Какво е kpe. Примери за прости KPI

KPI (Key Performance Indicators) – „ключови показатели за ефективност“, но по-често се превежда като „ключови показатели за ефективност“. KPI е един от инструментите, с които можете да анализирате колко ефективно работи персоналът за постигане на целите на компанията.

KPI индикаторите често се използват от по-големи компании (не когато собственик, директор, продавач и товарач са едно и също лице), а обратното, когато компанията има голям брой служители и клонове. Използването на "kipiai" значително опростява контрола върху ефективността на всички отдели на компанията. Имайки ключови показатели за ефективност, ние получаваме възможност да управляваме процеса и да правим промени в него. Поставете цели на служителите и ги мотивирайте да ги постигнат.

Нека да разгледаме пример за ключови показатели за ефективност.Вие сте собственик на голям магазин домакински уредии имате 12 мениджъри по продажбите във вашия персонал. Представянето на всеки мениджър за един месец може да се оцени по следните критерии:

• какъв % от клиентите, с които мениджърът е взаимодействал, са направили покупка;
• средна проверка на клиенти;
• (например минималната лента за месец е 350 000 рубли, а заплатата на мениджъра ще зависи от това колко% той преизпълнява плана);

Ако например трябва да продадете блендери от определен модел, можете да зададете минимален план от 5 единици за всеки мениджър, ако е повече, тогава продавачът получава 3% от стойността си от всяка „допълнителна“ единица. По този начин се постига целта да се продаде определен продукт и да се мотивират мениджърите за това. Както показва практиката, оптималният брой критерии за KPI за един служител е от 5 до 8.

2. Видове и принципи на KPI

Видове ключови показатели за ефективност:

• KPI на резултата - количествени и качествени показатели на резултата;
• Cost KPI - сумата на разходите за ресурси;
• KPI на функциониране - как процесът на изпълнение съответства на установения алгоритъм;
• KPI на ефективността са производни показатели, които характеризират съотношението на получения резултат и времето, изразходвано за получаването му;
• KPI за ефективност (индикатори за ефективност) са производни показатели, които характеризират съотношението на получения резултат към разходите за ресурси.

Има принципи, които трябва да се следват при разработването на ключови показатели за ефективност.Разходите за измерване на показателите за ефективност не трябва да надвишават управленската полза от използването на индикатора. В крайна сметка няма да наемете човек, който да брои броя и продължителността на разговорите на мениджъра, резултатът няма да оправдае разходите. За по-точен резултат и възможност за сравнение показателите трябва да са измерими и максимално опростени, разбирани от всяка единица по един и същ начин, за да се избегне дезинформация. И най-важното е, че KPI са необходими, ако не правим нищо въз основа на резултатите от тяхното измерване, тогава в този случай те са безсмислени.

3. Плюсове и минуси на KPI

Основните предимства на KPI включват:

• справедливост, прозрачност и сравнимост на резултатите (ръководството и персоналът виждат кой работи и колко печели);
• коригиране на работата на служител по изоставащ показател;
• участие на персонала в постигане на целите на предприятието;
• контрол на качеството на изпълнение на задълженията.

Въпреки всичко положителни страни KPI системи - не е универсален.Не всички показатели в работата на персонала могат да бъдат измерени количествено и следователно всеки бизнес има свои собствени начини за оценка на ефективността и намирането им ще изисква много време, труд и финанси.

4. Как да изчислим KPI. Пример

Няма единна формула за изчисляване на KPI, тъй като всяка компания има свои собствени специфики и следователно свой собствен „kipiai“. Нека разгледаме примерно изчисление заплатимениджър продажби, като вземе предвид неговия KPI в онлайн магазина Kotelok. Ставката е 7000 рубли. + 2% от личните продажби (800 000 * 0,02 = 16 000 рубли) + бонус за изпълнение на плана според броя на новите клиенти (2000 рубли) + бонус за изпълнение на корпоративния план (например планът е изпълнен на 100% - 5 000 рубли , със 70% - 3500 рубли) в нашия случай, с 80% - 4000 рубли. Общо в края на месеца мениджърът ще получи заплата от 29 000 рубли. Тази система за точкуване мотивира мениджърите да продават на съществуващи клиенти и да привличат нови.

5. Какво е KPI в продажбите

В областта на продажбите основните ключови показатели за ефективност на мениджъра продажби и търговския отдел са:

1. Обем на продажбите.Управителят определя план за определен период от време (месец, тримесечие, година). Например през март мениджърът трябва да направи продажби за 1 300 000 рубли.

2. Брой продажби.Броят клиенти, които са направили покупка (брой разписки).

3. Трафик.Броят клиенти, които са научили за вашия продукт, са потенциални купувачи. Разбира се, привличането на трафик е задача на търговците, но самият продавач също може да повлияе на потока от клиенти, например, използвайки от уста на уста.

4. Среден чек.Въведено с цел да насърчи мениджъра да продава допълнителни продукти. Например, купете топлоустойчива стъклена чиния или съд за печене за фурната.

Можете сами да разработите система за KPI, но това ще изисква много усилия и ще изяде повече от едно куче. Повечето големи компании все още предпочитат да поверят изграждането на системата Kipiai на професионалисти с богат опит в тази област. Ако имате нужда от помощ за внедряване на KPI във вашата компания, моля свържете се с нас, ще се радваме да помогнем!

За да остане на повърхността и да реализира печалба, бизнесът трябва да работи с максимална ефективност. Буквално преди две десетилетия никой не се замисля колко ефективно работи конкретно предприятие, мениджър, мениджър или механик. Основното е, че носи печалба. Но сега подходът се промени. Трябва да сте чували заключови показатели за ефективност KPI. Какво е Защо е необходима такава система? Нека да го разгледаме в тази статия.

KPI - какво е това?

Системата за оценка на ефективността се появи в Русия буквално преди пет години и все още рядко се използва навсякъде. Използва се основно в IT и други модерни индустрии. нека помислим,какво е KPI Защо е необходима тази система за точкуване?

KPI е ключов показател за ефективност на персонал или предприятие

KPI означава Key Performance Indicator, което на руски означава ключов показател за ефективност. Тази система е набор от няколко показателя, които оценяват работата на всеки служител в предприятието. Познаване на KPI за различни групи, можете да разработите средни показатели за производителност и да въведете система за активна мотивация за продуктивни служители.

Забележка:ефективността е относителна. Може да се изчисли както за конкретен служител, така и за отдел, цех, предприятие. Ефективността може да се изрази в количествено изражение.

Смята се, че оптималният ключов показател за ефективност на служител не трябва да бъде по-висок от 5. Индикаторът KPI може да бъде разделен на няколко вида:

1. Според позицията на разходите (колко средства са изразходвани в парично изражение).
2. По артикул производителност (с колко процента са натоварени мощностите).
3. Според статията на ефективността или съотношението на показателите (например съотношението на размера на приходите към размера на разходите).
4. Според крайната статия (общ количествен показател за производителност).

KPI трябва да бъдат изразени като конкретно число. Те не трябва да отнемат много време или ресурси. Най-добре е показателите да се обвържат с общите резултати на компанията.

На практика често се случва повечето от индикаторите да се преплитат един с друг. Това позволява на група специалисти или отдели да работят заедно и да оценяват, като ги мотивират и постоянно постигат по-добри резултати. Ръководителите и ръководителите на всички нива трябва да следят резултата, като координират действията си за максимална ефективност.

KPI се разделя на стратегически и текущи

Видове KPI

Показатели за ефективност на предприятието са два вида:

1. Стратегически. Благодарение на тези данни можете да разберете колко ефективно е работила компанията през определен период (колкото по-дълъг е периодът, толкова по-точен е резултатът). Благодарение на стратегическите индикатори можете да изградите планове за действие за следващия период от време. По принцип стратегическият KPI показва потока от парични потоци, въз основа на който може да се изчисли рентабилността на производството и продажбите.
2. Оперативен. Тези данни показват реалната текуща ситуация във фирмата, отдела, отдела. Благодарение на тези стойности е възможно задачите или целите на предприятието да се адаптират към динамичните условия. Според този показател KPI може да се оцени ефективността на логистиката, организацията на производството, продажбите на произведени стоки и др.

Защо е необходимо всичко това?

С помощта на системата KPI е възможно реалистично да се оцени и измери коефициентът на изпълнение на целите и задачите, възложени на специалиста. Като преброите всички стойности и показатели, можете да оцените ефективността въз основа на постигнатите резултати и да ги сравните с планираните. Можете също така да изчислите дали планираните показатели за специалист / отдел / предприятие са правилно изчислени и съставени. Числените стойности помагат за правилното изграждане на стратегия и тактика за бъдещето, оценявайки реален резултат, а не въображаемо.

Забележка:ключовият индикатор е обвързан изключително с резултата. Ако някои параметри не го влияят по никакъв начин, тогава те могат свободно да бъдат изхвърлени.

KPI е разработен около две идеологии:

1. Целево управление на организация или отдел (движение от цел към цел).
2. Пълен контрол върху поставените цели и тяхното преразглеждане при определени условия.

Благодарение на изчисляването на KPI можете компетентно да мотивирате персонала

Самата идея за KPI позволява не само да се оцени персоналът, но и да се правят реални планове и да се предвидят резултатите от предприятието. Това е от полза за всички: обикновените служители се занимават с рутинна работа, като същевременно се стремят да изпълнят възложените им задачи, а не да бъдат разпръснати и да протакат резултата.Критерии за оценка на работата на другия персонал позволете му да бъде мотивиран: колкото повече задачи са изпълнени, толкова по-висока е заплатата или бонусът. За мениджърите е полезно, когато задачите се решават навреме, а не се разпръскват между служителите. предприятието е печелившо, защото прави печалба и може да изгради реални планове за бъдещето въз основа на числови стойности, а не на емпирични.

В момента системата KPI се счита за най-точна и печеливша. Тя ви позволява да мотивирате и стимулирате персонала и да оценявате дейността на мениджърите от всяко ниво.

KPI в производството

1. Консумация на суровини на ден.
2. Обемът на суровините в складове и в незавършен вид.
3. реална производителност на труда.
4. Разходи за съхранение на готовата продукция.
5. Размерът на другите разходи.
6. Необходими средства за ремонт и поддръжка на оборудването.

KPI в търговията

За да изчислите ключови показатели за ефективност в продажбите, трябва да знаете:

1. Размерът на приходите.
2. Реалната себестойност на продукцията.
3. Общата печалба от продажбата.
4. Възможен процент брак.
5. Общата стойност на продукта на склад.
6. Общата сума на текущия актив.

Не забравяйте да използвате KPI за планиране и изготвяне на стратегии

Примери за KPI

За да разберем, представямепримери за KPI за различни категории служители.

Днес сред лидерите на компаниите практически няма такива, които никога не са използвали показатели за ефективност на KPI. Абревиатурата, която всички чуват, означава „Key Performance Indicators“, което означава „ключови показатели за ефективност“. В руската среда KPI се тълкува малко по-различно, измервайки ефективността на предприятието, което по същество не се различава от първоначалното тълкуване.

Основните въпроси на статията:

• Какво е KPI?
• Ключови KPI
• Прилагане на KPI на практика
• Примери за KPI

Какво е KPI?

KPI е набор от показатели, чрез които се оценява представянето на компания, отдел или физическо лице. Такива показатели, сравняващи поставените задачи с получения резултат, оценяват как са постигнати определени цели.

Основните характеристики, оценени чрез показатели KPI:

• продуктивен резултат е това, към което е насочена дейността на предприятието, т.е. получена нетна печалба, обеми на продадени продукти, приходи от продажби, обеми на произведени продукти, пазарен дял, зает от предприятието, брой придобити клиенти, тяхната положителна обратна връзка, имидж и др.;
• косвен ефект - резултати, чието получаване е неблагоприятно за фирмата: дългове, прекомерно текучество на персонала и др.;
• разходи за ресурси - всички разходи, направени от производството;
• времеви разходи - количеството време, изразходвано за изпълнение на задачи;
• обективна оценка на продуктивния ефект (полезен) е основният показател на KPI, който характеризира ефективността, всички други показатели оценяват ефективността. Този показател се изчислява чрез съотношението на продуктивния резултат ( полезен ефект) до сумата на всички разходи (ресурс и време).

Свързан видеоклип: как да определите правилния KPI

Ключови KPI

Най-често KPI индикаторите се използват от големи търговски вериги, които притежават огромен брой клонове. За мениджърския екип на централния офис е по-лесно да оцени представянето на компанията в една равнина, използвайки набор от специфични показатели. Въз основа на които е лесно да се проследи определена тенденция. В средния и малък бизнес използването на KPI scorecard е по-сложно по отношение на оценката, но въпреки това се използва доста често.

Всеки мениджър има право да избере самостоятелно необходимия брой KPI показатели. Основният критерий при избора е простотата на изчисляване на стойностите. Също така е важно да запомните, че избраният индикатор трябва напълно да анализира резултата от дейността.

Сред показателите, използвани за анализ на ефективността, най-често използваните са:

• показател обем продажби - анализират се паричните постъпления от продадени стоки;
• текучеството на персонала е процентното съотношение на броя на наетите и уволнените служители за определен период;
• показател за стандарти на обслужване - % израз на тайната оценка на качеството на обслужване.

В зависимост от целите на анализа, обхвата на дейността, спецификата на работата на компанията, показателите могат да бъдат различни.

Прилагане на KPI на практика

Има няколко основни метода за използване на най-оптималния списък от KPI показатели. Дългосрочната практика обаче изведе основното правило "10/80/10", където:

• 10 е броят на основните показатели за оценка на получения резултат;
• 80 е броят на показателите, оценяващи производствените дейности (оперативни);
• 10 е броят на показателите, по които се оценява представянето.

Трябва да се разбере, че основният принцип на използването на KPI система е способността за управление и контрол на получаването на необходимите резултати, т.е. компанията, отделът или физическото лице, натоварено с изпълнението на анализа на KPI, трябва да има пълните правомощия да влияе върху напредъка на получаване на индикаторите, необходими за по-нататъшен анализ на KPI.

Има и още няколко принципа, които значително улесняват процеса на анализ на KPI:

• принципът на партньорство - трябва да разберете, че за да получите най-положителния резултат от всяка дейност, е необходима сплотената работа на цялата компания, от ръководството до обслужващия персонал;
• принцип на усъвършенстване - същността на този принцип е, че ръководството на компанията трябва да е готово да обучи екипа, да проведе програма за подобряване на уменията на някои служители и т.н., за да постигне желания резултат;
• принцип на по-голяма отговорност този принциппредполага, че с помощта на въвеждането на KPI-анализа е възможно да се повиши независимостта на служителите по отношение на приемането на управленски решения;
• принципът на съвпадение на стратегията за анализ и получените показатели - целта на принципа е да се получат оптимални резултати от анализа на KPI, които отговарят на основните изисквания на стратегията за анализ на показателите за ефективност.

Примери за KPI

При внедряването на система за анализ на показателите за ефективност на KPI ръководството често се чуди как точно се изчислява KPI. Можете да излезете с цял списък от индикатори, но трябва да запомните, че всеки индикатор трябва да идентифицира конкретна цел на анализа. За да се разработи ефективна система за анализ на KPI на служителите, е необходимо преди всичко да се надграждат върху задачите и функциите, които са техните служебни отговорности. Например, представянето на мениджър продажби може да се оцени по броя на сключените сделки, обратната връзка на клиентите за работата на мениджъра и т.н.

Има няколко условия за извършване на анализ на KPI (отнася се за всяка бизнес структура):

1. Определен брой критерии за оценка на ефективността (не повече от 10 параметъра, най-оптималните - 5).
2. Логика. Нито един от критериите не трябва да противоречи и да нивелира другия.
3. Мониторинг на изпълнението на задачите за KPI-анализ.

KPI на ръководството на компанията и подчинените

Като цяло системата на KPI на ръководния и подчинения персонал е една и съща. Основното е, че избраните индикатори отговарят на следните изисквания:

• измеримост;
• специфика;
• реализъм;
• последователност;
• сигурност във времето.

Основните "плюсове" и "минуси" на използването на KPI индикатори в практиката на предприятието

Провеждането на анализ на показателите за ефективност на KPI в една компания има както положителни, така и отрицателни страни.

Ползите от анализа на KPI включват:

• резултатът от KPI като правило е по-голяма мотивация на служителите да изпълняват съвестно своите производствени задачи и функции;
• всеки служител на компанията получава конкретен списък с необходимите резултати;
• служителите могат визуално да оценят своя принос за постигане на целите, поставени от компанията;
• ръководството винаги разполага с актуална информация за работата на всеки служител, което повишава качествения контрол върху изпълнението на служебните задължения от служителя.

Основните недостатъци включват:

• понякога се случва ниската производителност на отдела да остави отрицателен отпечатък върху високата производителност на конкретен служител, в резултат на което служителят може да напусне, без да получи подходяща оценка за работата си;
• Не всички служители получават финансови стимули в резултат на постигане на целите си. Например, административният персонал ще остане без работа, ако целта на анализа е била да се увеличи нетната печалба, те просто няма да имат възможност да се докажат;
• понякога резултатът от анализ на KPI е така наречената обратна мотивация. Тези. вместо да бъдат възнаградени за постигане на резултати, служителите не получават нищо, докато тези, които не са подобрили задачата, са санкционирани или наказани.

В статията ще разгледаме примери за KPI, характеристиките на изчисляване на ключов идентификатор за различни специалисти, както и най-добрите примериприлагането му от местни предприятия.

Ще се научиш:

• Как се изчислява KPI за различните служители.
• Как да разработим изявление за KPI.
• Как да изчислим KPI стъпка по стъпка.
• Как да изчислим маркетинг KPI.
• Какъв може да бъде KPI на главния счетоводител.
• Какви KPI могат да се прилагат към мениджърите топ мениджмънт.
• Как може да се изчисли KPI в Excel.
• Кои компании са внедрили успешно KPI.

Инструкции за изчисляване на KPI за различни служители

Методологията за разработване на KPI ID включва няколко последователни стъпки:

1. Подготвителни дейности: създаване работна група, анализ.
2. Формиране на методи и методи за оценка: разработване на модел на система от показатели за ефективност, последователността на нейното изграждане, създаване и тестване на идентификатори на KPI, подготовка на модернизирани методи за управление.
3. Внедряване: обединяване на счетоводната система на KPI със съществуващата софтуерзапознаване на служителите с методологията за изчисляване на показателите за ефективност.
4. Етапът на използване на системата за изчисляване на KPI: мониторинг на ефективността, коригиране на индикатори.

За разработване на KPI се използват два основни метода: процесен и функционален. Как да изчислите премията за всеки от тях, ще научите от таблицата, публикувана по-долу.

Процесният метод се основава на подравняването на идентификаторите, като се вземат предвид основните бизнес процеси на предприятието. функционален методсе изгражда на базата на анализ на структурата на фирмата и целите на обслужване на нейните поделения.

Пример за KPI за мениджъри, който ще ги накара да дадат всичко от себе си

Ако продавачът не е склонен да изпълни своите KPI, тогава тези показатели за ефективност трябва да бъдат изоставени. Редакторите на "Търговски директор" предлагат да се определят KPI, които да мотивират мениджърите да продават и да печелят.

Таблица. KPI - примери за изчисление с помощта на процесни и функционални методи

процес	Функционален
Продажбен процес. Цели: увеличаване на броя на купувачите (KPI - броят на привлечените купувачи); увеличаване на повторните покупки сред съществуващи клиенти (KPI - броят на повторните покупки).	Нивото на предприятието е план, стратегически модел на развитие. Примери за KPI: доход, доходност; увеличение на нетните активи.
Процес на инвентаризация. Цел: увеличаване на оборота на запасите (KPI - увеличаване на оборота на запасите от суровини и Завършени продуктив сравнение с предходния период).	Ниво на отдел - разпоредби за структурното звено, правилник. Примери за KPI: ниво на удовлетвореност на клиента; обеми на продажбите.
Процес на удовлетвореност на клиентите. Цели: намаляване на броя на връщанията (KPI - процентът на намаление на броя на връщанията на покупките); намаляване на времевия интервал за обслужване на клиента (KPI - време, прекарано в обслужване).	Професионализъм на специалистите - длъжностни характеристики. Примери за KPI: броя на новопривлечените купувачи; време за извършване на сделка с един купувач.
Кадрови процеси. Цел: повишаване на нивото на качество на набиране на персонал (KPI - процент затворени свободни работни места).

Таблица. KPI за специалист по продажбите: примери (KPI матрица)

Индекс		База	норма	Цел	Факт	Ниво на изпълнение	KPI индекс
Обем на продажбите (c.u.)
Среден доходот един купувач (к.у.)
Брой оценки "Хареса ми услугата" (бр.)
Дял на просрочените вземания (%)
Краен KPI

Въз основа на данните, представени в таблицата, можем да заключим, че специалистът по продажбите е превишил целта с 6,1% и следователно трябва да получи бонус.

Таблицата по-долу предоставя пример за методология за изчисляване на „Среден приход на клиент“. В обобщението от предишния пример този показател е включен и във формата за изчисление на KPI за специалиста по продажбите.

Таблица. Среден приход на клиент за специалист по продажбите

Изчисляването на показателите за ефективност за поддържащите отдели е доста сложна процедура. Разгледайте примерите по-долу за някои поддържащи позиции.

Таблица. Примери за KPI за други позиции

Как да изчислим KPI: инструкции стъпка по стъпка

Етап 1.Дефиниция на три KPI на служителите:

• броя на потребителите, привлечени от интернет портала;
• броя на повторните покупки от съществуващи клиенти;
• броя на препоръките и положителните отзиви, публикувани след транзакцията на сайта или на страниците социални мрежикомпании.

Етап 2.Изчисляване на теглото на всеки идентификатор (общото тегло е 1, изчисляването на пропорциите на индикаторите се извършва в зависимост от техния приоритет). В този пример получаваме:

• брой нови купувачи - 0,5;
• броят на повторните покупки - 0,25;
• потребителски отзиви - 0,25.

Етап 3.Анализ на статистиката по всеки ключов показател за последните шест месеца и съставяне на план:

		Базово ниво (средно месечно)	Планиран показател
	Увеличаване на нови клиенти	160 нови клиента	20% увеличение, т.е. 192 нови клиенти
	Процент купувачи, направили повторна покупка	30 повторни покупки	20% увеличение, т.е. 42 повторни покупки
	Процент купувачи, оставили положителен отзив или препоръка на сайта		20% увеличение или 42 положителни отзива

Етап 4.Пример за изчисляване на KPI е представен в таблицата:

Формула за изчисляване на ключови показатели:

Индекс на KPI = тегло на KPI * факт / цел

Целта е стойността на KPI, планирана от маркетинг специалиста. Фактите са реални данни.

В горния пример се вижда, че служителят не е постигнал целите си. В същото време, на базата на общо значение KPI (113,7%), можем да говорим за постигнат висок резултат.

Етап 5.ТРЗ.

Фондът за заплати на маркетолога в този пример е $800. В тази сума $560 е фиксираната част и $240 е променливата част. Пълна работна заплата се изплаща при постигане на резултат с индекс 1 или 100%. Тъй като в нашия пример е отбелязан KPI от 113,7%, което е преизпълнение на плана, маркетинг специалистът ще получи заплата с бонус.

Резултат:

560 $ + 240 $ + 32,88 $ = 832,88 $.

В същото време, ако стойността на KPI е по-малка от 1 или 99%, тогава размерът на бонуса се намалява.

Таблица с пример за KPI показва проблемните точки в работата на маркетинг специалист. Недостатъчно високите показатели могат да бъдат резултат от неправилно избрана стратегия за повишаване на лоялността на клиентите към компанията. Такива данни ви позволяват да контролирате работата на специалист. Ако състоянието на нещата не се промени през следващите периоди, тогава е необходимо да се преразгледа системата от изисквания за KPI.

Като постоянно следвате тази политика, можете да получите пълна картина на KPI за продажби, производствен процес и т.н. Това ще ви позволи да разберете процедурата за изчисляване и прилагане на ключови показатели за ефективност.

Изчисляването на KPI може да варира в зависимост от планираните показатели. Допустимо е да се допълни регламентът с нови идентификатори: данни за броя на решените / нерешените задачи, система от санкции за ниско представяне по ключови точки в плана.

Например, ако планът е изпълнен с по-малко от 70%, служителят може да бъде лишен от бонуси.

Ето пример за изчисляване на бонусния компонент на заплатата за служител, който е изпълнил плана за продажби:

Изчисляване на KPI за маркетолог: пример

Преди да започнете да изчислявате ключов идентификатор за ефективност на специалист по интернет маркетинг, трябва ясно да определите обхвата на неговите отговорности и след това да зададете KPI на служителя. Формулата на KPI може да се използва само в случаите, когато е приемливо да се изразят в цифрово изобразяване показателите за резултати, за които маркетологът е конкретно отговорен.

Например, нека си представим 5 KPI показателя на специалист:

• увеличаване на целевата потребителска група;
• привличане на нови клиенти, увеличаване на броя на клиентите;
• повишаване на нивото на лоялност на клиентите (като се вземат предвид броя на прегледите, препоръките и т.н.);
• увеличаване на броя на повторните покупки;
• повишаване на информираността за компанията и повишаване на лоялността на клиентите.

За постигане на целите маркетологът използва материал и трудови ресурсикомпании (взаимодейства с разработчици на софтуер и дизайн, анализатори и копирайтъри). Задължителна процедура в този процес е бюджетният контрол. Точното отчитане на разходите ще помогне да се установи съотношението на резултатите, получени от специалиста, и използваните от него материални ресурси.

Необходими действия за прилагане на система от ключови показатели за ефективност:

• определят основната цел на фирмата и показателите, които трябва да бъдат получени за даден период от време;
• възлага задачи на маркетинг специалисти;
• разделете заплатата на маркетолога на фиксирани и променливи компоненти (например 75% е фиксиран компонент, а 25% е бонус за постигане на определени цели в картата на KPI);
• идентифицирайте ключови показатели за ефективност, за да оцените работата на специалист;
• съставете план и определете оптималните показатели за KPI (ще анализираме как да направите това с примери в следващата част на статията).

При необходимост можете да използвате функционалността на офиса Excel програмиили внедрите CMS, която ще осигури компетентна организация на процедурата за задаване на цели, бързо въвеждане на данни и ефективен контролизпълнение на KPI.

Практикуващият лекар разказва

Примери за KPI, които накараха обикновения персонал да търси най-добрия начин да си свърши работата

Мария Пономаренко,

директор на московската фирма Smart Personal

Известно време работих в екип, който ръководеше предприятие в областта на валцуването на черен метал. Клиенти на нашата компания бяха строителни и производствени фирми, които се нуждаеха от навременна доставка на стоки. За да отговорим на нуждите на клиентите, сформирахме автопарк, който може да превозва валцувани продукти с дължина до 12 метра. Ако бяха получени голям брой заявления и нашите коли не бяха достатъчни, ние привличахме автомобили от трети страни изпълнители. Трябваше да решим два проблема: да осигурим бърза доставка на продуктите в удобно за клиента време и да постигнем максимално натоварване на всеки автомобил.

Какво беше направено.За да мотивираме диспечерите, разработихме система от бонуси в зависимост от два KPI (за всяка от посочените логистични задачи).

1. Индикаторът за прехвърляне на доставката в други дни.Ако нашите възможности не позволяваха доставката в срок, със съгласието на клиента, тя се отлагаше за друг час, одобрен от клиента. Максималният брой прехвърляния на доставки на един диспечер не трябва да надвишава 3%. С увеличаването на този показател размерът на бонуса на служителя намалява. И обратно, ако диспечерът можеше да избегне трансфери, размерът на неговия бонус се увеличаваше (виж данните в таблица 1).
2. Среден брой доставки на автомобил(общият брой доставки, извършени за 1 ден, разделен на броя на използваните автомобили). Средно един автомобил е правил 1,8 пътувания на ден. Беше решено тази цифра да се увеличи до 2 полета. Предвидено е също увеличение и намаление на показателя (виж таблица 2).

Бонусите се изчисляват по формулата: S x K1 x K2, където S е фиксирана сума (например 10 000 рубли), K1 е коефициентът на трансфер на доставка, K2 е показател за ефективността на използването на превозни средства. В зависимост от постигнатите цифри, диспечерът може да спечели от 12 до 180% бонуси, които варират от 1200 до 18 000 рубли.

Показателите на KPI се оказаха взаимно изключващи се. Например, беше възможно да се увеличи броят на доставките с една кола, но в резултат на това би било неудобно за купувача да приеме продуктите. За да постигне увеличение и на двата показателя, диспечерът трябваше да вземе предвид редица фактори (заявки на клиента за време за доставка, регион на внос, капацитет на превозното средство, съвместимост на доставката различни видовенаем на едно превозно средство).

Успоредно с въвеждането на системата KPI за диспечери беше необходимо да се осигури по-ефективна работа на свързани отдели (например складов комплекс).

Резултат.Системата KPI стартира през март, а през октомври средният дневен идентификатор на ефективност на доставка се повиши от 1,8 на 2,3. Така само за 7 месеца работа с помощта на системата KPI показателят за ефективност на работата на автопарка се увеличи с 28%. В същото време успяхме да намалим допустимия брой прехвърляния на доставки 6 (!) пъти - от 3% на 0,5%.

В общата част на разпоредбата за KPI следва:

• изяснете целевата ориентация на регламента (примерна формулировка: „регламентът за KPI определя процедурата за формиране на показатели за изпълнение, тяхното наблюдение в хода на дейностите и контрол въз основа на резултатите от отчетните периоди“);
• идентифициране на служители, за които регламентът за KPI е задължителен;
• задайте целите на матрицата на KPI (пример: намаляване на дългосрочните планове на предприятието и годишните задачи на неговите специалисти до един знаменател);
• предоставя списък с ключови термини с техните определения;
• представят принципите, на които се основава системата KPI (пример: декомпозиция, баланс, съответствие с правилата SMART).

В основната част на разпоредбата за KPI е необходимо също така да се опише процедурата за формиране и координиране на показателите за ефективност. Необходимо е да се разкрият критериите, на които те трябва да отговарят (пример: измерими, постижими, специфични и т.н.). Нашият пример, достъпен за изтегляне по-долу, ще ви помогне да създадете такъв документ за вашата компания.

KPI на отделни специалисти е по-добре да се издаде специален документ, наречен карта с резултати. Той е съгласуван с главния изпълнителен директор, висшите мениджъри на персонала и финансовия отдел и е подписан от конкретен служител.

В наредбата за KPI също е необходимо да се определи срокът на валидност на картата (пример: календарна година) и да се приложи съгласуван формуляр към нея.

Таблица. KPI карта за специалисти по финансови услуги

№ п/н	Тип KPI	Нива на ефективност на KPI			Тегло на KPI, %	Ниво на ефективност на KPI
		По-ниско ниво	Целево ниво	Горно ниво
	Скорост на оборот на вземания и задължения	Ръст на оборота от 0 на 1% спрямо базовата година	Ръст на оборота от 1 до 3% спрямо базовата година	Ръст на оборота над 3% спрямо базовата година
	Процентно отклонение на действителните показатели от планираните, които не са били предупредени чрез системата за мониторинг на данни, %
	Намаляване на оперативните разходи по функция по отрасли спрямо предходната година, %
	Свободен паричен поток, милиони рубли

Наредбата за KPI трябва да съдържа изисквания за процедурата за разработване и одобряване на карти на ключови идентификатори. Необходимо е да се посочат отговорниците за формирането на KPI карти, тяхното одобрение и приемане. Необходимо е да се опишат унифицираните изисквания за коефициентите и формата на такава карта. Например, той трябва да включва идентификатори за изчисляване на ефективността на индикаторите (непрекъснато, дискретно, прекъсване) и препоръки относно методологията на измерване (количествени и качествени). В разпоредбата за всеки KPI идентификатор е важно да се посочи неговата целева стойност, тегло, тип, както и горната и По-ниско ниво. Освен това трябва да вземете предвид, че общото тегло на всички показатели в картата на KPI трябва да бъде 100%.

Индикаторът за KPI на прекъсване е посочен само в последна инстанция, тъй като нулира останалите данни. Например индикаторът за прекъсване на работата на главния инженер може да бъде всеки случай на трудова злополука, станала през отчетен период.

Регламентът за KPI трябва да опише процедурата за наблюдение на ефективността на показателите, което ще помогне за бързо идентифициране и отстраняване на причините за значителни отклонения на идентификаторите на KPI от целевите стойности.

В разпоредбата относно ключовите показатели за изпълнение трябва да се отбележи и честотата на изпълнение на контролните дейности (например веднъж на тримесечие) и служителите, отговорни за тяхното изпълнение.

За възможни (вътрешни или външни) промени в условията за извършване на икономически и икономически дейности трябва да се опише процедурата за коригиране на KPI. Причината за прилагането им например може да са промени в задълженията на служителя. Тук също трябва да запишете списък на лицата, които могат да инициират използването на корекции, както и параметрите, чрез които могат да бъдат направени такива корекции (например промяна на броя и състава на идентификаторите, целите, нивото на тяхното постигане и т.н.).

Регламентът за KPI включва и етапите, чрез които ще се оценява постигането на ключови показатели (например самооценка от собственика на картата на KPI, данните от която трябва да бъдат съгласувани с ръководството, отдела за персонал и финансовата служба ).

Разпоредбата относно ключовите показатели следва да описва и методологията за тяхното изчисляване. От нейния избор зависи нивото на първокласния специалист и неговата мотивация за постигане на целевите стандарти. Например в график на KPI можете да посочите, че претегленият идентификатор за изпълнение на картата се получава чрез умножаване на стойността на индикатора по неговото тегло.

KPI на главния счетоводител: пример за оценка на натоварването на отдела

Ръководството на предприятието често смята счетоводството за скъпа единица. Главните счетоводители редовно се оплакват от твърде много високо нивонатоварване на отдела и искане за увеличаване на персонала му. Как един мениджър може да разбере дали счетоводителите наистина са затрупани от текущата работа или проблемът е в ниската ефективност на организацията на работа? Как да дефинираме KPI за счетоводители?

Квалифицираният главен счетоводител трябва да разполага с инструменти за обективна оценка на нивото на натовареност на специалистите в неговия отдел. Възможно е да има ситуации, когато някои служители трябва да увеличат обхвата на отговорностите, докато други, напротив, трябва да стеснят обхвата на задачите. Такива мерки ще спомогнат за по-равномерното разпределение на натоварването на специалистите и ще повишат производителността на труда. Въпреки факта, че счетоводният отдел се счита за спомагателен, неговите специалисти често допринасят не само за запазването, но и за увеличаването на обема на финансовите ресурси.

KPI идентификаторите се използват за оценка на работата на един счетоводител или цял отдел. Те включват редица показатели:

• своевременно подаване на отчети към регулаторните органи и безпогрешно попълване на декларациите;
• своевременно плащане на фирмените фактури от клиентите;
• липса на грешки в счетоводството;
• размера на спестените финансови ресурси (например по договори с доставчици или изпълнители и др.);
• общата сума на глобите, платени на данъчните власти (по вина на счетоводителите);
• счетоводни разходи за заплати;
• наличие/отсъствие на външни и вътрешни клиентифирми да наемат счетоводители.

Ако разгледаме KPI за счетоводител, има различни примери, но трябва да се има предвид, че именно този отдел е в състояние да повлияе на ефективността на всички основни бизнес процеси на предприятието чрез увеличаване на печалбите и оптимизиране на разходите.

В икономическите процеси основните показатели за ефективност на счетоводния отдел са:

• взаимозаменяемост на служителите;
• броя на счетоводните специалисти;
• минималното количество просрочени документи в процеса на работа;
• броя на служителите във фирмата на счетоводител.

Освен това трябва да се вземе предвид нивото на квалификация на счетоводителите и тяхната мотивация да работят за постигане на желания резултат. Мениджърът трябва да контролира натовареността на служителите, комфорта на работа на място и, ако е необходимо, да осигури на счетоводителите своевременно усъвършенствано обучение на специализирани курсове.

В зависимост от поставените задачи и сроковете за тяхното изпълнение ръководителят оценява работата на служителя. В зависимост от получените резултати се взема решение за разширяване / намаляване на персонала.

Най-ефективният инструмент за определяне на оптималния брой служители на компанията е нормирането. Ето пример за такъв за счетоводния отдел, където работата включва такива компоненти като:

• първична документация (входяща);
• счетоводни стандарти и Данъчния кодекс;
• резултати от работата (отчитане).

За да изчислите необходимия брой служители на счетоводния отдел, трябва да знаете приблизителното количество първична документация, получена за определен период от време (ден, месец), и да имате представа колко служители и за колко време ще могат за обработка на такъв обем материали.

За да се определи например KPI на счетоводител, отговарящ за заплатите, се използват следните критерии:

• броят на служителите на обслужваното от него предприятие;
• ведомости за заплати според броя на служителите (фишове за заплати);
• данъци при източника и други задължителни плащанияпо броя на служителите;
• броят на интеркалкулациите.

Въз основа на тези критерии се определя ставката за счетоводен служител, въз основа на която се изчислява броят на счетоводителите, необходими на предприятието. Например, ако вземете 1600 фиша за заплати месечно за нормата на KPI на специалист по заплати, тогава организация с повече от 5000 служители ще се нуждае от 3 счетоводители по заплати.

Всяка фирма има уникални KPI идентификатори. Те се формират въз основа на целите и задачите на предприятието.

Идентификаторите на KPI се определят от ръководството (главния счетоводител или директора на компанията) и могат да съдържат повече или по-малко показатели, отколкото в примерите, представени в този преглед. Основната мотивация на служителите е точното и обективно изчисляване на бонусите за постигане на KPI показатели. Благодарение на това съвестните и отговорни служители получават по-високи заплати. Подобни стимули мотивират служителите да увеличат производителността.

• 6 трудни въпроса за интервю, които ще изненадат всеки

Ключови показатели за ефективност: Примери за старши мениджър

В процеса на изграждане на система за KPI, ръководителите на структурни звена на предприятието трябва да се съобразяват с следните принципипредставени в таблицата.

Основните насоки на компанията винаги се определят въз основа на стратегическата цел. Например: „Какви резултати иска да постигне ръководството за даден период от време?“ Ключов индикатор може да се счита за водеща позиция на пазара или бъдеща продажба на компанията. При първия вариант се обръща внимание на увеличаването на обема на продажбите и увеличаването на клиентската база, във втория - на увеличаването на капитала на предприятието, за да се получи най-висока продажна стойност.

За да направите това, първо определете основната цел и я обосновете подробно в писмен вид. След това го разделят на няколко малки цели, които са конкретни задачи, с които ще бъде възможно да се постигне основната идея. Визуално това може да се покаже под формата на „дърво на целите“, начертано на хартия с препратка към организационна структурапредприятия.

Човешката психология е такава, че мнозина от страх да не покажат своята некомпетентност по някои въпроси се съгласяват да изпълнят задачата произволно, без дори да разбират нейната същност. Въз основа на резултатите от наблюдението на поставянето на задачи в един известен холдинг се оказа, че на среща с висшето ръководство много служители се съгласиха с казаното, но излизайки от офиса, попитаха колегите си какво има шефът се има предвид.

Всеки елемент от системата KPI трябва да бъде ясно изписан. За тази цел ръководството на компанията (генерален директор, съвет на директорите и съвет) изготвя и одобрява наредбата за KPI. Би било хубаво, ако документът дава примери и изчисления с формули и обвързва цялата терминология със счетоводството. Ако разпоредбите вземат предвид счетоводните правила на Руската федерация, тогава в бъдеще трябва да разчитате на тях. При използване на множество системи отчетна документациянеобходимо е да се посочи по какъв метод да се изчислява всеки показател.

За по-добро разбиране на разпоредбата за KPI се провеждат няколко общи събрания. Всеки мениджър трябва самостоятелно да изчисли своите бонуси, като се позовава на показателите от предходния отчетен период. За изпълнение на задачата се отделят определен брой работни дни, след което всички се събират, за да идентифицират грешките. На такива срещи често се разкрива необходимостта от корекции на правилата за KPI.

Окончателното одобрение на документа се извършва с максималния брой показатели, определени за всички ръководители. Всеки мениджър е в състояние да контролира едновременно не повече от пет до седем показателя.

Не трябва да се ръководите от принципа за постигане на максимален резултат, тъй като много топ мениджъри, получавайки задача с висока сложност, просто спират да полагат големи усилия, за да я изпълнят.

KPI се изчислява веднъж годишно. Това е най-оптималния период за оценка на постиженията на специалист. Ами ако водещият мениджър е бил нает през текущата година? Като пример, помислете за столичната група компании Insol. Тук бонусната част от заплатата се изчислява, както следва:

• работният план включва данни, съставени въз основа на анализ на предишните постижения на мениджъра по отношение на подобни показатели с увеличение от 20%. Това е планираният лихвен процент, определен от ръководителя на компанията;
• ако водещият мениджър е нает наскоро, представянето на неговите предшественици се взема предвид (20% трябва да се добавят към средната стойност).

Размерът на бонусите зависи от нивото на постигнатите планирани показатели. Обмисли тази ситуацияНапример:

• 50% бонус, ако действителната цифра надвишава планираната;
• 30% при изпълнение на плана;
• 10% при по-нисък резултат от планирания;
• променливият компонент на заплатата не се изплаща при неприемливо нисък резултат.

При изчисляване на KPI е по-добре да се вземат предвид общите и личните показатели. Първият включва резултатите от дейността на отдела, който се управлява от топ мениджъра на компанията. Общи резултатимотивират служителите за работа в екип и в крайна сметка служат като проява на интереса на специалиста. Спецификата на предприятието и длъжността на ръководителя са основните фактори, които определят съотношението на общите и личните резултати за формирането на KPI. Високата официална позиция предполага намаляване на тежестта на личните резултати. За водещ мениджър процентът на личните показатели може да варира от 10 до 20% (или изобщо да не се вземат предвид). За ръководителя на компанията личен KPI е получаването на сертификати за квалификация на специалист във финансовия сектор, което е задължително за някои фирми, както и подготовката на приемник.

KPI се изразява в конкретни числени стойности. Например, за ръководител на персонала такъв критерий като „привличане на висококвалифициран персонал“ е неприемлив. В случая липсват показатели като срокове, състав и численост на персонала. Освен това не може да се използва категорията за оценка „висококвалифициран персонал“. Главният изпълнителен директор на компанията и ръководителят на отдел "Човешки ресурси" може да не се споразумеят за разбирането на такива критерии за оценка като "квалифициран" и "висококвалифициран специалист".

Важно е да се установи как ще се определя индикаторът. Не е препоръчително да използвате скъпи данни за това, да отделяте много лично време и да включвате други компании. Например, ако ръководителят на маркетинговия отдел трябва да определи нивото на разпознаване на марката, тогава за да оцените KPI, ще трябва да използвате доста скъпи методи.

За всеки индикатор е необходимо да се формират нива на постижения:

• праг (показатели, под които не се начисляват бонуси);
• целево (по този показател се изплаща специално предвидено възнаграждение);
• максимум (изплащат се увеличени бонуси).

По някои общи показатели влиянието може да бъде косвено, но при личните показатели връзката между ефективността на работата и получения резултат трябва да бъде пряка. Например, за директора на финансовия отдел е невъзможно да се приложи KPI „наличие на касови разлики“, ако всички решения относно графика на плащанията към контрагентите и предоставянето на стокови заеми се вземат само от генералния директор.

Ако процентът на бонуса е незначителен спрямо общия доход на служителя, тогава той няма да прекарва времето си в поставяне на стратегически цели, а вместо това ще се съсредоточи върху по-важни текущи въпроси. Делът на бонуса за старши мениджър трябва да бъде най-малко 100% от неговата фиксирана ставка, а за обикновен служител - до 20%.

За служител на компанията показателите се считат за справедливи, ако се различават с не повече от 30% от средните стойности в тази индустрия. В този случай при разработването на ключови показатели за ефективност опитът на колегите ще бъде полезен.

Силно важен аспект- справедлива процедура за изчисляване на KPI. Ако за топ мениджър е определена определена печалба по отношение на KPI, но според резултатите от отчетния период показателите едва достигат 50%, тогава според разпоредбата на KPI мениджърът не се възнаграждава. На пръв поглед всичко изглежда справедливо, но ако вземем предвид кризисната ситуация от изминалата година и фалита на повече от 50% от компаниите в бранша, където всички останали стигнаха до нула, тогава според резултатите, се оказва, че тази компания е получила 50% от основния показател. В този случай мениджърът заслужава бонус. Това предполага, че е възможно да се избегне подобна ситуация, ако свържем основните показатели с тези за цялата индустрия.

• Правила за управление на мениджъри по продажбите: как да защитим базата след уволнението на служителите

Практикуващият лекар разказва

KPI лидер за пример

Татяна Костенкова,

съветник по правни въпроси и бизнес развитие, финансова група Finstar, Москва

Казус 1. KPI за управител на магазин

Нека разгледаме пример от практиката на Търговска къща "Народен" (Бишкек, Киргизстан). Следните ключови показатели за ефективност са разработени за мениджърите на магазини на тази търговска къща:

KPI 1. Изпълнение на плана за продажби.Изчислява се въз основа на съотношението на действителния обем на продажбите към планирания. Планът за приходите на магазина за определен период се одобрява от изпълнителния директор в съгласие с финансовите и търговските директори. Този идентификатор на KPI се оценява от специалист по анализ (Таблица 2).

KPI 2. Спазване на отчетната и изпълнителска дисциплина.Този показател показва навременността на изготвянето на отчетна документация, прехвърлянето на сметки за комунални услуги за плащане, изпращането на документи в архива, изпълнението на заповедите на генералния директор, прилагането на правилата за инвентаризация, както и точността за спазване на корпоративните стандарти и спазване на дисциплината при отчитане и изпълнение. KPI се оценява от търговския директор на компанията. За всяко нарушение се зачита 1 точка.

KPI 3. Работа на подчинените служители.Оценката на служителите в съответствие с одобрените параметри се извършва от куратора. Нарушенията се превръщат в точки. Например паркирането в близост до магазин и входът му трябва да отговарят на инженерните и санитарните стандарти. Нарушаването на тези изисквания се оценява с две точки.

Казус 2. KPI за ръководител на руски клон на голяма холдингова компания

Първоначално ключовите показатели за ефективност на предприятието бяха обвързани с аналитичния показател EBITDA. Когато бизнесът премина на нов етап, стана трудно да се спазват корпоративните стандарти.

Бяха поставени четири задачи пред ръководителите на отдели:

• минимизиране на разходите;
• запазване на постигнатите показатели в предходни периоди;
• спазване на методологията за разработване на решения съгласно стандартите на холдинговата компания майка;
• намаляване на загубите.

За да стимулира директора да решава поставените задачи, бяха разработени 4 ключови показателя за ефективност. При изпълнение на плана възнаграждението е 150% от годишната заплата.

KPI 1. Поне един от отворените магазини повече от годинапреди повече от три месеца работи на загуба.Съответствието се оценява от борда на директорите въз основа на одитни данни, изготвени на базата на отчета за приходите и разходите. Тежестта на индикатора в бонуса е 0,3.

KPI 2. Непостигане на EBITDA.Идентификаторът се оценява от борда на директорите или одиторския комитет въз основа на данни от отчета за доходите. Теглото на ключов показател 2 е 0,3.

KPI 3. Нарушаване на вътрешните разпоредби относно правилата за вземане на решения.Наличието/липсата на пропуски се определя от съвета на директорите. Теглото на ключов показател 3 е 0,2.

KPI 4. Неизпълнение на решенията на съвета на директорите.Наличието на такива факти се установява от съвета на директорите. Тежестта на индикатор 4 в бонуса е 0,2.

Как да изчислим KPI в Excel: примери и формули

Финансовите бонуси в мотивационната система на KPI са стимулиращи. Размерът на плащанията зависи от личните резултати от работата на специалист през отчетния период. Сумата може да бъде фиксирана или изчислена като процент от заплатата.

Всяка компания определя KPI и теглото на всеки показател поотделно (в зависимост от целите на предприятието). Например:

1. Целта е да се изпълни планът за изпълнение в размер на 500 хиляди рубли. месечно. Ключовият идентификатор е планът за продажби. Система за измерване: действителна сума на продажбите/планирана сума на продажбите.
2. Целта е да се увеличи цената на доставката с 20%. KPI - среден обем на пратката. Система за измерване: действителен среден обем на пратката / среден план за пратка.
3. Целта е броят на клиентите да се увеличи с 15%. KPI - броят клиенти в базата данни на компанията. Система за измерване: действителен брой купувачи / планиран брой купувачи.

Разпространението на KPI (скали) се определя от компанията самостоятелно. Например:

1. Изпълнение на плана под 80% е неприемлив резултат.
2. Изпълнение на плана 100% - коефициент 0,45.
3. Изпълнение на плана в рамките на 100-115% - коефициент 0,005 за всеки 5%.
4. Без грешки - коефициент 0,15.
5. През отчетния период няма забележки - коефициент 0,15.

Това е само един от възможните примери за дефиниране на мотивационни KPI.

Основният момент при определянето на ключовите показатели е изчисляването на съотношението на действителния резултат към планирания. Почти винаги заплатата на служителя включва заплата (фиксирана част) и бонуси (променлива част). Мотивационният KPI влияе върху изчисляването на променливата част от заплатата.

Да вземем съотношението на фиксираните / променливите части в заплатите 50: 50. Според KPI примерите за показатели и тежестта на променливите и постоянните части са както следва:

Приемаме следните стойности на коефициентите (същите за индикатор 1 и индикатор 2):

KPI таблица в Excel:

Обяснения:

1. Заплата - (постоянен компонент на заплатата) се изчислява въз основа на броя отработени часове. В нашия пример постоянната и променливата част имат еднакво тегло.
2. Процентният показател за изпълнение на плана за изпълнение и работния план се изчислява като съотношение на получените показатели към целите.
3. За изчисляване на бонус плащанията се използват коефициенти. В нашия пример влиянието на показател 1 и показател 2 върху размера на премията е еквивалентно. Коефициентите също са еднакви. Следователно същите формули се използват за изчисляване на мерки 1 и 2 (променят се само препратките към клетки).

4. Формула за изчисляване на бонусите: =C3*(F3+G3). Умножаваме планирания бонус по сумата от показатели 1 и 2 за всеки служител.

5. Заплащане: заплата + бонуси.

Това е примерно резюме (пример за KPI на Excel). Всяка компания формира своя собствена таблица, като се съобразява с характеристиките на дейността си и използваната бонусна система.

• Как да намерим и мотивираме продавач с висок фокус върху клиента

Пример за KPI матрица в Excel

За да се оценяват служителите по ключови показатели, е необходимо да се формира матрица или споразумение за целите. Според общата форма, по която се изчислява KPI в Excel, примерите са както следва:

1. Ключовите идентификатори са критериите, по които се оценяват служителите на компанията. Различните позиции използват различни критерии.
2. Теглото на индикатора е посочено в числа от 0 до 1, така че сумата от всички показатели да е равна на 1. Числото на теглото показва приоритета на този KPI, като се вземат предвид задачите на предприятието през отчетния период.
3. Базовата стойност на индикатора KPI е приемливият минимум. Нивото, чиято стойност е по-малка от „базата“, е липсата на резултат.
4. Норма (планирана фигура на показателя) - задължително ниво. Ако "нормата" не се изпълнява, това означава, че служителят не се справя с трудовите си задължения.
5. Цел (над нормата, което дава възможност за подобряване на резултатите) - стойността, към която е необходимо да се стремим.
6. Факт - реално постигнати показатели за изпълнение.
7. Индексът на ключовия показател за ефективност показва нивото на резултата спрямо нормата.

Формула за изчисляване на KPI:

KPI индекс = ((факт - база) / (норма - база)) * 100%.

Пример за попълване на матрица за офис мениджър:

Коефициентът на ефективност се изчислява чрез сумиране на продуктите от индекси и тегла. Оценката на работата на служителите се демонстрира визуално с помощта на условно форматиране.

Къде беше успешното изпълнение KPI: фирмени примери

Системата KPI се внедрява активно в местните предприятия.

1. Сбербанк: мотивация на служителите чрез KPI.

Пример за предприятие, което успешно е внедрило система за KPI, е Сбербанк. Преди няколко години клоновете на тази банка бяха изпълнени с дълги опашки и бяха запомнени с не много учтиво обслужване. След въвеждането на системата KPI за служителите на Сбербанк през 2010 г. настъпиха забележими промени в работата на предприятието. За обикновения персонал бяха разработени групови показатели, наречени "5+":

• лична ефективност;
• подобряване на вашите знания;
• фокус върху клиента;
• оптимизиране на работното време;
• съвместна дейност.

Системата за мотивация, разработена за служителите на Сбербанк, не се ограничава само до финансови стимули. Като нематериални мотивиращи фактори се използват моменти като предоставяне на предимства, свободен график, отстъпки, туристически пакети и др.

2. "Magnat" - нова система за управление.

Системата от ключови показатели на компанията "Magnat" беше наречена KPI-Drive. Неговите създатели си поставят за цел решаването на следните проблеми:

• Подобрете ключовите показатели за ефективност от ниво 1 до втората година след внедряването.
• Подобрете движението на променливите разходи чрез увеличаване на динамиката на заплатите.
• Увеличете прозрачността и управляемостта на бизнеса.
• Укрепете екипните взаимодействия.
• Възстановете разходите за внедряване на системата.

Резултатите от прилагането на методологията на KPI могат да бъдат пример за това колко бързо са постигнати целите. Разбира се, в резултат на това системата от ключови показатели за ефективност се превърна в неразделна част от бизнес процесите на компанията.

Резултати от внедряването:

• Моделът на управление стана по-технологичен и разбираем.
• Мотивационната система е станала по-технологично напреднала и гъвкава.
• KPI от ниво 1 на предприятието непрекъснато се подобряват.
• GC "Magnat" е пример за успешно внедряване и използване на технология за целево управление.
• От въвеждането на системата KPI групата компании Magnat е увеличила обема на бизнеса си повече от 5 пъти.

Примери за това колко ефективно е внедряването на системата KPI могат да бъдат намерени в много от най-големите компании, опериращи на вътрешния пазар.

Системата от ключови показатели за ефективност се използва от много години за управлението на големи, малки и средни компании по света. Това е мащабна и многостепенна система за управление, която ви позволява да направите точна оценка на ефективността и ефективността на предприятието. Внедряването на KPI не е лесна задача, която изисква временни ресурси и сериозни усилия, но ефектът от внедряването на системата си заслужава.

KPI са ключови показатели за ефективност, с които можете да оцените резултатите от работата на служителите от различни отдели на компанията. Въз основа на тях служителите се повишават по кариерната стълбица или им се изплащат бонуси.

Сравнително наскоро лидерите на компаниите започнаха активно да въвеждат такава концепция като KPI в работата си. Сега най-ценното, за което работят служителите, е обвързано с него - заплатите. Освен това показателят KPI става важен не само за администрацията, мениджърите или офис работници- преки ръководители, но и за представители на работнически специалности.

Основната идея на KPI (Key Performance Indicator - обикновено се превежда като „ключов показател за ефективност“) е, че може да се използва за недвусмислена и обективна оценка на работата и представянето на всеки служител, група хора, отдел, проект и компания като дупка. Индикаторът ще отразява цялата картина на процесите, протичащи в компанията, използвайки числа.

Най-важното е да разработите правилния KPI за всяка позиция и да въведете реални показатели. Много е важно служител, който се сблъсква с тази концепция, след като е получил работа в компания, веднага да разбере и разбере какво точно е включено в личния му набор от KPI (критерии за оценка на работата му). Списъкът с показатели ще позволи на начинаещия бързо да разбере какво точно иска да получи работодателят, какви резултати очаква от служителя. Диапазонът на KPI веднага ще покаже колко усилия трябва да се положат, за да се постигне желаното ниво на заплата, дали тази работа ще зависи от кандидата или, обратно, неговите способности значително ще увеличат изискванията и съответно заплатите.

Карта за резултат

Системата KPI дава на специалистите ясни работни цели и прозрачни бонуси. Но показателите може да се окажат недостижими и преходът към такава система може да бъде болезнен.

В големите чуждестранни компании, където всичко е изписано и подробно подробно, работата по системата KPI е чудесна възможност за служител. Той разбира колко, за какво и кога ще получи над заплатата. Той има персонални задачи и срокове за тяхното изпълнение, а компанията може редовно да следи работата му с помощта на оценка.

В много организации, в допълнение към месечния отчет, резултатите от KPI на всички служители служат като основа за годишната оценка на работата на персонала на компанията. След годишната оценка дирекция "Човешки ресурси" изготвя списъци на най-перспективните специалисти за зачисляване в кадровия резерв и повишаване в длъжност.

Но ако в чуждестранните компании главният офис помага при разработването на цели и показатели, тогава руските работодатели действат малко по-различно. Някои канят консултанти, други го правят сами: KPI се предписва от дирекция "Човешки ресурси". Тъй като нито единият, нито другият не познават подробно спецификата на работата на всеки отделен специалист, се случва показателите да са формулирани неточно. При нас дори се случва най-напредналите, в кавички, организации за разработване на KPI да включват ръководители и служители на оценяваните звена.

Видове индикатори

В системата за оценка на KPI има някои ключови показатели за ефективност: финансови, клиентски, процесни и критерии за развитие.

Да се финансови показателивключват, например, пазарна стойност, възвръщаемост на инвестициите - ROI, оборот, паричен поток, вътрешна норма на възвръщаемост - IRR, цена на акции, общи активи и много други. Тези показатели отразяват външноикономическото състояние на фирмата като цяло.

Индикаторите за клиенти характеризират отделните служители, които работят с клиенти и създават външния имидж на компанията на пазара. Тези критерии включват пазарен дял, брой нови пазари, удовлетвореност на клиентите, качество, имиджови показатели и др.

Индикаторите за процеси включват показатели, които растат заедно със скоростта на различни процеси в компанията: време за разработване и пускане на нови продукти на пазара, обработка на заявка на клиент; време, изразходвано за логистика и доставка на стоки и др.

Критерии за развитие - KPI показатели, които характеризират степента и нивото на развитие на самата компания ( външни процесиразвитие на фирмата на пазара и вътрешнофирмени процеси за развитие на човешките ресурси): производителност на персонала, печалба или административни разходи на служител, ниво на удовлетвореност на персонала и неговата "течливост".

Служителят работи като консултант в отдел продажби, отговаряйки на въпроси на потенциални купувачи по телефона. За него са дефинирани следните ключови показатели за ефективност (KPI): удовлетвореност на клиентите и брой покупки, които хората са направили след консултация със служител по телефона.

Предимства и недостатъци

Системата KPI е добра за служители, чиито резултати от работата влияят върху финансовите и икономически резултати на предприятието. В търговските фирми това са преди всичко топ мениджъри и мениджъри по продажбите, в компаниите за набиране на персонал - консултанти по набиране на персонал.

В някои компании представянето на KPI на служителя също влияе върху индивидуалния размер на годишния преглед на заплатите: колкото по-висок е резултатът, толкова по-висок е процентът на нарастване на заплатите. Например годишният бонус за мениджърите може да се състои от две променливи, които зависят от резултатите от изпълнението на индивидуалните цели и от представянето на компанията. Този подход насърчава по-доброто изпълнение на функционалните задължения.

За служители от различни отдели размерът на бонуса, който се влияе от KPI, може да варира от 20 до 100 процента от заплатата. В същото време самата формула за начисляване на бонуса е доста сложна: тя взема предвид броя на KPI, коефициента на изпълнение на всеки от тях, както и неговата „тежест“, наречена коефициент на влияние.

Ако скалата на KPI е съставена неправилно, няма да има голяма полза от нея. Ако има твърде много KPI, влиянието на всеки върху сумата на общия бонус ще бъде малко. Например, първоначално имаше около 20 процента от KPI, но година по-късно те бяха намалени до пет. Повечето от показателите представляват малък дял от бонуса, като загубата от 5 процента в него не е особено значима. 20% тежест на KPI мотивира много по-ефективно.

Един от основните недостатъци на системата KPI е зависимостта на качеството на работа на отделен служител от работата на целия отдел. Ако звеното е свършило работата лошо или не съвсем качествено, без да изпълни общия план, тогава всички служители на отдела могат да загубят заплатата си наведнъж. В крайна сметка личните KPI са свързани с ключови показатели на целия отдел. В случай на системно неизпълнение на планираните показатели, служителят може да бъде понижен или уволнен. Следователно KPI ви принуждава винаги „да бъдете във форма и тонус“. Който не издържа на този ритъм, сам си тръгва.

Друг недостатък е, че не всички служители могат пряко да влияят върху стратегическите KPI на компанията. Когато бонусът зависи от нетния доход и продажбите, секретарят или икономистът няма да могат да повлияят върху него.

От опит може да се каже, че много често в руски компаниисистемата за мотивация на KPI е едностранна: всичко, което служителят преизпълни, е просто добре свършена работа, за която той получава заплата, а за неизпълнение се лишава от част от заплатата си.

Много мениджъри на международни компании смятат, че е по-лесно да се опише работата на техническите специалисти (счетоводители, инженери, програмисти) с длъжностна характеристика, отколкото да се предписват KPI за тях. Не трябва да забравяме, че планирането и изчисленията на тази система отнемат време. Ръководителите на области или отдели в края на всеки месец отделят време за определяне и изчисляване на KPI за всички свои подчинени. Индикаторите трябва да бъдат съгласувани с отдела по човешки ресурси, а основната работа на мениджърите остава встрани и в крайна сметка шефовете имат свои собствени KPI.

По правило преходът към система на KPI обикновено е придружен от вълнения в екипа: някои тихо го саботират, други напълно не го приемат и напускат компанията. Трудно е веднага да промените навиците си, реда, в който се изпълняват функциите, и да свикнете с новите условия на възнаграждение. За новите служители е по-лесно, ако мениджърът по човешки ресурси им обясни по достъпен начин за какво компанията плаща бонуси, а новодошлите най-вероятно обикновено ще възприемат работата по такива правила.

Мнение 1:

Людмила Шустерова, заместник генерален директор на аутсорсинг дивизията на BDO

Оригинални KPI

KPI обикновено се свързват или с увеличаване на рентабилността на компанията и нейния оборот, или с увеличаване на производителността и ефективността при използването на капиталовите активи. Въз основа на тези условия е малко вероятно да бъде възможно да се съставят някои принципно нови и оригинални KPI. Освен ако, разбира се, работата не е свързана с нещо много нестандартно. Например, можете да поставите увеличение на броя на коалите с n процента в KPI за ръководител на биологична станция. Но за един типичен мениджър е малко вероятно да се появи нещо по-добро от увеличение на приходите, маржове, повишена удовлетвореност на клиентите или намаляване на текучеството на персонала. Желателно е да има няколко KPI, но не прекалено много. Наистина, в стремежа към ръст на бизнеса и печалбата е важно както клиентите, така и персоналът да не страдат – а това съвсем не е маловажна задача.

Но основната задача на индикаторите не е да бъдат оригинални, а ефективни.

Мнение 2:

Дмитрий Пелах, директор на Агенцията за финансово консултиране

Наредба за KPI

За да започнете да прилагате системата KPI във вашата компания, трябва да я коригирате във вътрешни документи. Трябва да се разработи наредба за KPI, която да бъде одобрена от ръководителя на компанията. В тази позиция е желателно да се предоставят формули и изчисления, въз основа на които се изгражда системата от показатели. Също така е важно индикаторите да се свържат със счетоводни данни или с показатели по МСФО, ако компанията използва международни стандарти.

Наредбата за системата на KPI трябва да установи причинно-следствена връзка на показателите с основните цели на компанията и да определи нивото на отговорност за стойностите на показателите на служителите, към които ще се прилага тази система.

Няма стандартна форма за декларация за KPI, така че компанията може да я разработи сама или да потърси помощ от специализирани консултантски фирми.

Мнение 3:

Иван Шкловец, зам Федерална службаза работа и заетост

Уволнение за ниско представяне

основания за уволнение като напр ниска ставкаефективност, трудовото законодателство не съдържа. Следователно работодателят няма право да уволни служител с такава формулировка.

Възможно е да се уволни служител поради несъответствие със заеманата длъжност само въз основа на резултатите от сертифицирането на служителя, което трябва да се извърши по начина, установен от самия работодател под формата на местно нормативен акт. В този случай трябва да има протокол атестационна комисия. Но дори и в този случай, преди уволнението, работодателят ще бъде длъжен да предложи на служителя други свободни работни места или работа, които той може да изпълнява, като вземе предвид здравословното му състояние.

Неспазването от служител на установените трудови стандарти или количествени (качествени) показатели може да повлияе на размера на възнаграждението. Например, стимулиращите плащания могат да бъдат намалени или отменени. Въпреки това, когато изработва установената норма на работното време, служителят във всеки случай ще има гарантирано право да получи установената за него заплата (тарифна ставка). Ако въпреки това работодателят е уволнил служителя на горните основания, той има право да обжалва това уволнение в съда.

Плюсове и минуси на използването на KPI за оценка на представянето на служителите

професионалисти	минуси
Размерът на бонуса на служителя зависи пряко от изпълнението на неговия личен KPI	Дължим също Голям брой KPI в общия бонус, делът на всеки от тях е малък
На всеки служител е възложена отговорност за определена област на работа.	Твърде голямото тегло на един от показателите води до изкривявания в работата (служителят не обръща достатъчно внимание на функционалността, която има най-малко тегло в системата на KPI)
Служителят вижда своя принос за постижението обща целкомпании	Наистина недостижимите KPI демотивират служителите

Статии в този раздел

• Подходящи стимули за служителите

  Темата за мотивирането и стимулирането на работата на служителите е един от ключовите въпроси на управлението на персонала във всяка организация. При създаването на система за стимулиране на труда на служителите е важно да се предпишат всички необходими разпоредби в местните актове. В противен случай са възможни претенциите на инспекторите.

• Мотивации

  Какви са практиките за награждаване и признаване на служителите във вашата компания? Има ли единен подход/обща култура на благодарност и подкрепа за инициативата на служителите или всичко зависи от индивидуалния стил на мениджърите?

• Мотивация на персонала. Борба за ефективност. Време е да действаме!

  Кризата, вътрешна или външна, принуждава хората да се учат, а компаниите да се променят. Докато компанията е печеливша и няма намек за проблеми, собственикът и директорът едва ли ще са готови за големи промени. Слабо представяне в бизнеса (като...

• Индивидуално повишаване на служителите. как?

  Индивидуалната система за стимулиране на служителите е неразделна част от работата на мениджъра по човешки ресурси. В крайна сметка продуктивният служител е преди всичко доволен служител!

• Ние мотивираме счетоводителите

  Не всички системи за ключови показатели за ефективност са в състояние да накарат счетоводителите да изпълняват задълженията си по-ефективно и ефикасно. Всичко обаче може да се промени, ако свържете геймплея с мотивацията.

• Формиране на система от нематериални стимули

  В момента всички възможни системи за материални стимули се развиват доста добре в предприятията. Това се дължи на факта, че работодателите се стремят ясно да определят и впоследствие да знаят за какво, за каква конкретна работа плаща на служителя ...

• Мотивация на служителите: Моделът на собствения капитал

  Ако служителите възприемат възнаграждението като справедливо, техният трудов принос остава приблизително на същото ниво. Предубеденото отношение на ръководството инициира появата на напрежение и мотивация, насочени към намаляване на степента на несправедливост. Ако служителите възприемат възнаграждението като твърде високо, теорията за справедливостта гласи, че те ще почувстват дисбаланс в отношенията си с работодателя и ще се стремят да възстановят баланса.

• Как действат мотивационните фактори

  Как да изградите практиката на управление на персонала във вашата компания въз основа на теорията на мотивацията, прочетете статията.

• Начин ли е контраофертата на пазара на труда да задържиш специалист в компанията?

  Рекрутери за рекрутери казват, че работодателите все по-често прибягват до контраоферта (т.е. предоставяне на по-добри условияотколкото нов работодател) в опит да задържи добър служител, който вече е решил да си намери нова работа и напуска. Колко уместно е контрапредложението днес? Много компании не само не задържат служители, а напротив, съкращават персонал. Въпреки това темата за контрапредложението остава актуална и до днес, т.к добри специалистиили лидери са необходими винаги и навсякъде. Съответно, приемането или неприемането на насрещна оферта е един от определящите избори в кариерата на човек. В края на краищата коя оферта ще изберете зависи от вашите по-нататъшна съдбакато специалист или като лидер. Ще научите какво се случва на пазара на труда сега от статията

• Мотивационен профил на кандидата

Статията разглежда мотивационните фактори, които най-често карат служителите да сменят работата си. дадени практически съветии съвети как да премахнете и/или намалите отрицателно въздействиетези фактори или намаляват риска от тяхното възникване.

• Какво искат ТОП, които вече имат всичко?

  Въпросът „Как да мотивирам някой, който вече има всичко?“, от моя гледна точка е епичен. Каква е разликата между истинска история и епос? Истинската история е история, която се е случила веднъж, а епосът е многократно повторение на тази история с изкривявания в легенди и митове. Този топ мениджър, който вече има всичко, никога не съм срещал в живота си, това е епос.

• Най-ефективните методи за мотивация на персонала

  Служителите трябва да бъдат стимулирани за междинни постижения, без да чакат завършването на цялата работа, тъй като големите успехи са трудни за постигане и сравнително редки. Поради това е желателно да се засили положителната мотивация през не твърде големи интервали от време. Важно е служителите да се чувстват уверени, защото това се изисква от вътрешната нужда от себеутвърждаване. Успехът носи успех. Като цяло е възможно да се формулират редица правила за ефективна мотивация на служителите.

• Диагностика на мотивацията

  Статията е посветена на изследването и оценката на стратегическото развитие на системата за управление на мотивацията на трудовата дейност на мениджъри и специалисти, както и тяхното възнаграждение в предприятията от строителния комплекс на Пензенска област. Обосновава се възможността за наличие на неизползвани управленски резерви в стратегическата система за трудова мотивация.

• праг на ситост.

  Мениджърите се характеризират с териториална мобилност, висока чувствителност към промените на пазара на труда и не са ограничени в определена географска област. Те живеят и работят на територията на Руската федерация. В същото време има ясно изразени местни характеристики, които значително отличават, например, мениджър по информационни технологии от град Воронеж от същия специалист от град Екатеринбург. Разликите се свеждат до три основни параметъра: размерът на "прага на насищане", форматът на заниманията в свободното време и самочувствието.

• Удовлетворението от работата като компонент на ефективното организационно поведение

  Най-важната задача, пред която е изправена съвременната руска бизнес общност, е разработването на механизми за управление на организационното поведение на служителите. Организационното поведение ще бъде ефективно, ако допринася за постигането на стратегическите цели на организацията, т.е. основният вектор на поведение на всички служители съвпада с движението на организацията за постигане на нейните стратегически цели. Постигането на тези цели обаче ще бъде възможно само ако това движение е устойчиво. Удовлетворението от работата (удовлетворението от работата) може да даде такава стабилност на поведението на служителите.

• Мотивационен механизъм на корпоративната култура

  Може би ключовото условие за повишаване на ефективността на вътрешния сегмент на корпоративното управление остава изборът на адекватни методи за активиране на персонала на всички нива на йерархията: от обикновен изпълнител до топ мениджър.

  Защо в атмосферата на бюджетни съкращения и съкращения на персонал едни служители шумно се възмущават, а други мълчат? Това означава ли, че първият е започнал да работи по-зле? Колко демотивирани са „тихите“, които са напълно затворени в себе си? Тази статия описва накратко DISC на W. Marston, малко известен, но много ефективен за бизнеса модел на личностни различия, обяснява защо различните хора реагират и се държат по различен начин в криза и дава препоръки за индивидуална мотивация за представители на различни типове личности.

• Нямате ли точно същото, само без крила?

  В обявите за работа често можете да прочетете следното: „Общителност, инициативност, дисциплина и творческо мислене – необходимите условия". Разбира се, всички искаме "всичко и много", без да допускаме, че някои изисквания може да са несъвместими.

  Защо е необходимо да се фокусираме върху стратегическите цели на компанията при разработването на програми за стимулиране на служителите?
  Как да направим системата за мотивация възможно най-прозрачна?

• Как да мотивираме персонала в криза

  Кризисната ситуация застрашава не само компанията финансови проблемии загубата на позициите си на пазара, но и загубата на квалифицирани кадри, без които е невъзможно да се преодолее кризата. Задържането на ключови служители е една от основните задачи на мениджмънта в етапа на криза и тази цел може да бъде постигната, ако персоналът е информиран навреме и е внедрена адекватна система за мотивация. Нека поговорим за това по-подробно.