Pri uzatváraní pracovných zmlúv so zamestnancami musí hospodársky subjekt organizovať evidenciu ich pracovného času. Na tieto účely možno použiť dochádzkový list, ktorý sa otvára každý mesiac a v ňom zodpovedná osoba zohľadňuje čas práce zamestnancov, ich dovolenky, práceneschopnosť a iné druhy neprítomnosti v práci. Podľa údajov obsiahnutých v tomto dokumente sa následne vypočíta mzda.
Legislatíva vyžaduje, aby administratíva organizácie alebo jednotlivý podnikateľ organizácie viedli záznamy o obdobiach práce každého zamestnanca. Vyplnenie časového rozvrhu môže vykonať zodpovedná osoba, ktorú určí príkaz vedenia.
Najčastejšie to môžu byť vedúci oddelení, personalisti, účtovníci a pod. Je ich povinnosťou zadávať obdobia práce do výkazu práce pomocou kódov a šifier.
S vývojom technické prostriedky na evidenciu pracovného času možno využiť aj špecializovaný systém využívajúci karty, pomocou ktorého sa zaznamenáva príchod a odchod zamestnanca do podniku. Evidencia pracovného času sa môže vykonávať ako priebežné zrkadlenie práce alebo sumarizovaná.
V budúcnosti sa informácie z časového výkazu používajú v mzdovej agende, najmä pri časovom systéme. Spolu s pracovnou zmluvou je pracovný výkaz jedným z odôvodnení výdavkov podniku, najmä v oblasti zdaňovania.
Časový výkaz nielen zachytáva pracovny cas, ale umožňuje aj sledovanie dodržiavania pracovnej disciplíny zamestnancami. S jeho pomocou sa vykonáva kontrola dodržiavania noriem dĺžky práce a identifikácia nadčasovej práce. Mnohé výkazy predkladané do štatistík a obsahujúce personálne záznamy sa vypĺňajú na základe časového výkazu.
Dôležité! Ak spoločnosť nevedie časový výkaz, regulačné orgány jej môžu uplatniť primerané pokuty.
Ako sa počíta pracovný čas zamestnanca?
Zákon ustanovuje dva druhy noriem – šesťdňovú pracovný týždeň(36 hodín) a päťdňový pracovný týždeň (40 hodín). To znamená, že pracovníci môžu pracovať päť dní s osemhodinovým pracovným dňom alebo šesť dní so šesťhodinovým pracovným dňom. Ich porušovanie je povolené zriedkavé prípady- so súhrnným účtovníctvom alebo nepravidelným harmonogramom.
V prvom prípade sa normy uplatňujú vo väčšom časovom úseku, napríklad štvrťrok, polrok a pod.. Ukazuje sa, že v kratšom pracovnom období skutočnosť nemusí zodpovedať súčasným normám, ale vo vybraných väčších časových intervaloch by nemal prekračovať normy.
Na niektorých pracovníkov sa môže vzťahovať znížená denná sadzba alebo týždenná sadzba. Musí byť stanovené, ako presne musíte brať do úvahy pracovný čas zamestnancov. Do pracovného výkazu sa musí započítať aj celý čas, keď zamestnanec nepracoval, ale bol v podniku evidovaný.
Tieto obdobia môžu zahŕňať:
- NEMOCNICA.
- Obdobie výpadku atď.
Vysvedčenie sa otvára na začiatku mesiaca a na jeho konci sa uzatvára. Zodpovedná osoba v polovici mesiaca spočíta medzisúčet, ktorý odráža údaje za prvú časť pracovného času. Dokument podpíše vedúci oddelenia a predloží na overenie na personálne oddelenie. Potom sa to prenesie do účtovného oddelenia na výpočet miezd.
Pozor!Časový výkaz na rok 2017 môže byť rovnako ako v predchádzajúcich obdobiach dvojakého druhu - formulár t-12 a formulár t-13. Prvá zahŕňa nielen účtovanie pracovného času, ale aj možnosť výpočtu miezd. Formulár T-13 slúži len na stanovenie pracovného času, ostatné doklady slúžia na výpočet miezd.
Je legálne používať elektronické riadiace systémy?
Právna úprava stanovuje povinnosť zamestnávateľa evidovať čas zamestnanca. Na tieto účely má právo použiť rôzne elektronické systémy. Aby ich však bolo možné uviesť do praxe, musí vedenie spoločnosti premietnuť do interných predpisov a pracovných zmlúv uzatvorených so zamestnancami tento moment.
Ak sa tak nestane, tieto elektronické systémy nemožno použiť.
Používaním rôznymi prostriedkamičas príchodu a odchodu z podniku je pevne stanovený. V budúcnosti takýto systém na základe prijatých údajov automaticky vyplní časový výkaz.
Stiahnite si formulár a vzor vyplnenia časového rozvrhu
Stiahnite si formulár vo formáte Excel, podľa a podľa.
Vo formáte Word.
Vo formáte Excel.
Pozor! Ak dôvod neprítomnosti nie je známy, potom je potrebné na vysvedčenie nalepiť kód písmena "НН". V budúcnosti sa tento kód spresní. Ak bol zamestnanec počas tohto obdobia chorý, kód sa opraví na „B“. V prípade, že neexistujú žiadne podporné dokumenty, namiesto kódu "НН" sa zadá kód "PR".
Prázdniny pripadli na čas dovoleniek
Podľa Zákonníka práce, ak pripadne doba dovolenky prázdniny, potom sa do výpočtu kalendárnych dní nezapočítavajú.
Keď je zamestnancovi poskytnutá dovolenka, tak počas jeho obdobia sa dni voľna v pracovnom výkaze nevyznačujú, pretože sa započítavajú do počtu kalendárnych dní - nahrádzajú sa písmenovým kódom "OD" alebo číselným označením 09 pre ročná dovolenka, ako aj kód OD alebo označenie 10 - na dodatkovú dovolenku.
Pozor! Do počtu kalendárnych dní sa nezapočítavajú dni pracovného pokoja. Preto musia byť v časovom výkaze tieto dni označené písmenovým kódom "B" alebo číslom 26.
Zamestnanec ochorie počas dovolenky
Ak zamestnanec ochorie na dovolenke, musí na potvrdenie tejto skutočnosti poskytnúť riadne vystavenú práceneschopnosť. Dni odpočinku sa preto musia predĺžiť o čas práceneschopnosti alebo preložiť na iný čas.
Na začiatku by mal byť čas dovolenky označený v časovom výkaze písmenovým kódom „FROM“ alebo číslom 09. Po poskytnutí práceneschopnosť ok, potom treba upraviť časový výkaz - pre dni choroby sa namiesto predchádzajúceho označenia napíše kód „B“ alebo digitálne označenie 19.
Pracovná cesta pripadla na víkend
Podľa listu ministerstva práce treba do vysvedčenia zaznačiť všetky dni pracovnej cesty, aj keď pripadajú na víkendy. Na to je potrebné použiť označenia vo vysvedčení - špeciálny písmenný kód "K" alebo digitálne označenie 06. V tomto prípade nie je potrebné uvádzať počet hodín.
Ak zamestnanec v čase pracovnej cesty pracoval cez víkendy, tak v pracovnom výkaze sú označené kódom "РВ" - práca cez víkend, alebo číslom 03. Je potrebné uviesť počet hodín práce len v jednom prípade – keď vedenie firmy dalo zamestnancovi konkrétny pokyn, koľko hodín z dňa voľna potrebuje venovať práci.
Pozor! Podrobnejšie o tom, ako sa platí, je uvedené, ako aj ďalšie funkcie sú opísané v tomto článku.
Zvážte v článku, čo tvorí časový výkaz, aké formuláre sa používajú. Pravidlá vyplnenia časového výkazu, príklad vyplnenia. Identifikujeme hlavné ťažkosti pri vypĺňaní časového výkazu, ktoré môžu viesť k chybám pri výpočte miezd.
Časový výkaz je dokument, ktorý odráža počet hodín odpracovaných každým zamestnancom a počet absencií za mesiac pre každého zamestnanca organizácie. Na základe toho a sú vypočítané.
Všetky organizácie sú povinné viesť pracovný výkaz.
Na zaznamenávanie pracovného času existujú dva jednotné formuláre T-12 a T-13, schválené Štátnym štatistickým výborom Ruska.
Tlačivo T-12 slúži nielen na evidenciu pracovného času, ale aj na výpočet miezd. Preto sa v malých firmách, kde účtovník vedie aj personálne oddelenie, používa tento formulár T-12.
Ak sú potrebné informácie len o počte odpracovaných hodín a neprítomnosti, použije sa buď prvá časť formulára T-12 alebo formulára T-13.
Na evidenciu pracovného času je možné použiť akýkoľvek formulár.
Pravidlá pre vyplnenie časového výkazu
Dochádzkový list denne vypĺňa personalista, ak spoločnosť nemá personálne oddelenie, vedie ho účtovník.
Pri vypĺňaní časového výkazu nezabudnite uviesť názov organizácie a konštrukčná jednotka.
Je potrebné vyplniť „Číslo dokumentu“ a „Dátum zostavenia“.
V bunke " Vykazované obdobie»Zaznamenali sme začiatok a koniec mesiaca, pre ktorý sa vedie časový výkaz.
- sériové číslo;
- priezvisko, iniciály, funkcia (špecializácia alebo povolanie);
- osobné číslo;
- známky dochádzky a neprítomnosti v práci podľa dní v mesiaci
Horný riadok tabuľky vypĺňa abecedný resp digitálny kód pracovný čas za každý deň v mesiaci (vystúpenie, pracovná cesta a pod.). V spodnej časti je zaznamenaný počet hodín pre nich. Napríklad, ak zamestnanec 3. júla 2014 odpracoval celú zmenu, potom sa v pracovnom výkaze za júl v bunke s číslom 3 oproti priezvisku zamestnanca uvedie kód „I“ a 8 pracovných hodín. . Ak zamestnanec v ten deň ochorel, je potrebné zadať „B“ a keďže nemal pracovnú dobu, spodná bunka sa nevypĺňa alebo sa zadáva 0.
– priebežné a konečné výsledky;
- v prípade absencií sa z dôvodov neprítomnosti dávajú známky.
Na konci pracovného výkazu musíme skontrolovať, či je tam podpis osoby zodpovednej za vyplnenie výkazu práce, ako aj podpis vedúceho štrukturálneho útvaru a personalistu.
Základné kódy pre vyplnenie časového výkazu
| Typ pracovného času | Písmenový kód | Digitálny kód |
| Pracovný deň | ja | 01 |
| Pracovná cesta | Komu | 06 |
| Ročná základná platená dovolenka | OD | 09 |
| R | 14 | |
| Rodičovská dovolenka do dovŕšenia troch rokov veku dieťaťa | chladiaca kvapalina | 15 |
| Bezodplatná dovolenka sa poskytuje zamestnancovi so súhlasom zamestnávateľa | PRED | 16 |
| Dočasná invalidita s priznaním dávok v súlade so zákonom | B | 19 |
| AT | 26 | |
| Neprítomnosť z nevysvetliteľných dôvodov (až do objasnenia okolností) | HH | 30 |
Neštandardné situácie pri vypĺňaní časového výkazu
1. Zamestnanec ochorel na dovolenke.
Po dovolenke zamestnanec nastúpil do práce a počas choroby mu poskytol nemocenské. Vo vysvedčení sa namiesto dovolenky (OT) napíše kód dočasnej invalidity (B) od prvého dňa choroby a samotná dovolenka sa predlžuje o dobu choroby.
Existujú prípady, keď zamestnanec naďalej ochorie aj po skončení dovolenky po upozornení zamestnávateľa. Keďže slová zamestnanca nie sú základom na vyplnenie pracovného výkazu, po dovolenke sme dali neprítomnosť z nevysvetliteľných dôvodov (HH). Po poskytnutí práceneschopnosti zamestnanca opravíme obdobie pre kód B.
2. Zamestnanec mal počas dovolenky prázdniny.
Zamestnanec bol napríklad od 1. júna do 29. júna 2014 na dovolenke. V dochádzkovom liste je hlavná dovolenka uvedená kódom OT, pričom 12. jún je označený kódom B (nepracovné voľno), keďže tento deň sa nezapočítava do obdobia platenej dovolenky.
Hlavným dokumentom, na základe ktorého spoločnosť vypočítava mzdu svojich zamestnancov, je pracovný výkaz. Spravidla sa používa jednotný formulár (možno stiahnuť tu). Zvážte vzorku jeho náplne.
Aké formy je možné použiť
Ako hlavný dokument na evidenciu pracovného času a miezd môže spoločnosť použiť:
- jednotné formy výkazu, ktoré schválil Štátny výbor pre štatistiku;
- vlastnoručne vyvinuté formuláre, ktoré obsahujú všetky náležitosti stanovené zákonom č. 402-FZ „O účtovníctve“ a schválené ako súčasť účtovnej politiky.
Použite bezplatnú online službu časového rozvrhu:
Jednotná forma časového výkazu
Jednotná forma časového výkazu je dvoch typov:
- Výpočet pracovného času a miezd (tlačivo č. T-12);
- Pracovný výkaz (formulár č. T-13).
Firma má právo zvoliť si akúkoľvek formu. Zákon neobsahuje žiadne obmedzenia. Obidva formuláre boli schválené výnosom Štátneho výboru pre štatistiku z 05.01.2004 č.1.
Šablóna časového rozvrhu
Prázdne formuláre vyššie uvedených formulárov sú nasledovné:
- Formulár č. T-12. Pracovná listina a mzdová agenda
- Formulár č. T-13. Časový výkaz
Metódy zostavovania časového výkazu
Zákonník práce ukladá spoločnostiam povinnosť viesť záznamy o pracovnom čase svojich zamestnancov (článok 91 Zákonníka práce Ruskej federácie). Existujú dva spôsoby, ako vytvoriť tabuľku:
- Evidencia všetkých vystúpení a absencií v práci.
- Evidovanie iba odchýlok: dovolenky, choroby, neprítomnosti z iných dôvodov, práca nad rámec ustanoveného času a pod.
Výber ktorejkoľvek možnosti je na rozhodnutí zamestnávateľa. Nezávisí od dĺžky pracovného času, ktorý je vo firme stanovený.
Spravidla si vyberajú spôsob, ktorý vyhovuje personalistom. Prvý je napríklad vhodný na súhrnné zúčtovanie pracovného času, keď sa výpadok v niektorých dňoch kompenzuje spracovaním v iných.
Tento postup evidencie odpracovaných hodín umožňuje identifikovať všetky spracovania alebo nedostatky za účtovné obdobie.
Druhý spôsob (evidencia odchýlok) je vhodný pri konštantnej a známej dĺžke pracovného dňa. V tomto prípade osoba, ktorá dokument vypĺňa, presne pozná počet pracovných hodín v každom pracovnom dni. Preto je pohodlnejšie registrovať len odchýlky.
Dochádzkový list vypĺňa buď účtovník alebo zamestnanec personálnej služby (časomer). Zvyčajne osobu zodpovednú za jej vykonanie vymenúva riaditeľ spoločnosti. Za týmto účelom vydajte príkaz podpísaný riaditeľom.
Ako vyplniť časový rozvrh
Pri vypĺňaní sa riadia Pokynom na podávanie a vypĺňanie tlačív dokumentácie pre účtovníctvo práce, ktoré Štátny výbor pre štatistiku schválil uznesením č.1 z 1.5.2004. Na započítanie odpracovaných hodín majú formuláre niekoľko stĺpcov a riadkov:
- T-12 (stĺpce 4, 6) - dva riadky;
- T-13 (stĺpec 4) - štyri riadky (2 na polovicu mesiaca) a stĺpce 15 a 16.
Horný riadok ktoréhokoľvek z týchto dvoch formulárov je potrebný pre symboly (kódy) pracovného času. V spodnej časti je uvedené trvanie odpracovaného alebo neodpracovaného času (v hodinách, minútach) podľa príslušných kódov. Zamestnávateľ má právo zvýšiť počet stĺpcov vo vysvedčení na zaznamenávanie ďalších údajov o režime prevádzky. Zapíšte si napríklad čas začiatku a konca zmeny. To je užitočné, ak personál pracuje v podmienkach, ktoré sú odlišné od bežných.
V stĺpcoch 5 a 7 formulára T-12 je v horných riadkoch uvedený počet odpracovaných dní. Spodné riadky sú za odpracované hodiny.
Pri zápise do vysvedčenia absencií (odchýlok), ktoré sa berú do úvahy v dňoch (napríklad dni choroby alebo dovolenky), sa do horného riadku uvádza písmenný kód symbolu neprítomnosti. Spodné stĺpce zostávajú prázdne.
Vo formulári T-12 (oddiel 2) uveďte výšku platby. Okrem toho odzrkadľuje príslušný účet, na ktorý sa pripisuje mzdy za odpracované hodiny. Vo väčšine prípadov tento nákladový účet (20, 26, 44, 91). Podobné údaje sú uvedené v stĺpci 8 formulára T-13.
Pripravte si časový výkaz online zadarmo
Ukážky vyplnenia časového rozvrhu
Pozrime sa, ako sa vypĺňa časový výkaz podľa dvoch vyššie uvedených formulárov.
Vyplnenie formulára T-12:
Vyplnenie formulára T-13:
Legenda v tabuľke
Informácie vo výkaze musia byť v súlade s požiadavkami Štátneho výboru pre štatistiku zakódované. Nižšie uvedená tabuľka zobrazuje kódy a ich interpretáciu.
|
Dešifrovanie |
Písmenový kód |
Číslicový kód |
|
Pracovny cas |
||
|
Denná práca |
||
|
Práca v noci |
||
|
Práca cez víkendy a sviatky |
||
|
Práca nadčas |
||
|
Pracujte na rotačnom princípe |
||
|
Znížený čas pre stážistov |
||
|
Skrátené trvanie vs. normálne trvanie |
||
|
práca na čiastočný úväzok |
||
|
Služobné cesty |
||
|
Pracovná cesta |
||
|
Školenie |
||
|
Školenie |
||
|
Profesionálny rozvoj s prestávkou v práci |
||
|
Dovolenka |
||
|
Ročná dovolenka (základná) |
||
|
Ročná dovolenka (voliteľné) |
||
|
Dodatočná dovolenka v súvislosti so štúdiom (s platením) |
||
|
Dodatočná dovolenka v súvislosti so štúdiom (bez platu) |
||
|
Materská dovolenka |
||
|
Nechajte sa starať o dieťa do 3 rokov |
||
|
Dovolenka na vlastné náklady |
||
|
Odísť bez výplaty |
||
|
Výročný dodatková dovolenka bez platu |
||
|
chorý čas |
||
|
Choroba v čase udelenia grantu |
||
|
Choroba bez výhod |
||
|
Absencia, absencia |
||
|
Nútená absencia |
||
|
Absencia počas výkonu štátu. zodpovednosti |
||
|
Neprítomnosti z neznámych dôvodov |
||
|
Víkend |
||
|
Víkendy a sviatky |
||
|
Ďalšie dni voľna (platené) |
||
|
Ďalšie dni voľna (bez platu) |
||
|
Štrajkovať |
||
|
Štrajkovať |
||
|
Jednoduché |
||
|
Nečinnosť vinou zamestnávateľa |
||
|
Prestoje z dôvodov mimo kontroly organizácie a zamestnanca |
||
|
Prestoje z viny zamestnanca |
||
|
Pozastavenie práce z dôvodu meškania mzdy |
||
|
Odchod z práce |
||
|
Prerušenie práce s benefitmi |
||
|
Prerušenie práce bez vyplácania dávok |
||
|
Označenie, ktoré môže zamestnávateľ zadať samostatne |
||
|
Absolvovanie lekárskeho a sociálneho vyšetrenia |
||
|
Dispenzárne vyšetrenie |
||
|
Ošetrovateľské prestávky |
||
Napríklad kódovanie pracovného času pre prácu za kus:
a zadávanie kódov, keď dávate žene prestávky na kŕmenie dieťaťa
Funkcie vyplnenia časového výkazu
V praxi dochádza k situáciám, keď vyplnenie časového výkazu má funkcie. Deň pred sviatkom sa teda skráti o jednu hodinu. Napríklad 7. marca podľa zákona 7-hodinová pracovná doba. Ak je v časovom výkaze uvedené 8 hodín, tak zamestnanci odpracovali poslednú hodinu nadčas. Ôsma hodina musí byť zaplatená najmenej jeden a pol krát (článok 152 Zákonníka práce Ruskej federácie). V opačnom prípade môže spoločnosť dostať pokutu 50 000 rubľov. (článok 5.27 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie).
Rovnaká pokuta firme hrozí, ak je časový výkaz pre jednotlivých zamestnancov v predvečer sviatku 8 hodín. Napríklad neplnoletí a tehotné ženy. Nesmú pracovať nadčas.
Pravidlo o skrátenom predprázdninovom dni platí pre všetkých zamestnancov. Aj tí, ktorí pracujú na polovičný úväzok. Ak zamestnanec odpracuje 7 hodín, tak v deň sviatku uvedie do vysvedčenia 6.
Časový výkaz pre prácu na čiastočný úväzok uvádza skutočne odpracovaný čas. Mali by sa zvážiť obmedzenia stanovené pre pracovníkov na čiastočný úväzok. Ak je osoba zamestnaná na hlavnom pracovisku, denná dĺžka jej práce na čiastočný úväzok nemôže presiahnuť 4 hodiny. Môže pracovať viac ako 4 hodiny v dňoch, keď nie je vyťažený na hlavnom mieste. Mesačný pracovný čas brigádnikov by nemal byť viac ako polovičný mesačná sadzba pracovny cas.
Hodiny odpracované pracovníkmi na kratší pracovný čas (v hodinách a minútach) sú uvedené v spodnom riadku (stĺpce 4 a 6) formulára č. T-12 alebo v druhom a štvrtom riadku (stĺpec 4) formulára č. 13. Zlomkové čísla nie sú povolené. Napríklad, ak pracovník na čiastočný úväzok pracuje 3 hodiny 12 minút, potom v pracovnom výkaze môžete uviesť zlomkové číslo– 3,2 hodiny (3 h + 12 min: 60 min/h).
v 1C a programoch s podobnou funkčnosťou môžete časový výkaz vyplniť automaticky.
Praktický príklad vyplnenia pracovného výkazu
Uvažujme napríklad o postupe pri vypĺňaní dochádzkového listu so súhrnným účtovaním pracovného času.
Príklad
Osoba má súhrnnú evidenciu pracovného času (mesiac je účtovné obdobie) a rozvrh 2 po 2 na desať hodín denne. V júni vyzerá harmonogram takto:
01-02, 05-06, 09-10… 29-30.06.
Norma pracovného času v júni je podľa výrobného kalendára 159 hodín. Harmonogram musí byť zostavený bez prekročenia dané množstvo hodiny. Za týmto účelom sa pracovný čas v niektorých dňoch skrátil na 8-9 hodín.
Od 01. do 07.06 bol zamestnanec na pracovnej ceste. Zároveň nebol vydaný príkaz na jeho zapojenie do práce v deň voľna. Na pracovnej ceste človek pracuje podľa rozvrhu firmy, do ktorej bol vyslaný. Ale pri výpočte priemerného zárobku za dni pracovnej cesty bude účtovník brať počet hodín podľa plánovaného rozvrhu.
Zamestnanec bol na ceste do miesta pracovnej cesty a späť v dňoch 01. a 07.06. Navyše, 07 je preňho deň voľna. Dni strávené na cestách v deň voľna na účely výplatnej pásky sa rovnajú dňom práce v deň voľna. V tomto prípade sa čas zisťuje od okamihu odchodu prepravy, ktorou zamestnanec odišiel, do konca dňa odchodu. Podľa príkladu - 9 hodín.
Zostávajúce dni harmonogramu (od 8. do 30. 6. vrátane) boli vypracované podľa plánu.
Tabuľka odpracovaných hodín
Norma pracovného času v júni bola určená nasledovne. Zo 159 pracovných hodín (podľa výrobného kalendára) sme vylúčili čas, pracovný čas plánovaný na obdobie pracovnej cesty:
159 hodín – (10 hodín × 4 dni) = 119 hodín
Skutočne odpracovaný čas po pracovnej ceste (od 8. do 30. 6. vrátane) je 128 hodín. Je to menej ako 159 hodín. Preto neexistujú žiadne príplatky za prácu nadčas. 128 hodín bude platených podľa mzdy.
Čas, ktorý osoba zmešká na pracovnej ceste (vrátane dní príchodu a odchodu) je 49 hodín. Z nich:
- 40 hodín bude platených na základe priemerného zárobku;
- 9 hodín bude platených ako práca cez víkend.
Pracovný výkaz je hlavným dokumentom, ktorý obsahuje informácie o počte dochádzky a absencií v práci každého zamestnanca spoločnosti. Prenáša sa do účtovného oddelenia. A na základe údajov sa vypočítavajú a časovo rozlišujú mzdy.
Zákon stanovuje 2 jednotné tlačivá časových výkazov: T-12 - vypĺňa sa ručne; T-13 - pre automatickú kontrolu skutočne odpracovaných hodín (cez turniket).
Údaje sa zadávajú každý pracovný deň. Na konci mesiaca sa vypočíta súčet dochádzky a neprítomnosti každého zamestnanca. Generovanie reportov je možné zjednodušiť automatizáciou vyplnenia niektorých buniek pomocou Excelu. Pozrime sa ako.
Vypĺňanie vstupných údajov funkciami Excelu
Formuláre T-12 a T-13 majú takmer rovnaký súbor detailov.
Stiahnite si časový rozvrh:
V záhlaví strany 2 formulára (napríklad T-13) vyplňte názov organizácie a štrukturálnej jednotky. Rovnako ako v zakladajúcich dokumentoch.
Číslo dokladu predpisujeme ručne. V stĺpci "Dátum zostavenia" nastavte funkciu DNES. Ak to chcete urobiť, vyberte bunku. V zozname funkcií vyhľadajte požadovanú funkciu a dvakrát stlačte tlačidlo OK.
V stĺpci „Obdobie vykazovania“ uveďte prvý a posledný deň vykazovaného mesiaca.
Prideľujeme pole mimo časového výkazu. Toto je miesto, kde budeme pracovať. Toto je pole OPERÁTOR. Najprv si urobme vlastný kalendár na vykazovaný mesiac.
Červené pole sú dátumy. Položí tie na zelenú lúku, ak je deň voľný. Do bunky T2 vložíme jednu, ak je časový výkaz zostavený za celý mesiac.
Teraz určme, koľko pracovných dní je v mesiaci. Robíme to na operačnom poli. Do požadovanej bunky vložte vzorec =COUNTIF(D3:R4,""). Funkcia COUNTIF počíta počet neprázdnych buniek v rozsahu uvedenom v zátvorkách.
Ručne zadávame sériové číslo, celé meno a špecializáciu zamestnancov organizácie. Plus výplatné číslo. Informácie sa čerpajú z osobných kariet zamestnancov.
Automatizácia časového rozvrhu pomocou vzorcov
Prvý list formulára obsahuje symboly na zaznamenávanie pracovného času, digitálne a abecedné. Zmyslom automatizácie pomocou Excelu je zobrazenie počtu hodín pri zadávaní označenia.
Zoberme si napríklad nasledujúce možnosti:
- Cez víkend;
- Som volič (pracovný deň);
- OT - dovolenka;
- K - služobná cesta;
- B - práceneschopnosť.
Najprv použijeme funkciu „Vybrať“. Umožní vám nastaviť požadovanú hodnotu v bunke. V tejto fáze potrebujeme kalendár, ktorý sme vytvorili v poli operátora. Ak je v niektorý deň voľný deň, na vysvedčení sa objaví „B“. Pracovník - "ja". Príklad: =VOĽBA(D$3+1,"I","B"). Vzorec stačí zadať do jednej bunky. Potom ho „zaháknite“ za pravý dolný roh a nakreslite ho cez celú čiaru. Dopadá to takto:
Teraz to urobme tak, že v bezpečných dňoch majú ľudia „osmičky“. Využime funkciu „Ak“. Vyberte prvú bunku v riadku nižšie symbolov. "Vložiť funkciu" - "Ak". Argumenty funkcie: logický výraz - adresa bunky, ktorá sa má konvertovať (bunka hore) = "B". "Ak je pravda" - "" alebo "0". Ak je tento deň naozaj voľný - 0 pracovných hodín. "Ak je nepravda" - 8 (bez úvodzoviek). Príklad: =IF(AW24="B";"";8). Pravý dolný roh bunky „zavesíme“ vzorcom a vynásobíme ho v celom riadku. Dopadá to takto:
V druhej polovici mesiaca musíte urobiť rovnakú prácu. Vzorce stačí skopírovať a zmeniť bunky, na ktoré odkazujú. Vysledok prace:
Teraz si to zhrňme: vypočítame počet dochádzky každého zamestnanca. Pomôže vzorec COUNTIF. Rozsah na analýzu je celý rad, pre ktorý chceme získať výsledok. Kritériom je prítomnosť písmena „I“ (vzhľad) alebo „K“ (služobná cesta) v bunkách. Príklad: . Výsledkom je, že dostaneme počet pracovných dní pre konkrétneho zamestnanca.
Spočítajme počet pracovných hodín. Sú dva spôsoby. Použitie funkcie "Súčet" - jednoduché, ale nie dostatočne efektívne. Zložitejšie, ale spoľahlivejšie - pomocou funkcie COUNTIF. Príklad vzorca: . Kde AW25:DA25 je rozsah, prvá a posledná bunka série s počtom hodín. Kritérium pre pracovný deň („I“) je „=8“. Pre služobnú cestu - „=K“ (v našom príklade sa platí 10 hodín). Výsledok po zadaní vzorca.
Výpočet pracovnej doby a miezd v jednotnom tvare T-12 je potrebný na evidenciu a evidenciu odpracovaného času personálu a výpočet ich miezd. Je potrebné vypracovať časový výkaz podľa pokynov schválených vyhláškou Štátneho výboru pre štatistiku Ruska z 5. januára 2004 č. 1. Nie je potrebné, aby ste používali jednotný formulár T-12, máte právo vytvorte si formulár na zaznamenávanie času sami, ale pripravený na použitie je jednoduchšie.
Vzor vyplnenia jednotného formulára T-12
Jednotná forma T-12 obsahuje dve časti:
- Účtovanie pracovného času;
- Výpočet miezd pre zamestnancov.
V časovom výkaze sú uvedené všetky odpracované a neodpracované pracovné hodiny zamestnanca v hodinách / minútach. Časový výkaz môžete vyplniť jedným z nasledujúcich spôsobov:
- Vyplnenie výkazu vystúpení a absencií v práci. Zároveň je potrebné v stĺpci 4 v deň, keď zamestnanec napríklad odpracoval nadčas (v deň pracovného voľna), uviesť obvyklú dĺžku pracovného času a prácu nadčas v jednej bunke cez lomku alebo v zátvorke. . Ak to chcete urobiť, do hornej bunky napíšete - "I / S" a do spodnej časti - "8/3", kde "8" je normálna dĺžka pracovného dňa, ktorá je pre zamestnanca nastavená a vypracovaná. ním a "3" je to, čo pracovalo nadčas.
Okrem toho môžete do stĺpca 4 zadať ďalšie riadky oproti priezvisku a iniciálam zamestnanca, aby sa tam zobrazili nadčasové hodiny. Upozorňujeme, že na doplnenie do riadkov nie je potrebné vydávať príkaz na zmenu údajov vo formulároch.
- Opravovať v pracovnom výkaze iba odchýlky od normálneho trvania, to znamená absencie, odpracované hodiny nadčas atď. V tomto prípade v deň, keď mal zamestnanec prácu nadčas, musí byť v horných riadkoch 4. stĺpca vyznačený písmenový kód „C“. Pod týmto kódom by mala byť v spodných riadkoch uvedená dĺžka práce nadčas.
V stĺpcoch 5 a 7 je potrebné uviesť počet odpracovaných hodín za pol mesiaca (prvý a druhý). Na konci mesiaca vo vysvedčení je potrebné vyplniť:
- stĺpec 8 s uvedením celkového počtu dní, ktoré zamestnanec odpracoval za mesiac; stĺpec 9, kde sa uvádza celkový počet hodín odpracovaných zamestnancom za mesiac so zohľadnením nadčasových hodín;
- stĺpce 10, 11 a 12. Samostatne uvádzajú odpracované hodiny nadčasov za mesiac;
- stĺpec 14, - je to pre celkový počet všetkých neprítomností zamestnanca za mesiac (hodiny (dni));
- v stĺpcoch 15 a 16 uveďte kód dôvodu neprítomnosti a počet dní / hodín neprítomnosti zamestnanca;
- stĺpec 17, v ktorom sú zhrnuté všetky víkendy a sviatky za daný mesiac.
Ak spoločnosť eviduje odpracované hodiny a mzdy sa vedú oddelene, oddiel 2 pracovného výkazu možno vynechať. V tomto prípade sa oddiel 1 pracovného výkazu použije ako samostatný nezávislý dokument (pozri vzorové vyplnenie).
Pracovný list v tvare T-12 sa vydáva v mesiaci v jednom vyhotovení pre všetkých zamestnancov spoločnosti. Za jej zostavenie je zodpovedná zodpovedná osoba – napríklad pracovník personálneho oddelenia. Záverečný dokument podpisuje vedúci oddelenia alebo spoločnosti a zamestnanec personálneho oddelenia, následne sa vyplnený pracovný výkaz odošle účtovnému oddeleniu.
Vzor vyplnenia jednotného formulára T-12.