Da bi olajšali delo računovodje, zlasti pri povezovanju toka dokumentov z FIU, je treba izvesti številna dejanja: izpolniti vlogo za povezavo z elektronskim pretokom dokumentov FIU in sporazum z FIU o elektronskem pretoku dokumentov leta 2019. Več podrobnosti o teh tankostih je v gradivu.
Zaradi zelo bogatega pretoka informacij je zelo pomembno optimizirati delo računovodje. Eden od načinov za dosego tega cilja je povezovanje z elektronskim pretokom dokumentov s pokojninskim skladom. Prednosti take interakcije so očitne - ni potrebe po obisku pokojninskega sklada in predložitvi poročil, poleg tega pa obstaja priložnost za hitro prepoznavanje in odpravljanje napak.
Digitalni potek dela s pokojninskim skladom je varen. Po zakonu vseh podatkov, vključenih v potek dela, ni mogoče prenesti na tretje osebe.
Kaj potrebujete za povezavo z elektronskim upravljanjem dokumentov
Za začetek pretoka dokumentov pri FIU mora organizacija izpolniti naslednje dokumente:
- vloga za povezavo z elektronskim upravljanjem dokumentov v 3 izvodih;
- sporazum o povezavi z elektronskim upravljanjem dokumentov v 2 izvodih.
Zgornje dokumente je treba prenesti v podružnico Pokojninskega sklada, s katero bo pravzaprav sklenjen sporazum. Na podlagi pooblastila te organizacije jih lahko zagotovi upravljavec ali druga oseba. Pooblastilo je lahko sestavljeno v kakršni koli obliki, vsebovati mora podatke, da ima ta posameznik pravico dostavljati in prejemati dokumente v zvezi z registracijo povezave do elektronske izmenjave papirjev pri pokojninskem skladu. Takšno pooblastilo mora podpisati vodja, poleg tega pa je treba pritrditi tudi pečat zavarovane organizacije.
Preden izpolnite vlogo in dogovor, se morate odločiti o izbiri akreditiranega certifikacijskega centra ali njegovih pooblaščenih zastopnikov, ki prevzamejo tehnično stran povezave po telekomunikacijskih kanalih. Za danes več kot dovolj.
Kar zadeva sporazum o povezavi z elektronsko izmenjavo dokumentov, je njegov obrazec mogoče prenesti s spletne strani FIU.
Kako izpolniti vlogo za elektronsko upravljanje dokumentov pri FIU
Bistvo izjave je, da namerava zavarovana organizacija vzpostaviti izmenjavo dokumentov s pokojninskim skladom. V glavi aplikacije morate navesti, na katero podružnico se prijavljate, spodaj pa datum, od katerega morate povezati storitev. Nato vnesite naslednje podatke:
- ime podjetja;
- TIN, kontrolna točka;
- registrska številka v FIU;
- podatke o banki, v kateri deluje ta organizacija;
- pravni in dejanski naslov;
- povprečno število zaposlenih.
Po izpolnitvi podatkov o pravni osebi je treba vnesti podatke o izbranem certifikacijskem centru ali njegovem pooblaščenem zastopniku.
Na koncu vlagatelj podpiše dokument in mu da žig, s čimer potrjuje, da se strinja s pogoji.
Po prejemu vloge morajo zaposleni v oddelku predložiti pogodbo o povezavi elektronskega pretoka dokumentov po telekomunikacijskih kanalih. Tudi ta dokument je treba dokončati. Pokojninski sklad lahko za pregled vloge porabi od enega tedna do enega meseca. Če so v podatkih o zavarovancu napake, vloga ne bo sprejeta.
Sporazum o povezavi z elektronskim upravljanjem dokumentov s FIU
Zaposleni v pokojninskem skladu bodo napačno izpolnjen obrazec vrnili v popravek, zato bodite previdni. Če ste prejeli obrazec iz pokojninskega sklada, so običajno podatki o zahtevanem oddelku oddelka že izpolnjeni. Če ste prenesli Pogodbo o povezavi z elektronskim upravljanjem dokumentov brez podatkov o pokojninskem skladu, morate registrirati ime in kontaktne podatke podružnice sklada, na katero ste se prijavili. Prav tako je treba izpolniti vse podatke o zavarovancu. Po tem morate podpisati dokument in postaviti pečat. Vzorec glave tega dokumenta je prikazan spodaj.
Prosimo, upoštevajte: Sporazum o povezavi z elektronsko izmenjavo dokumentov PFR nakazuje, da lahko računate na izmenjavo informacij s pokojninskim skladom prek interneta, faksa in drugih sodobnih komunikacijskih sistemov. Po prejemu vseh dokumentov jih lahko oddelek obravnava od dveh tednov do enega meseca.
Pozor! Pri prehodu na drugega posebnega operaterja se je treba o pogodbi ponovno pogajati. Dogaja se, da vsi UPFM ne zahtevajo ponovnih pogajanj o sporazumu, vendar je to po predpisih treba storiti.
Ko prosilec prejme podpisane kopije vloge in sporazuma, lahko začnete nastavljati program, s katerim se podatki šifrirajo in posredujejo oddelku za pokojninsko zavarovanje. Po zaključku postopka lahko začnete izmenjavo.
Vzorec izpolnjevanja vloge pri FIU o povezavi elektronskega poročanja
Izjava o standardnem obrazcu
Izpolnjevanje vseh vrst obrazcev in drugih dokumentov podjetnikom vzame veliko časa. Pokojninski sklad je šel na pol poti poslovnežem in dovolil, da se potrebna poročila ne predložijo na magnetnih medijih ali v papirni obliki, ampak v elektronski obliki, kar omogoča skrajšanje časa, porabljenega za registracijo in vložitev dokumentov.
Za povezavo z elektronskim sistemom za upravljanje dokumentov se mora podjetnik obrniti na oddelek PFR in predložiti nekaj dokumentov, ki vključujejo vloga za povezavo z elektronskim upravljanjem dokumentov pri FIU.
Kaj je vloga za povezavo z elektronskim upravljanjem dokumentov pri FIU?
Vloga je potrebna, da pokojninski sklad prejme pisno uradno soglasje poslovneža za prenos dokumentacijskega toka podjetja v elektronsko obliko. Dokument je obrazec s posebnimi podatki o vpisanem podjetju - ta mora vsebovati podatke o obliki šifriranja podatkov, podatke o pravnih in fizičnih osebah.
Kako pravilno izpolniti vlogo na obrazcu p26001 - ugotovite
Zakonsko določeno naslednje možnosti za vložitev dokumentov podjetje v pokojninski sklad:
- Poročilo predloži specializirano podjetje. Ta možnost je optimalna, če računovodska služba ne more obvladati obremenitve ali iz drugih razlogov ne more obravnavati poročanja. Pri izbiri te možnosti se s ponudnikom storitev sklene pogodba o zunanjem izvajanju.
Da bi imela družba pravico do dela z osebnimi podatki zaposlenih, bi morala uprava družbe pridobiti pisno soglasje vsakega zaposlenega, da svoje podatke prenese v drugo podjetje in uporabi prejete podatke.
- Predložitev poročil prek posebnega operaterja. Ta možnost je za podjetja z več kot petimi zaposlenimi, manjša podjetja imajo pravico izbrati prvo možnost. Bistvo metode je najti podjetje, specializirano za zagotavljanje elektronskega pretoka dokumentov med podjetji in pokojninskim skladom.
Na internetu lahko najdete posebnega operaterja in z njim sklenete pogodbo. Vsak poseben operater ima svoj sistem šifriranja, zato morate pri izpolnjevanju vloge navesti, kateri algoritem bo uporabljen pri prenosu dokumentov.
V vlogi je treba navesti številne podatke:
- O podjetju, ki ponuja storitve šifriranja in prenosa podatkov- popolno ime podjetja upravljavca in vrsto orodja za zaščito kriptografskih podatkov (CIPF).
- O pravni osebi- TIN in polno natančno ime podjetja, kontrolna točka in stiki (telefonske številke in e-poštni naslov), registrska koda v FIU.
- O posamezniku- polno ime, podatki o potnem listu, stiki (e-pošta in telefonska številka), registrska številka posameznika v pokojninskem skladu; naslove stalne registracije in prebivališče.
in navodila po korakih za izpolnjevanje so v publikaciji na povezavi.
Katere podatke je treba navesti v vlogi? SKB Kontur davkoplačevalcem ponuja možnost poročanja PFR o TCS z uporabo najbolj priljubljenega elektronskega sistema poročanja Kontur.Extern.
Če vaša organizacija še ni naročnik sistema, morate za povezavo poslati aplikacijo ali se obrniti na najbližji servisni center.
Pred vzpostavitvijo povezave izberite ustrezen tarifni načrt z možnostjo pošiljanja vseh vrst poročil FIU.
Odgovore na vsa pojasnilna vprašanja lahko dobite v servisnem centru na mestu povezave.
Registracija pravnih dokumentov
Za legalno formalizacijo prehoda na poročanje v PFR na TCS morate izpolniti vlogo in podpisati sporazum z Uradom PFR (UPFR) na kraju registracije kot zavarovanec (v nekaterih regijah je potreben tudi dodaten sporazum) .
Primer zveznih dokumentov za predložitev poročil pokojninskemu skladu *:
* Dokumenti in shema ožičenja na vašem območju morda niso enaki, kot je opisano zgoraj. Predloge dokumentov je treba vzeti na spletni strani Pokojninskega sklada v delu regionalnega urada.
Vloga je izpolnjena v enem izvodu in poslana regionalni podružnici PFR (RPFR). Sporazum je sestavljen v dveh izvodih, ki jih podpiše pooblaščena oseba zavarovanca (za katerega se izda potrdilo EDS za predložitev poročil PFR) in se predloži v podpis UPFM na kraju registracije kot zavarovanca. En izvod se vrne zavarovatelju s podpisom pooblaščenega delavca UPFM.
Opomba 1: zavarovance, ki so napačno izpolnili pogodbe in / ali prijave, organi PFR enačijo z zavarovanci, ki pogodb niso zaključili. Ti zavarovanci bodo prisiljeni pisarni PFR posredovati informacije na papirju ali magnetnih medijih.
Opomba 2: poročanje organom PFR o TCS se posreduje v šifrirani obliki s podpisom potrdila EDS, izdanega za zaposlenega, ki ima pravico podpisati poročila v PFR. To je običajno vodja organizacije. Če sta bila Sporazum z UPFM in Vloga izpolnjena v imenu glavnega računovodje (pooblaščenega delavca), je potrebno, da se potrdilo EDS izda tudi temu pooblaščenemu zaposlenemu na podlagi pooblastila. To pooblastilo mora biti priloženo k sporazumu, v pooblastilu navedite polno ime in položaj pooblaščenega delavca.
Značilnosti za zavarovance 01 regija
Za poročanje v vaši regiji je treba skleniti tristransko pogodbo med zavarovanci, pokojninskim skladom in SKB Kontur.
Če želite preiti na elektronsko upravljanje dokumentov, sledite tem korakom:
- Prenesite obrazec pogodbe.
- Za podpis pogodbe se obrnite na servisni center, kjer ste kupili Kontur.Extern. Če to ni mogoče, pred obiskom UPFR pojdite v poslovalnico Pascal LLC, ki se nahaja poleg urada PFR (Maykop, Pionerskaya st., 374, office 52).
- Izpolnite in podpišite FIU vlogo za prenos dokumentov v elektronski obliki.
- Predložite celoten paket dokumentov uradu PFR.
Lastnosti zavarovancev 02
Če želite preiti na elektronsko upravljanje dokumentov s FIU:
- zavarovancem, ki sami predložijo poročila, ni treba skleniti pogodbe in vloge. V Extern lahko vnesete poljubno številko in datum sporazuma;
- pooblaščeni zastopniki, ki delajo po pooblastilu, potrebujejo: vlogo za povezavo z elektronskim pretokom dokumentov OPFR, sporazum, pooblastilo.
Funkcije za zavarovance 23 regij
- Predložite podatke o registraciji z izmišljeno številko in datumom pogodbe.
- Poročilo ali pismo pošljite FIU.
- Po izteku delovnega dne se obrnite na svojega kustosa v FIU in obvestite, da ste svoj elektronski podpis poslali prek TCS za dokončanje pogodbe.
- Kustos bo preveril prejem elektronskega podpisa in vam povedal, kaj morate storiti naprej.
Lastnosti zavarovancev 53 regij
Za prehod na EDI s FIU sledite 4 korakom:
- Prenesite in izpolnite pogodbo na spletni strani FIU. Preimenujte datoteko v "Pogodba. Registracijska številka organizacije v FIU ", na primer:" Sporazum. 000-000-000000 ". Oblika datoteke je MSOfficeWord, razširitev ".doc".
- Navedite izmišljene podatke v skladu s sporazumom z FIU, na primer "registrska številka: 000-000-000000, številka sporazuma: 0000, datum sporazuma: 01.01.2015" in.
- Datoteko, ustvarjeno v 1. točki, pošljite FOJ z dopisom.
- Podružnica PFR ga po prejemu pogodbe registrira in isto datoteko, podpisano z elektronskim podpisom, pošlje zavarovatelju, pri čemer v prilogi navede številko in datum sporazuma. Uredite podrobnosti organizacije tako, da vnesete prejeto številko in datum pogodbe.
Funkcije za zavarovance 55 regij
Za prehod na elektronsko upravljanje dokumentov s FIU sledite tem korakom:
- Podpišite aplikacijo, jo skenirajte in pošljite prek storitve "Pisma" na UPFM, v katerem ste registrirani. Če želite poslati pismo, v registracijske podatke v polje "Številka sporazuma" vnesite "w / n", v polje "Datum sporazuma" - trenutni datum.
- Po izteku delovnega dne se obrnite na UPFM in obvestite, da ste prenesli svoj elektronski podpis in optično prebrano kopijo vloge za TCS.
- Zaposleni v FIU bo preveril prejem elektronskega podpisa in vlogo, odložil znak prijave.
- Lahko začnete poročati FIU. Ne pozabite spremeniti registracijskih podatkov v podatke iz aplikacije, ki je bila dodeljena FIU.
- Če delavec pokojninskega sklada obvesti, da ni prejel elektronskega podpisa in pisma, se obrnite na tehnično podporo SKB Kontur.
- Sporazum s FIU v regiji Omsk ni sklenjen, kroženje dokumentov se izvaja na podlagi vloge.
- Zavarovanec je priporočljivo, da prvotno vlogo vloži v FIU.
Funkcije za zavarovance v 66 regijah
Za začetno povezavo s pretokom dokumentov s pokojninskim skladom morajo zavarovanci regije Sverdlovsk:
- Prenesite in izpolnite obrazec za pogodbo (Natisnite samo pogodbo brez prilog v 2 izvodih).
- Izpolnite in podpišite FIU vlogo za prenos dokumentov v elektronski obliki.
- Predložite celoten paket dokumentov uradu PFR.
- Če je sporazum že sklenjen, ga ni treba ponovno pogajati.
Funkcije za zavarovance v 78 in 47 regijah
Od 01.09.2014 je bil v vseh UPFR Sankt Peterburga in Leningradske regije za vse zavarovance uveden enoten obrazec za prijavo za povezavo z elektronskim pretokom dokumentov.
Vlogo je treba izpolniti in podpisati v FIU v 2 izvodih. V stolpcu "Posebni operater" navedite JSC "PF" SKB Kontur ".
Če je prišlo do spremembe posebnega komunikacijskega operaterja, vendar so podrobnosti ostale enake, je potrebno:
- Podpišite izjavo o novem komunikacijskem operaterju.
- Pošljite optično prebrano podpisano vlogo prek neformalnega toka dokumentov (prek storitve "pismo": FIU> Napišite pismo), izvirnika vloge ni treba odnesti FIU.
Po zaključku teh korakov lahko začnete poročati FIU.
Značilnosti za samostojne podjetnike
Samostojni podjetniki so do leta 2017 prejemali dve registracijski številki, če so bili odgovorni zase in za zavarovano osebo. Samostojnim podjetnikom je od leta 2017 dodeljena ena registrska številka.
Od 5. 3. 2018 za samostojne podjetnike z dvema registrskima številkama je postopek prehoda naslednji:
- izpolniti morate novo vlogo za povezavo z elektronskim upravljanjem dokumentov, v njej navesti registracijsko številko samostojnega podjetnika;
- oddajte vlogo na svoj UPFM (v dveh izvodih);
- izpolnite podatke o registraciji v sistemu in jih pošljite na UPFM.
Funkcije za zavarovance v 86 regijah
Za začetek poročanja FIU 86 v regiji:
- Predložite izmišljene podatke v skladu s sporazumom z FIU (na primer registrska številka: 000-000-000000, številka sporazuma: 000, datum dogovora: 01/01/2015) in pošljite podatke o registraciji.
- Testno pismo s temi podatki pošljite v pokojninski sklad (s katerim koli besedilom in vsebino).
- Obrnite se na pokojninski sklad in sklenite sporazum (če inšpektor zahteva, da navede številko sporazuma med pokojninskim skladom in SKB Kontur, navedite: št. 467/10 z dne 13.05.2010).
- Popravite podatke v skladu s pogodbo v storitvi, da bodo pravilni, in pošljite še eno testno pismo (lahko se uskladite s FIU ali pošljete poročilo).
Elektronski sistem za upravljanje dokumentov je neke vrste struktura, ki ima veliko orodij za preoblikovanje podatkov. Danes ima vsaka pisarna mrežo računalnikov, s pomočjo katere lahko organizacija prosto postane članica katerega koli sistema EDI. Vendar ni vse tako preprosto. Na ozemlju Ruske federacije obstajajo določena pravna pravila, ki od zavarovancev zahtevajo, da preden postanejo udeleženci EDMS, nemudoma oddajo vlogo za povezavo z elektronskim pretokom dokumentov PFR. Ta ukrep je obvezen za pravne osebe (organizacije) in samostojne podjetnike.
Kako so uporabniki povezani z elektronskim pretokom dokumentov pokojninskega sklada Rusije
V skladu z zakonodajnimi akti Ruske federacije na področju varstva informacij, osebnih podatkov, pridobivanja elektronskega digitalnega podpisa, zaščitenega pretoka dokumentov na ozemlju države ima vsak zavarovanec pravico, da podatke o zavarovanih osebah predloži v elektronski obliki nadzornim in računovodskim organom po obstoječih telekomunikacijskih kanalih. V tem primeru mora biti pravna moč predloženih dokumentov potrjena z elektronskim digitalnim podpisom.
Da se lahko fizična ali pravna oseba poveže z EDM sistemom FPF Rusije za pravočasno dostavo informacij o zavarovanih osebah, mora narediti naslednje:
- Vloga pri FIU o elektronskem upravljanju dokumentov se pošlje lokalni podružnici tega primerka. Obrazec tega dokumenta lahko prenesete z uradne spletne strani pokojninskega sklada Rusije. Vloga ima jasno določeno strukturo in pravila za izpolnjevanje. Vsi oddelki in pododdelki so izpolnjeni. Po temeljitem preverjanju pravilnosti vnesenih podatkov je zavarovanec dolžan prijavo overiti s svojim podpisom in pritrditi pečat podjetja. Vloga se vloži samo na kraju registracije zavarovatelja samega, ne glede na to, ali gre za posameznika (samostojni podjetnik posameznik) ali organizacijo.
- Po pripravi in overitvi vloge mora prosilec s pokojninskim skladom skleniti pogodbo o popolni in varni izmenjavi podatkov v elektronski obliki prek telekomunikacijskih omrežij v sistemu ED. Ta obrazec se predloži tudi regulativnim organom izključno na kraju registracije prijavitelja (registracija).
- Vloga za prenos dokumentov v FIU v elektronski obliki in glavni sporazum nista končni paket dokumentov za registracijo zavarovanca v elektronskem sistemu. Najpogosteje pogodbenice poleg glavne pogodbe podpišejo tudi eno ali več dodatnih pogodb. Ta ukrep omogoča vsaki od pogodbenih strank, da se še enkrat zaščitijo pred nepredvidenimi okoliščinami (na primer v primeru izgube ključev ali padca v napačne roke, okvare strojnega dela).
- Po podpisu celotnega paketa se mora zavarovanec seznaniti z vsemi predpisi pokojninskega sklada v zvezi s sodelovanjem strank med dvostranskim delom prek sistema elektronskega upravljanja dokumentov.
- Nato morate sestaviti in podpisati pogodbo z osebo, ki opravlja storitve centra za certificiranje. Ta struktura kodira in ščiti podatke ter tako zagotavlja maksimalno zaščito za vse posredovane informacije po določenih komunikacijskih kanalih.
- Potrjevanje dokumentov je končano. Zdaj lahko začnete povezovati uporabnika s sistemom za elektronsko upravljanje dokumentov.
Ta seznam je nepopoln, saj vse organizacije delujejo v sistemih, ki so jim najbolj primerni. Poleg tega vsako podjetje, ki zavarovance poveže z EDI, svojim strankam omogoča izbiro med različnimi tarifnimi načrti za storitev.
Diadoc -ov sistem elektronskega upravljanja dokumentov je najlažji način za izmenjavo pravno pomembnih elektronskih dokumentov in računov.
Pomoč pri izpolnjevanju dokumentov
Vloga za elektronsko upravljanje dokumentov pri FIU je izpolnjena v elektronski obliki. Pred kratkim je sistem 1C: Enterprise 8 prejel nov modul, ki vam omogoča hitro in priročno obdelavo vseh informacij, pripravljenih za poročanje. Na podlagi tega sistema bomo poskušali ugotoviti, kako najti in izpolniti najpomembnejši dokument za povezavo z EDMS.
Najdemo referenčno knjigo, ki vsebuje osnovne podatke o organizacijah, ki obstajajo na ozemlju Ruske federacije, ki zavarovance povezujejo s sistemom elektronskega upravljanja dokumentov. Izberemo organizacijo, ki nam je najbolj všeč, in tarifo za storitev. Pojdite na zavihek na strani z imenom "Tok dokumentov". Kliknite gumb "Vloga za izmenjavo elektronskih dokumentov FIU".
V oknu, ki se odpre, se prikaže sporočilo "pojdi k čarovniku za izpolnjevanje aplikacije" in klikni gumb "Naprej". Izpolnjevanje vloge za povezavo z EDMS poteka v 8 fazah:
- Prvi korak je, da v obrazec vnesete registracijsko številko programskega izdelka, ki ste ga kupili. Številko lahko vidite na registracijski kartici ali pa vam jo lahko pove operater telefonske številke podjetja, ki ponuja storitev za povezavo s sistemom EDM.
- V naslednjem obrazcu vas bo program "prosil", da na navedenem seznamu izberete ime certifikacijskega centra, s katerim sodelujete. Ko najdete svoj center na seznamu, kliknite gumb »Nadaljuj«.
- Pred vami se odpre tretje okno. Ta korak je odgovoren za izbiro organizacije, ki vam bo nudila kriptografske storitve. Če je v vašem računalniku že nameščen ponudnik kripto, vas bo program o tem obvestil in vas prosil, da ga spremenite. Če vaš računalnik nima take programske opreme, vas bo program prosil, da izberete novo kriptografsko središče in vas odpelje na portal za razvijalce tega programa, da spremenite nastavitve.
- Ta faza vključuje sklepanje sporazuma med pogodbenicama. Besedilo pogodbe bo prikazano v novem oknu. Priporočljivo je, da dokumenta ne bežite, ampak ga temeljito preberite. Če ste zadovoljni z vsemi pogoji, spodaj v okviru sporazuma najdemo majhno okno, v katerem morate označiti, s čimer potrdite, da so vsi pogoji pogodbe sprejemljivi. Kliknite gumb "Naprej". Polovico prijavnega postopka smo že opravili.
- Peta faza je izpolnjevanje obrazca, ki vsebuje vse podrobnosti o organizaciji, ki je opravila prehod. Pozor! Vsa polja je treba zelo previdno izpolniti z uporabo dokumentov organizacije in ne po spominu. Preden se pomaknete na naslednjo stran, večkrat preverite pravilnost podatkov. Če naredite napako in je ne odpravite pravočasno, bo posledice zelo težko popraviti.
- Naslednja faza se imenuje "Izbira zaposlenega, upravičenega do EDS". Tu je treba navesti osebne podatke uradnika, ki prejme elektronski digitalni podpis in ga ima pravico uporabljati.
- Predzadnja faza je izbira regulativnih organov, s katerimi zavarovanec sodeluje. Danes lahko elektronsko upravljanje dokumentov izvajamo s takšnimi organizacijami: Zvezno državno skupščino Ruske federacije, FPF, Rosstat in drugimi. Če delate z drugimi organizacijami, jih lahko najdete tudi na seznamu partnerskih organizacij. V tem primeru morate izbrati pokojninski sklad Ruske federacije.
- Vloga pri FIU za povezavo z elektronskim upravljanjem dokumentov bo na tej stopnji dokončana. Nato v zadnjem, osmem oknu kliknite gumb "Pošlji zdaj". Ko kliknete nanj, se obrazec takoj pošlje. Če oklevate glede končne oddaje, lahko vse izpolnjene obrazce shranite kot osnutek.
Povezava z elektronskim sistemom za upravljanje dokumentov je precej hitra. Takoj po priključitvi nanj lahko prosto sodelujete z izbranimi organizacijami, zlasti s pokojninskim skladom.
Upoštevajte, da imajo pravico do uporabe elektronskega digitalnega podpisa ne le vodja podjetja, ampak tudi drugi pooblaščeni zaposleni. Ta vloga za povezavo z EDMS je izpolnjena v eni kopiji in poslana ponudniku storitev.
Glavni in dodatni sporazumi se izpolnijo v dveh izvodih, od katerih eden ostane pri prosilcu, drugi pa pri izvajalcu. Ti dokumenti morajo biti overjeni s podpisom vodje in pečatom organizacije, sicer ne bodo imeli pravne veljave.
Elektronsko upravljanje dokumentov je univerzalni informacijski sistem, ki omogoča zbiranje, obdelavo, prenos in shranjevanje informacij pravnih in fizičnih oseb. Da bi lahko postal član takega sistema, mora subjekt napisati vlogo za povezavo z elektronskim upravljanjem dokumentov.
S pomočjo EDMS sistemov lahko zdaj:
- hitro in enostavno sklepajte posle z nasprotnimi strankami na dolge razdalje;
- takoj pošiljajte in prejemajte denarna nakazila po vsem svetu;
- nemudoma predložiti računovodske izkaze;
- znebite se nepotrebne dokumentacije;
- shranjujte svoje osebne podatke na oddaljenih strežnikih.
V Ruski federaciji je sistem elektronskega upravljanja dokumentov prejel številne privržence, katerih število se vsak dan povečuje.
SEDO - korak v prihodnost
Zakaj je bil izumljen SEDO? Sistem elektronske izmenjave dokumentov je bil ustvarjen posebej za poenostavitev dela zaposlenih v različnih organizacijah in oddelkih na področju obdelave informacij. Kot vse inovativne tehnologije ima sistem EDF svoje prednosti in slabosti. Med pluse spadajo:
- velika hitrost izmenjave podatkov med izvajalci;
- takojšnja identifikacija vsakega dokumenta;
- največja zaščita podatkov pred nepooblaščenim vdorom in njihovo uporabo v plačljive namene s strani nepooblaščenih oseb;
- zmanjšanje papirologije in približevanje načelom racionalne birokracije.
Slabosti razširjene uporabe elektronskega sistema za upravljanje dokumentov so:
- se vse organizacije in posamezniki ne morejo hitro preoblikovati iz običajnega načina delovanja v izboljšanega (v elektronski obliki);
- nestabilna pravna podlaga sistema elektronskega upravljanja dokumentov v naši državi;
- elektronski pomnilniški mediji niso tako zanesljivi kot klasični.
Elektronski sistem za upravljanje dokumentov v podjetju se običajno izvaja v daljšem časovnem obdobju. Tako se je vodja veliko lažje navaditi na inovacijo, predvsem pa svoje zaposlene naučiti delati v popolnoma drugačnih pogojih.
Pomembna odločitev
Elektronsko upravljanje dokumentov danes najdemo na vseh področjih človekove dejavnosti. Treba je opozoriti, da e-poslovanje kot takšno ne bi moglo obstajati niti dneva brez sistema EDI.
Prav ta sistem prispeva k razvoju zunanjih in notranjih gospodarskih partnerstev naše države z drugimi. Podjetniku ni treba več prestopiti meja tuje države, da bi sklenil najbolj donosen posel. Večina medbančnih finančnih transakcij je "vezanih" tudi na sistem elektronskega upravljanja dokumentov. Dejansko za izvedbo določene transakcije za velike vsote denarja ni več treba pošiljati varovanega gotovinskega stroja in z le nekaj kliki na spletu lahko to storite brez veliko truda in znatnih finančnih stroškov. Vsi poravnalni računi večine svetovnih bank se hranijo v sistemu EDMS.
Zakaj se morate povezati z EDMS?
Trenutno se številne pravne osebe in samostojni podjetniki, da bi prihranili svoj čas, v resnici trudijo vzpostaviti manj stikov z lokalnimi regulativnimi organi, na primer zvezno davčno službo ali zvezno službo za finančne trge. In ti organi sami, da bi povečali gospodarsko blaginjo države z privabljanjem novih poslovnih subjektov, so prispevali k uvedbi in razvoju lokalnih sistemov EDI.
Tak sistem bo svojim strankam prihranil dolga potovanja po oddelkih in inšpekcijah ter jim omogočil varno in pravočasno predložitev vseh potrebnih poročil.
Če želi postati član sistema elektronske izmenjave podatkov z lokalnimi oblastmi, mora poslovni subjekt izpolniti poseben obrazec, imenovan vloga za povezavo z ED sistemom.
Če nameravate zamenjati elektronske dokumente s službo pokojninskega sklada Rusije, boste morali najprej opraviti več pripravljalnih faz, od katerih je glavna izpolnjevanje vloge za povezavo z ED. Bodite pozorni na dejstvo, da se je zdaj pojavilo veliko zasebnih podjetij, ki ponujajo storitve za povezovanje z vsemi vrstami elektronskih sistemov za upravljanje dokumentov. Za opravljanje takšnih storitev obstajajo tudi različni tarifni načrti. Po končni izbiri vrste sistema in tarif za njegovo plačilo lahko nadaljujete z registracijo dokumentov za povezavo. Boste potrebovali:
- pripravi vlogo za povezavo z EDMS;
- uporabniška pogodba, ki vam daje pravico do zakonite izmenjave informacij po kanalih telekomunikacijskega omrežja;
- druge dodatne pogodbe.
Na uradni spletni strani Zveznega pokojninskega sklada Rusije najdete prazne obrazce teh dokumentov in vzorce, kako jih izpolniti.
Vloga za povezavo je sestavljena v enem izvodu in poslana regionalni podružnici Pokojninskega sklada Ruske federacije, vendar mora biti pogodba sestavljena v dveh izvodih in podpisana s strani osebe, za katero velja potrdilo o pridobitvi digitalnega podpisa je bila izdana za vložitev poročil v elektronski obliki.
Kako izpolniti vlogo za povezavo z elektronskim upravljanjem dokumentov? Če želite to narediti, morate v računalnik prenesti odjemalski program in v zahtevana polja vnesti potrebne podatke. Če tega ali onega polja ne izpolnite ali napačno izpolnite, vam program preprosto ne bo dovolil, da greste na naslednji element.