, ktorý pozná požiadavky legislatívy Ruskej federácie, ako aj odbornú spôsobilosť v oblasti pracovného práva a vedenia personálnych záznamov. V súčasnosti je tento typ auditu často zverený organizáciám tretích strán. V tomto prípade špecialisti skontrolujú personálnu dokumentáciu a predložia správu s uvedením zistených porušení a odporúčaní na ich odstránenie.
Audit môžete vykonať aj sami. Špecialista môže byť vedúci personálneho oddelenia, právnik a pri zmene osoby zodpovednej za vedenie personálnej evidencie môže byť predchádzajúci zamestnanec aj nový zaradený do komisie a tak realizovať prevod prac. prípady.
Etapy vykonávania auditu vedenia personálnych záznamov
1. Organizačná etapa.
2. Určenie zoznamu dokumentov, ktoré sa majú overiť.
3. Odsúhlasenie dokumentov.
4. Kontrola personálnej dokumentácie.
5. Príprava správ z HR auditu.
Pozrime sa na každú fázu podrobnejšie.
V prvej, organizačnej fáze je potrebné:
Stanoviť ciele a zámery vykonania personálneho auditu;
Vytvorte komisiu, do ktorej je vhodné zahrnúť vedúceho personálneho oddelenia, hlavného účtovníka, právnika;
Stanovte načasovanie auditu (nie je ustanovené zákonom, závisí od počtu zamestnancov organizácie a môže sa líšiť od niekoľkých dní do jedného až dvoch mesiacov);
Vydať príkaz na vykonanie auditu personálnej evidencie.
Ďalej musíte určiť zoznam dokumentov, ktoré sa majú skontrolovať. Neexistuje jediný zoznam dokumentov, ktoré musí mať každá organizácia. Rôzne právne akty obsahujú odkazy na potrebu vedenia určitých denníkov, objednávok a iných dokumentov. V tomto ohľade, na základe odvetvia, v ktorom podnik pôsobí, je potrebné vypracovať zoznam dokumentov, ktoré v súlade s právnymi aktmi musia byť v organizácii. Požadované dokumenty zahŕňajú:
Pracovné zmluvy (články 56, 67 Zákonníka práce Ruskej federácie);
Harmonogram dovoleniek (článok 123 Zákonníka práce Ruskej federácie);
Pracovný stôl (článok 15, 57 Zákonníka práce Ruskej federácie). Hoci záväznosť tohto dokumentu nie je stanovená zákonom, potreba jeho vedenia bola odôvodnená v č. 1 nášho časopisu za rok 2008;
Pracovné knihy (článok 66 Zákonníka práce Ruskej federácie);
Kniha príjmov a výdavkov na účtovanie tlačív zošitov a príloh v nich, kniha účtovníctva pohybu pracovných kníh a príloh v nich. Povinnosť viesť tieto účtovné knihy je uvedená v časti. VI Nariadenie vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 N 225 „O pracovných zošitoch“ (ďalej len vyhláška N 225). Formuláre kníh sú schválené dodatkami 2, 3 k uzneseniu Ministerstva práce Ruska zo dňa 10. októbra 2003 N 69 „O schválení pokynov na vypĺňanie pracovných zošitov“;
Časový výkaz. Odporúčaná forma výkazu je schválená uznesením Štátneho štatistického výboru Ruska zo dňa 01.05.2004 N 1 „O schválení jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie na evidenciu práce a jej úhradu“ (ďalej len uznesenie N 1). Podľa odseku 2 tohto uznesenia sa však formulár pracovného výkazu nevzťahuje na rozpočtové inštitúcie. Zároveň čl. 91 Zákonníka práce Ruskej federácie stanovuje zamestnávateľovi povinnosť viesť záznamy o skutočne odpracovanom čase každého zamestnanca. Preto sa v každej organizácii vyžaduje vedenie vysvedčenia a jeho forma môže byť stanovená na úrovni rezortu;
Osobné preukazy tlačiva N T-2 a N T-2GS(MS) („Osobný preukaz štátneho (obecného) zamestnanca“). Schválené aj uznesením č. 1. Povinnosť uchovávať tento dokument vyplýva z bodu 12 Pravidiel vedenia a uchovávania pracovných zošitov, vyhotovovania tlačív pracovných zošitov a ich poskytovania zamestnávateľom schválených uznesením č. 225. Ide najmä o uviedol, že pri každom vykonanom zápise do zošita o zamestnávateľovi je povinný informovať vlastníka o vykonanej práci, preradení na inú stálu prácu a výpovedi oproti potvrdeniu v jeho osobnej karte, ktorá zopakuje zápis vykonaný v zošite. Formulár osobnej karty schvaľuje Štátny výbor pre štatistiku Ruskej federácie;
Personálne príkazy (príkaz o prijatí zamestnanca, o preradení na inú prácu, o poskytnutí dovolenky, o skončení (skončení) pracovnej zmluvy, o vyslaní na pracovnú cestu, o povýšení). Podoby týchto jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie schvaľuje rezolúcia č.1. Podľa bodu 2 posudzovaného uznesenia sa tieto formy rozširujú na organizácie, bez ohľadu na formu vlastníctva, pôsobiace na území Ruskej federácie. ;
Osobné spisy zamestnancov. Potrebu ich udržiavania ustanovujú rezortné predpisy. Ako príklad možno uviesť čl. 24 federálneho zákona z 21. júla 1997 N 114-FZ „O službe v colných orgánoch Ruskej federácie“, podľa ktorého sa služba v colných orgánoch odráža v osobnom spise zamestnanca colného orgánu. Osobný spis zamestnanca colného orgánu vedie personálna služba colného orgánu a po preložení určeného zamestnanca je odoslaný na nové miesto výkonu služby. Postup vedenia osobných spisov colníkov určuje vedúci Federálnej colnej služby. Podobné pravidlo obsahuje čl. 41.2 federálneho zákona zo 17. januára 1992 N 2202-1 „O prokuratúre Ruskej federácie“. Predovšetkým sa uvádza, že osobný spis zamestnanca prokurátora obsahuje informácie o uvedenom zamestnancovi, jeho službe v orgánoch a inštitúciách prokuratúry a pokročilom vzdelávaní. Postup vedenia osobných spisov zamestnancov prokuratúry stanovuje generálny prokurátor Ruskej federácie a zamestnancov Vyšetrovacieho výboru pri prokuratúre Ruskej federácie - predseda vyšetrovacieho výboru pri prokuratúre Ruskej federácie. federácie. V súčasnosti sú v platnosti ďalšie rezortné predpisy, ktoré ustanovujú potrebu vedenia osobných spisov zamestnancov;
Miestne predpisy. Článok 8 Zákonníka práce Ruskej federácie ustanovuje právo zamestnávateľov prijať miestne predpisy obsahujúce normy pracovného práva, ktoré nie sú v rozpore so súčasnou legislatívou a nezhoršujú práva zamestnancov v porovnaní s ňou. Medzi ne patria: vnútorné pracovné predpisy (článok 189 Zákonníka práce Ruskej federácie), pokyny na ochranu práce (odst. 21, časť 2, článok 212 Zákonníka práce Ruskej federácie), predpisy o ochrane osobných údajov zamestnancov (článok 87 Zákonníka práce Ruskej federácie), predpisy o odmeňovaní a prémiách, ak príslušný oddiel nie je vo vnútorných pracovnoprávnych predpisoch (článok 135 Zákonníka práce Ruskej federácie) atď.
Ak to vyžadujú pracovné podmienky, organizácia môže uchovávať aj tieto dokumenty:
Kolektívna zmluva (ak dôjde k dohode medzi zamestnávateľom a zamestnancami);
Popis práce (ak nie sú pracovné povinnosti zahrnuté v pracovných zmluvách);
Zoznam pozícií pracovníkov s nepravidelným pracovným časom;
Rozpis zmien;
Dohoda o kolektívnej zodpovednosti (článok 245 Zákonníka práce Ruskej federácie);
Dohody o plnej individuálnej finančnej zodpovednosti (článok 244 Zákonníka práce Ruskej federácie);
Predpisy o ochrane obchodného tajomstva;
Nariadenia o adaptácii pracovníkov;
Predpisy o postupe pri prechode skúšobnej doby;
Predpisy o certifikácii zamestnancov.
Osobitná pozornosť by sa mala venovať systematizácii informácií o personálnych záznamoch. Na tento účel sa odporúča, aby si inštitúcie a organizácie viedli nasledujúce denníky:
Vestník pracovných zmlúv. Je to užitočné najmä v prípade prijímania veľkého počtu zamestnancov, ako aj pri uzatváraní pracovných zmlúv na dobu určitú, aby ste mohli sledovať dátumy ich vypršania. Je to potrebné v súvislosti s požiadavkou ustanovenou v čl. 79 Zákonníka práce Ruskej federácie, podľa ktorého musí byť zamestnanec informovaný o ukončení pracovnej zmluvy na dobu určitú z dôvodu jej uplynutia najmenej tri kalendárne dni pred prepustením. V opačnom prípade podmienka o povahe pracovnej zmluvy na dobu určitú stráca platnosť a pracovná zmluva sa považuje za uzavretú na dobu neurčitú (článok 58 Zákonníka práce Ruskej federácie);
Denník objednávok pre personál. Vyžaduje sa pre presné účtovanie sériových čísel personálnych objednávok. V závislosti od počtu zamestnancov spoločnosti môžete viesť jeden denník pre všetky objednávky - prijatie, prevod, prepustenie atď. alebo registrujte každý typ objednávky v samostatnom denníku;
Denník oboznámenia sa s miestnymi predpismi. Potreba jej zachovania vyplýva z čl. 68 Zákonníka práce Ruskej federácie, podľa ktorého zamestnávateľ musí zamestnanca pri prijímaní do zamestnania pred podpisom oboznámiť s miestnymi predpismi, a to ešte pred podpisom pracovnej zmluvy.
Toto nie je úplný zoznam osobných denníkov potrebných na účtovníctvo. Je možné viesť záznamy o osobných záležitostiach, dovolenkách, úlohách na služobných cestách, vystavovaní cestovných potvrdení, evidencii potvrdení o práceneschopnosti, vydávaní potvrdení, kontrole stavu vojenskej registrácie, absolvovaní povinných lekárskych prehliadok zamestnancov, vystavovaní zdravotných a dôchodkových poistiek, atď.
Zákon neustanovuje odporúčané formy týchto časopisov, preto sa v každom podniku vypracovávajú vo voľnej forme. Všetky strany časopisu musia byť očíslované, zošité, zapečatené pečaťou organizácie a podpísané vedúcim organizácie alebo osobou zodpovednou za vedenie personálnych dokumentov.
Po určení zoznamu potrebných dokumentov pre plnohodnotnú personálnu evidenciu sa vykoná zosúladenie dokumentov, čo je proces porovnávania dokumentov dostupných v inštitúcii a požadovaných dokumentov. To môže byť prezentované vo forme tabuľky.
|
Zoznam potrebných |
Dokument |
Dokument |
Poznámka |
|
Personálny stôl |
|||
|
Rozpis dovoleniek |
|||
|
Platobný poriadok |
Kvôli zmenám v prac |
||
|
Pracovné zmluvy |
Doplňte chýbajúce informácie |
||
|
Účtovný denník |
Vytvorte formu časopisu |
||
|
Oboznamovací časopis |
|||
Po overení dokumentov sa kontroluje kvalita existujúcich dokumentov z hľadiska zákonných požiadaviek. Objednávky na hlavné činnosti musia byť uchovávané oddelene od objednávok pre personál. Všetky dokumenty musia byť skontrolované na podpis oprávnenej osoby, schvaľovacie víza, evidenčné čísla, poznámky zamestnanca o oboznámení sa s objednávkou, poznámky k realizácii.
Osobitná pozornosť by sa mala venovať kontrole pracovných záznamov. Po prvé, inštitúcia musí mať príkaz na vymenovanie osoby zodpovednej za vedenie pracovných záznamov. Ďalej je potrebné skontrolovať, či sú všetky pracovné knihy evidované v knihe účtovníctva pohybu pracovných kníh a príloh k nim. Zápisy do pracovných zošitov sa musia vykonávať na základe príslušných príkazov; Všetky záznamy musia byť duplikované v osobnej karte zamestnanca, formulár N T-2, a potvrdené podpisom zamestnanca. Pracovné knihy a ich vložky by mali byť uložené v ohňovzdornom trezore.
Záverečnou fázou personálneho auditu je vypracovanie správy o jeho priebehu. Správa je vypracovaná vo voľnej forme, vypracovaná priamo organizáciou. Mal by odrážať údaje o aktuálnom stave personálnej evidencie, zistených nedostatkoch, odporúčaných opatreniach na ich odstránenie a zisťovať, či boli dosiahnuté ciele auditu.
Pri zmene zamestnanca zodpovedného za vedenie personálnej evidencie je potrebné vyhotoviť akt o prevzatí a odovzdaní vecí a zaznamenať v ňom, aké doklady boli skontrolované, aké nezrovnalosti a nedostatky boli zistené. K aktu je priložený zoznam zošitov (s uvedením celého mena vlastníka, série a čísla zošita a príloh (ak existujú)), zoznam osobných spisov zamestnancov, osobné denníky atď.
N.N.Bulyga
Redaktor časopisu
"Oddelenie ľudských zdrojov
rozpočtová inštitúcia"
Podpísané na pečať
Vlastný audit personálnych dokumentov
Personálne dokumenty sú tou časťou činností personálneho manažmentu, kde by mal byť vždy poriadok.
Vedenie personálnej dokumentácie v súlade so stanovenými pravidlami poskytuje spoločnosti ochranu pred pokutami od kontrolných orgánov a pred pracovnoprávnymi spormi so zamestnancami. Personálny audit zahŕňa odborné posúdenie správnosti toku personálnych dokladov vrátane analýzy textu konkrétneho dokladu z hľadiska súladu s požiadavkami pracovnoprávnych predpisov a posúdenie rizík uloženia sankcií pri kontrolách a v prípade prac. konflikt. Personálny audit určí, ktoré dokumenty na personálnom oddelení ešte neexistujú, ale mali by sa objaviť, ktoré by sa mali dopracovať a ktoré možno ponechať nezmenené.
Kedy je potrebné overenie?
Spoločnosti zvyčajne kontrolujú stav personálnych dokumentov v týchto prípadoch:
Personálny audit je možné ponúknuť aj firmám, ktoré plánujú optimalizovať prácu s personálnymi dokumentmi firmy a momentálne potrebujú zhodnotenie aktuálneho stavu a odporúčania pre ďalšiu prácu.
Jedným z problémov, ktoré personálny audit rieši, je znižovanie rizík spojených s porušovaním platnej pracovnej legislatívy. Preto je personálny audit zvyčajne primárne zameraný na zníženie vplyvu „oblastí so zvýšeným rizikom“.
kto a ako?
Personálnym auditom je možné poveriť poskytovateľa, ktorý poskytuje podobné služby. Skúsení špecialisti vykonajú komplexnú kontrolu pomocou zavedených metód a predložia správu o výsledkoch práce. Správa uvedie zistené porušenia, ich možné dôsledky a poskytne odporúčania na odstránenie chýb a v budúcnosti pomôže pri obnove personálnej dokumentácie. Je potrebné poznamenať, že dôležitou výhodou vykonania auditu poskytovateľom tretej strany je nestrannosť záverov o stave personálnych záznamov v podniku.
Personálny audit je možné vykonať aj interne. V takom prípade musíte vydať príkaz na vykonanie personálneho auditu v spoločnosti, určiť ciele a zámery tohto podujatia, vytvoriť vhodnú komisiu (napríklad pozostávajúcu z právnika, zástupcu hlavného účtovníka, vedúceho personálneho oddelenia). ), určiť načasovanie a spôsob overenia.
Audit môže byť vykonaný selektívne (určitý počet pozícií, oddelení a všetky personálne dokumenty k nim) alebo prostredníctvom kompletného (celkového) auditu. V mnohých ohľadoch typ inšpekcie závisí od počtu zamestnancov v organizácii, cieľov, cieľov a termínov.
Do osobitného zoznamu je potrebné zaradiť osobitnú kategóriu zamestnancov, ktorí majú podmienky pracovnej zmluvy a pracovné podmienky odlišné od ostatných a ktorým sa v súlade so zákonom a miestnymi predpismi poskytujú akékoľvek výhody, príspevky, kompenzácie. , atď. Dokumentáciu týchto zamestnancov je potrebné dôkladnejšie kontrolovať.
Vypracujeme plán inšpekcií.
Zamestnanec, ktorý sa zúčastňuje auditu, musí pochopiť celý význam a dôsledky procesu. Najprv musíte vypracovať plán, zostaviť zoznam dokumentov, ktoré musia byť v personálnej službe. Povinnosť niektorých dokladov je priamo definovaná v Zákonníku práce. Ďalej vykonajte zmierenie - čo je a ako by malo byť, aby sa následne obnovili všetky potrebné personálne dokumenty.
V praxi, ak chcete vykonať personálny audit sami, musíte:
1. vypracovať plán inšpekcií;
2. urobiť zoznam všetkých zamestnancov, rozčleniť ich podľa pozície a štrukturálneho členenia;
3. určiť zoznam regulačných dokumentov, povinných a dodatočných pre túto spoločnosť;
4. určiť zoznam personálnych dokumentov, ktoré sa majú kontrolovať (napríklad spoločnosť Orion si pre seba určila nasledujúci zoznam na kontrolu: (príklad 1))
Príklad 1
5. pripraviť formulár kontrolného zoznamu (príklad 2), do ktorého sa budú zapisovať údaje o priestupkoch, absencii dokladov a termínoch na opravu existujúcich dokladov alebo vytvorenie chýbajúcich dokladov.
Vypracovanie zoznamu záväzných predpisov uplatňovaných v organizácii a zoznamu miestnych predpisov spoločnosti je dôležitou etapou auditu, pretože súlad personálnej evidencie so zákonom je hlavným kritériom vedenia personálnej evidencie v spoločnosti pre HR. špecialista.
Do zoznamu požadovanýchpredpisov by mala obsahovať:
Pri analýze interných miestnych predpisov je potrebné dbať na ich navrhovanie, prijímanie, schvaľovanie, obsah a oboznamovanie zamestnancov s nimi.
Pridať do zoznamu záväzné miestne predpisy spoločnosti
Pridať do zoznamu voliteľné (odporúčané) miestne predpisy spoločnosti (na základe článku 5 Zákonníka práce Ruskej federácie) by mala zahŕňať:
Kontrola dostupnosti pracovných kníh a správnosti ich údržby, prítomnosti knihy na evidenciu pohybu pracovných kníh a príloh, dostupnosti tlačív pracovných kníh a príloh, ako aj príkaz na určenie zodpovedného zamestnanca za vedenie, do oblasti kontroly personálnej dokumentácie musí nevyhnutne patriť aj ukladanie, evidencia a vydávanie pracovných kníh. Dôležitým bodom pri personálnej kontrole bude audit evidenčných denníkov. Knihy na evidenciu objednávok pre personál sú kontrolované spolu s objednávkami, aby sa zabezpečilo, že údaje sú zadané správne a že v evidencii nie sú žiadne medzery.
Poďme si to zhrnúť
Na záver sa vypracuje správa o aktuálnom stave personálnej evidencie, rozoberie sa, či boli dosiahnuté ciele kontroly, zaevidujú sa zistené nedostatky, nariadia sa opatrenia, ktoré treba prijať a vyvodia sa závery (napr. 4).
Na konci kontroly, ak chýbajú alebo sú nesprávne vytvorené doklady, je potrebné stanoviť lehotu, v ktorej budú tieto doklady vytvorené alebo opravené, p.Vypracujte plán na nápravu zistených porušení (príklad 5).
Materiál je zverejnený na webovej stránke HRM.RU
Čaká ma povýšenie - preloženie na HR oddelenie v pobočke našej organizácie. Som trochu nervózny - je to zodpovedná záležitosť, chcem sa vyhnúť prípadným chybám a komplikáciám. Plánujem začať pracovať na novom mieste vykonaním auditu personálnej evidencie. Prosím, povedzte mi, ako to mám urobiť správne.
Predtým, ako vyriešite „tajomstvá“ interného auditu ľudských zdrojov, musíte pochopiť, na aké účely ho budete vykonávať.
Spravidla je v podobných situáciách ako u vás potrebný audit personálnej evidencie, aby sa zistilo, či personálna práca v pobočke spĺňa požiadavky pracovnoprávnych predpisov a miestnych predpisov spoločnosti. Účelom takejto kontroly je eliminovať možné firemné riziká spojené s chybami pri príprave personálnej dokumentácie. Preto je vaša túžba začať pracovať s interným auditom správna.
Aby mal právny základ na vykonanie opráv a nápravu nedostatkov v personálnych dokumentoch, ktoré môžu byť zistené počas auditu, je potrebné dať im oficiálny štatút. Preto bude postupnosť akcií počas overovania nasledovná:
Fáza 1. Vydanie objednávky
Musí uvádzať:
- ciele a zámery overovacej akcie;
- členov komisie. Môže zahŕňať špecialistov spoločnosti so znalosťami v oblasti pracovného práva a kancelárskeho manažmentu;
- načasovanie inšpekcie a obdobie, počas ktorého sa bude vykonávať;
- lehota na podanie správy (úkonu) o dosiahnutých výsledkoch.
Naše informácie
Zosúlaďovanie dokumentov - porovnávanie, porovnávanie, interpunkcia, rekapitulácia, identifikácia, porovnávanie, porovnávanie, overovanie dokumentov
Etapa 2. Oboznámenie sa s objednávkou všetkých záujemcov vrátane vedúceho pobočky
Fáza 3. Odsúhlasenie dokumentov
Ďalšou fázou auditu môže byť zosúladenie dokumentov (čo je s tým, čo by malo byť k dispozícii), ktoré sa vykonáva s cieľom obnoviť v budúcnosti všetky potrebné personálne dokumenty.
Pomôcť k tomu môže miestny regulačný akt upravujúci tok osobných dokumentov v pobočke spoločnosti.
Takýmto regulačným aktom môžu byť Predpisy alebo Pokyny pre správu osobných záznamov v spoločnosti alebo všeobecné Pokyny pre správu záznamov vrátane časti o správe osobných záznamov, a to aj v pobočke. Nie je to povinný dokument, ale jeho prítomnosť upravuje postup vedenia personálnej evidencie v pobočke spoločnosti.
Pobočka musí mať kompletnú povinnú personálnu dokumentáciu . Toto zahŕňa:
1. Miestne predpisy.
Každá pobočka musí mať nasledujúce miestne predpisy:
- vnútorné pracovné predpisy;
- nariadenie o ochrane osobných údajov;
- mzdové predpisy;
- predpisy o motivačných odmenách;
- predpisy o pracovných cestách;
- pokyny na bezpečnosť práce.
Niektoré z nich však môžu byť schválené pre spoločnosť ako celok. V tomto prípade sa budú vzťahovať aj na pobočky. V tomto prípade musia byť na pobočke k dispozícii riadne overené kópie týchto dokumentov. Vo vzťahu k personálnej tabuľke - overený výpis z personálnej tabuľky spoločnosti, zaslaný z ústredia, týkajúci sa činnosti pobočky.
Mysli na to
Personálny pracovník spoločnosti môže overiť kópie miestnych aktov schválených v rámci organizácie. Oprávnenie na to môže byť zaznamenané v jeho popise práce, pracovnej zmluve a (alebo) objednávke.
2. Harmonogram personálneho obsadenia.
3. Pracovné zmluvy a dodatočné dohody k nim.
4. Rozpis dovoleniek.
5. Objednávky týkajúce sa kľúčových činností (prijatie vedúceho pobočky, schválenie pracovného stola atď.).
6. Objednávky pre personál (o prijatí, preložení, poskytnutí dovolenky, ukončení pracovnej zmluvy, vyslaní na pracovnú cestu, povzbudenie zamestnanca).
7. Časový výkaz.
8. Pracovné knihy, knihy zaznamenávajúce pohyb pracovných kníh a príloh k nim.
9. Denníky:
- absolvovanie školenia bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci;
- kontrolné opatrenia.
Okrem toho dokumenty, ktoré sú pre organizáciu za určitých podmienok povinné, uvedené v tabuľky.
| Dokument | Podmienka, za ktorej je to pre spoločnosť povinné |
| Kolektívna zmluva | Ak je uzavretá |
| Popis práce | Ak pracovné povinnosti nie sú zahrnuté v obsahu pracovných zmlúv alebo v texte pracovná zmluva obsahuje odkaz na popis práce |
| Zoznam pozícií pre zamestnancov s nepravidelným pracovným časom | Ak v organizácii nejaké sú |
| Rozvrh zmien | Ak organizácia zaviedla prácu na zmeny |
| Predpisy o ochrane obchodného tajomstva | Ak je v pracovnej zmluve stanovené, že zamestnanec musí zachovávať obchodné tajomstvo |
| Dohody o kolektívnej zodpovednosti | Ak organizácia vykonáva prácu v súlade so zoznamom prác, pri výkone ktorých môže byť zavedená plná kolektívna (tímová) finančná zodpovednosť, schválená uznesením Ministerstva práce Ruska zo dňa 31.12.2002 číslo 85 |
| Dohody o plnom indiv finančnú zodpovednosť |
Ak organizácia zamestnáva zamestnancov, ktorí sú finančne zodpovednými osobami podľa Zoznamu pozícií a prác nahrádzaných alebo vykonávaných zamestnancami, s ktorými môže zamestnávateľ uzavrieť písomné dohody o plnej individuálnej finančnej zodpovednosti za nedostatok zvereného majetku, schválené uznesením č. Ministerstvo práce Ruska z 31. decembra 2002 č. 85 |
Etapa 4. Kontrola obsahu personálnej dokumentácie
Takže po zistení, ktoré dokumenty ešte nie sú k dispozícii na HR oddelení, ale mali by sa objaviť, ktoré by sa mali dopracovať a ktoré možno ponechať nezmenené, je dôležité venovať pozornosť kvalite dokumentov, a to správnosti ich príprava z pohľadu vedenia personálnej evidencie a právnej gramotnosti. Podrobné zváženie požiadaviek na každý dokument nie je témou jedného článku, v tomto materiáli sa budeme venovať iba niektorým bodom, na ktoré, žiaľ, personalisti najčastejšie zabúdajú.
1. Manažérske právomoci
Manažér pobočky musí mať zdokumentované právomoci najímať a prepúšťať zamestnancov. To sa môže odraziť v pracovnej zmluve a (alebo) splnomocnení.
Ak takéto právomoci nie sú riadne zabezpečené, potom konanie vedúceho pobočky pri prijímaní a prepúšťaní zamestnancov pobočky možno považovať za nezákonné.
2. Postup pri vedení pracovných kníh
Osobitná pozornosť by sa mala venovať postupu vedenia pracovných kníh. Najprv musíte skontrolovať, či existuje príkaz na hlavnú činnosť, ktorým sa určuje osoba zodpovedná za vedenie pracovných záznamov.
Pri audite pracovných kníh je potrebné dbať na to, aby boli všetky evidované v knihe pre evidenciu pohybu pracovných kníh a príloh k nim, všetky knihy boli k dispozícii a boli v nich vykonávané všetky zápisy na základe príslušných objednávok.
Pracovné knihy a vložky musia byť uložené v ohňovzdornom trezore.
3. Osobné karty
Osobné karty zamestnancov musia obsahovať duplicitné záznamy z pracovných kníh (vložiek) o prijatí do zamestnania, preradení na iné trvalé pracovné miesto a prepustení a vedľa nich by mali byť podpisy zamestnancov o tom, že sú s týmito záznamami oboznámení.
4. Denníky
Dôležitým bodom pri personálnom overovaní je audit registračných denníkov. Všetky personálne transakcie musia byť zaznamenané v špeciálnych účtovných denníkoch (knihách).
Povinné denníky oddelenia ľudských zdrojov zahŕňajú:
- časopis na registráciu personálnych objednávok (podľa zoznamu schváleného nariadením Ministerstva kultúry Ruska z 25. augusta 2010 č. 558);
- knihu príjmov a výdajov na evidenciu tlačív zošitov a príloh v nich, ako aj knihu na evidenciu pohybu zošitov a príloh v nich. Tieto knihy musia byť očíslované, čipkované, overené podpisom vedúceho organizácie a tiež zapečatené voskovou pečaťou alebo zapečatené (článok 41 Pravidiel pre vedenie a uchovávanie pracovných kníh);
- denník auditu.
Povinnosť viesť tento denník ustanovuje čl. 16 federálneho zákona z 26. decembra 2008 č. 294-FZ „O ochrane práv právnických osôb a fyzických osôb podnikateľov pri výkone štátnej kontroly (dozoru) a obecnej kontroly“. Do takéhoto denníka vyhotovia regulačné orgány záznam o vykonanej kontrole. Štandardná forma časopisu bola schválená nariadením Ministerstva hospodárskeho rozvoja Ruska zo dňa 30. apríla 2009 č.141.
Naše informácie
Podľa časti 4 čl. 9 federálneho zákona zo 6. decembra 2011 č. 402-FZ „O účtovníctve“ formy prvotných účtovných dokladov, vrátane účtovníctva práce a platieb, musí schváliť vedúci spoločnosti na odporúčanie úradníka povereného vedenie účtovných záznamov. Formy prvotných účtovných dokladov pre účtovanie práce a jej úhradu by mali byť schválené v rámci účtovnej politiky, t.j. pobočka musí používať formy prvotných účtovných dokladov schválené vedúcim spoločnosti.
Okrem toho môže oddelenie ľudských zdrojov používať ďalšie knihy jázd. Napríklad denníky:
- pracovné zmluvy;
- osobné karty;
- dovolenky;
- pokyny na služobnú cestu;
- evidencia potvrdení o práceneschopnosti;
- vydávanie certifikátov;
- kontroly štátu vojenskej registrácie;
- zamestnanci podstupujúci povinnú lekársku prehliadku a pod.
Je prijateľné používať schválené aj nezávisle vyvinuté formy takýchto dokumentov, ale dizajn časopisov musí byť jednotný: listy sú očíslované, časopis je čipkovaný, zapečatený voskovou pečaťou alebo zapečatený a certifikovaný vedúcim organizácie. .
Konkrétny zoznam registračných protokolov vedených na HR oddelení pobočky by mal byť uvedený v časti „Nomenklatúra záležitostí spoločnosti“, ktorá obsahuje zoznam záležitostí a účtovných protokolov vrátane protokolov v pobočke.
Táto etapa je časovo najdlhšia. Keďže overovaniu zvyčajne podlieha veľké množstvo dokumentov, odporúčame výsledky zhrnúť do tabuľky (fragment):
Etapa 5. Vypracovanie aktu (správy) na základe výsledkov kontroly
Na základe výsledkov kontroly je možné vypracovať akt (správu) v akejkoľvek forme vo forme dokumentu obsahujúceho popisnú časť, závery a odporúčania. (príklad 2), ako aj tabuľka problémov a porušení zistených pri kontrole a odporúčania na ich odstránenie s uvedením zodpovedných osôb a termínov, vypracovaná ako príloha zákona (správa).
Okrem toho môže akt (správa) na základe výsledkov kontroly obsahovať:
- analýza dostupnosti personálnych dokumentov v súlade s pracovnou legislatívou;
- analýza súladu prípravy dokumentov s požiadavkami pracovnoprávnych predpisov;
- posúdenie obsahu vnútorných miestnych predpisov organizácie;
- analýza personálnych postupov na dodržiavanie zákonných požiadaviek;
- analýza súladu dokumentov s požiadavkami archívnej legislatívy;
- odkazy na konkrétne články predpisov, podľa ktorých spoločnosť porušuje;
- hodnotenie rizika: aké porušenia môžu viesť k pracovným sporom alebo sankciám zo strany kontrolných orgánov;
- odporúčania na opravu chýb v personálnych záznamoch;
- odporúčania pre stanovenie priorít pri ďalšej práci s personálnymi dokumentmi.
Príklad 2. Správa o výsledkoch auditu vedenia personálnych záznamov v pobočke spoločnosti (fragment)
Zhrnutie
Ak sa rozhodnete vykonať interný audit personálnych dokumentov, legalizujte túto udalosť, skontrolujte dokumenty na prítomnosť a potom na chyby. Výsledkom je čin.
Druhým sú odchádzajúce informácie a referenčná dokumentácia:
- odpovede na prichádzajúce požiadavky;
- iniciatívne a informačné dokumenty organizácie (návrhy, žiadosti, listy, osvedčenia, posudky, zmluvy a pod.).
Treťou sú interné informácie a referenčná dokumentácia:
- interná korešpondencia (správy, úradné, vysvetlivky);
- iné dokumenty (protokoly, plány, akty, správy a pod.).
Účtovanie informačných a referenčných dokumentov Evidenciu došlých a odoslaných informácií a referenčnú dokumentáciu v personálnej službe vedie v denníkoch došlej a odoslanej korešpondencie. Došlú korešpondenciu môže vybavovať špeciálne poverený personalista (sekretárka, referent).
Objednávka na vykonanie auditu personálnej dokumentácie (výplňová vzorka)
Skutočne odpracovaná doba zamestnancami je zaznamenaná v pracovnom výkaze. Predpisy o vysielaní zamestnancov na pracovné cesty (prípadne príslušný paragraf v PVTR).
Zdalo by sa, že všetky otázky upravuje Poriadok o špecifikách vysielania zamestnancov na pracovné cesty, schválený nariadením vlády Ruskej federácie z 13. októbra 2008 č. 749 (v znení z 29. júla 2015) a množstvo ďalších vyhlášok upravujúcich problematiku pracovných ciest. Avšak podľa časti 4 čl. 168 Zákonníka práce Ruskej federácie sú všetci neštátni zamestnávatelia povinní mať uzatvorenú kolektívnu zmluvu alebo LNA upravujúcu postup a výšku náhrady výdavkov spojených s pracovnými cestami.
Náhradu výdavkov, ktoré vzniknú zamestnancom počas pracovnej cesty, možno akceptovať ako výdavky organizácie podľa daňového poriadku Ruskej federácie, iba ak je to uvedené v kolektívnej zmluve alebo LNA.
Objednávka na vykonanie personálneho auditu (výplňová vzorka)
Organizačné dokumenty Medzi organizačné dokumenty patria najmä: Administratívne dokumenty Administratívne dokumenty zahŕňajú:
- príkazy a pokyny, ktoré odrážajú otázky práce s personálom;
- personálne doklady odrážajúce pohyb a účtovníctvo personálu (osobné karty, osobné spisy).
Príprava organizačných a administratívnych dokumentov Pri príprave organizačných a administratívnych dokumentov používajte jednotné dokumenty schválené vyhláškou Štátneho výboru pre štatistiku Ruska z 5. januára 2004 č.1. V tomto prípade je povolené vyhotovovať dokumenty v akejkoľvek forme, keďže jednotné formuláre nepokrývajú všetky personálne operácie (napríklad názvy zmien, disciplinárne opatrenia atď.
d.).
Medzi hlavné patria: - Vyhláška vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225 „O pracovných zošitoch“ (spolu s Pravidlami pre vedenie a uchovávanie pracovných zošitov); — Uznesenie Ministerstva práce Ruskej federácie z 10. októbra 2003 N 69 „O schválení pokynov na vypĺňanie zošitov“ (ďalej len „Pokyny na vypĺňanie zošitov“); — Uznesenie Štátneho výboru pre štatistiku Ruska z 5. januára 2004 N 1 „O schválení jednotných foriem primárnej účtovnej dokumentácie na evidenciu práce a jej platenie“ (ďalej len uznesenie N 1); — Príkaz Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25. augusta 2010 N 558 „O schválení zoznamu štandardných riadiacich archívnych dokumentov vytvorených v procese činnosti štátnych orgánov, miestnych samospráv a organizácií s uvedením lehôt uchovávania“; — Federálny zákon z 27. júla 2006 N 152-FZ „O osobných údajoch“; — GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie.
Postup pri vykonávaní interného personálneho auditu
Pozornosť
Do takéhoto denníka vyhotovia regulačné orgány záznam o vykonanej kontrole. Štandardná forma časopisu bola schválená nariadením Ministerstva hospodárskeho rozvoja Ruska zo dňa 30. apríla 2009 č. 141.
Nezabudnite, že časopis musí byť zviazaný, očíslovaný a certifikovaný s pečiatkou právnickej osoby alebo fyzického podnikateľa. 10. Kniha jázd pre zamestnancov vychádzajúcich na pracovné cesty z vysielajúcej organizácie (Príloha č. 2).
Kniha jázd zamestnancov, ktorí sa dostavili do organizácie, do ktorej boli vyslaní (Príloha č. 3). Povinnosť viesť tieto denníky ustanovuje Postup evidencie zamestnancov odchádzajúcich na pracovné cesty z vysielajúcej organizácie a dochádzajúcich do organizácie, do ktorej sú vysielaní, schválený nariadením Ministerstva zdravotníctva a sociálneho rozvoja Ruska zo dňa 11. 2009.
č. 739n. 11. Miestne predpisy.
Kontrolujeme dokumentáciu personálneho oddelenia
Dôležité
V prípade auditu personálnej dokumentácie, kedy dôjde k zmene vedenia personálnej služby alebo špecialistu na vedenie personálnej evidencie, je okrem záveru potrebné vypracovať aj akt o prijatí a odovzdaní veci, v prílohe bude zoznam zošitov (s uvedením celého mena vlastníka, série a čísla zošita a príloh (ak existujú)). Na záver poznamenávame, že pri vykonávaní pravidelných auditov personálnej dokumentácie má zamestnávateľ možnosť vyhnúť sa sankciám zo strany regulačných orgánov - pokutám, pozastaveniu činnosti organizácie a trestnej zodpovednosti.
Navyše, ak sa audit vykonáva vo vlastnej réžii, zamestnanci HR majú možnosť zlepšiť svoju profesionálnu úroveň identifikáciou a opravou vlastných chýb. Pomenujeme aj hlavné predpisy, ktoré treba dodržiavať pri kontrole personálnej dokumentácie.
Vykonávame interný personálny audit
Jednorazové personálne audity sa vykonávajú buď novým úradníkom, ktorý prevezme prípad, alebo za účasti externých špecialistov. Dohodu o poskytovaní služieb môžete uzavrieť so špecialistom alebo s organizáciou špecializujúcou sa na vykonávanie personálnych auditov.
Kde začať vykonávať interný HR audit? Je potrebné skontrolovať prítomnosť (neprítomnosť) osobných identifikačných dokladov u zamestnávateľa a ich súlad s regulačnými požiadavkami. Každý zamestnávateľ, bez ohľadu na jeho organizačnú a právnu formu a formu vlastníctva, musí mať LNA.
RIZIKÁ VYPLÝVAJÚCE Z NEPRÍTOMNOSTI JEDNEJ ALEBO DRUHEJ LDN Predpisy o odmeňovaní Tento dokument nie je povinným LDN zamestnávateľa. Na výpočet miezd stačí mať uzatvorené pracovné zmluvy so zamestnancami a príslušné príkazy (o prijatí, preradení na inú prácu atď.).
P.). Avšak čl.
Záverečným úkonom prvej etapy personálneho auditu je zosúladenie dokumentov – ktoré dokumenty sú k dispozícii a ktoré je potrebné vypracovať. Výsledky zosúlaďovania možno pre prehľadnosť zhrnúť do tabuľky (tabuľka 3) Tabuľka 3 Zosúladenie dokladov Dokument k dispozícii Dokument chýba Interné pracovné predpisy Predpisy o ochrane osobných údajov Predpisy o prémiách Ak systém materiálnych stimulov nie je špecifikovaný v pracovná zmluva, kolektívna zmluva, predpisy o odmeňovaní alebo interné pracovné predpisy Predpisy o odmeňovaní Predpisy o príplatkoch Rozpis zamestnancov Rozpis dovoleniek ... ... Preskúmanie dokumentov Po zistení zoznamu povinných dokumentov a kontrole ich dostupnosti je potrebné kontrolovať správnosť ich vykonania, ako aj dodržiavanie zákonných požiadaviek.
Príkaz na vykonanie vzorky personálneho auditu
Zákon z 26. decembra 2008 č. 294-FZ). Jednotný zoznam dokladov, ktoré môže inšpekcia od organizácie požadovať, zákon neustanovuje. Zoznam takýchto dokumentov sa stanovuje individuálne pre každý prípad inšpekcie v závislosti od účelu jej vykonania a odráža sa v dispozícií (príkaze) na vykonanie inšpekcie (doložka.
8 hodín 2 polievkové lyžice. 14 zákona z 26. decembra 2008 č. 294-FZ). Inšpektorát práce si môže vyžiadať: – zakladajúce dokumenty organizácie, ako aj príkazy potvrdzujúce oprávnenia jej pracovníkov – pracovné zmluvy zamestnancov – personálne listy – pracovné knihy zamestnancov; na evidenciu pohybu pracovných kníh a príloh v nich, ako aj príkaz na určenie osoby zodpovednej za evidenciu, vedenie a uchovávanie pracovných kníh – personálne príkazy (prijatie, presun, dovolenka, prepustenie a pod.);
Ich služby sú však drahé, takže nie všetci manažéri súhlasia s tým, aby sa obrátili na takéto spoločnosti. V tomto prípade pomôže vykonanie auditu personálnej dokumentácie na vlastnú päsť.
Na tento účel musíte vydať príkaz na vykonanie auditu, určiť jeho ciele a načasovanie a tiež zaregistrovať osoby, ktoré budú vykonávať personálny audit. Po vystavení objednávky je potrebné určiť etapy vykonania personálneho auditu. Z definície personálneho auditu vyplýva, že prvou etapou je kontrola dostupnosti všetkých povinných personálnych dokladov a druhou je kontrola súladu personálnej dokumentácie s platnou legislatívou. Pozrime sa bližšie na jednotlivé fázy personálneho auditu.
Vymenovať zástupcu generálneho riaditeľa pre všeobecné záležitosti G.S. Mishina zodpovedného za vykonanie auditu personálnej dokumentácie. 5. Menovať vedúceho HR oddelenia A.M Davydova za osobu oprávnenú na styk s poradenskou spoločnosťou Best Consult LLC v otázke vykonania auditu personálnej dokumentácie. 6. Vedúca kancelárie M.S. Kruglova vydať na žiadosť vedúceho pracovnej skupiny A.M. dokumenty o zamestnancoch na vykonávanie auditu v súlade s pokynmi pre kancelársku prácu ZAO Flowers of Russia v súlade so schváleným harmonogramom auditu. 7. Zaviazať členov pracovnej skupiny k vystavovaniu dokumentov obsahujúcich osobné údaje zamestnancov v súlade s pravidlami stanovenými predpismi o postupe pri práci s osobnými údajmi zamestnancov ZAO Flowers of Russia. Generálny riaditeľK.A.
Zákonník práce Ruskej federácie stanovuje požiadavku, podľa ktorej sú mzdové systémy daného zamestnávateľa stanovené buď kolektívnymi zmluvami, dohodami alebo LNA. V dôsledku toho musí byť systém odmeňovania (aj taký jednoduchý ako čisto mzdový systém) uvedený v kolektívnej zmluve alebo v LNA: PVTR (v časti „Platby zamestnancov“) alebo v samostatnom nariadení (ak je systém odmeňovania zložitejší) . Ak existuje prémiový systém odmeňovania, Poriadok o odmeňovaní a prémiách zamestnancov je dokumentom upravujúcim:
- princípy tvorby systému odmeňovania;
- postup pri výpočte peňažnej odmeny za prácu;
- kritériá a postup hodnotenia práce.
Keď hovoríme o odmeňovaní zamestnancov, mali by ste venovať pozornosť výplatným páskam.