उपयोग पत्रक। कर्मचारी की काम से अनुपस्थिति

कर्मचारियों के साथ श्रम अनुबंध का समापन करते समय, एक आर्थिक इकाई को अपने कार्य समय की रिकॉर्डिंग को व्यवस्थित करना चाहिए। इन उद्देश्यों के लिए, एक समय पत्रक का उपयोग किया जा सकता है, जो हर महीने खुलता है, और इसमें जिम्मेदार व्यक्ति कर्मचारियों के काम के समय, उनकी छुट्टियों, बीमारी की छुट्टी और काम से अन्य प्रकार की अनुपस्थिति को दर्शाता है। इस दस्तावेज़ में निहित आंकड़ों के अनुसार, वेतन की गणना बाद में की जाती है।

प्रत्येक कर्मचारी के लिए काम की अवधि का रिकॉर्ड रखने के लिए कानून को संगठन के प्रशासन या संगठन के व्यक्तिगत उद्यमी की आवश्यकता होती है। टाइमशीट भरना एक जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा किया जा सकता है, जो प्रबंधन के आदेश से निर्धारित होता है।

अक्सर, ऐसे व्यक्ति विभागों के प्रमुख, कार्मिक कर्मचारी, लेखाकार आदि हो सकते हैं। कोड और सिफर का उपयोग करके समय पत्रक में काम की अवधि दर्ज करना उनकी जिम्मेदारी है।

विकास के साथ तकनीकी साधनकार्ड का उपयोग करने वाली एक विशेष प्रणाली का उपयोग कार्य समय को रिकॉर्ड करने के लिए भी किया जा सकता है, जिसकी सहायता से उद्यम में किसी कर्मचारी के आगमन और प्रस्थान को रिकॉर्ड किया जाता है। काम के समय की रिकॉर्डिंग को काम के निरंतर प्रतिबिंब के रूप में या संक्षेप में किया जा सकता है।

भविष्य में, समय पत्रक से जानकारी का उपयोग पेरोल में किया जाता है, विशेष रूप से समय-आधारित प्रणाली के साथ। रोजगार अनुबंध के साथ, टाइम शीट उद्यम के खर्चों के औचित्य में से एक है, खासकर कराधान में।

टाइम शीट न केवल कैप्चर करती है काम का समय, लेकिन आपको श्रम अनुशासन के साथ कर्मचारी अनुपालन की निगरानी करने की भी अनुमति देता है। इसकी मदद से, काम की अवधि के मानदंडों के अनुपालन की निगरानी और ओवरटाइम काम की पहचान की जाती है। सांख्यिकी और कर्मियों के रिकॉर्ड के लिए प्रस्तुत कई रिपोर्टें एक टाइम शीट के आधार पर भरी जाती हैं।

जरूरी!यदि कंपनी एक समय पत्रक नहीं रखती है, तो नियामक प्राधिकरण उस पर उचित दंड लागू कर सकते हैं।

एक कर्मचारी के कार्य समय की गणना कैसे की जाती है?

कानून दो प्रकार के मानक स्थापित करता है - एक छह दिन कार्य सप्ताह(36 घंटे) और पांच दिन का कार्य सप्ताह (40 घंटे)। यानी, श्रमिक आठ घंटे के काम के साथ पांच दिन काम कर सकते हैं, या छह घंटे के साथ छह दिन काम कर सकते हैं। इनका उल्लंघन करने की अनुमति है दुर्लभ मामले- संक्षेप में लेखांकन या अनियमित अनुसूची के साथ।

पहले मामले में, मानदंड बड़ी अवधि में लागू होते हैं, उदाहरण के लिए, एक चौथाई, आधा वर्ष, आदि। यह पता चला है कि काम की एक छोटी अवधि में, तथ्य वर्तमान मानदंडों का पालन नहीं कर सकता है, लेकिन यह चयनित बड़े समय अंतराल में मानदंडों से अधिक नहीं होना चाहिए।

कुछ श्रमिकों के लिए, कम दैनिक दर या साप्ताहिक दर लागू हो सकती है। आपको वास्तव में कर्मचारियों के काम के समय को कैसे ध्यान में रखना चाहिए, इसमें तय किया जाना चाहिए। समय पत्रक को उस समय भी प्रतिबिंबित करना चाहिए जब कर्मचारी ने काम नहीं किया था, लेकिन उद्यम में पंजीकृत था।

इन अवधियों में शामिल हो सकते हैं:

• अस्पताल।
• डाउनटाइम अवधि, आदि।

रिपोर्ट कार्ड महीने की शुरुआत में खुलता है, और इसके अंत में इसे बंद कर दिया जाता है। महीने के मध्य में जिम्मेदार व्यक्ति काम के समय के पहले भाग के डेटा को दर्शाते हुए, मध्यवर्ती कुल का योग करता है। दस्तावेज़ को विभाग के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है और कार्मिक विभाग को सत्यापन के लिए प्रस्तुत किया जाता है। फिर इसे पेरोल गणना के लिए लेखा विभाग में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

ध्यान! 2017 के लिए टाइम शीट, पिछली अवधियों की तरह, दो प्रकार की हो सकती है - फॉर्म टी -12 और फॉर्म टी -13। पहले में न केवल काम के घंटों के लिए लेखांकन शामिल है, बल्कि वेतन की गणना करने की संभावना भी शामिल है। फॉर्म टी-13 का उपयोग केवल काम का समय तय करने के लिए किया जाता है, अन्य दस्तावेजों का उपयोग मजदूरी की गणना के लिए किया जाता है।

क्या इलेक्ट्रॉनिक नियंत्रण प्रणाली का उपयोग करना कानूनी है?

कानून कर्मचारी के समय को रिकॉर्ड करने के लिए नियोक्ता के दायित्व का प्रावधान करता है। इन उद्देश्यों के लिए, उसे विभिन्न का उपयोग करने का अधिकार है इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम. लेकिन उन्हें व्यवहार में लाने के लिए, कंपनी के प्रशासन को कर्मचारियों के साथ संपन्न आंतरिक नियमों और श्रम अनुबंधों में प्रतिबिंबित होना चाहिए इस पल.

यदि ऐसा नहीं किया जाता है, तो इन इलेक्ट्रॉनिक प्रणालियों का उपयोग नहीं किया जा सकता है।

के जरिए विभिन्न साधनउद्यम से आने और जाने का समय निश्चित होता है। भविष्य में, प्राप्त आंकड़ों के आधार पर ऐसी प्रणाली स्वचालित रूप से समय पत्रक में भर जाती है।

फॉर्म और सैंपल टाइमशीट फिलिंग डाउनलोड करें

फॉर्म को एक्सेल फॉर्मेट में, धीरे-धीरे डाउनलोड करें।

वर्ड फॉर्मेट में।

एक्सेल प्रारूप में।

ध्यान!यदि अनुपस्थिति का कारण अज्ञात है, तो पत्र कोड "НН" रिपोर्ट कार्ड पर चिपका दिया जाना चाहिए। भविष्य में, इस कोड को परिष्कृत किया जाता है। यदि कर्मचारी इस अवधि के दौरान बीमार था, तो कोड को "बी" में सही किया जाता है। इस घटना में कि कोई सहायक दस्तावेज नहीं हैं, तो कोड "НН" के बजाय कोड "पीआर" दर्ज किया जाता है।

छुट्टियाँ छुट्टी के समय पर गिर गईं

श्रम संहिता के अनुसार, यदि अवकाश की अवधि गिरती है छुट्टियां, तो उन्हें कैलेंडर दिनों की गणना में शामिल नहीं किया जाता है।

जब किसी कर्मचारी को वार्षिक छुट्टी दी जाती है, तो उसकी अवधि के दौरान, टाइमशीट में दिनों की छुट्टी को चिह्नित नहीं किया जाता है, क्योंकि वे कैलेंडर दिनों की संख्या में शामिल होते हैं - उन्हें अक्षर कोड "FROM" या संख्यात्मक पदनाम 09 द्वारा प्रतिस्थापित किया जाता है। वार्षिक छुट्टी, साथ ही OD कोड या पदनाम 10 - अतिरिक्त छुट्टी के लिए।

ध्यान!गैर-कामकाजी अवकाश कैलेंडर दिनों की संख्या में शामिल नहीं हैं। इसलिए, टाइमशीट में, ऐसे दिनों को अक्षर कोड "बी" या संख्या 26 द्वारा इंगित किया जाना चाहिए।

कर्मचारी छुट्टी के दौरान बीमार पड़ जाता है

यदि कोई कर्मचारी छुट्टी के दौरान बीमार पड़ता है, तो इस तथ्य की पुष्टि करने के लिए, उसे उचित रूप से जारी बीमार अवकाश प्रदान करना होगा। नतीजतन, आराम के दिनों को बीमारी की छुट्टी पर बिताए गए समय से बढ़ाया जाना चाहिए, या किसी अन्य समय के लिए पुनर्निर्धारित किया जाना चाहिए।

प्रारंभ में, छुट्टी का समय टाइमशीट में "FROM" अक्षर कोड या 09 नंबर के साथ चिह्नित किया जाना चाहिए। प्रदान किए जाने के बाद बीमारी की छुट्टीठीक है, तो समय पत्रक को समायोजित किया जाना चाहिए - बीमारी के दिनों के लिए, पिछले पदनाम के बजाय, कोड "बी" या डिजिटल पदनाम 19 लिखा जाता है।

सप्ताहांत पर व्यापार यात्रा गिर गई

श्रम मंत्रालय के पत्र के अनुसार, व्यावसायिक यात्रा के सभी दिनों को रिपोर्ट कार्ड में नोट किया जाना चाहिए, भले ही वे सप्ताहांत पर हों। ऐसा करने के लिए, आपको रिपोर्ट कार्ड में पदनामों का उपयोग करने की आवश्यकता है - एक विशेष पत्र कोड "के" या डिजिटल पदनाम 06। इस मामले में, घंटों की संख्या को नीचे रखने की आवश्यकता नहीं है।

यदि व्यापार यात्रा पर होने के समय कर्मचारी सप्ताहांत पर काम करता है, तो टाइमशीट में उन्हें "РВ" कोड के साथ चिह्नित किया जाता है - सप्ताहांत पर काम, या संख्या 03 के साथ। काम के घंटों की संख्या को नीचे रखा जाना चाहिए केवल एक ही मामले में - जब कंपनी के प्रबंधन ने कर्मचारी को एक विशिष्ट निर्देश दिया कि उसे काम करने के लिए दिन के कितने घंटे समर्पित करने की आवश्यकता है।

ध्यान!इसका भुगतान कैसे किया जाता है, इसके बारे में अधिक विस्तार से, यह नोट किया गया है, साथ ही इस लेख में अन्य विशेषताओं का वर्णन किया गया है।

लेख में विचार करें कि टाइम शीट क्या है, किन रूपों का उपयोग किया जाता है। टाइम शीट भरने के नियम, भरने का एक उदाहरण। हम टाइम शीट को भरने में मुख्य कठिनाइयों की पहचान करेंगे, जिससे मजदूरी की गणना में त्रुटियां हो सकती हैं।

टाइम शीट एक दस्तावेज है जो प्रत्येक कर्मचारी द्वारा काम किए गए घंटों की संख्या और संगठन के प्रत्येक कर्मचारी के लिए प्रति माह अनुपस्थिति की संख्या को दर्शाता है। इसके आधार पर गणना की जाती है।

सभी संगठनों को एक टाइम शीट बनाए रखना आवश्यक है।

कार्य समय रिकॉर्ड करने के लिए, रूस की राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित दो एकीकृत रूप T-12 और T-13 हैं।

फॉर्म टी-12 का उपयोग न केवल काम के घंटों को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है, बल्कि मजदूरी की गणना के लिए भी किया जाता है। इसलिए, छोटी फर्मों में, जब एक लेखाकार भी एक कार्मिक विभाग का रखरखाव करता है, तो इस टी -12 फॉर्म का उपयोग किया जाता है।

जब केवल काम किए गए घंटों और अनुपस्थिति के बारे में जानकारी की आवश्यकता होती है, तो फॉर्म टी -12 या फॉर्म टी -13 के पहले भाग का उपयोग किया जाता है।

काम के घंटे रिकॉर्ड करने के लिए किसी भी फॉर्म का इस्तेमाल किया जा सकता है।

टाइम शीट भरने के नियम

कार्मिक अधिकारी द्वारा दैनिक समय पत्रक भरा जाता है, यदि कंपनी के पास कार्मिक विभाग नहीं है, तो समय पत्रक एक लेखा अधिकारी द्वारा बनाए रखा जाता है।

टाइम शीट भरते समय, संगठन का नाम बताना न भूलें और संरचनात्मक इकाई.

"दस्तावेज़ संख्या" और "संकलन की तिथि" में भरना होगा

सेल में " रिपोर्टिंग अवधि»हम उस महीने की शुरुआत और अंत डालते हैं जिसके लिए समय पत्रक बनाए रखा जाता है।

- क्रमिक संख्या;

- उपनाम, आद्याक्षर, स्थिति (विशेषता या पेशा);

- कार्मिक संख्या;

- महीने के दिनों तक उपस्थिति और काम से अनुपस्थिति के निशान

तालिका की शीर्ष पंक्ति एक वर्णमाला या . से भरी हुई है डिजिटल कोडमहीने के प्रत्येक दिन के लिए काम के घंटे (उपस्थिति, व्यापार यात्रा, आदि)। सबसे नीचे, उनके लिए घंटों की संख्या दर्ज की जाती है। उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मचारी ने 3 जुलाई 2014 को पूरी शिफ्ट पूरी की, तो जुलाई के टाइम शीट में, कर्मचारी के अंतिम नाम के सामने नंबर 3 वाले सेल में, "I" कोड और 8 काम के घंटे नीचे रखे गए हैं। यदि कर्मचारी उस दिन बीमार पड़ गया, तो "बी" डालना आवश्यक है, और चूंकि उसके पास काम के घंटे नहीं थे, इसलिए नीचे की सेल नहीं भरी गई है या 0 दर्ज किया गया है।

- मध्यवर्ती और अंतिम परिणाम;

- अनुपस्थिति की उपस्थिति में, कारणों के लिए अनुपस्थिति पर अंक लगाए जाते हैं।

टाइम शीट के अंत में, हमें यह जांचना चाहिए कि टाइम शीट भरने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर हैं, साथ ही संरचनात्मक इकाई के प्रमुख और कार्मिक अधिकारी के हस्ताक्षर हैं।

टाइम शीट भरने के लिए मूल कोड

कार्य समय का प्रकार	पत्र कोड	डिजिटल कोड
कार्य दिवस	मैं हूं	01
व्यापार यात्रा	प्रति	06
वार्षिक मूल भुगतान अवकाश	से	09
	आर	14
बच्चे के तीन साल की उम्र तक पहुंचने तक माता-पिता की छुट्टी	शीतलक	15
नियोक्ता की अनुमति से किसी कर्मचारी को बिना वेतन के अवकाश दिया जाता है	इससे पहले	16
कानून के अनुसार लाभ की नियुक्ति के साथ अस्थायी विकलांगता	बी	19
	वी	26
अस्पष्टीकृत कारणों से अनुपस्थिति (जब तक परिस्थितियों को स्पष्ट नहीं किया जाता है)	एचएच	30

टाइम शीट भरते समय गैर-मानक स्थितियां

1. एक कर्मचारी छुट्टी के दौरान बीमार पड़ गया।

छुट्टी के बाद, कर्मचारी काम पर चला गया और बीमारी की अवधि के लिए बीमार छुट्टी प्रदान की। रिपोर्ट कार्ड में, छुट्टी (ओटी) के बजाय, बीमारी के पहले दिन से एक अस्थायी विकलांगता कोड (बी) चिपका दिया जाता है, और छुट्टी खुद बीमारी की अवधि के लिए बढ़ा दी जाती है।

ऐसे मामले हैं जब कर्मचारी छुट्टी खत्म होने के बाद भी नियोक्ता को चेतावनी देते हुए बीमार होना जारी रखता है। चूंकि कर्मचारी के शब्द समय पत्रक भरने का आधार नहीं हैं, इसलिए, छुट्टी के बाद, हम अस्पष्टीकृत कारणों (एचएच) के लिए अनुपस्थिति डालते हैं। कर्मचारी द्वारा बीमार छुट्टी प्रदान करने के बाद, हम कोड बी के लिए अवधि को सही करते हैं।

2. छुट्टी के दौरान कर्मचारी की छुट्टियां थीं।

उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी 1 जून से 29 जून 2014 तक छुट्टी पर था। टाइम शीट में, मुख्य अवकाश अवधि को ओटी कोड डाला जाता है, जबकि 12 जून को कोड बी (गैर-कार्य अवकाश) के साथ चिह्नित किया जाता है, क्योंकि इस दिन को भुगतान की गई छुट्टी अवधि में शामिल नहीं किया जाता है।

मुख्य दस्तावेज जिसके आधार पर कंपनी अपने कर्मचारियों के वेतन की गणना करती है वह है टाइम शीट। एक नियम के रूप में, एक एकीकृत रूप का उपयोग किया जाता है (यहां डाउनलोड किया जा सकता है)। इसके भरने के एक नमूने पर विचार करें।

किन रूपों का उपयोग किया जा सकता है

काम के घंटे और पेरोल रिकॉर्ड करने के लिए मुख्य दस्तावेज के रूप में, एक कंपनी इसका उपयोग कर सकती है:

1. रिपोर्ट कार्ड के एकीकृत रूप, जिन्हें राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित किया गया था;
2. स्वतंत्र रूप से विकसित रूप जिसमें कानून संख्या 402-एफजेड "ऑन अकाउंटिंग" द्वारा प्रदान किए गए सभी विवरण शामिल हैं और लेखांकन नीति के एक तत्व के रूप में अनुमोदित हैं।

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टाइम शीट का एकीकृत रूप

टाइम शीट का एकीकृत रूप दो प्रकार का होता है:

1. टाइम शीट और पेरोल गणना (फॉर्म नंबर टी -12);
2. टाइम शीट (फॉर्म नंबर टी -13)।

फर्म को किसी भी रूप को चुनने का अधिकार है। कानून में कोई प्रतिबंध नहीं है। दोनों रूपों को 05.01.2004 नंबर 1 की राज्य सांख्यिकी समिति की डिक्री द्वारा अनुमोदित किया गया था।

टाइम शीट टेम्प्लेट

उपरोक्त प्रपत्रों के रिक्त रूप इस प्रकार हैं:

1. फॉर्म नंबर टी-12। टाइमशीट और पेरोल

1. फॉर्म नंबर टी-13। समय पत्रक

टाइम शीट को संकलित करने के तरीके

श्रम संहिता कंपनियों पर अपने कर्मचारियों के काम के घंटों का रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य करती है (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 91)। स्प्रेडशीट बनाने के दो तरीके हैं:

1. काम पर सभी उपस्थिति और अनुपस्थिति का पंजीकरण।
2. केवल विचलन का पंजीकरण: छुट्टियां, बीमारियां, अन्य कारणों से अनुपस्थिति, स्थापित समय से अधिक काम करना आदि।

किसी भी विकल्प का चुनाव नियोक्ता के विवेक पर होता है। यह काम के घंटों की अवधि पर निर्भर नहीं करता है, जो कंपनी में निर्धारित है।

एक नियम के रूप में, वे उस विधि को चुनते हैं जो मानव संसाधन विशेषज्ञों के लिए सुविधाजनक है। उदाहरण के लिए, पहला कार्य समय के सारांशित लेखांकन के लिए उपयुक्त है, जब कुछ दिनों में कमी की भरपाई दूसरों पर प्रसंस्करण द्वारा की जाती है।

काम के घंटों को दर्ज करने की यह प्रक्रिया आपको लेखांकन अवधि के लिए सभी प्रसंस्करण या कमियों की पहचान करने की अनुमति देती है।

दूसरी विधि (विचलन का पंजीकरण) कार्य दिवस की निरंतर और ज्ञात लंबाई के साथ सुविधाजनक है। इस मामले में, दस्तावेज़ भरने वाला व्यक्ति प्रत्येक कार्य दिवस में काम करने के घंटों की संख्या जानता है। इसलिए, केवल विचलन दर्ज करना अधिक सुविधाजनक है।

टाइम शीट या तो लेखाकार या कार्मिक सेवा के कर्मचारी (टाइमकीपर) द्वारा भरी जाती है। आमतौर पर, इसके निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को कंपनी के निदेशक द्वारा नियुक्त किया जाता है। ऐसा करने के लिए, निदेशक द्वारा हस्ताक्षरित एक आदेश जारी करें।

टाइमशीट कैसे भरें

भरते समय, उन्हें आवेदन के निर्देशों और श्रम लेखांकन के लिए प्रलेखन के रूपों को भरने के लिए निर्देशित किया जाता है, जिसे राज्य सांख्यिकी समिति ने 01/05/2004 के संकल्प संख्या 1 द्वारा अनुमोदित किया था। काम किए गए घंटों के हिसाब से, प्रपत्रों में कई कॉलम और लाइनें होती हैं:

1. टी -12 (कॉलम 4, 6) - दो लाइनें;
2. टी-13 (कॉलम 4) - चार लाइनें (एक महीने के आधे हिस्से के लिए 2) और कॉलम 15 और 16।

काम के घंटों के प्रतीकों (कोड) के लिए इन दोनों रूपों में से किसी एक की शीर्ष पंक्ति की आवश्यकता होती है। सबसे नीचे, उस समय की अवधि दी गई है, जिस पर संबंधित कोड के अनुसार काम किया गया था या नहीं (घंटों, मिनटों में) काम नहीं किया गया था। संचालन के मोड पर अतिरिक्त डेटा रिकॉर्ड करने के लिए नियोक्ता को रिपोर्ट कार्ड में कॉलम की संख्या बढ़ाने का अधिकार है। उदाहरण के लिए, शिफ्ट के प्रारंभ और समाप्ति समय को नीचे रखें। यह तब उपयोगी होता है जब कर्मचारी सामान्य से भिन्न परिस्थितियों में कार्य करता है।

टी -12 फॉर्म के कॉलम 5 और 7 में, शीर्ष रेखाएं काम किए गए दिनों की संख्या दर्शाती हैं। लब्बोलुआब यह है कि घंटों काम किया जाता है।

अनुपस्थिति (विचलन) के रिपोर्ट कार्ड में पंजीकरण करते समय, जिसे दिनों में ध्यान में रखा जाता है (उदाहरण के लिए, बीमारी या छुट्टी के दिन), गैर-उपस्थिति प्रतीक का पत्र कोड शीर्ष पंक्ति में रखा जाता है। नीचे के कॉलम खाली छोड़ दिए गए हैं।

टी -12 (धारा 2) के रूप में भुगतान की राशि का संकेत दें। इसके अलावा, यह उस संबंधित खाते को दर्शाता है जिससे अर्जित होता है वेतनघंटों काम किया। ज्यादातर मामलों में, यह व्यय खाता (20, 26, 44, 91)। इसी तरह के डेटा को फॉर्म टी-13 के कॉलम 8 में दर्शाया गया है।

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टाइमशीट भरने के नमूने

आइए विचार करें कि ऊपर प्रस्तुत किए गए दो रूपों का उपयोग करके टाइमशीट कैसे भरें।

टी-12 फॉर्म भरना:

T-13 फॉर्म भरना:

तालिका में किंवदंती

राज्य सांख्यिकी समिति की आवश्यकताओं के अनुसार रिपोर्ट कार्ड में जानकारी को एन्कोड किया जाना चाहिए। नीचे दी गई तालिका कोड और उनकी व्याख्या दिखाती है।

डिक्रिप्शन	पत्र कोड	कोड-अंक
काम का समय
दिन के समय का काम
रात में काम करना
सप्ताहांत और गैर-कामकाजी छुट्टियों पर काम करें
ओवरटाइम काम
घूर्णी आधार पर काम करें
प्रशिक्षुओं के लिए कम समय
कम अवधि बनाम सामान्य अवधि
अंशकालिक काम
व्यावसायिक दौरे
व्यापार यात्रा
प्रशिक्षण
प्रशिक्षण
काम से छुट्टी के साथ व्यावसायिक विकास
छुट्टी
वार्षिक अवकाश (मूल)
वार्षिक अवकाश (वैकल्पिक)
पढ़ाई के सिलसिले में अतिरिक्त छुट्टी (वेतन के साथ)
पढ़ाई के सिलसिले में अतिरिक्त छुट्टी (बिना वेतन के)
प्रसूति अवकाश
3 साल तक के बच्चे की देखभाल के लिए छुट्टी
अपने खर्च पर छुट्टी
अवैतनिक अवकाश
वार्षिक अतिरिक्त छुट्टीबिना वेतन
बीमार समय
अनुदान के समय बीमारी
लाभ के बिना बीमारी
अनुपस्थिति, अनुपस्थिति
जबरन अनुपस्थिति
राज्य के निष्पादन के दौरान अनुपस्थिति। जिम्मेदारियों
अज्ञात कारणों से अनुपस्थिति
सप्ताहांत
सप्ताहांत और छुट्टियां
अतिरिक्त दिन की छुट्टी (भुगतान किया गया)
अतिरिक्त दिन की छुट्टी (कोई भुगतान नहीं)
हड़ताल
हड़ताल
सरल
नियोक्ता की गलती के कारण निष्क्रिय समय
संगठन और कर्मचारी के नियंत्रण से बाहर के कारणों के लिए डाउनटाइम
कर्मचारी की गलती के कारण डाउनटाइम
वेतन में देरी के कारण काम ठप
काम से निलंबन
लाभ के साथ काम से निलंबन
लाभ के भुगतान के बिना काम से निलंबन
एक पदनाम जिसे नियोक्ता स्वतंत्र रूप से दर्ज कर सकता है
चिकित्सा और सामाजिक परीक्षा उत्तीर्ण करना
औषधालय परीक्षा
नर्सिंग ब्रेक

उदाहरण के लिए, पीसवर्क पे के लिए काम के घंटों की कोडिंग:

और एक महिला को अपने बच्चे को खिलाने के लिए ब्रेक देते समय कोड डालना

टाइम शीट भरने की विशेषताएं

व्यवहार में, ऐसी स्थितियां होती हैं जब टाइम शीट भरने में विशेषताएं होती हैं। तो, पूर्व-छुट्टी का दिन एक घंटे कम कर दिया जाता है। उदाहरण के लिए, 7 मार्च को, कानून के अनुसार, 7 घंटे का कार्य दिवस। अगर टाइम शीट 8 घंटे कहती है, तो कर्मचारियों ने आखिरी घंटे के लिए ओवरटाइम काम किया। आठवें घंटे का कम से कम डेढ़ गुना भुगतान किया जाना चाहिए (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 152)। अन्यथा, कंपनी पर 50,000 रूबल का जुर्माना लगाया जा सकता है। (रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता का अनुच्छेद 5.27)।

वही जुर्माना कंपनी को धमकी देता है यदि छुट्टी की पूर्व संध्या पर व्यक्तिगत कर्मचारियों के लिए समय पत्रक 8 घंटे है। उदाहरण के लिए, नाबालिग और गर्भवती महिलाएं। उन्हें ओवरटाइम काम करने की अनुमति नहीं है।

छोटे प्री-हॉलिडे डे का नियम सभी कर्मचारियों पर लागू होता है। वो भी जो पार्ट टाइम काम करते हैं। यदि कोई कर्मचारी 7 घंटे काम करता है, तो छुट्टी के दिन वे रिपोर्ट कार्ड में 6 डालते हैं।

अंशकालिक नौकरियों के लिए समय पत्रक उस समय को इंगित करता है जो वास्तव में काम किया गया है। अंशकालिक श्रमिकों के लिए निर्धारित प्रतिबंधों पर विचार किया जाना चाहिए। जब कोई व्यक्ति मुख्य स्थान पर कार्यरत होता है, तो उसके अंशकालिक कार्य की दैनिक अवधि 4 घंटे से अधिक नहीं हो सकती है। वह उन दिनों में 4 घंटे से अधिक काम कर सकता है जब वह मुख्य स्थान पर व्यस्त नहीं होता है। अंशकालिक श्रमिकों के मासिक कार्य घंटे आधे से अधिक नहीं होने चाहिए मासिक दरकाम का समय।

अंशकालिक श्रमिकों द्वारा काम किए गए घंटे (घंटों और मिनटों में) फॉर्म नंबर टी -12 के नीचे की रेखा (कॉलम 4 और 6) या फॉर्म नंबर टी की दूसरी और चौथी पंक्तियों (कॉलम 4) में परिलक्षित होते हैं। 13. भिन्नात्मक संख्याओं की अनुमति नहीं है। उदाहरण के लिए, यदि कोई अंशकालिक कर्मचारी 3 घंटे 12 मिनट तक काम करता है, तो आप टाइम शीट में नीचे डाल सकते हैं भिन्नात्मक संख्या- 3.2 घंटे (3 घंटे + 12 मिनट: 60 मिनट / घंटा)।

1C में और कार्यक्षमता में समान प्रोग्राम, आप स्वचालित रूप से एक टाइम शीट भर सकते हैं।

टाइम शीट भरने का एक व्यावहारिक उदाहरण

उदाहरण के लिए, काम के घंटों के सारांश लेखांकन के साथ टाइम शीट भरने की प्रक्रिया पर विचार करें।

उदाहरण

एक व्यक्ति को काम के समय का एक संक्षिप्त रिकॉर्ड दिया जाता है (एक महीना एक लेखा अवधि है) और एक अनुसूची 2 2 के बाद दिन में दस घंटे के लिए दिया जाता है। जून में, शेड्यूल इस तरह दिखता है:

01-02, 05-06, 09-10… 29-30.06.

उत्पादन कैलेंडर के अनुसार, जून में काम करने का समय 159 घंटे है। अनुसूची को बिना अधिक किए तैयार किया जाना चाहिए दी गई राशिघंटे। ऐसा करने के लिए, कुछ दिनों में काम करने का समय घटाकर 8-9 घंटे कर दिया गया था।

01 से 07.06 तक कर्मचारी व्यापार यात्रा पर था। वहीं उसे एक दिन की छुट्टी पर काम में शामिल करने का आदेश जारी नहीं किया गया। एक व्यापार यात्रा पर, एक व्यक्ति उस कंपनी के शेड्यूल के अनुसार काम करता है जिसमें उसे भेजा गया था। लेकिन व्यापार यात्रा के दिनों के लिए औसत कमाई की गणना करते समय, लेखाकार नियोजित कार्यक्रम के अनुसार घंटों की संख्या लेगा।

कर्मचारी व्यापार यात्रा के स्थान पर जा रहा था और 01 और 07.06 को वापस आ रहा था। इसके अलावा, 07 उनके लिए एक दिन की छुट्टी है। पेरोल उद्देश्यों के लिए एक दिन की छुट्टी पर सड़क पर बिताए गए दिन एक दिन के काम के दिनों के बराबर होते हैं। इस मामले में, समय उस परिवहन के प्रस्थान के क्षण से निर्धारित किया जाता है जिस पर कर्मचारी ने प्रस्थान के दिन के अंत तक छोड़ा था। उदाहरण के अनुसार - 9 घंटे।

अनुसूची के शेष दिनों (08 से 30.06 तक) को योजना के अनुसार तैयार किया गया था।

घंटे काम की मेज

जून में काम के घंटे का मानदंड निम्नानुसार निर्धारित किया गया था। 159 कार्य घंटों से (उत्पादन कैलेंडर के अनुसार), हमने व्यापार यात्रा अवधि के लिए नियोजित कार्य समय, समय को बाहर रखा है:

159 घंटे - (10 घंटे × 4 दिन) = 119 घंटे

व्यापार यात्रा (08 से 30.06 सहित) के बाद वास्तव में काम किया गया समय 128 घंटे है। यह 159 घंटे से भी कम है। इसलिए, कोई ओवरटाइम वेतन नहीं है। वेतन के अनुसार 128 घंटे का भुगतान किया जाएगा।

व्यापार यात्रा (आगमन और प्रस्थान के दिनों सहित) के दौरान एक व्यक्ति को चूकने का समय 49 घंटे है। उनमें से:

• औसत कमाई के आधार पर 40 घंटे का भुगतान किया जाएगा;
• सप्ताहांत पर काम के रूप में 9 घंटे का भुगतान किया जाएगा।

टाइम शीट मुख्य दस्तावेज है जिसमें कंपनी के प्रत्येक कर्मचारी के काम के लिए उपस्थिति और अनुपस्थिति की संख्या की जानकारी होती है। इसे लेखा विभाग को हस्तांतरित किया जाता है। और आंकड़ों के आधार पर, मजदूरी की गणना और अर्जित की जाती है।

कानून 2 एकीकृत टाइमशीट फॉर्म प्रदान करता है: टी -12 - मैन्युअल रूप से भरा जाना; T-13 - काम किए गए वास्तविक घंटों के स्वचालित नियंत्रण के लिए (टर्नस्टाइल के माध्यम से)।

डेटा हर कारोबारी दिन दर्ज किया जाता है। महीने के अंत में, प्रत्येक कर्मचारी की उपस्थिति और अनुपस्थिति की कुल गणना की जाती है। एक्सेल का उपयोग करके कुछ कोशिकाओं को भरने को स्वचालित करके रिपोर्ट निर्माण को सरल बनाया जा सकता है। आइए देखें कैसे।

एक्सेल फ़ंक्शंस के साथ इनपुट डेटा भरना

फॉर्म T-12 और T-13 में लगभग समान विवरण हैं।

टाइम शीट डाउनलोड करें:

प्रपत्र के पृष्ठ 2 के शीर्षलेख में (उदाहरण के लिए, T-13), संगठन और संरचनात्मक इकाई का नाम भरें। जैसे संस्थापक दस्तावेजों में।

हम दस्तावेज़ संख्या मैन्युअल रूप से निर्धारित करते हैं। कॉलम "संकलन की तिथि" में आज फ़ंक्शन सेट करें। ऐसा करने के लिए, एक सेल का चयन करें। कार्यों की सूची में, वांछित को ढूंढें और 2 बार ओके दबाएं।

"रिपोर्टिंग अवधि" कॉलम में रिपोर्टिंग माह के पहले और अंतिम दिन को इंगित करें।

हम टाइम शीट के बाहर एक फ़ील्ड आवंटित करते हैं। यहीं हम काम करेंगे। यह ऑपरेटर क्षेत्र है। सबसे पहले, आइए रिपोर्टिंग माह के लिए अपना कैलेंडर बनाएं।

लाल क्षेत्र तिथियां हैं। यदि छुट्टी का दिन है तो लोगों को हरे मैदान में डाल दें। सेल T2 में, हम एक डालते हैं यदि टाइम शीट पूरे एक महीने के लिए संकलित की जाती है।

अब आइए निर्धारित करें कि एक महीने में कितने कार्य दिवस होते हैं। हम इसे परिचालन क्षेत्र पर करते हैं। वांछित सेल में, सूत्र डालें =COUNTIF(D3:R4,""). COUNTIF फ़ंक्शन कोष्ठक में दी गई श्रेणी में गैर-रिक्त कक्षों की संख्या की गणना करता है।

हम मैन्युअल रूप से संगठन के कर्मचारियों की क्रम संख्या, पूरा नाम और विशेषता दर्ज करते हैं। साथ ही एक पेरोल नंबर। कर्मचारियों के व्यक्तिगत कार्ड से जानकारी ली जाती है।



सूत्रों के साथ एक टाइमशीट को स्वचालित करना

फॉर्म की पहली शीट में काम के घंटे, डिजिटल और अल्फाबेटिक रिकॉर्ड करने के लिए प्रतीक हैं। एक्सेल का उपयोग करके स्वचालन का बिंदु पदनाम में प्रवेश करते समय घंटों की संख्या प्रदर्शित करना है।

उदाहरण के लिए, आइए निम्नलिखित विकल्प लें:

• सप्ताहांत पर;
• मैं एक मतदान (कार्य दिवस) हूं;
• ओटी - छुट्टी;
• के - व्यापार यात्रा;
• बी - बीमार छुट्टी।

सबसे पहले, "चयन करें" फ़ंक्शन का उपयोग करें। यह आपको सेल में वांछित मान सेट करने की अनुमति देगा। इस स्तर पर, हमें उस कैलेंडर की आवश्यकता होती है जिसे हमने ऑपरेटर के क्षेत्र में बनाया था। यदि किसी तिथि को एक दिन की छुट्टी है, तो रिपोर्ट कार्ड में "बी" दिखाई देता है। कार्यकर्ता - "मैं"। उदाहरण: = चॉइस (डी$3+1, "आई", "बी")। यह एक सेल में सूत्र दर्ज करने के लिए पर्याप्त है। फिर इसे निचले दाएं कोने से "हुक" करें और इसे पूरी लाइन पर ड्रा करें। यह इस तरह निकलता है:

अब इसे बनाते हैं ताकि सुरक्षित दिनों में लोगों के पास "आठ" हों। आइए "अगर" फ़ंक्शन का उपयोग करें। नीचे की पंक्ति में पहले सेल का चयन करें प्रतीक. "फ़ंक्शन डालें" - "अगर"। फ़ंक्शन तर्क: तार्किक अभिव्यक्ति - परिवर्तित किए जाने वाले कक्ष का पता (उपरोक्त कक्ष) = "बी"। "अगर सच है" - "" या "0"। यदि यह दिन वास्तव में एक दिन की छुट्टी है - 0 कार्य घंटे। "अगर गलत है" - 8 (बिना उद्धरण के)। उदाहरण: =IF(AW24="B";"";8)। हम सूत्र के साथ सेल के निचले दाएं कोने को "हुक" करते हैं और इसे पूरी पंक्ति में गुणा करते हैं। यह इस तरह निकलता है:

महीने के दूसरे भाग में आपको यही काम करने की जरूरत है। यह सूत्रों की प्रतिलिपि बनाने और उनके द्वारा संदर्भित कक्षों को बदलने के लिए पर्याप्त है। कार्य का परिणाम:

अब संक्षेप में बताते हैं: हम प्रत्येक कर्मचारी की उपस्थिति की संख्या की गणना करते हैं। COUNTIF सूत्र मदद करेगा। विश्लेषण की सीमा पूरी श्रृंखला है जिसके लिए हम एक परिणाम प्राप्त करना चाहते हैं। मानदंड "I" (उपस्थिति) या "K" (व्यापार यात्रा) पत्र की कोशिकाओं में उपस्थिति है। उदाहरण: . नतीजतन, हमें किसी विशेष कर्मचारी के लिए कार्य दिवसों की संख्या मिलती है।

आइए काम के घंटों की संख्या गिनें। दो तरीके हैं। "योग" फ़ंक्शन का उपयोग करना - सरल है, लेकिन पर्याप्त प्रभावी नहीं है। अधिक जटिल, लेकिन अधिक विश्वसनीय - COUNTIF फ़ंक्शन का उपयोग करके। सूत्र उदाहरण: . जहां AW25:DA25 घंटे की संख्या के साथ श्रृंखला की पहली और आखिरी सेल की श्रेणी है। कार्य दिवस ("I") के लिए मानदंड "=8" है। एक व्यापार यात्रा के लिए - "= के" (हमारे उदाहरण में, 10 घंटे का भुगतान किया जाता है)। सूत्र दर्ज करने के बाद परिणाम।

कर्मियों द्वारा काम किए गए समय को रिकॉर्ड करने और रिकॉर्ड करने और उनके वेतन की गणना करने के लिए एकीकृत रूप टी -12 में टाइम शीट और पेरोल गणना की आवश्यकता होती है। आपको 5 जनवरी 2004 नंबर 1 के रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के डिक्री द्वारा अनुमोदित निर्देशों के अनुसार एक समय पत्रक तैयार करने की आवश्यकता है। आपको एकीकृत फॉर्म टी -12 का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है, आपके पास अधिकार है एक समय रिकॉर्डिंग फॉर्म स्वयं विकसित करें, लेकिन उपयोग के लिए तैयार आसान है।

एकीकृत फॉर्म T-12 . भरने का एक नमूना

एकीकृत रूप T-12 में दो खंड होते हैं:

• काम के घंटों के लिए लेखांकन;
• कर्मचारियों के लिए पेरोल की गणना।

टाइम शीट में कर्मचारी द्वारा काम किए गए और बिना काम के सभी घंटों को घंटों/मिनटों में सूचीबद्ध किया जाता है। आप निम्न विधियों में से किसी एक का उपयोग करके टाइमशीट को पूरा कर सकते हैं:

1. काम से उपस्थिति और अनुपस्थिति का रिपोर्ट कार्ड भरना। उसी समय, कॉलम 4 में, जिस दिन कर्मचारी, उदाहरण के लिए, ओवरटाइम (एक दिन की छुट्टी पर) काम करता है, एक सेल में स्लैश या ब्रैकेट के माध्यम से कार्य समय और ओवरटाइम काम की सामान्य अवधि को इंगित करना आवश्यक है। . ऐसा करने के लिए, ऊपरी सेल में आप लिखते हैं - "I / S", और नीचे - "8/3", जहां "8" कार्य दिवस की सामान्य लंबाई है, जो कर्मचारी के लिए निर्धारित है और काम किया है उसके द्वारा, और "3" जो ओवरटाइम काम करता है।

   इसके अलावा, आप कर्मचारी के अंतिम नाम और आद्याक्षर के विपरीत कॉलम 4 में अतिरिक्त लाइनें दर्ज कर सकते हैं ताकि वहां ओवरटाइम घंटे प्रदर्शित हो सकें। कृपया ध्यान दें कि लाइनों में जोड़ने के लिए, आपको प्रपत्रों के विवरण को बदलने के लिए आदेश जारी करने की आवश्यकता नहीं है।

2. टाइम शीट में फिक्सिंग केवल सामान्य अवधि से विचलन, यानी अनुपस्थिति, काम के घंटे ओवरटाइम, आदि। इस मामले में, जिस दिन कर्मचारी के पास ओवरटाइम का काम था, अक्षर कोड "सी" को कॉलम 4 की ऊपरी पंक्तियों में चिह्नित किया जाना चाहिए। इस कोड के तहत, निचली पंक्तियों में, ओवरटाइम कार्य की अवधि का संकेत दिया जाना चाहिए।

कॉलम 5 और 7 में आधे महीने (पहले और दूसरे) के लिए काम किए गए घंटों की संख्या को दर्शाना आवश्यक है। महीने के अंत में आपको रिपोर्ट कार्ड में भरना होगा:

• कॉलम 8, इसमें यह दर्शाता है कि कर्मचारी ने प्रति माह काम करने वाले दिनों की कुल संख्या; कॉलम 9, जहां ओवरटाइम घंटों को ध्यान में रखते हुए, कर्मचारी द्वारा प्रति माह काम किए गए कुल घंटों को नोट करना है;
• कॉलम 10, 11 और 12। वे अलग से प्रति माह काम किए गए ओवरटाइम के घंटे दिखाते हैं;
• कॉलम 14, - यह महीने (घंटे (दिन)) के लिए कर्मचारी की सभी अनुपस्थिति की कुल संख्या के लिए है;
• कॉलम 15 और 16 में, अनुपस्थिति के कारण का कोड और कर्मचारी की अनुपस्थिति के दिनों / घंटों की राशि डालें;
• कॉलम 17, जो महीने के सभी सप्ताहांतों और छुट्टियों का सारांश प्रस्तुत करता है।

अगर कंपनी काम के घंटे रिकॉर्ड करती है और पेरोल अलग से रखा जाता है, तो टाइम शीट की धारा 2 को छोड़ा जा सकता है। इस मामले में, टाइम शीट के खंड 1 का उपयोग एक अलग स्वतंत्र दस्तावेज़ के रूप में किया जाएगा (देखें नमूना भरना)।

कंपनी में सभी कर्मचारियों के लिए एक महीने में टी-12 के रूप में टाइम शीट जारी की जाती है। एक जिम्मेदार व्यक्ति इसे संकलित करने के लिए जिम्मेदार है - उदाहरण के लिए, कार्मिक विभाग का एक कर्मचारी। अंतिम दस्तावेज़ पर विभाग या कंपनी के प्रमुख और कार्मिक विभाग के कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, जिसके बाद पूर्ण समय पत्रक लेखा विभाग को भेजा जाता है।

एकीकृत फॉर्म टी -12 भरने का एक नमूना।